Rapport de Stage Final (1)

Rapport de stageO.F.P.P.T

J’ai le plaisir de dédier le fruit de mon travail :

A DIEU le plus puissant :

Qui m’a donnée : la santé, la force, le courage, la croyance, le

soutien « malgré toute les difficultés » pour être là aujourd’hui.

A mes parents :

Grâce à vos tendres encouragements et vos grands sacrifices,

et votre assistance morale et financière, vos avez pu créer le

climat affectueux propice à la poursuite de mes études.

Aucune dédicace ne saurait exprimer mes respects, mes

considérations et mes profonds sentiments pour vous.

Je prie dieu de vous bénir, de veiller sur vous, et j'espère que

vous serez toujours fiers de moi.

A mes formateurs :

Votre générosité et votre soutient m'oblige à vous prendre en

considération sur ce dédicace.

A tous (tes) mes amis (es) :

Considèrent que ce petit rapport est le signe de notre amour et notre sincère amitié.

Fatima Zahrae BOUQDIR 1 TSGE


Tout d’abord, je voudrais remercier Monsieur le Directeur Général de la RADEEF Mr Najib LAHLOU MIMI, qui m’a offert l’opportunité de passer ce stage, ainsi que tout le corps administratif et technique de la régie.

J’adresse également ma profonde reconnaissance à Mme Saliha HSAINE, mon responsable de stage qui a dirigé mon travail, ses conseils et ses commentaires précieux m’ont permis de surmonter mes difficultés durant ma période de stage.

Par ailleurs, je voudrais exprimer mes remerciements sincères à Mr Youssef BENNIS, Mr Azeddine MOUNIR et Mr Abdeljalil DARARI qui par leur expérience et leur enthousiasme m’ont donné beaucoup de propositions tout au long de ce stage.

Je tiens à remercier l’ensemble du personnel de l’ISTA BAB FTOUH pour l’encadrement et pour leur compétence et solidarité durant ces deux années de formation. Mme Fatima BOUZID, ma tutrice de classe merci pour votre patience, disponibilité et votre soutien. Aucun remerciement ne sera à la hauteur de votre labeur, compréhension, Mlle Mounia OUALI, merci pour être toujours là quand j’ai besoin de vous, merci pour me montrer le droit chemin, et d’être ma source d’inspiration.

Ces remerciements ne doivent pas s’achever sans évoquer le strict professeur de marketing Mr. Omar BENANI, ainsi que Mr. BOUJEMAA, Mr. Moneim et Mlle Kirami pour leurs consignes.



Et tous ceux qui m’ont aidé, de prés ou de loin à élaborer ce rapport.



Le 1er jour du stage dans une nouvelle boite est toujours un événement stressant, on reçoit d’un seul coup un avant goût du travail qui va nous attendre tout au long des prochaines semaines. .

Au-delà de la concrétisation de tâche, le travail en entreprise requiert de

nombreuses qualités telles que : la ponctualité, l’assiduité, l’intérêt, la motivation, la

responsabilité, l’autonomie, la sociabilité, la politesse... Pour effectuer un stage dans les

meilleures conditions, il est primordial de respecter l’environnement de travail de

l’entreprise, cela signifie : respecter les gens qui nous entourent.

Autant que stagiaire à l’ofppt, « Technicien Spécialisé en Gestion des Entreprises », je

suis tenue à effectuer un stage de fin de formation d’une durée de deux mois à partir du 1er

février.

Le 04/02/2014 était mon 1er jour à la régie. A 8h j’ai eu mon affectation de stage chez

Mme Nezha oukily que je devais la signer chez le responsable du stage. Juste après j’ai eu un

badge qui porte « Stagiaire » au service des ressources humaines.

J’ai appris dès mon premier jour les prénom et nom des collègues, les rôles et missions de

chacun. Les horaires étaient fixés de 8h à 12h le matin, et le soir de 14h à 18h30 (horaires

discontinus). Écouter avec grand soin les premières recommandations et prendre des notes

est préférable à ce jour là, car « La première impression crée votre première réputation »,

ainsi que découvrir l’histoire de la régie.

Explorer le réseau informatique interne pour découvrir les documents types et les

lettres internes, finaliser parfaitement les documents rendus à mon maître de stage et rester

dix ou quinze minutes de plus le soir si un dossier le demande étaient parmi mes objectifs. Le

travail d'équipe est très important car tous les services sont liés et doivent communiquer entre

eux. Une bonne ambiance règne dans l'entreprise et tout le personnel a été très coopératif et

attentif à mes questions.



Le stage, au niveau étudiant n’est plus une alternative, mais devient de plus en plus

une obligation et doit être intégré dans tous les cycles de formation ; parce que la vie dans une entreprise n'est pas la même que dans le milieu étudiant. Les stages nous permettrons de voir des ambiances de travail, des cultures d'entreprises différentes, apprendre à transformer des connaissances en compétences, Assurer la conduite d’un projet et permet aussi de comprendre le travail d’équipe.

C'est ainsi que la RADEEF est l'exemple concret de toute grande entreprise qui se positionne confortablement sur un marché fertile qui reste encore monopolisé. 5 ans pour autant oublié que la régie dans le cadre de développement et l'amélioration de ses services entamés un plan stratégique en introduisant le nouveau logiciel appelée DOCFLOW. De ce faite, les services de la RADEEF deviennent informatisées et l’ensemble du personnel ne travaille plus avec l'ancien système.

A cette occasion, j’ai eu l’opportunité d'effectuer mon stage de fin de formation « durant 8 semaines », au sein du Service Bureau d’Ordre Central de la Régie Autonome de Distribution de l’Eau et d’Electricité Fès.

L’objectif de ce stage consiste à développer et améliorer toutes les connaissances techniques et informatiques acquises tout au long de deux années de formation à l'ISTA et précisément à la filière de technicien spécialisé en gestion des entreprises, ainsi que de faire l’expérience de la vie professionnelle et de s’intégrer à l’équipe.

En effet, vous allez avoir toutes les tâches de mon stage en détaille dans ce rapport.

Ce dernier est composé de quatre grandes parties. La première porte sur la présentation de la Régie Autonome Intercommunale de Distribution d’Eau et d’Electricité de Fès dans sa globalité.

La suivante porte sur la présentation de la Direction générale « Service BUREAU D’ORDRE CENTRAL».

La troisième a pour objet le déroulement de la comptabilité au sein de la régie.

La partie qui suit se résume dans les taches que j’ai effectue tout au long de mon stage.



Enfin une partie qui contient comme thème des explications autour de l’application utilisée à la direction de la régie ‘‘système de gestion des courriers : DOC FLOW ’’.


Chapitre I

Présentatio

n Générale

de la

RADEEF

Chapitre I

Présentatio

n Générale

de la

RADEEF


A - Fiche d’identification:

Raison SocialeRégie Autonome de Distribution

d’Eau et d’Electricité de Fès (R.A.D.E.E.F)

Siège Social10, rue Mohamed EL Kaghat

BP : 2097 – Fès

Forme JuridiqueEtablissement à caractère commercial

doté de l’autonomie financière

Exercice Comptable Du 1er janvier au 31 Décembre

ActivitéDistribution d’Eau et d’Electricité et

collecte et évacuation de l’Assainissement Liquide

Principaux Fournisseurs

O.N.E.P (Office National de l’Eau Potable)

O.N.E (Office National de l’Electricité)

«Actuellement O.N.E.E »

Patente 13109930

Effectif S’élève à 1096 agents

Téléphone 0535-62-50-15/16/17

Fax 0535-62-07-95

Email [email protected]


mailto:[email protected]


B –Historique :

La Régie Autonome Intercommunale de

Distribution d’Eau et d’Electricité de la Wilaya de

Fès, est une entreprise semi-publique qui rassemble

le caractère industriel et commercial, dotée de la

personnalité civile et de l’autonomie financière, a

été crée par délibération du conseil municipal de la

même ville au 30 avril et 9 août 1969, conformément

aux dispositions du dahir n° 159315 relatif à

l’organisation communale, mis sous la tutelle du

ministère de l’intérieur et contrôle par le ministère des finances.

La R.A.D.E.E.F a connu plusieurs événements et ceci depuis sa création, parmi les

quelles on peut citer :

1970 : substitution de la RADEEF à la compagnie FASSI pour la gestion de

réseau d’eau potable.

1991 : la décentralisation de la régie et la création de plusieurs agences.

1993 : l’engagement pris par la RADEEF de se charger de l’assainissement

d’une manière continue 24h/24 et même jours féries.

Le champ d’activité de la R.A.D.E.E.F est vital pour la ville de Fès, c’est par son

intermédiaire qu’arrive l’eau et l’électricité dans les foyers sans oublier l’éclairage public et

l’assainissement liquide, en plus elle est également chargée des études et réalisation des

réseaux de distribution.

La R.A.D.E.E.F bénéfice d’un monopole d’Etat dans les zones urbaines de Fès

puisqu’elle assure à elle seule la fourniture des services précités (à savoir la distribution

d’eau et d’électricité), tandis que l’O.N.E.P et l’O.N.E se chargent des zones rurales.



C- Les activités :

La régie se charge de :

La distribution d’eau potable et d’électricité à tous les habitants de la ville d’une façon

régulière.

Exploiter et entretenir le réseau d’assainissement, et développer les installations techniques

afin d’encourager les investissements et donc faire face aux besoins à moyen et long terme.



Insister et veiller à l’amélioration des méthodes de gestion et ceci dans le but d’assainir le

fond de commerce et pour offrir les meilleurs services aux clients de la RADEEF.



D- Objectifs primordiaux de la RADEEF :

Améliorer les méthodes de gestion de patrimoine dans le but d’assurer le fond

de commerce afin de proposer de meilleurs services aux clients.

Développer les installations techniques en encourageant les investissements

pour faire face aux besoins à moyen et à long terme.

Répondre aux besoins de la population en matière d’eau potable, d’électricité

et d’assainissement liquide dans les meilleures conditions et au moindre coût.

E- Structure de la RADEEF

La gestion de la RADEEF est, comme toute entreprise publique, assurée par

deux catégories d’organes :

Catégories décisionnelles : conseil d’administration et comité de

direction.

Catégories exécutives : La direction générale qui veille à la gestion des

différents départements et divisions de la régie.

1- Le conseil d’administration :

Le conseil d’administration se compose de :

Président : le Wali de la région Fès Boulemane.

Membres : 8 représentants des conseils communaux de la wilaya.

Représentants du ministre de l’intérieur, des finances, des travaux publics et

de l’énergie.

Le conseil d’administration se prononce sur toutes les questions importantes ayant

trait à l’organisation et au fonctionnement des agences RADEEF notamment à l’attribution

de leurs différentes compétences.



2- Le comité de direction:

Président : le secrétaire général de la wilaya de Fès.

Membres : 4 conseillers désignés par le conseil d’administration,

représentants du ministre de l’intérieur et des finances.

Assistants également aux délibérations du comité :

o Ingénieur chef des services techniques,

o Directeur Général de la régie,

o Contrôleur financier.

Il est chargé de suivre la gestion de la régie et l’exécution des décisions prises au

niveau du conseil d’administration.

3- La direction générale :

La direction est dirigée par un Directeur Général qui est le premier responsable

de l’établissement. En plus des tâches administratives qu’il doit remplir, il veuille au

renforcement de l’autocontrôle et sur la sécurité des opérations traitées au niveau de

l’établissement. Il est également chargé de faire la direction de l’ensemble des services de

même la délégation de sa signature à un ou plusieurs chefs de départements.







G- Description de l’organigramme

Etant donné l’importance de la régie comme pilote de gestion d’eau, d’électricité et

d’assainissement liquide, 16 Départements sont mis en place pour assurer son activité :

Départements :

Département STEP & Environnement.

Département Exploitations Eau & Assainissement.

Département Exploitation Electricité.

Département Clientèle & Marketing.

Département Comptable & Financier.

Département des Investissements.

Département Moyens Généraux.

Département Gestion des Ressources Humaines.

Département des Systèmes d’Information.

Département de Sécurité et de Qualité.

Département Contrôle de Gestion et d’Etudes Economiques.

Département Audit Interne.

Département Contrôle Permanant.

Département de Planification.

Département des Affaires Juridiques.

Département Partenariat & Communication.



Département STEP & Environnement :

Il s’occupe premièrement de la réalisation de la nouvelle station d’épuration des

eaux usées de la ville de Fès (STEP) qui sera mise en service en Août 2012, ainsi que leur

exploitation.

Son objectif aussi est d’apporter les meilleures solutions aux problèmes suivants :

Collecte, évacuation et épuration des eaux usées de l’agglomération de Fès.

Respect de l’environnement.

Département Exploitations Eau & Assainissement :

Ce département a pour tâche la gestion et l’entretien des réseaux d’eau potable et

d’assainissement liquide, l’amélioration des performances des installations et la réalisation

de nouveaux équipements, ainsi que la protection de la ville de Fès contre les inondations.

Département Exploitation Electricité :

Ce département a pour tâche la programmation des études, des travaux et leur

réalisation, ainsi que la gestion et l’entretien du réseau de distribution d’électricité. Il est

composé de 3 divisions :

- Eclairage public ;

- Moyenne Tension et Grands Comptes ;

- Gestion et Conduite du Réseau.

Département Clientèle & Marketing :

Le Département Clientèle et Marketing est l’un des plus importants départements de

la régie, puisqu’il assure le contact direct avec la clientèle grâce à ses agences implantées

dans les différentes parties des villes de Fès et Sefrou (la RADEEF dispose de 20 agence

commerciales).



Elle s’occupe de la gestion comptable des abonnées, particulière, administration et

collectivités locales. En effet, ces derniers se présentent à ce département soit pour un nouvel

abonnement, soit pour réalisation.

Département Comptable et Financier :

Cette organisation est récente et elle est toujours en cours de modification, elle

s’occupe de la gestion comptable, financière et budgétaire.

Elle facture tout achat, qu’il soit un Bon de commande, une commande ou un

marché.

Département Moyens Généraux :

Ce Département assure les travaux communs aux différents services techniques,

administratifs et financiers. Il existe plusieurs divisions, services ou bureaux qui veillent à la

satisfaction des besoins exprimés par tous les services de la RADEEF.

Département Gestion des Ressources Humaines :

Ce Département s’occupe de tout ce qui concerne la gestion de l’ensemble du

personnel de la RADEEF.

Les missions confiées à ce département sont :

La gestion des recrutements,

La gestion des effectifs,

Le contrôle des absences,

La rémunération du personnel,

L’octroi des congés,

l’examen médical du personnel…

Département des Systèmes d’Information :

Le Département des Systèmes d’Information est un département d’assistance aux

autres départements de la régie. Il occupe de concevoir, de développer et d’entretenir des

applications informatiques qui aident à la réalisation des tâches quotidiennes des autres

départements.

Ce département subdivisé en trois divisions :



Division Administration des Données,

Division Etudes et Développement,

Division Architecture et Sécurité des Systèmes.

Département Contrôle de Gestion Etudes Economiques :

Son rôle est le contrôle de l’ensemble des départements de la Régie pour

amélioration de la gestion financière et administrative.

Département Audit Interne :

L’audit est une activité indépendante du contrôle des opérations, des différents

départements et divisions de la Régie.

Ses objectifs essentiels sont :

Evaluer les pressions de l’environnement politico économique sur l’organisation.

S’assurer que les biens de l’organisation Homme, capital et machines sont utilisés de

la manière la plus efficace en fonction des objectifs.

Département des Affaires Juridiques :

Le rôle de ce département est d’assurer la bonne gestion des problèmes juridiques

de la régie, de faire une enquête, une tentative de conciliation et le jugement.

Département Partenariat & Communication :

Le rôle de ce Département est de mettre en place un système efficace de collecte et

de diffusion d’information auprès des différentes entités organisationnelles de la RADEEF au

monde extérieur et auprès trois secteurs d’activité de la régie (eau, électricité et

assainissement liquide).




Chapitre II

:Direction GénéraleService Bureau d'Ordre Central

Chapitre II

:Direction GénéraleService Bureau d'Ordre Central


Le bureau d'ordre central est responsable de deux types de courrier :

Les paiements sortant de la Régie sous forme de chèques ou de virement.

Toutes autre type de courrier départ signé par Monsieur le Directeur Général de la

RADEEF ou chef de Département (qui a une délégation de signature). Parmi les types

de courrier départ de la RADEEF on peut citer :

Les lettres,

Les bordereaux d’envoi,

Les commandes,

Les marchés,

Les conventions,

Les devis de raccordement en électricité, eau potable et assainissement liquide,

Les attestations de visite des lieux,

Les attestations de bonne fin d'exécution,

Les ordres de service, d’arrêt et de reprise…

Le bureau d’ordre central est chargé de la vérification, la préparation,

l'enregistrement et l’envoi de courrier départ de la RADEEF.

Il est également chargé du traitement, de classement et d’archivage de tout type de

courrier départ. Il est le gardien de touts les documents officiels crées par toutes les

départements de la RADEEF.



Alors, après cette définition on peut maintenant citer les tâches exercées dans le bureau d'ordre central :

1. Gestion de courrier :

Vérification et préparation de courrier émanant de différents départements pour signature.

Correction des erreurs sur le courrier avant sa signature.

Enregistrement de courrier départ signé sur une application de gestion de courrier « DocFlow »

Tirage des bordereaux d'émission du courrier départ avant son envoi.

Envoi de courrier départ : l’envoi de courrier signé se fait par voie postal ou porté.

Mise à jour du courrier départ sur l’application de gestion de courrier « DocFlow ».

Scanne des copies originales de courriers.

Classement des souches des courriers signés.

2. Gestion des paiements :

Vérification et préparation des paiements émanant du Département Comptable et Financier.

Saisie des paiements sur une application de gestion des paiements crée en interne.

Envoi des paiements signés par Monsieur le Directeur Général au trésorier payeur.

Envoi des virements à la banque après leur signature.

Affectation des chèques signés aux concernés selon leur type.

Le bureau d’ordre central est chargé aussi de l’enregistrement des factures arrivées.

Il reçoit toutes les factures émanant des différents fournisseurs de la RADEEF et il les

enregistre sur l’application de gestion des paiements.




Directeur GénéralNajib LAHLOU MIMI

Secrétariat de direction

Bureau d'ordreCentral

Chef de bureau Attaché au chef

de bureau

Responsable des

paiementsVaguemestre



Chapitre

III :

La Comptabilit

é au sein de la Régie

Chapitre

III :

La Comptabilit

é au sein de la Régie


La comptabilité est une technique quantitative de collecte, de traitement et

d’interprétation de l’information. Les services comptables sont le point de passage obligé de

toutes les transactions internes et externes. Cette partie à une relation directe avec tout ce

que j’ai appris durant ma formation au sein de l’ofppt autant que stagiaire en gestion des

entreprises.

La comptabilité a un rôle légal car l’entreprise a diverses obligations dans ce

domaine résultant du Code de commerce et des règles fiscales. Elle a aussi, et de plus en plus,

à remplir une mission économique d’aide à la gestion interne et d’information externe.

Pour recueillir ces informations, la comptabilité doit effectuer trois catégories des

travaux :

Saisir les opérations que l’entreprise réalise.

Enregistrer ces opérations.

Traiter les données enregistrées de façon à obtenir les informations dont

la gestion des entreprises a besoin.

On distingue généralement une comptabilité générale, dite aussi financière qui est la

seule application développée dans le présent manuel et dont l’effort d’adaptation aux besoins

sans cesse modifiés, renouvelés et accrus de la gestion a crée un noyau de connaissances de

plus en plus large et ses subdivisions qui sont réparties en trois branches notamment :

La comptabilité de gestion.

La comptabilité des sociétés

La comptabilité spéciale.

La comptabilité générale constitue le support de base, l’édifice comptable de

l’entreprise, elle contient une ensemble de principes fondamentaux et de règles permettant

d’enregistrer, de contrôler les opérations habituelle que l’entreprise réalise. Ce sont les

opérations d’investissement, de financement.



Elles sont liées à l’exploitation de l’entreprise. Elle permet aussi d’élaborer les

comptes annuels et les situations intermédiaires nécessaires. Puis, favorise la tenue des livres

légaux. Enfin, elle établit les déclarations fiscales et sociales.

- La comptabilité de gestion : elle est essentiellement à usage interne. Cette branche de la

comptabilité s’occupe du calcul et de la détermination des coûts des produits. Son rôle s’est

élargi car elle est considérée aujourd’hui comme un instrument interne d’aide à la décision et

de contrôle de gestion.

- La comptabilité des sociétés : elle s’occupe de la naissance, de la vie et de la mort des

entreprises. C’est à dire des opérations de constitution des entreprises, de détermination du

résultat et de sa répartition éventuelle. Mais aussi des opérations de modification de capital,

de fusion et de liquidation d’entreprises.

- La comptabilité spéciale : elle présente certaines caractéristiques propres et s’intéresse aux

opérations de certains secteurs comme les banques et les assurances. Les opérations dont les

transactions se font en monnaies étrangères.

Sur les plans économique et financier, la régie vise l’efficacité et l’efficience des

opérations, la fiabilité des informations financières et l’optimisation des méthodes de gestion.

Ainsi, les résultats atteints permetteront de conforter une situation financière saine

qui représente un atout pour faire face aux importantes dépenses de son programme

d’investissement, ainsi que le renforcement de sa capacité d’autofinancement, et de sa

solvabilité.



Ses recettes et dépenses sont récapitulées dans le tableau ci-dessous :

Recettes Dépenses

Encaisseurs Agences ; devis et facture,

abonnement, portefeuille, R .C Effets Prêts Virement

R.C (Règlements des comptes) ONE-ONEP Fournisseurs Frais de personnel PTT Etat : IS, IGR (impôt général

sur le revenu), TVA RTM Prêt Organismes sociaux : CNSS,

AOS, CMSS Divers : Loyer, avocat, …

Section 1 : Organigramme :

Le département comptable et financier est organisé comme suit :

Division comptable

Division financière

Division gestion du patrimoine

Division comptabilité budgétaire

Le département comptable et financier s’occupe de la gestion comptable, financière

et budgétaire, la gestion des dossiers juridiques, elle facture tout achat, qu’il soit commande

ou marché :





Section 2 : Divisions

Le département Comptable et Financier est organisé comme suit :

- Division comptable. - Division financière. - Division gestion du patrimoine. - Division comptabilité budgétaire.

1) Division Comptable :

Les tâches confiées à la Division comptable sont les suivantes :

La tenue d’une comptabilité générale conforme au CGNC et d’une comptabilité

analytique

Production des différents journaux comptables et financiers, du grand livre et l’édition

des balances générales

Traitement comptable mensuel, établissement des états de synthèse

Justification des comptes ; clients, fournisseurs, personnel, etc.

Etablissement et suivi des facilités de paiement (effets à recevoir, effets remis à

l’encaissement)

Etablissement mensuel des charges et produits par nature

Déclaration fiscale

La comptabilité de la régie est structurée de manière à suivre séparément les

gérances eau, électricité et assainissement tant sur le plan exploitation que sur le plan

financier et patrimonial. Les charges spécifiques aux activités leur sont directement

imputables :

Electricité : 50%

Eau : 35%

Assainissement : 15%

En plus de la comptabilité générale, la RADEEF dispose d’une comptabilité

analytique et d’une comptabilité auxiliaire :

Comptabilité analytique :



Elle détaille l’ensemble des charges et des produits par activités et permet d’atteindre les

objectifs comme :

Le suivi du coût des travaux abonnés avec distinction de la partie à facturer

aux clients de celle à intégrer aux immobilisations.

L’analyse des résultats par gérante (eau, électricité et assainissement)

Comptabilité auxiliaire :

Chargé de la comptabilisation du produit par gérances

Gestion du portefeuille de la RADEEF

Justification du compte client

Cette comptabilité tient comme justification, les états fournis par SIGEC comme

suit :

Etat de comptabilisation des charges et prélèvement des agents RADEEF : Les

gratuités Eau et BT, et le dépassement Eau et BT, et l’achat des lampes LBC

(lampes à base consommation) dont bénéficient les agents RADEEF sont regroupés

dans cet état.

Etat de comptabilisation des consommations propres : dans cet état se regroupent les

charges MT générées par les stations et les réservoirs, et les charges BT, eau et

assainissement des bâtiments RADEEF.

Etat de comptabilisation des opérations divers ; c’est au niveau de cet état que se

comptabilise les opérations divers relatives aux comptes portefeuille et dépôt de

garantie, et se précise le sens des écritures comptables.

Etat de comptabilisation des consommations du COS : tout ce qui est règlement des

factures d’électricité, d’eau et d’assainissement, du CLUB RADEEF se comptabilise

à cet état là.

Etat de comptabilisation des ventes : cet état concerne les factures, les avoirs sur les

produits en cours et les factures travaux.



Journal de régularisation : C’est un état récapitulatif de toutes les corrections

d’écritures effectuées en cours du mois, pour une agence donnée et pour chaque

gérance à l’aide de ce qui est mentionné sur l’état SIGEC

Etat de comptabilisation des affectations des versements des encaisseurs : cet état met

en exergue les versements de tous les encaisseurs par agence et par gérance

Journal des caisses agences : les dépassements des gratuités des agents RADEEF ne

sont pas payés ni en espèce ni par chèque mais à partir d’un prélèvement sur salaire.

Ces prélèvements se trouvent au niveau de cet état.

La comptabilité de la RADEEF est tenue conformément aux dispositions du code

général de normalisation comptable Marocain.

Les comptes de la RADEEF sont audités annuellement par des auditeurs externes

désignés par le comité permanent d’audit. A ce jour, les comptes de la régie sont certifiés

sous réserves. Néanmoins, la régie mène un ensemble d’actions afin de lever ces réserves et

aboutir à la certification.

2) Division Financière :

La division financière prend en charge les tâches suivantes :

Etablissement des situations de trésorerie journalières et mensuelle ;

Justification des comptes de trésorerie et rapprochements bancaires ;

Paiement et justification des soldes des fournisseurs ;

Paiement des règlements de comptes créditeurs ;

Suivi des emprunts nationaux et internationaux ;

Suivi des paiements fournisseurs.

La division financière tient autant de journaux que de banques avec lesquelles la

RADEEF a des comptes courants.



La division tient également un journal de caisse. Chaque journal de trésorerie

enregistre quotidiennement les opérations des recettes et de dépenses.

Service trésorerie :

Les documents de base des écritures comptables des recettes sont :

Les pièces des versements des encaisseurs (espèces et chèques pour les produits mis en

recouvrements accompagnés des avis de crédits par type de banque)

Les recettes journalières des agences établies par nature (eau, électricité, assainissement)

munies des pièces de versement confirmées par les avis bancaires de crédit.

Les avis bancaires de crédit pour les recettes autres que celles prévues aux paragraphes 1

et 2 (règlements des administrations, les déblocages virtuels des emprunts, virements...)

L’agence de la ville nouvelle est chargée des recouvrements des factures moyenne

tension, gros consommateurs basse tension, gros consommateurs eau et assainissement et les

procès verbaux de fraude.

Les recettes sont donc tenues par gérances au jour le jour sans des journaux

financiers.

Chaque fin du mois, il est procédé à une ventilation par compte des différentes

recettes décrites au paragraphe 2 selon leur nature ; cette ventilation concerne seulement la

caisse hors WATERP de l’agence ville nouvelle.

Participation des abonnés sur les travaux terminés.

Branchement social

Règlement de compte

Devis avec facilités de paiement

Frais et provisions des abonnements

Poses et déposes des compteurs

Coupures et branchements

Travaux abonnés divers

Toutefois la ventilation des autres agences affiliées à SIGEC se fait à la fin de

chaque mois selon les états fournis par ce système.



Les documents de base des écritures comptables des dépenses sont les ordres de

paiement signés par le chef de la division comptable et financière, le directeur Général et

l’agent comptable, accompagnés de leurs justificatifs.

Les principales dépenses peuvent porter sur le (s) règlement (s) :

Des factures ONEE

Des autres fournisseurs

Du personnel (salaire et frais)

Des organismes financiers au titre des remboursements d’emprunts

Des sommes dues à l’Etat au titre des :

- Impôts et taxes

- Taxes pour la promotion de l’audiovisuel

- Des frais postaux

- Pour le remboursement des RC créditeurs

A partir des journaux financiers, la Division financière tient une situation de

trésorerie quotidienne qui a pour but d’indiquer aux responsables (directeur, agent

comptable, financier) :

L’importance des recettes et des dépenses de la régie.

L’existence d’un solde suffisant par banques permettant d’engager de nouvelles

dépenses.

La division financière doit établir des états de rapprochements pour la concordance

du solde bancaire au solde comptable de la régie.

La division financière s’occupe aussi de la gestion des emprunts nationaux et

internationaux.

Enfin, la division comptable produit périodiquement des tableaux de bord

communiqués à la direction générale de l’établissement pour la gestion courante de la régie.

Depuis l’achèvement de l’inventaire physique des immobilisations en 2004, ce

service est chargé de leur gestion par le biais d’un fichier central de suivi des

immobilisations.

Justification des comptes de trésorerie :



Le service trésorerie procède mensuellement à l’édition d’un état de contrôle des

journaux de trésorerie.

La justification des comptes trésorerie s’effectue par rapprochement entre l’état de

contrôle (solde journalier) et le journal financier.

L’état de rapprochement des comptes est une tâche par laquelle on peut justifier

toutes les opérations passées au débit et au crédit du journal banque avec celles enregistrées

sur le relevé bancaire concernant le journal.

Partie banque : solde journal + crédit banque – débit banque = solde

Partie journal : solde banque + crédit journal – crédit journal = solde

Service fournisseurs :

Ce bureau trait toutes les dépenses de la régie qui sont sous forme d’ordres de

paiement, et les approuves par signature du chef de la division comptable, la direction et

l’agent comptable.

Il y a deux sortes de factures :

Facture simple : elle doit être accompagnée des pièces suivantes :

- Bon de commande

- Bon de livraison

- PV de réception

- Tableau comparatif

Facture sur marché : la régie lance un appel d’offre selon les normes bien précises,

le fournisseur retenu est le moins disant celui qui garantit le moindre coût en terme

de prix tout en respectant les formalités de la convention.

Service gestion fiscale :



La régie applique le régime des encaissements en matière de la TVA qui grève les ventes

(TVA collectée ou exigible et les achats (TVA déductible ou récupérable)

TVA déductible ou récupérable :

14% pour l’achat d’énergie

7% pour l’achat d’eau

10% pour les commissions bancaires

20% pour les achats divers « factures de téléphone, des travaux des

sous-traitances »

TVA exigible ou collectée :

- Produit électricité

14% les ventes d’énergie électrique, ce taux a été relevé de 7% à 14% le 1er Janvier 2004.

7% location des compteurs et branchements. Les timbres fiscaux ainsi que la taxe de

promotion du paysage audiovisuel national (TPPAN) n’est pas taxable.

- Produit eau

Un seul taux à savoir 7% est applicable aux ventes d’eau

- Produit assainissement

Le taux applicable est de 7%

LA RADEEF tient aussi une fiscalité des collectivités locales.

Taxe professionnelle (ex patente)

- Base imposable = valeur locative (3% du prix de revient)

- Taux, la RADEEF appartient à la classe 2 on lui applique un taux de 20%

Répartition du produit de la taxe :

80% aux communes

10% aux chambres professionnelles

10% au budget général (frais de gestion)

Taxe des services communaux (ex taxe d’édilité)



- Base imposable = valeur locative (3% du prix du revient)

- Taux : deux taux sont applicables, 10,5% pour les biens situés dans les périmètres des communes urbaines et 6,5% pour les biens réputation du produit de la taxe :

95% aux budgets communaux

5% aux budgets de régions.

Service Financement Extérieur :

Ce service est chargé du suivi des déblocages et remboursements des emprunts de la régie et

la tenue des situations à jour par emprunt.

3) Division gestion du patrimoine :

Les tâches de la division gestion du patrimoine sont comme suit :

Gestion des immobilisations et des amortissements

Suivi des dossiers des travaux et des dépenses du budget d’équipement

Justification des comptes de participation des abonnés

Facturation des travaux aux particuliers

Service Comptabilité Travaux :

Ce service a pour principales tâches :

Suivi des dossiers travaux

Suivi des dépenses du budget d’équipement

Justifications des comptes participations abonnés

Service gestion des immobilisations

Ce service se charge de :

La gestion des immobilisations

Etablissements des tableaux d’amortissements



Gestion des réformes

4) Division Comptabilité budgétaire :

Cette division a pour principale mission, la concrétisation des objectifs au niveau de la

gestion quotidienne et la formalisation du savoir faire quotidien.

Elle se charge de la tenue d’une comptabilité budgétaire et du suivi de l’exécution de budget

ainsi que le contrôle budgétaire nécessaire avec l’analyse des écarts.

On distingue deux types de budget :

Budget d’investissement : Ce budget émane d’une division pluriannuelle et a comme

principaux objectifs :

La viabilité économique et la rentabilisation des projets

La valorisation de ressources naturelles et la lutte contre la précarité sociale pour assurer le meilleur service à la clientèle

Budget de fonctionnement : Il s’inscrit dans la politique commerciale et vise :

La rationalisation des dépenses

L’amélioration de la productivité.

Service suivi des engagements :

Assure le contrôle a priori des engagements à hauteur des crédits ouverts et ce à travers une

vérification de la budgétisation, de la disponibilité de crédit et de l’imputation budgétaire.

La tenue d’une situation périodique fait ressortir les points suivants :

Les crédits ouverts

Les disponibles à l’engagement

Ainsi, les demandes d’achat par bon de commande sont accompagnées d’une autorisation

d’engagement avant le lancement de la consultation.



Les cahiers de charges sont aussi accompagnés d’une autorisation d’engagement avant le

lancement de l’appel d’offre et les marchés qui en décantent font l’objet d’une fiche

d’engagement et d’une note de présentation d’un dossier.

Ce service centralise les situations budgétaires (montants engagés et soldes)

Service suivi des réalisations :

La tenue d’une situation périodique qui fait ressortir les points suivants :

Les émissions de paiement

Les paiements effectués

Le reste à payer

Les annulations des engagements

Crédit compte de trésorerie.




Chapitre IV :

Les tâches effectuées

Chapitre IV :

Les tâches effectuées


Après avoir donnée une petite image sur la régie, son historique, ses activités, les

différents départements & divisions et le bureau d’ordre central, j’attaque la 4éme partie qui

comprend les tâches effectuées lors de mon stage afin d’exercer de tous près mon métier de

future, pour mettre en pratique toutes les connaissances acquises durant ma formation

théorique.

Certes qu’il y a une grande différence entre ce que j’ai retenu durant mes deux

années de formation et ce que j’ai effectué comme tâches tout au long de mon stage, mais il

existe toujours des points communs entres les deux. J’étais attaché le plus avec le module

« Approche et Environnement des entreprises » où il y’avais beaucoup de similitudes.

Ainsi j’ai pu réaliser un certain nombre de tâches effectuées sur plusieurs points

importants tels que :

L’enregistrement des factures,

La gestion des RC,

Le classement des courriers,

La Communication téléphonique,

Photocopieur,

Scanner,

L’enregistrement des factures :

J’ai procédé à l’enregistrement des factures arrivées. La saisie des factures se fait

via une application de gestion des paiements.

Je reçois la facture et je l’enregistre avec un numéro d’ordre d’arrivée et je la

classe dans un parapheur. Après son visa de Monsieur le Directeur Général, je l’envoi au

Département Comptable et Financier avec une décharge.



La gestion des Règlement des Comptes :

Les règlements des comptes se sont des chèques élaborés au nom de l’abonné pour

régler sa situation après sa résiliation du contrat d’abonnement d’eau ou d’électricité. La

gestion des RC se passe par les étapes suivantes :

Je classe les RC dans un parapheur.

Dans l’application gestion des paiements, je clique sur la colonne ‘gestion de paiements BO’ → ‘paiement arrivés’ → J’utilise la douchette et je clique sur valider.

Pour l’envoyer au DCP, je clique sur « Mise à jour » → paiement en instance → je coche « Envoi DCP» et j’utilise la douchette et enfin je clique sur imprimer (icône).

Après le retour du DCP, je reclasse les RC dans le parapheur, et je clique sur « Mise à jour » → paiement en instance → je coche retour DCP →J’utilise la douchette et je tape un espace dans la zone de texte : « N° de fiche DCP » et je clique sur Entrer. Et à la fin je clique sur « Valider ».



Le Classement des Courriers :

La correspondance occupe la grande partie du temps de ce bureau, cette tâche

constitue les étapes suivantes :

Après la signature de Monsieur le Directeur Général, on complète l’enregistrement des

informations nécessaires pour ce courrier et on lui affecte un numéro d’ordre en utilisant le

DocFlow, avant de le diffuser.

La Communication téléphonique :

Joue un rôle très efficace pour le déroulement du travail soit interne (agents de la

Régie) ou externe (Fournisseurs, journalistes, stagiaires ou divers).

Les responsables des départements ou des divisions de la Régie attachent tant

d’importance vu la grande utilité du téléphone dans la régie, j’ai essayée de remplir cette

tâche suivant les règles qu’on doit respecter dans une communication.

Le photocopieur et le scanner :

La vie de bureau est de plus en plus informatisée, Imprimer, photocopier, scanner et

faxer est souvent faisable, pendant toute la durée de mon stage, j’ai eu l’occasion d’utiliser

le photocopieur et le scanner et l’imprimante.




Chapitre V:Système de gestion

des courriers

Chapitre V:Système de gestion

des courriers

DOC FLOW DOC

FLOW


1. Présentation :

DocFlow est une solution de gestion électronique des courriers permettant à la RADEEF de

maîtriser ses flux d’entrée et de sortie.

DocFlow permet de :

Maîtriser les temps de traitement

Créer un espace collaboratif de traitement dans l’entreprise

Rechercher efficacement ses courriers

Avoir une vue globale des traitements grâce aux statistiques



Tracer toutes les actions de traitement effectuées lors du traitement d’un courrier ou

d’un dossier

Numériser et accéder à l’information de façon plus simple

DocFlow permet aussi d'automatiser les flux d'informations dans l'organisme en intégrant la

gestion de workflow. Cela permet de préciser les circuits de cheminement de documents en

identifiant les intervenants concernés, les actions à réaliser et les délais.

2. Courrier arrivé :

a. Enregistrement du courrier arrivé

L'enregistrement est la première étape de traitement des courriers arrivés. Les informations

saisies lors de cette étape constitueront le noyau du courrier qui ne changera plus tout au

long de son étape de traitement.

Un numéro chrono est généré automatiquement par le système à la fin de cette étape. Les

champs composant ce numéro sont paramétrés au niveau de l'interface d'administration du

système. Ce numéro doit être un identifiant unique du courrier.

L'accès à l'enregistrement arrivé se fait à partir du volet Service courrier -->

enregistrement

Chaque Courrier Arrivé peut être enregistré par le bouton Saisie Courrier dans la vue de

courriers arrivés à enregistrer.



L'interface d'enregistrement des courriers contient plusieurs volets:

Un volet informations générales contenant un descriptif général.

Mode du courrier: Papier, FAX ou E-MAIL.

Le type du courrier arrivé.

Date d'arrivée du courrier.

Date d'émission du courrier.

Référence expéditeur du courrier arrivé.

Mode d'envoi du courrier : Voie Normale, AMANA ...

Organisme expéditeur du courrier : (saisie automatique)

Numéro Départ du courrier départ correspondant (avec un bouton de vérification de

la validité du numéro de courrier départ).

Si l'organisme expéditeur n'existe pas dans la liste et que l'utilisateur enregistrant le

courrier a le droit, ce dernier peut l'ajouter directement :



Un onglet Destinataires où il faut spécifier les destinataires initiaux du courrier arrivé (saisie automatique)

Un onglet Objet et descriptif du courrier. L'objet du courrier est un champ sur lequel on

peut faire de la recherche, donc il est conseillé d' y renseigner les informations

importantes concernant le courrier.

Un onglet Formulaire de méta données .Pour chaque type de courrier correspond un

formulaire de données à renseigner avec différentes informations (nom, prénom, niveau,

catégorie, ...)

Un onglet Documents joints pour attacher les documents scannés au courrier.

La case Présence PJ sert à signaler la présence de pièces jointes non scannés

accompagnant le courrier.



b. Diffusion courrier arrivé :

Suite à l'enregistrement du courrier arrivé, ce dernier devra être diffusé vers les acteurs

responsables de son traitement.

Cette diffusion est accompagnée de la saisie des modalités de traitement qui conditionneront

les actions de traitement à effectuer par les acteurs recevant le courrier.

L'accès à la diffusion se fait à partir du volet Service courrier --> Diffusion ou à partir de

la vue du courrier après son enregistrement.

Il y a deux possibilités pour la diffusion du courrier. Soit directement à partir de l’interface

des courriers à diffuser, en diffusant un ou plusieurs courriers, soit en accédant directement

à la fiche courrier.

L’interface des courriers arrivés à diffuser affiche la liste de tous les courriers arrivés et

enregistrés prêts à être diffuser. On peut alors choisir un ou plusieurs courriers à la fois et les

diffuser directement de cette interface.

Le champ de recherche permet de retrouver des courriers à partir du numéro ou d’une partie

du numéro du courrier, de l’objet ou d’une partie de l’objet et du nom ou d’une partie du

nom de l’expéditeur.

Sinon on accède directement au courrier et on procède à la diffusion.



3. Courrier départ :

Le courrier départ peut être pris en charge par le bureau d'ordre sans prendre en charge le

cycle d’approbation hiérarchique du courrier par le système.

L'interface de traitement décrite dans le volet suivant concerne ce cas de traitement.

L'accès au traitement de courrier départ se fait à partir du volet Courrier départ.

Diffusion courrier départ :

Chaque Courrier Départ peut être initié par le bouton Nouveau Courrier dans le volet de

traitement des courriers départs. On peut aussi rechercher un courrier soit par objet, par

numéro de courrier ou par destinataires.

L'interface d'initiation des courriers départs contient plusieurs volets de traitement:

1. Un Volet général où doivent être renseigné les informations :

Mode du courrier: Papier, FAX ou E-MAIL.

Numéro Arrivé du courrier arrivé correspondant ou des courriers (le système permet

de vérifier la validité du numéro)

Date Prévisionnelle d’émission du courrier.

Préciser si c'est une réponse provisoire.

Le type du courrier départ.

Initiateur du courrier : Collaborateur dans l’organisme ayant initié ce courrier

départ.



Signataire du courrier : Collaborateur dans l’organisme ayant signé ce courrier

départ.

2. Un Volet destinataires internes et externes où peuvent être spécifiés les destinataires du

courrier départ.

Chaque courrier départ peut concerner des destinataires internes, externes ou les deux à la

fois.

3. Un Volet Options de distribution où on peut spécifier si le courrier nécessite une réponse

ou pas. En précisant un délai de réponse, le système pourra générer un rappel concernant

cette réponse suit au délai précisé. On spécifie aussi la nécessité d’accuser de réception du

courrier par le destinataire externe et on précise si le courrier devra être émis par le bureau

d’ordre central ou par une autre direction contenant un BOD.



4. Un Volet Objet et descriptif du courrier.

5. Un Volet Commentaire et accuser de réception concernant la réception suivant du courrier

départ. L’accusé de réception peut être utiliser en cas de soumission du courrier pour

validation chez un supérieur hiérarchique ou en cas d'envoi du courrier vers le bureau

d'ordre en charge de l’émission du courrier.

6. Un Volet documents Joints pour joindre les pièces jointes du courrier départ. Avec une

case à cocher pour signaler si d'autres pièces jointes accompagnent le courrier.



La vie active, pratique ou professionnelle n'est pas identique au monde des études, c'est un autre univers dans lequel la personne doit avoir une conscience professionnelle. Il permet en dépit de toutes les difficultés de réaliser et d'assurer les responsabilités qui nous seront confiées avec le maximum de perfection et de dévouement souhaitable.

En effet, cela s'est ressenti depuis les premiers jours dans la régie grâce à son personnel compétent qui m’a procuré un climat de travail aussi sérieux qu'agréable durant toute la durée du stage.

Le stage est d'une importance primordiale vu qu'il permet de toucher de très près l'activité de l'entreprise, son champ d'activité et ces perspectives. Toutefois, ce stage m’a permis de tester mes capacités d’analyse et de synthèse et de faire une comparaison entre application théorique et application pratique.

De ce faite, les services de la RADEEF deviennent informatisées et l’ensemble du personnel ne travaille plus avec l'ancien système.

Le stage favorise une reprise de confiance en soi par la responsabilité qui incombe à chaque apprenant dans le cadre du bon fonctionnement des départements. Il permet également de mieux se réaliser dans différents domaines. L'activité permet aussi l’acquisition de polyvalence grâce à la rotation entre les services et fournit une vision d’ensemble des différents processus qui existent dans une entreprise tel que la RADEEF. Ces activités permettent une évaluation des connaissances théoriques par la mise en pratique.
