Rencontre du 27-28 septembre 2000

Rencontre du 27-28 Rencontre du 27-28 septembre 2000septembre 2000

La gestion d’un La gestion d’un parc immobilier et parc immobilier et la mission de la mission de l’organisationl’organisation

Yves Corriveau CSDLYves Corriveau CSDL

Marc Larose CSDLMarc Larose CSDL

ContenuContenu de la présentationde la présentation

•Portrait de la Commission scolaire de Laval

•Mission de l’organisation

•Les services périphériques

•Les services en impartition à la CSDL

• Expérience vécue « Le projet Xerox »

•La gestion du parc immobilier

•Un avenir prometteur ...

Contenu de la présentationContenu de la présentation





•Expérience vécue « Le projet Xerox »



Portrait de la Commission scolaire Portrait de la Commission scolaire de Lavalde Laval

• 44 000 élèves jeunes et adultes

•Plus de 100 bâtisses sur un territoire ( île ) d’une superficie de près de 400 km carrés

•Près de 5 000 employés

•Budget annuel de 280 000 000 $

•Réseau de fibre optique sur tout son territoire (2000-2001)









Mission de l’organisationMission de l’organisation

• La mission première de l’école est :

•d’instruire

•de socialiser

•de qualifier

•de favoriser la réussite scolaire de tous ses élèves (école publique).









Les services périphériquesLes services périphériques(à l ’élève ) (à l ’élève )

•Service du transport (transport scolaire)

•Service des équipements (confort / sécurité) (Biens meubles et immeubles)

•Services de reprographie (documents - papier)

•Services informatiques (documents électroniques)

•Services alimentaires (nutrition)

•Services de garderie (surveillance)




•Les activités périphériques





Les services en impartition à la CSDLLes services en impartition à la CSDL

• Transport scolaire

•Volume d’affaires de 12 000 000 $ par année

•11 transporteurs avec plus de 300 véhicules

•25 000 élèves transportés soir et matin.

• Garderies

•Volume d’affaires de 4 000 000 $ par année

•68 administrations autonomes / points de services.

•Plus de 7500 bénéficiaires


• Cafétérias

•Volume d’affaires près de 3 000 000 $ par année

•Une entreprise ( Eurest ) / 21 points de services

•Clientèle potentielle (15,000 élèves et employés)

•Reprographie

•Volume d ’affaires de 1 000 000 $ par année.

•Une entreprise ( Xerox ) / Plus de 100 points de service

•Plus de 45 000 000 de copies par année / 50 000 clients (élèves et employés de la CSDL)


• Informatique

•Volume d ’affaires de 350 000 $ par année.

•Deux entreprises (Société GRICS et COBA) en développement et support des logiciels utilisés à l’administration et à la pédagogie.

•Plus de 11 logiciels essentiels à la bonne marche de l ’organisation.

• Immeubles ……….









Expérience vécue « Le projet Xerox »Expérience vécue « Le projet Xerox »

•Réduire les coûts d’impression .•Améliorer / consolider le service aux écoles •Utiliser les innovations technologiques du

domaine de la reprographie afin de développer

de nouveaux services pour les écoles•Recentrer nos forces sur notre mission.

Objectifs principaux:


•Organiser un appel d’offres et rédiger un contrat de service de 5 ans. (Expertise légale)•Gérer au quotidien les retards dans la mise en place du service (période de rodage) .•Modifier nos pratiques administratives et adapter celles de la firme retenue (aspect humain) .

• Le service à la clientèle . •Les formulaires et les processus•Facturation des services .

•Instaurer un système de contrôle de la qualité des services rendus . (Comité des usagers)

Les défis


•Prix d’excellence de la Fédération des commissions scolaires du Québec (1997) / catégorie réalisation.

•Le plus important centre de reprographie en milieu scolaire au Canada (plus de 45 000 000 de copies par année).

•Projet en développement avec l’ajout de nouveaux partenaires et la mise en place de nouveaux services dans le cadre de la négociation ou de l’appel d’offres du prochain contrat ( 5 ans).









La gestion du parc immobilierLa gestion du parc immobilier

• Description du parc immobilier de la CSDL

•Description des activités en gestion immobilière

•Les éléments déclencheurs

•Les objectifs recherchés

•Les pièges à éviter

•Les outils de travail à privilégier

•Le plan d ’investissement et de développement

•L’échéancier de réalisation

Description du parc immobilier Description du parc immobilier de la CSDLde la CSDL

•Le parc immobilier de la Commission scolaire de Laval est constitué de 116 bâtiments dont l ’âge moyen est d ’environ 32 ans et la superficie de plus de 6,1 millions de pieds carrés .

•Si on voulait évaluer l ’ampleur du parc de la CSDL en le comparant avec les grandes entreprises de gestion d ’espaces de bureaux de la région de Montréal , celle-ci se situerait au troisième rang (voir liste ci-après)


Description du parc immobilier Description du parc immobilier de la CSDLde la CSDL


Position Nom de l'entreprise Superficie du parc immobilier (Pieds carrés)

1 SITQ Immobilier 8 535 0272 Oxford Québec 6 783 4913 Commision scolaire de Laval 6 100 0004 Corporation Magil Laurentienne 2 143 7275 Westcliff 2 098 0006 Services Immobilier Métivier Grassi 2 094 2787 Monit International Inc. 2 034 0058 Place Desjardins Inc. 1 800 0009 Groupe Alexis Nihon 1 706 224

10 Liberty Sites 1 520 00011 Standard Life 1 346 302

Source : BOMA QUÉBEC, Revue Espace Montréal , 3e trimestre 2000

Description des activitésDescription des activités

•Gestion des biens meubles•Gestion des magasins et entrepôt

•Entretien / réparation

•Gestion des terrains•Acquisition / aliénation

•Entretien / réparation

•Amélioration / transformation

•Gestion des stationnements


Description des activités Description des activités

•Gestion des bâtiments•Acquisition / aliénation•Entretien /réparation•Amélioration / transformation•Entretien ménager•Gestion de l ’énergie•Gestion des baux (locateur / locataire)

•Gestion des services de soutien •Approvisionnements•Reprographie•Services alimentaires•Sécurité et protection•Buanderie•Transport et messagerie•Téléphonie


Les éléments déclencheursLes éléments déclencheurs

• Le départ d’employés occupant des postes clés au sein de l’administration du service des immeubles.

•L’obligation de réduire les coûts d’opération de l’organisation.

• Une réorganisation s’inscrivant dans la foulée des orientations de la haute direction.

• L’insatisfaction grandissante des « clients » à l’intérieur de l’organisation.

• L’obligation de développer de nouveaux services en soutien à l’organisation.

Les objectifs recherchésLes objectifs recherchés

•Établir , par le biais d’une entente contractuelle, une relation de confiance permettant à l’organisation de se recentrer sur les activités directement en lien avec sa mission .

• Utiliser au maximum l’expertise et l’évolution technologique , développée par les entreprises spécialisées , pour le bénéfice de l’organisation.

• Assurer la pérennité du service donné en impartition dans un contexte d ’une perte progressive d’expertise à l’interne.

•Assurer à l ’organisation le meilleur rapport qualité / prix pour les services à rendre.

Les pièges à éviterLes pièges à éviter• Vouloir provoquer des changements brusques et importants .

• Ne pas se soucier de la culture organisationnelle de l ’entreprise . (Aspect humain )

• Être tenté par l ’envie de se départir d’une activité encombrante ou mal en point .

•Surestimer la réduction des coûts .

•Sous-estimer le travail d’implantation et de suivi des dossiers en impartition.

•Dans un contexte de gestion publique, sous-estimer les contraintes générées par l ’obligation de l ’appel d ’offres public .

Le plan d’investissement et de Le plan d’investissement et de développementdéveloppement• Associer à tout projet d’impartition , un budget d’investissement suffisant pour favoriser une implantation harmonieuse .

• S’assurer d’un plan de développement d’une période minimale de 3 ans afin de permettre :

•une transition progressive (de faire à faire faire)

•l’amortissement des dépenses d ’investissement par le donneur ou « l ’impartiteur ».

•Rechercher des entreprises dont la taille est proportionnelle à l ’ampleur du mandat à attribuer.

Les outils de travail à privilégierLes outils de travail à privilégier

• Inscrire le dossier de l’impartition dans la planification stratégique de l’organisation .

• S’associer les partenaires internes de l’organisation. (associations , syndicats, etc…)

•Se doter de moyens efficaces pour diffuser la « bonne information ».

• Se donner un calendrier de travail réaliste et l’ajuster au besoin.






•Les autres services en impartition à la CSDL



Un avenir prometteur ...Un avenir prometteur ...

• C’est à Barreyre (1988) que l’on doit le néologisme « impartition » qui réunit deux idées : partage et confiance . Selon cet auteur il y a impartition lorsque le travail est partagé entre partenaires , lorsqu ’on se procure un bien ou un service d ’une source externe à l ’entreprise au lieu de faire soi-même, et lorsque la confiance préside aux rapports entre donneur et receveur d’ordres.

•Les changements qui s ’opèrent au niveau de l ’environnement de l ’organisation forcent celle-ci à une adaptation continue. L ’évolution technologique entre autres choses motive les organisations à impartir certaines de leurs activités.

Un avenir prometteur ...Un avenir prometteur ...

•L ’impartition devient donc un outil stratégique qui permet de modeler l ’organisation de façon à concentrer les forces de celle-ci autour des activités directement en lien avec sa mission.

•En résumé seules les activités que l’organisation peut réaliser plus efficacement , plus rapidement, avec plus de fiabilité ou à meilleur coût ,devraient être conservées à l ’interne.

•Il en tient donc à vous de déterminer les activités qui seraient souhaitables d ’impartir ainsi que le mode d ’impartition souhaité (en totalité ou en partie).•Source : Impartition: stratégie ou tragédie concurrentielle? Revue Gestion / Hiver 2000

Période Période de de

questions.questions.

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