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Réussir sa planification sans rien y connaitre
Avec Gantter
Par Sabrina Colard – Complice de votre succès
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L’objectif de ce tutoriel est de permettre aux personnes qui ne connaissent ni la méthode
Pert ni les outils de planification de se lancer.
Il s’adresse principalement aux personnes n’ayant pas ou peu de connaissances en matière
de planification et n’ayant pas le temps de se former. Il est conçu pour un projet simple, par
projet simple j’entends un projet sur 3 mois avec une personne travaillant sur le projet et un
sujet peu complexe (en matière de planification) : les travaux à faire dans la salle de bain.
Pour la planification de projets plus complexes, c’est-à-dire sur une durée plus longue avec
plusieurs ressources et un sujet spécifique, je vous conseille de commencer par prendre
connaissance de la méthode Pert. Vous trouverez ici un lien vers un cours que j’apprécie
pour sa clarté et ses exercices corrigés
(http://www.projectplanningoffice.com/planification-projet-pert-comment-planifier-metier).
J’ai élaboré ce tutoriel en fonction des actions que je réalise pour faire une planification et la
suivre. Cette méthode m’est donc propre, je l’ai éprouvée et validée. Je suis ouverte à toutes
remarques pour améliorer ce tutoriel.
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Voici dans l’ordre les étapes à suivre :
1. Créer votre projet
2. Paramétrer votre projet
3. Initialiser votre projet
4. Débuter votre projet
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1. Créer un projet via cet URL : https://www.smartapp.com/gantterforgoogledrive/
2. Paramétrer votre projet en fonction de vos besoins : Projet > Propriétés ou F8
Onglet Général :
Mon petit + : pour simplifier la planification, donnez toujours une date de début. Cela vous
oblige à vous y mettre.
Onglet Durée :
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Indiquez le nombre d’heures par jour, le nombre de jour par semaine et le nombre de jours
théoriques dans le mois (plus ou moins si vous incluez les week-ends ou non) que vous
passerez sur le projet, le nombre de jour par semaine que vous passerez dessus ainsi que le
nombre de jours théorique par mois.
Onglet Heures de travail :
Indiquez votre plage horaire journalière consacrée à la réalisation du projet.
Onglet Options régionales :
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3. Initialiser votre projet
A. Positionnez “Autosave” à ON, pour sauvegarder votre travail en temps réel.
B. Onglet de gauche Ressources : saisissez les informations nécessaires des
personnes qui travaillent sur ce projet. Cela vous servira à attribuer vos
tâches.
C. Onglet Calendriers : Positionnez votre curseur sur la ligne “Standard” (elle
doit devenir jaune) et cliquez sur situé au-dessus de “Nom du
calendrier”
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Puis indiquez vos horaires de travail :
➔ soit jour par jour en cliquant sur le jour puis en indiquant vos horaires
➔ soit pour tous les lundis, mardis …. en cliquant sur “configuration de votre temps de
travail”.
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4. On entre dans le vif du sujet, on débute la planification
A. Onglet Tâches : listez l’ensemble des actions à effectuer pour mener à bien
votre projet ainsi que le temps que chacune demandera.
NB : dans la colonne durée, le ? signifie que c’est une durée prévisionnelle, estimée.
Sans ? c’est donc une durée réelle.
B. Propriétés des tâches : positionnez-vous sur chaque tâche l’une après
l’autre. Pour cela cliquez sur situé au-dessus de “Durée”.
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Indiquez si c’est une durée estimée, l’avancement de la tâche si vous avez déjà commencé à
travailler dessus.
La notion de jalon est expliquée dans le cours GANTT indiqué en prérequis.
Mon petit + : toujours prendre une marge de sécurité de 10% pour estimer la durée d’une
tâche car on n’est jamais à l’abri d’un petit souci technique, d’un imprévu ...
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Indiquez la personne qui travaillera sur cette tâche.
Mon petit + : pour une planification simple et rapide, il est préférable qu’une personne
travaille à 100% sur une tâche avant de passer sur une autre. Il peut devenir vite compliqué
de faire travailler une personne sur deux tâches en parallèle en jouant avec les pourcentages
d’occupation.
Indiquez ici quelles sont les tâches qui doivent être réalisées avant de commencer celle-ci.
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C. Attention aux personnes surchargées
Lorsque dans la colonne vous avez ce petit bonhomme qui apparait , cela signifie
que vous avez une personne surchargée c’est à dire qu’elle ne pourra pas réaliser tout ce
que vous avez planifié pour elle. Votre planification ne tient pas la route et si vous n’en tenez
pas compte vous allez prendre du retard et rencontrer des difficultés. Il faut rectifier soit en
modifiant le prédécesseur, soit en modifiant la date de début soit en révisant la durée ou
soit en y affectant une autre personne.
D. Suivi
Une fois votre planning fait, il doit vivre ! Pour cela je vous conseille de le mettre à jour une
fois par jour, cela prendra 5 minutes si c’est fait régulièrement. Ainsi en un coup d’œil vous
savez où vous en êtes via la colonne grâce aux icônes qui
apparaissent ou disparaissent en fonction de vos indications. Pour savoir à quoi elles
correspondent, passez votre souris dessus.
Pour indiquer l’avancement d’une tâche il suffit de compléter la case % de complétion dans
les propriétés de la tâche.
E. Voilà le résultat final
Voici le planning sous forme de liste :
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