Upload
vophuc
View
221
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
WF-SWAT Accelerated Automation 2
Avez-vous entendu parler des projets d’automatisation SAP dans votre organisation tel que MyTravel ou approvisionnement au paiement (Procure to pay)? Êtes-vous inquiet des effets possibles de ces projets d’automatisation sur votre emploi? Ceci est votre chance d’en apprendre davantage sur les projets d’automatisation SAP workflow et comment ils pourraient affecter votre travail. Suite à cette présentation, vous comprendrez:
• Business Process Evolution / Reconception • SAP Workflow • SAP approvisionnement au paiement (Procure to pay (P2P)) • Automatisation SAP MyTravel • Comment les projects d’automatisation SAP vous affecterons • Quels rôle pourriez vous jouer dans ces types de projet
Il y aura beaucoup de temps d’alloué à la toute fin pour répondre à vos questions.
Que le travail se poursuivre.
Présentation IGF
Évolution du processus d’affaire Scénario SAP Reconception du processus d’affaire
1
2
4
Qu’est-ce que le SAP workflow? Comment puis-je l’obtenir? Réfuter les mythes…
3
Que le travail se poursuivre.
Examples d’automatisation SAP Approvisionnement au paiement (Procure-to- Pay (P2P)) / MyTravel Comment peuvent-ils vous affectez?
www.logicaconsulting.ca 3
Approche/méthodologie des automatisations Y-a-t-il des méthodologies prouvées ou préconçues? Meilleures pratiques
Votre scénario SAP…
vous avez investi dans un système PRO
votre dernière version est mise à jour
vous avez mis en oeuvre de nouveaux modules
vous avez apportez des améliorations pour les rapports, solutions gestionnaire, IA, etc…
WF-SWAT Accelerated Automation 4
Il est temps de…
tirer parti de votre investiment avec SAP
transformer vos affaires
amener vos processus d’affaires SAP au prochain niveau de performance
exploiter le pouvoir d’un système intégré
WF-SWAT Accelerated Automation 5
Évolution des processus d’affaires…
automatisation des processus manuels
effectuer des approbations électroniques
assurer la séparation des responsabilités
vérification des pouvoirs de signature en matière de finances
transparence
augmente la “capacité” de vérification
WF-SWAT Accelerated Automation 7
automatisation de l’acheminement du travail
imposition de meilleurs contrôles financiers
fournir un carnet complet de vérification à rebours
mise en oeuvre de la responsabilisation (Loi fédérale sur la responsabilité)
production automatique de notifications par courriel
WF-SWAT Accelerated Automation 8
Évolution des processus d’affaires…
…votre révolution SAP…
Processus d’affaires vs. évolution “Produit”
WF-SWAT Accelerated Automation 9
Il est temps…
d’exploiter le pouvoir d’un système intégré avec SAP et de que le travail se poursuivre.
WF-SWAT Accelerated Automation 10
Comment?
Démarrer le moteur puissant de SAP Workflow et utiliser les SAP workflow qui ont été livrés par SAP avec votre système!
La route a déja été pavée par SAP…
WF-SWAT Accelerated Automation 11
Évolution du processus d’affaire Scénario SAP Reconception du processus d’affaire
1
2
4
Qu’est-ce que le SAP workflow? Comment puis-je l’obtenir? Réfuter les mythes…
3
Que le travail se poursuivre.
Examples d’automatisation SAP Approvisionnement au paiement (Procure-to- Pay (P2P)) / MyTravel Comment peuvent-ils vous affectez?
www.logicaconsulting.ca 12
Approche/méthodologie des automatisations Y-a-t-il des méthodologies prouvées ou préconçues? Meilleures pratiques
Qu’est-ce que SAP Workflow?
une représentation automatisée d’un processus d’affaire
outil pour gérer les processus d’affaires entre et à travers les modules SAP (& web)
simplement – le SAP Workflow signifie…
les bonnes données,
au moment opportun,
pour les bonnes personnes
WF-SWAT Accelerated Automation 13
Automatiser… correspondance du travail
processus d’approbation
notification par courriel via l’espace de travail SAP et les systèmes de courrier externes (ex: MS Outlook, Lotus Notes)
WF-SWAT Accelerated Automation 14
Qu’est-ce que SAP Workflow?
Comment obtenir le SAP Workflow?
vous le possédez déja! C’est un outil SAP intégré
lorsque vous achetez SAP, vous obtenez automatiquement le moteur SAP Workflow
livré avec le système SAP “Netweaver”
il y a actuellement plus de 250 gabarits de workflow disponibles dans votre système SAP!
aucun coût additionnel pour les licences
Vous pouvez créer/configurer votre propre espace de travail en utilisant l’application SAP workflow builder
WF-SWAT Accelerated Automation 15
SAP Workflow - Les faits
vous n’avez PAS besoin de SAP HR afin d’activer les workflow de votre système SAP
le code de transaction intégré PPOMW pour les structures organisationnelles est livré avec le système “Netweaver”
vous pouvez les utiliser pour améliorer les structures organisationnelles en place (ou en créer des nouvelles)
vous pouvez mettre en oeuvre des Workflow sans le module SAP HR/Structure Organisationelle (ex: pouvoir de signature en matière financière).
WF-SWAT Accelerated Automation 16
Pourquoi SAP Workflow?
… vs. d’autres produits qui ont des workflow?
SAP Workflow est l’outil le plus approprié afin d’automatiser vos processus d’affaires
ultra intégré, c’est déja “dans” SAP
offre un accès direct à votre model organisationel financier ou de ressources humaines
WF-SWAT Accelerated Automation 17
Quel est le meilleur outil à utiliser? SAP Workflow fait partie d’une plus grande suite de
possibilités mieux connu sous SAP Netweaver Business Process Management (BPM)
SAP Workflow est une application de SAP offrant des capacités intégrées; c’est un choix naturel dans le cadre de l’automatisation de plusieurs processus simple SAP ERP.
SAP Netweaver BPM vous aide à produire des processus à la limite de l’application de base et est recommandé pour les organisations matures SOA
Par SAP Ginger Gatling et le groupe d’auteurs de Practical Workflow for SAP, 2e édition, 2011, SAP Press.
SAP Workflow et BPM
Évolution du processus d’affaire Scénario SAP Reconception du processus d’affaire
1
2
4
Qu’est-ce que le SAP workflow? Comment puis-je l’obtenir? Réfuter les mythes…
3
Que le travail se poursuivre.
Examples d’automatisation SAP Approvisionnement au paiement (Procure-to- Pay (P2P)) / MyTravel Comment peuvent-ils vous affectez?
www.logicaconsulting.ca 19
Approche/méthodologie des automatisations Y-a-t-il des méthodologies prouvées ou préconçues? Meilleures pratiques
Qu’est que l’automatisation P2P?
Sommaire du processus d’approvisionnement au paiement (P2P)
20 WF-SWAT Accelerated Automation™
PURCHASE ORDER
Identify
require-
ments
Select
Acquisition
Method
Pay
Vendor
Receive
Goods/Services
Purchase
Order
Sou
rcin
g
PURCHASE
REQUISITION
PURCHASE ORDER
ACQUISITION CARD
(FUNDS COMMITMENT)
PURCHASE ORDER
INVOICE
SERVICE ENTRY SHEET
GOODS RECEIPT
Wo
rkfl
ow
fo
r ap
pro
vals
an
d n
oti
fica
tio
ns
Wo
rkfl
ow
fo
r ap
pro
vals
an
d n
oti
fica
tio
ns
Wo
rkfl
ow
fo
r ap
pro
vals
an
d n
oti
fica
tio
ns
Wo
rkfl
ow
fo
r ap
pro
vals
an
d n
oti
fica
tio
ns
Qu’est-ce que l’automatisation P2P?
Automatisation des processus d’affaires des acquisitions et des comptes payables:
Demande d’achat
Bon de commande
Réception des marchandises
Feuilles de saisie des services
E-Facture (ou numérisée)
Factures des comptes payables
Entreposage de la documentation de support
21 WF-SWAT Accelerated Automation ™
Initiatives de P2P dans la région d’Ottawa:
• Poste Canada
• Radio-Canada
• Société canadienne du sang
• Resources naturelles Canada
• Ville d’Ottawa
• Banque du Canada (WF-SWAT)
• Santé Canada (WF-SWAT)
22
P2P à Ottawa
• SIFM
• MAECD
• CNR (WF-SWAT)
• L’Agence des services frontaliers du Canada (WF-SWAT)
• TPSGC (WF-SWAT)
• SCT (WF-SWAT)
• Justice (WF-SWAT)
WF-SWAT Accelerated Automation™
WF-SWAT signifie soit que WF-SWAT a réalisé l’automatisation ou qu’un membre du WF-SWAT était impliqué dans l’automatisation d’un projet.
Étude de cas, U.S. Department of Defence:
était le plus grand consommateur de biens composants pris sur étagère
a transféré vers des proccesus automatisés qui sont reliés avec plus de 30 000 fournisseurs ce qui a réduit leur coût par transation de 140$ à 11$
Réaliser un maximum de bénéfices en adoptant une approche de gestion des services intégrées d’approvisionnement au paiement (P2P) du début à la fin.
23
Exemple P2P
Tiré de: Conchi, Garcia. Using a Procure-to-Pay Process Framework to Streamline Government Agencies' Operations. Software AG. Février. 2008: 5p.
WF-SWAT Accelerated Automation™
P2P / MyTravel
Bénéfices de l’automatisation des processus d’affaires SAP:
SAPgui
SAP portal
Employee Self Serve (ESS)
Manager Self Serve (MSS)
Universal Work List (UWL)
Système de courriel externe (ex. MS Outlook, Lotus Notes)
24 WF-SWAT Accelerated Automation ™
Les facteurs importants qui démontrent les bienfaits de l’approvisionnement au paiement (P2P)
WF-SWAT Accelerated Automation ™ 25
Pourquoi les automatisation P2P?
Tiré de: “Electronic Payments: Streamline P2P, Reduce Costs,“ A White Pater on Bottomline Technologies' Paymode-X Solution, 2010, p.4.
Pourquoi l’automatisation P2P?
Il y a de nombreux avantages à avoir un processus automatisé de gestion des factures et des paiements.
Voici quelques uns des avantages les plus communs:
Amélioration de contrôle du flux des fonds et des factures
Augmente le contrôle de la livraison et de la facturation
Conformité avec les mesures législatives
Diminue le travail manuel
Temps de traîtement plus court
Diminution des coûts de la manipulation des factures
Notification rapide des erreurs
26 WF-SWAT Accelerated Automation ™
Pourquoi l’automatisation P2P?
Processus manuels: Nécessite le transfert physique des documents par des employés afin
d’obtenir les approbations requises des gestionnaires
L’entrée de données des informations financières de la facture dans les systèmes en place est coûteuse en temps et en ressources.
Activités d’approvisionnement ad hoc
Le jumelage des factures est intentif en temps et en ressources. Matching invoices timely and resource intensive
Coût prohibitif de stockage et de récupération de documents
Plus grande chance d’erreurs de nature humaines
Aucune capacité de visualiser les flux de fonds réels
27
Source: “Linking Purchasing, AP Suppliers Key to Reengineering the P2P Network," Controller's Report. Feb 2012: 14-15. Print.
WF-SWAT Accelerated Automation ™
Processus automatisés:
Le traitement d’un DA (PO) est réduit de 20 minutes à 1 minutes
Le coût de traitement d’un DA est résuit de 1$
400 heures de travail ont sauvées par année
Le cycle de paiement est réduit de 45 jours à moins de 10 jours en moyenne
Le temps de traitement des facture des fournisseurs est diminué de 75%
28
Tiré de: “Linking Purchasing, AP Suppliers Key to Reengineering the P2P Network." Controller's Report. Feb 2012: 14-15. Print.
WF-SWAT Accelerated Automation ™
Montrez-moi les épargnes? Exemple P2P
Processus automatisé:
Le traitement manuel d’une facture coûte de $15.60 à $13.00, le traitement automatisé d’une facture coûte de $9.00 à $8.60, une réduction de coûts d’environ 60%
Une économie potentielle de $2 à 3 million pour une organisation de taille moyenne
Fourni des améliorations à tous les niveaux et un retour d’investissment entre 1 à 2 ans
29
Montrez-moi les épargnes? Exemple P2P
Tiré de: “Paper-Free AP, Automated Processing of Vendor Invoices.“ Esker, Document Process Automation. 2009: 6p. Stanmore, Roger. “Capturing the Essence of Accounts Payable Automation,” ReadSoft. 2007: 16p.
WF-SWAT Accelerated Automation ™
Noter que le temps et les efforts dispensés sur de laborieux processus manuels pourront être réinvesti à des tâches plus éloquentes telles:
Cohérence et qualité des ET (RFP)
Analyse des données des dépenses etc.
Revue et vérification des fonctions
30
Comment cela m’affecte-t-il?
WF-SWAT Accelerated Automation ™
La correspondance automatisé et les approbations électronqiues:
Base de données libre-service pour les employés
Système appliqué et réenforcé des politiques
Système appliqué et réenforcé de l’autorité de la délégation du pouvoir de signature
Approbation en ligne vs. papier
Capacité d’approbation en ligne approuvé/rejeté (avec justification)
Moins de temps perdu à courir avec les documents et approbations
31 WF-SWAT Accelerated Automation ™
Comment cela m’affecte-t-il?
User Acceptance Testing (UAT)
Expert en la matière
Former le formateur
Centre des solutions Tier 2
32
Comment puis-je participer?
WF-SWAT Accelerated Automation ™
Évolution du processus d’affaire Scénario SAP Reconception du processus d’affaire
1
2
4
Qu’est-ce que le SAP workflow? Comment puis-je l’obtenir? Réfuter les mythes…
3
Que le travail se poursuivre.
Examples d’automatisation SAP Approvisionnement au paiement (Procure-to- Pay (P2P)) / MyTravel Comment peuvent-ils vous affectez?
www.logicaconsulting.ca 33
Approche/méthodologie des automatisations Y-a-t-il des méthodologies prouvées ou préconçues? Meilleures pratiques
L’approche automatisée
Basé sur le niveau de maturité des projets d’automatisation des workflow SAP au sein de votre organisation…
Une approche d’intégration progressive est souvent recommandée pour les initiatives d’automatisation.
WF-SWAT Accelerated Automation 34
Approche progressive
Une approche progressive aidera à:
Intégrer étape par étape et à un bon rythme les SAP workflow au sein de votre organisation
Permettre le temps nécessaire pour contrôler la gestion du changement , l’intégration du projet ainsi que la formation nécessaire
Conseil!
Le workflow initial est celui qui prend le plus de temps à mettre en oeuvre au sein de l’organisation et nécessite le plus d’effort autant d’une perspective technique, de gestion du changement ou de la formation.
WF-SWAT Accelerated Automation 35
Approche progressive
Tout le travail effectué lors de la phase initiale, établi les fondations pour l’intégration de futurs processus d’affaires SAP workflow dans l’organisation
Les détails quant aux dates de livraison des différentes phases sont déterminées en fonction de la date de début du projet et des ressources disponibles.
Les dates de projet identifiées sont tentatives jusqu’à ce que l’exercice WF-SWAT du cahiers des charges (Blueprint) est complété.
Exemple d’un plan WF-SWAT Accelerated Automation pour votre information à la page suivante
WF-SWAT Accelerated Automation 36
L’équipe
SAP Workflow SWAT Team (WF-SWAT)
une équipe de rêve élite constituée de consultants SAP
consultants senior SAP
les membres du WF-SWAT sont choisi minutieusement
tous les consultants ont préalablement travaillés ensemble
confiance réciproque entre les membres et les capacités de chacun afin que les projets soient livrés rapidement avec l’implication collective de tous
les équipes travaillent sur la livraison des projets d’automatisation
WF-SWAT Accelerated Automation 37
Méthodologie unique
L’équipe WF-SWAT a conçu une méthodologie unique de planification de projets d’automatisation
“WF-SWAT Accelerated Automation”
Nouvelle méthodologie pour la mise en oeuvre et la gestion de projet
Facilite la livraison de produits dans les courts délais identifiés
WF-SWAT Accelerated Automation 38
Méthodologie unique
WF-SWAT Accelerated Automation Methodology Considérant que les clients ont des objectifs stratégiques et des délais à
respecter, la WF-SWAT Accelerated Automation Methodology peut être utilisée afin de réussir la mise en oeuvre lors de délai très sérrés.
L’unique Accelerated WF-SWAT Implementation methodology est critique dans l’accomplissement du projet dans de court délais.
La Accelerated WF-SWAT Implementation methodology (WF-SWAT) suit les différentes phases à haut niveau tel qu’identifiées sur le diagramme suivant.
Notez que les phases de projet du WF-SWAT est en ligne avec les phases de
projets SAP ASAP.
WF-SWAT Accelerated Automation 39
Méthodologie unique
40
WF-SWAT Plan
WF-SWAT Cahier des charges
(Blueprint)
WF-SWAT Construction
WF-SWAT Ligne
d’Arrivée
WF-SWAT En ligne
WF-SWAT
Support
WF-SWAT Amélioration
Carte routière du WF-SWAT Accelerated Automation
La méthodologie WF-SWAT Accelerated Automation assure la présence d’une équipe de travail qui est en mesure de travailler avec les ressources expérimentées internes sur le lieu de travail au moment opportun, lors de chacune des phases de la livraison du projet et afin d’accomplir les tâches spécifiques à l’intérieur du délai prévu.
WF-SWAT Accelerated Automation
Méthodologie unique
WF-SWAT intègre plusieurs éléments qui interagissent ensemble afin d’offrir un support rapide et efficient de la mise en oeuvre des projets d’automatisation SAP.
Les éléments qui font parti de l’approche Accelerated WF-SWAT (WF-SWAT) sont:
Méthodologie
Ressources
Outils et accélérateur
WF-SWAT Accelerated Automation 41
L’approche WF-SWAT
En arrivant, le groupe de travail...
1. Analyse
2. Concevoit
3. Livre
4. Forme
En quittant, le groupe de travail...
4. Offre un support (à distance ou sur place)
5. Analyse le processus
Nous établissons des équipes de travail; dans de courts délais, sans compromis, jusqu’à ce que la solution automatisée soit livrée
WF-SWAT Accelerated Automation 42
Qu’est-ce que nous offrons…
introduction des workflow au sein de votre organisation
démarage de votre moteur SAP
automatisation de vos processus d’affaires (activation des workflow)
gestion de votre projet workflow
formation des employés
WF-SWAT Accelerated Automation 43
Validation de principe du Workflow
validation de principe (5jours):
mise en marche/configuration de de votre moteur WF
activation du model démonstrateur SAP-WF
configurationdu portail externe de courriels
fourni une démonstration et un aperçu du WF
validation de principe de votre système
WF-SWAT Accelerated Automation 44
SAP Workflow
Comment ceci peut-il être évalué?
La performance des items livrés est contrôlée et évaluée
SAP livre des rapports Workflow
• Production de statistiques pour les processus d’affaires;
• Obtenir des échantillons statistiques;
• Analyse de la distibution du travail et du temps;
• Capacité à déterminer des moyennes de rendement quant au temps passé sur les différents workflow/processus d’affaires en place
WF-SWAT Accelerated Automation 45
En conclusion
SAP Workflow c’est… Un outil énormément puissant Une technologie qui confère des
pouvoirs Déja dans votre système SAP en
attente d’être activé!
WF-SWAT Accelerated Automation 46
Optionel (si le temps le permet) – Annexe A
Approvisionnement au paiement
(Procure-to-Pay (P2P) ) Démonstration d’impressions d’écran
48 www.logicaconsulting.ca
49
Purchase Requisition
Need for Goods or Services Identified 1
2
4
Purchase Order 3
P2P Demo – Integrated into SAP Portal
AP Processing (E-Invoice to Payment)
52
Purchase Requisition
Need for Goods or Services Identified 1
2
4
Purchase Order 3
AP Processing (E-Invoice to Payment)
P2P Demo – Integrated into SAP Portal
57
Purchase Requisition
Need for Goods or Services Identified 1
2
4
Purchase Order 3
AP Processing (E-Invoice to Payment)
P2P Demo – Integrated into SAP Portal
62
Purchase Requisition
Need for Goods or Services Identified 1
2
4
Purchase Order 3
AP Processing (E-Invoice to Payment)
P2P Demo – Integrated into SAP Portal
Procure-to-Pay (P2P) Demo Q & A
(extra print-screens to follow – optional)
68 www.logicaconsulting.ca