SCENARII DE MUTUALISATION

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Accompagnement UMS MSH Scénarii Michel ILBIZIAN et Éric PAYSSE 30 mai 2007

ACCOMPAGNEMENT DE L’ELABORATION DU

CONTRAT D’OBJECTIFS DE L’UMS DE LA MSHet des fonctions qui lui sont rattachées

SCENARII DE MUTUALISATION

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Sommaire de la présentation

1 - Rappel des étapes et du champs de l’intervention

2 - État existant – état désiré3 - Les fonctions de soutien à la recherche : des

visions à partager4 - Le transfert des fonctions à l’UMS5 - Évolution des postes6 - MSH, Gouvernance et management7 - A suivre

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Les étapes de l’intervention

((

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1- Entretien avec les pilotes

recueil informations

( (

2 - Entretiens avec la direction – validation du

cadre et des objectifs

( (

3 – Réunion des directeurs d’unité – cohésion et vision

4 – entretiens individuels

avec les directeurs – inventaire et spécificités

5 – Réunion des personnels d’appui –

démarche et cohésion

6 – Entretiens individuels avec les personnel d’appui compétences et souhaits

7 – Réalisation et diffusion de la synthèse des

informations collectées

8 – Réunion des

personnels d’appui – fonction, niveau de

performance et dimensionnement

9 – Réunion des directeurs d’unités scénarii et

évaluation

10 – Restitution aux directions des

résultats

Février 2007 30 mai 20079 mai 2007

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Le champs de l’intervention

• Le champs de l’intervention est celui de la MSH composé de ses 7 laboratoires,

• La mutualisation porte sur les 6 fonctions suivantes :– Documentation– Secrétariat d’édition (hors édition électronique)– Communication, valorisation de la recherche,– Gestion de contrat,– Informatique,– Traduction

• Le but de l’UMS est d’apporter flexibilité et pérennité de ces fonctions de soutien à la recherche.

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L’état existant

Un état de l’existant a permis préalablement de:

• Différencier les fonctions mutualisables de celles qui sont spécifiques aux laboratoires,

• Caractériser les personnels aux fonctions mutualisables,

• De mettre en évidence les forces et faiblesses des laboratoires.

cf. document « synthèse9mai »

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L’état désiré

• Le travail en comité des directeurs a permis de dessiner une UMS à septembre 2009 :

• Avec des locaux à St Jean d’Anjely capables d’accueillir 5 laboratoires sur 7 et une bibliothèque…

• Des effectifs ad hoc permettant de dégager les chercheurs de fonctions de soutien à la recherche,

• Une dynamique favorisant le transdisciplinaire

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Les travaux de groupe directeurs et ITA-IATOSet les entretiens individuels

Ceux-ci nous conduisent à faire quelques constats:

• La communication interne (entre catégories de personnels et entre laboratoires) est déficiente,

• La « problématique » de la mutualisation comme le projet MSH ne sont pas évalués de la même manière suivant les laboratoires, les personnels,

• L’UMS ne peut soutenir un labo contre son gré, néanmoins elle n’a pas une fonction de « pompier »…

• Le travail en groupe ad hoc permet d’identifier, de partager les problèmes et de trouver les meilleures solutions (commission documentation, groupe communication…).

Aussi nous vous proposons une vision à partager de la mutualisation :

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LES FONCTIONS DE SOUTIEN A LA RECHERCHE : Un équilibre à trouver

FONCTIONS TRANSVERSALES(6 fonctions mutualisables)

FONCTIONS DE PROXIMITESecrétariat, accueil, gestion mission…

FONCTIONS SPECIALISEESGéomatique…

Ex : base de données documentaires, informatique de recherche

Ex: organisation séminaire,Édition actes de colloques…

Les fonctions transversales sont transdisciplinaires. Via la mutualisation elles sont systématiquement professionnalisées (personnel du métier) afin d’en optimiser les performances (rapport coût/qualité/délai).Les fonctions de proximité visent à apporter un environnement « confortable » propice au travail des chercheurs. Les fonctions spécialisées visent un appui direct et technique au processus de recherche.

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LES FONCTIONS DE SOUTIEN A LA RECHERCHE :

Des compétences et des motivations à partager

Compétences en réseau dans les laboratoires via les correspondants MSH

Compétences mutualiséesen poste dans un laboratoire

Compétences mutualisées en poste à l’UMS

- Les compétences en poste à l’UMS sont clairement mutualisées.- Les compétences en poste dans les labos doivent faire l’objet d’une mobilisation spécifique (nous pensons à H.ANDRES (communication), M.CLATOT (édition), C.KALFA (gestion de contrat), A.JOUVENEZ (informatique).- Les autres compétences se font connaître via le réseau interne MSH Nice composé des secrétaires de laboratoire.

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des modalités de délégation à négocier

• Délégation totale (maîtrise d’œuvre): Collaboration directe avec les chercheurs et le cas échéant transfert d’un budget prévisionnel.

• Délégation partielle (sous-traitance): Coopération à convenir avec le secrétariat de l’unité et les chercheurs.

• Délégation définitive (transfert): La fonction est définitivement assurée par l’UMS.

• Délégation occasionnelle (appui ou conseil) : La fonction n’est assurée qu’à l’occasion d’un projet.

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Matrice de délégation de fonction

DELEGATION DEFINITIVE DELEGATION OCCASIONNELLE

DELEGATION TOTALE Documentation Organisation du colloque URMIS

Édition de la revue "Noësis« …

Édition de la revue « Corpus 2007 » …

DELEGATION PARTIELLEColloque annuel CMMC …

gestion du contrat ANR XXXCatalogage du fond CRHI …

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Une approche ajustée à chaque labo

Compte tenu des différences entre les labos(discipline, taille, besoin de soutien…),la mutualisation conduit pour chacun à :

• Un planning de délégation de fonction• des négociations• des engagements … SPECIFIQUES!

Car globalement le programme pour l’UMS peuts’établir comme suit :

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Les démarches de transfert des fonctions à l’UMS

Etat Présent :

DOC: la commission travaille, lance une enquête/labos et rencontre DPI

EDIT: mutualisation en vue sur MSH Carlone

COM/VR: échec poste

GEST-CONT : besoins à évaluer Urmis-LPEQ

INF: insatisfaction éparse

TRAD: pas de prestation

Etat Désiré :

DOC: Une bibliothèque MSH opérationnelle. Une politique commune en documentation électronique

EDIT: Un pôle édition servant 5 labos, en position d’associer les ressources Cepam et Urmis

COM/VR : Communication interne MSH rôdée, supports grands événements+ web et conseil stratégie com.

GEST-CONT : 100% contrat MSH + ANR + support labos

INF : 100%du parc sous CRI – conseil et interface.

TRAD : Anglais / contrat de sous-traitance MSH

09/07 09/08 09/1009/09

Enquête, Négociation parties prenantes,

préparation emménagement

Prise en charge BCL,CRHI,CMMC avant

le déménagement, étude des modalités de

coopération avec Cepam+Urmis

Mise en place d’une communication interne MSH

Enquête besoins labos et modalités de coopération

Enquête besoins URMIS, LPEQ, appui, formation et création de poste

Négociation prise en charge des parcs par le CRI,

politique déploiement informatique

Étude des besoins quantitatifs et qualitatifs

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Postes labos : 13

GEST : 4 ETP

DOC : 5 ETP

EDIT : 2,5 ETP

INF : 1 ETP

COM : 0,5 ETP

TRAD : 0 ETP

Évolution des postes UMS et Labos

Etat Présent :

Postes UMS : 2

GEST : 1 AJT

COM : 1 AI

09/07 09/08 09/09 09/10

2007 - 2008:

Postes UMS : 5

MGT : 1 IR

GEST: 1 T

EDIT : 1 IE

COM : 2 (+1IE)

Postes labos : 12

GEST : 3 ETP

DOC : 5 ETP

EDIT : 2,5 ETP

INF : 1 ETP

COM : 0,5 ETP

TRAD : 0 ETP

Postes labos : 5/2

GEST : 2 ETP

DOC : 0 ETP

EDIT : 2,5 ETP/ 0

INF : O ETP

COM : 0,5/ 0 ETP

TRAD : 0 ETP

Postes labos : 16 ETP

GEST : 4 ETP

DOC : 6 ETP

EDIT : 4 ETP

INF : 1 ETP

COM : 1 ETP

TRAD : 0 ETP

2008 - 2009:

Postes UMS : 7

MGT : 1

GEST: 2 (+ 1AI)

EDIT : 1

COM : 2

DOC : 1 IE

2009 - 2010:

Postes UMS : 13/16 +2BU

MGT : 1

GEST: 3 (+ 1AI)

EDIT : 1 / +2,5

DOC : 4 (1IE+3 )+2BU

COM : 2 / +0,5

INF : 1 AI ou IE

TRAD : 1

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Au-delà d’une structure, créer un esprit MSH

ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT

MOYENS HUMAINS ET MATERIELS

PERSONNES ET EQUIPES

2

3

COMMUNICATION ET NEGOCIATION

ENGAGEMENTSSENS ET COHESION

1 3

1

2

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Gouvernance

Le comité directeur assure la gouvernance quiconditionne l’existence et définit l’identité de la MSH.

Le comité directeur oriente la construction d’uneMSH transdisciplinaire et d’une UMS dans le respectdes laboratoires qui la composent.

Il est responsable de la mise en œuvre de la politiquede la MSH et des moyens associés.

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Management

• Il est indispensable,

• Le rôle du Secrétaire Général est déterminant dans le processus de mutualisation et de construction de la MSH… à terme dans son fonctionnement.

• Si le SG n’est pas là en septembre qui va jouer son rôle ?

- des directeurs de labos prennent des missions,- externalisation (chargé de mission, prestataire…).- …

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Pour…suivre…le tempo

• Rendre compte rapidement aux administrations de tutelle et aux personnels ITA-IATOS,

• Collectivement et immédiatement, se mobiliser autour du pourvoi du poste de SG et des suivants,

• Par laboratoire, préparer le plan de délégation de fonction pour le dernier trimestre,

• Acter le mode de management en septembre 2007 pour construire l’équipe UMS…

Documents

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