SUJET : L’étiquette du courrier électroniquegwrradot.com/wp...GWRRA-GI_Vous-avez-du-courrier.pdf · Presque tout le monde a un compte de courrier électronique, que ce soit pour

PROGRAMME DE FORMATION – UNIVERSITÉ GWRRA GUIDE DE L’INSTRUCTEUR

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SUJET :

L’étiquette du courrier électronique

TITRE :

Module GWRRA Vous avez du courrier! Comment utiliser le courrier électronique de façon professionnelle, compétente et productive.

AUDITOIRE :

Les Directeurs de Chapitres, l’équipe et les membres.

DURÉE :

Environ 90+ minutes

RESSOURCES :

Un projecteur ACL et un écran Ordinateur Une salle de réunion de grandeur appropriée pour le nombre de participants attendus. Documents à distribuer

Objectif : Que les participants comprennent comment composer un courriel clair et concis qui permet la meilleure communication possible.

Résultat : Vous utilisez le courrier électronique de façon productive et compétente.

Questions essentielles : 1. Quels sont les éléments d’un courriel bien écrit? 2. Comment lisez-vous vos courriels et comment y répondez-vous? 3. Quelles sont les erreurs les plus courantes commises dans les courriels? 4. Comment utiliser les listes bcc (copie conforme cachée), cc (copie conforme), les pièces

jointes, les listes d’expéditeurs cachés, les signatures de courriels, etc. 5. Quand l’envoi d’un courriel n'est-il pas approprié?


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Diapositive Principes Directives et Activités

Diapo. 1 :

Activité d’apprentissage :

• Dans la pièce, trouvez quelqu’un que vous ne connaissez pas et découvrez 3 choses que vous avez en commun avec cette personne.

Compte-rendu :

• Chacune des deux personnes présentera l’autre au reste du groupe et nommera la chose qu’ils ont en commun.

Diapo. 2 :

Ouvrir la boîte de réception des courriels peut être comme ouvrir une boîte de Pandore de grammaire inadéquate, de fautes d’orthographe et de mauvais goût.

Question tour-de-table :

• Pourquoi parler de courrier électronique?


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Lien : Qui n’utilise pas le courrier électronique de nos jours? Presque tout le monde a un compte de courrier électronique, que ce soit pour les affaires, pour le plaisir ou pour les contacts avec la famille. Nous utilisons maintenant le courrier électronique de façon quasi quotidienne. Toutefois, peu d'entre nous sommes vraiment capables d’écrire des courriels clairs et concis.

Diapo. 3 :

La communication, ce n’est pas toujours ce que vous voyez, mais ce que vous entendez. Lorsque l’on communique par courriel, la personne à qui on s’adresse ne reçoit aucune indication du langage corporel, ce qui rend difficile l'obtention d'un message clair. Il est facile de mal comprendre messages courriels sont facilement mal compris. Un courriel mal compris peut blesser le destinataire ou le mener à prendre des décisions erronées.


• Les participants comptent de 1 à 4. Les #1 forment un groupe, les #2 en forment un autre, etc.

• Chaque groupe choisit un rapporteur.

Question(s) :

• Pourquoi est-ce facile d’être mal compris dans un courriel?

• Quelles sont les conséquences d’être mal compris?

Compte-rendu :

• Chaque groupe fait rapport.

Lien : Puisque la communication, ce n'est pas toujours ce que vous entendez mais ce que vous voyez, il faut bien s’assurer que le message est clair et ne prête pas à une mauvaise interprétation. Il n'est pas inhabituel de recevoir un courriel dont le contenu ou l'intention n'est pas immédiatement clair. Et qu’arrive-t-il quand vous recevez un courriel qui contient ces abréviations courantes qu’on utilise pour rédiger des messages plus courts ?


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Diapo. 4 :

2L8 - too late // trop tard AAMOF - as a matter of fact // en fait AFAIK - as far as I know // à ma connaissance CMIIW -- correct me if I'm wrong // corrigez-moi si je me trompe CUL - see you later // à plus tard FWIW - for what it’s worth // pour ce que cela vaut IKWUM - I know what you mean // je vous comprends IMHO - in my humble opinion // à mon humble avis KWIM - Know what I mean? // tu comprends? ROTFL - rolling on the floor laughing // rire à s’en rouler par terre AFAIAA - as far as I am aware // à ma connaissance DQMOT - don’t quote me on this // je me trompe peut-être


• Mêmes groupes.

• Choisissez un marqueur et une personne qui aidera à déterminer qui lève la main en premier.

• La première personne qui connaît la signification de l’abréviation ou de l’expression lèvera la main.

• Un point est accordé pour chaque bonne réponse. Le groupe gagnant est celui qui obtient le plus de points.

• Première expression, attendez la réaction puis donnez la réponse.

• Des questions aux groupes devraient suivre.

Question(s) :

• Les émoticônes peuvent-ils bien remplacer les phrases écrites?

• Connaissez-vous la différence entre un émoticône et un emoji?

Compte-rendu :

• Chaque groupe fait rapport.

• Reconnaître le groupe qui interprète le plus d’abréviations.


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Lien : Vu que plus de 100 milliards de courriels sont envoyés et reçus chaque jour à travers le monde entier, comment vous assurerez-vous que votre courriel sera ouvert et lu? Un courriel ne veut rien dire à moins d’être ouvert et lu.

Diapo. 5:

La ligne objet : Complétez la ligne objet, même s’il s’agit d’un courriel personnel. La ligne objet doit identifier de manière concise ce sur quoi vous écrivez.


• Mêmes groupes de quatre.

• Choisir un rapporteur.

Question(s) :

• Comment une ligne objet assure-t-elle que le courriel sera lu?

• Comment la ligne objet vous aide-t-elle à planifier le libellé de votre courriel?

• Comment la formule de salutation établit-elle le ton de votre courriel?

• Quels courriels ne devraient pas être ouverts et comment le déterminer?

Compte-rendu :

• Chaque groupe fera rapport.

• Vous assurer que les points-clés sont couverts.

Lien : Lorsque vous rédigez un courriel, vous voulez vous assurer que les personnes reçoivent le message qui leur est destiné, mais vous voulez aussi protéger leur vie privée.


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Diapo. 6 :

À qui est-ce envoyé?

• Tenez-compte de votre auditoire (CC, BCC).

• N’exposez jamais l’adresse courriel de vos destinataires à des étrangers en les énumérant tous dans le champ À :

• Les listes d’adresses électroniques peuvent être regroupées en des adresses de groupe. Vérifiez votre programme de messagerie pour savoir comment.


• Qui met-on sur la liste d’adresses.

• Qu’est-ce qu’un BCC? Qu’est-ce qu’un CC?

Lien : Il faut d’abord compléter la ligne objet et identifier les personnes qui devraient recevoir le courriel. La partie qui suit est plus difficile. C'est de vous assurer d’énoncer clairement le message que vous voulez qu'ils reçoivent.

Diapo. 7 :

Formules d’appel : Pour une, deux ou trois personnes, indiquer le nom de chaque personne dans la salutation: Chers Tom, Mary et Jim. Lorsque vous vous adressez à un plus grand groupe, vous pouvez utiliser une formule de politesse commune: Chère équipe. Les raccourcis tels que "4 u" (pour


• Mêmes groupes de quatre.

• Choisissez un nouveau rapporteur.

Question(s) :

• Comment réduire le risque d'erreurs ou de malentendus?

• Que devriez-vous éviter dans le contenu de votre


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vous), "Gr8" (pour génial) ne sont pas acceptables. Soyez précis, mais pas trop concis. Incluez toutes l’information pertinente, mais n’en mettez pas trop. LES LETTRES MAJUSCULES SONT L’ÉQUIVALENT DE CRIER. Relisez-vous ! Vérifiez l’orthographe! Lisez votre courriel à haute voix ou à une autre personne!

message?

Compte-rendu :

• Chaque groupe devrait faire rapport.

Points de discussion supplémentaires :

• Prenez garde que votre choix de mots ne transmette pas de colère et de frustration; le destinataire «entendra» cette colère et cette frustration dans votre texte.

• Rappelez-vous que sans intonation et sans langage corporel, les messages sont facilement mal interprétés.

Lien : C’est une chose d’envoyer un message clair et concis. C’en est une autre de déléguer une tâche par courriel. Chaque courriel que vous envoyez doit être mûrement réfléchi, mais il convient d’y accorder encore plus d’attention lorsque vous envisagez de déléguer une tâche.

Diapo. 8 :

Qu'est-ce que cela implique ?

• Précisez exactement comment et quand vous en avez besoin: Par retour de courriel ? Délai spécifique?

• Ne vous attendez pas à une réponse immédiate.


• Mêmes groupes.


Question(s) :

• Est-il avisé de déléguer une tâche par courriel?

• Comment le faire


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• Dans quel autre format l'information peut-elle être envoyée? (appel téléphonique, retour de courriel, rapport)

• À qui l’information est-elle destinée ? (qui doit recevoir une CC)

• Si vous faites une demande, concluez toujours avec un remerciement.

efficacement et avec de bonnes intentions (faciles à comprendre)?

• Que devez-vous prendre en compte et inclure quand vous déléguez par le biais du courrier électronique ?

Compte-rendu :

• Chaque groupe devait faire rapport.

• S’assurer que les points clés sont couverts.

Diapo. 9 :

Assurez-vous de déléguer de façon claire et rappelez-vous de demander à la personne de vous contacter pour expliquer ce qu'elle comprend de la tâche à accomplir.


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Diapo. 10 :

Quand on oublie les pièces jointes Si l'une des raisons d'envoyer un courriel est d'envoyer un fichier, n'oubliez pas de l'inclure. C'est facile de l’oublier. Une stratégie consiste à joindre le fichier avant d'écrire le courriel. Fichier trop grand? Dans un format de fichier courant? (Le destinataire pourrait ne pas être en mesure de l'ouvrir). Est-ce quelque chose qu’il est approprié que les autres voient? Vous n'avez aucun contrôle une fois que vous avez partagé un fichier.


• Mélangez les groupes pour qu’ils interagissent avec les autres.

• Les participants comptent en série de 4. Tous les #1 forment un nouveau groupe, etc.

Question(s) :

• Qu’est-ce qu’une pièce jointe?

• Quelles sont vos préoccupations quand vous envoyez un courriel?

Compte-rendu :

• Chaque groupe fera rapport. S’assurer que les points clés sont abordés.


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Diapo. 11 :

Signatures : Si votre programme de messagerie ne signe pas votre courriel automatiquement avec votre nom, votre adresse, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone, ajoutez-les vous-mêmes.


• Quelle information devrait comprendre une signature électronique?

• Comment créer une signature automatique?

Lien : Maintenant que nous sommes devenus des expéditeurs de courriels plus compétents, quelle est la meilleure façon de gérer les courriels entrants?

Diapo. 12 :

Donnez au rédacteur le bénéfice du doute.

Demandez des précisions poliment. Suggérez de discuter de la question en personne.


• Que faire si vous recevez un courriel qui porte à confusion ou qui n’est pas clair?


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Lien : Si vous recevez plusieurs courriels tous les jours, vous devez les gérer efficacement ou votre boîte de réception deviendra un cauchemar.

Diapo. 13 :

• Si le courriel que vous recevez mentionne une date limite dans deux semaines, n'attendez pas deux semaines avant de répondre. Accusez plutôt réception rapidement en envoyant un « merci » ou « je le ferai » ou « je ne peux pas le faire ».

• Bloquez les pourriels.

• Si un message n’est pas important et ne nécessite aucune autre action, supprimez-le.


• Mêmes groupes.


Question(s) :

• Comment pouvez-vous gérer efficacement tous les courriels que vous recevez?

• Comment se débarrasse-t-on des courriels indésirables?

Compte-rendu :

• Chaque groupe devrait faire rapport.


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Diapo. 14 :

Il vous faut moins de 2 minutes pour répondre à un courriel et le supprimer de votre boîte de réception, alors faites-le! S'il s'agit d'un message important ou que vous souhaitez le conserver pour référence ultérieure, déplacez-le dans un dossier de messagerie. Gérez les courriels que vous souhaitez conserver au moyen de fichiers.

Lisez-le

Répondez-y

Classez-le.

Lien :

Diapo. 15 :

Avant d'envoyer un autre courriel, demandez-vous si le courriel est vraiment la bonne plate-forme pour communiquer votre message. Un appel téléphonique serait peut-être plus approprié. Ou une réunion en face-à-face. (Un bon endroit pour leur donner quelques exemples de ce qui devrait et ne devrait pas être traité par courriel.)


• Chaque groupe se voit attribuer un scénario, et décide de la meilleure façon de le traiter – courriel, appel téléphonique ou face-à-face – puis explique pourquoi il devrait être géré de cette manière.

Scénarios :

• Condoléances.

• Retrait de l’Équipe.

• Accueil d’un nouveau membre.


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• Traiter du projet budgétaire.

• Détails de randonnées.

• Information personnelle.

• Délégation.

Lien : Toutes les formes de communication, que ce soit un courriel, un face-à-face, un discours, ou un article de presse écrite, rejaillissent sur vous. Et lorsque vous occupez un poste de leader, les communications par courriel ne sont qu'un moyen de faire une impression sur votre Équipe et sur les membres du Chapitre. Espérons que vous ferez une bonne impression.

Diapo. 16:

• Les courriels professionnels sont destinés à être lus rapidement, avec des points clés à puces.

• Un courriel de style professionnel pourrait sembler brusque à un ami ou à un bénévole.

• Si votre courriel est éparpillé, désorganisé et rempli d'erreurs, le destinataire sera enclin à vous considérer comme éparpillé, négligent et désorganisé.

• Si votre courriel est trop court, on pourrait croire que vous êtes brusque ou en colère

• Faites briller votre image!


• Mêmes groupes.

• Choisissez un rapporteur.

Question(s) :

• En quoi la communication par courriel avec un bénévole diffère-t-elle de celle envoyée à un associé d’affaires.

Compte-rendu :

• Chaque groupe fera rapport.


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Diapo. 17 :

C’est important de s’en rappeler avant de placer vos doigts sur le clavier! Vos courriels sont un reflet de vous-même et de vos capacités comme officier de GWRRA.

Diapo. 18 :

Qui va poser la première question?


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Diapo. 19 :

Diapo. 20 :

Créé par : Lorrie M. Thomas

Juin 2016

Traduit par : Lyette Babin-MacKay

Juin 2018

Traduction révisée par : Michel Lavoie

Juin 2018