WORD - Microsoft Internet Information Services 82019 de Word et intègre les nouveautés et différences de la version livrée avec Office 365. Vous découvrirez les nouvelles fonctionnalités

ISSN : 1630-0025 ISBN : 978-2-409-01761-2

10,90 €

Ce livre couvre les fonctions avancées de Microsoft® Word ; il est destiné à toute personne connaissant les bases de Word et souhaitant aller plus loin par l’apprentis-sage des fonctions avancées de ce traitement de texte. Il a été rédigé avec la version 2019 de Word et intègre les nouveautés et différences de la version livrée avec Office 365.

Vous découvrirez les nouvelles fonctionnalités relatives à l’affichage. Vous verrez ensuite comment gérer les différentes versions d’un même document et comment modifier un document pdf dans Word.

Vous apprendrez ensuite à créer des insertions automatiques, des équations mathématiques, à insérer des champs pour afficher des informations variables… Vous verrez également la nouveauté relative aux modèles 3D.

Dans la partie consacrée à la mise en forme du document, vous apprendrez à utiliser les polices OpenType dans Word, à créer des listes à plusieurs niveaux, à comparer des mises en forme, à personnaliser le thème du document, à créer et gérer les styles et à créer des modèles de document.

Une partie est consacrée à la création de longs documents : vous apprendrez à orga-niser votre document en sections, à créer plusieurs en-têtes et pieds de page pour un même document, à créer des signets et renvois, des notes de bas de page et de fin de document et à insérer un filigrane dans le fond des pages. Vous apprendrez à créer le plan du document à partir des différents styles de titres puis à bâtir table des matières, table des illustrations, bibliographie, index et document maître.

La partie suivante est consacrée à la réalisation de formulaires et mailing (publi-postage).

Pour finir, vous verrez comment importer des données dans Word (une feuille de calcul Excel, par exemple), comment partager et co-éditer un document, comment personnaliser votre environnement de travail en modifiant la barre d’outils Accès rapide, le ruban et en gérant vos comptes utilisateurs Microsoft et comment créer des macro-commandes.

WORD (versions 2019 et Office 365)Maîtrisez les fonctions avancées du traitement de texte de Microsoft®

Pour plus d’informations :

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Microsoft® WORD (versions 2019 et Office 365) Maîtrisez les fonctions avancées du traitement de texte de Microsoft®

Table des matières

© Editions ENI - Toute reproduction interdite 1

Environnement et documents

i AffichageOptimiser le mode d'affichage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Utiliser les outils d'apprentissage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

i Gestion des documentsRécupérer une version d’un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Enregistrer un document au format PDF ou XPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Modifier un document PDF dans Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Définir les propriétés d’un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Insérer un document dans un autre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Comparer des documents côte à côte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Publier un document en tant que billet de blog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Contenus spécifiques

i Recherche/remplacementRemplacer une mise en valeur par une autre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Rechercher/remplacer des marques de mise en forme . . . . . . . . . . . . . . 30

Utiliser des critères de recherche élaborés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

i Insertions automatiquesCréer une insertion automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Utiliser une insertion automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Gérer les insertions automatiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

i Équations mathématiquesInsérer une équation prédéfinie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Créer une équation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Créer une équation manuscrite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Gérer les équations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Enregistrer une équation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

i ChampsInsérer un champ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Mettre à jour un champ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

lcroise

Tampon

Table des matières

2

Afficher/masquer les codes des champs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48

i TableauxPoser et utiliser des taquets dans un tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49

Répéter des libellés de colonnes sur plusieurs pages . . . . . . . . . . . . . . .49

Scinder un tableau en deux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49

Trier une seule colonne d’un tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49

Convertir un texte en tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50

Faire un calcul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51

Enregistrer un tableau dans la galerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54

i Objets, images et vidéosGérer la grille de dessin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56

Modifier l’habillage d’un objet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59

Changer le type d’une forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62

Enregistrer une zone de texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62

Rogner une image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63

Supprimer l'arrière-plan d'une image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66

Compresser des images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67

Insérer une vidéo à partir d’un site Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

Ajouter et modifier un modèle 3D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72

Mises en forme, thèmes, styles et modèles

i Mises en forme spécifiquesUtiliser les fonctionnalités OpenType . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77

Créer une liste à plusieurs niveaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80

Afficher la mise en forme d’un texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82

Sélectionner les textes ayant une mise en forme identique . . . . . . . . . . .85

Comparer la mise en forme entre deux textes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86

Effacer la mise en forme d’un texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .87

i ThèmesPersonnaliser le thème d’un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88

Enregistrer un thème. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91

Table des matières


i StylesCréer un style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Créer un style de liste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Appliquer un style de caractères . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Appliquer un style de paragraphe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Sélectionner les textes possédant le même style . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Gérer les styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Importer des styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

Changer le jeu de styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Enregistrer un nouveau jeu de styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

i ModèlesCréer un modèle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Modifier un modèle de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Changer le modèle associé à un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Longs documents

i SectionsCréer et formater une section . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Présenter du texte sur plusieurs colonnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Insérer un saut de colonne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Aligner du texte dans la hauteur de la page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

i En-têtes et pieds de pageCréer un en-tête ou un pied de page personnalisé . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Gérer les en-têtes et les pieds de page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

i Signets et renvoisCréer et utiliser des signets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

Créer des renvois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

i NotesCréer des notes de bas de page et des notes de fin de document. . . . . 137

Gérer les notes existantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

Table des matières

4

i FiligraneCréer un filigrane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140

Gérer les filigranes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144

i PlanCréer un plan en utilisant les styles prédéfinis de titre . . . . . . . . . . . . .146

Attribuer un niveau hiérarchique à un paragraphe . . . . . . . . . . . . . . . . .147

Exploiter le plan d’un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148

Utiliser le volet de navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .150

Numéroter les titres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153

Personnaliser la numérotation des titres du plan . . . . . . . . . . . . . . . . .155

i TablesConstruire une table des matières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .158

Mettre à jour une table des matières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163

Enregistrer une table des matières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .164

Associer une légende à un objet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165

Créer une table des illustrations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168

Créer une bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .171

Gérer les sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177

i IndexCréer un index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .179

Mettre à jour une table d’index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .188

i Documents maîtresCréer un document maître . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .189

Utiliser un document maître . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190

Publipostage

i FormulairesCréer un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193

Insérer des contrôles de formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .194

Définir les propriétés d’un contrôle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .196

Protéger un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .200

Utiliser un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .202

Table des matières


i MailingLes étapes de conception d’un mailing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Créer un mailing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

Ouvrir un document de base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Créer une liste de destinataires. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Gérer les enregistrements d’une liste de destinataires . . . . . . . . . . . . 212

Trier une liste de destinataires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

Limiter l’exécution d’un mailing à certains enregistrements . . . . . . . . . 219

Poser une condition pour l’affichage d’un texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Réaliser des étiquettes de publipostage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Fonctions avancées diverses

i Importation/exportation de donnéesCopier des données Excel dans Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Créer une feuille de calcul Excel dans Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

Insérer un lien hypertexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

i Travail de groupeIntroduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

Partager un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

Gérer les accès à un document partagé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

Co-éditer un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

Gérer les commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Activer le suivi des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Modifier les options de suivi des modifications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

Fusionner des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

Accepter ou refuser les modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

Protéger le contenu d’un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Marquer un document comme étant final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

Limiter la mise en forme d’un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264

Associer un mot de passe à un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

i ConfigurationExploiter la correction automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Utiliser les règles AutoMaths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

Paramétrer la vérification orthographique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Table des matières

6

Utiliser un dictionnaire personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275

Préciser la langue utilisée pour la vérification orthographique. . . . . . . . .277

Personnaliser la barre d’outils Accès rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .278

Personnaliser le ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .281

Définir des raccourcis-clavier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .286

Gérer les blocs de construction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .288

i Gestion des comptes utilisateursGénéralités sur les comptes utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290

Ajouter ou se connecter à un compte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290

Modifier l’arrière-plan et le thème Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .292

Ajouter ou supprimer un service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293

Gérer les mises à jour des logiciels Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .294

i Macro-commandesAfficher l’onglet Développeur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295

Créer une macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295

Exécuter une macro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .297

Modifier une macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .297

Supprimer une macro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .298

Annexes

i Raccourcis-clavierLes mises en forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .299

Déplacements/sélections et saisies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .300

Les raccourcis-clavier spécifiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .301

Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .303

Sections


Sec t i on s

Wo rd (vers i on s 2 01 9 et Offi ce 3 65 ) - Fo nc t i on s avanc éesCréer et formater une section

Une section est une partie de document qui possède une mise en page particulière(par exemple, une disposition sous forme de colonnes, une orientation de pagedifférente...). Pour différencier les sections, vous devez d’abord les séparer par dessauts de section puis procéder ensuite à leur mise en page.

Insérer un saut de section

i Positionnez le point d’insertion au début de la section qui doit être créée.

i Dans l’onglet Mise en page, cliquez sur le bouton Sauts de pages visible dans legroupe Mise en page.

i Cliquez sur l’option correspondant au type de saut de section souhaité visible dans lazone Sauts de section :

Page suivante Insère un saut de section associé à un saut de page afin que la nou-velle section commence en haut de la page qui suit la page active.

Continu Insère un saut de section et commence la nouvelle section à la finde la section précédente sans insérer de saut de page.

Page paire Insère un saut de section et commence la nouvelle section sur lapremière page paire qui suit.

lcroise

Tampon

Word (vers i o ns 2019 et O f f i ce 365) - Fonct i on s a vancées

Longs documents

122

En affichage des marques de mise en forme (onglet Accueil - ), Word affiche lelibellé Saut de section suivi du type de saut de section.

m Pour afficher le numéro de la section active dans la barre d’état, cliquez avec le bou-ton droit de la souris sur la barre d’état puis cliquez sur l’option Section ; un nouveauclic sur l’option Section permet de masquer le numéro de la section active.

Mettre en forme une section

i Positionnez le point d’insertion dans la section à formater.

i Réalisez les mises en forme souhaitées : mise en page, colonne, bordure de page...

La présentation s’applique uniquement aux pages de la section active.

Présenter du texte sur plusieurs colonnes

i Sélectionnez le texte concerné ou, si le document est divisé en plusieurs sections,positionnez le point d’insertion dans la section souhaitée.

i Dans l’onglet Mise en page, cliquez sur le bouton Colonnes visible dans le groupe Miseen page.

i Cliquez sur une des présentations proposées dans la liste ou cliquez sur l’optionAutres colonnes si vous souhaitez pouvoir personnaliser la présentation des colonnes.

Si vous avez choisi une des présentations de la liste, le texte sélectionné s’affiche encolonnes.

Si vous avez choisi l’option Autres colonnes, la boîte de dialogue Colonnes s’afficheà l’écran.

i Dans la zone Prédéfinir, sélectionnez la présentation générale attendue.

Page impaire Insère un saut de section et commence la nouvelle section sur lapremière page impaire qui suit.

Sections


i Indiquez si toutes les colonnes doivent être identiques en cochant ou pas l’optionLargeurs de colonne identiques.

i Modifiez, au besoin, pour chaque colonne ou pour toutes les colonnes, la Largeur et/ou l’Espacement (espace laissé entre chaque colonne).

i Précisez si une ligne séparatrice doit être visible dans l’espace laissé entre chaquecolonne en cochant l’option Ligne séparatrice.

i Indiquez ensuite à quelle partie de texte le multicolonnage doit être appliqué à l’aidede la liste Appliquer à.

i Cliquez sur le bouton OK.

m Pour visualiser le multicolonnage, le mode d’affichage Page doit être actif.

A Si vous avez sélectionné le texte à présenter en colonnes sans avoir prévu les sauts desection, Word créera de lui-même des sauts de section avant et après la sélection.


Longs documents

124

Insérer un saut de colonne

i Positionnez le point d’insertion au début de la ligne avant laquelle vous souhaitezeffectuer le saut de colonne.

i Dans l’onglet Mise en page, cliquez sur le bouton Sauts de pages visible dans legroupe Mise en page puis cliquez sur l’option Colonne ; vous pouvez aussi utiliser leraccourci CsE.

Le texte se décale alors au début de la colonne suivante.

m Lorsque vous êtes en affichage des marques de mise en forme , une ligne de poin-tillés sur laquelle apparaît Saut de colonne matérialise le saut de colonne.

Aligner du texte dans la hauteur de la page

i Sélectionnez le texte concerné ou cliquez dans la section concernée.

i Dans l’onglet Mise en page, cliquez sur le bouton du groupe Mise en page pourouvrir la boîte de dialogue correspondante.

i Cliquez sur l’onglet Disposition.

i Ouvrez la liste Alignement vertical puis cliquez sur l’option Haut, Centré, Justifié(pour répartir le texte dans la hauteur de la page) ou Bas.

Par défaut, l’alignement vertical sélectionné est Haut.

i Ouvrez la liste Appliquer à puis choisissez la partie du document concernée parl’alignement :

Les options proposées dépendent du contexte.

À tout le document Toutes les sections du document.

Au texte sélectionné Applique l’alignement au texte sélectionné et insèreun saut de section avant et après la sélection.

À partir de ce point Applique l’alignement à partir de la position du pointd’insertion jusqu’à la fin du document en insérant unsaut de section avant le point d’insertion.

Aux sections sélectionnées Applique l’alignement à toutes les sections de lasélection.

À cette section Applique l’alignement à la section dans laquelle setrouve le point d’insertion.

Sections


i Cliquez sur le bouton OK.


Longs documents

126

En-têtes et p i ed s de page

Word (v ers i ons 2 01 9 et Off i c e 36 5) - Fon ct i ons av an céesCréer un en-tête ou un pied de page personnalisé

Créer un en-tête/pied de page identique pour toutes les pages du document

i Dans l’onglet Insertion, cliquez sur le bouton En-tête ou sur le bouton Pied de pagevisible dans le groupe En-tête et pied de page puis cliquez sur l’option Modifier l’en-tête ou Modifier le pied de page ; si vous travaillez en affichage Page, vous pouvezégalement faire un double clic dans la marge du haut ou du bas de l’une des pages dudocument.

Le texte du document devient grisé et le point d’insertion clignote dans la zone d’en-tête ou de pied de page. L’onglet contextuel Création est sélectionné dans le ruban.

Si votre document contient plusieurs sections, le nom de l’encadré est En-tête -Section n ou Pied de page - Section n (n étant le numéro de la section).

i Entrez le contenu de l’en-tête (pied de page) puis réalisez les mises en forme de para-graphes et/ou de caractères de votre choix.

Vous pouvez utiliser le bouton Insérer une tabulation d’alignement (groupe Posi-tion de l’onglet contextuel Création) pour aligner le texte sur une tabulationGauche, Centrée ou Droite.

La saisie s’effectue au-dessus du trait en pointillés. Vous pouvez insérer des champsdans une zone d’en-tête et de pied de page (cf. Champs - Insérer un champ).

i Pour basculer de la conception de l’en-tête à la conception du pied de page, cliquezsur le bouton Atteindre le pied de page du groupe Navigation. Pour basculer de laconception du pied de page à la conception de l’en-tête, cliquez sur le boutonAtteindre l’en-tête du groupe Navigation.