Retour d’expérience

L'Isère adapte son Intranet aux évolutions de l'environnement et de

l'organisation

Site web : http://madmagz.com/fr Blog : http://comin.madmagz.com/fr 

Twitter : @MadmagzComIn Offre : http://madmagz.com/fr/journal­interne

L'Isère adapte son Intranet aux évolutions de l'environnement et de l'organisation

Le Conseil général de l'Isère s'est donné pour objectif la refonte son intranet d'ici fin 2015.

Au programme, le développement du multimédia et des fonctions interactives. Un projet

mené main dans la main avec les utilisateurs, “notre principale préoccupation étant de coller

aux besoins des agents”. L'objectif de cette refonte est double : s'adapter aux évolutions de

l’environnement et de l’organisation tout en prenant en compte les nouvelles tendances de

la communication interne. Guillaume Reymond, chargé de communication interne au Conseil

général de l’Isère depuis maintenant 7 ans, se confie à Madmagz Com'In sur le projet de

refonte de l'intranet.

Portrait de Guillaume Reymond

Guillaume Reymond est chargé de communication interne au

Conseil général de l’Isère depuis maintenant 7 ans. ll s’occupe

principalement de la partie éditoriale de l’intranet de la

collectivité : gestion des informations diffusées, et

organisation du réseau de contributeurs (une quarantaine

d’agents qui publient des documents, des informations

métiers sur l’intranet). Il travaille sur tous les outils

numériques du service de la communication interne, le

Conseil général de l’Isère essayant de progresser et de

développer le multimédia dans ses supports, notamment la

vidéo et le son. Enfin, il met en place toutes les enquêtes

internes.

Site web : http://madmagz.com/fr Blog : http://comin.madmagz.com/fr 

Twitter : @MadmagzComIn Offre : http://madmagz.com/fr/journal­interne

Contexte

Un intranet techniquement obsolète "Notre intranet actuel est obsolète d’un point de vue technique. La volonté de notre DSI

était de changer de plateforme technique (passage d’Exo Platform à SharePoint) pour

harmoniser nos plateformes (site internet, espaces collaboratifs, …). D’un point de vue

diffusion d’informations, nous sommes frustrés d’être limités par la technique. C’est

pourquoi nous avons poussé dans le même sens".

Besoin d'adaptation aux évolutions de l'environnement et

de l'organisation "Nous en avons profité pour remettre en question nos supports et revoir notre stratégie de

communication. L’objectif était de s’intégrer les évolutions de l’environnement et de

l’organisation (faire mieux avec moins, dématérialisation des supports, contexte de

“sur-information », moins de temps pour la communication). Et ce, tout en prenant en

compte les nouvelles tendances de la communication interne (attente de transparence, de

sens, de lien direct), évolution vers la gestion des flux, animation de contenu, nouveaux

formats)."

Les utilisateurs au coeur du projet Dans le cadre de ce projet de refonte, le service communication du Conseil général de l’Isère

travaille en étroite collaboration avec la DSI et met également un point d’honneur à

impliquer les utilisateurs.

“Le changement d’intranet est prévu pour fin 2015 normalement et depuis le lancement du

projet, nous avons décidé d’associer au maximum nos usagers. C’est le meilleur moyen

d’avoir un intranet qui soit le plus proche possible de leurs besoins et attentes quotidiennes.

Nous sommes dans une démarche orientée “utilisateurs”. En les associant, ils s’intègrent au

projet et deviennent dans un sens des ambassadeurs du projet”.

Site web : http://madmagz.com/fr Blog : http://comin.madmagz.com/fr 

Twitter : @MadmagzComIn Offre : http://madmagz.com/fr/journal­interne

Capture écran de l’intranet actuel du Conseil général de l’Isère (janvier 2015)

Brainstorming, ludification, enquête interne et groupes de

travail "Nous avons commencé par travailler au sein de notre service avec une méthode créative : le

Lego Serious Play. Ce qui nous a permis de réfléchir sur notre vision, nos envies, nos

ambitions. Nous avons mis en place une enquête sur les supports d’informations interne

diffusées auprès des 4600 agents de la collectivité.

“Des groupes de travail ont également été mis en place avec nos usagers sur plusieurs

thématiques : ergonomie et graphisme, éditorial, et documents métiers. Pour la partie

ergonomique, nous avons été accompagnés par des consultants spécialisés sur le sujet”.

“Les ateliers les plus intéressants pour nous ont concerné les contributeurs de l’intranet et

des usagers. Ces derniers n’ont pas été avertis que les contributeurs étaient présents avec

eux. Du coup, la parole a été vraiment libre. Par exemple, nous n’avions jamais utilisé le

photo langage dans des groupes de travail, et cette méthode a permis de faire échanger

naturellement toutes les personnes présentes. Nous avons guidé les usagers avec un fil

conducteur menant jusqu’à la découverte des contributeurs à leurs côtés dans ce groupe de

travail, et un échange final entre eux, qui a montré à chacun ses attentes. Ces différents

temps ont mis en valeur des pistes d’évolution de l’organisation de l’information.”

“Nous essayons d’utiliser des méthodes créatives pour animer nos groupes de travail. Le tour

de table lambda ne convient plus à personne. Nous nous formons sur des types d’animation

qui permettent d’avoir des échanges riches, dynamiques. Jusqu’à présents nos usagers sont

satisfaits de la forme que nous mettons dans ces réunions. Le dispositif qui est ressorti de

toutes ces phases de réflexion a également été testé auprès de ces agents."

Site web : http://madmagz.com/fr Blog : http://comin.madmagz.com/fr 

Twitter : @MadmagzComIn Offre : http://madmagz.com/fr/journal­interne

Benchmark “Nous avons également réalisé un benchmark important pour voir ce qui se faisait dans

d’autres collectivités comme la nôtre, mais aussi pour avoir l’avis d’entreprises, qui ont

innové avec leur intranet ou leur RSE”.

Vers un intranet collaboratif

Un contenu plus interactif et multimédia

Plus d’interactions

Concernant la refonte de l’intranet elle-même, l’évolution technologique va nous permettre

de mettre en place des choses simples mais indispensables aujourd’hui. Par exemple, sur

notre intranet actuel, les agents n’ont pas la possibilité de réagir sur des informations

diffusées. Demain, ils pourront tous simplement poster un commentaire, poser une question

… Rien de révolutionnaire, mais indispensable aujourd’hui.

Et de multimédia

“Nous avons découpé notre partie éditoriale en plusieurs parties :

● un espace principal d’actualités,

● un second dédié à chaque direction (seuls les agents rattachés à une direction

pourront voir les infos publiées par celle-ci. On pourra ainsi personnaliser

l’information),

● des repérages : une information simple sur la vie de la collectivité,

● un espace de publications internes,

● un dossier mensuel : l’idée est vraiment de se rapprocher d’un webdocumentaire, et

d’approfondir un sujet précis, en variant la mise en forme : vidéos, cartographies,

infographies, images interactives, …”

“Nous développons aujourd’hui les interviews vidéo par exemple. Les premiers tests

montrent un véritable intérêt de la part de notre public pour ce type de format”.

“Le plan de communication qui accompagnera la sortie de ce nouvel intranet n’est pas

encore établi. Mais il ne sera pas classique, c’est une certitude. De nombreux changements

vont arriver avec cette nouvelle plateforme. Ce serait dommage de ne pas l’accompagner

par quelque chose de fort”.

Site web : http://madmagz.com/fr Blog : http://comin.madmagz.com/fr 

Twitter : @MadmagzComIn Offre : http://madmagz.com/fr/journal­interne

Plus de collaboration "Nous nous sommes posés la question de la mise en place d’un Réseau Social d’Entreprise au

tout début de notre projet. Je venais de finir la formation de community manager du CFPJ. Et

je militais plutôt en ce sens”.

“Après nos premiers échanges avec nos usagers, on s’est rendu compte qu’il était encore

trop tôt dans une collectivité comme la nôtre de mettre en place un RSE. Le niveau

d’utilisation de l’informatique par nos agents est très varié. Nous avons donc préféré y aller

progressivement”.

“Avec ce nouvel intranet, le collaboratif va se développer. Les agents pourront échanger sur

les informations que nous allons diffuser. En parallèle, la DSI met en place des espaces

collaboratifs pour la gestion des projets internes. Un gros projet de dématérialisation de nos

données est également en train d’être mené”.

“Dans quelques années, nous pourrons imaginer mettre en place un RSE accessible depuis

notre intranet, qui continuera à exister, car il restera notre principale base documentaire

métier pour les agents. Il faudra auparavant que les agents s’approprient les outils que nous

leur mettons à disposition, et surtout comprennent l’intérêt d’un réseau social interne".

Une meilleure analyse de la quantité et qualité des échanges “Nous pourrons à terme avoir de vraies statistiques de consultations. Ce qui n’est pas le cas

aujourd’hui. La qualité et la quantité des échanges entre les agents seront un véritable

baromètre de l’utilisation et l’appropriation de l’outil”.

Site web : http://madmagz.com/fr Blog : http://comin.madmagz.com/fr 

Twitter : @MadmagzComIn Offre : http://madmagz.com/fr/journal­interne

Capture écran du futur intranet du Conseil général de l’Isère

Site web : http://madmagz.com/fr Blog : http://comin.madmagz.com/fr 

Twitter : @MadmagzComIn Offre : http://madmagz.com/fr/journal­interne