Tout comprendre sur la dématérialisation

TOUT COMPRENDRE SUR LADÉMATÉRIALISATION

Quelle est la différence entre une GED et une EDI ?GED ET EDI

Qu’est-ce que la GED ?

La GED ou Gestion Electronique des Documents est une solution permettant d’organiser et gérer les documents électroniques au sein d’une entreprise.

UneUne solution GED va permettre de traiter les documents au travers de l’indexation. Un chier sera alors source de métadonnées (titre, date de création du chier, auteur, poids, mots clés…) qui faciliteront son classement et sa recherche.

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Qu’est-ce que l’EDI ?

L’EDI ou l’Echange de Données Informatisées est une solution d’au-tomatisation du traitement de l’information. Dans une relation com-merciale, elle remplace les échanges physiques de documents par des échanges entre ordinateurs.

Que ce soit au travers d’un logiciel, d’un service Web ou d’un VAN (Réseau à valeur ajoutée), l’EDI facilite les transactions grâce à un ensemble de protocoles de communication.

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Quels documents sont les plusdématérialisés ?UTILISATION

Les documents tels que les factures ou les courriers administratifs ou bancaires sont les plus concernés. On observe également une aug-mentation des données dématérialisées en RH (gestion de la paie, notes de frais, gestions des congés…etc).

En France, 25% des entreprises sont à présent équipées d’une solution GED (étude Sage 2015).

L’EDI coûte 3 fois moins cher que le processus papier.

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Quels sont les avantages de la dématérialisation pour une entreprise?AVANTAGES

Gain de temps et de productivité : LaLa dématérialisation permet tout d’abord de gagner du temps et donc de la productivité. Le temps que passe un salarié à rechercher une information est considérable. De même, la dématérialisation des processus administratifs par le biais par exemple de la signature élec-tronique per,met d’économiser beaucoup de temps pouvant être consacré à d’autres tâches.

Economies : Le coût généré par l’envoi d’un courrier papier n’est pas négligeable : coût de l’encre, de l’enveloppe, de l’affranchissement…etc. Sur une année, la somme représentée par le papier peut s’élever de 10 000 à 25 000 euros pour une entreprise. On imagine donc bien que la question économique est l’un des principaux bénéces de la dématé-rialisation.

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Refonte des méthodes de travail : Le passage à la GED ou l’EDI peut être un bon moment pour restruc-turer l’organisation du travail des salariés en allégeant les processus. En planiant la refonte et en expliquant clairement les avantages aux salariés, la dématérialisation sera davantage acceptée et les réticences des salariés seront levées.

Amélioration de la relation client grâce à la traçabilité : En optimisant les échanges commerciaux, au travers de signatures électroniques ou d’espaces dédiés ou l’on retrouve les historiques de commandes et factures, l’entreprise construit une relation plus sécu-risante et efficace avec son client.

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Devancer la concurrence: La dématérialisation est une tendance majeure. Choisir de la mettre en place dès à présent dans son entreprise avec une démarche complète (solutions GED/EDI, sensibilisation des salariés, comité de pilotage...) permettra de mieux réussir sa conversion et de ne pas se laisser distancer par la concurrence.

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Comment bien choisir son logiciel GED ou EDI ?

LOGICIEL

Que vous les choisissiez en Saas (Cloud) ou en serveur dédié, vos solutions GED ou EDI auront des fonctionnalités identiques.

La seule nécessité supplémentaire avec le serveur dédié sera de prévoir des sauvegardes régulières et de protéger votre système informatique grâce à un antivirus performant.

LLe Saas a l’avantage de pouvoir permettre au collaborateur d’accéder aux ressources documentaires de son entreprise n’ importe où, n’im-porte quand, via une simple connexion internet.

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LOGICIEL GED

Les principales fonctionnalités d’un logiciel GED

• Organisation et archivage des documents entrants et sortants quel que soit leur format.

• Gestion et synchronisation des documents avec système de noti-cations en cas de modication.

• Partage des documents avec politique de droit paramétrable.

• • Recherche de documents via des critères spéciques.

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LOGICIEL EDI

Les principales fonctionnalités d’un logiciel EDI

• Dématérialisation de l’ensemble des supports commerciaux en-trants et sortants.

• Automatisation du processus de validation des documents contrac-tuels (devis, contrat, livraison…)

• Communication automatique avec les systèmes internes de l'entre-prise via des protocoles standardisés. En plus de ces fonctionnalités, certains logiciels GED / EDI donnent à présent la possibilité d’accéder à ses documents via son smartphone et de les partager avec des partenaires commerciaux identiés et ce de manière totalement sécurisée.

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Comment réussir sa dématérialisation ?

POINTS-CLÉS

Réaliser un diagnostic de la situationIdentier les processus méritant d’être automatisés, anticiper les freins qui pourraient être rencontrés.

Dénir le cadre du projetDénir les grandes étapes du processus, quels ux pourront être automatisés ou quelle technologie utiliser pour capturer les données. Choisir une solution rapidement opérationnelleMettre d’abord en place les processus les moins conséquents où les résultats seront rapidement visibles.

Impliquer les collaborateursOffrir aux utilisateurs une nouvelle perspective sur leur façon de travailler et un processus facile à comprendre et à utiliser.

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