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TABLE DES MATIERES
A propos de cet ouvrage .........................................................................................................3
1. Projet d’archivage mixte : définitions, constats et enjeux ................................................4
2. Mise en œuvre d’un projet d’archivage mixte ...............................................................10
3. 5 points clés pour choisir votre progiciel d’archivage mixte ...........................................12
4. Fonctionnalités d’un progiciel d’archivage mixte ...........................................................16
5. En cas d’externalisation .................................................................................................21
6. Cas pratique : vente d’un actif ou d’une société dans le secteur immobilier ..................22
7. Conclusion .....................................................................................................................24
8. Les contributeurs...........................................................................................................25
9. Glossaire .......................................................................................................................26
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A PROPOS DE CET OUVRAGE
Ce livre blanc s’adresse à tous les responsables de projet Archives au sein des entreprises, qu’ils
soient issus des métiers de l’archivistique (archivistes, records managers,…), du monde de
l’informatique (DSI, assistance à maîtrise d’ouvrage…), de celui de la qualité ou de l’audit interne.
Il n’a pas vocation d’être un guide méthodologique sur la conduite d’un projet d’archivage mais
un outil pratique pour aider les décideurs et responsables de projets lors du choix d’un
progiciel de gestion des archives. Il souligne principalement l’intérêt de choisir une solution
d’archives mixtes, papier et électronique.
Du point de vue de l’éditeur de logiciel, nous constatons en effet une nouvelle dynamique de
projets innovants ayant pour objectif commun de disposer d’un accès aux archives unique et sûr,
quel que soit leur format, papier ou électronique. Dans ce contexte, il nous a paru utile de définir
l’archivage mixte et de présenter les caractéristiques des nouveaux outils logiciels permettant
sa gestion. Ce document se nourrit des retours d’expériences sur les premiers projets
d’envergure de gestion d’archives mixtes ainsi que des nombreux échanges autour de projets
émergents.
Nous illustrerons l’intérêt d’un progiciel de gestion d’archives mixtes au travers d’un cas pratique
dans le secteur de l’immobilier, au moment de fusions-acquisitions de sociétés, en particulier lors
du montage des « data room ».
Ont collaboré à sa rédaction les consultants experts de la société EVER TEAM, éditeur de logiciels
de gestion de contenu et du Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils, bureau d’ingénierie et de
conseil spécialisé dans la gestion de l’information documentaire, couvrant l’ensemble du cycle de
vie du document. Nous espérons que ce livre blanc constituera pour vous un moyen simple et
pragmatique d’appréhender l’intérêt et la valeur pour toute entreprise de disposer d’un progiciel
de gestion d’archives mixtes.
Bonne lecture
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1. PROJET D’ARCHIVAGE MIXTE : DEFINITIONS, CONSTATS
ET ENJEUX
DEFINITIONS
La définition des archives et du records management intègre désormais pleinement l’ensemble du
cycle de vie du document. Entrent dans le périmètre de la gestion des archives : les archives
papier, les documents nativement électroniques, et les documents électroniques issus d’un
processus de dématérialisation (principalement par numérisation des documents papier).
C’est dans ce cadre que se place l’archivage mixte, qui prend en charge, organise et assure la
conservation et la destruction de l’ensemble des supports d’information produits par
l’organisation.
« Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de
la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents
d’archives, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de
l’information liées à la forme des documents. »
Définition du Records Management, Norme ISO 15489-1, 2002
« Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de
conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou
morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. »
Livre II du Code du Patrimoine, article 211-1.
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CONSTATS
A l’origine, le périmètre des archives était limité à la notion d’original sur support papier. Le tri
était alors fortement guidé par les tableaux de gestion. La notion de conservation à des fins
réglementaires est une des missions majeures des services d’archives. Il s’agit en effet de
restituer la preuve pour faire valoir en cas de litige durant toute la vie du document.
Durant la dernière décennie, l’évolution des pratiques archivistiques et notamment du Records
Management a permis d’élargir ce périmètre et de prendre en compte les documents dès leur
création, quel que soit leur support.
Durant cette période, le rôle et l’importance des services d’archives se sont considérablement
accrus notamment en propageant les pratiques archivistiques sur l’ensemble du corpus
informationnel de l’entreprise. Cette évolution de pratiques et d’organisation des archives
nécessite pour pouvoir se concrétiser de disposer d’outil performant et adapté capable de
relever les nouveaux défis inhérents à cette gestion globale des archives. Une littérature
abondante existe d’ores et déjà sur l’évolution des pratiques archivistiques et le records
management. En complément de ces sujets, le présent document a pour ambition de se
consacrer à la présentation des nouveaux outils de gestion d’archives.
Graph.1 : Cadre du projet d’archivage mixte
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La France, un marché mature
LA LEGISLATION FRANÇAISE
Le législateur a précisé ces éléments via la promulgation de la loi du 13 mars 2000 modifiant le
Code civil pour accepter les documents numériques
comme preuve valable devant les juridictions, mais
aussi en reconnaissant comme archives l’ensemble
des supports, électroniques ou papier.
Néanmoins, deux conditions sont nécessaires pour
que le document électronique soit admis comme
preuve : il faut pouvoir connaître son origine, il doit
être établi et conservé dans des conditions de nature
à conserver son intégrité, sa traçabilité, sa pérennité
et son authenticité. Ceci est un des enjeux majeurs
des systèmes d’archivage électronique. Le respect de
ces exigences peut par exemple nécessiter de
transformer des fichiers disponibles dans un format
propriétaire vers un format normalisé et adapté à l’archivage de longue durée lorsque c’est
nécessaire.
Les enjeux de l’archivage mixte sont donc de prendre en compte et de rationaliser les flux de
documents électroniques et papier afin d’identifier l’exemplaire original et d’écarter les
doublons. Cela permet également de réduire les volumétries conservées et finalement de
fortement limiter la dilution de l’information.
La mise en œuvre d’un système d’archivage mixte répond donc à des besoins fonctionnels, mais
aussi organisationnels et techniques.
Ce changement vient surtout de l’évolution du positionnement de la fonction archives au sein
d’une organisation, puisqu’elle occupe désormais une place structurante au sein de l’entreprise.
Les enjeux de l’archivage
mixte sont de prendre en
compte et de rationaliser les
flux de documents
électroniques et papier afin
d’identifier l’exemplaire
original et d’écarter les
doublons.
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LA NORMALISATION FRANÇAISE
En France, une série de normes permet de préciser le cadre et les spécifications à mettre en
œuvre lors de la mise en place d’un système d’archivage. Mais comme pour les progiciels
d’archivage d’ancienne génération (« non mixtes »), l’archivage normatif se décline autour de
normes NF distinctes.
Tableau 1 : Les principales normes françaises
Archivage papier : AFNOR NF Z43-350
Prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents. Service et mise en œuvre des prestations
Archivage électronique : AFNOR NF Z42-013 : 2009
Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes
Coffre-fort numérique : AFNOR NF Z42-020
Spécifications fonctionnelles d’un Composant Coffre-Fort Numérique destiné à la conservation d’informations numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps
La première norme (NF Z43-350) traite exclusivement des archives papier alors que la seconde
norme (NF Z42-013) traite des archives électroniques. L’opportunité de regrouper les deux
travaux s’est présentée en 2012, avec les besoins de révision de la norme papier. Finalement, le
Comité d’Orientation Stratégique des Normes Française (COS ICN 22) n’a pas retenu cette
possibilité et laisse chaque norme vivre dans des commissions de normalisation différentes
(CN171 pour la norme NF Z42-013 et CG46 pour la norme NF Z43-350).
C’est sans nul doute la dernière fois que ces deux normes vivent l’une à côté de l’autre et non
dans un même document. La prochaine révision devrait être l’occasion de voir ces deux
référentiels se rapprocher.
LA CERTIFICATION
Chaque norme (NF Z43-350 et NF Z42-013) possède une marque NF Service permettant de
certifier un système de gestion des Archives. La marque NF 342 est délivrée pour les prestations
d’archivage sur support papier, alors que la marque NF 461 est délivrée pour les Systèmes
d’Archivage Electronique. Les entreprises qui souhaitent faire certifier leur processus de
numérisation de documents afin de passer du papier au numérique pourront également faire
appel à la certification NF 461.
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Normes internationales et standards de référence
La transposition de la norme NF 42-013 en norme internationale ISO/FDIS 14641-1 a été validée
en janvier 2013. La Marque NF 342 permettra également de certifier des entreprises mettant en
œuvre un SAE basé sur la norme ISO 14641-1.
Il existe de nombreuses normes et standards internationaux (DoD 5015.02-STD aux Etats-Unis,
ISO 15489…) qui ne sont volontairement traités que sommairement dans ce livre blanc. Ces
standards internationaux permettent, en règle générale, d’étendre la portée d’application d’une
norme nationale ou d’en compléter son champ d’application. Chacun d’entre eux a également un
impact sur la mise en place d’un progiciel de gestion d’archives mixtes.
Graph. 2 : Principaux standards et normes nationaux ou internationaux
ENJEUX DE LA GOUVERNANCE DE L’INFORMATION
Au delà de la bonne gestion de l’information et de sa conservation rationalisée, les projets
d’archivage mixte visent également le partage, la protection des savoirs dans l’entreprise, qui
convergent vers la valorisation du patrimoine de l’organisation.
Ces projets apportent une réponse aux attentes des nombreux collaborateurs qui déplorent la
perte d’informations due à la rapidité des échanges et à la forte mobilité au sein des entreprises.
On note donc que si du point de vue de la gouvernance de l’information, l’objectif est de
sécuriser la gestion et la conservation de documents à valeur probatoire, l’objectif pour les
collaborateurs est de faciliter la recherche d’informations, quel que soit le support, en disposant
d’un guichet unique d’accès aux archives.
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Ce type d’approche permet à l’ensemble des
collaborateurs de trouver la bonne information
au bon moment dans sa dernière version
validée, mais offre aussi une nouvelle approche
stratégique.
La centralisation des données papier et
électroniques dans un outil unique, au sein d’un
référentiel archives unifié, offre aux dirigeants
la possibilité de favoriser la capitalisation du
patrimoine intellectuel de l’organisation.
En complément de l’archivage mixte, le data mining permet de relier et de croiser ces données
afin de créer un gisement de connaissances, répondant alors au besoin de partage et de
capitalisation du savoir.
Pour répondre à ces enjeux, le choix d’une solution adaptée devient déterminant et conditionne
en grande partie la réussite du projet, tout comme la définition d’une stratégie de mise en œuvre
efficace et la constitution d’une équipe pluridisciplinaire adaptée.
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2. MISE EN ŒUVRE D’UN PROJET D’ARCHIVAGE MIXTE
La mise en œuvre d’une gestion unifiée des archives est un projet fédérateur pour l’entreprise
impliquant directement ou indirectement des acteurs aux compétences variées. Cet aspect
constitue un véritable changement au regard des projets de gestion d’archives physiques
généralement centrés sur les acteurs (archivistes) chargés de leur gestion.
De nombreux aspects sont à considérer, dont les principaux concernent la stratégie de mise en
œuvre et la mise en place d’une équipe projet adaptée.
DEFINITION D’UNE STRATEGIE DE MISE EN ŒUVRE EFFICACE
L’archivage mixte doit nécessairement débuter par la définition d’une offre de services et d’une
politique d’archivage. Ces documents, à portée stratégique, se doivent d’être validés et soutenus
au plus haut niveau de l’organisation.
Les outils de gestion qui encadreront la pratique de l’archivage mixte (référentiel documentaire)
sont donc plus complexes à construire car ils couvrent un périmètre bien plus large que les
traditionnels tableaux de gestion, qui apparaissent aujourd’hui insuffisants à la fonction archive
dans une perspective de Records Management.
Les outils informatiques sont désormais fortement impliqués et impactés par les projets
d’archivage mixte en mesure de supporter les recommandations construites à partir du
référentiel.
La réflexion initiée à ce stade du projet par les archivistes est structurante pour l’entreprise. Au
vu de sa transversalité, il est nécessaire d’impliquer au plus tôt la direction des systèmes
d’information et la direction de la qualité dans la démarche.
Les recommandations et la diffusion des bonnes pratiques de gestion documentaire et
archivistique restent cependant garantes de la bonne gestion de l’information.
La mise en œuvre d’une politique d’archivage et du système qui en découle permet de limiter la
responsabilité de l’entreprise et de ses dirigeants dans le cadre d’une analyse de risques propre à
chaque domaine d’activité.
Couplées à la politique d’archivage et au référentiel, les consignes de tri sont aussi garantes de la
maîtrise de l’information afin d’éviter le phénomène de dilution de l’information constaté -
presque – unanimement par les organisations.
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MISE EN PLACE D’UNE EQUIPE PROJET ADAPTEE
Il n’y a pas de règle universelle sur ce point. Néanmoins, notre expérience des projets de gestion
d’archives mixtes nous permet de constater un bon équilibre de l’équipe projet avec le dispositif
suivant :
Comme évoqué dans le point précédent, il est déterminant que le projet de mise en
œuvre fasse l’objet d’un sponsoring clair et reconnu de la part de la Direction. Il est
également important que celle-ci soit directement impliquée dans le suivi du projet.
Pour les projets d’archivage mixte, l’archiviste (ou Records Manager) constitue un acteur
clé. Néanmoins, il est important de nommer en parallèle un Chef de projet en appui
dont la fonction est de :
- Coordonner les différents partenaires : les départements métiers, l’informatique
interne, les prestataires externes, le service Archives
- Prioriser les étapes successives : gestion administrative du projet, suivi des
jalons…
- Faciliter les prises de décisions
Lors de la mise en œuvre d’un projet de gestion d’archives mixtes, de nombreux sujets
variés sont abordés (archivistiques, juridiques, informatiques, organisationnels…). Le
rôle du chef de projet, au-delà de l’aspect organisationnel (planning, risques,
coordination etc.), est de faciliter la communication entre les acteurs d’horizons divers.
Il est important de mobiliser, dans le groupe projet, l’expertise nécessaire au bon
déroulement de celui-ci. En fonction de la complexité du projet, les profils pourront
varier. Néanmoins, nous retrouvons systématiquement deux acteurs complémentaires et
indispensables :
- Le Records Manager : Garant de l’adéquation de la solution sur le périmètre
organisationnel et fonctionnel, le Records Manager est l’acteur principal d’un projet
de gestion d’archives mixtes. Le chef de projet et l’expert technique assurent un rôle
d’appui sur les sujets connexes (Architecture système,…).
- L’expert technique : Représentant du département informatique, il est
l’interlocuteur technique de référence durant le projet et coordonne les aspects liés
à la préparation de l’environnement technique (installation, architecture, support de
stockage,…).
Enfin, dans le cas de projets d’archivage à valeur probatoire, un troisième profil est
impliqué : le responsable « Compliance » et/ou contrôle interne.
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3. 5 POINTS CLES POUR CHOISIR VOTRE PROGICIEL
D’ARCHIVAGE MIXTE
POINT CLE N°1 : UNE SOLUTION « PROGICIEL »
Insistons tout d’abord sur l’importance de disposer d’une solution « progiciel ».
En complément de la définition Wikipédia, il conviendrait d’exclure de la définition de progiciel
toutes solutions composées uniquement d’un assemblage de briques techniques, car à l’instar
d’une solution développée en spécifique, ces solutions ne disposent pas des caractéristiques
indiquées ci-après propres aux progiciels, à savoir :
Garantir l’autonomie des entreprises en proposant :
- Un environnement d’administration complet,
- Une cohérence complète du système (règles de gestion),
- Une prise en compte native des aspects métiers.
Assurer la pérennité de la solution mise en œuvre :
- Impacts/risques faibles lors de migrations,
- Réversibilité des données, documents, paramétrages,
- Prise en compte dans le cadre de la maintenance et de la roadmap produit des
évolutions métiers.
Définition d’un progiciel
« Un progiciel, contraction de produit et logiciel, est un logiciel applicatif, libre ou exclusif, « prêt-à-
porter », standardisé et générique, prévu pour répondre à des besoins ordinaires. Ce terme s'oppose aux
« logiciels sur mesure » développés en interne par une entreprise et conçus pour répondre à des besoins
spécifiques. »
Source : Wikipédia
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POINT CLE N°2 : UN SYSTEME EVOLUTIF
S’il est déterminant de disposer d’une solution « progiciel », il convient de s’assurer de la
« paramétrabilité » de l’outil à tous les niveaux et notamment au niveau du référentiel
documentaire d’archivage.
Prenons en effet le référentiel documentaire,
véritable colonne vertébrale du système d’archivage.
A ce titre, l’outil doit s’adapter aux règles de
l’entreprise et non l’inverse. Par exemple, lorsque
l’entreprise souhaite que les règles de gestion de ses
documents soient fonction des pays dans lesquels
elle est implantée, ce critère doit pouvoir être pris en
charge simplement. A contrario, pour une entreprise de taille moyenne qui aura peu de besoin
spécifique, le système doit pouvoir proposer des fonctionnalités simplifiées de gestion des durées
de conservation (cycle de vie).
Le référentiel documentaire de l’entreprise évolue rapidement et constamment (nouvelles
normes, nouvelles réglementations, réorganisations fréquentes …). Les modifications induites
dans le progiciel de gestion d’archives mixtes doivent pouvoir être mise en œuvre rapidement et
simplement.
En résumé, quel que soit le projet, souplesse et facilité de paramétrage doivent faire partie des
critères de choix d’un progiciel de gestion d’archives mixtes.
POINT CLE N°3 : UNE PLATEFORME UNIQUE POUR GERER LES ARCHIVES PAPIER,
ELECTRONIQUES OU HYBRIDES
Lors d’un projet d’archivage mixte, la capacité de l’outil informatique retenu à gérer
indifféremment tous les supports d’archives,
papier ou électroniques, est déterminante.
Le logiciel de gestion d’archives mixtes, comme
le référentiel documentaire, doit pouvoir
prendre en charge tous les documents quels que
soient leur support, leur format et leur
provenance (GED, Bureautique, E-mail,
applications métiers…). Il doit permettre de
traiter uniformément les archives papier et
électroniques en utilisant les mêmes règles de
gestion.
Définition d’un document hybride Un document « hybride » permet un changement de statut, à la fois numérique et papier, toujours intègre et fiable dans ses informations.
Source : FNTC
L’outil doit s’adapter aux
règles de l’entreprise et non
l’inverse.
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Dans ce cadre, une attention particulière doit être portée sur la capacité de la solution à assurer
une gestion aisée et cohérente des archives hybrides (document archive à la fois au format
physique et électronique).
En voici une illustration simple. Dès lors que l’original d’un contrat est un exemplaire papier, il est
obligatoire de le conserver sous cette forme. S’il s’agit d’un document très utilisé par différents
collaborateurs dans l’entreprise, c’est bien entendu sa copie électronique qui sera consultée,
diffusée, partagée...
Ponctuellement (cession, renouvellement du contrat…), il sera pourtant nécessaire d’avoir la
certitude que l’original papier existe, qu’il est strictement identique à la copie diffusée auprès
des tiers extérieur à l’entreprise et que cet original est disponible rapidement si un de ces tiers
en fait la demande.
A l’échelle de l’entreprise, est-il aisé de parvenir à cette certitude si on n’a pas couplé la gestion
des documents électroniques avec celle du papier et ce depuis la création de l’original papier et
de son double électronique ?
Les dossiers sont naturellement composés d’originaux papier (contrats, avenants, courriers …) et
d’originaux électroniques (e-mails, facture clients transmise électroniquement, fichier client issu
d’une application de gestion …). Fort de ce constat réaliste, il est évident que si deux systèmes
d’archivage subsistent, il sera nécessaire de mener deux recherches parallèles.
Plusieurs inconvénients peuvent apparaître rapidement dans le cadre d’une approche « non
mixte » qui gère deux référentiels de manière séparée (papier et électronique). Ces deux
systèmes peuvent manquer de cohérence entre eux en termes de droits d’accès, de délais de
conservation, etc. et plus globalement de sécurité de l’information alors que les documents ont
la même valeur.
Enfin, fonction principale du point de vue de l’utilisateur final : le logiciel d’archivage mixte
permet de fédérer la recherche. Le collaborateur ne se préoccupe pas du format lors de sa
recherche d’informations.
Le choix d’un logiciel de gestion d’archives mixtes s’impose comme étant à la fois le plus efficace
(gain de temps au moment des recherches) et le plus structurant dans la logique du projet
d’archivage.
POINT CLE N°4 : UN PROGICIEL ORIENTE METIER
S’il est nécessaire techniquement, le logiciel d’archivage mixte doit avant tout être orienté métier
et répondre aux exigences propres à la gestion des archives.
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Prenons une nouvelle fois l’exemple du référentiel de
gestion. Ce référentiel est la colonne vertébrale
structurante et indispensable de l’application et
concrétise la mise en application de la politique
d’archivage de l’entreprise. Il définit toutes les règles de
gestion des archives de l’entreprise : cycle de vie, durée
de conservation, confidentialité, communication…
Le logiciel d’archives mixtes doit proposer un module de
gestion de ce référentiel extrêmement souple
permettant de s’adapter simplement aux règles internes
de l’entreprise, aux spécificités métiers, aux spécificités
géographiques et à l’organisation de l’entreprise.
Rappelons ici que la capacité de l’entreprise à définir ce référentiel documentaire est un pré
requis à la mise en œuvre d’un système d’archivage performant. Les responsables de projet
devront établir pour chacune des entités de l’entreprise : quels sont les documents engageant,
quels sont ceux que l’on conserve au titre de la connaissance, combien de temps les conserver, où
sont les originaux, quel est leur format, où et comment souhaite-t-on les conserver… ? Dans le cas
précis des archives mixtes, les droits d’accès aux documents doivent être identiques quel que soit
le format (sauf à protéger le papier évidemment). Il est en effet inutile de limiter l’accès à un
document papier, de mettre en place des procédures de dérogation en faisant des demandes
auprès du service Archives par exemple si la copie électronique du même document est
disponible librement sur le réseau informatique de l’entreprise, et vice-versa.
On peut évoquer également le sort final du document. La suppression de l’exemplaire
électronique n’implique pas nécessairement la suppression de l’original papier et vice-versa. On
peut néanmoins recommander que la destruction de l’un ou de l’autre des supports soit tracée et
que cette information soit accessible lors de la consultation de l’exemplaire restant.
Cette gestion parallèle des deux formats, propre au métier des archives, vise à garantir un niveau
de sécurité identique des documents quel que soit leur support.
POINT CLE N°5 : GARANTIR LA VALEUR PROBATOIRE DES DOCUMENTS
Si nécessaire, le système d’archivage doit également proposer les fonctionnalités nécessaires (voir
chapitre suivant) pour garantir un archivage probant en cas de contentieux et par conséquent
garantir la sécurité et l’intégrité dans le temps des documents archivés quel que soit leur support.
Le logiciel d’archives
mixtes doit parfaitement
intégrer le référentiel de
gestion documentaire de
l’entreprise.
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4. FONCTIONNALITES D’UN PROGICIEL D’ARCHIVAGE MIXTE
Ce chapitre présente les fonctionnalités d’un logiciel d’archivage mixte. Certaines d’entre elles
sont liées aux spécificités de gestion des supports papier ou électroniques. Mais la majeure partie
est commune à l’ensemble des archives (référentiels, description et recherches des documents
dans le système). Nous présentons donc ces fonctionnalités sous forme d’un tableau. Celui-ci peut
servir de « check List » lors du choix d’une solution d’archivage mixte.
Fonctionnalités Communes à l’ensemble des archives,
Fonctionnalités propres à l’archivage Physique,
Fonctionnalités propres à l’archivage Electronique.
En complément, le tableau ci-après, précisera, le cas échéant, les fonctionnalités particulièrement
attendues dans le cadre d’un système d’archivage à Valeur Probatoire.
Tableau de synthèse des fonctionnalités d’un progiciel d’archivage mixte
Dépôt manuel
d’archives
Saisie de nouvelles entrées via un formulaire vierge ou via un formulaire pré-rempli (copier-coller, auto complétion, liste déroulante …)
Paramétrage simple des différents formulaires de description
Création et enrichissement de listes d’autorité et de thesaurus
Plateforme de numérisation des archives papier
o Mire scanner, contrôle, récupération logs.
Dépôt facilité des documents papier scannés depuis un copier multifonction
Association de fichiers (drag & drop, interface web)
Dépôt d’archives électroniques à partir du poste de travail ou des outils de production
Dépôt d’e-mail facilité à partir du client de messagerie
Import de masse
d’archives
Outil d’import de masse générique à partir d’un sas d’import adapté à la prise en charge :
- De flux de données et inventaires d’archives
- De flux de fichiers (avec ou sans métadonnées)
- De sources variées (file system, messagerie, ECM, GED, …)
Import automatique de fichiers d’inventaire papier et état de stocks (au format Excel ou XML par exemple).
Import de masse d’e-mail (scrutation de BALs)
P E VP C
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Préparation des
archives
Conversion de formats (mise en conformité) (par exemple PDF/A)
Extraction/enrichissement de métadonnées (extraction de propriétés de fichier par exemple)
Contrôle des
archives à l’entrée
(avant prise en
charge)
Conformité avec le référentiel d’archivage (gestion du cycle de vie)
Contrôle de cohérence (doublons,…)
Contrôle de la provenance (empreinte, signature,…)
Contrôles techniques (formats acceptés, contrôle d'intégrité,...)
Gestion des
versements
Suivi des versements en temps réel
- Pour les flux électroniques : supervision des imports
- Pour le flux papier : contrôle des versements
Circuit de validation et de prise en charge
Référentiel
d’archivage mixte
unifié
Définition du cycle de vie par typologie de documents (référentiel documentaire d’archivage) avec principalement les critères suivants :
- Famille de document,
- Typologie de document,
- Durée de conservation,
- DUA,
- Sort final,
- Point de départ de la durée,
- Support
Définition d’un référentiel d’archivage en lien avec l’organisation en place en fonction :
- De la couverture géographique : internationale, nationale…
- De la structure juridique : holding, société,…
- Des activités ou domaines couvertes.
- Des réglementations à respecter…
Le référentiel d’archivage est multi dimensionnel et peut être organisé ou réorganisé en s’appuyant sur les critères définissant l’organisation en place (point précédent).
Le référentiel d’archivage doit proposer des fonctionnalités de propagations descendantes (central vers local). Cette fonction est importante afin de maintenir la cohérence du référentiel (exemple : référentiel d’archivage Groupe appliqué au niveau des sociétés rattachées).
Le référentiel d’archivage doit proposer des droits et habilitations sur les niveaux suivants :
- Référentiel d’archivage,
- Sous ensemble du référentiel,
- Famille ou Typologie d’archives,
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- Un critère d’une typologie d’archives
Définition des règles de communication et d'accès
Définition des formats acceptés par typologie de documents
Définition des types de conversions à réaliser par typologie de documents
Recherche :
Guichet unique
d’accès aux
archives
Moteur de recherche simple
Recherche sur le contenu des documents archivés (full text) ainsi que sur les métadonnées associées
Mode de recherche avancée / à facettes
Gestion des droits d’accès en fonction des types de documents, des services producteurs…
Gestion de la confidentialité
Accès à l’archive électronique en direct
Accès à l’archive au travers d’une demande de communication de l’archive papier
Classement Classement multiple avec un stockage unique de l’archive
Gestion de droits sur les plans de classement
Recherche sur les plans de classement
Gestion des
communications et
des consultations
Gestion des lecteurs
Gestion des demandes et des sorties : mode de restitution (sortie provisoire de dossiers/boîtes, copie de dossier, sortie définitive, gel des prêts)
Gestion des relances
Export, restitution Export des listes de résultats de recherche
Sortie définitive d’archives (export avec suppression des archives)
Export des archives électroniques au format natif
Export des archives électroniques au format consultable
Publication dans un format normalisé (forme et fond)
Editions,
Impressions
Etiquettes
Bordereaux de versement
Bordereaux d’élimination
Bordereaux d’externalisation
Fantômes et fiche suiveuse
Edition des documents et des listes de résultats
Attestation, journaux lisibles (audit)
Traçabilité et
Statistiques
Traçabilité des actions suivantes (non exhaustif) : - Evènements applicatifs majeurs (démarrage/arrêt de
l’application, connexion à l’application, tentative de connexion,…)
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- Dépôts et Imports (versements), - Traitement de préparation d’archives - Action de prise en charge par le progiciel d’archivage - Actions clés liées au processus d’éliminations, - Action de gel ou de dégel, - Actions clés liées au processus de communication - Action de mise à jour du référentiel d’archivage
(modification de la durée de conservation,…) - Action de dépôt sur le support de stockage. - Action de génération des journaux
Interface d’accès et de lecture des traces de la majeure partie des actions dans le système d’archivage
Archivage quotidien des journaux (cycle de vie et des évènements)
Horodatage
Outils statistiques (dépôts / versements / consultation / restitutions / communications…)
Gestion des
espaces magasins
(physique)
et
Gestion des
supports de
stockage
(électronique)
Description des magasins (Salle / Bâtiment / Epi / Travée / Tablette)
Gestion multi-sites
Localisation des boîtes d’archives
Codes barres / Tracker Filaire / Tracker Wi-fi
Vision en temps réel des magasins
Gestion du récolement (espaces occupés et libres, cotes manquantes,...)
Définition des espaces de stockage électronique de manière arborescente et explicite (du site jusqu’au support de stockage),
Règles de répartition automatique des archives sur les supports en fonction des métadonnées techniques et/ou métiers des archives
Gestion de tout type de support de stockage (WORM Logique, WORM Physique ou réinscriptible)
Génération d’une attestation électronique
Si valeur probatoire :
- Sur support WORM : Connecteur vers les principaux fournisseurs de système de stockage WORM logique
- Sur support réinscriptible : Mécanismes cryptographiques portés par le progiciel (coffre-fort)
- Sur données externalisées : disposer d’une fonction de vérification de la disponibilité des ressources externes
Gestion de
l’externalisation
Gestion des tiers archiveurs
Gestion des demandes de restitution/consultation
Gestion des enlèvements
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Gestion de
l’élimination
Constitution de la proposition d’élimination
Traitement des propositions d’élimination et prolongation
Fonction de contrôle du processus d’élimination :
- Gel - Prolongation - Passage en archives définitives - Espace de conservation des archives éliminées
Gestion des
utilisateurs et des
droits d’accès
Description des acteurs (utilisateurs, services versants, services producteurs, gestionnaires)
Organisation des acteurs (hiérarchisation, historisation, ajout d'agents référents)
Connexion annuaire d’entreprise
Association des droits au référentiel documentaire
Réversibilité Mécanisme d’export des documents archivés et des informations associées (métadonnées, informations de traçabilité)
Ou
Mécanisme permettant d’atteindre les données archivées sans utiliser le logiciel de gestion
Driver CDMI ou Web services pour atteindre les documents archivés
Conservation et
pérennité des
données (respect
des normes et
standards)
Outils de migration des archives numériques vers des formats pérennes (PDF A/1, OpenDocument,...)
Coffre-fort électronique (contrôles d'intégrité, système de durcissement des moyens cryptographiques, journalisation de l'ensemble des événements),
Module d’audit du SAE conforme aux exigences de la marque NF461 si le SAE doit être certifié.
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5. EN CAS D’EXTERNALISATION
L’entreprise est souvent contrainte d’externaliser la gestion de ses archives :
Dans le cas du papier, pour des raisons évidentes
de place et de coût de stockage.
Dans le cas des archives électroniques, pour les
mêmes raisons de coût de stockage mais
également pour confier à un tiers la
responsabilité de la pérennité et de l’intégrité de
ses documents dans le temps, voire même pour
garantir la valeur probatoire des archives.
Mais externaliser la gestion de ses archives ne signifie
pas en confier la maîtrise à des prestataires. Comme toutes relations commerciales, la relation
avec le prestataire d’archivage évolue dans le temps et peut parfois changer dans un sens ou dans
un autre.
Trop souvent, les entreprises confient à leurs prestataires non seulement la gestion de leurs
archives mais également les outils qui les décrivent et les inventorient. Lorsque l’entreprise
souhaite changer de prestataire, on assiste parfois à des situations complexes, l’entreprise ne
connaissant pas elle-même les volumes et les contenus devant lui être restitués.
Par conséquent même lorsque
l’entreprise a recours à des prestataires,
il est souhaitable qu’elle conserve en
interne les outils de description et
d’inventaire de ses archives qu’elles
soient papier ou électroniques.
L’autre raison principale de faire ce
choix stratégique reste le besoin de
l’utilisateur final d’accéder à un Guichet
unique d’accès aux archives. L’outil
interne de consultation des archives peut
en effet être le moyen de rassembler
l’accès à une information éparse et
externalisée auprès de différents
prestataires.
Externaliser la gestion de ses
archives ne signifie pas en
confier la maîtrise à des
prestataires.
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6. Cas pratique : vente d’un actif ou d’une société dans le
secteur immobilier
Le constat est courant : les entreprises évoluent rapidement et connaissent fréquemment des
mutations structurelles importantes. Les opérations de fusion-acquisition tendent à se généraliser
dans l’ensemble des secteurs d’activités et dans toutes les entreprises : PME et grands comptes.
Rares sont aujourd’hui les collaborateurs de l’entreprise qui n’ont jamais vécu le rachat de leur
entreprise ou les réorganisations dues aux opérations de croissance. Or, ces situations sont
toujours un moment clé pour les gestionnaires d’archives.
En premier lieu, on peut évoquer la capacité de l’entreprise à organiser rapidement une data
room.
En tout état de cause, la data room permettra de
déterminer, en cas de litige post-cession, ce que
l’acquéreur connaissait de la situation de la
société/l’actif au moment où il l’a acquise.
Le concept de data room mêle étroitement archives
physiques et électroniques. La data room sous
forme électronique se généralise. Les acquéreurs
potentiels ont accès à des plateformes sécurisées de
mises à disposition des documents. Néanmoins, les
règles de consultation doivent être équivalentes à
ce qu’elles étaient au temps de la data room papier (interdiction de sortir ou de reproduire des
documents hors de la data room, mise à disposition pendant un temps prédéfini pour des
personnes identifiées et habilitées…).
Définition d’une Data room
« Dans le cadre d’une opération de fusion-acquisition, la data room désigne le lieu où
l’ensemble des documents juridiques, fiscaux, comptables et économiques d’une société est
mis à la disposition des acquéreurs potentiels et de leurs conseillers pour réaliser l’audit
d’acquisition (ou « due diligence »), en vue d’évaluer la situation réelle de cette société et la
valeur de ses actifs. »
Livre II du Code du Patrimoine, article 211-1.
La data room sous forme
électronique se généralise.
Néanmoins, les règles de
consultation doivent être
équivalentes à ce qu’elles étaient
au temps de la data room papier.
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Si l’électronique vient automatiser ces règles de gestion et facilite le partage d’informations entre
les différents acteurs (acquéreurs potentiels, leurs conseils, conseils du vendeur, notaires …), les
documents présentés correspondent dans la majorité des cas à une réalité papier. La valeur de la
data room, et donc la liquidité de l’actif ou de la société concernée par la vente, peut être mise en
cause si les documents électroniques ne correspondent pas aux orignaux papier. On comprend la
nécessité de coordonner très en amont l’archivage papier et l’archivage électronique à minima
pour les types de documents qui entrent dans la constitution des data room. Cette procédure et
l’outil de gestion qui l’accompagne permettent de gagner un temps considérable lors du montage
des data rooms et de garantir la liquidité de l’actif ou de la société. N’oublions pas que certains
deals peuvent échouer, ou les prix de vente être considérablement abaissés, faute d’une
documentation juridique suffisante.
Du côté de l’acquéreur, le moment de l’achat est également stratégique. Après avoir obtenu les
copies électroniques de tous les documents nécessaires à la reprise de l’activité d’une société ou
à la gestion d’un actif, le vendeur remet à l’acquéreur les originaux papier. Les responsables
pointent, inventorient, répartissent les documents entre les différents services. A cet instant, la
procédure d’archivage mixte et l’import des données dans un logiciel adapté garantissent la
bonne gestion dans le temps de la société ou de l’actif concerné.
En somme, on comprend aisément que, dans ce contexte, la capacité d’une organisation à
produire ses archives électroniques pendant la phase d’audit et les originaux papier associés au
moment de la cession effective s’avère stratégique, voire vitale et permet à elle seule de dégager
un ROI justifiant de mener un projet d’archivage puis d’acquérir un progiciel de gestion d’archives
mixtes.
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7. CONCLUSION
Vous l’aurez compris, l’objet de ce livre blanc est d’aborder l’archivage mixte sous l’angle
« progiciel ». L’alignement des pratiques de gestion des archives physiques et électroniques est
aujourd’hui une réalité et se concrétise par la mise en place de progiciels innovants ayant
vocation à gérer ces deux ensembles.
Ces progiciels s’inscrivent résolument dans la transversalité et bénéficient à toute l’entreprise, en
permettant :
Aux archivistes d’entrer de plein pied dans le Records Management en s’appropriant la
définition du cycle de vie des documents quelles que soient leurs origines ou leurs
valeurs.
A la DSI de s’approprier une solution efficace de désengorgement des applications en
production.
Aux métiers de disposer d’un accès rapide et sûr à l’information archivée.
A la direction générale de sécuriser le capital informationnel de l’entreprise par une
gouvernance de l’information claire et cohérente.
Les projets sur ces thématiques se multiplient, s’inscrivent dans la durée et confirment leurs
pertinences.
A l’orée du « Content Analytics » et d’une vision globalisante de l’information, les fonds
d’archives mixtes constituent des corpus d’information de choix, sources de valeurs et dont le
champ d’exploitation reste plus que jamais ouvert.
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8. LES CONTRIBUTEURS
Chloé TOLEDANO Consultante projet archivage chez EVER TEAM. Elle a passé 9 ans au sein du groupe Unibail-Rodamco en tant que Responsable Archives. Experte en gestion des archives.
Noureddine LAMRIRI
Responsable Consulting chez EVER TEAM.
Expert en gestion de contenu.
Svetlana JUIN Directrice générale représentant le Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils. Experte en gestion de l’information documentaire.
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9. GLOSSAIRE
Archives : les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu
de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique
ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.
Bordereau de versement : Relevé détaillé énumérant des documents et des dossiers remis à
un service d’archives par un service versant.
Référentiel documentaire : État des documents produits par une entreprise, reflétant son
organisation et servant à gérer ses archives. Il fixe pour chaque type de documents son cycle
de vie : les délais de conservation, les droits de communication, le traitement final, les
opérations de tri éventuelles, les opérations de préservation en fonction de son support …
Communication : Ensemble des actions et des moyens mis en œuvre par les services d’archi-
ves pour assurer l’accès aux documents.
Data mining : Ou exploration de données. Ensemble de méthodes et de techniques qui
permet d'extraire des informations à partir d'une grande masse de données. Son utilisation
permet par exemple d'établir des corrélations entre ces données et de définir des
comportements-type de clients.
Data room : Dans le cadre d’une opération de fusion-acquisition, la data room désigne le lieu
où l’ensemble des documents juridiques, fiscaux, comptables et économiques d’une société
sont mis à la disposition des acquéreurs potentiels et de leurs conseillers pour réaliser l’audit
d’acquisition (ou « due diligence »), en vue d’évaluer la situation réelle de cette société et la
valeur de ses actifs.
Elimination : Procédure qui consiste à détruire des documents dont la conservation n’est
plus justifiée. C’est l’une des trois possibilités du traitement final des documents proposées
dans un référentiel documentaire (avec la conservation définitive et le tri).
Magasin : Local d’un bâtiment d’archives destiné à la conservation des documents.
Migration : Action de transférer des documents d’un système à un autre en préservant leur
authenticité, leur intégrité, leur fiabilité et leur exploitabilité.
Plan de classement : Système qui fixe l’organisation des archives en usage dans les bureaux.
Récolement : Opération consistant à dresser la liste topographique des articles conservés dans un service d’archives. C’est aussi l’opération destinée à vérifier périodiquement l’inté-gralité des fonds d’archives.
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Records Management : Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents d’archives, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents.
TAP : Tiers Archiveur Papier (ou Physique).
TAE : Tiers Archiveur Electronique.
Versement : Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conser-vation d’archives passe d’un service versant à un service d’archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés en une seule fois.
