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Nouvelle application Bilan social 2017

Le bilan social

Le bilan social, une obligation légale mais surtout une vision globale des ressources humaines.

Il constitue un outil dynamique de suivi de l’évolution des effectifs.

BILAN SOCIAL

Outil de dialogue social

Instrument de comparaison dans l’espace

et le temps

Outil de gestion des ressources humaines

Tous les 2 ans, chaque collectivité doit présenter auprès de son Comité Technique un rapport sur l’état de la collectivité (loi n°94-1134 du 27 décembre

1994 modifiant l’article 33 de la loi du 26 janvier 1984).

L’arrêté du 28 septembre 2015 fixe la liste des indicateurs contenus dans le rapport sur l’état des collectivités.

Nouvelle Application Données Sociales des Centres de Gestion

Site national : https://www.donnees-sociales.fr

Outil de gestion des enquêtes de données sociales :

Contrôles de cohérence sur la saisie des données,

des alertes,

des aides permettent de mieux renseigner les données.

Moderne

Paramétrable

Simplifié

2 enquêtes en une :

Le bilan social Handitorial

La connexion à l’application Données Sociales se fait via l’écran suivant :

https://www.donnees-sociales.fr

Lors du lancement d’une enquête par le Centre de Gestion, vous recevez vos identifiants de connexion par mail ou par courrier.

A savoir, l’identification se fait à partir du numéro SIRET.

Vous devez lors de la première connexion renseigner les champs suivants. Il convient d’indiquer les coordonnées de la personne référente sur ce dossier bilan social afin de la joindre si nécessaire. Le mot de passe doit contenir : au minimum 8 caractères différents types de caractères

(majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux)

Dans la rubrique « Mon compte », vous avez la possibilité de modifier vos informations.

« Mon compte » : Modifier mes informations

Les informations liées à l’identification ne sont pas modifiables par vous. Si des changements doivent être apportés, il est nécessaire de les soumettre à la validation du Cdg85

« Mon compte » : Modifier mes informations

Ceci nous permet de vous aider dans vos saisies en cas de

problème

Choix des enquêtes :

Le centre de gestion peut choisir les enquêtes qu’il souhaite activer pour chacune des collectivités à savoir :

- le Bilan social,

- les questions de l’enquête Handitorial,

Choix des imports :

Afin de compléter les enquêtes, vous aurez la possibilité de les pré-remplir à partir de :

- votre N4DS,

- la base « carrières » du CDG,

- Le fichier DGCL format TXT (lorsqu’un bilan social a déjà été réalisé par un autre moyen que l’application).

Paramétrage d’une enquête : Choix des enquêtes, des imports

Paramétrage d’une enquête : Choix des modes de saisie Choix des modes de saisie :

2 modes de saisies pourront vous être proposés :

• le mode « agent par agent » :

Le mode de saisie agent par agent permet de saisir les informations demandées pour chaque agent.

Exemple : Monsieur X a suivi X nombre de jours de formation.

Cela représente un gain de temps important pour les petites et moyennes collectivités et réduit les risques d’erreurs de saisie.

Une liste de questions préalables apparait au début de la saisie agent par agent ceci afin de faciliter le travail.

Par exemple, si vous indiquez ne pas employer d’agent Bénéficiaire de l’Obligation d’Emploi des Travailleurs Handicapés sur la question préalable, dès lors pour chaque agent la question Bénéficiaire de l’Obligation d’Emploi des Travailleurs Handicapés disparaitra.

A la fin de la saisie, vous devrez transformer cette saisie en « consolidée » avant la transmission au CDG. Cela vous permettra une ultime vérification par le déclenchement des contrôles de cohérences.

• le mode « consolidé » :

Ce mode reprend les informations générales des agents.

Exemple : L’ensemble des agents a suivi X nombre de jours de formation.

Le mode consolidé reprend les tableaux du fichier EXCEL DGCL, du fichier RASSCT, des données Handitorial et GPEEC.

Une liste de questions préalables apparait au début de la saisie ceci afin de faciliter le travail.

Par exemple, si vous indiquer ne pas employer d’agent contractuel sur la question préalable, dès lors l’ensemble des tableaux concernant les contractuels sera masqué.

La saisie d’une enquête : Choix du mode de saisie

Dans le cas où il n’y a pas eu un seul agent rémunéré en 2017 :

Dans le cas où il y a eu au moins un agent rémunéré en 2017 :

Saisie agent par agent si effectifs compris entre 1 et 50

Saisie consolidée si effectifs supérieurs à 50 agents

Démonstration d’un import N4DS :

• Sélection du fichier N4DS au format TXT

• A la suite de cet import, la saisie se poursuit obligatoirement en mode agent par agent avec les données pré-remplies.

La saisie d’une enquête : Présentation du mode de saisie agent par agent

Partie « Informations générales »

Tout au long de la saisie, vous pouvez accéder aux informations (aides)

A la fin de chaque étape, vous devez enregistrer

Partie « Informations collectivité »

Vous pouvez enregistrer à tout moment afin de revenir sur votre saisie dans le temps.

La saisie des informations :

Lorsque les informations sont renseignées, vous avez ce visuel

L’étape suivante consiste à compléter les quelques informations relatives aux agents (complément de l’apport N4DS)

Liste des Agents

Ajouter un nouvel agent :

Liste des Agents

Saisie d’un agent :

Lors de la saisie d’un agent, le menu principal reprend l’ensemble des parties à compléter (Statut, Rémunération, Absence…). Une barre de progression indique l’état d’avancement de la saisie : Lorsque que toutes les questions d’une partie ont été validées alors la barre devient verte. Attention, il n’y a pas de contrôle de cohérence sur cette partie Agent par Agent.

Liste des Agents

Lorsque tous les écrans de l’agent sont validés la barre de l’état

devient verte

Les pictogrammes précisent si l’agent est présent au 31/12,

parti ou arrivé au cours de l’année

Les données de l’agent peuvent être modifiées ou supprimées

Cette saisie est à faire pour l’ensemble des agents :

Titulaires

Contractuels sur emploi permanent

Contractuels sur emploi non permanent

Liste des Agents

Transformer en consolidé

Lorsque la saisie est terminée, vous devez générer un « consolidé » pour transmission au CDG.

La saisie d’une enquête : Présentation du mode de saisie consolidée

Des questions préalables et obligatoires apparaissent pour faciliter la saisie :

Tableaux consolidés

Enregistrement des données dans chaque tableau consolidé :

Le contrôle dynamique des données

3 codes couleurs sont utilisés dans l’application pour le contrôle dynamique des données :

Haut de chaque page de saisie consolidée :

Les messages de contrôle de cohérence apparaissent en haut de chaque page. Il est possible de cliquer sur le numéro du tableau pour se rendre directement sur l’incohérence :

Des barres de progression permettent de suivre les contrôles de cohérence et l’avancée de la saisie :

La transmission de l’enquête :

A la fin de la saisie, lorsque tous les indicateurs sont verts, il ne vous reste qu’à transmettre votre fichier au CDG.

Une analyse de 4 pages automatisée à la suite de la validation du Bilan social par le CDG est transmise dans l’application à la collectivité.

Lors de la validation par un CDG du Bilan social, les données sont déposées dans l’espace DGCL. En principe, la validation est définitive.

Analyse RH :

L’espace DGCL :

Equivalent Temps Plein Rémunéré (ETPR) ? Indicateurs 1.1.4 / 1.2.4 / 1.3.1

Quelques précisions :

Pour un agent à temps complet sur une année pleine, une personne est égale à une unité : 1 ETPR 1 agent ayant travaillé 6 mois à temps complet = 0,5 ETPR Pour les agents à temps partiel :

L’ETPR décompte les effectifs en intégrant la sur-rémunération dont bénéficient les agents exerçant

à temps partiel. Il convient par ailleurs de ramener l’ETPR au temps de présence de l’agent sur l’année.

Exemple 1 : 1 agent employé toute l’année à 80% perçoit 86% de la rémunération d’un temps

plein, ce qui correspond à 0,80 en ETP et 0,86 en ETPR.

Exemple 2 : 1 agent employé sur 6 mois à 80% perçoit 86% de la rémunération d’un temps plein = 0,86 x 6/12 = 0,43 ETPR.

Exemple 3 : 1 agent employé sur 6 mois à 80% et 6 mois à temps complet : (0,86 x 6/12) + (1 x 6/12) = 0,93 ETPR.

Quelques précisions :

Equivalent Temps Plein Rémunéré (ETPR) ? Indicateurs 1.1.4 / 1.2.4 / 1.3.1

Pour les agents à temps non complet, il s’agit de diviser le nombre d’heures de l’emploi concerné par le

nombre d’heures d’un temps complet (35 heures pour la semaine, 140 heures pour le mois), en calculant son temps de présence sur l’année.

Exemple 1 : 1 agent ayant travaillé une année complète à raison de 16 heures par semaine : 16 / 35 = 0,46 ETPR.

Exemple 2 : 1 agent ayant travaillé 8 mois au total sur l’année à raison de 16 heures par semaine : (16/35) x 8/12 = 0,30 ETPR.

Il conviendra ensuite d’additionner l’ensemble des ETPR de votre collectivité sur l’année 2017.

L’import fichier TXT de la DGCL :

Il existe un troisième import possible : Le fichier TXT de la DGCL.

Ce cas se présente lorsqu’une collectivité n’est pas passée par l’application pour compléter le Bilan social :

Soit elle a réalisé son bilan social directement à partir du fichier EXCEL DGCL récupéré sur le site de la DGCL,

Soit elle dispose d’un onglet Bilan social dans son logiciel SIRH.

La collectivité a un intérêt à intégrer le fichier Txt DGCL dans l’application et ceux pour 5 raisons majeures :

• Bénéficier des contrôles de cohérences sur la partie consolidée de l’application,

• Obtenir un contrôle complémentaire des données de la part du CDG,

• Avoir un envoi sécurisé et assuré à la DGCL par la plateforme dans l’application dédiée aux services de l’Etat,

• Compléter l’enquête Handitorial,

• Obtenir l’analyse automatisée pour présentation au CT et se voir proposer plus facilement des analyses personnalisées RH de la part de son CDG.

L’assistance :

Nous vous proposons une assistance pour l’utilisation de l’application.

Assistance téléphonique :

Alexandra Giraud – Gestionnaire Emploi - 02.53.33.02.82 Marina Beaupeu – Responsable de service - 02.51.44.10.12

Assistance mail : emploi.territorial@cdg85.fr

Service Emploi

Vous remercie de votre participation !

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