Gestion des approvisionnements et inventaires

Robert LamarrePrésidentGCRL et IMAFSAvril 2016

Visibilité des stocks: Source de profit et de service client

•Depuis plus de 25 ans, mon expérience de travail auprès de nos clients m’a permis de mesurer les impacts de la visibilité des stocks sur la vie des entreprises

En bref

• La visibilité sur les stocks est absolument nécessaire à la gestion des inventaires• De nombreuses entreprises ont plus de stock non visible que de valeur d’inventaire aux livres comptables• En rupture de stock, on met les procédures d’urgence en place: la relance, les expéditions d’urgence du

fournisseur, etc. Tout cela pour découvrir qu’on avait déjà le stock dans l’usine, mais que celui-ci n’avait pas été inventorié

• Imaginez que votre système de gestion connaît tous les endroits où vous cachez du stock: les nids d’écureuil, les cages d’ours, les tiroirs ou les coffres des travailleurs, les libre-service ou tout simplement du stock qui traîne dans l’usine ou les ateliers d’entretien. Vous seriez alors en meilleure position pour offrir un meilleur service

• En ayant de la visibilité sur tous les stocks, on peut réduire le temps requis pour satisfaire une demande du personnel d’entretien ou d’opérations. Ainsi, moins d’activités d’entretien seront retardées à cause d’un manque de pièces.

• La visibilité est notre meilleure garantie si on veut éviter les dédoublements d’inventaire et avoir accès aux pièces lorsque requis

Manque de visibilité = problèmes de service

• Le matériel que l’on retrouve dans les nids d’écureuil a été passé à la dépense et aux coûts d’exploitation au moment de l’achat ou lors de la sortie du magasin officiel. Ces pièces sont considérées comme étant consommées

• Pour la pièce qui a encore une valeur réelle (soit l’organisation peut l’utiliser, soit la revendre), si on ramène la valeur réelle de la pièce dans la valeur de l’inventaire, on augmente ainsi notre actif inventaire et on diminue en proportion les dépenses d’opération. On génère donc un profit équivalent

• Si les stocks dans les nids d’écureuil représentent des surplus de stock, le fait de les rendre visibles en facilitera la disposition ou la consommation

• On peut profiter de la valorisation des stocks pour disposer de stocks de très peu de valeur ou qui ne bougent pas ou qui sont entreposés pour rien, ce qui est plus intéressant que de devoir faire une radiation ou prendre une perte pour du stock mort et sans valeur

Nids d’écureuil = source de profit

• Il est bon de vérifier avec l’équipe comptable et avec la direction de l’entreprise quelle est la meilleure façon d’agir avec ces profits cachés

• Le fait de rendre les stocks visibles fera en sorte que l’on n’aura pas à consommer du matériel avec de la valeur aux livres dans le futur, donc ce stock se retrouvera dans les profits

•Certaines personnes peuvent résister à cela s’ils sont évalués sur les niveaux d’inventaire. Il vaut mieux s’assurer que l’on ne pénalise pas des ressources par cet ajout soudain à la valeur des stocks. Ce n’est pas le résultat d’une mauvaise gestion, bien au contraire

Nids d’écureuil = source de profit

• La gestion des actifs et des liquidités est un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises. À partir du moment où le stock des nids d’écureuil est remis en inventaire, on peut consommer ce matériel sans faire de nouveaux achats à l’extérieur. On aura ainsi moins de déboursés dans le futur, ce qui améliorera les liquidités de l’entreprise

• La gestion des nids d’écureuil permet donc à l’entreprise d’augmenter son profit, puis de diminuer ses dépenses tout en améliorant ses liquidités. Qui dit mieux?

Nids d’écureuil = source de liquidité

•Quand on consomme du matériel dans un nid d’écureuil, la sortie de stock n’est pas enregistrée donc on ne voit pas cette demande dans l’historique

• Si les gestionnaires des stocks ou d’approvisionnement ne voient pas la demande, ils ne peuvent pas reconnaître le besoin ni en tenir compte en faisant des prévisions. On augmente ainsi les risques de ruptures

• Par exemple, on demande 24 unités du magasin deux fois par année pour remplir un nid d'écureuil. Pour le magasin, on voit donc 2 sorties de stock de 24 unités alors que la demande réelle est de 4 unités par mois. Dans ce contexte, les chances sont bonnes pour que le magasin maintienne trop ou pas assez d’inventaire en fonction des besoins réels. Il y a un écart entre la gestion des stocks et la demande. Personne n’y gagne

Visibilité, gestion de la demande et prévision

• Régulièrement du matériel réparable se retrouve dans les nids d’écureuil • Souvent, on ne connaît pas son état : Est-ce une pièce neuve? Une pièce qui a été réparée? Ou encore

une pièce qui demande une réparation? • Dans le doute, il se peut que le demandeur commande une pièce neuve parce qu’il ne veut pas

prendre de chance avec une pièce dont on ne connaît pas l’état. Si la pièce avait été mise en inventaire au moment de la retirer, il serait facile de noter son état. S’il s’agit d’une pièce neuve, reconditionnée ou réparée, on l’indique au système avec, si possible, des données sur la durée de vie probable. Dans le cas d’une pièce à réparer (par exemple un moteur), on notera la réparation à faire et l’indication si c’est une réparation qui peut être faite à l’interne ou si on doit recourir à un sous-traitant

• Les responsables d’approvisionnement sauront, selon les besoins, prendre la décision quant au meilleur moment de commander la réparation en fonction des inventaires, des coûts et des délais de réparation

• C’est avantageux pour tous d’avoir la bonne information quant à l’état de la pièce

Visibilité, suivi de l’état des pièces réparables

•Dans plusieurs environnements, on manque d’espace sur les planchers de production. L’espace a une valeur importante pour l’efficacité des opérations. Le simple fait de récupérer des espaces planchers en faisant le ménage des nids d’écureuil et en ramenant du matériel au magasin a une valeur significative pour l’entreprise

•Plusieurs compagnies ont entrepris des démarches 5S. On réalise la valeur d’avoir de l’ordre dans les opérations et dans les magasins pour la démarche vers une plus grande efficacité

Nids d’écureuil et espace plancher

• Souvent, le matériel utilisé à partir des nids d’écureuil n’apparaît pas sur les bons de travail d’entretien. De plus, on n’enregistre pas les coûts dans les frais de maintenance d’un actif. On ne peut pas prendre des décisions éclairées sur nos actifs si on ne connaît pas les coûts qui y sont liés. De la même façon, du matériel consommé sur un bon de travail qui finit dans les nids d’écureuil fausse les données

• Lorsqu’on analyse les coûts totaux d’entretien, certains gestionnaires peuvent se servir des nids d’écureuil pour toujours bien paraître▫ Si le gestionnaire voit qu’il se dirige vers des dépassements de coûts pourrait être tenté de se servir de tout

son stock des nids d’écureuil avant de faire une sortie de matériel officielle. De cette façon, les dépassements de coûts seront partiellement camouflés

▫ Si le gestionnaire voit qu’il n’a pas consommé son budget de matériel peut en profiter pour renflouer les nids d’écureuil. Il protégera ainsi son budget pour l’an prochain

• Dans tous ces cas, la direction n’a pas de visibilité sur les vrais coûts d’entretien et il est difficile de bien évaluer la performance

Visibilité des stocks = visibilité des coûts d’entretien

•Un planificateur disait, lors d’une récente conférence sur la gestion des pièces de rechange, qu’il avait analysé son temps et qu’il passait plus de 60% de celui-ci à des tâches liées à la gestion des stocks. En particulier, il passait beaucoup trop de temps à courir après du matériel. Ses mécaniciens passaient aussi trop de temps sur des enjeux matériels. Un mécanicien productif et payant est un mécanicien qui fait de la mécanique disait-il. Un planificateur et un superviseur devraient planifier et diriger des activités d’entretien

Manque de visibilité = gaspillage de ressources humaines et financières

• Il s’est donc assuré que tous les stocks dans son organisation soient visibles• Après avoir donné de la visibilité à tous les inventaires, le temps qu’il consacre

maintenant aux enjeux de gestion des stocks est passé à moins de 20%. Son temps est à la planification et la gestion de l’entretien

• Dans tous les départements d’achats où il y a des enjeux de pièces de rechange, les acheteurs vous diront qu’il y a d’énormes pertes de temps quand on n’a pas la visibilité des stocks. Il est préférable d’avoir des acheteurs qui s’occupent des activités d’approvisionnement stratégique. Ils sont plus payants sur ces activités

• Le fait d’avoir moins d’urgences résulte aussi en la possibilité de négocier de meilleurs prix avec les fournisseurs

Manque de visibilité = gaspillage de ressources humaines et financières

• Idéalement, on veut garder et contrôler le matériel qui sert très souvent aux usagers dans les nids d’écureuil

• Le matériel qui roule moins, lui, a tout avantage à être ramené au magasin central. Pour que cela fonctionne, il faut que les usagers aient un niveau de confiance élevé dans la capacité du magasin central de livrer le matériel, lorsque requis

• Deux conditions sont essentielles pour cela:▫ Le matériel critique doit être bien identifié ▫ La gestion des stocks au magasin principal doit reposer sur des paramètres de

gestion de stocks établis scientifiquement pour assurer un niveau de service cible en fonction des objectifs par classe d’article

Pas de rapatriement des nids d’écureuil sans un bon service de l’entrepôt central

• Les avantages à donner de la visibilité à tous les stocks d’une entreprise, y compris ceux des nids d’écureuil, ne sont plus à démontrer▫Meilleur service▫Moins d’urgences▫Réduction des surplus d’inventaire▫Meilleures prévisions▫Meilleure utilisation de l’espace plancher▫Meilleure utilisation des ressources humaines et financières▫Plus d’efficacité

Avantages de la visibilité des stocks

Gestion des approvisionnements et inventaires