VENTE

Dossier 1 : Conclure la vente.

Chapitre 2 : Le devis et la facture.

Référentiel :C413.1 Établir les documents commerciaux (devis, facture) à l’aide d’un logiciel de gestion commerciale ou d’un PGI

Objectifs pédagogiquesClasse : 1ACC Distinguer le devis et la facture

Etablir les documents sans erreur

Conseils d’utilisation d’un cas concret pour aborder«   le devis   » et «   la facture   »

Document de référence : Le cas « EIFFEL » retravaillé par Monsieur AGARRATActivités prévues en début d’année de 1ère Bac pro ARCU

I Tâches des élèves :

1. Prendre connaissance du contexte.

2. Répondre aux trois questions de base que les élèves doivent impérativement se poser quelle que soit l’entreprise d’accueil (chaque situation) :

Pour qui je travaille (Nom et localisation) ? Que fait cette entreprise (Secteur d’activité, type de prestations proposées) ? Quelles sont mes missions (Service auquel l’élève est rattaché et les tâches à

réaliser) ?

3. Tâche n°1  : Dans un premier temps, à l’aide du document n°1, les élèves doivent différencier le

devis de la facture. Dans un second temps, ils doivent lister les éléments qui doivent être présents à

l’intérieur de ces deux documents.

4. Tâche n°2  :À l’aide des documents n°2 « Lettre de Madame TRICHARD » , n°3 « Plaquette » et n°4 « Taux de TVA », les élèves doivent faire une proposition commerciale, réaliser un devis en réutilisant les mentions listées lors de la tâche précédente.

5. Tâche n°3  :À l’aide du devis réalisé précédemment et en tenant compte des modifications constatées lors de la prestation (2 personnes en moins), les élèves doivent produire la facture.

6. Exercice d’application  : Pour vérifier que les compétences sont réellement acquises, les élèves doivent réaliser un devis et une facture pour un nouveau client.

7. Évaluation  : Ici l’élève doit s’adapter à un nouveau contexte d’entreprise pour transposer les compétences acquises lors de l’activité et renforcées au cours de l’application.

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L’hôtel EIFFEL est situé au cœur de Paris à quelques minutes de la Tour Eiffel, des Bateaux Mouches et des Champs-Élysées. Il est dirigé depuis un an par M. GUYAN.L’établissement propose :

- 86 chambres, un bar et des en-cas 24/24,- 3 salles de réunion modulables, offrant une vue privilégiée sur la Tour Eiffel. Elles

permettent l’organisation de séminaires ou de réceptions privées (séminaires résidentiels, journées d'études, cocktails, repas de famille).

Coordonnées : Tel/01.32.56.89.74 – Fax/01.32.56.89.70 – Email/accueil@hoteleiffel.fr

L’hôtel EIFFELvise la certification qualité ISO 9001. Dans cet objectif, M. GUYAN a entamé une amélioration des procédures, en particulier, dans le domaine des documents commerciaux (devis, factures). Certains documents sont établis avec des erreurs. C’est la raison pour laquelle il a récemment mis en place un cahier de liaison qui facilite considérablement la transmission des consignes entre les réceptionnistes.L’ouverture de l’accueil 24 h/24 oblige à distinguer 3 postes de réceptionnistes : deux postes de jour et un poste de nuit. Vous venez d’être embauché(e) comme réceptionniste de jour. En plus des tâches de gestion courante de l’accueil que vous réalisez quotidiennement, vous participez à la politique d’amélioration de la continuité du service accueil.

1. L’importance du devis et de la facture

Afin de vous sensibiliser sur l’importance de ces deux documents pour une entreprise, M. GUYAN vous remet un document de la chambre des métiers et de l’artisanat (doc. 1).Il vous demande, dans une note, de mettre en avant les différences entre ces deux documents et de lister les mentions qui doivent être présentent.

Document 1 : Faire des devis et des facturesLe devis et la facture sont deux documents d’une importance capitale pour l’entreprise qui doivent être rédigés en deux exemplaires. Le devis est une proposition commerciale qui, signé par le prestataire de service et le client constitue un véritable contrat entre le client et l’entreprise. Le devis est l'estimation du coût d'un travail, mais peut aussi comporter des indications du temps de réalisation du travail, de la date d'intervention prévue et peut être opposable sur ces différents éléments. Il s'agit donc du prix à payer pour une prestation dont le coût varie selon les circonstances. Il est obligatoire pour toute prestation supérieure à 150 €. Tout comme la facture, il doit apparaître les noms est coordonnées des parties, la date, l’objet, le détail de la prestation, les quantités et le prix unitaire.La facture est quant à elle un élément comptable clé et obligatoire : elle permet la traçabilité des travaux pour le client et sert de justificatif pour l’entreprise. Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du service. L'acheteur doit la réclamer.Chacun de ces documents contient des informations obligatoires ou recommandées, et doit être élaboré avec précision.

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De : Moi, réceptionnisteA : Mr Gyan, directeur de l’établissementObjet : Le devis et la factureDate : Octobre 20..

NOTE

Les principales différences entre un devis et une facture sont qu’un devis est établi avant la prestation alors qu’une facture après. Le devis n’est pas obligatoire à partir du moment où le tarif ne dépasse pas 150€ alors que la facture est un document comptable obligatoire. Le devis est une proposition commerciale qui se transforme en contrat une fois accepté par les deux parties. La facture est le compte rendu d’une prestation.

Les mentions qui doivent être présentent sur ces documents sont : Les noms et les coordonnées des parties (vendeur, acheteur) ; La date ; L’objet ; Le détail de la prestation ; Les quantités ; Le prix unitaire hors taxes (HT); Le prix total toutes taxes comprises (TTC).

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2. La réalisation du devis

M. GUYAN vous demande d’étudier la demande de l’entreprise ARNAS AUTOCARS concernant l’organisation d’un séminaire les 9 et 10octobre et de préparer une proposition commerciale détaillée. Celle-ci sera valable 1 mois. Il faudra indiquer qu’un acompte de 30% devra être réglé une semaine avant.

Nous sommes le 10 octobre et le séminaire de l’entreprise Arnas Autocars vient de se terminer. Madame Trichard vous réclame une facture pour sa comptabilité. Vous préparez le document en tenant compte des deux absents de l’entreprise au séminaire. Cette

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Hôtel EIFFEL2 rue de Cambronne75015 PARIS ARNAS AUTOCARSTel : 01.32.56.89.74Fax : 01.32.56.89.70 69 rue du Champ du GaretEmail : accueil@hoteleiffel.fr 69400 ARNAS

Devis N°1

Date : le X octobre 20..Objet : Séminaire du 9 et 10 octobre

Prestations Tarif unitaire Quantité TotalJournées « séminaire »

Salle de réunion CHENULe déjeuner «menu séminaire»Le dîner «menu séminaire»

98 € (40 x 2) = 80 7 840 € HT

Hébergement 110 € 40 4 400 € HT

Total de la prestation (7840 + 4400) 12 240 € HT

TVA (20%) journée séminaire (7840 X 20) / 100 1 568 € HT

TVA (10%) hébergement (4400 X 10) / 100 440 € HT

Total de la prestation TTC (12240 + 1568 + 440) 14 248 € TTC

Acompte de 30% à régler une semaine avant (14248X30) / 100 4 274.4 €

Durée de validité du devis: 1 mois

Le client L’entreprise(Signature précédée de la mention "Bon pour accord")

3. La réalisation de la facture

Nous sommes le 10 octobre et le séminaire de l’entreprise Arnas Autocars vient de se terminer. Madame Trichard vous réclame une facture pour sa comptabilité. Vous préparez le document en tenant compte des deux absents de l’entreprise au séminaire. Cette facture devra être établie Toutes Taxes Comprises (TTC).

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Hôtel EIFFEL2 rue de Cambronne75015 PARIS ARNAS AUTOCARSTel : 01.32.56.89.74Fax : 01.32.56.89.70 69 rue du Champ du GaretEmail : accueil@hoteleiffel.fr 69400 ARNAS

Facture N°1

Date : le 10 octobre 20..Objet : Séminaire du 9 et 10 octobre

Prestations Tarif unitaire Quantité TotalJournées

« séminaire » 98 € (38 x 2) = 76 7 448 €

Hébergement 110 € 38 4 180 €

Sous total Hors taxes : (7448 + 4180) 11 628 € HT

TVA : (1) 19,6 % (7448 X 20)/100 1489.60 €

TVA : (2) 7 % (4180 X 10)/100 418 €

Total TTC : (11628 + 1489,60 + 418) 13 535,60 € TTC

Acompte reçu : 4 274,40 €

Total à payer : (13535,60 – 4060,68) 9 261,20 €

Cachet de l’entreprise

Document 3 : Plaquette

1 – LES SALLES

Capacité de base des salles en nombre de personnes(Modulable selon vos besoins)

Disposition

des salles

Nom des salles

Style «théâtre»

Table ronde 6/8

personnes

Style en « U »

Style « conférence 

»

Table ronde 10/12 personnes

NIEPCE 80 55 28 45 60

CHENU 40 35 15 25 40DENON 80 45 25 35 60

LES 3 SALLES 200 110 200

½ journée Journée complèteLocation d’une salle (hors séminaire) 110 € Hors Taxes 190 € Hors Taxes

TarifPaperboard et rétroprojecteur

Gratuit et présent dans chaque salleVidéoprojecteurTéléviseur LCD et lecteur DVD (1 disponible)

Journée complète : 50 € Hors TaxesDemi-journée : 30 € Hors Taxes

Autres matériels sur devis

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2 – JOURNÉE ÉTUDE ET SÉMINAIRE

Prix forfaitaire : 62.50 € HT / pers

La mise à disposition de la salle de réunionLa pause d’accueil(boissons chaudes, jus de fruits)La pause du matin(boissons chaudes, jus de fruits, viennoiseries)La pause de l’après midi(boissons chaudes, jus de fruits, sodas, biscuits)Le déjeuner « menu séminaire »(Vins, eaux minérales et café inclus)

Prix forfaitaire : 98 € HT / pers

La mise à disposition de la salle de réunionLa pause d’accueil(boissons chaudes, jus de fruits)La pause du matin(boissons chaudes, jus de fruits, viennoiseries)La pause de l’après midi(boissons chaudes, jus de fruits, sodas, biscuits)Le déjeuner « menu séminaire »(Vins, eaux minérales et café inclus)Le dîner « menu séminaire »(Vins, eaux minérales et café inclus)

3 – TARIFS HÉBERGEMENT «SÉMINAIRE» 2013

Les chambres 1 personne «classique» sont équipées grand confort. Chaleureuse, moderne, spacieuse et confortable avec un lit douillet et une salle de bain fonctionnelle. Les chambres sont équipées de télévision satellite avec canal + et chaîne satellite, wifi gratuit, salle de bain privée et téléphone à ligne directe.Côté pratique, l’hôtel dispose d’un parking gratuit et fermé. La réception vous accueille agréablement 24h/24.Notre hôtel propose un petit déjeuner servi en buffet à discrétion.

Périodes Dates Chambre

Période ABasse saison

Du lundi 06/01/2013 au vendredi 28/02/2013 110 € Hors TaxesDu lundi 18/06/2013 au vendredi 11/10/2013

Période BHaute saison

Du lundi 05/03/2013 au vendredi 14/06/2013 130 € Hors TaxesDu lundi 14/10/2013 au vendredi 21/12/2013

Les tarifs sont donnés à titre indicatif et sont susceptibles de variations ou modifications sans préavis.

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Application

M. GUYAN vous demande d’étudier la demande de l’entreprise FARRUGIA PEINTURE pour la réservation d’une salle pour le 3 novembre.Elément à prendre en compte :

Réservation d’une salle toute la journée du 3 novembre ; 35 personnes ; Besoin d’un vidéo projecteur ainsi que d’un téléviseur ; 8 personnes passeront une nuit.

Le devis :

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Hôtel EIFFEL2 rue de Cambronne75015 PARIS FARRUGIA PEINTURETel : 01.32.56.89.74Fax : 01.32.56.89.70 16 rue de StockholmEmail : accueil@hoteleiffel.fr 13100 Aix en Provence

Devis N°2

Date : le 20 octobre 20..Objet : réservation de salle du 3 novembre

Prestations Tarif unitaire Quantité TVA TotalRéservation salle

Denon 62,50 € 35 (1) 2 187,50 € HT

Téléviseur 50 € 1 (1) 50 € HT

Hébergement 130 € 8 (2) 1 040 € HT

Total de la prestation (2187,50 + 50 + 1040) 3 277,50 € HT

TVA (1) : 20 % ((2237.50) X 20) / 100 447.50 €

TVA (2) : 7 %(1040 X 10) / 100 104 €

Total TVA (447.50 + 104) 551,50 €

Total TTC (3277,50 + 759,50) 3829 € TTC

Acompte de 30% à verser une semaine avant (3787,85 X 30) / 100 1 148,70 €

Durée de validité du devis: 1 mois

Le client L’entreprise(Signature précédée de la mention "Bon pour accord")

La facture

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Hôtel EIFFEL2 rue de Cambronne75015 PARIS FARRUGIA PEINTURE

16 rue de Stockholm13100 Aix en Provence

Facture N°

Date : le 4 novembre 20..Objet : Journée d’étude

Prestations Tarif unitaire Quantité TVA TotalRéservation salle

Denon 62,50 € 35 (1) 2 187,50 € HT

Téléviseur 50 € 1 (1) 50 € HT

Hébergement 130 € (8-1) 7 (2) 910 € HT

Total de la prestation (2187,50 + 50 + 910) 3 147,50 € HT

TVA (1) : 20 % ((2187,50+50) X 20)/100 447,50 €

TVA (2) : 10 %(910 X10)/100 91 €

Total TVA (438,55 + 63,70) 538,50 €

Total TTC (3147,50 + 538,50) 3 686 € TTC

Acompte reçu - 1 148,70 €

Total restant du (3648,35 – 1136,35) 2 537,30 € TTC

Règlement de la facture : 30 jours fin de moisL’entreprise

Synthèse :

L’agent d’accueil, dans sa fonction, peut être amené à produire et à gérer certains documents. Le devis et la facture sont des documents courants dans une activité marchande. L’agent d’accueil doit donc être capable de créer ces documents mais aussi de déceler certaines anomalies.

Le devis est une proposition commerciale réalisée avant la prestation. Il est obligatoire pour toutes opérations d’un montant supérieur ou égal à 150 €. Il peut se convertir en contrat lorsqu’il est accepté par les parties et que le client a noté « bon pour accord ». Il doit comporter clairement le détail de la prestation proposée, ainsi que la quantité, le prix unitaire et le prix total. Les coordonnées du prestataire ainsi que celle du futur client doivent être présente. Un acompte peut être versé par le client lors de l’acceptation du devis. Celui-ci est une avance et représente généralement 30% du prix total. Cela permet à l’entreprise de garantir une prise en charge des frais engendrés en cas d’annulation.

Une facture est un document qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou services. Elle implique à sa réception l'obligation de payer immédiatement ou à échéance (exemple à 30 jours). Celle-ci est obligatoire et le vendeur doit l’émettre, avec toutes les informations légales dès la réalisation de la vente ou la prestation, alors que l'acheteur doit la réclamer s'il ne la reçoit pas dans un délai raisonnable.Elle est établie en un exemplaire pour chacun, et doit être conservé[e], au minimum dix ans après le dernier paiement. La facture doit intégrer la TVA (taxe sur la valeur ajoutée), qui est variable selon la prestation ou le bien vendu.

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