AIDE A L’EVALUATION DES RPS DANS LES COLLECTIVITES

Date : 13/10/2015 PREVENTICA LYON

Intervenants : Franck DALPAN, ACFI

Programme

Généralités� Généralités� Cadre réglementaire

Démarche de prévention :� Phases de l’évaluation� Outils utilisés

Retours d’expérience

Généralités :Définition

Risques pour la santé mentale, physique ou sociale,engendrés par les conditions d’emploi et lesfacteurs organisationnels et relationnelssusceptibles d’interagir avec le fonctionnement mental

Généralités :Facteurs de RPS

6 dimensions d’analyse :

1) Exigences du travail (charge, complexité, horaires…)2) Exigences émotionnelles3) Autonomie et marge de manœuvre4) Rapports sociaux et reconnaissance au travail5) Conflit de valeurs6) Insécurité socio-économique

Cadre réglementaire :Accord – Cadre sur les RPS

Signé le 22 octobre 2013 par le ministre de la fonction publiqueet organisations syndicales (CFDT, CFTC, CFE-CGC, CGT, FSU,FA-FPT et SMPS)

Point phare : Obligation pour tous les employeurspublics d’évaluer et de rédiger un plan d’action deprévention des RPS d’ici à 2015

Autres points :� Démarche participative (impliquant agents, CHSCT,…)� Formation en matière de RPS pour tous les acteurs� Outils méthodologiques proposés

Démarche de prévention :Phases de l’évaluation

1) Réunion avec la Direction de la collectivité

2) Recueil des indicateurs par la collectivité

3) Réunions de présentation au CHSCT puis aux agents

4) Questionnaires type QCM distribué à l’ensemble des agents

5) Entretiens : 2 possibilités sont données :� Entretiens collectifs (selon INRS ED 6140)

� Entretiens individuels (selon grille « CDG 83 »)

6) Rédaction d’un rapport d’intervention + intégration au DU

7) Restitution à l’autorité territoriale et à la direction de la collectivité

8) Restitution aux agents ayant participé aux entretiens

Démarche de prévention :Choix Individuel / Collectif

Avantages Inconvénients

Collectif

� Plan d’actions directement proposé par le groupe� Temps� Méthode citée dans les accords � Reproductibilité � Coût

� Choix des groupes� Certains agents nonécoutés�Difficulté d’établir desactions communes à toute lacollectivité

Individuel

� Tous les agents sont entendus� Accueil positif des agents� Repérage de problématique individuelle

� Temps et reproductibiliténotamment des entretiens� Besoin d’un animateur avecsens du contact et espritsynthétique� Coût

Retour d’expérience 1:Généralités

Mairie de 35 agents répartis en 3 unités de travail :� Services Techniques� Services administratifs (hôtel de ville, PM, associations, médiathèque)� Autres (Ecoles, entretien des locaux, crèche)

Collectivité marquée par un conflit entre Maire et DGS avecdépart imminent du DGS actuel

32 agents reçus en entretien individuel + QCM distribué

10,7 % d’absentéisme en 2013

� Peu de problèmes majeurs à la police municipale, la crècheet les services techniques

� Difficultés organisationnelles fortes au niveau desadministratifs, de l’entretien des locaux et des écoles

� Pas de fonction Ressources Humaines développée� congés, formation, carrières…

� Lien hiérarchique non identifié

� Ambigüité sur rôle des élus

Retour d’expérience 1:Constats

Ecole :� Responsable « officiel » a indiqué ne pas vouloir s’occuper de lamaternelle ce qui entraine des dysfonctionnements� Un agent en disponibilité doit revenir après un an et cristallise descraintes de la part des autres agents

Entretien des locaux :� Sentiment d’inégalités de traitement entre les agents� 2 agents à problème repérés avec absence de service fait et aucunesanction� Absentéisme fort� Planning géré à la volée� Légitimité responsable remise en cause

Retour d’expérience 1:Constats

Actions préconisées Priorité

Réflexion sur latitudes décisionnelles et activités du futur DGS

Redéploiement des agents administratifs avec un agent référent RH

Procédure de gestion courante RH à formaliser (congés, horaires,maladie, carrières…)

Gestion des 3 « cas statutaires » à problèmes

Refonte du régime indemnitaire (prime au présentéisme?)

Accueil des nouveaux embauchés à formaliser

Plan de formation à formaliser

Création d’un organigramme fonctionnel

Fiche de service et de poste à formaliser

Retour d’expérience 1:Actions proposées

Actions préconisées Priorité

Participation des agents sur l’aménagement de la nouvelle mairie

Réflexion sur horaires de travail des agents administratifs

Mise à plat des activités de la comptable (budget et paye)

Mise à plat des activités de l’urbanisme notamment par rapport auxtravaux

Informatisation de la régie pour libération de temps sur autresmissions pour agent responsable

Fusion accueil maison des associations et police municipale

Création de binôme par missions avec fusion accueil général etservice à la population par exemple

Retour d’expérience 1:Actions proposées

Actions préconisées Priorité

Clarification du rôle du responsable affaires scolaires etéventuellement nomination d’un nouveau référent pour l’entretiendes locaux et l’école maternelle

Formaliser la procédure de commande de matériel et de produits

Contrôle régulier des agents d’entretien et définition des attentes en terme d’entretien des locaux

Passage périodique des élus sur les structures excentrées

Pas de problème spécifique aux services techniques hormisune autorité reposant sur moment de convivialitéinstitutionnalisé ���� Risque addictions ?

Retour d’expérience 1Actions proposées

Retour d’expérience 2 :Généralités

Communauté de communes de 100 agents répartis en 2 unitésde travail :

� Pôle déchets comprenant collecte OM et déchetteries� Pôle administratif

Effectif de la CC a explosé suite à la récupération de la collecteOM en régie (passage de 20 à 100 agents en 1 an ½)

Demande d’intervention de la part du pôle déchets suite àmontée en puissance de plaintes des agents

Statistiques peu fiables du fait de l’augmentationrapide de l’effectif

Retour d’expérience 2 :Constats – Collecte OM et déchetteries

Déchèterie : :� Isolement fort par rapport à la collectivité� Manque de légitimité ou la non clarification des missions du

responsable des déchèteries� Manque de matériel et communications approximatives entre la

direction du pôle et les agents de terrain

Collecte :� Sentiment de déséquilibre des charges de travail� Absentéisme important responsable de dysfonctionnements

(plannings )

Autres :� Besoin de renforcer communication interne� Manque de connaissance et d’appui sur volet RH

Retour d’expérience 2 :Actions proposées – Collecte OM

Actions Réalisation

Mise en place de réunions périodiquespar équipe sur le thème des tournées

Réunions générales trimestrielles déjàmises en place. Des réunions par équipessont prévues dès que le local des chefsd’équipe aura été crée

Structuration de la mission de chefd’équipe collecte

Construction d’un bureau pour les chefsd’équipe (1er trimestre 2015), formationsprévues (4ème trimestre 2014, 2015),réunions d’information

Création d’équipes de collecte par zone(comme sur la tournée du Luc) pouruniformiser les charges et l’entraide surles différentes tournées

Mise en œuvre en cours qui sera finaliséelorsque les chefs d’équipe auront leurbureau

Retour d’expérience 2 :Actions proposées – Collecte OM

Actions Réalisation

Revoir le procédé de nettoyage destenues Peu d’agents sont mécontents des

tenues. Un bilan sera effectué à l’issuedu marché actuel afin d’améliorer laqualité et le nettoyage des tenues

Réflexion sur qualité des tenues pourprochain marché et consultation desagents sur le choix

Dotation d’une tenue de pluie derechange et mise en place d’un espacede séchage pour les tenues de pluie

Une réflexion est en cours pour mettreen place un espace de séchage

Procédure de gestion des absencesinjustifiées

Procédures existantes qui entrainent deschangements d’affectation pour lesagents présents

Formation Secourisme pour leschauffeurs

Formation de moniteurs SST quiformeront les agents à compter de 2015

Retour d’expérience 2 :Actions proposées – Déchetteries

Actions Réalisation

Revoir les missions du responsable desdéchèteries et modalités de suivi desagents sur les sites

Un référent déchèteries a été désigné afinde renforcer le suivi des déchèteries etd’être un relai d’information

Information des agents des déchèteriessur la récupération des DDS

Une simplification de cette procédure aété faite en mai 2014. Une formationd’une demi journée spécifique à cetteprocédure a eu lieu le 1er juillet 2014

Dotation de casiers sur chaquedéchèterie

Des casiers ont été installés afin que lesagents puissent se changer sur place

Mesure champ électromagnétique surdéchèterie de Flassans

Recherche d’un prestataire en cours pourréaliser la mesure

Retour d’expérience 2 :Communauté de communes – Bilan

� 30 actions préconisées sur le pole valorisation des déchets

� 10 actions réalisées ou en cours de mise en place dans lemois suivant la présentation à la direction

� 3 situations individuelles « à problème » détectées – Une aété réglée à l’issue de la démarche sans forcémentd’intervention directe du CDG 83

Retour d’expérience 3 :Généralités

Commune de 28 agents réparties dans 4 unités de travail :� Encadrement� Services techniques� Ecole / Entretien� Administratifs

Pas de problème particulier – collectivité souhaitant seconformer à la circulaire

Choix des entretiens collectifs + QCM

� 76 % des agents considèrent que leur travail exige d’apprendre deschoses nouvelles

� 80 % considèrent avoir la liberté de décider comment réaliser leurtravail

� 79 % des agents estiment que leurs collègues facilitent leur travail� 92 % considèrent que leurs supérieurs hiérarchiques facilitent leur

travail et qu’ils réussissent à faire travailler les gens ensemble

� 68 % des agents considèrent devoir travailler très vite� 79 % des agents considèrent que leur salaire n’est pas satisfaisant en

rapport avec leurs efforts et réalisations

Retour d’expérience 3 :Chiffres tirés des QCM (89 % de taux de réponse)

�Score global =>stress légèrement supérieur à lamoyenne de la population de référence

� Niveaux les plus élevés : Ecoles/Cantine (2 agents)� Niveaux intermédiaires : Encadrants – Ecoles/Cantine� Niveaux modérés : Services techniques – Administratif / PM

Permet orientation vers médecine du travail

Retour d’expérience 3 :Mesure du Stress Psychologie (MSP9)

Retour d’expérience 3 :Résultats des entretiens collectifs

Unité de travail

AdministratifPM

EncadrantsServices

TechniquesEcoles

Classement 3 2 1 3

La méthode INRS permet de classer les unités de travail entreelles selon les réponses des agents aux questions sur lesdifférents FRPS(4 choix possibles fonction de l’intensité du facteur présent)

Retour d’expérience 3 :Synthèse

Risques psycho-sociaux dans la collectivité : Niveau faible Service des écoles le plus impacté

Facteurs de risques prépondérants : Intensité et complexité du travail (attention et vigilance, interruption dans le travail), reconnaissance dans le travail

Facteurs de protection : autonomie, intérêt du travail, rapports sociaux, absence de conflit de valeurs

Retour d’expérience 3 :Actions proposées – zoom sur les écoles

Actions Priorité

ECOLES

Information des agents sur les résultats des mesures de bruitdès la connaissance des résultats

1

Acter par écrit les éventuels manquements professionnels et /ou attitudes agressives du cuisinier et adresser ces constatsdirectement à la direction des collèges du département

1

Envisager de renforcer l’équipe chargée du transfert des enfantsde l’école à la cantine pendant le temps du midi

1

Retour d’expérience 3 :Actions proposées – zoom sur les écoles

Actions Priorité

ECOLES

Remettre à plat la convention de mutualisation de la cantine etnotamment le rôle des agents de la commune

2

Faire un point en début d’année scolaire en partenariat avec lesdirections des écoles sur les situations individuelles des enfants

2

Formaliser une procédure pour lister les enfants devant aller en TAP àl’issue de la journée de classe

2

Envisager que les élus se rendent ponctuellement aux écoles et à lacantine pour montrer leur soutien aux agents

3

Réflexion sur futur de la cantine afin d’assurer un service de meilleurqualité

3

Retour d’expérience 3 :Commune de 28 agents – Bilan

� 35 actions proposées sur l’ensemble des unités de travail

� Réponses de l’autorité territoriale sur chaque action

� 12 actions sur 35 mis en place dans le mois qui a suivil’évaluation

� Autorité territoriale et secrétaire de mairie ont insisté sur lefait que la démarche a permis de mettre en évidence ledécalage entre les problèmes tels qu’ils sont connus par euxet leur impact sur les agents