Classez, archivez et retrouvez tous vos documents papiers et … · 2020. 3. 26. · o Utilisation du moteur de recherche plein texte de la GED (à partir de la borne ou de son PC)

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Classez, archivez et retrouvez tous vos documents papiers et électroniques rapidement et en toute sécurité Webinar Archivage Toshiba

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SOMMAIRE L’archivage – Une problématique au quotidien

Enjeux de l’archivage – Définitions – Cadre légal et réglementaire

Le concept Toshiba e-DocStation

Questions / réponses


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L’archivage de vos documents électroniques et surtout papier… Une problématique au quotidien

© 2015 Toshiba Tec Corporation TOSHIBA : et si on parlait solutions

4 L’archivage de vos documents La problématique au quotidien

Savez-vous que :

90% de la mémoire des entreprises existe sous forme de papier 1

L’utilisation du papier augmente dans un tiers des entreprises 2

85% des factures fournisseurs d’une entreprise sont au format papier 3

1-Source Coopers & Lybrand 2-Source Etude Iron Mountain – 2013 3-Source Aberdeen Group


5 L’archivage de vos documents Vocabulaire: archive, archivage, document engageant, type d’archives

Définition officielle de l’archive : « L’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. »

Définition de l’archivage : « Démarche d’organisation qui a pour objectif d’identifier, de mettre en sécurité et de maintenir disponibles l’ensemble des documents qui engagent. »

Document engageant : Document achevé, daté, validé et figé de sorte qu’on peut ou qu’on doit pouvoir s’y référer pour appuyer une action ou défendre un droit. Ils contiennent une décision ou une information entraînant ou susceptible d’entraîner une incidence financière ou la responsabilité de son détenteur. Ex : contrats, factures, bons de commande, devis, bons de livraison, PV d’installation, déclarations d’accidents du travail, feuilles de présence formation, bulletins de paie, documents bancaires, brevets…


6 L’archivage de vos documents Pourquoi doit-on archiver ?

Conserver les archives est une obligation légale

Garantir les droits de l’entreprise Moyens de preuve lors d’un contrôle administratif, d’un audit ou devant un tribunal « Assurance juridique et fiscale ».

Archives = véritable patrimoine de l’entreprise (Aide à la décision)

Bon à savoir : Un document doit être conservé dans le format sous lequel il a été reçu dans l’organisation (ex facture fournisseur papier) Une copie (document papier numérisé) ne possède pas la valeur probatoire d’un original => On ne doit pas détruire l’original papier (aucun texte de loi ne le permet)


7 L’archivage de vos documents Durées de conservation

Des durées variables selon les documents et le domaine d’activité ! en général ce sont des durées minimales, rarement maximales On retrouve souvent les mêmes valeurs, mais elles peuvent varier selon le changement de règlementation : 1, 2, 3, 5, 10, 30, 50 ans…, illimité Quelques exemples : 1 an = taxes foncières, comptabilisation des horaires 2 ans = CV, notes d’entretien d’embauche (max), lettres de voiture (min) 3 ans = impôts, taxes sur le CA, déclaration TVA, déclaration en douane 5 ans = contrats commerciaux, accords industriels, documents bancaires 10 ans = factures client et fournisseur, bon de commande, de livraison, de réception, documents bancaires 30 ans = contrats d’achat et vente de biens immobiliers, rapport des cac illimité= accidents du travail



De plus en plus de documents à conserver (papier ou numérique)

Qui s’en occupe ? Qui est responsable ?

Comment savoir quels documents conserver et combien de temps ? Où trouver les informations officielles de durées légales de conservation ?

Comment optimiser les tâches chronophages de classement et de recherche ?

Réduire les risques financiers liés à la perte de documents (papier ou numérique) à la destruction prématurée de documents =>Pénalités fiscales, sanctions pénales, pérennité de l’entreprise =>Perte de procès (€) =>Perte d’image de marque



Savez-vous que :

Un employé consacre de 250 à 300 heures par an à la recherche de documents papiers 1

35% des documents d’une entreprise restent introuvables ou sont inutilisables 2

28% des organisations ont besoin de plus d’un mois pour fournir des documents dans le cadre d’une procédure judiciaire 3

La destruction avant les délais prescrits ou le refus de communiquer les documents est punie d’une amende de 1 500 € pour chaque document ! 4

1-Source Cognidox – 2013 2-Source Etude Serdalab – 2013 3-Source EII- 2013 4-Source CGI – Article 1734


10 L’archivage de vos documents La réponse Toshiba aux enjeux de l’archivage documentaire

Une exclusivité mondiale qui permet de combiner

une solution de GED et la gestion de l’archivage papier pour :

1 Augmenter la productivité avec une méthode innovante de classement et une recherche documentaire simple et efficace.

2

3

Réduire les coûts liés à la perte d’information et les erreurs de classement des documents.

Améliorer la sécurité des archives en cas de sinistres et garantir la confidentialité des documents.


11 L’archivage de vos documents Le concept Toshiba

Concept innovant d’Organisation Documentaire Classez, archivez et retrouvez tous vos documents papiers et électroniques rapidement et en toute sécurité.

Solution clé en main intuitive pour répondre à 4 objectifs principaux : • Faciliter et accélérer le classement.

• Retrouver ses originaux rapidement.

• Sécuriser son patrimoine documentaire

• Répondre à l’obligation légale de conservation

Solution 2 en 1 • Solution de GED complète

• Module d’archivage des originaux papier

• Borne libre-service pilotant un système de numérisation connecté à une source de numérisation (MFP, scanner…)


12

L’archivage de vos documents Le concept Toshiba

https://www.youtube.com/watch?v=9DiLHHXkZ5U





13

Archivage des documents papier o Une fois numérisés, les documents sont directement

déposés dans une boîte d’archives (du commerce) correspondant à une durée de conservation préalablement choisie

o Système de LED indiquant la bonne boîte d’archives o A chaque fichier est accolée une étiquette « virtuelle »

indiquant le numéro de la boite où se trouve l’original o Mémorisation de la position physique dans la boîte

d’archive o Fichier numérique PDF/a non supprimable pendant la

durée de conservation


1-3 ans

5-10 ans

30 ans

illimité


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Recherche d’un document papier o Utilisation du moteur de recherche plein texte

de la GED (à partir de la borne ou de son PC) o Visualisation et contrôle à l’écran de la copie numérique o Informations complètes de traçabilité :

je sais exactement dans quelle boîte d’archives se trouve le document recherché je connais sa position dans la boîte


N°boîte

Position de l’original


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Solution de GED complète o Plateforme web sécurisée (3 Datacenters en France) o Capture documents papier et électroniques o Indexation Automatique Plein Texte (OCR Abby) o Auto-Classement ou classement libre o Recherche Plein Texte sur vos documents o Horodatage des documents déposés o Module de Gestion des Contrats (clients, fournisseurs) o Envoi de fichiers volumineux o Fonctions geide : ajout de notes, alarmes, « agrafeuse »,

tampon, module collaboratif, station d’indexation, abonnement aux dossiers, extraction LAD…

o Gestion de Workflows (option) o Accès et données sécurisées (https, login/mdp ou badge) o Gestion des droits

L’archivage de vos documents

Le concept Toshiba

Plateforme borne (options limitées)

Plateforme PC


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QUESTIONS / RÉPONSES


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Merci !

CONTACT: TOSHIBA TFIS

Thierry MONTAILLIER

Chef de produits Multifonctions & Solutions

Email : [email protected]

GSM : 06 33 36 49 94

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