Construisez et automatisez vos indicateurs Internes …s177724879.onlinehome.fr/Telechargement/planete... · 2017-01-09 · Automatiser ses indicateurs cabinet . ... • Mise en œuvre

Construisez et automatisez vos indicateurs

Internes cabinet…

Outils et méthode opérationnelle

…performance et qualité !

Votre cabinet au top de la performance

RC&A Consulting sur la toile…

• http://facturez-plus.com/methode-facturation/votre-formation-complete/

• www.facturez-plus.com

• www.xltab.com

• www.produisez-plus-vite.com

• www.turbobusiness.com

Facturation optimisée

Statistiques de gestion• www.turbotreso.com

Suivi de trésorerie

Planification et gains de productivité

http://www.rcac.fr/

http://www.planete-performance.fr/



http://www.xltab.com/

La méthode avec les outils de la Gamme XL (accès direct à la méthode en diapo 12)

Notre promesse :

2H maximum pour obtenir les statistiques de vos rêves… …et les actualiser chaque mois en 3 clics !

Automatiser ses indicateurs cabinet


Préambule : équipement des cabinets


• Environ 2 cabinets sur 3 sont aujourd’hui équipés d’un logiciel spécifique

de gestion interne (clients, temps et facturation) plus ou moins bien utilisé

• Ceci devient incontournable dans un monde de concurrence plus dure et

de difficultés économiques pour un cycle de 5 à 10 années !

• honoraires moyens par dossier (-25% en 5 ans)

• % honoraires récurrents/honoraires globaux (-10% en 3 ans)

• % honoraires comptables/honoraires globaux

• ou tassement du CA global depuis 2008

• ratio RCAI/CA : -2% en 5 ans

• flux spontané de nouveaux clients

• Le déficit de gestion interne et d’un bon système d’information de gestion

risquent de mettre en péril les cabinets fragiles dans un avenir proche !

2 cabinets équipés en gestion

Pour

1 cabinet

non équipé

Préambule : évolution de la PCLA


Triple réaction des cabinets dans cet environnement :

• Diminution drastique des charges

• Dégraissage des postes de charge superflus

• Licenciements (5 à 10.000 !) et augmentation de la productivité

• Recherche de nouveaux profils de collaborateurs et cadres

• Rémunérations variables et fonction RH montent en puissance

• Recherche de CA si possible rapidement rentable

• Recherche de nouveaux marchés, capitaux et partenaires

• Recherche de nouveaux clients dans les métiers traditionnels

• Recherche de nouvelles missions sur la clientèle actuelle

• Vente et facturation plus efficace de ce qui est produit

• La fonction marketing/communication/vente se développe

• La gestion interne regagne ses lettres de noblesse

• Optimisation des tarifs et de la gestion du cabinet

• Mise en œuvre de tableaux de bord internes plus pointus

• Construction d’indicateurs liés à des démarches Iso ou performance

• Embauche d’informaticiens et contrôleurs de gestion (ou profil mixte)

Logiciels : leurs capacités…


• Les logiciels de gestion regroupent des fonctionnalités de plus en

plus complètes à savoir :

• Fichier clients

• Agenda/planning, messagerie et évènements

• Gestion documentaire

• Obligations et planning de charge

• Budgets et lettres de mission

• Temps et facturation

• Statistiques… et export de données en format Excel

• Les principaux (par ordre décroissant de part de marché) sont :

Quadra GI, Cegid Expert GI, Isa GI, Dia Client, Sage/Coala,

Ccmx Ressources, Temps2000, Queoval Expert.

Ils procurent un ensemble de statistiques « standard » rarement

suffisantes…


Avantages et inconvénients ?

Quels sont les avantages de ces statistiques standard ?

• Elles sont préformatées et « presse-bouton »

• Elles sont plus ou moins puissantes et paramétrables

• Elles sont disponibles à volonté souvent sans compétence informatique.

Quels sont les inconvénients de ces statistiques standard ?

• Elles sont souvent classiques et limitées

• Elles sont redondantes et « mangeuses de papier »

• Elles sont parfois complexes à paramétrer

• Elles sont souvent insuffisantes au regard des besoins des cabinets

• Elles ne savent pas synthétiser des données venues de plusieurs sources

(notamment pour calculer des indicateurs qualité) : les consultants qualité

oublient souvent le coût de production récurrent des indicateurs choisis !

Il est symptomatique de constater que les cabinets recourent massivement

à Excel pour leurs statistiques internes et pour produire avec beaucoup

d’efforts leurs indicateurs qualité dans le cadre de démarches Iso.

Le tableur de Microsoft s’est imposé au fil des années

comme le produit universel du marché.

Planifier - Budgets de temps prévisionnels

- Planning de charges

- Planification sur agendas des missions EC et CAC

- Gestion des obligations

Produire - Budgets et prévisionnels

- Tableaux de bord

- Cycles de révision

- Calculs divers

- Captation d’informations remplies par les clients (notes de

frais, immobilisations, banque,…)

- Suivi des obligations

Facturer - Gestion des temps

- Gestion de la facturation

Analyser l’activité - Listes de clients

- Statistiques internes

- Indicateurs qualité

Dans les cabinets, Excel est utilisé diversement aussi bien

pour planifier, produire, gérer et analyser l’activité :

Excel, l’outil à tout faire !



Cependant, chacun de ces logiciels a des capacités et des limites pour

personnaliser vos indicateurs de gestion ou exporter vers Excel (ou Access) :

• pas d’export Excel

• export Excel très lent

• export Excel inexploitable

• export Excel trop complexe

• export Excel par morceaux…

Il fallait donc des outils pour :

1. d’abord extraire ces données multiples des bases cabinets

2. …depuis tous les principaux logiciels du marché

3. …puis les concaténer dans un seul gros fichier si possible

4. …avant de pouvoir les traiter simplement et rapidement

5. …sans compétence informatique mais avec sécurité et fiabilité

6. …et les restituer dans un tableau de bord pour les partager

7. …puis de les remettre à jour périodiquement

Et pouvoir changer d’éditeur ou de logiciel sans perdre vos statistiques…

Un sacré challenge !...

Excel, sans les inconvénients d’Excel ?...


On voit que les nouvelles versions d’ Excel 2007 et 2010 montent en

puissance pour offrir des possibilités étonnantes :

1/ Un potentiel pour traiter d’énormes volumes de données (1 million

d’enregistrements en standard !)

2/ Une panoplie de fonctionnalités d’où émergent notamment des options

de graphiques, de tris, de filtrage et même de dédoublonnage

3/ Des outils puissants dont font partie les tableaux croisés dynamiques

mais comment les rendre accessibles au plus grand nombre ?

RC&A Consulting et son partenaire Polykromy ont relevé le défi !

…mais en gardant les capacités d’Excel !


Via deux outils intégrés…

Compatibles Excel 2000, 2002, 2003, 2007 et 2010

…et totalement connectés avec votre gestion interne !

Présents dans l’analyse de données et la gestion interne depuis plus de dix

années, nous avons tenté d’apporter des solutions à chacun de ces

problèmes avec les outils de notre nouvelle Gamme XL :

• En apportant dans un premier temps des outils d’extraction et de remise

à jour automatisée des données source en quelques clics

• En vous procurant des interfaces plus conviviales et productives via

des palettes d’assistance très visuelles, intuitives et gérables à la souris

sans compétence particulière

• En conservant la puissance d’Excel via les tableaux croisés dynamiques

• En proposant la construction automatisée d’un tableau de bord avec

sommaire, boutons de lancement et onglets, le tout en couleur.

La méthode avec les outils de la Gamme XL

Notre promesse :

2H maximum pour obtenir les statistiques de vos rêves… …et les actualiser chaque mois en 3 clics !




La méthode en 5 étapes

Un menu de navigation intègre dans une palette Excel

toutes les fonctionnalités des outils eXtract et XL TAB !

1. Extraire vos données

2. Se connecter à vos données

3. Construire et mémoriser vos tableaux et graphiques

4. Bâtir votre tableau de bord automatisé

5. Le réactualiser périodiquement en 3 clics !

Vos statistiques internes puissantes, rapides, sans aucune compétence !


Extraire simultanément vos données clients, collaborateurs et

vos historiques de gestion interne (budgets, temps, facturation),

c’est possible et rapide !...

…depuis tous ces logiciels :


Etape 1 : extraire vos données



Indiquez le nom de votre gestion interne et validez :



Connectez-vous

à votre base clients

et de gestion interne

Sélectionnez vos

critères d’extraction

Cliquez sur le

bouton « Export »

C’est fini et mémorisé

une fois pour toutes

par votre logiciel !


Etape 2 : se connecter à vos données

Connectez-vous aux données extraites :

XL TAB concatène toutes vos données formatées pour l’analyse

dans un seul classeur Excel et une seule feuille !


Désignez le nom du répertoire dans lequel eXtract a déposé

les données extraites : XL TAB fait le reste…

XL TAB mémorise également cette opération…

Etape 2 : se connecter à vos données

Construisez maintenant tous vos tableaux et graphiques

et mémorisez-les…

…en quelques minutes seulement !


Etape 3 : fabriquer vos statistiques



XL TAB vous offre une palette de construction de tableaux :

construisez facilement vos tableaux croisés dynamiques !

Tableaux et graphiques dynamiques, zoom sur une cellule,

inverser lignes et colonnes, figer les volets, créer des formules…

Tout devient facile, rapide… et sans compétence informatique !



XL TAB vous offre une palette de construction de graphiques :

histogrammes, camemberts, courbes…

…dynamiques ou figés sous forme d’image !


Reste à regrouper et présenter vos statistiques

pour avoir une vue synthétique et partager l’information

• Groupes : facturation, planification, production, rentabilité…

• Tableaux : CA/missions, bonis/malis, budgets de temps,…

Une vision globale de tous vos tableaux classés,

horodatés, commentés et accessibles d’un clic

Etape 4 : bâtir votre tableau de bord



XL TAB vous permet de regrouper automatiquement

tous vos tableaux dans un tableau de bord général :


Consultez et partagez vos statistiques entre associés,

animez vos réunions internes en quelques clics !



Chaque tableau est accessible via un bouton ou un onglet,

horodaté automatiquement et commenté par vos soins


Un bouton « Sommaire » vous permet de revenir

au sommaire général de votre tableau de bord


Etape 5 : réactualiser vos données

Dernière étape :

En 3 clics, sans aucun travail supplémentaire

vous allez réactualiser tous les mois

vos tableaux et votre tableau de bord général

C’est magique !


Gamme XL : logiciels + accompagnement

Abonnement annuel 2 logiciels : 495€ HT

+

Implantation, paramétrage et formation

2H par vidéoconférence : 195€ HT

+

Option : assistance personnalisée à la construction de

vos tableaux et indicateurs clé : 650€ HT/demi-journée

eXtract XL Tab


Gamme XL : en savoir plus…

Appelez-nous au 05 56 60 38 29

• Pour participer à une webdémo de présentation(compter 45 minutes : dates prévues sur www.rcac.fr )

• Pour une présentation personnalisée pour votre

cabinet (par vidéoconférence ou sur site)

• Pour tester les outils pendant 15 jours(installation gratuite des logiciels par nos soins)

• Pour toute autre information ou documentation(plaquette des produits, tarifs spéciaux, conditions générales…)

http://www.rcac.fr/


Nos actions dans les cabinet…

L’obsession de la performance !

• Le Club RC&A : 5 rassemblements/an

• La lettre Optim’Gestion (gestion interne)

• Réseau MOSAIC : des consultants complémentaires en cabinet

• Consulting : optimisation tarifs, facturation globale et système d’information de gestion, méthodes de gains de productivité

• Logiciel TurboBusiness : optimisation de votre organisation productive totalement intégrée et compatible avec les gestions internes Cegid, Quadratus, Sage/Coala, ACD,... (processus, tâches, alertes clients, obligations, budgets, plannig de charge, agendas, planning collectif, saisie d'activité, détection des malis, statistiques à base de taux d'avancement)

• Logiciel TurboTreso : suivi de trésorerie simple et efficace


La Direction de RC&A Consulting

Stéphane REGNIER 06 11 23 09 18 - [email protected]

• Maîtrise Sciences Economiques

• DESS Administration des Entreprises

• DESS Contrôle de Gestion

• Institut Technique de Banque

• Actif depuis 18 ans dans les cabinets

• Spécialisé depuis 15 ans dans la gestion interne et les systèmes d’information cabinet

• Missions sur tous les outils du marché

mailto:[email protected]


RC&A Consulting sur la toile…

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