E -Services RH « Congés · Un manager qui doit s’absenter peut-il déléguer ses « tâches » au RRH qui bénéficie du profil « EXPERT RH » dans l’outil ? ... En cas de

BRANCHE SERVICES-COURRIER-COLIS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES DIRECTION PROSPECTIVE, POLITIQUES ET PILOTAGE

FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES

E-Services RH « Congés »

Foire Aux Questions



Sommaire

Ce sommaire est dynamique

Il permet d’accéder directement à la réponse en cliquant sur la ligne

E-service RH « Solde de congés et de repos compensateurs » ........................................................... 1

1. Le responsable ou le RRH peuvent-ils accéder aux compteurs de congés / JRS / RC des

agents mis à disposition au sein de la DOTC ou bien dans une autre DOTC ? ...................... 1

2. Les compteurs de RC sont-ils contrôlés lorsqu’un agent saisit en ligne une demande de

RC ? ..................................................................................................................................................................... 1

3. Les compteurs de RC seront-ils ventilés en RC / RCE / COR ? .................................................... 1

4. Les RCY « flottants » sont-ils pris en compte dans l’outil ? .......................................................... 1

5. La DOTC peut-elle effectuer une extraction des soldes de congés par établissement

(Code REGATE) ? ........................................................................................................................................... 2

E-SERVICE RH « HISTORIQUE DES ABSENCES » .................................................................................................... 2

6. Une interface sera-t-elle créée avec HRa formation ? ..................................................................... 2

7. Les congés bonifiés seront-ils visibles ? ............................................................................................... 2

E-SERVICE RH « DEMANDE D’ABSENCE EN LIGNE » ............................................................................................... 2

8. En cas d’absence inopinée d’un manager, comment faire pour traiter les éventuelles

demandes de congés en attente de validation ? Un agent ne doit pas partir en congés

sans en avoir reçu l’autorisation. ............................................................................................................ 2

9. Une demande de congé en ligne non validée par le manager au bout de quelques jours

est-elle validée d’office ? ............................................................................................................................ 3

10. Le manager qui n’a pas validé une demande de congé en ligne reçoit-il une relance par

messagerie électronique au bout de quelques jours ? .................................................................... 3

11. Comment est informé un agent dont la demande de congé en ligne a été refusée par

son manager ? ................................................................................................................................................ 3

12. Comment le manager doit-il utiliser le bouton « Transmettre » dans l’outil ? ...................... 3

13. Comment le manager doit-il utiliser le bouton « Refuser » dans l’outil ?................................ 4

14. Une demande d’ASA (Autorisation Spéciale d’absence) peut-elle être saisie en ligne ? ... 4

15. Une demande de RC en heures peut-elle être saisie en ligne ? .................................................. 4

16. Une demande de RC peut-elle être saisie en ligne ? ....................................................................... 4

17. Qu’en est-il des facilités de service liées à la grossesse et à la maternité ? .......................... 4



18. Une demande de congés en ligne peut-elle être faite pour l’année suivante ? ..................... 5

19. Une demande de congés en ligne peut-elle être faite dans le courant de l’année pour la

période, par exemple, du 26 décembre 2014 au 5 janvier 2015 ? ............................................ 5

20. L’outil ne fait pas de contrôle du nombre de jours que l’agent doit obligatoirement saisir

dans sa demande de congés en ligne. .................................................................................................. 5

21. Le manager peut-il saisir une demande de congés en ligne pour le compte d’un agent ? 5

22. Comme pour l’entretien d’appréciation informatisé, le manager peut-il valider la

demande de congés en ligne avec « l’accord de l’agent » ? ......................................................... 6

23. Que doit répondre un manager aux membres de son équipe qui ne travaillent pas sur

ordinateur et qui souhaitent déposer une demande de congés ? ............................................... 6

24. Les demandes de congés en ligne sont-elle archivées ? Si oui, pendant combien de

temps ? .............................................................................................................................................................. 6

25. Qu’en est-il lorsqu’un agent est en maladie pendant ses congés ? ........................................... 6

26. Les agents détachés de façon temporaire dans la petite DOTC peuvent-ils poser une

demande de congés en ligne ? En effet, les dates de début et de fin de détachement ont

été saisies dans I-GEODE et ces agents sont considérés comme déjà absents. .................. 7

E-SERVICE RH « ANNULATION D’ABSENCE » .......................................................................................................... 7

27. Un agent peut-il annuler une demande de congés saisie en ligne ? .......................................... 7

E-SERVICE RH « DA01 PAPIER » ............................................................................................................................ 7

28. Si je saisis une demande de congés en ligne, dois-je continuer à déposer un formulaire

DA01 papier ? ................................................................................................................................................. 7

E-SERVICE RH « PLANNING D’EQUIPE » .................................................................................................................. 7

29. Le planning du manager pourrait-il figurer dans le planning d’équipe ? .................................. 7

30. Dans le planning d’équipe, le lien vers le rattachement hiérarchique de niveau N-2

permet-il également d’accéder aux compteurs des CA / JRS / RC des agents N-2 ? ......... 8

31. Le RRH avec le profil « EXPERT RH » dans l’outil peut-il accéder au planning d’équipe ? 8

32. Le planning d’équipe permet-il de consulter les absences des années antérieures à

l’année N-1 ? ................................................................................................................................................... 8

33. Après avoir cliqué sur le lien pour accéder aux agents de niveaux N-2, comment est-il

possible de revenir au planning d’équipe ?.......................................................................................... 8

34. Les CDD de moins de 6 mois figurent-ils également dans le planning d’équipe ? ............... 8

35. Les apprentis, contrats de professionnalisation, contrats d’avenir figurent-ils également

dans le planning d’équipe ? ....................................................................................................................... 8



36. Une absence à régulariser figure-t-elle dans le planning individuel de l’agent ou dans le

planning d’équipe du manager ? ............................................................................................................. 9

37. Une absence irrégulière figure-t-elle dans le planning individuel de l’agent ou dans le


38. Une absence pour grève figure-t-elle dans le planning individuel de l’agent ou dans le


39. Que faire lorsque le repos de cycle (RCY /PNT) décrit dans le planning individuel de

l’agent et le planning d’équipe du manager ne correspond pas à celui effectivement pris

par l’agent ? ..................................................................................................................................................... 9

40. Le report de RCY pourra-t-il être saisi en ligne et figurera-t-il dans le planning individuel

de l’agent et le planning d’équipe du manager ? ............................................................................ 10

41. Le RCY reporté figurera-t-il dans le planning individuel de l’agent et dans le planning

d’équipe du manager ? .............................................................................................................................. 10

42. Un compteur de RCY reportés sera-t-il créé ? .................................................................................. 10

43. Le report de jour Temps partiel (LTP / JNT ) pourra-t-il être saisi en ligne et figurera-t-il

dans le planning individuel de l’agent et le planning d’équipe du manager ? ...................... 10

44. Le jour Temps partiel (LTP / JNT ) reporté figurera-t-il dans le planning individuel de

l’agent et dans le planning d’équipe du manager ? ........................................................................ 10

45. Chaque membre d’une équipe pourrait-il avoir la vision sur l’ensemble du planning

d’équipe du manager ? .............................................................................................................................. 10

46. Le planning d’équipe pourrait-il être visible sur 4 mois pour établir le tableau de service

ou les congés prévisionnels ? .................................................................................................................. 10

LA DELEGATION DE ROLE........................................................................................................................................... 11

47. Un manager peut-il déléguer (donner ou partager) toutes ses « tâches » à plusieurs

collègues de la même entité ? ................................................................................................................ 11

48. Une délégation de rôle donnée ou partagée peut-elle être saisie sans date de fin ? ........ 11

49. Un manager qui doit s’absenter peut-il déléguer ses « tâches » au RRH qui bénéficie du

profil « EXPERT RH » dans l’outil ? ....................................................................................................... 11

50. Un rapport permettra-t-il au RRH de lister les délégations de rôle en cours ? .................... 11

51. En cas de délégation de rôle, le manager délégataire recevra-t-il un mail l’informant

qu’une demande de congés se trouve en attente de validation de sa part ? ....................... 11

52. La délégation de rôle validée dans l’outil est-elle immédiatement effective ? ..................... 11

53. Une personne qui n’est pas manager peut-elle être délégataire de rôle ? ............................ 12



54. Une même personne peut-elle bénéficier de deux délégations de rôle ? .............................. 12

55. La délégation de rôle donnée ou partagée à un autre manager peut-elle ne concerner

qu’une partie de l’équipe ? ....................................................................................................................... 12

56. La délégation de rôle concerne-t-elle uniquement la gestion des congés ? ......................... 12

57. Le délégataire de rôle peut-il consulter les soldes de congés et de repos compensateurs,

l’historique des absences et le planning d’équipe du manager titulaire ? ............................. 12

LE LIEN MANAGER / MANAGE ................................................................................................................................... 12

58. Le lien Manager / Managé peut-il prendre en compte 2 niveaux hiérarchiques ? .............. 12

59. Le lien Manager / Managé modifié dans l’outil est-il immédiatement effectif ? .................. 13

60. Qui doit mettre à jour le lien Manager / Managé ? ......................................................................... 13

61. Les agents nouvellement recrutés sont-ils immédiatement visibles dans l’outil ? ............. 13

62. Le RRH peut-il créer une population favorite pour sélectionner une équipe de managers

? .......................................................................................................................................................................... 13

63. Le RRH peut-il avoir visualiser les agents des niveaux N-1 et N-2 de l’établissement

(soldes de congés et de repos compensateurs, historique des absences, planning

d’équipe du manager) ? ............................................................................................................................ 13

64. Le RRH peut-il valider les demandes de congés en attente de validation du manager

absent de façon inopinée ? ...................................................................................................................... 14

LE PILOTAGE DES CONGES ........................................................................................................................................ 14

65. Quels sont les autres E-Services RH prévus pour le 2ème semestre 2014 ? .......................... 14

66. Les RCY posés à la fin d’une période de congés annuels (CA / BONI / RE) sont-ils bien

décomptés en congés annuels ? ............................................................................................................ 14

67. Quand sont mises à jour les données saisies dans l’outil ? ......................................................... 14

LES ABSENCES SYNDICALES ...................................................................................................................................... 15

68. Les permanents syndicaux (à temps complet ou incomplet) peuvent-ils saisir leur

demande de congés en ligne ? ............................................................................................................... 15

69. Les agents peuvent-ils saisir en ligne une demande d’absence de type JAS (Journée

d’Absence Syndicale) ? .............................................................................................................................. 15

70. Les agents peuvent-ils saisir en ligne une demande d’ASAI (Autorisation Spéciale

d’Absence Institutionnelle) ?.................................................................................................................. 15

71. Les membres du CHSCT peuvent-ils saisir en ligne une demande d’heures de délégation

CHSCT ? .......................................................................................................................................................... 15

Questions diverses ............................................................................................................................................... 16



72. Quel est le lien pour accéder à la rubrique « E-Services congés » de l’intranet iDRHRS

Courrier ? ........................................................................................................................................................ 16

73. Quel est le lien pour accéder directement à l’application MaboxRH (HRa), espace

« Agent », « Responsable » ou « Expert RH » ? ............................................................................. 16

74. Le mot de passe HABILINET expire tous les 42 jours. Une autre solution est-elle

envisagée pour les agents du terrain ? ............................................................................................... 16

75. Les règles de gestion RH sont-elles modifiées du fait de l’utilisation de l’outil HRa ? ...... 16

76. Le titre de congés est-il toujours envoyé par le CSRH de gestion ? ........................................ 16

77. Les médecins du travail peuvent-ils saisir leur demande de congés en ligne ? .................. 17

78. En cas de réorganisation d’une entité (PIC, PPDC, PDC, etc .), les postiers ont-ils

toujours accès aux E-Services « Congés » ? .................................................................................... 17

79. Quelles sont les heures d’ouverture de l’outil pour saisir une demande de congés en

ligne ? Est-ce possible en vacation de nuit, les dimanches et jours fériés ? ........................ 17

80. En cas de mobilité vers une branche autre que le Courrier, est-il toujours possible de

saisir ses congés en ligne ? ..................................................................................................................... 17

81. Comment imprimer le planning individuel de l’agent et le planning d’équipe du manager

en couleur ? ................................................................................................................................................... 17


1 FOIRE AUX QUESTIONS E-SERVICES RH CONGES

E-service RH « Solde de congés et de

repos compensateurs »

1. Le responsable ou le RRH peuvent-ils accéder aux compteurs de congés / JRS /

RC des agents mis à disposition au sein de la DOTC ou bien dans une autre

DOTC ?

Le RRH doit modifier le lien Manager / Managé, soit en rattachant les agents mis à

disposition au responsable désigné au sein de la DOTC, soit en les rattachant à lui-même

si les agents sont mis à disposition d’une autre DOTC.

2. Les compteurs de RC sont-ils contrôlés lorsqu’un agent saisit en ligne une

demande de RC ?

Les contrôles sur les compteurs sont portés par l’application I-GEODE qui gère des

données. L’agent effectuer ses demandes en fonction des soldes dont il dispose.

L’information est disponible dans le menu « Solde de congés et repos ».

Par ailleurs, dans l’écran de validation d’une demande de congés, le responsable a la

vision sur les soldes de CA / BONI / RE / JRS (si l’agent a des droits ouverts en JRS)

et RC de l’agent. Il peut ainsi contrôler avant de la valider si les soldes permettent de

couvrir la demande de l’agent.

3. Les compteurs de RC seront-ils ventilés en RC / RCE / COR ?

Les compteurs de RC / RCE / COR ainsi que les motifs de pose sont désormais distincts.

4. Les RCY « flottants » sont-ils pris en compte dans l’outil ?

Oui, ils apparaissent bien dans le planning individuel de l’agent, le planning d’équipe du

manager, l’historique des absences.



5. La DOTC peut-elle effectuer une extraction des soldes de congés par

établissement (Code REGATE) ?

Un E-Service RH « Dette sociale » sera déployé en fin d’année. Dans l’intervalle, une

solution est proposée au RRH (profil « Expert RH » dans l’outil) avec un export Excel de

la page des soldes de congés et de repos compensateurs.

E-service RH « Historique des absences »

6. Une interface sera-t-elle créée avec HRa formation ?

L’outil E-Service RH « Congés » et E-Service RH « Formation » est le même.

7. Les congés bonifiés seront-ils visibles ?

Comme pour toutes les natures d’absence, les congés bonifiés seront injectés par le SIRH

dans le planning individuel et l’historique des absences de l’agent, dans le planning d’équipe

et l’historique des absences du manager. Lors de l’alimentation des compteurs de congés

bonifiés dans I-GEODE, ces derniers seront affichés dans le « Solde de congés et de repos »

et donc consultables par les agents et les managers.

Enfin, les agents auront la possibilité de poser leurs congés bonifiés en ligne (motif : congés

annuels).

E-service RH « Demande d’absence en ligne »

8. En cas d’absence inopinée d’un manager, comment faire pour traiter les

éventuelles demandes de congés en attente de validation ? Un agent ne doit

pas partir en congés sans en avoir reçu l’autorisation.

En effet, un agent ne peut partir en congés sans y avoir été expressément autorisé par son

encadrant. Le RRH peut modifier les liens Manager / Managé puis vérifier si des demandes

de congés sont en attente de validation pour le manager absent de façon inopinée. Le

manager déclaré comme nouveau rattachement hiérarchique pourra alors valider les

demandes de congés en attente (les transferts de « tâches » dans l’outil, du fait du

changement de manager, interviennent dans la nuit).



9. Une demande de congé en ligne non validée par le manager au bout de

quelques jours est-elle validée d’office ?

Non, une demande de congés doit-être obligatoirement validée par le manager ou, s’il est

absent de façon non prévue, par un autre manager délégataire de rôle (ou le RRH

délégataire de rôle). L’agent ne doit pas s’absenter sans avoir eu connaissance de son

autorisation de congés.

10. Le manager qui n’a pas validé une demande de congé en ligne reçoit-il une

relance par messagerie électronique au bout de quelques jours ?

Non, le manager doit désormais se connecter régulièrement à l’outil dans son espace

« Responsable » pour vérifier ses « tâches », c’est-à-dire des demandes de congés (ou des

demandes d’annulation de congés) en attente de validation de sa part. Il reçoit par ailleurs

un mail l’informant de chaque demande de congés en ligne effectuée par un membre de son

équipe.

Par ailleurs, le RRH dans son espace « Expert RH » dispose d’un rapport qui lui indique les

demandes de congés en attente de validation.

11. Comment est informé un agent dont la demande de congé en ligne a été

refusée par son manager ?

L’agent reçoit un message électronique l’informant que sa demande de congés en ligne a

été refusée. En se connectant dans son espace personnel « Agent », sous-menu « Mes

demandes », il voit que sa demande de congés se trouve en statut « Refusé ». Dans le

sous-menu « Mes notifications », il prend connaissance du motif de refus que le manager

doit obligatoirement donner.

12. Comment le manager doit-il utiliser le bouton « Transmettre » dans l’outil ?

Le bouton « Transmettre » permet à un manager de transmettre la « tâche » de validation

d’une demande de congés en ligne à un autre manager. Cette solution est temporaire, en

attendant la mise à jour du lien Manager / Managé. Le manager à qui la « tâche » a été

transmise, reçoit un message électronique d’information. Une fois qu’il a traité la demande

de congés en ligne, la « tâche » est à nouveau visible chez le manager initial qui a reçu,

par ailleurs, un mail d’information.



13. Comment le manager doit-il utiliser le bouton « Refuser » dans l’outil ?

Contrairement à l’autorisation, le refus de congés doit être motivé. Le manager doit donc

ouvrir la « tâche » de la demande de congés en ligne en attente de l’agent et renseigner le

motif du refus.

14. Une demande d’ASA (Autorisation Spéciale d’absence) peut-elle être saisie en

ligne ?

Ce point est en cours d’analyse. Pour l’instant, une demande d’ASA doit être faite sur un

formulaire DA01 papier accompagné des pièces justificatives. L’agent peut éditer ce

formulaire à partir du sous-menu « DA01 papier » de son espace personnel « Agent » dans

l’outil. Il peut aussi être imprimé par son manager qui est identifié par le lien Manager /

Managé.

Le RRH peut aussi imprimer le formulaire pour les agents du périmètre de l’établissement.

15. Une demande de RC en heures peut-elle être saisie en ligne ?

Pour l’instant, une demande de RC en heures, inférieure à une demi-vacation, doit être

déposée sur un formulaire DA01 papier. L’agent peut éditer ce formulaire à partir du sous-

menu « DA01 papier » de son espace personnel « Agent » dans l’outil. Ce formulaire peut

aussi être imprimé par le manager identifié par le lien Manager / Managé.


16. Une demande de RC peut-elle être saisie en ligne ?

Oui, une demande de RC (vacation entière ou demi-vacation) peut-être saisie en ligne.

17. Qu’en est-il des facilités de service liées à la grossesse et à la maternité ?

Pour l’instant, une demande de facilités de service doit être déposée sur un formulaire DA01

papier accompagné des pièces justificatives éventuelles. L’agent peut éditer ce formulaire à

partir du sous-menu « DA01 papier » de son espace personnel « Agent » dans l’outil. Ce

formulaire peut aussi être imprimé par le manager identifié par le lien Manager / Managé.




18. Une demande de congés en ligne peut-elle être faite pour l’année suivante ?

Oui, une demande de congés en ligne peut être saisie pour l’année en cours et pour l’année

suivante. La saisie de congés de l’année N + 1 n’impacte pas le compteur de congés de

l’année N. Ces congés seront comptabilisés dans les compteurs de l’année N + 1.

19. Une demande de congés en ligne peut-elle être faite dans le courant de l’année

pour la période, par exemple, du 26 décembre 2014 au 5 janvier 2015 ?

Oui, une demande de congés en ligne peut être saisie tout au long de l’année en cours pour

la période entre décembre de l’année en cours et janvier de l’année suivante. La saisie de

congés de l’année N + 1 n’impacte pas le compteur de congés de l’année N. Les congés de

janvier seont comptabilisés dans les compteurs de l’année N + 1.

20. L’outil ne fait pas de contrôle du nombre de jours que l’agent doit

obligatoirement saisir dans sa demande de congés en ligne.

Non, pour l’instant, l’outil ne calcule pas immédiatement le nombre de jours de congés

posés par l’agent.

Néanmoins, avant l’envoi du flux d’informations vers le SIRH, la période d’absence qui

figure dans l’historique des absences de l’agent, ne comporte pas le nombre de jours mais

un astérisque matérialisé de la façon suivante : (*).

A J + 1, après calcul du nombre effectif de jours de congés qui seront décomptés à l’agent,

(*) a été remplacé par ce nombre de jours.

Une évolution de l’outil est en cours ; elle permettra de calculer le nombre de jours de

congés posés par l’agent dès qu’il aura validé sa demande de congés en ligne.

21. Le manager peut-il saisir une demande de congés en ligne pour le compte d’un

agent ?

Non, pour l’instant, un manager ne peut saisir une demande de congés en ligne pour un

membre de son équipe.

En fin d’année, le E-Service RH « Congés » en version Extranet permettra, depuis tout type

de terminal (ordinateur, tablette, smartphone dont FACTEO) personnel ou professionnel

connecté à Internet, de faire une demande de congés en ligne, de consulter ses soldes de

congés et de repos compensateurs ainsi que l’historique de ses absences.



22. Comme pour l’entretien d’appréciation informatisé, le manager peut-il valider

la demande de congés en ligne avec « l’accord de l’agent » ?

Non, la demande de congés doit être saisie par l’agent.

23. Que doit répondre un manager aux membres de son équipe qui ne travaillent

pas sur ordinateur et qui souhaitent déposer une demande de congés ?

Le manager (ou le RRH) peut indiquer aux membres de son équipe, déclarés par le lien

Manager / Managé, qu’ils peuvent déposer une demande de congés via la borne libre-

service de leur établissement. Il doit leur expliquer ensuite comment se connecter à

HABILINET.

Le manager peut aussi éditer dans son espace « Responsable » de l’outil le formulaire DA01

papier pré-rempli de l’agent (sous-menu « DA01 papier »).

Le RRH, dans son espace « Expert RH », peut aussi imprimer le formulaire pour les agents

du périmètre de l’établissement.

24. Les demandes de congés en ligne sont-elle archivées ? Si oui, pendant combien

de temps ?

Les règles d’archivage des formulaires DA01 papier s’appliquent : les demandes de congés

en ligne sont archivées pendant 5 ans.

25. Qu’en est-il lorsqu’un agent est en maladie pendant ses congés ?

Les règles de gestion RH s’appliquent. L’arrêt de travail pour maladie (ATM) est numérisé

puis il parvient au CSRH qui le saisit dans le SIRH. Les jours de congés et les jours en ATM

seront décomptés. Dans son espace personnel « Agent », sous-menu « Mes demandes »,

l’agent visualisera sa demande de congés initiale. Ses soldes de congés, son historique

d’absences, son planning individuel seront mis à jour ainsi que le planning d’équipe du

manager.



26. Les agents détachés de façon temporaire dans la petite DOTC peuvent-ils poser

une demande de congés en ligne ? En effet, les dates de début et de fin de

détachement ont été saisies dans I-GEODE et ces agents sont considérés

comme déjà absents.

Oui, les agents peuvent faire une demande de congés en ligne à partir du moment où le lien

Manager / Managé a été mis à jour.

E-service RH « Annulation d’absence »

27. Un agent peut-il annuler une demande de congés saisie en ligne ?

Oui, une demande de congés en ligne peut-être annulée par l’agent. Il se connecte dans

son espace personnel « Agent » de l’outil en utilisant :

la fonctionnalité « Mes demandes » si sa demande de congés n’a pas été encore

validée par le manager ;

le sous-menu « Annulation d’absence » si la demande de congés a déjà été validée

par le manager.

E-service RH « DA01 papier »

28. Si je saisis une demande de congés en ligne, dois-je continuer à déposer un

formulaire DA01 papier ?

Non, la demande de congés en ligne ne doit surtout pas être confirmée par une demande

papier. Le doublonnage crée un rejet dans le SIRH.

E-service RH « Planning d’équipe »

29. Le planning du manager pourrait-il figurer dans le planning d’équipe ?

Cette évolution est étudiée.



30. Dans le planning d’équipe, le lien vers le rattachement hiérarchique de niveau

N-2 permet-il également d’accéder aux compteurs des CA / JRS / RC des

agents N-2 ?

Cette évolution est en cours de réalisation.

31. Le RRH avec le profil « EXPERT RH » dans l’outil peut-il accéder au planning

d’équipe ?

Non, pas en sa qualité « Expert RH ». Cependant, le manager peut déléguer son rôle

(Délégation de rôle partagé) au RRH qui pourra ainsi visualiser le planning d’équipe.

32. Le planning d’équipe permet-il de consulter les absences des années

antérieures à l’année N-1 ?

Le planning individuel pour l’agent et le planning d’équipe pour le manager permettront de

visualiser l’année en cours et l’année précédente. Les années antérieures seront archivées.

33. Après avoir cliqué sur le lien pour accéder aux agents de niveaux N-2, comment

est-il possible de revenir au planning d’équipe ?

Pour revenir au planning de l’équipe (niveau N-1), il convient de cliquer sur le bouton

« Retour » situé en bas de page (Cf. Fiche mémo « Consulter le planning d’équipe en tant

que manager ») .

34. Les CDD de moins de 6 mois figurent-ils également dans le planning d’équipe ?

Oui, tous les agents en CDD figurent dans le planning d’équipe. Les données sont

transmises chaque semaine par flux du SIRH de La Poste.

35. Les apprentis, contrats de professionnalisation, contrats d’avenir figurent-ils

également dans le planning d’équipe ?

Tous les agents, quels que soient leur statut et leur situation, sont gérés dans l’outil. Les

données sont transmises chaque semaine par flux du SIRH de La Poste. Ils doivent être

également identifiés avec la mise à jour du rattachement hiérarchique par le lien Manager /

Managé.

Les intérimaires ne figurent pas dans le SIRH de La Poste et donc dans l’outil.



36. Une absence à régulariser figure-t-elle dans le planning individuel de l’agent ou

dans le planning d’équipe du manager ?

Les règles de gestion RH s’appliquent. Un agent absent de façon inopinée doit aviser le plus

rapidement possible son manager ou le RRH de l’établissement. L’absence à régulariser est

notifiée au CSRH gestionnaire qui la saisit dans le SIRH. L’absence à régulariser est alors

injectée dans l’outil par flux en provenance du SIRH : elle est matérialisée dans le planning

individuel et l’historique des absences de l’agent, dans l’historique des absences et le

planning d’équipe du manager. L’agent doit régulariser son absence non prévue le plus tôt

possible auprès de son manager ou du RRH de l’entité.

Un E-Service RH « Absences inopinées », déclarées par les managers, est développé en

sites pilotes.

37. Une absence irrégulière figure-t-elle dans le planning individuel de l’agent ou


Les règles de gestion RH s’appliquent. Une absence irrégulière est notifiée par le RRH au

CSRH gestionnaire qui la saisit dans le SIRH. Elle entraîne la suspension du salaire /

traitement. Elle est injectée dans l’outil par flux en provenance du SIRH : elle est

matérialisée dans le planning individuel et l’historique des absences de l’agent, dans

l’historique des absences et le planning d’équipe du manager. L’agent doit obligatoirement

régulariser son absence irrégulière le plus tôt possible auprès de son manager ou du RRH de

l’entité.

38. Une absence pour grève figure-t-elle dans le planning individuel de l’agent ou


L’absence pour grève est notifiée par le RRH au CSRH de gestion qui la saisit dans le SIRH.

Elle entraîne une suspension de traitement / salaire. Elle est injectée dans l’outil par flux en

provenance du SIRH.

39. Que faire lorsque le repos de cycle (RCY /PNT) décrit dans le planning

individuel de l’agent et le planning d’équipe du manager ne correspond pas à

celui effectivement pris par l’agent ?

Il convient d’en aviser le RRH lequel doit informer le CSRH du nouveau repos de cycle de

l’agent.



40. Le report de RCY pourra-t-il être saisi en ligne et figurera-t-il dans le planning

individuel de l’agent et le planning d’équipe du manager ?

Cette évolution est en cours de réalisation.

41. Le RCY reporté figurera-t-il dans le planning individuel de l’agent et dans le

planning d’équipe du manager ?

Oui, le jour reporté figurera dans ces deux plannings.

42. Un compteur de RCY reportés sera-t-il créé ?

Une prochaine évolution prévoit un compteur de RCY « flottants » mais pas un compteur de

RCY reportés.

43. Le report de jour Temps partiel (LTP / JNT ) pourra-t-il être saisi en ligne et

figurera-t-il dans le planning individuel de l’agent et le planning d’équipe du

manager ?


44. Le jour Temps partiel (LTP / JNT ) reporté figurera-t-il dans le planning

individuel de l’agent et dans le planning d’équipe du manager ?


45. Chaque membre d’une équipe pourrait-il avoir la vision sur l’ensemble du

planning d’équipe du manager ?

Cette évolution est en cours d’étude.

46. Le planning d’équipe pourrait-il être visible sur 4 mois pour établir le tableau

de service ou les congés prévisionnels ?

Un E-Service RH « Tour de départ en congés » est en cours d’étude.



La délégation de rôle

47. Un manager peut-il déléguer (donner ou partager) toutes ses « tâches » à

plusieurs collègues de la même entité ?

Oui, la délégation de rôle peut être donnée ou partagée à plusieurs personnes de la même

entité, quel que soit leur niveau (N-1, N+1, collatéral, etc.) y compris au RRH de

l’établissement.

48. Une délégation de rôle donnée ou partagée peut-elle être saisie sans date de

fin ?

Non, mais lorsqu’une organisation est pérenne, la délégation de rôle donnée ou partagée

doit être validée avec une date de fin très éloignée (Exemple : 31/12/2020).

49. Un manager qui doit s’absenter peut-il déléguer ses « tâches » au RRH qui

bénéficie du profil « EXPERT RH » dans l’outil ?

Un manager peut déléguer (donner ou partager) ses « tâches » à tout autre manager et au

RRH de l’établissement.

50. Un rapport permettra-t-il au RRH de lister les délégations de rôle en cours ?

Cette évolution est en cours d’étude.

51. En cas de délégation de rôle, le manager délégataire recevra-t-il un mail

l’informant qu’une demande de congés se trouve en attente de validation de sa

part ?

Oui, les échanges par messagerie électronique interviennent entre le manager titulaire ou le

manager délégataire et les membres de l’équipe du manager titulaire.

52. La délégation de rôle validée dans l’outil est-elle immédiatement effective ?

La Délégation de rôle (donné ou partagé) est effective le lendemain de sa validation dans

l’outil.



53. Une personne qui n’est pas manager peut-elle être délégataire de rôle ?

Oui, à partir du moment où elle fait partie de l’effectif de l’établissement.

54. Une même personne peut-elle bénéficier de deux délégations de rôle ?

Oui, une même personne peut bénéficier de plusieurs délégations de rôle (donné ou

partagé).

55. La délégation de rôle donnée ou partagée à un autre manager peut-elle ne

concerner qu’une partie de l’équipe ?

Non, la délégation de rôle englobe tous les membres de l’équipe dont le rattachement

hiérarchique a été déclaré par le lien Manager / Managé.

56. La délégation de rôle concerne-t-elle uniquement la gestion des congés ?

Non, la délégation de rôle (donné ou partagé) englobe tous les E-Services dont les congés

et l’entretien d’appréciation informatisé.

57. Le délégataire de rôle peut-il consulter les soldes de congés et de repos

compensateurs, l’historique des absences et le planning d’équipe du manager

titulaire ?

Oui, la délégation de rôle (donné ou partagé) donne au délégataire toutes les tâches du

manager.

.

Le lien Manager / Managé

58. Le lien Manager / Managé peut-il prendre en compte 2 niveaux hiérarchiques ?

L’agent a un seul rattachement hiérarchique. Le manager peut visualiser le planning

d’équipe des niveaux N-1 et N-2.



La visualisation par le manager des soldes de congés et de repos compensateurs, de

l’historique des absences des membres de l’équipe des niveaux N-1 et N-2 est en cours

d’étude.

59. Le lien Manager / Managé modifié dans l’outil est-il immédiatement effectif ?

Le lien Manager / Managé modifié dans l’outil est mis à jour le lendemain.

60. Qui doit mettre à jour le lien Manager / Managé ?

Le RRH avec le profil « EXPERT RH » met à jour le rattachement hiérarchique entre un

agent et son manager.

61. Les agents nouvellement recrutés sont-ils immédiatement visibles dans l’outil ?

Les données sont transmises à l’outil chaque semaine par flux du SIRH de La Poste.

Le RRH

62. Le RRH peut-il créer une population favorite pour sélectionner une équipe de

managers ?

Le RRH peut créer une population favorite par code REGATE d’entité.

63. Le RRH peut-il avoir visualiser les agents des niveaux N-1 et N-2 de

l’établissement (soldes de congés et de repos compensateurs, historique des

absences, planning d’équipe du manager) ?

Oui, Le manager peut déléguer son rôle (partagé) dans l’outil au RRH qui pourra ainsi

visualiser le planning d’équipe des niveaux N-1 et N-2.



64. Le RRH peut-il valider les demandes de congés en attente de validation du

manager absent de façon inopinée ?

Le RRH peut valider les demandes de congés en attente de validation si la délégation de rôle

lui a été attribuée par le manager titulaire. La validation sans délégation de rôle est en

cours d’étude.

Le pilotage des congés

65. Quels sont les autres E-Services RH prévus pour le 2ème semestre 2014 ?

Déclaration des absences inopinées ;

Déclaration des heures supplémentaires ;

Consultation / Mise à jour des données personnelles ;

Consultation des soldes de congés, vision dette sociale ;

Solution Extranet du E-Service RH « Congés » pour faire une demande de congés en

ligne, consulter ses soldes de congés et de repos compensateurs, consulter

l’historique de ses absences, et ce depuis tout type de terminal (ordinateur, tablette,

smartphone dont FACTEO) personnel ou professionnel connecté à Internet.

66. Les RCY posés à la fin d’une période de congés annuels (CA / BONI / RE) sont-

ils bien décomptés en congés annuels ?

Oui, les règles de gestion RH ne changent pas (BRH 2000 RH 22 : circulaire du 19 avril

200). Le SIRH de La Poste traduit et applique cette règle de gestion RH.

67. Quand sont mises à jour les données saisies dans l’outil ?

Dès qu’elle a été validée par le manager, une demande de congés en ligne figure dans

l’historique des absences (profils « Agent » et « Responsable » ) avec un petit astérique (*).

Les données sont ensuite transmises au SIRH par flux en fin de journée puis recalculées. Le



lendemain, le petit astérique (*) disparaît si la demande de congés a été confirmée par le

SIRH.

Les absences syndicales

68. Les permanents syndicaux (à temps complet ou incomplet) peuvent-ils saisir

leur demande de congés en ligne ?

La mise à jour du lien Manager / Managé permet le rattachement fonctionnel au NOD des

permanents syndicaux qui peuvent ainsi saisir leur demande de congés en ligne. Si tel n’est

pas le cas, l’outil les oriente vers le formulaire DA01 papier.

69. Les agents peuvent-ils saisir en ligne une demande d’absence de type JAS

(Journée d’Absence Syndicale) ?

Les demandes de ce type (sans justificatif) doivent être déposées via un formulaire DA01

papier.

70. Les agents peuvent-ils saisir en ligne une demande d’ASAI (Autorisation

Spéciale d’Absence Institutionnelle) ?

Les demandes de ce type doivent être déposées via un formulaire DA01 papier accompagné

des justificatifs.

71. Les membres du CHSCT peuvent-ils saisir en ligne une demande d’heures de

délégation CHSCT ?

Les bons de délégation ne sont pas gérés dans l’outil (Cf. Note DC.DRHRS.A.12-008 du 27

janvier 2012).



Questions diverses

72. Quel est le lien pour accéder à la rubrique « E-Services congés » de l’intranet

iDRHRS Courrier ?

http://www.idrhrs.courrier.intra.laposte.fr/performance-rh/e-services

73. Quel est le lien pour accéder directement à l’application MaboxRH (HRa),

espace « Agent », « Responsable » ou « Expert RH » ?

https://www.authentification.courrier.intra.laposte.fr/

Ce lien peut être copié puis l’icône collée sur l’écran d’accueil de votre poste de travail.

Ce lien peut aussi être copié puis ajouté aux volet des Favoris de votre poste de travail.

74. Le mot de passe HABILINET expire tous les 42 jours. Une autre solution est-

elle envisagée pour les agents du terrain ?

Un E-Service RH mis en place en fin d’année permettra, en solution extranet (ordinateur

personnel ou professionnel, tablette, smartphone dont FACTEO), de saisir en ligne une

demande de congés, de consulter les soldes de congés, l’historique des absences et le

planning). L’authentification sera plus simple : pas d’expiration du mot de passe.

75. Les règles de gestion RH sont-elles modifiées du fait de l’utilisation de l’outil

HRa ?

Non, les règles de gestion RH sont indépendantes des outils utilisés et doivent toujours

êtres respectées.

76. Le titre de congés est-il toujours envoyé par le CSRH de gestion ?

Pour les agents qui utilisent la demande de congés en ligne, le titre de congés édité par le

CSRH fait double emploi. Néanmoins, l’établissement peut toujours demander à le recevoir.

http://www.idrhrs.courrier.intra.laposte.fr/performance-rh/e-services





77. Les médecins du travail peuvent-ils saisir leur demande de congés en ligne ?

La mise à jour du lien Manager / Managé permet le rattachement fonctionnel au NOD du

médecin du travail qui peut ainsi éditer puis utiliser le formulaire DA01 papier.

78. En cas de réorganisation d’une entité (PIC, PPDC, PDC, etc .), les postiers ont-

ils toujours accès aux E-Services « Congés » ?

Le E-Service « Congés » est accessible à tous les postiers du Courrier.

79. Quelles sont les heures d’ouverture de l’outil pour saisir une demande de

congés en ligne ? Est-ce possible en vacation de nuit, les dimanches et jours

fériés ?

A partir de la fin du mois de septembre 2014, une demande de congés en ligne saisie avant

22h sera transmise au SIRH par flux le soir même. Si elle est prise en compte par le SIRH,

elle figurera comme telle dans l’historique des absences dès le lendemain.

Une demande saisie après 22h sera transmise au SIRH par flux le lendemain. Si elle est

prise en compte par le SIRH, elle figurera comme telle dans l’historique des absences le

surlendemain.

80. En cas de mobilité vers une branche autre que le Courrier, est-il toujours

possible de saisir ses congés en ligne ?

Il convient d’utiliser l’outil mis en place au sein de la branche du Groupe La Poste

d’affectation.

81. Comment imprimer le planning individuel de l’agent et le planning d’équipe du

manager en couleur ?

Pour imprimer en couleur les plannings,il convient au préalable de configurer le poste de

travail informatique dans le navigateur Internet Explorer (IE version 8) de la façon décrite

dans l’annexe 1.





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