ecrire

1crire pour tre lu

Ministre de la Communaut franaise de BelgiqueService de la langue franaise

Ministre fdral de la Fonction publiqueService dinformation

Comment rdiger des textes administratifsfaciles comprendre ?

Les textes de cette brochure ont t rdigs par Michel Leys, Directeur du Bureau de conseil en lisibilit du Ministre fdral de la Fonctionpublique.

Avec la collaboration de la Commission lisibilit du Conseil suprieur de la langue franaise, prside par Franois Ost et compose de Michle Lenoble-Pinson, Marie-Louise Moreau, Jean-Claude Baudet et Georges Legros.

2Coordination de la publication:Martine GarsouMichel TroussonMia Van Aken

Mise en page:Patrice Junius, Alternatives thtrales

Impression:Ensched Van Muysewinkel

Editeurs responsables:Henry Ingberg44, Boulevard Lopold II1080 BruxellesMichel Damar155, Rue de la Loi1040 Bruxelles

Dpot lgal:D/2000/5957/1D/2000/7737/1

3Prface de Michel Damar - Secrtaire gnral du Ministre fdral de la Fonction publique

Prface de Henry Ingberg - Secrtaire gnral du Ministre de laCommunaut franaise Wallonie-Bruxelles

IntroductionPage 10

Quand peut-on dire quun texte est lisible ?Que trouverez-vous dans ce guide ?Que ne trouverez-vous pas dans ce guide ?Des textes lisibles sont un avantage pour les fonctionnaires

Avant la rdactionPage 13

1. Demandez-vous qui est votre lecteur

La rdaction

A. Accrochez votre lecteurPage 19

2. Adressez-vous directement votre lecteur3. Adoptez le point de vue du lecteur, et non le vtre4. Choisissez un titre vocateur pour le lecteur5. Formulez les conditions en fonction du lecteur6. Utilisez la forme interrogative7. Placez les mots importants au meilleur endroit8. Respectez le mcanisme de la lecture

Sommaire

4B. Choisissez bien vos motsPage 33

9. Employez des mots courants10. Employez des mots concrets11. Employez toujours le mme mot pour la mme notion12. Sigles et abrviations : prudence !

C. Construisez bien vos phrasesPage 39

13. vitez les phrases trop longues14. Prfrez une phrase affirmative une phrase ngative15. Employez de prfrence une phrase active16. La formulation des exceptions : prudence !17. Du bon usage des prpositions18. Faites ressortir les liens de cause et dopposition

D. Faites ressortir la structure de votre textePage 47

19. Classez les ides selon la logique du lecteur20. Ajoutez des sous-titres21. Numrotez ventuellement les titres et les sous-titres de votre texte22. Aidez le lecteur par un exemple23. Si le texte concerne un changement, insistez sur ce qui est diffrent24. Donnez un contre-exemple

E. Facilitez la lecture par la mise en pagePage 57

25. Utilisez les procds techniques de mise en vidence26. Ne craignez pas de recourir une formule mathmatique27. Faites un tableau double entre28. Faites un graphique ou un diagramme29. Prsentez les numrations verticalement30. Dans certains cas, utilisez des notes de bas de page

5Aprs la rdactionPage 71

31. Relisez le texte tte repose32. liminez les mots inutiles

Le mieux est parfois lennemi du bienPage 74

Le danger de linfidlitLes procds de lisibilit : utiliser avec modration

Les corrigsPage 75

Comparez vos rponses

Pour votre informationPage 77

1. La fminisation des noms2. L'enrichissement de la langue franaise3. La nouvelle orthographe

Aperu bibliographiquePage 80

1. Quelques ouvrages de rfrence sur la lisibilit2. Quelques ouvrages de rfrence pour crire correctement

6Autrefois, tout le monde trouvait normal que les pouvoirspublics s'expriment en un style solennel, convenant lamajest de l'autorit. Cette perspective hirarchique n'estplus de mise, et les citoyens souhaitent une communicationplus directe. De nos jours, l'important est detransmettre l'information le plus efficacement et le plusclairement possible.

Rdiger pour tre compris, c'est l une exigence de la Chartede l'utilisateur des services publics (4 dcembre 1992; Moniteurbelge du 22 janvier 1993), qui dfinit les devoirs desfonctionnaires envers le public : L'utilisateur doit pouvoirdisposer de lettres, de circulaires et de formulaires comprhensibles etprcis. Les services publics s'efforceront d'adapter leurscommunications leurs interlocuteurs et viteront tout jargontechnique qui ne soit pas indispensable la prcision.

Rdiger de faon comprhensible exige certes beaucoup detemps, surtout au dbut. C'est donc un travailsupplmentaire, diront certains. Mais il y va de notre propreintrt : si nous nous adressons aux administrs dans un

Prfaces

7langage qu'ils comprennent facilement, nous en retireronsun bnfice direct. En effet, les demandes d'informationscomplmentaires et les rponses inadquates diminueront defaon sensible.

Mais surtout, c'est le climat de la relation avec le citoyen quis'amliorera; celui-ci ne se sentira plus considr comme unsimple numro. Nous-mmes en bnficierons galement,dans nos contacts avec d'autres administrations.

Les conseils de cette brochure ont pour but d'aider lesmembres du personnel des services publics dans leur travailquotidien. Je souhaite que les efforts pour rdiger des textesclairs soient couronns de succs, et que tous y trouventbeaucoup de satisfactions personnelles.

Michel DamarSecrtaire gnral du Ministre fdral de la Fonction publique

8La dfense et lillustration de la langue franaise figurent entte des comptences dvolues la Communaut franaiseWallonie-Bruxelles. Depuis une quinzaine dannes, lepouvoir communautaire a donc dvelopp une politiquelinguistique qui sintresse au statut et lusage de la languefranaise dans les rapports sociaux.

Amliorer la lisibilit des textes administratifs est lune despriorits de cette politique linguistique. Trop souvent eneffet, la langue administrative entrave la relation de confiancequi doit stablir entre le citoyen et ses institutions. Qui nes'est un jour senti dsempar ou exaspr devant la lettreincomprhensible d'une administration ?

Afin de remdier cette situation, le Service et le Conseilsuprieur de la langue franaise de la Communaut franaisedcidaient, en 1998, de sadresser aux auteurs de textesadministratifs en leur offrant la premire dition du guideEcrire pour tre lu. Cette publication leur propose desconseils de rdaction adapts aux contraintes qui sont lesleurs. Je suis convaincu quelle rpond un besoin. Car il fautbien reconnatre que les textes administratifs ont mauvaiserputation : phrases longues, tournures impersonnelles etstrotypes, vocabulaire jargonnant ou archaque, ...

Cette premire dition tait dj le fruit dune troitecollaboration entre mes services et le Ministre fdral de laFonction publique. Je me rjouis aujourdhui de voir cettecollaboration confirme et mme renforce puisque cetterdition est ralise sous lgide des deux Dpartements.

Une langue administrative facile comprendre ne sauraitvidemment constituer la seule rponse la crise de confiancedont souffrent nos institutions. Mais lheure o le citoyenrclame davantage de transparence, o il exige plus de clart,les rdacteurs de textes administratifs nen ont pas moins undfi stimulant relever et un rle capital jouer. Et leurresponsabilit nest pas diffuse : rendre un texte plus clairrelve de leur comptence individuelle et non de celle desinstances qui les emploient.

Certes, ces rdacteurs sont confronts la difficult dexpliquer un large public des rglementations complexes en vitant touteambigut. Mais la complexit de la matire ne doit pas servirdalibi une langue administrative difficile lire. Il faut aucontraire que cette langue contribue, par ses qualits formelles, rendre accessibles toutes les matires qui concernent le citoyendans sa vie de tous les jours. Bref, il faut que la langue deviennepour lui une allie et non une adversaire.

La dmocratie suppose pour chacun le droit de comprendre et des'informer. Du mme coup, elle impose aux pouvoirs publics ledevoir de communiquer. En modifiant leurs pratiquesdcriture, souvent hrites dun autre ge, les fonctionnairespeuvent amliorer la communication qui stablit entrelAdministration et les administrs. Les conseils pratiques derdaction qui leur sont proposs ne demandent qu tre suivis.Mais rien ne sera possible sans leffort personnel quils sont prts consentir. Je souhaite que cette brochure stimule en chacundeux la volont de se faire comprendre.

Henry IngbergSecrtaire gnral du Ministre de la Communaut franaiseWallonie-Bruxelles.

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Quand peut-on dire quun texte est lisible ?

Un texte lisible est un texte facile comprendre. Mais cela ne veutpas dire pour autant quun texte lisible doit tre compris par tout le monde. Un texte lisible, cest un texte compris par le lecteurpour lequel il est crit.Cette approche nous fournit un critre simple pour dfinir la lisibilit dun texte :

Un texte est lisible si le lecteur pour qui vous crivez a compris lessentiel aprs lavoir lu une seule fois.Ou, en tout cas, aprs avoir lu le texte avec attention.

Certes, certaines matires sont compliques, et il est difficile de les expliquer de manire simple. Mais najoutons pas la difficultde la forme la difficult de la matire.

Que trouverez-vous dans ce guide ?

32 conseils trs simples que vous pourrez appliquer dans tous les types dcrits administratifs : les lettres, les rapports dactivit, les notes, les brochures explicatives, etc. Mais bien videmment, vous devrez vous adapter chaque fois au type dcrit et au destinataire (le lecteur pour lequel vous crivez).

Les 32 conseils sont numrots en continu et sintgrent dans trois grands chapitres : Avant la rdaction La rdaction Aprs la rdaction

Introduction

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Les conseils relatifs la rdaction proprement dite sont videmmentles plus nombreux. Ils se rpartissent en cinq grandes recomman-dations de porte trs gnrale :A. Accrochez votre lecteur (conseils 2 8)B. Choisissez bien vos mots (conseils 9 12)C. Construisez bien vos phrases (conseils 13 18)D. Faites ressortir la structure de votre texte (conseils 19 24)E. Facilitez la lecture par la mise en page (conseils 25 30)

Vous constaterez aussi quun ou plusieurs exemples illustrent la plupart des conseils. Lisez-les avec attention car ils constituent des applications pratiques trs utiles pour comprendre la thorie. De plus, certains endroits, un exercice vous est propos. Ne le ngligez pas. Faites-le et reportez-vous ensuite au corrig qui est donn tout la fin de la brochure.

Le but de cette brochure est donc daider les fonctionnaires qui souhaitent que leurs textes soient compris plus facilement.

Que ne trouverez-vous pas dans ce guide ?

Des conseils orthographiques ou grammaticaux (sauf raresexceptions). Pour cela, il existe dexcellents ouvrages spcialiss.Nous vous en proposons quelques-uns la fin du guide (Quelques ouvrages de rfrence pour crire correctement). Consultez-les si vous en prouvez le besoin.

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Des textes lisibles reprsentent un avantage pour les fonctionnaires

Rdiger des textes comprhensibles demande beaucoup de travail.Mais long terme, cest tout bnfice pour les fonctionnaires eux-mmes. Voici quelques avantages quils peuvent en retirer.

Limage de ladministration est plus positive : le citoyen a limpression que les fonctionnaires tiennent compte de ses besoins,quils sont son service.

Le travail du fonctionnaire en est simplifi : il doit donner moins de coups de tlphone inutiles, rpondre moins de questionssuperflues, corriger moins derreurs dinterprtation. Bref, il perdmoins de temps et peut se consacrer lessentiel de sa tche.

La lisibilit des textes implication juridique (notifications de dcisions, formulaires de demande dallocations, etc.) estparticulirement importante : si tous les citoyens comprennent mieuxces textes, ils sont plus gaux devant la loi. En outre, cela favorise le respect de la rglementation.

Retravailler un texte rvle parfois des ambiguts, voire desincohrences insouponnes : autant sen rendre compte avant de rendre son texte public !

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Avant la rdaction

Les fonctionnaires ne savent pas toujours exactement qui sontdestins leurs textes. Il est pourtant essentiel quils le sachent. Donc...

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Essayez dapporter une rponse aussi prcise que possible cette question pralable. Voici quelques exemples.

Si vous devez rdiger des instructions pour les familles daccueil,tout le monde peut tre amen les lire. Vous allez donc crire pour lensemble de la population.

Si votre travail consiste tablir un cahier spcial des charges pour une commande de ladministration, vous allez vous adresser des spcialistes du domaine concern.

Si vous souhaitez prsenter la procdure suivre pour introduire des demandes de congs, vous serez lu par les membres du personnel de votre administration.

Si vous vous apprtez donner des directives pour ltablissementdu budget, elles seront destines des fonctionnaires qui, commevous, connaissent le mcanisme dun budget public.

Et si lon vous propose un jour de rdiger... une petite brochure de conseils en lisibilit des textes administratifs, votre public ciblesera lensemble des fonctionnaires qui sont appels crire des textes.

Demandez-vous qui est votre lecteur (votre destinataire, votre public cible )1

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Pourquoi est-il si important de savoir qui est votre lecteur ?

Parce que cest votre lecteur qui influencera votre manire dcrire.En effet, il faut rdiger en fonction du destinataire choisi.

Si vous crivez pour un public trs large, il faut viser le style le plus simple possible.

Si votre texte sadresse un groupe de lecteurs bien dtermin, vous pouvez y adapter votre faon dcrire. Cest le cas, par exemple,si vous rdigez une circulaire sur la manire de prsenter un budget,ou un cahier spcial des charges.

En rsumRgles dor :1 Demandez-vous pour qui vous crivez.2 Adaptez-vous votre lecteur.

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A. Accrochez votre lecteur

B. Choisissez bien vos mots

C. Construisez bien vos phrases

D. Faites ressortir la structure de votre texte

E. Facilitez la lecture par la mise en page

La rdaction

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Adressez-vous directement votre lecteur

Adoptez le point de vue du lecteur, et non le vtre

Choisissez un titre vocateur pour le lecteur

Formulez les conditions en fonction du lecteur

Utilisez la forme interrogative

Placez les mots importants au meilleur endroit

Respectez le mcanisme de la lecture

A. Accrochez votre lecteur

2345678

20

Si votre lecteur est bien identifi, vous pouvez dialoguer avec lui pour rendre la relation moins froide, moins impersonnelle.

Mais uniquement : si cela nentrane pas dambigut; si lon voit bien qui est le vous et le nous.

Pour dsigner lauteur du texte (cest--dire vous-mme) : employez je ou nous.

Je

Quand vous crivez un texte, vous pouvez vous exprimer la premire personne du singulier : je.

Cette manire de rdiger prsente le gros avantage de crer une relation personnelle et directe avec votre lecteur.Mais il y a aussi un inconvnient : le je nest pas toujoursclairement identifi, sauf pour des textes qui sont signs par leur auteur. Lemploi du je convient donc surtout la rdaction de textes comme des lettres ou des notes.

Nous

Quand vous crivez un texte, vous pouvez aussi vous exprimer la premire personne du pluriel : nous.

Ici, lavantage est de donner une impression dynamique au lecteuret de lui donner le sentiment dun esprit dquipe.

Mais attention : ce nous est souvent ambigu. Qui dsigne-t-ilexactement ? Sagit-il de lauteur et du lecteur ou de lensemble du service administratif ?Si le doute est possible, vitez demployer nous.

2 Adressez-vous directement votre lecteur

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Pour dsigner le lecteur du texte : employez vous, je et limpratif.

Vous

La deuxime personne du pluriel, vous, est la forme normale pour sadresser quelquun. Elle est prfrable la 3e personne si le lecteur est identifiable.

Donc, plutt que dcrire :Les personnes intresses peuvent adresser leur candidature au service du personnel.crivez plutt :Si vous tes intress(e), vous pouvez envoyer votre candidature au service du personnel.

Je

Je sert le plus souvent dsigner lauteur du texte. Cela parat logique. Mais dans certains cas bien prcis, je peut servir aussi dsigner le lecteur.

Par exemple, dans une brochure expliquant les dmarches effectuerpour obtenir le paiement dune pension de retraite, on peut lire la phrase :Que dois-je faire pour obtenir le paiement de ma pension?Il est clair que ce nest pas lauteur de la brochure qui souhaiteobtenir le paiement de sa pension. Il est donc tout aussi clair que le je dsigne bien le lecteur. Le gros avantage de cetteformulation est de crer une relation vraiment personnalise avec le lecteur qui se sent troitement concern par ce quil lit.

Mais ici encore, mfiez-vous des risques dambigut entre le jeauteur et le je lecteur.

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Limpratif

Enfin, en plus du vous, lemploi de limpratif est particuli-rement indiqu pour tablir un dialogue vivant entre lauteur et le lecteur. Ce mode convient bien pour donner des instructions au lecteur.Par exemple, plutt que demployer une tournure impersonnelle,choisissez limpratif.

Comparez ces deux phrases :Si vous voulez bnficier de cet avantage, il vous appartient de joindre votre rponse un extrait dacte de naissance.Si vous voulez bnficier de cet avantage, joignez votre rponse un extrait dacte de naissance.

La seconde formulation ne vous parat-elle pas plus vivante et plus directe ?

En rsumSi le public cible peut tre identifi, utilisez vous.Si vous donnez des instructions, employez limpratif.Si vous ne parvenez pas dterminer un destinataire particulier, conservez la 3e personne traditionnelle.

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Exemple 1Imaginez que vous deviez crire au public pour linformer de certaines possibilits dexonration.

Voici une premire version du texte que vous pourriez crire :

Le document ncessaire pour obtenir une exonration est : un certificat III (pour les personnes morales tablies en Belgique); une attestation EUR 276 (pour le personnel CEE, Shape); etc.

Dans cette version, les possibilits dexonration sont proposes au public en fonction du type de document produire. Le lecteur est ainsi oblig de tout lire pour trouver ce qui le concerne.Le point de vue adopt est celui de ladministration.

Comparez avec la version suivante :

Le document ncessaire pour obtenir une exonration est : pour les personnes morales tablies en Belgique : un certificat III; pour le personnel CEE, Shape : une attestation EUR 276; etc.

Ici, le classement des documents produire est conu daprs la catgorie de personnes concernes. Donc le lecteur ne doit lire que la ligne qui le concerne.Le point de vue adopt est celui du lecteur.

Adoptez le point de vue du lecteur, et non le vtre3

24

Exemple 2Comparez ces deux versions de dbut dune lettre.

Premire version :

Concerne : Article 43 de la loi du 5 aot 1978 de rformes conomiques et budgtairestel quil a t remplac par larticle 78 de la loi du 30 dcembre 1992. Arrt royal du 30 octobre 1992 portant excution des articles 10, 25 et 39 de larrt royal no 50 du 24 octobre 1967, relatif la pension de retraite et de survie des travailleurs salaris [...]. Votre activit de [...].

Monsieur,

En vertu de larticle 43 prcit, les pensions du secteur public qui sont cumules [...].

Deuxime version :

Concerne : Pension no [...]Votre activit de [...]

Monsieur,

Les pensions du secteur public qui sont cumules avec [...].

Sous la rubrique concerne, la deuxime version ne reprend que ce qui intresse directement le lecteur : celui-ci saura tout de suite que la lettre quil reoit concerne sa pension, son activit. De plus, la lettre ne commence plus par une rfrence une disposition lgale.Tant mieux. Car ce que le lecteur attend, cest une informationconcernant son cumul de pensions. Une indication sur les dispositionslgales qui rgissent ce cumul nest certes pas inutile. Mais ce nest pas la premire chose que le lecteur souhaite connatre.

En rsum, la deuxime version adopte davantage le point de vue du lecteur.

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Essayez votre tour !

Exercices

Dans len-tte dune lettre de convocation un examen, le candidat dcouvre en premire ligne :Constitution dune rserve de recrutement de [...].Cela, cest le point de vue de ladministration qui souhaite,effectivement, constituer une rserve de recrutement.Quel serait, votre avis, le point de vue du lecteur et commentfaudrait-il modifier en consquence len-tte de cette lettre ?Comparez votre rponse avec le corrig no 1 de la page 75.

Si vous entamez votre premire anne dtudes suprieures, vous ne pouvez avoir plus de 35 ans au 31.12.1994.Comment prsenter cette phrase de manire plus simple pour le lecteur ?Comparez votre rponse avec le corrig no 2 de la page 75.

Pour la notification dune rente :Le service Untel est charg du paiement de votre rente.Encore une fois, ceci est le point de vue de ladministration.Quel serait, votre avis, le point de vue du lecteur ?Comparez avec le corrig no 3 de la page 75.

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Choisissez un titre vocateur pour le lecteur

Le choix dun bon titre est fondamental : le titre doit faire deviner ce que le texte contient. Ce choix dpend videmment du sujet trait.Voici nanmoins deux conseils gnraux valables en toutescirconstances.

vitez les titres vagues, comme Ce que vous devez savoir.

Adoptez, ici encore, le point de vue du lecteur.

Les titres suivants sont dconseiller, car ils adoptent le point de vue de ladministration. Par exemple : Excution de larticle untel de la loi etc. Document B 5.

Essayez de partir du problme qui se pose au lecteur.Votre texte se prsentera alors comme une rponse ce problme, et le lecteur vous lira dautant plus volontiers.

Par exemple, au lieu de :Permis de btirchoisissez plutt le titre :Comment demander un permis de btir ?

4

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Ici aussi, mettez-vous dans la peau du lecteur.Commencez par les informations dont il a besoin.

Utilisez la structure de phrase : Si Y, alors faites Xde prfrence celle-ci : Faites X si Y.

Ainsi, le lecteur saura demble si le cas envisag le concerne.Si le cas ne le concerne pas, il pourra se dispenser de lire le reste de la phrase.Par exemple :Le cong de maternit peut tre prolong si lenfant a d tre hospitalis pendant [...].Dites plutt :Si lenfant a d tre hospitalis pendant [...], le cong de maternit peut tre prolong.

vous de jouer !

Exercice

Amliorez la phrase suivante pour que le lecteur sache immdiatement sil est concern. Il nest pas permis de prendre un cong de maternit en cas de fausse couche pendant les 180 premiers jours de la grossesse. Dans ce cas, il faut prendre un cong de maladie.Comparez avec le corrig no 4 de la page 75.

5 Formulez les conditions en fonction du lecteur

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La forme interrogative est spcialement approprie dans deux cas :pour remplacer les questions indirectes et pour concevoir des sous-titres.

Pour remplacer les questions indirectes

Les questions indirectes alourdissent la phrase. Elles sont pourtant frquentes dans le langage administratif.Par exemple, la place de :La question se pose de savoir si la dcision peut tre communique.utilisez plutt la question directe : La dcision peut-elle tre communique ?

Pour concevoir des sous-titres

Par exemple, le sous-titre :Le cong ducatifgagnerait tre prsent sous une forme interrogative directe :Quest-ce que le cong ducatif ?Ou encore :Qui a droit au cong ducatif ?

Autre exemple :La phrase Au cas o vous ne pouvez vous rallier la prsente dcision, il vous est loisible dintroduire un recours [...] pourrait tre prcde dun sous-titre : Recours contre la dcision.Mais on peut faire mieux encore en prsentant ce sous-titre sous forme de question :Que pouvez-vous faire si vous ntes pas daccord?Ou encore :Quel recours avez-vous si vous ntes pas daccord?

Utilisez la forme interrogative6

29

La forme interrogative prsente deux grands avantages :

elle attire lattention. elle facilite la tche du lecteur en lincitant chercher mentalementla rponse la question pose.Les sous-titres suivants conviennent bien : Quels sont les produits pour lesquels existe dj une rglementation spcifique?Que trouverez-vous dans cette brochure ?

Exercices

Chacune de ces trois phrases pourrait tre remplace par une question. Que proposez-vous ?Faites lexercice et comparez avec le corrig no 5 de la page 75.a. Il est utile de prciser quelles obligations dontologiques en rsultent pour les fonctionnaires.b. Les comptes rendus de la runion du Conseil sont diffuss dans les autres services de la manire suivante.c. la question de savoir si les conseillers communaux ont le droit de copierles documents, le ministre de lIntrieur a rpondu dans sa circulaire [...].

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O placer les mots importants ?

De prfrence au dbut de la phrase ou du paragraphe; ventuellement la fin; mais pas au milieu.

Par exemple, la phrase suivante souhaite attirer lattention sur la modification :Jattire votre attention sur larrt du 30 janvier 1967 fixant les critresdoctroi des subsides [...], modifi par larrt du 25 fvrier 1997, qui entre en vigueur le 1er octobre 1997.

Mais en ralit, vous constaterez quelle attire surtout lattention sur larrt dorigine (celui du 30 janvier 1967). Elle manque donc son but.Pour viter cela, placez plutt les lments importants en tte :Jattire votre attention sur larrt modifiant [...].Ou, encore mieux :Jattire votre attention sur la modification [...].

Voici un autre exemple :Lanne 1996 tait une anne de transition pour notre administration. Cestau cours de cette anne que la restructuration, qui avait t entame en 1995,a effectivement t ralise. Elle a notamment amlior la collaboration entreles diffrentes divisions qui, lorigine, appartenaient des administrationstotalement diffrentes et taient dotes de leur propre mode de fonctionnement.

Ce que lauteur de ce paragraphe a surtout mis en vidence, cest la date, qui est place en dbut dalina. Or, ce qui est le plusimportant, ce nest pas de dire quand a eu lieu la restructurationmais bien de dire en quoi cette restructuration a consist. Cest donc cette information-l quil aurait fallu placer en dbut de paragraphe.

Placez les mots importants au meilleurendroit7

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8La lecture dun texte est un processus complexe, la fois physique et mental. Lorsquon lit un texte, on ne dchiffre pas chaque caractrelun aprs lautre ni mme chaque mot lun aprs lautre.Heureusement dailleurs, car cela serait long et fastidieux.Lil peroit les choses de manire plus globale. Il balaie le texte et enregistre des blocs, des ensembles textuels. Il transmet alors ces ensembles successifs au cerveau qui les interprte afin den dgager une signification.

Lorsque vous crivez pour tre lu, vous avez donc tout intrt faire en sorte que chaque ensemble visuel concide avec un ensemblede sens. Vous faciliterez ainsi la tche de votre lecteur en respectant le mcanisme naturel de sa lecture.

Exercice

Voici un petit test. Peu de gens peroivent rapidement ce qui clochedans le petit texte qui suit. Et vous ?

Pour leur scurit, placezles enfants larrire dede votre voiture.

Si vous navez pas trouv, voyez le corrig no 6 de la page 76.

Respectez le mcanisme de la lecture

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Dans lexemple suivant, la deuxime prsentation est beaucoup plus facile lire que la premire.

Ministre de la Communaut franaise, Directiongnrale de la Culture, Service gnral du Livre et des Lettres, Service de la langue franaise.

Ministre de la Communaut franaise,Direction gnrale de la Culture,Service gnral du Livre et des Lettres,Service de la langue franaise.

Toujours pour respecter le mcanisme de la lecture, laissez le rythmede la lecture scouler naturellement. Ne placez pas de barrages qui seraient susceptibles de ralentir ou dentraver ce rythme naturel.

Par exemple, nabusez pas de parenthses du genre :Je vous prie de prendre connaissance de la (des) rubrique(s) marque(s)dune croix [...] en me renvoyant la prsente et son (ses) annexe(s) dment complte(s).crivez plutt le ou les et mettez le tout au pluriel :Je vous prie de prendre connaissance de la ou des rubriques marques dune croix [...].

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B. Choisissez bien vos mots

Employez des mots courants

Employez des mots concrets

Employez toujours le mme mot pour la mme notion

Sigles et abrviations : prudence !

9101112

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Les mots rares sont plus difficiles lire.

Adaptez votre vocabulaire votre destinataire.

Vous pouvez parler dune imputation ou dune liquidation dune retraite,si vous tes sr que votre destinataire comprendra.Un service du personnel comprendra videmment ce quest larptition de lindu, mais un profane ne comprendra probablement pas.Il pourrait mme croire que la rptition consiste faire loprationune deuxime fois.Si vous vous adressez des juristes, rien ne vous empche de parler du titulaire dun droit de... Dans tous les autres cas, parlez plutt de celui qui a le droit de...

Bien sr, le style administratif a ses contraintes. Alors :

Que faire si vous devez employer un mot technique?

Si vous ntes pas absolument sr que la (quasi-)totalit de vos destinataires comprendront, soit remplacez le mot technique par un mot plus frquent; soit employez le mot technique, et ajoutez cest--dire(au moins la premire fois que vous employez le mot technique).

Par exemple, crivez :des intrts moratoires, cest--dire des intrts de retard.

Employez des mots courants9

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Des mots concrets accrochent davantage le lecteur et lui parlent plus directement.

En particulier :

vitez les noms abstraits, surtout les noms en -tion, en -ment.

Employez des verbes plutt que des noms.

Exemple 1Au lieu de :Labsence de publication des notifications [...].dites plutt :Si les notifications ne sont pas publies [...].qui est une formulation moins abstraite.

Exemple 2[...] les communes qui souhaitent voir prendre en charge par le ministre le paiement direct des subventions-traitements dues aux membres de leur personnel enseignant.Remplacez voir prendre en charge par le ministre par un verbe qui marque bien laction, comme payer :[...] les communes qui souhaitent que le ministre paie directement les subventions-traitements des membres de leur personnel enseignant.

Exercices

Corrigez les phrases suivantes pour les rendre plus concrtes et plus directes. Le paiement de lamende ne vous dispense pas de [...]. La communication de donnes inexactes vous expose [...].Comparez avec les corrigs no 7 et no 8 de la page 76.

Employez des mots concrets10

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11Vous qui rdigez des textes administratifs, vous savez que vous aurezrarement loccasion de rivaliser avec Marcel Proust (sauf, bienentendu, si le cur vous en dit en dehors de vos heures de service).Et, si lisible que soit votre prose administrative, elle a bien peu de chance dtre jamais propose pour le prochain Goncourt.Cest que les textes administratifs ont leur spcificit. Leur objectifest dinformer avec prcision dans un langage aussi clair que possible.Cet objectif est difficilement compatible avec lemploi de synonymesqui sont source dambiguts. Les textes administratifs ne scriventpas comme les romans ou les dissertations.

Donc : Employez toujours le mme mot, pour viter les ambiguts.Nhsitez pas le rpter.vitez les synonymes, car le lecteur pourrait croire que vous employezdeux mots pour dsigner deux ralits ou deux notions diffrentes.

Exemple 1 : Les diplms doivent introduire une demande de reconnaissance auprs de la Commission. La requte doit tre accompagne [...].Utilisez toujours le mme mot, ou bien demande, ou bien requte, car le lecteur pourrait croire quil sagit de deux choses diffrentes.Donc : Cette demande doit tre accompagne [...].

Exemple 2 : Vous avez droit une subvention [...]. Mais vous navezdroit aucune allocation si [...].Utilisez toujours le mme mot, ou bien subvention, ou bien allocation.

Attention aux termes qui, dans le mme contexte, peuvent avoir plusieurs sens.Par exemple, dans les textes administratifs, ladjectif communautaire sapplique : parfois ce qui est relatif aux Communauts au sensconstitutionnel belge (la Communaut franaise, par exemple); parfois aux rgles qui prvalent au sein de lUnion europenne.

Employez toujours le mme mot pour la mme notion (plutt quun synonyme)

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Les sigles et les abrviations prsentent lavantage de rendre la lecture plus rapide, mais il faut bien sassurer que tout le monde les comprendra.

Les sigles

Les sigles sont des groupes de lettres initiales qui constituentlabrviation de mots frquemment utiliss.

Les fonctionnaires abusent souvent des sigles.

Employez les sigles uniquement si vous tes absolument certain que tous vos lecteurs comprendront. Ce sera sans doute le cas pour la T.V.A., lUnesco, ou encore si cest une abrviation connue de votre groupe cible.Ainsi, si vous crivez une note destine aux services communauxdurbanisme, vous pouvez parler de P.P.A. Ils comprendrontcertainement quil sagit dun plan particulier damnagement.

ventuellement, la premire fois, crivez les mots en toutes lettres,avec la mention des initiales correspondantes. Par la suite, vous pourrez alors employer le sigle, mme sil est peu connu. Par exemple le Fesc, Fonds des quipements et services collectifs.

Mais noubliez pas que les lecteurs lisent rarement la totalit dun texte : donc assurez-vous quun lecteur qui prend votre train en marche sera capable de trouver lendroit o vous avez expliqu le sens des initiales.

Sigles et abrviations : prudence !12

38

Les abrviations des intituls lgaux

Lorsque lintitul est long, vous pouvez labrger si aucune confusionnest possible.

Ainsi, lintitul :Loi du 8 dcembre 1992 sur la protection de la vie prive lgard des traitements de donnes caractre personnelpourra gnralement sabrger en :Loi du 8 dcembre 1992 sur la protection de la vie prive.

Une autre solution qui allie la scurit juridique et la facilit du lecteur : employez la forme abrge, et lors du premier emploi,ajoutez lintitul intgral en note de bas de page ou entre parenthses.

39

C. Construisez bien vos phrases

vitez les phrases trop longues

Prfrez une phrase affirmative une phrase ngative

Employez de prfrence une phrase active

La formulation des exceptions : prudence !

Du bon usage des prpositions

Faites ressortir les liens de cause et dopposition

131415161718

40

Si vous crivez pour un public trs large, essayez de ne pas dpasserune quinzaine de mots par phrase. Employez galement le moinspossible de propositions subordonnes.

Si vous ne pouvez vraiment pas viter une phrase longue, veillez au moins ce quelle soit correctement construite. Pour cela : faites-en clairement apparatre les parties constitutives; indiquez explicitement les relations de cause et dopposition (voirplus loin); employez par exemple parce que, cependant, etc.; et redoublez de prudence : dans les phrases longues, les erreurs de construction sont frquentes !

Que faire si la phrase est trop longue?Le remde principal consiste scinder la phrase.Pour cela,1 recherchez les ides qui composent la phrase;2 pour chaque ide, faites une phrase distincte.

Par exemple :Dans la mesure o je nai pas encore connaissance des rgles de fminisationdes noms de mtier, fonction, grade ou titre, que suivra le gouvernement de la Communaut franaise aprs avis du Conseil suprieur de la languefranaise, en excution de larticle 2 du dcret du 21 juin 1993 relatif la fminisation des noms de mtier, fonction grade ou titre, il me sembleopportun, sous peine dadopter des dnominations diffrentes, dattendrelarrt du gouvernement avant de prendre dventuelles dispositions sur le plan de la fonction publique fdrale.

Cette phrase comprend deux parties principales.Faites-en deux phrases : 1 Je ne connais pas encore [...].2 Donc il me semble opportun [...].

Autre remde possible sil y a une numration :prsentez-la verticalement (voir plus loin).

vitez les phrases trop longues13

41

14Une phrase ngative prsente deux inconvnients majeurs : elle est plus difficile lire;

elle est souvent ambigu.

Par exemple :Cette mesure na pas t prise pour rsoudre [...].La mesure en question na-t-elle pas t prise du tout ?Ou bien a-t-elle t prise dans un autre but ?

En particulier, deux emplois de la ngation sont source derreurs trs frquentes : la double ngation; le ne employ seul (sans pas).

vitez la double ngation.

Exemple 1Rien nest moins sr.Finalement, est-ce sr, ou non?

Exemple 2Il nest pas sans savoir que [...].Sait-il ou ne sait-il pas ? Pas tonnant que cette construction soit souvent employe dans le mme sens que Il nest pas sans ignorer que [...], qui signifie exactement linverse !

Exemple 3Les fonctionnaires qui estiment ne pas remplir les conditions danciennet ne sont pas pour autant dispenss de renvoyer [...].

Prfrez une phrase affirmative une phrase ngative

42

vitez le ne seul (sans pas).

Le risque de mauvaise comprhension est trs lev, car ce ne passe souvent inaperu lors dune lecture rapide.

Par exemple :Il ne sait si [...].

Le danger est encore plus grand si une conjonction que apparatdans la suite de la phrase : on risque alors de croire quil sagit de ne que.

Par exemple :Il ne peut affirmer que [...].Cette phrase signifie-t-elle :il ne peut pas affirmer ou :il peut affirmer uniquement cela?

Enfin, mfiez-vous du ne que lon appelle parfois expltif et qui ne marque en fait aucune ngation.

Par exemple :Le directeur craint que son collaborateur ne procde ladjudication du march.La phrase est positive malgr la prsence du ne mais on pourrait la comprendre ngativement. Finalement, le directeur craint-il que son collaborateur procdera ladjudication du march ou craint-il le contraire ?

Si vous employez une ngation, mettez-la ventuellement en vidence (par exemple en majuscules).

En conclusion, essayez dviter les phrases ngatives, surtout si vous vous adressez un large public.

43

La voix active correspond mieux la structure logique que la voixpassive (qui fait quoi).

Le Service du personnel a ralis une tudeest donc prfrable :Une tude a t ralise par le Service du personnel.

Par ailleurs, et cest bien connu, le style administratif abuse du il impersonnel avec un verbe passif.

Exemple 1Il a t prvu par larrt royal un dlai de six mois.crivez plutt :Larrt royal a prvu un dlai de six mois.

Exemple 2Il mest d par le service X la somme de [...].crivez plutt :Le service X me doit la somme de [...].

Mais le passif convient bien si lobjet est plus important que le sujet

Une prolifration de microbes a t constate par lInstitut dhygine et dpidmiologieest meilleur que :LInstitut dhygine et dpidmiologie a constat une prolifration de microbes.

Ce qui est le plus important pour le lecteur la prolifration de microbes est ainsi plac au dbut de la phrase.

Employez de prfrence une phrase active15

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16 La formulation des exceptions : prudence !Pour le lecteur, savoir ce que recouvre une exception dans un texte est videmment trs important.Or, il arrive que le lecteur ne comprenne pas exactement ce que recouvre lexception.

Par exemple :Le march unique : les professions librales peuvent sinstaller dans nimporte quel pays de lUnion europenne, condition de passer un examen, lexception des vtrinaires.

Les vtrinaires ne doivent-ils pas passer dexamen? Ou ne peuvent-ils pas sinstaller dans nimporte quel pays de lUnion europenne ?

Donc, redoublez de prudence lorsque vous citez une exception ! Relisez votre phrase afin dliminer toute possibilit dambigut.Si ncessaire, formulez autrement votre phrase.

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17 Du bon usage des prpositionsLes prpositions rendent la syntaxe dune phrase plus complexe et donc plus difficile lire.Dans la mesure du possible, vitez donc les prpositions, surtout si vous crivez pour un public trs large.

Utilisez de prfrence un verbe qui se construit sans prposition (cest--dire un verbe qui se construit avec un complment dobjet direct).

Par exemple, mieux vaut utiliser utiliser que se servir de.

En revanche, dans une numration, nhsitez pas rpter la prposition.

Les factures ou notes payes au mdecin, kinsithrapeute, clinique, etc.est moins clair que :Les factures ou notes payes au mdecin, au kinsithrapeute, la clinique, etc.

La rptition de la prposition montre mieux quil sagit dune numration.Vous aidez ainsi votre lecteur percevoir la structure de votre phrase.

Mais attention la construction de la phrase lorsquil faut rpter une prposition : les erreurs sont trs frquentes.

Exemple : Afin de ne pas porter atteinte lobjectif de transparence de la disposition et ne pas dsavantager certains candidats [...].

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18 Faites ressortir explicitement les liens de cause et doppositionLe style administratif traditionnel les marque trs peu. Pourtant, ce sont deux rapports logiques trs importants pour la comprhension dune phrase.

Exemple 1Nous prconisons la premire solution, qui sintgre mieux dans [...].

Marquez mieux la relation de cause :Nous prconisons la premire solution, parce quelle sintgre mieux dans [...].

Exemple 2Les frais mdicaux non couverts par la mutuelle sont rembourss. Aucun remboursement ne sera effectu si [...].

Marquez mieux la relation dopposition : Les frais mdicaux non couverts par la mutuelle sont rembourss.Cependant, aucun remboursement ne sera effectu si [...].

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192021222324

D. Faites ressortir la structure du texte

Classez les ides selon la logique du lecteur

Ajoutez des sous-titres

Numrotez ventuellement les titres et les sous-titres de votre texte

Aidez le lecteur par un exemple

Si le texte concerne un changement, insistez sur ce qui est diffrent

Donnez un contre-exemple

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19 Classez les ides selon la logique du lecteurCherchez lordre le plus logique, mais encore une fois, adoptez la logique du lecteur (et non la logique de ladministration).

Voici un exemple qui pourrait tre amlior. En effet, la liste des dmarches accomplir est organise selon la logique de ladministration (les divers services contacter) :

Les dmarches que je dois faire pour accueillir un jeune :1. Inscrire le jeune au Registre de la population de ma commune.2. Inscrire le jeune ma mutuelle.3. Dclarer le jeune ma caisse dallocations familiales.4. Fournir au Service des allocations familiales de lAide la jeunesse :

a. mon numro dallocations familiales,b. le montant de mes allocations.

5. Fournir au Service des cas individuels de lAide la jeunesse :a. mon numro de mutuelle,b. mon numro de compte bancaire,c. la liste de prsence mensuelle,d. les pices justificatives pour certains remboursements.

Je dois signaler tout changement dans ma situation (nouvelle rsidence, dpart anticip du jeune, etc.).

Cette liste de dmarches accomplir gagnerait tre organise selon la logique du destinataire : par exemple selon les dmarches accomplir chaque tape et/ou le caractre rptitif ou non des dmarches accomplir.

49

Proposition :

Quelles dmarches dois-je accomplir une fois pour toutes?1. Inscrire le jeune au Registre de la population de ma commune.2. Inscrire le jeune ma mutuelle.3. Dclarer le jeune ma caisse dallocations familiales [...].

Quelles dmarches dois-je accomplir une fois par mois?1. Fournir au Service des cas individuels de lAide la jeunesse la liste de prsence mensuelle.2. Fournir au Service des cas individuels de lAide la jeunesse les pices justificatives pour certains remboursements.

Que dois-je faire si quelque chose change dans ma situation?

Etc.

50

20 Ajoutez des sous-titresUtilisez des sous-titres qui renseignent utilement le lecteur sur ce quil va lire.

Votre sous-titre doit indiquer au lecteur ce quil trouvera dans le paragraphe quil sapprte lire. Ainsi, si le contenu ne lintresse pas, il saura immdiatement quil peut le passer ou le survoler.

Donc, vitez des sous-titres vagues, du genre :

RemarqueouCe que vous devez savoir.

Voici un exemple o le sous-titre renseigne peu sur le contenu de ce qui suit.

Quelles modifications seront encore apportes la loi sur les baux loyer?Une commission spciale a t cre en 1994 par le ministre de la Justice et a reu pour mission de procder une valuation de la loi de 1991. Sur la base du rapport de cette commission, un certain nombre de correctifsseront apports. Il nest cependant pas question de modifier la loi sur les baux loyer de fond en comble, mais au contraire dexclure tout abus et de rduireau strict minimum les ventuels malentendus entre propritaires et locataires.Le gouvernement diffusera, dans les dlais opportuns, toutes les informationsrequises concernant les modifications venir.

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Encore deux remarques de forme pour le bon usage des sous-titres :

Aidez le lecteur en lui fournissant des sous-titres conus sur un modle identique.

Par exemple, au lieu de :1. Leffort financier rgional2. Leffort rgional en matire de personnelcrivez plutt :1. Leffort rgional en matire financire2. Leffort rgional en matire de personnel.

Utilisez la forme interrogative.

On la vu, celle-ci convient gnralement bien aux sous-titres (voir page 28).

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21 Numrotez ventuellement les titres et les sous-titres de votre texteLa numrotation des titres et des sous-titres est un excellent principecar elle aide le lecteur y voir clair dans la structure gnrale du texte.Mais nexagrez pas : prvoyez au maximum trois subdivisions.

vitez par exemple ceci :1. La rdaction1.1. Faites ressortir la structure de votre texte1.1.1. Numrotez ventuellement les titres1.1.1.1. Les avantages de la numrotation1.1.1.2. Les inconvnients de la numrotation1.1.1.2.1. 1.1.1.2.2.

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22 Aidez le lecteur par un exempleVoici deux textes qui montrent quun exemple est parfois le bienvenu.

1. Le lien de parent du premier ou du deuxime degr.

Ajoutez un exemple :Le lien de parent du premier degr (cest--dire entre les parents et les enfants) ou du deuxime degr (par exemple entre frres et surs, ou entre grands-parents et petits-enfants).

2. Lagent a droit un maximum de 120 heures de cong de formation par an. Ce nombre est diminu proportionnellement si lagent a t nommdfinitivement pendant lanne scolaire prcdente.

Ajoutez un exemple :Par exemple, si lagent est nomm dfinitivement le 1er fvrier 1997, il a droit, pour lanne scolaire 1997-1998 [...].

Exercice

Ajoutez un exemple la phrase suivante afin den clairer le contenu.

Le point de dpart de lallocation est fix au premier jour du mois qui suit le mois o vous avez introduit la demande.Comparez avec le corrig n 9 de la page 76.

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23 Si le texte concerne un changement,insistez sur ce qui est diffrentAinsi, le texte suivant dcrit le nouveau mode de calcul des congs de maladie des enseignants.

Lide fondamentale du nouveau systmeLe systme des jours de calendrier est remplac par un systme de jours ouvrables : lenseignant nentame son droit au cong de maladieque pendant les jours douverture des coles.

Suit alors un exemple qui souligne bien la diffrenceavec lancien mode de calcul.

Exemple :Monsieur Dupont est malade du vendredi 22 au jeudi 28 septembre inclus :il utilise 4 jours de cong (et non plus 7 jours de calendrier).

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24 Donnez un contre-exempleLe contre-exemple aide beaucoup le lecteur bien comprendre laporte dune mesure. Pourtant, ladministration lemploie rarement.

Voici dabord un texte qui utilise des contre-exemples bon escient.Ce texte est relatif la rforme des congs de maladie dans lenseignement. Il envisage dabord les cas qui tombent sous le coup de cette rforme.

Qui est concern?Tous les membres du personnel de lenseignement de tous les niveaux et de toutes les catgories qui relvent du statut de la Communaut, de lenseignement officiel subventionn ou de lenseignement libre subventionn,ainsi que les personnels des CPMS et les professeurs de religion.

Suivent alors les contre-exemples : le texte numre les diffrents casqui ne sont pas touchs par la rforme.

Rappelons que les congs de maternit ne sont pas inclus dans le rgime gnral des congs de maladie; ils ne sont donc pas concerns par les prsentesdispositions. De mme, rien nest chang en matire de congs lis desaccidents du travail ou sur le chemin du travail, qui relvent dune autrelgislation. Par ailleurs, le membre du personnel victime dune maladie ou infirmit reconnue comme grave et de longue dure pourra conserver son traitement complet, sans limite de dure.

Voici prsent un texte dans lequel les contre-exemplesauraient t souhaitables.Il sagit de la conclusion dune lettre qui recommande lemploi de certaines imprimantes.

Le souci de conserver linformation nous pousse donc recommander que les documents produits par vos services soient confectionns au moyen dimprimantes laser ou dimprimantes aiguille.

Il aurait t utile de prciser les sortes dimprimantes qui sont dconseilles : par exemple les imprimantes jet dencre.

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E. Facilitez la lecture par la mise en page

Utilisez les procds techniques de mise en vidence

Ne craignez pas de recourir une formule mathmatique

Faites un tableau double entre

Faites un graphique ou un diagramme

Prsentez les numrations verticalement

Dans certains cas, utilisez des notes de bas de page

252627282930

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Utilisez les caractres gras.

Utilisez les caractres italiques.Mais attention : les italiques ont souvent un rle conventionnel. On les emploie gnralement pour signaler les extraits que lon cite,les titres de livres, etc.De plus, ils ressortent moins que le gras.Donc les caractres italiques sont moins efficaces pour mettre du texte en vidence.

Mettez certains mots en MAJUSCULES.

Variez les types de caractres.Pas trop cependant. On conseille gnralement demployer au maximum deux types de caractres (par exemple un pour les titres, et un pour le reste du texte).

Employez les couleurs.Mais certaines couleurs ou certains contrastes de couleurs disparaissent la photocopie.

Soulignez.Avec ici aussi une rserve : les jambages de certaines lettres (j, g, p, q)facilitent leur reconnaissance. Or, dans un mot soulign, ces jambagesapparaissent moins.Un mot soulign est donc parfois moins lisible.En tout cas, ne soulignez pas de passages trop longs.

Utilisez un caractre plus grand.

Encadrez certaines parties du texte.

condition de ne pas employer trop de lignes.

25 Utilisez les procds techniques de mise en vidence

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Que devez-vous mettre en vidence?

La rponse est simple :ce qui peut aider le lecteur comprendre le texte.

Gardez toutefois une juste mesure : si tout est mis en vidence, plus rien ne ressort ! Cest un peu comme si vous colliez une tiquetteUrgent en rouge fluorescent sur tous les documents manant de votre service.

Par exemple ncrivez pas les noms propres en majuscules.Voici un exemple o le lecteur nest pas aid. Il sagit dune bibliographie des nouvelles acquisitions de la bibliothque du service.

BLAISE, P. et LENTZEN, E., Les lections du 21 mai 1995. II. Les Conseils de Rgion et de Communaut.Courrier hebdomadaire du CRISP1995 - no 1983-1984.

Dans cet exemple, ce nest pas le plus important qui est mis en vidence.Ce qui intresse la majorit des lecteurs, cest probablement de pouvoir parcourir rapidement les nouveaux titres. Or, ces titres ne sont pas mis en vidence : les procds de mise en vidence sont mal utiliss et rendent au contraire la lecture plus lente. Au lieu de jeter une boue au lecteur, on lui enfonce la tte sous leau.

60

Dans lexemple suivant, certaines parties de phrases sont en gras. Le choix de ces parties est particulirement heureux : lisez uniquement ce qui est gras, et vous connatrez lessentiel.Pourtant le sujet est difficile : il sagit de la dsignation dun administrateur provisoire, lorsque la sant dune personne ne lui permet plus de soccuper de ses biens.

Que contient lordonnance du Juge de Paix qui dsigne un administrateur provisoire ?

Si le Juge de Paix dsigne un administrateur provisoire, il doit bien srindiquer les nom, prnom et adresse de celui-ci, mais galementltendue de ses pouvoirs parce que ceux-ci peuvent varier dun cas lautre, comme nous lexaminerons plus loin.Lordonnance contient encore : linvitation adresse ladministrateur provisoire aviser le Juge de Paix,par lettre, de lacceptation de sa mission dans les huit jours de la notification de lordonnance.( dfaut de cette acceptation, la loi oblige le Juge de Paix dsigner doffice un autre administrateur provisoire). linvitation adresse ladministrateur provisoire tablir, sous formedinventaire, un rapport sur la nature et la composition des biens grer et transmettre ce rapport au Juge de Paix et la personne protgeau plus tard un mois aprs lacceptation de la mission.[...].

61

26 Ne craignez pas de recourir une formulemathmatiqueUne formule mathmatique sera plus facilement comprise quune longue phrase. Si cest ncessaire, expliquez les symboles utiliss.

Voici un exemple :Le montant annuel de la pension de retraite est tabli selon la formule suivante :a x 3,75 x t100 x 12

a reprsente le traitement vis au 1o

et t le nombre de mois entiers dexercice du mandat concern.

Mais si vous vous adressez un large public, nexigez pas de votre lecteur des connaissances mathmatiques pousses (donc pas de logarithmes, etc.).

Exercice

Remplacez la phrase suivante par une formule mathmatique.Comparez ensuite avec le corrig no 10 de la page 76.Cette pension est gale 60 % du traitement prcit, multiplis par une fraction dont le numrateur est constitu par les annes de service exprimes en mois, et dont le dnominateur est constitu par le nombre de mois compris entre [...].

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Principal avantage :le tableau double entre permet de lire dans nimporte quel sens.

Exemple (emprunt une version ancienne de la lgislation) : Les dispositions concernant les congs de formation et la dispense de service sont applicables aux agents nomms dfinitivement. Seules les dispositions relatives la dispense de service et non celles qui concernent le cong de formation sont applicables aux stagiaires. Les contractuels sont exclus de lapplication de cet arrt.

Voici une transposition sous forme de tableau double entre. Le contenu informatif du texte qui prcde y est prsent de manire beaucoup plus claire.

27 Faites un tableau double entre(aussi appel tableau cartsien)

qui cet arrt sapplique-t-il ?Dispense de service Cong de formation

Agent nomm dfinitivement Oui OuiStagiaire Oui NonContractuel Non Non

Principal inconvnient : le tableau double entre est difficile remplir si les donnes sont complexes, surtout si vous vous adressez un public trs large.

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Comptences des autorits fdrales

le programme national dquipe-ment dans le secteur de llectricit,

le cycle du combustible nuclaire, les tarifs. etc.

Ici, il ne sagit pas dun tableau double entre, mais dune simple disposition du texte en deux colonnes. Cette prsentation en deux colonnes na pas lavantage du tableau double entre : elle ne peut tre lue que dans le sens normal de la lecture.

Comptences des autorits rgionales

la distribution publique de gaz, la promotion des nergies renouvelables, lutilisation rationnelle de lnergie. etc.

Par contre, un tel tableau est peu utile sil ne prsente pas de relation horizontale. Jugez-en avec cet autre exemple :

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28 Faites un graphique ou un diagramme

Nuclaire 20 %

Gaz 25 %

Charbon 15 %

Ptrole 40 %

Avantage principal :le diagramme donne demble une vue globale; les donnes essentielles sautent aux yeux.

Quelle sorte de diagramme choisir ?

Choisissez la forme qui illustre le mieux ce que vous voulez montrer.

1 Pour prsenter les parties dun tout : un diagramme circulaire( souvent dessin en relief ).Il met bien en vidence les relations entre la partie et le tout.

Exemple : la consommation dnergie.

Transformer les donnes soporifiques en lments visuels stimulants !(R. Parker, PAO et graphisme pour les nuls)

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4800460044004200400038003600

140

120

100

80

60

1er janvier 95 30 juin 95 1er janvier 96

3 Pour une volution chronologique : le graphique classique.

Exemple : lvolution de lindice-sant de janvier, base 1988.

2 Pour comparer des valeurs : un diagramme barres.(Les barres sont parfois dessines en relief : cubes empils. )

Exemple : lvolution, en un an, du nombre dagents des dpartements ministriels de la Communaut franaise.

83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97

66

Deux conseils

1. Ajoutez un commentaire ( ladministration le fait rarement).

Le commentaire et le diagramme se renforcent mutuellement, sans quil soit ncessaire de lire tout le texte. Le lecteur reoitlinformation essentielle en dessous du diagramme. Si cela lintresse, il sera alors tent de lire le reste du texte.

2. Pas de diagramme compliqu.

Si votre diagramme demande un effort dattention pour tre compris, il perd son principal avantage ( la vue globale ). Dans ce cas, ce nest donc pas la peine demployer un diagramme.

Par exemple, un diagramme circulaire ne peut pas comporter trop de portions, et ne peut pas comporter de portions trop petites.

Un autre exemple : nemployez pas de diagramme qui doit se liredans les trois dimensions (non seulement de gauche droite et de basen haut, mais aussi davant en arrire ). Et surtout, dans un mmetexte, nemployez jamais un tel diagramme en trois dimensions et un diagramme en deux dimensions dessin en relief dans un butesthtique.

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29 Prsentez les numrations verticalementLorsque lon numre diffrents lments dans un texte, il est souvent prfrable de prsenter verticalement ces lments. On prendra soin de faire prcder chacun des lments dun tiret, une puce, un numro ou une lettre.

Voici dabord une numration horizontale :

Pour obtenir ce quoi jai droit, je dois fournir au Service des Allocationsfamiliales mon numro dallocations familiales et le montant des allocationsque je perois. Je dois fournir au Service dAide la jeunesse mon numro de mutuelle et le numro de compte bancaire sur lequel lAide la jeunessepeut me verser ce quoi jai droit.

Voici maintenant le mme texte prsent sous forme dnumration verticale :

Pour obtenir ce quoi jai droit, je dois fournir

a. au Service des Allocations familiales : mon numro dallocations familiales, le montant des allocations que je perois;

b. au Service dAide la jeunesse : mon numro de mutuelle, le numro de compte bancaire [...].

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Cette prsentation verticale offre de nombreux avantages.

1. Elle est plus facile comprendre :on saisit mieux les rapports dans la phrase.

2. Elle limite le risque doubli :le lecteur peut rapidement passer en revue les divers points et vrifier si tout est complet.

3. Elle rduit le risque de mauvaises interprtations.

Par exemple : Il sagit des droits rels, lexclusion du droit de proprit, des droits de crance, des actions en justice, des droits intellectuels et des droits que confre la qualit dactionnaire dune socit.

Il est indispensable de connatre la matire pour comprendre cette phrase. En effet, elle pourrait tre lue comme suit :

droits rels, sauf proprit, droits de crance, actions en justice, droits intellectuels, droits que confre la qualit dactionnaire dune socit.

alors quil faut lire : droits rels, sauf proprit, droits de crance, actions en justice, droits intellectuels, droits que confre la qualit dactionnaire dune socit.

4. Elle permet parfois de rsoudre le problme pineux des phrases trop longues.

69

Mettez en note de bas de page ce qui nest pas ncessaire pour suivre la lecture.

Le lecteur intress pourra, plus tard, revenir vos indicationssecondaires, places en notes de bas de page.

Exemple :Lindemnit vous est accorde au taux de 50 %, parce que vos ressources sont infrieures 500 000 F, conformment aux dispositions de lart. 12 de larrt royal du 3 fvrier 1997 (Moniteur belge du 15 avril 1997)portant excution de larticle 25 de la loi du 2 dcembre 1992, etc. (Moniteur belge du 6 fvrier 1993).

Ici, les deux rfrences au Moniteur gnent considrablement la lecture. Placez-les en note de bas de page. Le lecteur qui le souhaitepourra y revenir. Vous pourriez mme placer toutes ces rfrenceslgales en note de bas de page.

Sil est ncessaire de citer la rfrence un texte lgal, mettez-la de prfrence en note de bas de page. Vous pouvez aussi lisoler dans un paragraphe distinct ou la placer juste en dessous du titre, en caractres plus petits.

NE mettez PAS en note de bas de page ce qui est ncessaire pour suivre la lecture.

Par exemple, ne mettez pas en note de bas de page : Avant dengager ces frais, il faut demander lautorisation [...].

30 Dans certains cas, utilisez des notes de bas de page

71

Aprs la rdaction

72

31Un bon conseil : laissez reposer votre texte pendant quelques jours.

Reprenez-le ensuite : vous serez tonn de tout ce qui vous sauteraaux yeux ce moment-l et qui vous avait chapp dans le feu de la rdaction.

Relisez le texte tte repose

73

Si un mot najoute rien au sens, supprimez-le.

Quelques exemples :Le gouvernement actuel a dcid que [...].Lobjectif poursuivi est de [...].Le dlai respecter est de [...].Le respect des rglementations existantes.

vitez aussi les formules vagues (comme dans les plus brefs dlais).

liminez les mots inutiles32

74

Le danger de linfidlit

Rendre un texte plus facile comprendre risque den dformer le contenu. Cest en particulier le cas pour les explications dun textejuridique. Le texte rendu plus accessible ne peut rien retrancher nirien ajouter par rapport la version originale. Or, toute formulationdiffrente risque de ne plus rendre compte exactement des casmarginaux et des cas auxquels lauteur navait pas song.

Voici un exemple o la rcriture propose scarte du texte initial.

Un auteur critique la phrase suivante, qui tmoigne du point de vue de ladministration :Dans les deux mois qui suivent la rception de votre formulaire, le Collge des Bourgmestre et chevins prendra une dcision. Si aucune dcision nest prise pendant ce dlai, votre demande est considre comme approuve.

Transformation propose pour se placer au point de vue du lecteur :Que va-t-il se passer maintenant? Dans les deux mois, vous recevrezcommunication de la dcision concernant votre demande. Si aprs ce dlai, vous navez pas reu de nouvelles, cest que votre demande est approuve.

Adopter le point de vue du lecteur est un principe excellent. Mais ici, il aboutit un changement de signification. En effet, absence de communication ne signifie pas ncessairement absence de dcision. Il se pourrait que la dcision ait t prise, mais non communique pour une raison ou lautre. Les consquences juridiques des deux situations ne sont pas lesmmes.

Les procds de lisibilit : utiliser avec modration!

Appliquez les procds de lisibilit, mais avec bon sens; autrement dit, nen abusez pas. Le mieux est parfois lennemi du bien !

Le mieux est parfois lennemi du bien

75

Comparez vos rponses !

Corrig no 1(exercice de la page 25).

Examen de recrutement de [...].

Corrig no 2 (exercice de la page 25).

Pour le lecteur, il serait plus simple de partir de la date de naissance :Pour entrer en premire anne dtudes suprieures, vous devez tre n aprs le...


Ce qui intresse le lecteur, ce nest pas lorganisme payeur, cest le paiement lui-mme.Votre rente vous sera paye par le service Untel.


En cas de fausse couche pendant les 180 premiers jours [...].


a. Quelles sont les obligations dontologiques qui en rsultent pour les fonctionnaires ?b. Comment les comptes rendus de la runion du Conseil sont-ils diffuss dans les autres services ?c. Les conseillers communaux ont-ils le droit de copier les documents ?Le ministre de lIntrieur a rpondu dans sa circulaire [...].

Les corrigs

76


Rponse : il y a deux fois de. Beaucoup de gens le voient difficilementparce que le bloc visuel ne correspond pas au bloc de sens. Par contre, dans la prsentation suivante, tout le monde remarqueimmdiatement lerreur :Pour leur scurit, placez les enfants larrire de de votre voiture.


Mme si vous payez lamende, vous devez [...].


Si vous communiquez des donnes inexactes, vous [...].


Par exemple, si vous introduisez votre demande le 26 fvrier, vous aurez droit lallocation partir du 1er mars.


Cette pension de survie est gale T x 60 x S100 x M

o T reprsente le traitement prcit,S reprsente les annes de service, exprimes en mois,M reprsente le nombre de mois (etc.).

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1. La fminisation des noms

La Communaut franaise a rendu obligatoire la fminisation desnoms de mtier, fonction, grade ou titre dans les actes relevant de laCommunaut. Par exemple, c'est une agente et non un agent qui estsusceptible de demander un cong de maternit.

Le Ministre fdral de la Fonction publique recommande aux agentsfdraux d'appliquer cette fminisation.

Pour en savoir plus sur ces rgles, sur le dcret de fminisation,et pour consulter le rpertoire complet des formes fminises,procurez-vous:

Mettre au fmininGuide de fminisation des noms de mtier, fonction, grade ou titre. Ce guide est disponible sur demande adresse au Service de lalangue franaise. Vous pouvez aussi consulter le site Internet :http://www.cfwb.be/franca.

2. L'enrichissement de la langue franaise

Vous cherchez un quivalent franais un anglicisme ? Le Service dela langue franaise vous propose sa banque de donnesterminologique, galement accessible sur son site Internet :http://www.cfwb.be/franca.

Pour votre information

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3. La nouvelle orthographe

La nouvelle orthographe est en vigueur depuis 1991. Elle estfacultative. Pour en savoir plus et pour consulter le rpertoire desmots qui ont subi une retouche, procurez-vous :L'essentiel de la nouvelle orthographe. Les huit-cents mots les plusfrquents.Ce fascicule est disponible auprs de l'APARO (Association pourl'application des recommandations orthographiques), rue duSerpentin, 29, 1050 Bruxelles.

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Ameline, C. et Bois, C., Rigueur et lisibilit des critsadministratifs,Paris, Direction de ladministrationgnrale, du personnel et du budget(ministre de la Solidarit nationale),1982.

Henry, G., Comment mesurer la lisibilit, Paris - Bruxelles, Nathan-Labor, (coll. ducation 2000), 1975.

Les excellents numros de la dfunterevue Langue et administration, U.G.A., Heule.

Leys, M., Comment amliorer la lisibilit des textes administratifs ?, dans Administration publique(revue de lInstitut belge des sciencesadministratives), 1988, no T 1.

La lisibilit au service de ladministration de lconomie et du Budget, dans Bulletin de liaison et dinformationde ladministration centrale du ministre de lconomie et du ministre du Budget, no 84, avril-septembre 1979 (France).

Oury, P., Rdiger pour tre lu, Bruxelles, De Boeck, 1990.

Richaudeau, F.,Linguistique pragmatique, Paris, Retz, 1981.

Strauven, Ch., La lisibilit des textes administratifs,Bruxelles, Ministre de laCommunaut franaise, Service de la langue franaise, (Coll. Franais et socit), 1993.

Teirlinck, M., Bruffaerts, F., Van Hauwermeiren, P., Mdicaments. Notice pour le public.Conseils de rdaction pour un style ais et comprhensible, Bruxelles, Ministre de la Santpublique et de la Famille, 1986, Inbel.

Timbal-Duclaux, L., Lexpression crite pour communiquer, 2e d., Paris, E.S.F., 1983.

Aperu bibliographique

1. Quelques ouvrages de rfrence sur la lisibilit

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Bal, W. , Doppagne, A. , Goosse, A. ,Hanse, J. , Lenoble-Pinson, M. , Pohl,J., et Warnant, L. ,Belgicismes. Inventaire des particularitslexicales du franais en Belgique,Louvain-la-Neuve, Duculot, 1994.

Colignon, J.-P.,Un point, cest tout ! La ponctuationefficace,Paris, Editions du Centre de formationet de perfectionnement desjournalistes, 1992.

De Villers, M.-E.,Multidictionnaire des difficults de lalangue franaise (orthographe, grammaire,conjugaison, significations, abrviations,prononciation, typographie, canadianismes,anglicismes, correspondance),nouvelle dition mise jour etenrichie, Editions Qubec/Amrique(coll. Langue et culture ), 1992.

Doppagne, A.,Majuscules, abrviations, symboles et sigles.Pour une toilette parfaite du texte,Paris - Louvain-la-Neuve, Duculot(coll. Lesprit des mots ), 1991.

Grevisse, M.,Le bon usage. Grammaire franaise,13e dition revue par Andr Goosse,Paris - Louvain-la-Neuve, Duculot,1993, XXXVIII-1762 pp.

ou son abrg :

Grevisse, M., et Goosse, A.,Nouvelle grammaire franaise,3e dition, Louvain-la-Neuve,Duculot, 1995, 393 pp.

Grevisse, M.,Le franais correct. Guide pratique, 5edition rvise et actualise parMichle Lenoble-Pinson, Paris -Bruxelles, De Boeck-Duculot, 1998.

Hanse, J.,Nouveau dictionnaire des difficults dufranais moderne,3e dition tablie daprs les notes delauteur avec la collaborationscientifique de Daniel Blampain,Louvain-la-Neuve, De Boeck-Duculot,1994.

Mettre au fminin. Guide de fminisationdes noms de mtier, fonction, grade ou titre,Bruxelles, Service de la languefranaise et Conseil suprieur de lalangue franaise, 1994.

Le Nouveau Petit Robert. Dictionnairealphabtique et analogique de la languefranaise, nouvelle dition revue sous ladirection de Josette Rey-Debove etAlain Rey, Paris, Dictionnaires LeRobert, 1993.

2. Quelques ouvrages de rfrence pour crire correctement

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Le Bureau de conseil en lisibilit

Nous sommes la disposition des agents des administrations fdrales.

Si vous souhaitez que vos textes soient plus faciles comprendre, vous pouveznous consulter. Nous vous donnerons des conseils et des propositions dercriture.

Nous organisons aussi des cours sur les techniques de lisibilit (textesadministratifs, formulaires, textes juridiques). Certains de ces cours peuvent avoirlieu dans vos locaux.

Vous pouvez aussi nous poser des questions de grammaire ou de vocabulaire(emploi d'un terme, accord grammatical, usage dans la correspondanceadministrative, etc.) Notre domaine, c'est essentiellement la langue courante etla langue administrative, pas les termes techniques spcialiss, ni la cration denouveaux mots.

Bureau de conseil en lisibilitInstitut de formation de l'administrationfdrale (IFA)Ministre fdral de la Fonction publiqueRue du Gouvernement provisoire, 151000 BRUXELLES

Michel LeysDirecteur du Bureau de conseil en lisibilit De prfrence par tlphone : (02) 229 73 16Fax : (02) 217 53 48e-mail : [email protected]

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Le Service de la langue franaise et le Conseil suprieur de la languefranaise sont des interlocuteurs privilgis pour toute question relativeau statut, lusage et au rle de la langue franaise dans les rapportssociaux.

Le Service de la langue franaiseoffre notamment au public : de nombreuses publications sur la situation et lusage de la langue

franaise (collection Franais et Socit, collection Guide, ...); un service gratuit dassistance linguistique pour toute question

dorthographe, de vocabulaire, de style, ... ; un site Internet proposant une multitude dinformations sur le franais

et sur la politique linguistique ; des oprations de sensibilisation la langue franaise envisage comme

outil dpanouissement personnel et de promotion sociale ; des activits denrichissement de la langue franaise (nologie et

terminologie).

Le Service de la langue franaise assume encore dautres tches.Notamment : le soutien aux associations ou organismes qui mnent des actions de

promotion de la langue franaise ; le soutien aux recherches caractre sociolinguistique ; le soutien aux publications concernant la langue franaise et la

francophonie ; la coopration internationale en matire de langue franaise ; le secrtariat du Conseil suprieur de la langue franaise et de la

Commission de surveillance de la lgislation sur la langue franaise.

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Le Conseil suprieur de la langue franaiseest un organisme consultatif qui est charg notamment : dmettre des avis sur toute question relative la langue franaise et la

francophonie ; de veiller lvolution de la situation linguistique de la Communaut

franaise ; de proposer toute action de sensibilisation susceptible de promouvoir la

langue franaise.

Service de la langue franaise et Conseil suprieur de la languefranaiseMinistre de la Communaut franaise44, Bd Lopold II1080 BruxellesTl. : 02/ 413.23.37 ou 02/413.32.74 ou 02/413.29.26Tlc. : 02/413.20.71Ml. : [email protected]

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