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FEUILLE DE ROUTE – OUTIL DE SUIVI
Un guide simple pour l’utilisation de l’Application sur clé USB
GUIDE DE L’UTILISATEUR
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Outil RBM pour l’élaboration et le suivi des Feuilles de Route_Octobre 2014
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Outil RBM pour l’élaboration et le suivi des Feuilles de Route_Octobre 2014
GUIDE DE L’UTILISATEUR
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Outil RBM pour l’élaboration et le suivi des Feuilles de Route_Octobre 2014
Table des matières Introduction ............................................................................................................... 4
Objectif de l’outil ...................................................................................................... 5
Comment est organisé ce guide ................................................................................. 5
Partie 1 – Démarrage de l’utilisation de l’outil ...................................................... 6
A. Téléchargez l’application ................................................................................... 6
B. Utilisation de l’outil ........................................................................................... 7
C. Structuration de l’outil ....................................................................................... 9
Partie 2 – Elaboration de la Feuille de route ........................................................ 12
A. Remplissage de l’application ........................................................................... 12
1. Résumé Pays ................................................................................................ 13
2. Plan de mise en œuvre .................................................................................. 13
3. Ressources .................................................................................................... 14
4. Assistance Technique ................................................................................... 15
5. Menaces dans la mise en œuvre .................................................................... 15
B. Validation de l’information .............................................................................. 15
C. Soumission des informations ........................................................................... 16
Partie 3 – Soumission mensuelle ........................................................................... 17
A. Préparation des rapports ................................................................................... 17
1. Sélection de la période du rapport ................................................................. 17
2. Remplissage de la section rapport ................................................................. 18
B. Fréquence et ponctualité des soumissions ........................................................ 20
C. Validation de l’information .............................................................................. 21
D. Soumission des rapports .................................................................................. 21
Partie 4 – Application DataViewer ........................................................................ 22
A. Objectif ........................................................................................................... 22
B. Téléchargement de l’application ...................................................................... 22
C. Préparation des fichiers .................................................................................... 22
D. Navigation à l’intérieur de la feuille de route et le rapport ................................ 24
E. Changement de pays/Etat ................................................................................. 24
Partie 5 – Appui technique pendant l’utilisation de l’outil .................................. 26
A. Defectuosité de la clé ....................................................................................... 26
B. Récupération des données ................................................................................ 26
C. Personnes référentes pour l’utilisation de l’outil ............................................... 26
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Outil RBM pour l’élaboration et le suivi des Feuilles de Route_Octobre 2014
Introduction
Depuis la lancé en 2008 du Plan d’Action Mondial de lutte contre le Paludisme
(GMAP), des revues annuelles visant l’atteinte des objectifs y afférent ont été initiées
par le Partenariat Roll Back Malaria (RBM) en collaboration avec les Programmes
Nationaux de Lutte contre le Paludisme (PNLP). De 2009 à 2011, les pays ont élaboré
des feuilles de route sur canevas Power Point pour la mise en œuvre des interventions
de lutte contre le Paludisme. Ce format représentait un défi pour le suivi de ces
feuilles de route. En Juillet 2011, un nouvel outil a été introduit pour l’élaboration et
le suivi de ces feuilles de route. Depuis lors, les pays ont effectivement utilisé cet
outil pour situer mensuellement ou selon le calendrier établi, l’état de mise en œuvre
de leurs activités planifiées pour l’atteinte des objectifs et/ou jalons.
Ce guide est conçu
afin d’aider les pays
dans l’utilisation
optimale de l’outil
pour l’élaboration et
le suivi des feuilles
de route. Cet outil
offre l’opportunité
singulière de
développer le
Business Plan de
trois ans en ligne
avec les directives
du Plan d’Action
Mondial contre le
Paludisme1.
1 Roll Back Malaria Plan d’Action Mondial Contre le Paludisme 2008, page 204. http://rollbackmalaria.org/gmap/fr/4-5.html
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Outil RBM pour l’élaboration et le suivi des Feuilles de Route_Octobre 2014
Objectif de l’outil
L’outil pour le suivi de la feuille de route est un outil de planification et de
gestion de programme et non un outil de quantification. Il est complémentaire aux
Plans Stratégiques, et les informations doivent être en ligne avec celles de l’analyse de
gap et les plans opérationnels.
Utilisé régulièrement, cet outil permet de situer mensuellement ou à tout moment sur
l’état de mise en œuvre et d’identifier très tôt les goulots. Les informations reçues
mensuellement permettront aux partenaires de s’engager dans l’identification et la
résolution de ces goulots.
Comment est organisé ce guide Ce document est divisé en cinq parties:
1. Démarrage de l’utilisation de l’outil: dans cette partie vous permet de suivre le processus de téléchargement de l’application à partir d’un lien qui vous sera communiqué par courriel. Le lien dans ce document n’est qu’un exemple et ne doit pas être utilisé pour acquérir l’application pays.
2. Elaboration de la feuille de route: donne des directives pour renseigner l’outil.
3. Soumission mensuelle: comment et à quel moment préparer et soumettre les
soumissions périodiques.
4. Application DataViewer: ceci est une nouvelle application pour les partenaires et parties prenantes et permet de partager la feuille de route et les informations périodiques afin de pouvoir les discuter et les valider avant publication sur le site web de RBM – le lien fourni dans cette partie peut être utilisé par toutes les parties prenantes.
5. Appui technique pendant l’utilisation de l’outil: que faire et qui contacter en cas de problèmes pendant l’utilisation de l’application.
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Outil RBM pour l’élaboration et le suivi des Feuilles de Route_Octobre 2014
Partie 1 – Démarrage de l’utilisation de l’outil A. Téléchargez l’application
Pour obtenir l’application à partir d’un lien, veuillez suivre les étapes suivantes:
1. Cliquer sur le lien reçu: E.x. http://www.rollbackmalaria.com/downloads/RollbackMalaria_v2_XXX_4.zip
Veuillez noter que chaque pays a un lien codifié qui vous sera transmis par courriel (e-mail) à tout moment. 2. Sauvegarder le document compressé
sur une clé USB neuve. Vous pouvez
utiliser une vieille clé, mais vous devez
vous assurer qu’elle ne contient pas de
virus.
3. Localiser le document compressé sur la clé ou l’ordinateur.
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Outil RBM pour l’élaboration et le suivi des Feuilles de Route_Octobre 2014
4. Si le document est sur l’ordinateur, vous pouvez le copier et la coller sur la
clé USB, et extraire les fichiers sur la clé. Si le document se trouve déjà sur la
clé, extraire les fichiers directement sur la clé.
5. Lorsque les fichiers sont extraits, l’application avec le logo Roll Back
Malaria s’affiche. Veuillez à ce stade effacer le document compressé de la
clé et/ou de l’ordinateur.
N.B : Ne jamais utiliser un ancien lien pour télécharger l’application à moins que
vous la télécharger pour la première fois.
6. Vous pouvez commencer à utiliser l’application.
B. Utilisation de l’outil Veuillez suivre les instructions suivantes pour commencer à utiliser l’outil:
1. Ouvrir l’application
telle indiquée
préalablement. Une
nouvelle page
s’affiche
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Outil RBM pour l’élaboration et le suivi des Feuilles de Route_Octobre 2014
2. Remplir les plages et sélectionner votre pays/état/région
N.B: si vous sélectionnez un pays/état/région autre que le vôtre, vous devez
recommencer dès le début.
3. Cliquer sur Submit. Une nouvelle fenêtre s’ouvre.
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Outil RBM pour l’élaboration et le suivi des Feuilles de Route_Octobre 2014
C. Structuration de l’outil
L’outil est organisé en trois parties:
- Elaboration de la feuille de route – Situation Pays
- Rapport mensuel – Rapport mensuel
- Envoi et sauvegarde des fichiers – Envoyer les fichiers, Local Backup
1. Situation Pays La situation pays donne les informations sur les interventions majeures de la lutte
contre le Paludisme: Prévention (gestion des vecteurs), Prise en charge des cas
(traitement par CTA et Diagnostic), S&E, CCC/IEC et Gestion du
Programme/Développement du Programme.
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2. Rapport mensuel
Une liste déroulante de Janvier à Décembre est fournie. Les pays sont encouragés à
soumettre des rapports mensuels pour un suivi et intervention rapprochés des
partenaires.
Allant de mois en mois, vous avez la possibilité de:
i. Travailler à partir d’un mois vierge, ou
ii. Travailler sur les informations d’un mois précédant.
En choisissant la première option, vous allez devoir remplir à nouveau toutes les
questions posées. Avec la deuxième option, vous aurez déjà toutes les informations du
rapport précédant et vous n’aurez qu’à changer le statut si nécessaire.
3. Envoi et sauvegarde des fichiers
La feuille de route et/ou le rapport mensuel étant complétés, cliquer sur Envoyer les
fichiers. Vos informations seront reçues au Secrétariat de RBM pour affichage sur le
site web.
Pour protéger vos informations en cas de défaillance technique, vous êtes conseillé de
faire une sauvegarde sur votre ordinateur en cliquant sur Local backup.
- Cliquer sur Local backup
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Outil RBM pour l’élaboration et le suivi des Feuilles de Route_Octobre 2014
Le répertoire de votre ordinateur
s’affiche. Vous pouvez ainsi créer
un sous répertoire et le libeller
“Feuille de route backup files”
Veuillez noter que ceci n’est qu’une
mesure préventive. Vous ne pouvez
travailler à partir de ces fichiers
sauvegardées. Ils seront utiles au
cas où vous perdrez la fonctionnalité
de votre clé.
Suivre les instructions de votre ordinateur pour sauvegarder les fichiers.
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Outil RBM pour l’élaboration et le suivi des Feuilles de Route_Octobre 2014
Partie 2 – Elaboration de la Feuille de route
A. Remplissage de l’application Cliquer sur Insérer donnée.
Une nouvelle page s’affiche sur toutes les interventions: MILDs, PID, CTA,
Diagnostic, TPI, S et E, CCC/IEC, GP/DP
Pour chaque intervention, il y a un ensemble d’onglets en dessous: Résumé pays,
Plan de mise en œuvre, Ressources, Assistance technique et Menaces dans la
mise en œuvre.
Pour la prise en charge des cas (CTAs & Diagnostic) il y a un troisième niveau qui
tient compte du Secteur Publique, le Secteur Privé et la Prise en charge
communautaire là où applicable.
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Outil RBM pour l’élaboration et le suivi des Feuilles de Route_Octobre 2014
1. Résumé Pays Les informations fournies doivent être en ligne avec l’analyse de gaps.
Les jalons du Plan
Mondial de lutte contre
le Paludisme (GMAP)
sont indiqués et les pays
sont demandés à
indiquer leurs propres
jalons contribuant à
l’atteinte de ceux du
GMAP.
Pour certaines interventions où la Couverture Universelle (CU) est applicable, les
pays doivent fournir les informations sur les gaps pour l’atteinte de cette CU.
2. Plan de mise en œuvre
Dans cette partie, les
pays sont demandés
d’indiquer pour
chaque domaine
d’intervention, les
détails sur les
résultats, indicateurs,
moyens de
vérification et les
activités
majeures/jalons.
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Outil RBM pour l’élaboration et le suivi des Feuilles de Route_Octobre 2014
Dates de démarrage et de fin d’activité Comme l’outil est celui de planification et de gestion, veuillez vous assurer d’entrer
les dates correctes de début et fin d’activité/jalons.
Example : Nous devons élaborer la feuille de route 2013. La campagne de masse de
MILD doit être réalisée en février 2014. Cependant, plusieurs activités liées à cette
campagne, tel l’achat des MILDs, la micro-planification de la campagne, doivent être
effectuées avant la campagne. Les MILDs pour la routine en 2013 devraient être
repositionnées en 2012.
Si une activité n’a pas été réalisée selon la planification par exemple en 2013 et
qu’elle soit reportée à l’année suivante (2014), lorsque vous développez la feuille de
route de 2014, veuillez remettre l’activité en indiquant dans les
commentaires/hypothèses que l’activité est ramenée de l’année précédente.
3. Ressources Dans cette partie, indiquer les activités
par source de financement et montant
(si possible), indiquer les dates buttoirs
de décaissement auxquelles si non
respectées pourraient causer des retards
dans la mise en œuvre ou annulation des
activités.
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Outil RBM pour l’élaboration et le suivi des Feuilles de Route_Octobre 2014
4. Assistance Technique Indiquer ici : le type
d’appui nécessaire, le
source de financement
(bailleur) et la période
pendant laquelle l’appui
serait requis.
5. Menaces dans la mise en œuvre
Indiquer les facteurs
extrinsèques qui
influenceront la mise en
œuvre des activités.
Veuillez sauvegarder (back up) vos informations à ce stade
B. Validation de l’information
Ceci est un processus obligatoire pour obtenir l’engagement des partenaires. La feuille
de route étant bien complétée en collaboration avec ces partenaires, il serait d’autant
plus facile de la faire valider. Ceci pourrait être fait lors des réunions/forum des
partenaires vers la fin de l’année ou au début de l’année fiscale.
Suite à la validation, la feuille de route est prête à la soumission.
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C. Soumission des informations Veuillez vous
assurer d’être
connecté à l’Internet
(Etat du réseau est
En ligne) pour
soumettre.
A la page d’accueil cliquer sur Envoyer les fichiers.
Votre envoi est alors reçu par le Secrétariat RBM et posté sur le site web dans les
jours qui suivent.
Veuillez visiter le site web de Roll Back Malaria afin de visualiser votre feuille de
route et les rapports soumis
http://rollbackmalaria.org/countryaction/index.html
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Partie 3 – Soumission mensuelle
La feuille de route ayant été élaborée dans la deuxième partie, vous êtes désormais
prêt à soumettre vos rapports mensuels ou selon la périodicité décidée par le pays.
A. Préparation des rapports
1. Sélection de la période du rapport
Sélectionner le mois depuis la liste
déroulante et cliquer ensuite sur
Go. Une nouvelle page s’affiche.
D’un mois à l’autre, l’application mémorise les informations du rapport de la période
précédente. Vous avez l’option de travailler sur les dernières informations ou de
travailler sur des mois vierges “blank reporting template” - Veuillez lire
attentivement avant de procéder au choix.
Il est préférable de choisir un rapport antérieur et de le modifier selon l’état
d’avancement.
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2. Remplissage de la section rapport Lorsque vous aurez choisi le mois du rapportage, une nouvelle page s’affiche.
Dans le rapportage il y a 5 domaines:
a. Status des commodités - à compléter vers la fin de l’année en cours
b. Plan de mise en œuvre – à remplir chaque mois ou selon la périodicité
décidée
c. Ressources - à remplir chaque mois ou selon la périodicité décidée
d. Assistance Technique - à remplir chaque mois ou selon la périodicité
décidée, et
e. Menace dans la mise en œuvre - à remplir chaque mois ou selon la
périodicité décidée
2.1. Status des commodités
Cette section indique les
informations sur le gap en
commodités. Si pendant
l’année en cours des
commodités sont reçues pour
combler le gap, n’hésitez pas
à l’indiquer pendant la
période du rapport mensuel.
Cette information est
d’autant plus importante afin
d’aider les partenaires à
mobiliser les ressources nécessaires si possible au cours de l’année.
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2.2. Plan de mise en œuvre Cette section donne l’information sur l’état d’avancement de la mise en œuvre de vos
activités/atteinte des jalons.
a. Terminé – l’activité est réalisée /jalon atteint
b. En cours – activité en cours d’exécution sans retard
c. Non démarré – l’activité n’a pas encore démarrée pendant la période du
rapport
d. Retardée – activité retardée (veuillez indiquer les raisons sous
Commentaires)
e. Abandonné – Activité n’a pu être réalisée du tout (veuillez indiquer les
raisons sous Commentaires)
f. Soutien nécessaire – veuillez indiquer l’appui requis également sous
Commentaires seulement si la case est sélectionnée.
Les commentaires de gauche (en rouge) sont ceux de la feuille de route. Ceux à droite
sont attendus pendant le rapportage.
N.B: Si cette section n’est pas complétée, la soumission ne sera reçue car
l’application ne reconnait pas un plan de mise en œuvre vierge.
2.3. Ressources
Veuillez indiquer ici le(s)
montant(s) mis à disposition par
le(s) bailleur(s) et si ce(s)
montant(s) a (ont) été décaissé(s).
Si partiellement décaissé, veuillez
indiquer dans les commentaires le montant décaissé.
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2.4. Assistance Technique
Cette section est à
renseigner à la fin de la
période pendant laquelle
l’assistance technique a
été requise. Veuillez
évaluer l’appui reçu et
fournir toute autre
information sur
l’assistance reçue dans
les Commentaires.
2.5. Menaces dans la mise en œuvre
Veuillez indiquer si la
menace s’est manifestée
et si oui, décrire l’action
entreprise pour mitiger la
menace.
B. Fréquence et ponctualité des soumissions
Pour une meilleure gestion de l’information, les pays sont demandés de soumettre les
mises à jour mensuelles au plus tard le 15 du mois suivant celui de la période du
rapportage. Si les soumissions sont trimestrielles, les mises à jour devront être reçues
en Avril, Juillet, Octobre et Janvier, suivant la fin du trimestre respectif.
Exemple: si la période du rapportage est janvier, le rapport doit être soumis au plus
tard le 15 février.
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C. Validation de l’information Telle l’élaboration de la feuille de route, il est important que le rapport soit validé en
collaboration avec les partenaires locaux.
D. Soumission des rapports Suite à la validation du rapport, retourner à la page d’accueil et envoyer les fichiers.
Veuillez visiter le site web de Roll Back Malaria pour visualiser les rapports
soumis
http://rollbackmalaria.org/countryaction/index.html
http://www.rollbackmalaria.org/countryfacts/rbmroadmaps2014.html
Les rapports sont publiés chaque semaine. Si vos rapports ne sont pas publiés au plus
tard le vendredi suivant votre soumission, veuillez contacter Roll Back Malaria en
utilisant les adresses à la fin de ce guide.
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Partie 4 – Application DataViewer
A. Objectif L’application DataViewer est destinée à tout utilisateur qui voudrait consulter les
informations des Feuilles de Route pays/états à partir d’un serveur sans pouvoir
manipuler les données. Les informations sont celles soumises par le PNLP qui sont ou
non publiées sur le site web de RBM. Ceci est d’autant plus important pour le partage
des informations lors de l’élaboration de la feuille de route et du suivi de la mise en
œuvre par les partenaires et le PNLP.
B. Téléchargement de l’application
L’application est téléchargée sur une clé ou l’ordinateur et les fichiers extraits de la
même manière que celle de la partie 1 en utilisant le lien suivant:
http://www.philmeurope.com/downloads/Rollbackv2support/RollBackMalariaViewer
_GMC_2_1_1.zip
Ce lien est accessible à tous ceux qui voudraient consulter les informations de la
feuille de route d’un pays/état.
C. Préparation des fichiers
1. Lorsque l’application a été
téléchargée, la localiser sur la
clé ou l’ordinateur et cliquer
sur le fichier de l’application.
Il est conseillé d’utiliser une
clé neuve et vide au lieu de
télécharger sur l’ordinateur
afin d’éviter les
interférences.
2. Le masque de
personnalisation du
DataViewer s’ouvre:
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Outil RBM pour l’élaboration et le suivi des Feuilles de Route_Octobre 2014
3. Sélectionner la langue
puis le pays/état à
visionner à partir de la
liste déroulante.
4. Veuillez bien noter le
message qui s’affiche
afin de confirmer le
pays/état à visionner.
Si un pays/état est
sélectionné par erreur,
vous allez devoir
effacer tous les fichiers
téléchargés et reprendre
à zéro.
5. Une fois le pays/état
sélectionné, cliquez sur
Sync.
6. En quelques secondes
TOUTES les
informations seront
synchronisées avec
l’application. Si cela
ne marche pas, re-
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Outil RBM pour l’élaboration et le suivi des Feuilles de Route_Octobre 2014
télécharger l’application.
7. Vous pouvez :
a. Consulter la
feuille de route
b. Sélectionner le
mois à
visualiser
c. Consulter le
rapport
D. Navigation à l’intérieur de la feuille de route et le rapport Avec le curseur, vous pouvez naviguer toute la feuille de route ainsi que le rapport
sans pouvoir modifier les données.
E. Changement de pays/Etat Si vous désirez consulter un autre pays/état, vous devez EFFACER
COMPLETEMENT TOUS les fichiers de l’application de la clé ou de l’ordinateur
et réinstaller l’application. L’application ayant mémorisé le pays récemment consulté,
ne permettra de visualiser un autre pays/état. Une autre possibilité serait de
télécharger l’application sur une autre clé.
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Partie 5 – Appui technique pendant l’utilisation de l’outil
A. Defectuosité de la clé Veuillez TOUJOURS FERMER l’application avant de RETIRER la CLE de
l’ordinateur. Le non- respect de cette étape pourrait endommager la clé. Si en
introduisant la clé dans l’ordinateur vous recevez un message vous demandant de
formater la clé, ceci indique aussi que la clé est endommagée. Si pour toute raison la
clé ne marche plus, veuillez envoyer un message à:
Dr Boi-Betty Udom: [email protected] avec copie à [email protected]
B. Récupération des données Ne pas essayer de télécharger l’application à partir du lien utilisé dans la première
partie ou d’aucun autre lien reçu auparavant.
Un nouveau lien sera créé pour vous et vous suivrez les instructions dans la première
partie. L’application ainsi téléchargée, toutes les informations les plus récentes
soumises sont automatiquement récupérées et vous pourrez ainsi continuer à travailler.
C. Personnes référentes pour l’utilisation de l’outil
Pour toute information et appui technique sur le contenu de la clé, veuillez contacter
les Coordonnateurs des réseaux sous régionaux correspondants avec copie
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