GUIDE DE L’UTILISATEUR

PROFESSEUR

GUIDE DE L’UTILISATEUR

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INTRODUCTION

Cher professeur,

Merci d’avoir téléchargé ce guide de l’utilisateur Ephorus.

Si vous avez des questions, veuillez contacter l’utilisateur clé Ephorus au sein de votre établissement

d’enseignement. Vous trouverez les coordonnées de l’utilisateur clé dans l’e-mail d’invitation que vous

avez reçu pour activer votre compte et dans les autres manuels, les FAQ et les didacticiels vidéo dans

la section Aide dans Ephorus.

Si vous avez des questions et/ou des commentaires au sujet de ce manuel, veuillez contacter notre

équipe de support à l'adresse support@ephorus.com.

INDEX

INTRODUCTION

INDEX

À PROPOS D’EPHORUS

1. CONNEXION 3

2. MES DOCUMENTS 4

3. TÉLÉCHARGEMENT 8

4. RAPPORTS 10

5. EI PARAMÈTRES 17

6. PAGE DES ÉTUDIANTS 19

mailto:support@ephorus.com

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À PROPOS D’EPHORUS

Ephorus permet d’empêcher et détecter le plagiat. Les étudiants sont moins enclins à faire des

plagiats s’ils savant que leur travail sera contrôlé par un outil de détection de plagiat. S'ils décident

cependant de plagier un autre travail, Ephorus s'assurera que vous en êtes informé.

Vous pouvez télécharger des documents pour vérifier s’ils contiennent des similarités avec des

sources sur Internet et les documents d’autres étudiants téléchargés par les professeurs depuis votre

établissement d'enseignement par le biais de l'application Web Ephorus. Les résultats du contrôle

vous sont renvoyés dans le rapport Ephorus, une présentation concise des similarités entre le

document envoyé et les sources trouvées.

Pour plus d’informations sur Ephorus, visitez notre site web: www.ephorus.com.

1. CONNEXION

Pour accéder à Ephorus, vous avez besoin d’un compte. Les comptes Ephorus sont créés par

l’utilisateur clé Ephorus dans votre établissement d’enseignement ; il peut vous envoyer une invitation

pour activer un compte.

Si vous n’avez pas reçu d’e-mail d’invitation, veuillez contacter votre utilisateur clé. Si vous ne savez

pas qui est l’utilisateur clé, vous pouvez contacter l'équipe de support Ephorus à l’adresse

support@ephorus.com.

Pour vous connecter à Ephorus, allez sur le

site Web www1.ephorus.com et connectez-

vous avec votre nom d'utilisateur (adresse e-

mail) et votre mot de passe.

Si vous avez oublié votre mot de passe,

vous pouvez utiliser le lien Mot de passe

égaré? pour le récupérer.

Si vous avez oublié votre nom d’utilisateur,

contactez l’utilisateur clé dans votre

établissement d’enseignement ou l’équipe de

support Ephorus à l’adresse

support@ephorus.com.

https://www.ephorus.com/mailto:support@ephorus.comhttps://www1.ephorus.com/mailto:support@ephorus.com

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2. MES DOCUMENTS

Une fois connecté, vous êtes dirigé vers la page Inbox. Il s’agit de votre liste de documents

personnelle. D’ici, vous pouvez envoyer des documents afin de les soumettre à un contrôle de plagiat

et accéder à tous vos documents et rapports Ephorus.

La capture d’écran ci-dessous montre un exemple de cette page

Vos dossiers (1) sont présentés sur la gauche. Vous pouvez placer votre document dans n’importe

quel dossier et déplacer des documents vers des dossiers différents comme vous le souhaitez.

La liste des documents (2) au milieu contient tous les documents que vous avez téléchargés ou qui

ont été remis par vos étudiants. Cliquez sur le titre pour ouvrir le rapport Ephorus (voir le chapitre 4)

Les boutons d’action se trouvent au-dessus de la liste des documents (3). Un bouton d’action

permet d’effectuer une opération sur tous les documents sélectionnés. Sélectionnez un document en

utilisant les cases à cocher (4) sur la gauche de la liste des documents ou cochez toutes les cases

sur la barre bleue au-dessus de la liste des documents.

Ces éléments seront décrits d’une manière plus détaillée sur les pages suivantes.

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2

3

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DOSSIERS

Vos dossiers par défaut sont Inbox et Archive. Chaque utilisateur possède ces dossiers, et ils ne

peuvent pas être renommés ni supprimés. Inbox est votre dossier principal, et tous les documents

envoyés sont placés ici, sauf si vous choisissez de les placer ailleurs. Le dossier Archive contient tous

les documents supprimés.

Vous pouvez créer davantage de dossiers si vous le souhaitez, en cliquant sur le lien + Ajouter un

dossier dans la liste des dossiers puis en entrant le nom du nouveau dossier. Vous pouvez également

lier un code dépôt à un dossier : les documents remis avec le code sélectionné seront placés dans le

dossier auquel il est associé. Pour plus d’informations sur l’association de codes dépôt, reportez-vous

à la section Gestion des dossiers (dans le chapitre 5).

Les nombres derrière les noms des dossiers indiquent combien de documents non lus sont contenus

dans le dossier.

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LISTE DES DOCUMENTS

Votre liste de documents contient tous les documents que vous avez téléchargés ou ayant été remis

par vos étudiants. Vous pouvez cliquer sur le titre d’un document pour ouvrir le rapport Ephorus (voir

le chapitre 4).

Certains des titres dans la liste des documents peuvent être en gras. Cela signifie qu’ils n’ont pas été

lus, c’est-à-dire que leurs rapports n’ont pas encore été ouverts. Cliquez avec le bouton droit de la

souris pour ouvrir le menu contextuel. Ce menu permet d’effectuer les mêmes opérations que les

boutons d’action, par exemple de télécharger rapidement le document.

Chaque document comporte un score Ephorus ou une icône indiquant le statut du document.

Le document est en cours de vérification et le rapport arrivera bientôt.

Le document a un rapport de plagiat possible. Le pourcentage indique la

quantité de texte dans le Document envoyé pour laquelle des similarités ont été

détectées.

Le document a été téléchargé comme matériau de référence (voir le chapitre 3).

Le même document a déjà été téléchargé avant. Des documents identiques ne sont pas

contrôlés deux fois ; vous pouvez afficher les résultats du document original en cliquant sur le

titre du document.

Le document n’a pas pu être soumis à un contrôle de plagiat. Pour plus

d’informations, cliquez sur le titre du document.

Lorsque vous cliquez sur le titre d’un document n’ayant pas de pourcentage, une page de statut

s’ouvre au lieu d’un rapport. La page de statut contient des informations supplémentaires sur la raison

pour laquelle le document n’a pas de rapport.

L’icône représentant un œil à droite du titre indique la visibilité du document, c’est-à-dire si un

document sera utilisé comme matériau de référence pour les contrôles de plagiat. Lorsque l’oeil est

ouvert, le document est visible et peut être signalé comme source dans les rapports pour les autres

documents. Lorsqu’il est fermé, le document est masqué et ne sera pas utilisé comme matériau de

référence.

La date et l’heure sur la droite montrent quand le document a été téléchargé.

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BOUTONS D’ACTION

Les boutons d’action permettent d’effectuer des opérations sur tous les documents sélectionnés.

Pour sélectionner un document, cochez sa case, ou utilisez la case check all (sélectionner tout) en

haut pour sélectionner chaque document sur la page.

Le bouton Télécharger ouvre la fenêtre permettant de télécharger des documents (voir page 7). Les

autres boutons permettent d’effectuer différentes opérations sur les documents.

Le bouton Transférer permet d’envoyer les rapports pour les documents sélectionnés par e-mail à

vous-même ou à une autre personne. Vous pouvez également télécharger les documents

sélectionnés et/ou leurs rapports vers votre PC.

Le bouton Marquer comme permet de modifier la visibilité d’un document et s’il est marqué comme lu

ou non lu. La visibilité est modifiée de la même manière qu’avec l’icône représentant un œil (voir la

page précédente). Le marquage des documents comme lus ou non lus met le titre du document en

gras pour Non lu et en police de caractère normale pour Lu.

Si vous souhaitez organiser votre boîte de réception, vous pouvez déplacer les documents vers des dossiers différents à l’aide du bouton Déplacer vers. Déplacer un document ne l’affecte pas d’une autre manière ; ceci ne changera pas la visibilité ni son marquage comme lu ou non lu.

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3. TÉLÉCHARGEMENT

Cliquez sur le bouton Télécharger dans Mes documents pour ouvrir la fenêtre de téléchargement.

Vous pouvez télécharger rapidement autant de documents que vous le souhaitez.

Ephorus prend en charge tous les types de documents courants :

Microsoft Office Word (.doc .docx)

Word Perfect (.wpd)

Adobe Acrobat (.pdf)

Text documents (.txt .rtf)

Open Office Text documents (.odt .sxw)

Internet documents (.html .htm)

ZIPfiles (.zip) Les tailles de fichier maximales sont de 25 Mo pour les documents uniques et de 8 Mo pour les fichiers ZIP.

TÉLÉCHARGEMENT DE DOCUMENTS

Vous pouvez sélectionner les

documents que vous souhaitez

télécharger sur la première page de

la fenêtre de téléchargement.

Cliquez sur Parcourir pour sélectionner les documents. Vous pouvez sélectionner autant de documents que vous le souhaitez. Les documents sélectionnés seront alors répertoriés dans la partie inférieure de la fenêtre. Pour renommer un document, cliquez sur le lien Modifier.

Pour créer un nouveau dossier pour les documents, il vous suffit de sélectionner Créer un nouveau dossier dans la zone déroulante puis d'entrer un nom pour le dossier Ephorus comporte trois options de téléchargement différentes : contrôle par défaut, matériau de référence et contrôle privé. Contrôle par défaut: Votre document sera vérifié au niveau du plagiat éventuel et utilisé comme matériel de référence pour les vérifications ultérieures. Matériel de référence: Votre document ne sera pas vérifié au niveau du plagiat éventuel mais enregistré comme matériel de référence pour les vérifications ultérieures. Contrôle privé: Votre document sera vérifié au niveau du plagiat éventuel mais ne sera pas utilisé comme matériel de référence pour les vérifications ultérieures.

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Une fois que vous avez sélectionné un dossier et une option de téléchargement, cliquez sur Télécharger pour télécharger tous les documents sélectionnés à la fois. Le contrôle de plagiat démarre tout de suite.

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4. RAPPORTS

LE RÉSUMÉ

La capture d’écran ci-dessous est un exemple de le résumé:

La section Document envoyé comporte les informations sur le document . Vous pouvez modifier la

visibilité du document, téléchargez le document, transmettre le rapport et imprimer le rapport.

La Liste des sources est la liste de toutes les sources trouvées par Ephorus dans le contrôle de

plagiat. Pour afficher une source, il vous suffit de cliquer sur le titre. Les scores indiquent le

pourcentage de mots dans le Document envoyé pour lesquels une correspondance a été trouvée,

pour toutes les sources (score total) et par source.

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Chaque source peut être cochée et décochée : lorsqu'une source est décochée, elle est exclue du

rapport et des scores.

Si vous cliquez sur l'icône

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RAPPORT DÉTAILLÉ

Pour chaque similarité, le texte du Document envoyé est montré à gauche et celui de la source à

droite. Ceci permet une analyse plus approfondie des similarités identifiées.

Pour comparer le document à une autre source, cliquez sur la case d’option en regard de cette source.

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5. EI PARAMÈTRES

La section Paramètres vous permet de gérer les informations sur votre compte, les codes dépôt et les

dossiers. Cliquez sur Paramètres dans le menu de navigation en haut à droite de l'écran pour ouvrir la

page Mon compte.

INFORMATIONS SUR LE COMPTE

Sur cette page, vous pouvez modifier votre nom et votre adresse e-mail. Vérifiez si votre adresse e-

mail est valide pour recevoir les notifications par e-mail (voir ci-dessous). Vous pouvez également

définir la langue de l’application ici.

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NOTIFICATIONS

Ephorus comporte trois paramètres de notification différents :

Envoyez-moi un e-mail lorsqu'un étudiant envoie un document:

Si ce paramètre est sélectionné, vous recevrez un e-mail lorsqu’un étudiant remettra un document par

le biais de la page des étudiants (voir également: page 14).

Envoyez-moi un e-mail lorsqu'un rapport arrive avec un plagiat ci-dessus (x)%:

Vous pouvez choisir de recevoir les rapports par e-mail, ainsi qu’au sein de l’application Web, et

définir un seuil d’un certain pourcentage. Lorsqu’un seuil est défini, vous recevez un e-mail

uniquement pour les rapports ayant un score d’au moins le seuil sélectionné.

Envoyez-moi un e-mail À la fin de chacun (période) avec tous les documents envoyés: La troisième option de notification est l’aperçu périodique vous permettant de choisir de recevoir un aperçu de tous les nouveaux documents dans votre compte une fois par jour, semaine ou mois. Notez que l’aperçu périodique répertorie les scores Ephorus pour les documents mais ne contient pas les rapports.

CODES DÉPÔT

Les code dépôt vous permettent de laisser les étudiants remettre leurs documents par l'intermédiaire

de la page des étudiants Ephorus: http://student.ephorus.com (voir aussi : Chapitre 6). Les code dépôt

fonctionnent comme des adresses : ils déterminent le compte dans lequel les documents sont placés

et quel dossier est utilisé.

Votre page Codes dépôt répertorie vos codes dépôt :

Votre code dépôt par défaut est votre nom d’utilisateur (adresse e-mail). Vous pouvez demander des

code dépôt supplémentaires en cliquant sur le bouton Request hand-in code (Demander un code

dépôt) en haut de la page. Une fenêtre vous permettant d’entrer votre demande s’ouvre:

http://student.ephorus.com/

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DEMANDER UN CODE DÉPÔT

Pour demander un code dépôt,

sélectionnez d’abord un dossier pour le

code ou créez un nouveau dossier en

sélectionnant.

Votre nouveau code dépôt doit être

unique, comme une adresse e-mail, car il

détermine le compte dans lequel les

documents sont placés.

Cliquez sur Demander pour envoyer votre demande de code dépôt à l’utilisateur clé Ephorus. Il activera le code pour vous.

Le code dépôt demandé s’affichera dans votre liste de codes dépôt, mais sera marqué comme en

attente jusqu’à ce qu’il ait été activé.

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GESTION DES DOSSIERS

Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer vos dossiers sur la page Gérer les dossiers. Les dossiers

permettent d’organiser vos documents.

Vous pouvez également lier des codes dépôt aux dossiers. Tous les documents seront ainsi remis

avec ce code lorsqu'ils seront placés dans ce dossier. Vous pouvez modifier ces liens et lier

facilement un code dépôt à un autre dossier.

Ceci peut être très pratique pour organiser vos dossiers par trimestre ou année. Au début d’un

nouveau trimestre, vous pouvez ajouter un nouveau dossier et lier votre code dépôt existant à celui-ci.

Les étudiants peuvent ainsi continuer à utiliser le même code, mais les documents seront placés dans

un nouveau dossier.

La capture d’écran ci-dessous est un exemple de la page de gestion des dossiers :

Cette page fournit la liste de tous vos dossiers. Vous pouvez supprimer un dossier en cochant sa

case et en cliquant sur Supprimer – tous les documents dans le dossier seront placés dans le dossier

Archive et le dossier sera supprimé.

Vous pouvez ajouter un dossier en cliquant sur le bouton Ajouter un dossier. La fenêtre ci-dessous

s’ouvre:

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AJOUT D’UN DOSSIER

Entrez un nom pour le dossier et cliquez

sur Enregistrer pour créer un nouveau

dossier.

Vous pouvez lui associer un code dépôt

en sélectionnant un code dans le menu

déroulant. Notez qu'il est impossible de

sélectionner un code dépôt qui est déjà

lié à un dossier ; il doit d’abord être

dissocié depuis son dossier actuel.

MODIFICATION D’UN DOSSIER

Pour modifier un dossier, cliquez sur le bouton Modifier en regard de celui-ci dans la liste des dossiers. La fenêtre ci-dessous s’ouvre:

Dans la fenêtre Modifier un dossier, vous

pouvez modifier le nom du dossier.

Vous pouvez également dissocier le code dépôt afin de l’associer à un autre dossier.

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DOMAINE DE RECHERCHE

Ephorus recherche par défaut sur l’Internet et dans la base de données Ephorus de votre

établissement d’enseignement.

Il est possible d’étendre ces limites de recherche en associant un pool de bases de données.

L’utilisateur clé Ephorus de votre établissement d’enseignement peut envoyer une demande pour

associer un pool de bases de données.

Un pool de bases de données est un groupe de bases de données Ephorus de différents

établissements d'enseignement. Cela signifie que, lorsqu'un membre du pool soumet un document à

un contrôle de plagiat, les bases de données de tous les membres du pool de bases de données sont

utilisées.

Remarque : les informations personnelles sur les étudiants et les professeurs et le contenu des

documents des étudiants ne sont pas partagés. Ephorus signalera uniquement les parties d'un texte

soumis ayant été trouvées dans la base de données d'un autre établissement.

La page Domaine de recherche affiche les pools de bases de données auxquels votre établissement

d'enseignement appartient:

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6. PAGE DES ÉTUDIANTS

Comme indiqué dans la section Codes dépôt (page 11), vous pouvez permettre aux étudiants de

remettre leur travail en utilisant un code dépôt.

Les étudiants peuvent utiliser la page des étudiants à l’adresse student.ephorus.com, présentée ci-

dessous :

Le champ Code est destiné au code dépôt ; le reste du formulaire est destiné aux informations sur les

étudiants. Si vous cliquez sur Envoyer, Ephorus télécharge le document vers votre compte Ephorus et

démarre automatiquement le contrôle de plagiat.

Notez que les étudiants n’auront pas accès aux rapports de plagiat – cette page permet aux étudiants

de remettre leur travail, mais pas d'effectuer un contrôle de plagiat eux-mêmes.

http://student.ephorus.com/