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Guide utilisateur « Votre espace Paie en ligne »
Document émis le 05/02/2015
Le Cabinet AlterEthic , marque d’Alteria Expertise & Conseils vous propose un service de traitement de la Paie et de Gestion du personnel adapté aux entreprises et aux associations ! Une solution clé en main pour une externalisation de la paie sur mesure : Saisir vos variables de paies en vue d’établir vos bulletins de paye dans le
suivi légal et conventionnel. Gérer vos DUCS et DADS. Accéder aux documents entreprise et salarié Accéder à liste des salariés, gérer les entrées et sorties de vos salariés
Table des matières
2
Accéder à l’interface P3
Page d’accueil P4
Outils P6
Module Ma Paie P10
Module RH P16
Carnet de bord P23
Module DUCS P25
Module DADS P32
Documents Entreprise P35
Documents Salarié P36
Accéder à l’interface
Rendez-vous sur le site www.altertehic.com
Sur votre espace « Paie en ligne » Sélectionnez le bureau auquel vous êtes rattaché: Levallois-Perret ou Cergy ?
Saisissez votre identifiant et votre mot de passe habituels : Respectez les majuscules et les minuscules
Cliquez sur Connexion
3
Page d’accueil
Accéder rapidement aux
principales fonctions de
l’interface « Paie en ligne »
Le module Ma Paie
La zone Informations vous
renseigne sur les
prochaines évolutions du
site
Le module Déclaratif
permet la gestion des
DUCS et DADS
Le module Documents
donne accès aux
documents par entreprise et
par salarié
4
Page d’accueil > Eléments
Le nom et prénom de
l’utilisateur connecté sont en
haut à droite. Le pictogramme
permet la déconnexion
La barre de menu donne un
accès direct aux différents
modules
Sous la barre de menu, on
vous indique votre position sur
le site
La zone d’alerte vous
renseigne sur les informations
importantes
Grâce à ce rappel, vous savez
sur quelle entreprise vous
êtes connecté
5
Outils > filtrer, trier, rechercher
Pour filtrer les colonnes,
cliquez sur l’entête de la
colonne et sélectionnez les
valeurs de votre choix
Pour supprimer le filtre,
cliquez sur
Cliquez sur pour trier les
colonnes
Vous pouvez également
utiliser la recherche texte
Saisissez le texte et appuyez
sur « Entrée »
6
Outils > Sélecteur
Au-dessus de la barre de menu,
cliquez dans la zone de saisie
du sélecteur « Dossier(s) en
cours
Si vous avez plusieurs
structures, saisissez le nom de
l’établissement ou
sélectionnez-le dans la liste
proposée
Renouveler l’opération pour
enrichir votre sélection
Cliquez sur le bouton
Votre sélection est maintenue
sur tous les modules
7
Page d’accueil > Pavé Ma Paie
1. D’un seul coup d’œil, le pavé Ma Paie
vous renseigne sur l’avancement de
votre dossier
2. En cliquant sur la fonction « A saisir»
, vous visualisez la liste des dossiers
paie à saisir
3. Cliquez sur la fonction « A valider »
pour visualiser les dossiers en attente
de validation définitive par vos soins :
Surveillez bien cette zone afin de
vérifier que tous vos dossiers soient
bien validés.
4. Cliquez sur la fonction « En cours »
pour visualiser le suivi de traitement
du dossier .
5. Cliquez sur la fonction « Documents
disponibles » pour accéder aux
documents mis à votre disposition
pour la période, par salarié ou par
entreprise.
8
Page d’accueil > Informations, Déclaratif et Documents
Le pavé « Information »
vous renseigne sur les
dernières évolutions du site
Le pavé « Déclaratif » vous
présente des raccourcis
vers les principales
fonctions du module
Le pavé « Documents »
vous donne un accès direct
aux documents relatifs à
l’entreprise ou à un salarié
en particulier
9
Module Paie > Accueil
La page d’accueil du module
« Ma Paie » récapitule :
- la liste des dossiers
- le noms des établissements
(Si vous en avez plusieurs )
- la période en cours
- le statut des payes
- la date de modification du
statut
En cliquant sur le statut :
- « A saisir » vous accédez au
volet de sélection des salariés
pour la saisie des paies
- « A valider » vous accéder à la
page de validation des paies
- « Validé » vous accéder aux
dossiers en cours
- « Traité » vous accéder aux
documents disponibles pour
chaque dossier
La liste par établissement est
exportable sur Excel ou PDF
10
Module Paie > Sélection des salariés
Cliquez sur le statut « A saisir » ou sur le nom de l’établissement
Le volet de sélection des salariés s’ouvre : - Sélectionnez tous les salariés, en cliquant sur - Sélectionnez un salarié, en cliquant sur la ligne - Sélectionnez plusieurs salariés en maintenant la touche « Ctrl » appuyée et cliquez sur chaque salarié à sélectionner. - Pour désélectionner un salarié, maintenez la touche «Ctrl » appuyée et cliquez sur la ligne correspondante
Pour commencer la saisie, cliquez sur «Saisir» puis cliquez sur «Oui»
11
Module Paie > Déclaration des absences
Cliquez sur
Absences et congés
Choisissez le type
d’absence et la date de
l’absence
Le nombre de jours et
d’heures se calcule
automatiquement mais reste
modifiable manuellement
Cliquez sur pour rajouter
une absence ou un congé
Pour enregistrer votre saisie
de variables, cliquez sur
12
Module Paie > Validation
La validation des paies d’un
dossier n’est possible qu’après
que toutes les paies du dossier
ont été enregistrées
Elles sont présentées de la
même façon que la saisie
Cliquez sur
pour valider les données et les
transmettre au gestionnaire
Cliquez sur
pour commencer la
modification des champs
Cliquez sur
pour enregistrer les
modifications puis cliquez sur
« oui » puis sur
pour finaliser
13
Module RH > Accueil RH
Accédez au module RH
depuis la barre de menu
Ce tableau récapitule :
- l’effectif par établissement
- la répartition en fonction du
sexe et du contrat
En cliquant sur vous
pouvez déclarer une entrée de
salarié
En cliquant sur l’établissement
ou l’effectif, vous accédez à la
liste des salariés de
l’établissement
14
Module RH > Liste des salariés
Ce tableau présente
l’ensemble des salariés
qui ont travaillé dans
l’établissement, présents
dans l’effectif ou non
En cliquant sur le nom ou le
prénom, vous accédez au
volet des informations
sociales du salarié
Cliquez sur le menu
« A valider » pour
visualiser les dossiers en
attente de validation
Le salarié
est en cours de création
Cliquez sur pour
déclarer la sortie du salarié
Cliquez sur pour
déclarer un retour salarié
15
surligné en orange
Module RH > Volet informations sociales
Ce volet récapitule
l’ensemble des informations
sociales du salarié
Cliquez sur pour
accéder aux documents du
salarié
16
Module RH > Entrée – DPAE 1/2
Après avoir cliqué sur
depuis l’accueil RH ou la
liste des salarié, saisissez
l’entrée du salarié
Demandez ou non
l’établissement de la DPAE
Les champs avec * sont
obligatoires
Cliquez sur pour avoir
plus d’information sur la
saisie du champ
17
Module RH > Entrée – DPAE 2/2 et Retour
Une fois les informations
renseignées cliquez sur :
Afin d’enregistrer les données
saisies pour le nouveau salarié
en tant que brouillon
Cliquez sur
pour annuler la saisie, si
nécessaire
Cliquez sur
pour valider l’entrée du salarié et
demander la DPAE
Pour un retour de salarié, cliquez
sur depuis la liste des
salariés.
Les coordonnées du salarié
seront reprises pour son retour dans les effectifs.
18
Module RH > Sortie STC 1/2
19
Après avoir cliqué sur
depuis la liste des salarié,
saisissez la sortie du salarié
Les champs signalés par *
sont obligatoires
Cliquez sur pour avoir
plus d’information sur la
saisie du champ
Module RH > Sortie STC 2/2
Choisissez ici les
documents à établir :
• Certificat de travail
• Reçu pour solde de tout
compte
Cliquez sur
pour annuler la saisie si
nécessaire
Cliquez sur
pour valider la sortie du
salarié et faire la demande
d’édition des documents de
sortie.
20
Carnet de bord 1/2
21
Accédez au carnet de bord
récapitulant l’ensemble de
vos actions, depuis la barre
de menu
Le carnet de bord permet de
visualisez toutes vos actions
effectuées sur l’interface de
paie en ligne
Pour filtrer les colonnes,
cliquez sur leur titre en tête
de colonne
Cliquez sur l’action
recherchée dans la colonne
« Type d’Action » pour
accéder au détail de
l’action.
Cliquez sur le pictogramme
PDF pour créer un
document PDF
Carnet de bord 2/2
22
En cliquant sur l’action
recherchée dans la colonne
« Type d’Action » le volet
de détail s’ouvre
Il récapitule l’ensemble des
modifications effectuées
Module Ducs
Pour accéder à la totalité du
module Ducs, cliquez sur
Déclaratif puis sur Ducs
dans le menu déroulant
Vous pouvez également
cliquer sur les raccourcis
disponibles sur la page
d’accueil
23
Déclaratif > Ducs > Accueil
Visualisez l’ensemble des dossiers classés par numéro
Pour les classer par Raison sociale si vous avez plusieurs entreprises , cliquez sur
Dans la colonne période, la période de référence des documents
La colonne Documents renseigne sur la disponibilité des DUCS ou des bordereaux documents disponibles
documents non disponibles
pas de documents
EDI dossier inscrit EDI
inscrire le dossier en EDI
non éligible EDI
24
Déclaratif > Ducs > Accueil
Cliquez sur les chiffres pour voir
les autres résultats
Pour afficher plus de résultats
par page, utilisez le menu
déroulant
Le calendrier récapitule :
La date du jour
La date de la prochaine
échéance
En passant sur la date de la
prochaine échéance, le détail
s’affiche
Il est possible d’exporter toutes
les listes du site sur Excel et PDF
25
Déclaratif > Ducs > Liste des organismes
Visualisez les organismes,
types d’organismes et
numéro d’établissement de
chaque établissement si
vous avez plusieurs
entreprises.
Pour les classer et les filtrer,
cliquez sur l’entête de la
colonne
Cliquez sur l’organisme pour visualiser les coordonnées.
Il est possible d’exporter les
informations sur un tableau
au format Excel ou PDF en
cliquant sur le bouton en bas
à gauche « Exportation »
26
Déclaratif > Ducs > Liste des organismes
En cliquant sur le nom de
l’organisme, accédez aux
détails de l’organisme
Cliquez sur pour accéder
aux documents relatifs à cet
organisme
Cliquez sur pour fermer le
volet
27
Déclaratif > DUCS > Synthèse EDI
Cette page vous permet de visualiser les inscriptions aux différentes DUCS par établissement ainsi que leurs échéances.
Signifie que le dossier entreprise est inscrit pour la DUCS – EDI documents seront envoyés à l’organisme
Signifie que les documents ne seront pas envoyés à l’organisme car l’entreprise n’est pas inscrite pour le traitement DUCS – EDI
N/A signifie que l’organisme n’est pas éligible à l’EDI.
Cliquez sur le statut pour accéder au Détail EDI
28
Déclaratif > DUCS > Validation DUCS EDI
Cliquez sur Détails EDI
Dans la colonne Statut, cliquez
sur le statut A valider
Pour valider, visualisez les
informations et cliquez sur
Pour demander une
modification, cliquez sur
Cliquez sur Accéder aux
documents pour voir et
télécharger les DUCS
Le statut en cours de
modification, signifie la prise en
compte de votre demande
29
Déclaratif > DADS
Accédez aux DADS en cliquant sur
Déclaratif puis DADS dans la barre de
menu
Vous visualisez les DADS inscrites en
EDI
Dads à valider par le Cabinet
Consulter la DADS
Dads modifiée
30
Déclaratif > DADS > Validation
En cliquant sur
vous visualisez la DADS en
cours
Vous pouvez choisir de la
valider en cliquant sur :
Demander une modification en
cliquant sur :
Une fenêtre s’affiche pour
recueillir votre demande de
modification:
31
Déclaratif > DADS > Détails
En cliquant sur le numéro de dossier ou Détails vous accédez à la page suivante :
32
Sur cette page, vous
visualisez l’état d’avancement
de l’ensemble des DADS en
cours pour une société.
La colonne
vous renseigne sur l’étape en
cours pour chaque DADS.
Documents > Entreprise
Accédez aux documents entreprise
depuis la barre de menu ou le pavé
« Documents » de la page d’accueil
ou depuis les pages « Déclaratif »
Utilisez les filtres sur les différentes
colonnes en cliquant sur le titre de la
colonne
Triez les colonnes en utilisant les
Utilisez la recherche texte
Utilisez le calendrier à droite de
l’écran
33
Documents > Salarié
34
Accédez aux documents
salarié depuis la barre de
menu ou le pavé
« Documents » de la page
d’accueil ou depuis les pages
« RH » et « Paie »
Utilisez les filtres sur les
différentes colonnes en
cliquant sur le titre de la
colonne
Triez les colonnes en utilisant
les
Utilisez la recherche texte
Utilisez le calendrier à droite
de l’écran
Documents > Calendrier
Choisir l’année en cliquant sur les flèches à droite et à gauche
Cliquez sur le mois pour filtrer les documents sur une période
Pour afficher les documents d’un trimestre, cliquez sur le trimestre concerné
Pour afficher les documents de plusieurs mois consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche « Maj » appuyé, puis cliquez sur le dernier mois
Pour afficher les documents de plusieurs mois non consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche « Ctrl » appuyée et sélectionnez les autres mois concernés.
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