Identifier - OPCA AGEFOS PME Occitanie Conseiller … · 2011-10-31 · Progression attendue au poste de travail Quels sont les résultats attendus à l’issue de la formation et

Les outils pour géreret évaluer la formation

Destiné aux managers et aux services des Ressources Humaines

Identifier

Exprimer

évaluer

Sélectionner

réalisé avec le soutien de

La Formation constitue un investissement pour l’entreprise ! Pour vous, manager, disposer des bons outils pour mieux appréhender et gérer les Ressources Humaines, particulièrement le volet Formation, contribue à l’organisation de sessions de formation en adéquation avec les besoins réels de votre entreprise.

Ce Kit se veut être un guide concret. Son objectif est de vous apporter des outils que vous vous approprierez dans le cadre de la mise en œuvre de la formation pour vous permettre :- d’identifier clairement les besoins en compétences- de mesurer de façon fiable les effets des actions de formation.

Les conseillers AGEFOS PME restent bien entendu à votre écoute pour vous accompagner dans la mise en œuvre de la formation.

N’hésitez pas à les contacter : www.agefos-pme-lr.com

pour quoi faire ? comment ça marche ?

4 grandes étapes, clés de la réussite des actions de formation que vous mettez en œuvre :

Identifier et s’accorder sur les objectifs avant l’action de formation. Cette étape s’effectue entre le manager et son colla-borateur.

Exprimer les besoins de formation : le manager s’entend avec le service RH, et ils élaborent ensemble le cahier des charges destiné aux organismes de formation.

Sélectionner les organismes de formation qui interviendront dans le cadre de l’action de formation et apprécier leur expertise.

évaluer l’action de formation « à chaud » : analyse de l’atteinte des objectifs et mesure des bénéfices de l’action de formation pour votre entreprise.

2 fiches outils pour vous accompagner dans votre démarche :

1. L’AvANt FORMAtiON S’accorder sur des objectifs avant la formation

2. L’APRèS FORMAtiONAnalyser l’atteinte des objectifs après la réalisation de l’action de formation.

Ces deux fiches outils s’articulent autour des 4 grandes étapes clés.

Organismede formation

Serviceformation

Manager Stagiaires

1

2

3

4

AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME2 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 3

EtAPE 1Identifier

Identifier et s’accorder sur des objectifs avant la formation

Vous avez identifié un besoin en compétences pour l’un de vos collaborateurs ?

La fiche outil « L’outil 1 du manager » vous permet de clarifier les objectifs de l’action de formation lors d’un entretien avec votre collaborateur.

Cette fiche peut être ajoutée à l’entretien d’évaluation annuel et transmis au service formation pour établir le plan de formation de votre entreprise.

Une fois l’action de formation réalisée, vous pourrez organiser un entretien avec votre collaborateur pour mesurer les objectifs atteints. Cet entretien aura lieu « à froid », c’est-à-dire plusieurs semaines après l’issue de la formation. Ce délai sera déterminé en fonction du domaine de formation puisque les bénéfices d’une action « bureautique » s’évalueront plus rapidement qu’une action « conduite de projet » par exemple.

ContenuCette fiche outil comporte trois parties à compléter :- les objectifs- les indicateurs- les moyens mis à disposition pour atteindre les objectifs.

Cette formalisation vous aidera à identifier les besoins réels en formation.

EtAPE 1 - FicHE OutiL L’AvANt FORMAtiON

S’AccORDER SuR DES OBJEctiFSIdentifier un besoin et clarifier ses objectifs.

À compléter par le manager et son collaborateur lors de l’identification des besoins de formation ou ponctuellement

ce document sera transmis au service Formation

Nom/Prénom Intitulé du poste

Resp. hiérarchique Date de l’entretien

Thème de la formation

❏ Action d’adaptation au poste de travail ❏ Action de développement personnel

Objectifs (*) Indicateur(s) de mesure/résultat(s) attendu(s)

Échéance

Moyens mis à disposition pour atteindre les objectifs

Commentaires du collaborateur Commentaires du manager de proximité (chef de service, chef d’équipe)

* Les objectifs peuvent être de plusieurs natures : qualitatifs, quantitatifs, comportementaux ou managériaux Exemples : Objectif quantitatif : « Être capable de prospecter de nouveaux clients » Indicateur : Nombre de nouveaux clients/an Objectif qualitatif : « Améliorer le traitement des dossiers » Indicateur : Taux de réclamation des clients Objectif comportemental : « Être capable de prendre la parole en public » Indicateur : Taux de satisfaction des participants Objectif managérial : « Être capable de fixer des objectifs » Indicateur : Taux de production d’une équipe


EtAPE 2Exprimer

Exprimer les besoins en formation et rédiger le cahier des charges

La rédaction du cahier des charges est une étape essentielle après l’identification des besoins. Il vous aide à identifier vos attentes vis-à-vis de l’organisme de formation aussi bien au niveau de la prestation pédago-gique attendue qu’au niveau du suivi du stagiaire.

C’est un contrat de réussite entre l’entreprise, l’organisme de formation et le participant !

EtAPE 2 - FicHE OutiL

cAHiER DES cHARGESDocument du manager à compléter en collaboration avec le service Formation

i. PRÉSENtAtiON DE L’ENtREPRiSE

ii. LE PROJEtLe contexte Quelle est l’origine du projet ? Pourquoi la formation est l’outil d’action choisie ?

Les résultats économiques ou sociaux à atteindre Quels sont les objectifs finaux à courts termes, moyens termes, longs termes ? Quels bénéfices directs ou indirects pour l’entreprise ? Précisez les indicateurs de mesure.

Le public Quelles sont les caractéristiques du public à former ?

Progression attendue au poste de travail Quels sont les résultats attendus à l’issue de la formation et du suivi ? Précisez les indicateurs de mesure.

Le calendrier Quelles sont les contraintes en termes d’organisation des sessions ?

EtAPE 2 - suite page 8

L’AvANt FORMAtiON


cAHiER DES cHARGES - SuitE

Document du manager à compléter en collaboration avec le service Formation

cAHiER DES cHARGES - SuitE/FiN

Document du manager à compléter en collaboration avec le service Formation

iii. LA FORMAtiONLes objectifs de la formation À l’issue de la formation, le stagiaire doit être capable de…

L’intervenant Quel profil souhaité ? Quel type d’animation (jeux de rôles, groupes de travail…) ?

Organisation des sessions de formation Quels sont les éléments logistiques essentiels au bon déroulement de l’action de formation ?

Analyse des besoins des participants avant la formation Quels sont les moyens mis en œuvre par l’organisme de formation pour tester le niveau des participants ?

Modalités d’évaluation par l’organisme de formation Quel est le ressenti du stagiaire à l’issue de la formation ?

Conditions de suivi du participant après l’action de formationQuel est le mode de suivi du participant mis en place par l’organisme de formation ?

iv. FActuRAtiONCoût de la formation :

Conditions d’annulation :

Accepte paiement par subrogation AGEFOS PME ?

v. DOcuMENtS A FOuRNiR…pour la sélection de l’organisme :- Proposition répondant à l’offre avec programme et devis- Curriculum Vitae de l’intervenant (avec références)- Références de l’organisme

…avant le stage : (précisez le nombre de jours)- Bon de commande - Convention de formation - Programme détaillé- Convocation- Résultats de l’analyse des besoins des participants

…après le stage:- Facture détaillée avec le n° de convention de stage- Feuilles d’émargement (matin et après-midi) ou attestation de présence avec nombre d’heures réalisées à l’issue du stage- Fiche d’évaluation complétée par le stagiaire à l’issue du stage- Synthèse du déroulement du stage (si action collective)- Synthèse du suivi du stagiaire

EtAPE 2 - FicHE OutiL EtAPE 2 - FicHE OutiL


L’AvANt FORMAtiON L’AvANt FORMAtiON


EtAPE 3

Sélectionner

Sélectionner l’organisme de formation et apprécier son expertise

Deux outi ls vous aideront dans la sélection et l’appréciation de l’organisme de formation à qui sera confié le(s) action(s) de formations identifiées :

Contenu

1. Sélection d’un organisme de formation Cette fiche outil a pour objectif de vous aider à sélectionner l’organisme qui pourra intervenir dans le cadre du projet identifié.

1. SÉLEctiON DES ORGANiSMES DE FORMAtiON

Nom de l’intervenant

Notation des critères : 0 insuffisant 1 Moyen 2 Satisfaisant 3 Très satisfaisant

ASPEct cRitèRES NOtAtiON cOMMENtAiRES

Notoriété Régionale/Nationale

Certification/Normes

Clients (nombre-secteurs-partenariats)

Qualité des projets réalisés / Références

Domaine d'activité

Capacité à offrir du “sur-mesure”

Tarifs (frais de déplacement du formateur inclus)

Subrogation Agefos pme

Respect du calendrier

Réactivité

Facilité de contact

Partenariat avec Agefos pme

Adéquation avec les besoins du client

Compétences du formateur

Références du formateur (expérience)

Méthodes pédagogiques proposées

Questionnaire pré-stage

Matériel pédagogique utilisé

Support pédagogique pendant le stage

Suivi du stagiaire après le stage(“service après-vente”)

Proximité géographique

Qualité des locaux et de l'équipement

Accessibilité des locaux

t O tA L

cO

MM

ER

ciA

LP

ÉD

AG

OG

iqu

ELO

GiS

tiq

uE



L’AvANt FORMAtiON


2. APPRÉciAtiON D’uN ORGANiSME DE FORMAtiONDocument du service Formation destiné à apprécier

la proposition d’un organisme de formation


Notation des critères : 0 Insuffisant 1 Moyen 2 Satisfaisant 3 Très satisfaisant

ASPEct cRitèRES NOtAtiON cOMMENtAiRES

Convention de formation

Convocation au stage


Transmission du programme au préalable


Feuille d'émargement (Matin et après-midi)

Fiche d'évaluation de l'organisme

Attestation de stage

Suivi du stagiaire après le stage

Respect du calendrier

Réactivité

Facilité de contact

Adéquation avec le programme

Homogénéité des stagiaires (si interentreprises)

Rythme du stage

Qualité de l'animation

Compétences techniques de l'intervenant

Accessibilité des méthodes pédagogiques

Documentation remise à l'issue du stage

Objectifs atteints à l'issue du stage

Qualité de l'accueil

Qualité des locaux de la formation

Qualité du matériel pédagogique

Qualité de la restauration

t O tA L

AD

MiN

iSt

RA

tiF

PÉ

DA

GO

Giq

uE

LOG

iSti

qu

E

Sélectionner

EtAPE 3

2. Appréciation de l’expertise d’un organisme de formationIl vous permet d’apprécier la qualité de la proposition et le respect des règles administratives qui conduiront l’entreprise à renouveler la collaboration.

EtAPE 3 - FicHE OutiL L’AvANt FORMAtiON


EtAPE 4

évaluer, analyser et mesurer les impacts

La fiche outil 2 du manager intitulée « analyse de l’atteinte des objectifs apres la réalisation de l’action de formation » vous aide à comparer les objectifs initiaux formalisés, les objectifs atteints et de mesurer le retour sur investissement de l’action de formation.

Ce document peut être transmis au service Ressources Humaines pour évaluer l’intérêt de la formation ainsi que votre implication dans la démarche. évaluer

ANALYSE DE L’AttEiNtE DES OBJEctiFS Évaluer le transfert des acquis en situation de travail

À compléter par le manager et son collaborateur de 1 à 3 mois après la réalisation de la formation

Nom/Prénom Intitulé du poste

Resp. hiérarchique Date de l’entretien

Intitulé de l’action de formation

Date de réalisation de l’action de formation

Rappel de l’objectif Indicateur(s) de mesure/résultat(s) attendu(s) * A B C D E NP

Les motifs n’ont pas été atteints en raison de :

❏ Action de formation non adaptée

❏ Missions modifiées

❏ Pas de moyen pour utiliser les acquis de la formation

❏ Autres

Commentaires du collaborateur Commentaires du manager de proximité



L’APRèS FORMAtiON

Il s’agit ici de rappeler les échéances et indicateurs qui avaient été fixés au collaborateur avant le stage. La mesure de l’atteinte de ces objectifs s’effectue à partir d’une échelle d’appréciation de A à E. Dans la zone commentaire, chacun apportera ses précisions sur l’appréciation obtenue.

Echelle d’appréciation

A Les objectifs sont atteints ou dépassés

C Les objectifs sont partiellement atteints

E Les objectifs sont nettement insuffisants

B Les objectifs sont proches de l’atteinte

D Les résultats sont insuffisants

NP Les objectifs ne sont plus pertinents

*


EtAPE 4

ContenuCette dernière étape vous aide à évaluer 3 niveaux de l’action de formation :

1. Évaluation d’une action de formation à chaud Elle vous permet d’évaluer la qualité de la formation du point de vue du stagiaire. Ce document sera utilisé pour apprécier l’organisme de formation.

évaluer

FicHE D’ÉvALuAtiON D’uNE ActiON DE FORMAtiON Document RH destiné à évaluer la satisfaction du stagiaire

Votre avis sur le stage auquel vous venez de participer nous intéresse. Il nous aidera à maintenir la qualité des actions de formation.Merci de répondre aux questions en entourant votre appréciation.

Nom/Prénom Service

Intitulé du poste

Organisme de formation


Date et lieu de la formation

Lieu de la formation

1. Quels étaient vos objectifs professionnels motivant votre participation à ce stage ?

❏ Adaptation au poste de travail ❏ Evolution des méthodes de travail

❏ Remise à niveau ❏ Préparation à de nouvelles fonctions

2. Le stage était-il en adéquation avec vos objectifs ?

Si non, précisez

--- -- - + ++ +++

3. Le contenu du stage était-il conforme au programme annoncé ?

Si non, précisez

--- -- - + ++ +++

4. Le niveau des autres participants vous a-t-il semblé homogène ?

Si non, précisez

--- -- - + ++ +++

--- -- - + ++ +++



L’APRèS FORMAtiON


FicHE D’ÉvALuAtiON D’uNE ActiON DE FORMAtiON - SuitE

Document RH destiné à évaluer la satisfaction du stagiaireFicHE D’ÉvALuAtiON D’uNE ActiON DE FORMAtiON - SuitE Et FiN

Document RH destiné à évaluer la satisfaction du stagiaire

5. Le rythme du stage était-il satisfaisant ? Si non, précisez

--- -- - + ++ +++

6. L’intervenant possédait-il les qualités d’animation adaptées ? Si non, précisez

--- -- - + ++ +++

7. L’intervenant avait-il les compétences techniques essentielles pour le stage? Si non, précisez

--- -- - + ++ +++

8. Les méthodes pédagogiques utilisées ont-elles facilité l’acquisition du contenu du stage ? Si non, précisez

--- -- - + ++ +++

9. Le support de cours remis à l’issue du stage est-il fonctionnel ? Si non, précisez

--- -- - + ++ +++

10. L’organisation matérielle du stage (accueil, locaux et salle, hébergement et repas) était-elle satisfaisante ?

Si non, précisez

--- -- - + ++ +++

11. Le stage a-t-il répondu à vos objectifs professionnels ?

Si non, précisez

--- -- - + ++ +++

12. Pensez-vous pouvoir immédiatement mettre en pratique les acquis du stage ?

Si non, précisez

--- -- - + ++ +++

Signature du stagiaire

Date



EtAPE 4 - FicHE OutiL L’APRèS FORMAtiON L’APRèS FORMAtiON

AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME18 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT’PME 19


EtAPE 4

2. Analyse de l’atteinte des objectifs après la réalisation de l’actionElle va vous permettre de vérifier le transfert des acquis de la formation au poste de travail.

Voir votre fiche outil 2 du manager « analyse de l’atteinte des objectifs après la réalisation de l’action de formation ».

3. Mesurer le bénéfice d’une action de formation pour l’entreprise Ce document vous permettra de vérifier que les compé-tences acquises par le collaborateur ont eu un effet sur l’entreprise au niveau économique ou social. Dans le cas contraire, l’entreprise devra comprendre le motif du manque d’impact de l’action de formation.

évaluer

MESuRER LE BÉNÉFicE D’uNE ActiON DE FORMAtiON POuR L’ENtREPRiSE

Document RH à compléter par le manager (N+1), dans un délai de 3 à 6 mois après l’action de formation afin de mesurer les effets de la formation sur l’entreprise

Nom/Prénom de l’encadrant

Nom et prénom du collaborateur stagiaire

Service

Intitulé du poste

Organisme de formation

Date et lieu de la formation

Intitulé de la formation

1. Quel est l’enjeu de ce stage pour l’entreprise ?

2. Quel était l’objectif du stage pour le collaborateur ?

À l’issue du stage, le collaborateur doit être capable de

3. À quelles fins le collaborateur a-t-il suivi cette formation ?

❏ Adaptation au poste de travail (pour nouvel entrant) ❏ Evolution des méthodes de travail ❏ Remise à niveau ❏ Préparation à de nouvelles fonctions

4. Comment avez-vous recueilli le besoin en formation ?

❏ Entretien Annuel d’évaluation ❏ Outil du manager ❏ Réunion de service ❏ Autres (précisez)

5. Comment a été déterminé le niveau de compétences de votre collaborateur avant le stage? (questionnaire, entretien, résultat d’activité…)

6. Le collaborateur utilise-t-il les acquis du stage dans le cadre de ses missions ?

❏ Oui ❏ Partiellement ❏ Non


EtAPE 4 - FicHE OutiL L’APRèS FORMAtiON


7. Avez-vous constaté des écarts entre les compétences attendues et les compétences acquises ?

❏ Oui ❏ Non

8. Si oui, comment expliquez-vous ces écarts ?

9. Le stage a-t-il permis à votre collaborateur d’atteindre les objectifs fixés ?

❏ Oui ❏ Partiellement ❏ Non

10. Si non ou partiellement, pourquoi ?

❏ Manque de matériels (informatique, outil, machines…) ❏ Manque d’implication du salarié ❏ Manque de collaboration ❏ Changement de fonction ❏ Manque de temps ❏ Autres (précisez)

11. Quels moyens, quels indicateurs avez-vous mis en place pour vérifier que votre collaborateur a acquis de nouvelles compétences pour atteindre ses objectifs ?

12. Le stage a-t-il permis à votre collaborateur d’atteindre les objectifs fixés ?

❏ Oui ❏ Non

13. Si oui, d’autres collaborateurs associés au projet ont-ils également suivi cette formation ?

❏ Oui (combien) ❏ Non

14. L’action de formation suivie par votre collaborateur a-t-elle eu un impact sur l’activité de l’entreprise ?

❏ Oui ❏ Non Précisez

Signature du stagiaire

Date

NOtES

EtAPE 4 - FicHE OutiL L’APRèS FORMAtiON

MESuRER LE BÉNÉFicE D’uNE ActiON DE FORMAtiON POuR L’ENtREPRiSE - SuitE Et FiN

Document RH à compléter par le manager (N+1), dans un délai de 3 à 6 mois après l’action de formation afin de mesurer les effets de la formation sur l’entreprise


AGEFOS PME LANGuEDOc-ROuSSiLLONQuartier d’Entreprises de Tournezy

Bâtiment A4 - Plan Louis Jouvet - CS 10015 34078 MONTPELLIER Cedex 3

Les informations contenues dans ce document sont la propriété exclusive de l’AGEFOS PME Languedoc-Roussillon

Reproduction autorisée sous conditions

www.agefos-pme-lr.com

Fév

rier

201

0

Documents

Identifier - OPCA AGEFOS PME Occitanie Conseiller … · 2011-10-31 · Progression attendue au poste de travail Quels sont les résultats attendus à l’issue de la formation et