Les principales étapes de la certification ISO 9001 : …qualite-en-recherche.cnrs.fr/IMG/pdf/Les_principales_e...La direction de votre organisme vient de vous confier la mission

ARCACHON – 28 au 30 novembre 2018 CNRS | ANF PRO-QUAL

Les principales étapes de la certification ISO 9001 : 2015

Frédérique Andrieu – DR15

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La direction de votre organisme

vient de vous confier la mission de piloter son

projet de certification ISO 9001 : 2015.

Ce projet doit être préparé et planifié.

Il s’agit de construire l’architecture du projet et de disposer

d’outils pour lancer, conduire et suivre le projet.

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Cas de figure proposé


La règle des 3 C Outil de conduite de projet

1. Cadrer le projet

2. Conduire le projet

3. Conclure le projet

3

Méthode proposée


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Etapes du projet de certification

Cadrer le projet

• Phase 1 - Initialisation

• Phase 2 - Préparation

Conduire le projet

• Phase 3 - Réalisation

Conclure le projet

• Phase 4 - Capitalisation

1

2

3

Activités Outils Livrables


Phases Activités à réaliser

1 – Initialisation

1.1 Définir le projet

1.2 Etudier l’opportunité du projet

2 – Préparation

2.1 Etudier la faisabilité du projet

2.2 Planifier le projet

2.3 Présenter le projet

3 – Réalisation

3.1 Lancer la réalisation du projet

3.2 Mettre en œuvre et suivre le projet jusqu’à l’audit de certification

4 – Capitalisation

4.1 Communiquer la certification auprès des parties intéressées

4.2 Valoriser les acteurs

4.3 Suivre le plan d’actions et planifier les audits (internes / suivi de certification)

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Le projet de certification dans sa globalité



Avoir le réflexe QQOQCCP(P) !

QQOQCCP = outil simple utilisé pour clarifier un problème ou une situation

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Phase 1 : Initialisation

Projet de

certification

Quoi ?

Pour quoi ?

Comment ?

Où ?

Quand ?

Qui ?

Combien ?

Pourquoi ?



Périmètre de certification Où ?

- Déterminer le domaine d’application du SMQ (= champ d’application du

SMQ qui apparait sur le certificat) : activités et produits concernés

- Justifier, si nécessaire, les exigences de la norme non applicables

Ex : Tout ou partie d’un laboratoire, d’une équipe, …

1.2 Etudier l’opportunité du projet

- Déterminer les motivations, décrire le contexte : enjeux internes et

externes (économiques, commerciaux, techniques, humains, …), besoins des

parties intéressées, contraintes, …Pourquoi ?

- Définir les objectifs de la certification Pour quoi ?

- Identifier les contraintes du projet (dates butoir, …), les risques spécifiques

au lancement du projet

Outil : SWOT

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Forces

facteurs internes +

Faiblesses

facteurs internes -

Opportunités

facteurs externes +

Menaces

facteurs externes -

SWOT

SWOT : Strengths (forces) ; Weaknesses (faiblesses) ; Opportunities (opportunités) ; Threats (menaces)

Décision officielle de lancer le projet



- Analyser l’existant : mesurer les écarts entre pratiques réelles et ISO 9001

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Phase 2 : Préparation

Outil : Grille d’auto-évaluation

basée sur l’ISO 9001 : 2015

= mesurer le taux de conformité

au référentiel pour évaluer les

actions à mener

Diagnostic

Résultats par chapitre

Résultats globaux

Sur le site :

Conforme 100 %

Acceptable

A améliorer

Non conforme

… 66 %

… 33 %

… 0 %



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- Analyser l’existant (suite)

Diagnostic


Résultats globaux



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- Analyser l’existant (suite)

Diagnostic


Résultats globaux



- Elaborer le plan d’actions de mise en œuvre du SMQ Quoi ?

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- Identifier les ressources et compétences nécessaires : comité de pilotage,

groupes de travail, consultant extérieur ? … Qui ? Comment ?

- Estimer les coûts Combien ? « Go »

- SWOT à finaliser

- SWOT à revoir annuellement

…

- Cartographie à finaliser

…

- Identifier les exigences

des PIP

…

- Domaine d’application

du SMQ à définir

…


2.2 Planifier le projet

- Etablir le calendrier du projet Quand ?

Outil : Planning de type diagramme de Gantt

= rendre visible le plan d’action du projet sur l’échelle du temps

- Rythmer la démarche

- Identifier les actions reliées entre elles

- Mettre en évidence les zones temporelles critiques

- Construire le planning avec les responsables d’action

- Etre vigilant sur l’estimation des durées

- Bien clarifier les relations de dépendance entre les actions

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2.2 Planifier le projet Exemple de planning de type Gantt

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2.3 Présenter le projet

Communiquer sur le projet pour permettre à chacun de comprendre et de

suivre le projet

Outil : Plan de communication

= prévoir les actions de communication à mener pour informer, sensibiliser,

motiver, alerter, …

- Rythmer la démarche

- Alterner les modes de communication, les contenus, …

- Trouver le bon équilibre : ni trop, ni trop peu

- Adapter la communication aux destinataires

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Qui Communique Quoi A Qui Comment Quand

Fréquence

Direction Politique Qualité Tout le personnel Affichage A chaque évolution

Direction Politique Qualité Clients Internet A chaque évolution


Vous disposez de toutes les données

nécessaires pour passer à l’action et lancer

la réalisation du projet de certification !

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A l’issue de la phase 2

Phase 3

Réalisation

Phase Livrables

Quoi ? 2 Plan d’actions à mettre en œuvre

Qui ? 2 Ressources humaines identifiées

Où ? 1 Périmètre de certification défini

Quand ? 2 Planning établi

Comment ? 2 Compétences identifiées

Combien ? 2 Coûts estimés

Pourquoi ? 1 Motivations, contexte, enjeux définis

Pour quoi ? 1 Objectifs définis


3.1 Lancer la réalisation du projet

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Phase 3 : Réalisation

Phase préparatoire

Etat des lieux

de l’existant

Séminaire de

lancement

Audit à blanc

à mi-parcours

Audit de certification

initial

Audit à blanc final

3.2 Mettre en œuvre et suivre le projet jusqu’à l’audit de certification

Réunions d’avancement du projet (tous les mois par exemple)

Rapports d’audits à blanc et plans d’actions après audits (ici 2 audits)

Rapport d’audit de certification

Certificat

valable 3 ans

T0 T0+1 T0+2 T0+5 –T0+6 T0+10–T0+11 T0+15


Votre rôle en tant que pilote du projet de certification :

Veiller au respect du planning

Reporter à la direction / comité de pilotage

Communiquer sur l’avancement du projet

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Phase 3 : Réalisation


4.1 Communiquer la certification auprès des parties intéressées

Elément du plan de communication

- Utiliser logo de l’organisme de certification

- Etre précis sur le périmètre de certification

4.2 Valoriser les acteurs

Reconnaissance / remerciements de la direction

Mention sur le dossier personnel de l’agent

4.3 Suivre le plan d’actions et planifier les audits (internes / de suivi

de certification)

Votre rôle en tant que pilote du projet de certification :

Consolider le SMQ

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Phase 4 : Capitalisation

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