Présentation du nouveau portail SIMBAD Délégation Centre Est Réunion du 19 mai 2009 à Nancy

Présentation du nouveau portail SIMBAD

Délégation Centre Est

Réunion du 19 mai 2009 à Nancy

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SOMMAIRE

Un portail unique pour la réservation en ligne Un seule adresse https://www.simbad.cnrs.fr Gestion des mails toujours sur Labintel et la gestion des rôles sur SIMBAD et

non plus sur le portail FRAM-AMADEUS

Refonte technique de la synchronisation des profils

Ouverture du service : le 26 mai 2009

Le portail SIMBAD : qu’est ce qui change ? Voyageur, Chargé de voyage, Gestionnaire de profil, Valideur.

A retenir

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LA CONNEXION AU PORTAIL

Je tape https://www.simbad.cnrs.fr dans mon navigateur :

Avec certificatSans certificat

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UNE AUTHENTIFICATION POUR 3 APPLICATIONS :

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LA GESTION DES MOTS DE PASSE La connexion aux applications par un accès unique:

www.simbad.cnrs.fr Login : adresse mail (celui de labintel) Mot de passe : celui qui a été choisi dans le gestionnaire de mot de passe Ou certificat CNRS

Mot de passe unique pour les applications : Labintel, Labintel consultation, CRAC, eValuation, BFC, … SIMBAD

Première connexion : Mot de passe CRAC, Labintel, Sirhus, BFC, … existant Ou nouveau mot de passe

Pour changer le mot de passe : Se connecter sur https://www.simbad.cnrs.fr et suivre le lien « demander

ou changer mot de passe »

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LA GESTION DES MOTS DE PASSE

https://sesame.dsi.cnrs.fr

ou

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QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE VOYAGEUR ?

Passage obligatoire par https://www.simbad.cnrs.fr pour réserver en ligne.

Première connexion : utilisation du mot de passe commun (Labintel, CRAC, BFC, etc..) ou bien demande de mot de passe.

Première connexion avec certificat : accès direct.

ATTENTION

Gestion du profil dans SIMBAD et plus sur le portail transport FRAM -Amadeus

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La gestion de son profil et de ses préférences

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UN EXEMPLE : SAISIE D’UNE CARTE FIDELITE « Air France »

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QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE CHARGE DE VOYAGE ?

Idem voyageur plus :

Gestion des profils dans SIMBAD et plus sur le portail transport FRAM -Amadeus

Accès aux profils des personnels de l’unité uniquement

Rien pour la réservation de transport (Amadeus)

Rien pour la réservation d’hôtel (Centrale des Hôtels)

Attention pour effectuer une réservation pour un agent d’un autre laboratoire, utiliser la « fonction Invité » sinon le laboratoire de l’agent sera facturé.

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QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE GESTIONNAIRE DE PROFIL ?

Gestionnaire de profil attribution des rôles et droits

Son périmètre d’action se limite à son laboratoire

Il modifie les rôles dans SIMBAD et plus sur le portail transport FRAM -Amadeus

Dans l’exemple suivant le gestionnaire de profil Bear VERNON (UMR6768) veut donner les droits de valideur à Virginie TESTEUR

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QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE VALIDEUR ?

Seulement la façon d’accéder à la validation

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Accès possible à la validation dans Amadeus via l’onglet voyage validation des voyages

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A RETENIR

Pas d’adresse mail en double dans Labintel, sinon pas d’accès.

Passage obligatoire à partir du 26 mai 2009 pour toutes les délégations.

Labintel est toujours le référentiel pour accéder au portail SIMBAD

Le référent-missions est le contact privilégié pour les laboratoires.

Gestion du profil dans SIMBAD et plus sur le portail transport FRAM -Amadeus

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LE PLAN D’ACCOMPAGNEMENT DU CHANGEMENT

Fourniture d’un powerpoint dédié par votre référent mission

Site des achats à jour (plaquettes, tutoriels)

Envoi d’un mail d’avertissement à tous les voyageurs le 25 mai ([email protected])

Ouverture du service le 26 mai 2009

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Evolutions 2009 pour la partie hébergement

Nouvelle version de l’outil disponible courant 2009 Plus ergonomique Plus grand choix d’hôtels Plus de fonctionnalités :

modification/suppression d’une réservation, possibilité d’enregistrer 3 adresses mails dans le profilaffichage des hôtels sur une carte géographique

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Problèmes liés au marché hébergementProblèmes

Hôtels impayés Annulation de réservation confirmée

CausesLes factures ne correspondent pas au montant initialement fixéProblème d’effectif au niveau de l’équipe comptable

Solutions mises en oeuvreRecrutement de personnels dans l’équipe comptable (fin 2008)Régularisation des comptes avec les hôteliers (fin 2008 – début 2009)Déplacement du responsable qualité afin de convaincre et de négocier à nouveau avec les hôtels (1er déplacement en mars)Déplacement de la DDA et des prestataires auprès des délégations pour leur présenter le nouveau système mis en place par la CDS chez les hôteliers (deuxième semestre 2009)

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Evolution de l’offre – Nouveau Marché fin Juin 2009

Juillet 2008 Mai 2009

Online Offline Online Offline

Aérien national 8,48 € 10,60 € 8 € 10 €

Aérien moyen courrier 8,48 € 10,60 € 8 € 10 €

Aérien long courrier 8,48 € 10,60 € 8 € 10 €

Low cost 8,48 € 10,60 € 8 € 10 €

Train national 0 € 5,30 € 0 € 5 €

Train international 5,30 € 5,30 € 0 € 5 €

Location voiture 5,30 € 9,01 € 5 € 8,50 €

Juillet 2008 Mai 2009

Online Offline Online Offline

Région parisienne 7 % 10 % 7 € 12 €

En province 7 % 10 % 7 € 12 €

Simulation sur 1 an 138 789 € 24 993 € 96 233 € 18 330 €

Economies réalisées - 42 556 € - 6 663 €

A noter : les frais d’agence « online » seront appliqués systématiquement pour les réservations effectuées par des personnes à mobilité réduites

Frais d’agence : Transport

Frais d’agence : Hébergement

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Evolution de l’offre FRAM 2009 – Assurance Annulation Nouveau Marché fin Juin 2009

Type d’assurance Prix HT par mission

Domestique Moyen courrier Long courrier

Assur Pro 3 7,50 € 11 € 17 €

Assur Pro 4 10,00 € 13 € 19 €

Assur Pro 5 14,00 € 25 € 41 €

Type d’assurance Descriptif

Assur Pro 3 Annulation toutes causes

Assur Pro 4 PRO 3 + bagages, retard avion ou correspondance manquée

Assur Pro 5 PRO 4 + assistance rapatriement BUSINESS, responsabilité civile et capital accident

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Où demander une assurance annulation ou un excédent bagage en on-line ?

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VOS CONTACTS CNRS

Référents mission Anne-Gaëlle THIEMONGE, Nathalie DEVAUX [email protected]

Correspondant Labintel : mise à jour des profils Gestionnaire Labintel de votre unité

MERCI DE VOTRE ATTENTION

Documents

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