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Remontées des actes APV Guide d’utilisateur

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Vous connecter à la plateforme

Pour vous connecter à la plateforme de remontées des actes, il vous suffit de cliquer sur le lien disponible dans l’intranet Peugeot

3

Un message vous indique que vous quittez l’intranet Peugeot

En cliquant sur « continuer », vous affichez la page d’accueil de l’application

La plateforme de remontées des actes vous permet de transmettre et suivre l’envoi des actes qui serviront à interroger vos clients

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Transmettre vos fichiers de contacts

1

Suivre vos envois de fichiers

2

Etre alerté lorsque votre fichier n’a pas été transmis

3

Contacter la Hotline Ipsos

4A supprimer

La plateforme de remontées des actes vous permet de transmettre et suivre l’envoi des actes qui serviront à interroger vos clients

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Transmettre vos fichiers de contacts

1

Suivre vos envois de fichiers

2

Mettre à jour vos coordonnées pour être alerté lorsque votre fichier n’a pas été transmis

3Contacter la Hotline Ipsos

4

6

Vous connecter à la place d’un RA

( accès central uniquement)Accès central uniquement,

supprimer pour le guide

RA

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Vous connecter en tant que RA - 1

• Pour les utilisateurs centraux, il est possible de vous connecter en tant que RA pour voir exactement les mêmes informations que le RA.

Sélectionnez « Réparateurs agréés » pour afficher la liste des RA

Vous avez ensuite la possibilité de choisir un RA parmi la liste

Vous pouvez également faire une recherche par nom, ville ou code à 7 .Sélectionnez « Rechercher» pour afficher le RA recherché

Cliquez sur le nom du RA pour afficher ses informations et vous connecterAccès central

uniquement, supprimer

pour le guide RA

8

Vous connecter en tant que RA - 2

Cliquez sur le nom du RA pour afficher ses informations et vous connecterA supprimer

9

Vous connecter en tant que RA - 3

Cliquez pour afficher les coordonnées du RA

Sélectionnez le bouton « Se connecter » pour vous connecter en tant que RA ou « Retour à la liste des RA» pour choisir un

autre RA

Accès central uniquement,

supprimer pour le guide

RA

Retirer les astérisques.Remplacer Est filiale par FilialeCopie d’écran à mettre à jour une fois les modifs faites

10

Vous connecter en tant que RA - 4

Une fois connecté en tant que RA vous verrez la même chose que le RA choisi Vous aurez également accès à une fonctionnalité supplémentaire qui vous permet de revenir vers l’interface

administrateur et sélectionner un autre RA

Transmettre vos actes

1

Remontées des Actes APV – Rubrique Actes APV

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• Cette rubrique vous permet de remonter chaque semaine les données APV de votre affaire.

Toutes les semaines vous devez remonter les actes de la semaine passée. L’envoi doit être faite le mardi au plus tard.

• Attention pour les sites équipés d’une PSABOX, la remontée des fichiers se fait de manière automatique. Vous n'avez dans ce cas qu'à vérifier si l'envoi et le contenu du fichier ont bien été validés dans l'onglet "Suivi des remontées".

1

Remontées des Actes APV – Rubrique Actes APV

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1

Sélectionnez « Remontée des actes »

Parcourir votre disque pour rechercher le fichier FF006000.ZIP

Sélectionnez « Envoyer » pour transmettre le fichier.

Patientez jusqu’à ce que le transfert soit terminé

1

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Suivre vos envois de fichiers

2

Suivi des remontées

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• Cette rubrique vous permet de vérifier qu'IPSOS a bien reçu votre fichier, au bon format et que le contenu du fichier est bien exploitable.

• De plus, elle vous permet de vérifier que vos précédents envois ont bien été validés, avec une historisation sur 10 semaines.

• Afin de vous permettre une lecture plus rapide, les messages sont surlignés en couleur.

• Les codes couleurs permettent d'avoir une indication sur la nature du message : ─ Vert : Les actes de la semaine ont bien été pris en compte.

─ Orange : Les actes de la semaine ont été pris en compte, mais il y a une alerte indiquant un problème.

─ Rouge : Les actes de la semaine n'ont pas été pris en compte.

2

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Suivre vos envois de fichiers – Votre tableau de bord

Sélectionnez « Suivi des remontées » pour afficher votre tableau de bord

2

Renommer « Semaine » en « Semaine d’envoi des actes »Renommer « Statut » en « Bilan de la semaine »Renommer « Détails» en « Détails par fichier »Mettre le bouton détail en bleu

Copie d’écran à mettre à jour

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Nouveau format du tableau de bord plus détaillé Indique la semaine d’envoi des actes .

Par exemple en semaine 31 vous devez transmettre les actes de la semaine 30

Reprend le bilan de votre semaine.Votre tableau de bord affiche un historique

de 10 semaines.

Liste l’ensemble des fichiers envoyés et indique les dates et mode de transfert de

chaque fichier.Par exemple ici trois fichiers transmis, deux en envoi

manuel et un envoi automatique.Indique le statut détaillé pour chaque fichier. En cliquant sur le bouton, vous affichez le détail. La couleur du message indique si le fichier est validé, contient des alertes ou est invalide et vous indique le nombre d’actes concernés.

2

Les différents statuts hebdomadaires possibles : colonne statut - 1

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• La colonne statut vous donne un bilan de l’ensemble des fichiers transmis pour une semaine donnée.

• Dans cette colonne vous verrez les messages suivants:

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Un acte correspond à une entrée atelier facturée et contient l’ensemble des informations et coordonnées client nécessaires à la réalisation de l’enquête.

Message à afficher Explication

Nombre d’actes remontés Nombre total d’actes transmis cette semaine tous fichiers confondus

Nombre d’actes après retrait des doublons Nombre d'actes après retrait des actes déjà transmis ( doublons)

Nombre d’actes après retrait des actes périmésle nombre d’actes sans doublons, et sans les actes dont les dates de facturation sont périmées.On entend par périmé une différence entre la date de dépôt du fichier et la date de facturation supérieure à 14 jours

Nombre de jours remontésNombre de jours de facturation différents pour les actes dont la date de facturation correspond à la semaine attendue, soit semaine de dépôt – 1.

Renommer «Nombre de jours de la semaine attendue » en « Nombre de jours remontés»

Les différents statuts hebdomadaires possibles : colonne statut - 2

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• La couleur de votre statut de la semaine vous indique si le fichier est complètement valide ou s’il y a des alertes. Cette couleur dépend du nombre de jours d’actes après retrait des doublons.

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Couleur condition Autres remarques Vert Si vous avez un minimum de 5

jours d’actes pour la semaine de dépôt - 1

Vos remontées de la semaine ont été validées. Si le nombre d’actes ne correspond pas à votre activité de la semaine, vérifiez le détail de vos fichiers.

Orange Si vous avez moins de 5 jours d’actes

Vous avez transmis moins de 5 jours d’activité . Vérifiez que cela correspond à votre activité de la semaine et vérifiez le détails de vos fichiers.

Rouge Si vous avez 0 actes Aucun acte restant ou pas de fichier valide transmis. Vérifiez le détail de vos fichiers.

Les différents statuts hebdomadaires possibles : colonne détail-1

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• La colonne détails vous donne des informations sur chaque fichier transmis pour une semaine donnée. A la fois des alertes sur le contenu du fichier…

2

Message Texte du message sur le bouton DETAIL

Des actes valides ont été remontés Le fichier transmis et valide Fichier identique Le fichier déposé existe déjà en baseZIP vide Le fichier ZIP est vide ZIP avec plusieurs fichiers Le fichier ZIP contient plusieurs fichiersZIP sans mot de passe Le fichier ZIP ne contient pas de mot de passeFormat de fichier invalide (ZIP) ZIP non valideZIP avec mauvais mot de passe Le mot de passe du fichier est incorrectFormat de fichier invalide (XML) Le fichier XML est non valideCertains actes ont une date trop ancienne Des actes ont une date de facturation de plus de 15 jours Pas d'actes de l'émetteur dans le fichier Aucun acte vous concernant dans le fichier Nombre de jours d'actes insuffisant pour la semaine attendue (inférieur à 5 jours) Nombre de jours d'actes insuffisant pour la semaine attendue(inférieur à 5 jours)Code PSV Inconnu Au moins un code PSV inconnu dans le fichier:[code RA]

Codes PSV périmé Un ou plusieurs actes ont des codes correspondant à un ancien code du RA :[code RA] Présence d’actes en doublons dans le fichier Certains actes ont déjà été transmis : [nombre d’actes en doublons]

Pas d’actes de la semaine attendue dans le fichier Aucun acte de la semaine attendue ( semaine de dépôt – 1) dans le fichier

Remplacer PSV par RA

Les différents statuts hebdomadaires possibles : colonne détail -2

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• … et un bilan du fichier transmis :

2

Message à afficher Explication

Nombre d’actes remontés Nombre total d’actes pour le RA concerné dans le fichier

Nombre d’actes après retrait des doublons Nombre d'actes après retrait des actes déjà transmis ( doublons)

Nombre d’actes après retrait des actes périmés

le nombre d’actes sans doublons, et sans les actes dont les dates de facturation sont périmées.On entend par périmé une différence entre la date de dépôt du fichier et la date de facturation supérieure à 14 jours

Nombre de jours de la semaine attendue Nombre de jours de facturation différents pour les actes dont la date de facturation correspond à la semaine attendue, soit semaine de dépôt – 1.

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Remarques complémentaires

• Dans le cas d’envoi automatiques, si votre fichier est invalide, il sera indiqué qu’aucun fichier n’a été transmis.

• Il est important que vous consultiez votre tableau de bord après chaque envoi pour vérifier si le fichier a bien été validé.

2

Recevoir des alertes email

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Alertes e-mail

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• Un système d'alertes e-mail vous permet de recevoir un courrier électronique après chaque dépôt de fichier. Vous retrouverez dans ce message un bilan de la semaine et le détail des erreurs du fichier remonté.

• Pour bénéficier de cette fonctionnalité, il faut, au préalable, remplir votre fiche contact dans la rubrique "Mise à jour des coordonnées" et notamment le champ "E-mail", puis il faut cocher la case "Réception automatique des messages d'alerte".

• Si Mercredi aucun fichier valide n’a été transmis pour votre affaire vous recevrez un message d’alerte vous demandant de transmettre votre fichier.

• Si Jeudi aucun fichier valide n’a été transmis pour votre affaire, votre chef de zone recevra un message d’alerte lui indiquant qu’aucun fichier n’a été transmis pour la semaine donnée.

3

Mise à jour des coordonnées - 1

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• Cette rubrique permet : ─ à IPSOS de connaître l'interlocuteur principal du point de vente en charge des

remontées des actes APV s'il a besoin de vous contacter ─ de vous abonner à l'alerte par email effectuée après chaque envoi de fichier.

• Pour bénéficier de cette fonctionnalité, il faut, au préalable, remplir votre fiche contact en indiquant le champ "E-mail", puis en cochant la case "Réception automatique des messages d'alerte".

• Vous avez la possibilité de renseigner deux mails :─ Le contact principal de l’affaire ─ Le responsable de la plaque.

3

Mise à jour des coordonnées - 2

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• Vous avez la possibilité de modifier en cas de changement de l'interlocuteur principal votre fiche en remplissant le formulaire, puis en le validant avec le bouton "envoyer".

• La fiche de mise à jour des coordonnées doit être renseignée uniquement en cas de changement de l'interlocuteur principal.

• Un message de confirmation viendra vous indiquer que votre demande a été prise en compte. En cas d'échec, un message en rouge explique pourquoi le formulaire n'a pas été accepté. Il faut donc corriger les erreurs et appuyer de nouveau sur "envoyer" jusqu'à ce que le formulaire soit accepté.

• Remarque : les données que vous remplirez dans cette fiche ne se substituent pas à celles de l'extranet reseau.peugeot.fr

3

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Mise à jour des coordonnées – formulaire 3

Renommer « Email principal » en « Email du responsable des remontées »Renommer « Email Secondaire» en « Email du chef APV»

Copie d’écran à mettre à jour

Contacter la Hotline

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Contact Hotline

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• Vous pouvez contacter la Hotline Ipsos en cas de problème.

• Pour cela vous devez remplir le formulaire en indiquant votre question de la façon la plus précise possible, puis valider le formulaire en cliquant sur le bouton "envoyer".

• En cas d'erreur lors de l'envoi de votre message à la hotline Ipsos, un message d'erreur en rouge explique d'où vient le problème. Vous devez alors modifier les champs erronés et recommencer la validation.

• La Hotline Ipsos est en mesure de vous aider à :─ Transmettre ou vérifier la réception vos fichiers

─ Lire votre tableau de bord

─ Résoudre les problèmes techniques ou vous orienter vers le bon interlocuteur.

• Pour toute question liée à l’enquête, validité des emails, nombre d’adresses valides etc…, il faut vous adresser à votre chef de zone.

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Formulaire de contact de la Hotline

Vous pouvez contacter la Hotline par email ou par téléphone.

Email hotline_peugeot@ipsos.com

Téléphone 0800 28 08 35

Fax 01 56 20 58 99

Adresse 35 rue du Val de Marne 75628 Paris Cedex 13

4

Qui contacter en cas de problème

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• Vous pouvez contacter la Hotline Ipsos si vous avez des difficultés à analyser votre tableau de bord ou si vous souhaitez vérifier que votre fichier a bien été transmis.

• En cas d’alerte sur votre fichier, vous devez contacter votre éditeur de DMS pour vous aider à résoudre le problème.

•

4

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Dans quels cas contacter votre éditeur de DMS 4Message Qui contacter / Que faire

Fichier identique Vous avez déjà transmis ce fichier. Il faudra envoyer le fichier de la semaine précédente.

ZIP vide L’export de votre fichier a mal fonctionné, le ZIP généré est vide

ZIP avec plusieurs fichiers L’export de votre fichier a mal fonctionné, le ZIP ne doit contenir qu’un seul fichier.

ZIP sans mot de passe L’export de votre fichier a mal fonctionné, le mot de passe utilisé est erroné.

Format de fichier invalide (ZIP) L’export de votre fichier a mal fonctionné.

ZIP avec mauvais mot de passe L’export de votre fichier a mal fonctionné.

Format de fichier invalide (XML) L’export de votre fichier a mal fonctionné.

Certains actes ont une date trop ancienne Vous avez transmis un ancien fichier. Il faudra envoyer le fichier de la semaine précédente.

Pas d'actes de l'émetteur dans le fichier Vous avez transmis des actes pour d’autres RA mais pas pour vous-même . Il faut transmettre les actes correspondant à votre activité et avec votre code RA.

Nombre de jours d'actes insuffisant pour la semaine attendue (inférieur à 5 jours)

Vous n’avez pas transmis l’ensemble des actes de la semaine, il faudra transmettre les actes manquants.

Code PSV Inconnu Le code PSV contenu dans le fichier n’est pas connu d’Ipsos, contactez votre éditeur de DMS pour le modifier

Codes PSV périmé Un ou plusieurs actes ont des codes correspondants à votre ancien code RA , contactez votre éditeur de DMS pour le modifier

Présence d’actes en doublons dans le fichier Certains actes ont déjà été transmis, vérifiez que les actes restants correspondent à votre activité de la semaine et contactez vous éditeur de DMS pour modifier votre extraction.

Pas d’actes de la semaine attendue dans le fichier

Aucun acte de la semaine attendue ( semaine de dépôt – 1) dans le fichier contactez vous éditeur de DMS pour modifier votre extraction.