Tableau de Bord I

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SOMMAIRERsum de thorie LE TABLEAU DE BORD Systme d'information pour le pilotage court terme SECTION I : LES INSTRUMENTS DU TABLEAU DE BORD. A- Les carts significatifs. B- les ratios C- les graphiques : SECTION II- PRINCIPES ELABORATION ET DEFONCTIONNEMENT.

A- l'architecture du ou des tableaux de bord doit concider avec la structure organisationnelle de l'entreprise. B- Le tableau de bord demeurera trs synthtique : seules les informations indispensables la conduite de l'activit y figureront. 1- Conception d'un tableau de bord. 2- Contenu d'un tableau de bord. 3- La mise en uvre du tableau de bord conduit : C- Le tableau de bord doit tre d'tablissement rapide. C'est la condition d'un bon pilotage. D- La production de l'information doit tre d'une priodicit suffisament rapproche puisque le tableau de bord permet d'clairer en permanence la marche de l'entreprise, et notamment, plus l'information porte sur un phnomne incertain mais aux consquences importantes pour l'entreprise, plus la frquence d'mission de l'information devra tre grande. E- Enfin, la cadence d'mission des informations dera, en pricipe, d'autant plus faible que le niveau hirarchique est lev. Exemple d'application Guide de travaux pratique Cas N1: CORRIG EXPLIQU Cas N1 CAS N 2 Elments de corrig Cas N2 CAS N3 Elments de corrig Cas N3

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CAS N 4: CORRIG EXPLIQU Cas N4

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RESUME THEORIQUE

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LE TABLEAU DE BORD Systme d'information pour le pilotage court terme Jusqu' maintenant, nous avons vu que le systme comptable proposait des moyens d'analyse et des moyens de contrle utiles la mise en uvre d'un systme de contrle de gestion. Mais, les informations produites par le systme comptable ne sont pas toujours adaptes aux proccupations du contrle de gestion en effet : - le systme comptable fournit de multiples informations sans discerner celles qui sont essentielles et celles qui ne le sont pas; - malgr l'aide de l'informatique, la procdure d'laboration des documents comptables reste lourde et complexe et cela entrane forcment une vue discontinue des phnomnes; - le systme comptable ne peut fonctionner que lorsque tous les lments sont mesurs et il fournit ses informations dans le dlai d'obtention des donnes les plus tardives. Il donne donc une vue trop historique des vnements. Aussi dans une optique de contrle de gestion, il est bien souvent ncessaire de complter le systme comptable par un autre systme palliant ces dficiences c'est--dire par un systme qui fournisse plus rapidement et plus frquemment les informations essentielles. C'est notamment ce qu'autorise le tableau de bord. Le tableau de bord correspond, en effet, un systme d'information permettant de connatre en permanence et le plus rapidement possible, les donnes indispensables pour contrler la marche de l'entreprise court terme et faciliter, dans celle-ci, l'exercice des responsabilits. Bien videmment, le tableau de bord puise une bonne partie de ses informations dans la comptabilit (et notamment la comptabilit analytique); cependant, rpondant des besoins diffrents de nature et de temps, il ne s'identifie pas au systme comptable. Un tableau de bord peut trs bien tre mis en place par une firme qui ne dispose pas de systme budgtaire. Rien ne l'empche en effet, d'avoir des renseignements sur l'tat de ses commandes, sur ses ventes, sur ses principaux ratios financiers, sur l'absentisme de son personnel, sur le rendement de ses ouvriers etc. Pour juger des rsultats obtenus, elle fera rfrence soit aux rsultats correspondant l'exercice antrieur ou aux rsultats de la branche, soit aux prvisions partielles ralises dans tel ou tel dpartement de l'entreprise.4

Un tableau de bord peut donc exister en dehors de tout systme budgtaire. Mais il peut exister aussi avec un systme budgtaire. Dans ce cas, l'entreprise va se construire un systme d'information qui : 1) ne retient que les donnes essentielles du systme budgtaire, plus ventuellement quelques autres donnes (les points cls du bilan et du compte de produits et charges etc.) ; 2) et qui fournit en premire approximation le "ralis" concernant ces donnes cls, de faon essentiellement pouvoir conduire l'action au jour le jour. Un tel tableau de bord apparatra alors, plus ou moins, comme un perfectionnement de la mthode budgtaire. Aprs avoir vu dans une premire section, les principaux instruments du tableau de bord, nous examinons, dans une seconde section, ses grands principes d'laboration et de fonctionnement. SECTION I : LES INSTRUMENTS DU TABLEAU DE BORD. Tout tableau de bord comprend, outre des donnes brutes, des lments informationnels que l'on peut regrouper en carts, ratios et graphiques. A- Les carts significatifs. Du contrle budgtaire, on peut tirer un certain nombre d'carts. Cependant, pour conduire l'action, les diffrents responsables ne doivent pas tre submergs d'indications : seuls les carts se rapportant aux points cls de l'activit doivent tre retenus. Exemple : dans le tableau de bord de la Direction Gnrale, en principe, il ne sera pas indispensable de faire apparatre l'cart de rendement de tel atelier particulier ( moins que celui-ci constitue un oint cl de l'activit); par contre, les carts de ventes par ligne de produits et les carts de trsorerie devront tre connus de la Direction Gnrale car ils ont une incidence directe sur la vie mme de l'entreprise. A chaque niveau hirarchique, le tableau de bord comprendra donc les carts dont la surveillance est indispensable la bonne marche du centre de responsabilit.

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B- les ratios : 1) Dfinition : Ce sont des rapports entre des grandeurs significatives concernant la structure ou le fonctionnement de la firme. Certains dentre eux sont calculs partir de la comptabilit gnrale, dautres proviennent de statistiques dexploitation. 2) Finalits : Ces rapports sont intressants dans la mesure o ils permettent d'effectuer des comparaisons dans le temps et de prsenter la ralit en chiffres simples. Les ratios prsentent une double utilit : Ils sont comparables des normes : aux ratios de la branche par exemple ; Ils peuvent tre suivis dans le temps. Exemple : une entreprise en expansion rapide a normalement des ratios commerciaux favorables, des ratios de rotation des stocks bons, mais souvent des ratios d'indpendance financire ou de fonds de roulement faible. 3) Objet des ratios : Toutefois, il convient de souligner quun ratio na pas dutilit en soi, il nest interprtable que dans le cadre dune batterie de ratios. Une liste de ratios serait infinie, chaque entreprise particulire exigeant lemploi de telle batterie sur mesure. Cependant, pour tablir un pareil ensemble, on commence par calculer les rapports les plus gnraux, puis on recherche le dtail dans les domaines cruciaux. Dans un tableau de bord, les ratios utiliss seront plutt des ratios de fonctionnement (orients vers la gestion court terme) que des ratios de structure (davantage orients vers la gestion moyen et long terme) et on ne retiendra que ceux qui mettent l'accent sur les points cls de l'entreprise; ils devront cependant tre suffisamment nombreux pour que leur interprtation soit claire et sans ambigut.

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C- les graphiques : Les graphiques peuvent ne reprsenter que les donnes prcdentes ou tre des graphiques indpendants. Leur intrt est de visualiser rapidement et directement les volutions et de mieux apprhender les changements de rythme ou de tendance. SECTION II- PRINCIPES D'ELABORATION ET DE FONCTIONNEMENT. Le tableau de bord tant un outil de pilotage, il devra rpondre aux principes suivants :A- l'architecture du ou des tableaux de bord doit concider avec la structure organisationnelle de l'entreprise.

En effet, si le tableau de bord facilite l'action, celle-ci s'laborant au travers de la ligne hirarchique, l'architecture du systme d'information pour agir que constitue le tableau de bord, doit se calquer sur la structure organisationnelle. En outre, la nature des informations doit correspondre trs troitement aux domaines d'action de chaque niveau hirarchique; tout responsable doit trouver dans cet outil les lments dont il a besoin pour conduire son action. B- Le tableau de bord demeurera trs synthtique : seules les informations indispensables la conduite de l'activit y figureront. Pour chaque centre de responsabilit, le processus d'laboration du tableau de bord correspondra donc au graphique suivant :

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MISSION DU TABLEAU DE BORD

INFORMATIONS (Financires, commerciales, techniques, sociales)

SYNTHETIQUES CARACTERISTIQUES

TABLEAU DE BORD

MISSIONS

INFORMER

MESURER

ANALYSER

Des dcisions A prendre

Les rsultats

Les carts

Le systme d'un tableau de bord joue un rle de plus en plus important dans l'entreprise moderne.

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1) Conception d'un tableau de bord. L'laboration du tableau de bord doit tre cohrente avec l'organigramme de l'entreprise. La liste des tableaux de bord est en fonction du nombre de responsables dans l'entreprise. Au niveau de chaque tableau de bord, les informations retenues concernent spcifiquement la gestion du responsable qui en est le premier destinataire et couvrent les points cls de la dlgation qu'il a reue.

CONCEVOIR UN TABLEAU DE BORD

Contenu - catgories d'infos

Forme Chiffres graphiques

Priode observe - Mois - Cumul - Anne mobile

Diffusion - Managers - Tous managers

CHOIX ?

Architecture - Organigramme De gestion

Technique de Ralisation - Tableurs -Applicatifs spcialiss

Dlai d'dition J+3, J+5, J+

Priodicit mensuelle Hebdo Quotidien

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2) Contenu d'un tableau de bord: Le tableau de bord est ralis en liaison avec la procdure budgtaire qui dtermine les objectifs ou les normes. Le continu du tableau de bord dpend des besoins de son destinataire. Les informations sont principalement de nature quantitatifves toutefois certai