TRÉSORERIE À COUP SÛR. - GESTION CREDIT EXPERT

PME, LES 8 leviers POUR

AUGMENTER VOTRE

TRÉSORERIE À COUP SÛR.

Vous êtes dirigeant ou cadre financier d’une PME et vous peinez à financer le BFR de votre entreprise? Et si la solution se trouvait du côté de votre poste clients? Voici les 8 points clés à analyser pour vous permettre de gagner 10 à 15 jours sur vos délais de paiement et réduire les coûts liés à la gestion de votre poste clients.

De la prospection au paiement de la facture, l’audit vous permettra d’identifier les leviers potentiels d’amélioration sur l’ensemble de votre poste clients pour accélérer vos encaissements et améliorer durablement votre BFR.

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1 - CONNAISSEZ-VOUS LE CIRCUIT DE PAIEMENT DE VOS CLIENTS?

L’ouverture de compte (ou d’un contrat) est le moment idéal pour connaître parfaitement les circuits internes de vos clients (informations juridiques, informations commerciales, informa-tions administratives, informations sur les donneurs d’ordre, adresses de livraison mais aussi centre de facturation, contact commercial et comptable...).

Le fichier clients est le socle de votre entreprise, c’est un véri-table outil pour bien communiquer avec vos clients (commer-cial, marketing, logistique, finance, recouvrement ...).


2 - VOS CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE SONT-ELLES BIEN RÉDIGÉES?

Les CGV structurent votre relation commerciale tout au long de la vente. Elles doivent obligatoirement être acceptées par vos clients. Elles doivent intégrer l’ensemble des obligations regle-mentaires et cadrer le mode de fonctionnement du contrat sur l’ensemble du processus de vente.


3 - VOTRE CIRCUIT DE FACTURATION EST-IL BIEN DÉFINI?

Veillez fidèlement à bien renseigner les éléments de factu-ration demandés par le client (référence de la commande, chantier, etc…). Du magasinier à l’administration des ventes, tout le monde doit être vigilant.

Mettez en place une traçabilité des factures sortantes pour éviter à la fois le blocage et la perte de documents dans le circuit de validation. Si vous n’avez pas encore sauté le pas de la dématériali-sation, n’attendez plus et mettez en place dès à présent la facture électronique (obligatoire au 1er janvier 2019 pour les TPE/PME). Plusieurs avantages à cela :

• vous réduirez sensiblement les délais de traitement • vous diminuerez vos frais d’envoi des factures (1€ en

moyenne pour une facture électronique vs. 9€ pour une facture papier)

• vous ne perdrez plus les documents annexes.


4 - VOTRE PROCESSUS DE GESTION DES LITIGES EST-IL BIEN ÉTABLI ET PARTAGÉ DE MANIÈRE TRANSVERSALE?

L’identification et la gestion des litiges permettent de renfor-cer la satisfaction client en résolvant son problème dans les meilleurs délais.

Sensibilisez tous les acteurs liés à votre cycle de vente, dé-terminez les rôles et responsabilités de chacun, c’est votre garantie pour que les litiges soient bien pris en compte par tous les acteurs en interne.

Il existe différents types de litiges dont le traitement peut être différent du fait de leur nature.

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Pour une bonne gestion des litiges définissez :

• Les collaborateurs/services en charge des trai-tements des litiges en fonction de leur nature Un litige lié à une erreur de prix sur la facture pour-ra être résolu par l’administration des ventes alors qu’un litige technique concernant une intervention chez votre client sera pris en compte par votre com-mercial ou votre technicien.

• Les délais de traitement par type de litiges (prix, qualité, administratif, date d’évènement, matériel manquant, double facturation…).

Un litige prix, simple à contrôler et à traiter, doit être résolu dans les 8 jours maximum, voire moins, quand un litige qualité peut être plus compliqué à résoudre et prendre plus de temps.

Il est donc nécessaire de catégoriser les litiges pour améliorer leur traitement et ainsi accroitre la satisfaction de vos clients. Un client statisfait respectera les dates d’échéances des factures.

5 - AVEZ-VOUS DÉFINI UN PROCESSUS DE GESTION DES ENCOURS ET DE SURVEILLANCE DES RISQUES?

Pour chaque client, il est important que vous puissiez définir le niveau d’encours maximum que vous pourrez lui accorder. La mise en place d’un processus de gestion simple vous permettra de mesurer la qualité de la structure financière de vos clients. La mise sous surveillance vous permettra de recevoir toutes les mo-difications juridiques, ou incidents de paiement de vos clients et ainsi gagner en réactivité et éviter les impayés.



6 - AVEZ-VOUS DÉFINI UN POLITIQUE DE RÈGLEMENT?

Il est important de définir vos modes et conditions de paiement et de les communiquer à vos clients, notamment en les intégrant à vos conditions générales de vente. Veillez également à ce que les commerciaux maîtrisent les dif-férents circuits, à ce qu’ils soient sensibilisés à la LME, et à ce qu’ils intègrent les conditions de paiement dans la négociation commerciale.

7 - LE CIRCUIT DE RELANCE: INTERNE OU EXTERNE?

Si vous gérez le recouvrement en interne, il est essentiel que votre organisation ait les moyens de sa mission. Assurez-vous que :

• Les objectifs de votre équipe recouvrement sont clairs pour tous• Vos collaborateurs sont motivés et bien formés• Vos processus, méthodes, et outils sont modernes et adaptés • Vos stratégies de recouvrement sont adaptées à chacun de vos clients

Si vous externalisez, choisissez un partenaire :• Qui saura préserver votre image• Qui a une équipe stable et expérimentée• Qui a une équipe internationale si vous avez des créances à l’étranger• Qui a des outils modernes et performants pour traiter sereinement les gros volumes et/ou les dossiers complexes.• Qui a une approche win-win et qui propose des honoraires au succès• Qui reste flexible si vous hésitez encore à externaliser, et qui peut vous proposer de le tester sur une mission

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8 - AVEZ-VOUS MIS EN PLACE DES TABLEAUX DE BORD PERTINENTS?

Les tableaux de bord peuvent vous aider à mieux piloter votre poste clients en vous permettant de suivre l’évolution de vos encours clients en temps réel. En détail, ils vous serviront à :

• Gérer l’encours clients (encours non échus, encours échus, top 10, top 20...),

• Avoir une vision claire des retards par antériorité (balance âgée) pour des actions de recouvrement ciblées,

• Organiser et suivre les actions de recouvrement des équipes de relance,

• Gérer les paiements non identifiés et non lettrés,• Qualifier les litiges, causes de blocage ou de retard de

paiement des créances.

Si vous veillez à ce qu’ils restent simples, intuitifs, et mis à jour quotidiennement, vos actions de recouvrement s’en trouveront facilitées et vous récupérerez votre cash rapidement.


POUR CHAQUE ETAPE, STRUCTUREZ VOTRE ANALYSE

La qualité de votre rapport, au sens valeur ajoutée va per-mettre d’améliorer l’organisation pour atteindre la cible.Cette qualité de rapport est le résultat de votre processus d’audit, qui s’appuie sur :

1. La préparation de l’audit2. La pertinence des entretiens 3. La technique utilisée pour les prises de notes

Vous vous demandez peut-être s’il faut-il réaliser cet audit en interne ou le confier à un consultant externe ? Un regard extérieur vous permettra de bénéficier des meilleures pratiques par l’apport d’expérience multisectorielle du consultant, de la veille continue sur le métier, la règlemen-tation et les outils des acteurs du marché.


Contact: Laura DELMAS

Tel: +33 (0)5 61 84 60 74Email: [email protected]

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