· Web viewTous comme UTILISATEUR_BIB, les filtres peuvent utiliser des variables (les mêmes). Exemple : Voici la bibliothèque locale TESTPHL5 : On souhaite qu’Adrien ne puisse

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NOVAXELADMINISTRER SON ESPACE CLOUD


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Sommaire

1. Enregistrer sa base dans le module d’administration....................................................................32. Personnaliser l’accès au sous domaine..........................................................................................53. Personnalisation de l’accès à la bibliothèque..............................................................................104. Gestion des utilisateurs...............................................................................................................12

4.1. Suppression de l’utilisateur par défaut (si nécessaire).........................................................124.2. Création d’un groupe d’utilisateurs......................................................................................144.3. Création d’un utilisateur.......................................................................................................16

5. Les différents paramètres d’administration.................................................................................236. Les macros...................................................................................................................................297. Les profils et les groupes d’utilisateurs........................................................................................30

7.1. Création de profils................................................................................................................337.1.1. profil de sous domaine.................................................................................................347.1.2. Profil utilisateur............................................................................................................397.1.3. Profil pour le groupe.....................................................................................................407.1.4. Intérêt du profil............................................................................................................407.1.5. Visibilité des profils.......................................................................................................427.1.6. Paramètres à ce niveau.................................................................................................43

8. Le partage....................................................................................................................................459. Monitoring...................................................................................................................................4910. ANNEXE : les paramètres en détail...........................................................................................51

10.1. Section Connexion............................................................................................................5110.2. Section Droits...................................................................................................................5510.3. Section Event....................................................................................................................6210.4. Section Interface...............................................................................................................6210.5. Maîtriser la dépose de documents...................................................................................64

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1. Enregistrer sa base dans le module d’administration

Dans le menu démarrer, cliquez sur Tous les programmes / Novaxel / Novaxel Cloud.

Cela ouvre le programme d’administration de votre sous domaine Cloud.

Commençons par enregistrer le sous domaine dans la première colonne.

Pour cela, faire un clic droit dessus et choisir Ajouter :

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Le nom du serveur est un champ libre.

L’identifiant et le mot de passe sont ceux qui vous ont été communiqués par mail.

L’adresse du serveur est cloudnovaxel.fr

Il faut également cocher les cases Protocol HTTPS Validation des certificats

On cochera se souvenir de moi si l’on veut éviter de ressaisir à chaque utilisation le login et le mot de passe.

On n’oubliera pas de cliquer sur Sauver.

A présent, quand on double clique sur le nom donné au sous domaine, l’écran suivant s’affiche :

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2. Personnaliser l’accès au sous domaine.

Double cliquons maintenant sur la deuxième colonne « Sous domaines »

Il est possible ici de changer tant le sous domaine que le login. Nous vous conseillons toutefois de mettre la même valeur pour le login et le sous domaine .

Qu’est ce que le sous domaine : c’est ce qui indique votre URL sur le Cloud.

Celle-ci est de la forme : https://www.cloudnovaxel.fr/domaine/sous-domaine

Dans cet exemple, on aura https://www.cloudnovaxel.fr/domaine/TESTPHL5

Le login est ce qui sert à vous identifier pour l’administration du sous domaine. On le retrouve :

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https://www.cloudnovaxel.fr/domaine/TESTPHL5

https://www.cloudnovaxel.fr/domaine/sous-domaine


Dans les paramètres du compte novaxel :

Ainsi que dans le module d’administration du Cloud :

Ainsi, si l’on modifie le login, on ne manquera pas de le modifier également dans ces 2 fenêtres.

Le nom est donné à titre indicatif ; il peut s’agir par exemple du prénom.nom de la personne physique (pour un cloud Family) ou de la raison sociale de la société.

Dans la majorité des cas, on choisira :

SOUS-DOMAINE = LOGIN

Il est temps à présent de changer de mot de passe.

Pour cela, on clique sur « définir le mot de passe » de la fenêtre du sous-domaine.

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Un mot de passe par défaut vous a été attribué à la création de votre espace Cloud.

Dans notre cas, il s’agit de : TESTPHL5241213

Nous voulons le modifier par PHL par exemple.

On saisit : Ancien mot de passe : TESTPHL5241213 Nouveau mot de passe : PHL Confirmez : PHL

Puis cliquer sur OK.

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Le mot de passe d’accès au sous domaine est maintenant modifié. Cette modification a été automatiquement reportée dans la première colonne du module d’administration.

Reste à présent à le reporter dans novaxel.

Et cliquer sur « Se connecter ».

Il nous reste à présent à saisir la fiche contact du propriétaire du sous-domaine.

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On vérifiera le nom, le prénom, le genre et surtout le mail du propriétaire. On pourra indiquer si le contact est Administratif, Commercial ou Technique.

Penser à sauver la fiche.

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3. Personnalisation de l’accès à la bibliothèque

Passons maintenant à la bibliothèque : c’est la troisième colonne de l’écran du programme d’administration du Cloud.

On double clique sur le nom de la bibliothèque, ici TESTPHL5.

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Nous nous intéresserons à 2 informations : « Suivi par » doit être renseigné (fiche contact du sous-domaine) Pour les synchronisations, choisir dans quel cas un mail sera envoyé au contact

o Pour toutes les synchronisationso Si la synchronisation à échouéeo Non

Dans un premier temps, on préfèrera être averti pour toutes les synchronisations. Une fois rassuré, on choisira uniquement si la synchronisation a échouée.

Penser à sauver.

Nous allons voir à présent comment créer des utilisateurs sur le Cloud.

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4. Gestion des utilisateurs

Cocher la case : Voir les utilisateurs

4.1. Suppression de l’utilisateur par défaut (si nécessaire)

En fonction de la procédure qui a été utilisée pour créer le sous-domaine, un utilisateur par défaut peut avoir été créé. Il porte le nom du sous-domaine.

Nous allons commencer par le supprimer. Pour cela, nous cliquons en haut sur « Utilisateurs et Profils ».

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On clique Sur TESTPHL5 et on le supprime.

On confirmera la suppression de cet utilisateur.

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4.2. Création d’un groupe d’utilisateurs

Un groupe permet d’optimiser la gestion des utilisateurs en permettant de définir des règles de gestion communes à un ensemble d’utilisateurs.

Cliquer sur l’écran principal du module d’administration du Cloud sur « utilisateurs et profils »

Dans la colonne Groupes, cliquer sur le +.

Une fenêtre s’ouvre :

A noter : nous ne nous préoccuperons pour le moment que des groupes de droits.

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Saisir le nom et cliquer sur Sauver.

Cliquer sur la case à cocher « TESTPHL5 » pour affecter cette bibliothèque à ce groupe.

Sauver.

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4.3. Création d’un utilisateur

Cliquer sur le + dans la colonne « utilisateurs »

Saisir l’identifiant et sauver.

Affecter l’utilisateur « adien.lanvin » au groupe « ENFANTS ».

Cliquons à présent sur le bouton « Définir le mot de passe ».

On saisit le mot de passe et on le confirme.

A ce stade, l’utilisateur ne peut pas encore se connecter sur la base.

Il nous faut préciser avec quel identifiant local (client novaxel SQL) l’utilisateur Cloud va se connecter à la bibliothèque sur le Cloud.

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Nous allons exceptionnellement le faire au niveau utilisateur. Nous verrons par la suite qu’il vaut mieux le faire dans un profil associé en général à un groupe.

Pour dire avec quel utilisateur local il va se connecter à la bibliothèque, on va ajouter « UTILISATEUR_BIB » aux paramètres de l’utilisateur, à partir de la colonne des paramètres disponibles, avec le bouton « flèche gauche »

On double clique à présent sur le paramètre « UTILISATEUR_BIB » dans la colonne « Paramètres de l’utilisateur » afin de le valoriser :

La valeur devra être obligatoirement un utilisateur local de novaxel.

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Dans la cas présent, on associe l’utilisateur adrien.lanvin du Cloud à l’utilisateur local ADRIEN.

On n’hésitera pas à faire des copier coller pour s’affranchir des fautes de frappe.

La bibliothèque TESTPHL5 ayant été cochée pour le groupe, adrien.lanvin a le droit d’y accéder.

Il faut à présent saisir un mot de passe pour adrien.lanvin

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On peut tester tout de suit l’utilisation de cet utilisateur en allant à l’URL : https://www.cloudnovaxel.fr/domaine/TESTPHL5

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https://www.cloudnovaxel.fr/domaine/TESTPHL5


Intéressons nous à la case à cocher « Géré par le groupe ».

Si cette case est cochée, on ne voit pas l’utilisateur dans l’écran :

Il est impératif de cocher cette case quand on a de gros volumes d’utilisateurs à traiter

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La fiche CONTACT

Quand on crée un utilisateur, il faut pensez à remplir sa fiche Contact

Cette fiche contact est visible depuis le web via l’icône :

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Nous verrons plus tard comment exploiter ces champs.

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5. Les différents paramètres d’administration

Section Nom de paramètre Valeur par défaut Explication

CONNEXION

paramètres appliqués à la connexion à une bibliothèque GED

UTILISATEUR_BIB "" identifiant utilisé pour la connexion à la bibliothèque

Z1 "" filtre indexé appliqué sur la 1ère colonne

Z2 "" filtre indexé appliqué sur la 2ème colonne




Z6 “” filtre indexé appliqué sur la 6ème colonne

FORCER_MOT_DE_PASSE VRAI Forcer l''utilisation de mot de passe pour la connexion des Propriétaires/utilisateurs GED

COLONNES_MASQUEES 0Nombre de colonnes masquées en partant de la première

BLOQUER_PARTAGE FAUX Interdit les fonctionnalités de partage empêche les liens de partage déjà créés de fonctionner (au niveau où ce paramètre est défini : owner, geduser, bib, ...)



DROITS droits affectés à un utilisateur du domaine sur une bibliothèque GED

AJOUTER FAUX ajouter des items de classement, des dossiers

AJOUTER_DOCUMENT FAUX Permet d’ajouter des documents si TLIBRARY.ACCESS_MODE=2 (ne concerne pas le Cloud)

MODIFIER FAUX modifier des items de classement, des dossiers ou des documents

SUPPRIMER FAUX supprimer logiquement des items de classement, des dossiers ou des documents

PURGER FAUX Supprimer définitivement des items de classement, des dossiers ou des documents

CONSULTER VRAI Consulter des items de classement, des dossiers ou des documents

TELECHARGER VRAI Permet d’inhiber le téléchargement des documents originaux bureautique et messages-> l’utilisateur ne voit que l’aperçu vignette et l’aperçu pdf du document

APERCU_PDF VRAI permet d’inhiber le téléchargement de l’aperçu pdf

EDITER FAUX Permet d’éditer un dossier avec le plugins/viewer

ADMINISTRER FAUX Effectuer des opérations d’administration (à préciser)

COLONNES_LECTURE_SEULE “NNNNN” interdire la modification de certaines colonnes

PANIERES_WEB FAUX Gestion des panières web standard

PANIERES_WEB_DOSSIER FAUX Compte pouvant gérer des panières web DOSSIER

DEPOT_ACTIF_PAR_DEFAUT VRAI indique si par défaut la fonction Panière est active pour un dossier qui n’a pas la métadonnée «cloud/Dépose de document» renseignée

RECHERCHER VRAI Disposer de la fonction de Recherche

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INFOS_UTILISATEUR FAUX Les informations utilisateur peuvent être affichées/modifiées

PARTAGE_DOCUMENT FAUX Permet de définir un raccourci internet sur un document uniquement

PARTAGE FAUXPermet de créer des partages (liens d'accès WEB) sur l’arborescence. Et à terme jusqu’au document

GROUPE_PARTAGE ‘’Définit le groupe d’utilisateurs pour faire des partages si il est vide l’utilisateur ne peut pas faire de partages. Un utilisateur ne peut pas partager avecson compte, sauf si il est lui même dans le groupe défini pour les partages.

AFFICHER_NOTE FAUX Permet d’afficher les notes

CHANGER_MOT_DE_PASSE VRAI Permet de modifier le mot de passe d''un utilisateur

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INTERFACE Paramètres à appliquer AVANT login + connect (récupéré sans cryptage dès l’accès au sous-domaine)

FOND “”- Nom d’une image de fond à appliquer dès l’accès au sous-domaine - Ou couleur de fond de la forme #AAF8FCpour le moment si une image de fond est chargée elle est prioritaire sur la couleur de fond

FOND_POSITION 0

0: centré //Par défaut1:en haut à gauche2: en haut à droite3:en bas à gauche4:en bas à droite

FOND_ETIRER TRUE Image de fond étirée

TITRE_COLONNE1-->7 “” Titre des colonnes

MOT_DE_PASSE_OUBLIE VRAI Sur la mire de login, lien pour gérer l’oublie de mot de passe

NE_PAS_SE_SOUVENIR_DE_MOI FAUX Pour cacher la case du libellé “Se souvenir de moi” et ne rien mémoriser.N’est fonctionnel que si on accède avec une url contenant le nom du sous-domaine.

BARRE_OUTILS 0Pouvoir cacher complètement la barre d’outils (dans une iframe par exemple)0:on voit tout1:on cache les boutons (sauf les boutons de téléchargement / edition)2:on cache toute la barre

LICENCE TYPE “” type de compte : choix possible (FAMILY,NOVAXEL,VISIATIV,PRO,DEMO..)

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MAX_CONNEXIONS 0 0: pas de limitation

PANIERES_WEB FAUX Gestion des panières web standard (priorité sur DROITS/PANIERES_WEB)

PANIERES_WEB_DOSSIER FAUX Compte pouvant gérer des panières web DOSSIER (priorité sur DROITS/PANIERES_WEB_DOSSIER)

FULLTEXT FAUX indique si le compte utilise le fulltext

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EVENEMENTS NIVEAU_JOURNALISATION “” Combinaison de LOG_LEVEL pour les journalisations d’évènements

Attention, 0 signifie de ne rien journaliser ici...

Voir en ANNEXE pour le détail de ces paramètres

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6. Les macros

Elles sont issues de la fiche contact de l’utilisateur.

On dispose ainsi de %login%%name% %firstname%%PostCode%%city%%region%%country%%organization%%service%%identifier%

Grâce aux macros, on va pouvoir définir des règles de gestion commune à tous les utilisateurs d’un groupe.

Ces champs sont exploitables pour les filtres Z1 à Z6 et pour le droit UTILISATEUR_BIB.

On peut ainsi dire que pour un profil, tous les utilisateurs auront un filtre sur leur nom : Z1 = %name%.

Il est possible de combiner plusieurs de ces champs. Par exemple, UTILISATEUR_BIB = %firstname%.%name%.

Autre exemple : on veut que tous les utilisateurs du groupe « Consultation Web » ne voient que les armoires nommées selon leur nom et un matricule (MARTIN Jacques – 4587). Dans le profil « Consultation Web », nous allons ajouter le paramètre Z1 = %name %firstaname% -%identifier% .

Nous reviendrons sur l’intérêt de cette notion lorsque nous parlerons de profils.



7. Les profils et les groupes d’utilisateurs

Nous allons voir si dessous l’intérêt de factoriser des droits au niveau des profils. Nous verrons également comment ceux-ci sont indispensables pour la gestion de certains droits.

Les profils peuvent être utilisés :

Sur le sous domaine :

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Sur la bibliothèque :

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Sur l’utilisateur :

Sur le groupe d’utilisateurs

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7.1. Création de profils

Cliquer sur Utilisateurs et Profils

Cliquer sur l’onglet Profils

Positionnez-vous soit sur le Sous domaine, soit sur la bibliothèque, soit sur un utilisateur.

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7.1.1. profil de sous domaine

Dans ce premier exemple, on se positionnera sur le sous domaine. Créons notre nouveau profil.

Appelons-le « profil domaine » :

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Ce profil comme son nom l’indique a pour vocation d’être positionné au niveau du domaine.

4 champs sont intéressants à ce niveau là NIVEAU_JOURNALISATION MOT_DE_PASSE_OUBLIE NE_PAS_SE_SOUVENIR_DE_MOI FOND

Dans l’exemple, on positionnera NIVEAU_JOURNALISATION à 31 histoire que tous les éléments soient filtrés, on positionnera MOT_DE_PASSE_OUBLIE à 0 pour que l’utilisateur ne puisse pas demander la régénération d’un nouveau mot de passe, NE_PAS_SE_SOUVERNIR_DE_MOI à 1 histoire que l’utilisateur ne puisse pas cocher la case se souvenir de moi ; on choisira une couleur pour le fond.

On va maintenant positionner ce profil sur le sous domaine ; pour cela on clique sur le sous-domaine puis on sélectionne le profil.

On obtient ainsi pour tous les utilisateurs la mire d’accueil suivante :

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1.1.1.1. profil de bibliothèque

De la même manière que nous avons créé un profil pour un sous domaine, nous pouvons créer un profil pour une bibliothèque.

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Ce profil comme son nom l’indique a pour vocation à être positionné au niveau de la bibliothèque.

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7.1.2. Profil utilisateur

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Le profil Adrien ne peut être attribué qu’à l’utilisateur adrien.lanvin.

7.1.3. Profil pour le groupe

On positionnera ici un profil de type sous domaine.

On pourra ainsi assigner à tous les utilisateurs du groupe les mêmes droits.

7.1.4. Intérêt du profil

Le profil a 2 intérêts : il permet de gérer des droits à un endroit spécifique comme nous l’avons vu pour le profil domaine. Il permet également de factoriser des droits que l’on souhaite positionner par exemple sur plusieurs utilisateurs.

Créons par exemple un profil sous-domaine « Profil Enfants » : Pour tous les enfants on souhaite qu’ils bénéficient des droits suivants :

UTILISATEUR_BIB = %firstname% Z1 = %firstname% COLONNES_MAQUEES = 1 FORCER_MOT_DE_PASSE = 1 AFFICHER_NOTE = 1 PARTAGE_DOCUMENT = 1 PANIERES_WEB_DOSSIER = 1

On va donc mettre ces paramètres dans un profil que l’on affectera au groupe « Enfants »

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7.1.5. Visibilité des profils

1.1.1.2. Ecran Gestion du compte

Le profil par défaut du sous-domaine peut venir :- D’un des profils du sous-domaine

1.1.1.3. Ecran bibliothèque

Le profil par défaut de la bibliothèque peut venir :- D’un des profils du sous-domaine- D’un des profils propre à la bibliothèque

1.1.1.4. Ecran utilisateur

Le profil par défaut de l’utilisateur peut venir :- D’un des profils du sous-domaine- D’un des profils propre à cet utilisateur

Le profil spécifique pour les bibliothèques visibles par l’utilisateur peut venir :- D’un des profils du sous-domaine- D’un des profils propre à cet utilisateur- D’un des profils de la bibliothèque- D’un des profils propre à la liaison Bibliothèque-Utilisateur

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1.1.1.5. Ecran Groupe Utilisateur

Le profil par défaut du groupe peut venir :- D’un des profils du sous-domaine

Le profil spécifique pour les bibliothèques visibles par le groupe peut venir :- D’un des profils du sous-domaine- D’un des profils de la bibliothèque

7.1.6. Paramètres à ce niveau

Dans la mesure ou l’on utilise des profils de type bibliothèque, de type sous-domaine, de type groupe ou du type utilisateurs plus des droits propres à l’utilisateur, il devient parfois difficile de savoir de quel droit on hérite. Pour comprendre cela, on s’appuie sur un schéma obtenu en allant sur l’écran profils puis en cliquant sur l’utilisateur, onglet « Paramètres à ce niveau ».

On voit ainsi qu’adrien.lanvin hérite : Du NIVEAU_JOURNALISATION à 31 du profil du sous-domaine Du FOND du profil du sous-domaine Du MOT_DE_PASSE_OUBLIE du profil du sous-domaine De NE_PAS_SE_SOUVENIR_DE_MOI du profil du sous-domaine De COLONNES_MASQUEES = 1 du profil du groupe de droit De FORCER_MOT_DE_PASSE du profil du groupe de droit De UTILISATEUR_BIB= %firstname% du profil du groupe de droit

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DE Z1 = %firstname% du profil du groupe de droit D’AFFICHER_NOTE du profil du groupe de droit De LIEN du profil du groupe de droit De PANIERES_WEB_DOSSIER du groupe de droit

Voici dans quel ordre sont appliqués les paramètres :le niveau le plus grand étant prioritaire

1. Paramètres du sous domaine2. Profil du sous domaine3. Profil du groupe de droit (d’utilisateurs)4. Profil de l’utilisateur5. Paramètres de l’utilisateur6. Profil de la bibliothèque7. Profil de la relation Groupe et Bibliothèque8. Profil de la relation utilisateur Bibliothèque

Dans notre exemple, si l’utilisateur (Niveau 5) a un paramètre PANIERS_WEB_DOSSIER désactivé, cela est prioritaire par rapport aux paramètres du domaine (Niveau 1), donc l’utilisateur n’aura pas les panières web activées.

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8. Le partage

Il est désormais possible depuis le Cloud de partager des parties d’arborescence avec des utilisateurs externes, et ce, en toute sécurité.

Créons un groupe de partage et pour qu’il soit explicite, appelons-le PARTAGE.

Créons un utilisateur et AFFECTONS LUI ce groupe. Appelons-le utilisateur.partage.

Affectons-lui le moins de droit possible.

Cet utilisateur n’a pas vocation à se connecter au Cloud. Il va juste servir de « modèle » pour créer des partages.

Revenons sur le Cloud à l’utilisateur adrien.lanvin.

Adrien.lanvin hérite des droits du profil Enfants.

Dans ces droits, on a défini : GROUPE-PARTAGE = PARTAGE PARTAGE = 1

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GROUPE_PARTAGE défini le groupe d’utilisateurs ayant droit à partager des arborescences ou des documents. Ce groupe PARTAGE doit contenir au moins un utilisateur modèle.

PARTAGE = 1 permet de partager des arborescences

Si bien que si l’on se connecte à adrien.lanvin, on a la possibilité sur toute l’arborescence de faire un clic droit, Partager :

On a ainsi la fenêtre suivante qui s’ouvre :

Cette fenêtre permet de définir les paramètres du partage.

Durée de validité : Indéfinie 1 jour 1 semaine 1 mois

Visible à partir de cet Item ou afficher toutes les colonnes

Utilisateur : sur quel utilisateur du groupe PARTAGE on s’appuie

Authentification Oui ou Non

Si l’authentification est à Oui, le reste de la fenêtre se déverrouille :

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On a le champ Login à renseigner. Par défaut, PARTAGE est proposé. On peut le modifier. C’est avec ce login que l’utilisateur invité se signera pour accéder au partage

A ce login, on assigne un mot de passe que l’on confirme.

On peut à présent créer le lien puis le tester.

Dans notre exemple, LOGIN = PARTAGE, MOT DE PASSE = TOTO

Tester le lien va nous ouvrir la bibliothèque sous l’item sélectionné pour le partage.

En l’occurrence :

Si maintenant on teste l’URL générée dans un autre onglet, on aura :

Saisissons Utilisateur = PARTAGEMot de Passe = TOTO

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9. Monitoring

Sur l’écran principal, cliquer sur Monitoring :

Le premier onglet, sessions montre las connexions en cours sur la bibliothèque :

Le deuxième onglet, Pool de connexions est le nombre de connexions techniques sur la base de données.

Le troisième onglet Synchronisation montre les synchronisations sur les x derniers jours, en echec ou non.

Le dernier onglet, Evènements, trace les connexions à la bibliothèque.

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En fonction du niveau de journalisation qui a été mis en place, on peut tracer plus ou moins dans le détail les connexions à la bibliothèque.

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10. ANNEXE : les paramètres en détail

10.1. Section Connexion

BLOQUER_PARTAGE : par défaut à 0 : interdit les fonctionnalités de partage. Nous reviendrons plus tard sur cette notion (chapitre 7 sur les partages).

COLONNES_MASQUEES : indique le nombre de colonnes que l’on souhaite masquer. Nous reviendrons plus tard sur cette notion

FORCER_MOT_DE_PASSE : si on met cette valeur à 1, on oblige le user à bénéficier d’un mot de passe. Nous reviendrons sur cette notion quand nous parlerons de profils.

UTILISATEUR_BIB : identifiant local utilisé pour se connecter à la bibliothèque. On a vu plus haut que ce champ pouvait être saisi. On peut également utiliser des variables pour renseigner ce champ.

Ces variables sont presque toutes issues de la fiche contact. Il s’agit de :

Z1 : filtre la première colonne sur le nom commençant par le champ saisiZ2 filtre la deuxième colonne sur le nom commençant par le champ saisiZ3 filtre la troisième colonne sur le nom commençant par le champ saisiZ4 filtre la quatrième colonne sur le nom commençant par le champ saisiZ5 filtre la cinquième colonne sur le nom commençant par le champ saisiZ6 filtre la sixième colonne sur le nom commençant par le champ saisi

Tous comme UTILISATEUR_BIB, les filtres peuvent utiliser des variables (les mêmes).

Exemple :

Voici la bibliothèque locale TESTPHL5 :

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On souhaite qu’Adrien ne puisse voir que l’armoire « ADRIEN ».On crée donc l’utilisateur Cloud adrien.lanvin et on lui associe l’UTILISATEUR_BIB Adrien :

On associe à l’utilisateur adrien.lanvin le filtre Z1 = ADRIEN

Quand on se connecte au Cloud avec adrien.lanvin on voit :

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Adrien.lanvin ne voit que la colonne commençant par Adrien. Il ne voit pas Laetitia et les autres.

On aurait pu obtenir ce même résultat en mettant Z1= %login% ou Z1 = %firstname%.

On peut s’interroger maintenant sur l’intérêt de présenter la première colonne, puisqu’on n’y voit qu’ADRIEN.

On va donc masquer la première colonne :

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Dans COLONNES_MASQUEES, on indique le nombre de colonnes à masquer.

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10.2. Section Droits

ADMINISTRER : n’est pas utilisé actuellement.

AFFICHER_NOTE : par défaut à 0 ; les post it ne sont pas affichés sur le Cloud.

AJOUTER : par défaut à 0. Permet au user Cloud d’ajouter des items dans la Bibliothèque. Nous reviendrons plus tard sur cette notion.

AJOUTER_DOCUMENT : Réservé à Novaweb

APERCU_PDF : par défaut à 1. Permet d’inhiber la possibilité d’agrandir l’aperçu PDF. A utiliser conjointement avec « Télécharger »

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CHANGER_MOT_DE_PASSE : par défaut à 1. Autorise le user du cloud à changer son mot de passe ou non.

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COLONNES_LECTURE_SEULE : interdit la modification de certaines colonnes. N’est pas encore implémenté.

CONSULTER : n’est pas encore implémenté.

DEPOT_ACTIF_PAR_DEFAUT : par défaut à 1. A utiliser conjointement avec le paramètre PANIERE_WEB_DOSSIER. Un chapitre est consacré plus tard à ce paramètre. § 3.5.6

EDITER : par défaut à 0. Permet d’éditer un dossier par le Viewer novaxel. Lorsqu’on active cette option, un nouveau bouton apparaît sur le web.

En cliquant sur Editer le dossier, on télécharge un fichier .dnas qui s’ouvre avec le viewer novaxel. Il s’agit pour le moment d’une fonctionnalité anecdotique mais qui évoluera dans le courant de l’année.

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GROUPE_PARTAGE : Définit le groupe d’utilisateurs pour faire des partages s’il est vide l’utilisateur ne peut pas faire de partages. Voir chapitre 3.7 sur les partages.

INFOS_UTILISATEUR : par défaut à 1. Autorise l’affichage des données utilisateur.

PARTAGE_DOCUMENT : par défaut à 0. Permet de définir un raccourci internet sur un document. Pour ce faire, on fait un clic droit sur le document : partager

Cela provoque l’ouverture de la fenêtre :

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Durée de validité : Indéfinie 1 jour 1 semaine 1 mois

Authentification : Oui ou Non

Si authentification à Oui alors saisir Login et Mot de Passe puis créer le lien et le tester.

Cela permet de donner l’accès à un document de la bibliothèque à une personne ne bénéficiant ni de novaxel, ni du Cloud. Voir chapitre 3.7 sur les partages.

MODIFIER : permet de modifier des items de classement, des dossiers ou des documents. Nous reviendrons plus tard sur cette notion.

PANIERES_WEB : Pas actif avec le Cloud.

PANIERES_WEB_DOSSIER : permet de remonter un document du poste de travail vers le cloud.

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Ce document ne sera réintégré dans novaxel qu’après avoir cliqué sur :

Les boutons Réintégrer les documents et Lancer la synchronisation ne sont accessibles que depuis le serveur novaxel.

PARTAGE : par défaut à 1 ; permet de créer des partages sur l’arborescence. C.f chapitre 8

PURGER : n’est pas utilisé actuellement

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RECHERCHER : permet d’activer ou d’inhiber le bouton de recherche.

SUPPRIMER : permet de supprimer des items de classement, des dossiers ou des documents. Nous reviendrons plus tard sur cette notion.

TELECHARGER : permet d’inhiber le téléchargement des documents originaux bureautique et messages. L’utilisateur ne voit que l’aperçu vignette et l’aperçu PDF du document.

Ajouter, Modifier, Supprimer

Sur le cloud, la prise en compte de l’ajout d’un item dans l’arborescence n’est effective que si l’on upload un fichier dans ce nouvel item. A cette condition, l’arborescence créée redescendra dans novaxel client lourd par la fonction réintégration des documents.

Dans la même logique, les modifications d’arborescence ne seront prises en compte dans le client lourd que si l’item impacté contient un document uploadé. A cette condition, l’arborescence modifiée redescendra dans novaxel client lourd par la fonction réintégration des documents.

Enfin, toujours dans la même logique, on ne peut supprimer qu’une arborescence créée sur le cloud.

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10.3. Section Event

NIVEAU_JOURNALISATION : permet d’activer la journalisation des évènements.

0 = pas de log d'évènement (défaut)

1 = log des connexions

2 = log des mises à jour (Ajouts/Suppressions/modifications/...)

4=log des consultations dossiers = ouverture du dossier

8=log des consultations documents =téléchargement du document

16=log des consultations documents =visu de l'aperçu

31 pour tout

Si l’on veut log de connexion (1) et log des mises à jour (2), on positionne LOG_LEVEL à 3 (1+2).

10.4. Section Interface

FOND : Permet de choisir une image ou une couleur comme fond de page. La taille de l’image recommandée est de 1280x800, pour un poids de 200 ko maximum.

FOND_ETIRER : par défaut à 1 : l’image de fond est étirée.

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FOND_POSITION : 0: centré (Par défaut) 1:en haut à gauche 2: en haut à droite 3:en bas à gauche 4:en bas à droite

MOT_DE_PASSE_OUBLIE : par défaut à 0. Gère sur la mire de Login l’oubli de mot de passe.

NE_PAS_SE_SOUVENIR_DE_MOI : Par défaut à 0. Mettre à 1 pour cacher la case du libellé “Se souvenir de moi” et ne rien mémoriser.

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TITRE_COLONNE_1 : permet de renommer la colonne 1TITRE_COLONNE_2 : permet de renommer la colonne 2TITRE_COLONNE_3 : permet de renommer la colonne 3TITRE_COLONNE_4 : permet de renommer la colonne 4TITRE_COLONNE_5 : permet de renommer la colonne 5TITRE_COLONNE_6 : permet de renommer la colonne 6TITRE_COLONNE_7 : permet de renommer la colonne 7

10.5. Maîtriser la dépose de documents

Nous avons vu qu’à l’aide de la clé PANIERES_WEB_DOSSIER, on peut ouvrir la bibliothèque sur le cloud à la dépose de documents.

PANIERES_WEB_DOSSIER permet la dépose dans n’importe quel dossier de la base.

Or, bien souvent, on souhaite maîtriser les endroits de dépose.

Pour cela, on va se servir des « Métadonnées système » et de la clé DEPOT_ACTIF_PAR_DEFAUT.

Précisons l’armoire, le rayon, le classeur, l’intercalaire et le dossier dans lequel on souhaite autoriser la dépose : on autorisera la dépose quelque soit l’armoire le rayon, le classeur et l’intercalaire du moment que le dossier soit 2013 -2014.

Voyons maintenant les autres paramètres pouvant être associés à l’utilisateur Cloud :

Plutôt que mettre ce paramètre à la main sur chaque dossier, on pourra utiliser le script : META_maj_meta_arbo.snov

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On constate que sur tous les dossiers 2012 -2013 une métadonnée a été déposée :CLOUDDépose de documents : Oui

Lançons une synchronisation.

Retournons à présent dans le module d’administration du Cloud.

Si l’on ne touche à rien, la dépose de documents reste possible dans tous les dossiers. On va donc rajouter le droit DEPOT_ACTIF_PAR_DEFAUT à 0 pour l’utilisateur adrien.lanvin. Dès lors, la dépose de documents n’est possible pour cet utilisateur que dans les dossiers 2012 – 2013.

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Documents

· Web viewTous comme UTILISATEUR_BIB, les filtres peuvent utiliser des variables (les mêmes). Exemple : Voici la bibliothèque locale TESTPHL5 : On souhaite qu’Adrien ne puisse