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GESTION DU TEMPS COMPOSANTES & TYPOLOGIES QUELQUES CLES POUR COMPRENDRE… Dominique BECHU [email protected]

Gestion du temps

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Page 1: Gestion du temps

GESTION DU TEMPS

COMPOSANTES & TYPOLOGIES

QUELQUES CLES POUR COMPRENDRE…Q Q

Dominique [email protected]

Page 2: Gestion du temps

GERER OU PAS SON TEMPS?

Il est difficile de savoir de l’extérieur si les gens gèrent bien leur temps ou pas !p p

Seul l’individu lui même sait si il est débordé ou pas !p

C’est d’abord une attitude mentale… pas de recettes incantatoires (bonne connaissance de soi avant tout) !

La gestion s’apprend…Le temps se vit !

Mieux gérer (savoir faire) pour mieux vivre (savoir être) !

Page 3: Gestion du temps

NOTRE QUOTIDIEN ENTREPRENEURIAL

Page 4: Gestion du temps

NOTRE QUOTIDIEN ENTREPRENEURIAL

Page 5: Gestion du temps

DU MANAGEMENT STRATEGIQUE VERS L’ENTREPRENEURIAT : UNE QUESTION DE TEMPS ?

Page 6: Gestion du temps

POURQUOI?

3 Dimensions du Management (Cf. cours JF Stein)

DEVELOPPEMENT

RESULTATS PERSONNELRESULTATS PERSONNEL

Page 7: Gestion du temps

POURQUOI?

Etre en cohérence avec les rôles du Manageur tout simplement!du Manageur…tout simplement!

Planifier

O i Organiser

Animer TEMPS Animer

Déléguer

TEMPS Déléguer

Contrôler Contrôler

Page 8: Gestion du temps

POURQUOI?

Pour une meilleure utilisation !

Le consacrer à des tâches prioritaires entrant de façon certaine dans le champ des objectifs fixés. ç p j

Il est donc important de connaître en permanence l’emploi de son temps afin de savoir :

ce que l’on faitce que l on fait ce que l’on a à faire comment on le fait

Page 9: Gestion du temps

UNE QUESTION D’ETAT D’ESPRIT QUI COMMUNIQUE D’ELLE MEMEQU CO U QU

La volonté (moi Réalité) La volonté (moi Réalité)

La cohérence (les autres Image)( g )

L’énergie (la mise en moyen Positionnement)

Quels sont mes objectifs? Quelles sont mes priorités?

Suis-je cohérent avec moi-même et mes attentes vis-à-vis des autres?

Quel prix suis-je prêt à payer?

Page 10: Gestion du temps

THEORIE DE LA GESTION DE TEMPS

3 Composantes3 Composantes

Réaliser une Tâche : composante Organisation(économiser son énergie pour une meilleure gestion)

Atteindre un But : composante Action (intérêt et VA de la tâche)

Avec une Contrainte temporelle : composante Mesure(durée et délai que l’on accorde à l’Organisation et l’Action)

Gestion du temps = Organisation + Action + MesureGestion du temps Organisation Action Mesure

Page 11: Gestion du temps

THEORIE DE LA GESTION DE TEMPS

3 Composantes3 Composantes

Centré(e) sur la composante ORGANISATIONJ’organise mon travail de manière à essayer de gagner du temps dans« J’organise mon travail de manière à essayer de gagner du temps dans

toutes les tâches que j’ai à faire » « Je définis par avance, j’utilise toujours une méthode » « Je ne comprends pas les personnes qui semblent faire n’importe quoi à n’importe quel moment »n importe quoi à n importe quel moment »

Souci chronique du classement, préparation du travail, optimisation de l’environnement (ergonomie disposition des locaux facilitation des accès)l environnement (ergonomie, disposition des locaux, facilitation des accès), organisation des moyens (fiabilité des matériels), simplification et standardisation des procédures…

Vous êtes un stratège !

Page 12: Gestion du temps

THEORIE DE LA GESTION DE TEMPS

3 Composantes3 Composantes

Centré(e) sur la composante ACTIONJe ne suis pas perfectionniste Je préfère faire moins bien que d’y«Je ne suis pas perfectionniste » « Je préfère faire moins bien que d’y

passer trop de temps qui pourrait se révéler au final inutile » « Je définis des priorités » « Lorsque l’on me demande de faire quelque chose, je me demande toujours si cela vaut le coup » « J’évalue ou cherche endemande toujours si cela vaut le coup » « J évalue, ou cherche en permanence à évaluer, l’énergie qu’il me faudra pour aller au bout de ce j’ai à faire »

Evaluation des tâches et de leur valeur ajoutée, catégorisation, recherche permanente de sens et de réussite, priorisation…

V êt étitif !Vous êtes un compétitif !

Page 13: Gestion du temps

THEORIE DE LA GESTION DE TEMPS

3 Composantes3 Composantes

Centré(e) sur la composante MESUREJe ne supporte pas les gens qui ne sont pas à l’heure Je refuse sans« Je ne supporte pas les gens qui ne sont pas à l’heure » « Je refuse sans

honte ce que je sais ne pas pouvoir livrer à temps » « Je me donne toujours des marges de manœuvres » « Lorsqu’on me donne un travail, je planifie » « Je me méfie toujours des imprévus je les déteste d’ailleurs »« Je me méfie toujours des imprévus, je les déteste d ailleurs »

Analyse minutieuse des durées, planification permanente et rigoureuse du travail, respect acharné des dates…

Vous êtes un(e) « maniaque » de la montre !

Page 14: Gestion du temps

TYPOLOGIE DES MENTALITES

ExempleVous avez lancé une campagne d’incitation à vaccination Piro. Vos ASV ont programmé pour vous des RDV sur 2 semaines

p

programmé pour vous des RDV sur 2 semaines.

Au final, vous êtes arrivé à gérer vos consultations hebdo classiques + les 20 consults vaccins Piro (en sus) durant 5 semaines consécutives.

Bravo !

Mais avez-vous été jusqu’au bout bon gestionnaire du temps?

Vous vous êtes centré(e) sur ….

- La composante Action (stratégie de réussite + 20 hebdo) ainsi que sur la t T ( à l ê h l ti f lcomposante Temps (commencer à la même heure le matin, ne pas fermer plus

tard)

- Mais vous auriez peut être pu optimiser encore + en y ajoutant la composante p p p y j pOrganisation (1 min de + pour (re)-sensibilisation sur l’utilité d’utilisation d’1 APE)

Page 15: Gestion du temps

MONTRE OU BOUSSOLE?

La montre : gestion temporelle de notre vie(nos engagements, nos RDV, nos échéances, nos objectifs, nos activités…) ( g g j ) le kronos (temps chronologique – linéaire et séquentiel)

La boussole : orientation personnelle de notre vie La boussole : orientation personnelle de notre vie(nos valeurs, nos principes, notre conscience, nos missions, notre plaisir…)

le kairos (temps opportun, temps de qualité – exponentiel et existentiel)existentiel)

Décalage montre/boussole : inconfort, souffrance, dilemme, l bilitéculpabilité….

Page 16: Gestion du temps

QUELQUES QUESTIONS REVELATRICES?C S

Suis-je :• compétent, prévoyant, productif, organisé, efficace ou efficient, rationnel…?Test d’efficacité

Suis-je :• en accord avec mes valeurs, accompli (tranquillité d’esprit), adaptable, à l’écoute… ?Test de Hobbs & Berne (l’épitaphe)

Ai-je l’impression :• d’avoir fait ce qu’il convient de faire, pris du plaisir à le faire, accompli des choses qui en vaillent vraiment la peine….?

S’observer soi-même, droit dans les yeux !

Page 17: Gestion du temps

Les 3 usages d’une bonne gestion du tempsd u e bo e gest o du te ps

(Diagramme de Venn)

Ce qu’on

BONNE GESTION DU TEMPS

me demande

de faire

(ordres)

=

CONVERGENCE DE 3 ENERGIES

(ordres)

Ce que

- recentrage des pulsions profondes,

- orientation des

Ce qu’il

est important

Ce que

j’aime et/ou ai

envie

d f i

priorités,

- respect des missions confiées

de faire

(intérêt supérieur de la structure)

de faire

(pulsions, réponse à mon « moi »)

=

EQUIPE PERFORMANTE

Page 18: Gestion du temps

Les 3 usages d’une bonne gestion du temps

L’IMPORTANT :

d u e bo e gest o du te ps(Diagramme de Venn)

L’IMPORTANT :

GAGNER EN COHERENCEG G CO C

Ce que je fais fait-il avancer mes besoins (mes envies)?

Cela respecte t il ce pour quoi je suis payé (le demandé)? Cela respecte-t-il ce pour quoi je suis payé (le demandé)?

Est-ce important et à forte valeur ajoutée (l’utilité)?

L t ’ t d l’ t i ’ t d l i i i !Le temps c’est de l’argent…mais c’est du plaisir aussi !

Page 19: Gestion du temps

GESTION DU TEMPS : UN ESPACE A DEUX DIMENSIONS

EFFICACITE / PLAISIR

U S C U S O S

ACTIVISTE / PASSIF

ACTIVISTEStructuré d’avantage par son rythme que par ses objectifsStructuré d avantage par son rythme que par ses objectifs

Cherche toujours à en faire plus, plus vite

Manque de sensibilité et de sens stratégique globalManque de sensibilité et de sens stratégique global

Effets pervers :p

Agitation, Violence…

Page 20: Gestion du temps

GAGNER EN COHERENCE

EFFICACITE / PLAISIR

ACTIVISTE / PASSIF

PASSIFPeu structuré voire déstructuréPeu structuré, voire déstructuré

Peut être très influençable

Fonctionne souvent à l’hypersensibilitéFonctionne souvent à l hypersensibilité

Effets pervers :p

Irresponsabilité, Régression…

Page 21: Gestion du temps

MIEUX GERER SON TEMPS !

Contorsionnistes ou équilibristes de mon emploi du temps?

A é i d d i i Acquérir des grands principes

Exploiter des supports, des astuces p pp ,

Et surtout, prendre conscience de soi(et aussi des autres!)(et aussi des autres!)

Et vous…où en êtes vous ?Et vous…où en êtes vous ?

Page 22: Gestion du temps

UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI

Pourquoi?

La base de la confiance que nous avons de nous-mêmes et que nous inspirons aux autres…c’est notre cohérence intérieurep

Elle conditionne notre volonté de prendre et tenir nos engagementsengagements

Elle détermine notre capacité personnelle à commander efficacementefficacement

Elle impacte irrémédiablement sur la manière de gérer notre t t l i d t !temps…et celui des autres!

Elle suppose la réponse à des questions difficiles car personnelles

Page 23: Gestion du temps

UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI

Questions?

Quelles sont mes valeurs fondamentales?

Quels sont mes objectifs profonds?

Mes drivers intérieurs peuvent-ils m’aider ou me freiner?

Quel est mon socio-style émotionnel? Q y

Quel scenario de vie ai-je?

Quel prix suis-je prêt à payer?

Plutôt que de les nier, prenez en compte vos insatisfactions !

Page 24: Gestion du temps

UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI

Questions?

Quelles sont mes valeurs fondamentales?

Quels sont mes objectifs profonds?

Mes drivers intérieurs peuvent-ils m’aider ou me freiner?

Quel est mon socio-style émotionnel? Q y

Quel scenario de vie ai-je?

Quel prix suis-je prêt à payer?

Page 25: Gestion du temps

DECOUVRIR SES OBJECTIFS

M l f d t l / M bj tif f d ?Mes valeurs fondamentales / Mes objectifs profonds? Test de Winston (démarche créative)

Prendre 3 minutes pour noter par écrit mes objectifs profonds Prendre 3 minutes pour noter par écrit mes objectifs profondsVie professionnelle / Vie familiale / L’ensemble de ma vie

Prendre 3 minutes pour noter par écrit les valeurs qui vont avec p p q(privilégier le quantitatif au qualitatif)(santé, temps libre, amitiés, richesse, apprendre, faire apprendre…)

Prendre 3 minutes pour choisir dans sa liste les 3 valeurs les plus Prendre 3 minutes pour choisir dans sa liste les 3 valeurs les plusimportantes

Comparer mes objectifs à mes valeurs !

V ê i i t d t il à l ?« Vos rêves inconscients correspondent-ils à vos valeurs? »

Page 26: Gestion du temps

DEFINIR SES PRIORITES

Mes objectifs profonds?

OBJECTIFS D’ORDREOBJECTIFS D ORDRE

Professionnel Familial De vie (et personnel)

Long terme(quand je serais vieux)

---

---

---

Moyen terme(quand j’aurais 50 ans)

---

---

---

Court terme(si je disparaissais demain)

---

---

---

Page 27: Gestion du temps

UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI

Mes objectifs profonds?j p

OBJECTIFS D’ORDRE

Professionnel Familial De vie (et personnel)

Le plus important… 1. 1. 1.

Puis 2 2 2Puis… 2. 2. 2.

Finalement… 3. 3. 3.

Page 28: Gestion du temps

L’EQUILIBRE DES OBJECTIFS

3 sortes d’objectifs

Le but : objectif destiné à être atteint et conservé, i t (1)maintenu (1)

L’étape : objectif destiné à être atteint et dépassé (2) L’étape : objectif destiné à être atteint et dépassé (2)

La valeur : objectif que l’on vise sans prétendre La valeur : objectif que l on vise sans prétendre l’atteindre et qui sert de guide dans l’action (3)

Page 29: Gestion du temps

UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI

Questions?

Quelles sont mes valeurs fondamentales?

Quels sont mes objectifs profonds?

Mes drivers intérieurs peuvent-ils m’aider ou me freiner?

Quel est mon socio-style émotionnel? Q y

Quel scenario de vie ai-je?

Quel prix suis-je prêt à payer?

Page 30: Gestion du temps

UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI

Les injonctions parentales (ou TP1)Les drivers intérieurs

En situation de stress, je réagis automatiquement et inconsciemment à mes drivers intérieurs (« petites voix ») => empreintes de mon passé, fruits des injonctions parentales

Le « Fais vite » - se bat contre la montre. Le stress le dope. Il aime faire plusieurs choses à la fois. Il s’y prend souvent à la dernière minute pour faire les choses. Le « Fais plaisir » - ne sait pas dire non. Il fonctionne sans priorité sinon celle d’être aimé, apprécié pour ce qu’il fait. S’impose souvent des engagements chronophages au détriment d’activités fondamentales Le « Fais des efforts » - pense que tout ne peut être que dur et difficile. A souvent

êt à l h t L l ti l + id t ffi l i f t Il ipeur ne pas être à la hauteur. Les solutions les + rapides et efficaces lui font peur. Il aime rassembler en permanence idées et informations. Se donner du mal, peu dormir, pour sentir qu’il existe.Le « Sois fort » a l’impression qu’il doit se débrouiller seul Il a du mal àLe « Sois fort » - a l impression qu il doit se débrouiller seul. Il a du mal à exprimer ce qu’il ressent et se coupe des sentiments. Il n’a besoin de personne. Il a une grande discipline intérieure, il serre les dents. Il ne délègue pas. Le « Sois parfait » a envie de tout savoir de tout contrôler Il veut être le Le « Sois parfait » - a envie de tout savoir, de tout contrôler. Il veut être le meilleur, jusque dans le moindre détail. Il fignole sans se limiter. Il est souvent en retard

Page 31: Gestion du temps

UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI

Questions?

Quelles sont mes valeurs fondamentales?

Quels sont mes objectifs profonds?

Mes drivers intérieurs peuvent-ils m’aider ou me freiner?

Quel est mon socio-style émotionnel? Q y

Quel scenario de vie ai-je?

Quel prix suis-je prêt à payer?

Page 32: Gestion du temps

UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI

Analyse Transactionnelle de Berne (AT)

1 - Parent NORMATIFRappelle les règles

2 - Parent NOURRICIERAide encourage

PARENT

Rappelle les règlesDirigeImpose« C’est comme ça »

Aide, encouragePrend soinPrend en charge« Ma/Mon pauvre… »

Ici et maintenantNe treNeutreAnalyse et cherche des solutions« La marge 2011 est de 26,3 % »

3 - ADULTE

ENFANT

4 - Enfant LIBREExprime spontanément ses émotionsCréatif

5 - Enfant SOUMISS’adapte aux besoins des autresS’effaceCréatif

« Géniale, ma radio ! »S efface« Oui, monsieur, je le ferai »

Page 33: Gestion du temps

Parent normatifImpose, dirige, décide ce qui est bon MaisLaisse peu de place à la discussion, irritable (organise le temps des autres sur son propre modèle)

Parent nourricierComprend, aide, accueil, sympathiseMaisN it di id l é t t (d tParent nourricier Ne sait pas dire non, aide malgré tout (donne son temps aux autres parfois à son détriment)

AdulteL’ordinateur qui expérimente, évalue, progresse, échangeMaisAdulte MaisEst froid, distant

Enfant libreCréatif, imaginatif, surprenantMaisEnfant libre MaisInstable, inconstant, hypersensible (procrastine volontiers)

fGentil, effacé, modéré, acceptantMaisEnfant soumis MaisPlaintif, en retrait, écrasé (a souvent besoin qu’on lui organise son temps)

Page 34: Gestion du temps

UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI

Questions?

Quelles sont mes valeurs fondamentales?

Quels sont mes objectifs profonds?

Mes drivers intérieurs peuvent-ils m’aider ou me freiner?

Quel est mon socio-style émotionnel? Q y

Quel scenario de vie ai-je?

Quel prix suis-je prêt à payer?

Page 35: Gestion du temps

UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI

Mes scenarii de vie Théorie organisationnelle de Berne (TOB)

scénario "jamais" : la personne n'atteint jamais ce qu'elle désire scénario "toujours" : la personne s'emploie à faire toujours la même chosechosescénario "jusqu'à" ou "avant" : la personne s'emploie atteindre un but pour ensuite goûter sa récompense (motivé final)scénario "après" : scénario opposé au précédent, la personne peut apprécier sa vie jusqu'à un certain but atteint (motivé instrumental)scénario "presque" : la personne a presque atteint son but presquescénario presque : la personne a presque atteint son but, presque profité et ne finit passcénario "sans conclusion" : la personne prévoit son travail jusqu'à un certain moment, ensuite elle n'a pas de but

Page 36: Gestion du temps

UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI

Et aussi …les rythmes personnelsà l’échelle nycthéméraleà l’échelle nycthémérale

Individu 1 Individu 2Productivité

0 6 12 18 24 heuresheures

Page 37: Gestion du temps

UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI

Et aussi … les rythmes personnelssur la durée d’une tâche

Productivité

sur la durée d’une tâche

mn0 90 180 mn0 90 180

Accepter que le temps efficace n’est pas le temps passé !

P à dé l ti lPenser à décomposer les actions longues

en tâches de plus courtes durée…

Page 38: Gestion du temps

UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI

Questions?

Quelles sont mes valeurs fondamentales?

Quels sont mes objectifs profonds?

Mes drivers intérieurs peuvent-ils m’aider ou me freiner?

Quel est mon socio-style émotionnel? Q y

Quel scenario de vie ai-je?

Quel prix suis-je prêt à payer?

Page 39: Gestion du temps

LE COÛT DU CHANGEMENT

Passer du statut de Héros à celui de StratègePasser du statut de Héros à celui de Stratège

Les 5 questions à se poser avant d'entreprendre un changement

1 Le changement à entreprendre correspond-il à un de mes objectifs profond?

2 Quels en seront les effets? Le jeu en vaut-il la chandelle?

3 Est-ce le bon moment?

4 Ai je la marge de manœuvre nécessaire?4 Ai-je la marge de manœuvre nécessaire?

5 Quand en ferai-je le bilan?

AB

Page 40: Gestion du temps

ACQUERIR DES PRINCIPESMATRICE DE GESTION DU TEMPS

ImportantImportant

ctifs

)

1 3

e au

x ob

jec

éche

lle li

ée

65 à 80% 20 à 25%

Urgent(échelle liée au temps)(é

24

… 1% 15%

Page 41: Gestion du temps

ACQUERIR DES PRINCIPESMATRICE DE GESTION DU TEMPS

ImportantImportant

ectif

s)

L’urgence médicale

Problèmes pressants (le client

Définition et étude de nouveaux projets structurants

Préparer le budget

1 3

ée a

ux o

bje pressants (le client

très irrité)

Projets, réunions, préparations avec

Préparer le budget de la clinique

Planification (fixer des objectifs à mes

l ié é i

(échelle liée au temps)(éch

elle

lié dates limites

Un accident humain ou matériel

salariés par écrit, préparer des entretiens)

Faire une formationUrgent(échelle liée au temps)(

Coup de fil Mme Matou pendant une

Faire une formation

Futilités

C i il

24

Matou pendant une consultation

Certains courriers, rapports, compte-

d

Courriers et mails superflus

Certains coups de tél rendustél

Echappatoires (internet)

Page 42: Gestion du temps

Où nous situons-nous souvent?

IMPORTANT++

URGENT=

SOUVENT SOUVENT NOTRENOTRE

PRIORITE « Hold these. I have to go back for my wife »

Page 43: Gestion du temps

1. L’URGENT IMPORTANT

DANGER & REVERS L’ACCOUTUMANCE

1. Crée une sensation sécurisante du « je suis indispensable »2 Devient la préoccupation première et absorbe toute l’attention2. Devient la préoccupation première et absorbe toute l attention3. Supprime temporairement la souffrance et d’autres sensations

négatives4. Fournit un sentiment artificiel de pouvoir, de maîtrise,

d’accomplissement5. Mais accroît, à terme, les dysfonctionnements 6. Aggrave les problèmes et cause la perte de relations

Ignorer ce cadre, c’est s’enterrer vivant! Mais ne pas apprendre à temporiserIgnorer ce cadre, c est s enterrer vivant! Mais ne pas apprendre à temporiser ou négliger de prendre des mesures de prévention, c’est se retrouver en

situation d’urgence permanente !

Page 44: Gestion du temps

2 L’URGENT PAS IMPORTANT2. L’URGENT PAS IMPORTANT

L’ILLUSION

1. Agitation de l’urgence crée un faux semblant d’importance

2. Les activités entreprises dans ce cadre profitent plus souvent à autrui qu’à vous même

3. Il profite aux priorités, aux attentes, aux objectifs des autres…pas aux vôtres!

Ce sont souvent les coups de téléphone, les réunions et visites inopinées…

Page 45: Gestion du temps

3. L’IMPORTANT PAS URGENT

LA QUALITE

1. Meilleure communication avec les autres

2. Meilleure préparation

3 Meilleure planification et organisation3. Meilleure planification et organisation

4. Aptitude à saisir de nouvelles occasions

5. Développement et renforcement personnel

6. Aptitude à mieux prendre soin de soi-même

Page 46: Gestion du temps

4. PAS URGENT PAS IMPORTANT

DIRE « NON » ET/OU DELEGUER

1. « Non » n’est pas un « Oui mais » !

2. Proposer une solution alternative

3. Favoriser la délégation

C ît C t iConnaître ses limites

Construire un réseau de

compétences autour de soi

Page 47: Gestion du temps

Comment faire du cadre 3 sa priorité?En faisant des choix!

Je ne me précipite pas dans l’action (je réfléchis, j’épure) Mes priorités répondent à mes objectifs J t t t b é i Je note et ne compte pas sur ma « bonne » mémoire Je catégorise donc toutes mes tâches en UI (1), uI (2), Ui (3)

et ui (4). Je peux les noter pour m’aider dans un mémoplan!( ) p p p J’évalue le temps à y passer en prenant des marges Je considère mes temps forts et mes temps faibles Je m’alloue des pauses (des moments de plaisir) Je m’autoforme (je me connais, je prends en compte mes drivers

internes et mes scenarii, je m’exerce encore et encore…et jeinternes et mes scenarii, je m exerce encore et encore…et je m’améliore progressivement)

Ce qui est important donne de la valeur ajoutéeCe qui est important donne de la valeur ajoutée (que se passerait-il si je ne le faisais pas?)

Page 48: Gestion du temps

ACQUERIR DES PRINCIPES

Les 4 règles d’Or

1 Je planifie

es èg es d O

1. Je planifie2. Je m’organise3. Je fais ou fais faire ce qui est important sans

procrastiner (si je délègue, je définis clairement l’objectif, le p ( j g , j j ,délai, le résultat à obtenir, le contrôle final ou intermédiaire)

4. Je contrôle

Se concentrer sur l’essentiel, c’est aussi gérer les imprévusSe concentrer sur l essentiel, c est aussi gérer les imprévus

Se concentrer sur l’essentiel, c’est déléguer tout ce qui peut l’être

Page 49: Gestion du temps

LES OUTILS

Dans ma salle de consultations et sur mon bureau

Je contrôle ou fais contrôler le filtrage (entrées, sorties…)

J’améliore la disposition, l’ergonomie

Je débarrasse tout ce qui n’est pas lié à ce que je fais (ou le classe à part)

J’ i d i j t J’ai un dossier par projet

Je dispose de plusieurs bacs de rangement (à faire maintenant, ensuite à classer à lire à transmettre en attente ) ou (UI uI Uiensuite, à classer, à lire, à transmettre, en attente…) ou (UI, uI, Ui, ui)

Je garde à portée de main les outils nécessaires à mon travail (y g p (ycompris les petites fournitures)

Page 50: Gestion du temps

LES OUTILS

Avec mes ASV

Je communique clairement ce que j’attends d’elle(s)

Elle a le même rangement que moi

Nous avons un système de planification de notre travail en commun ainsi qu’un système de priorités. Elle connaît mes objectifs ! Je les ai écrit et transmis en les expliquant.

Elle note l’objet du RDV et évalue le temps nécessaire (sur un référentiel établi en commun). Elle prévoit des marges entre les RDV.

Je la présente comme mon Assistante à part entière. Elle a ainsi plus de poids, p p p p ,de crédibilité pour veiller à ma tranquillité

Je lui accorde chaque jour un temps exclusif pour faire le bilan de la journée et préparer le lendemain (même 5 minutes!)p p ( )

Je ne perds jamais une occasion de lui exprimer ma satisfaction devant le travail qu’elle accomplit

J’ai suffisamment d’infos sur ses objectifs perso et prof pour les intégrer dans J’ai suffisamment d’infos sur ses objectifs perso et prof pour les intégrer dans l’organisation de mon temps

Page 51: Gestion du temps

LES OUTILS

Mon courrier

Je répartis le courrier en bacs

Iu,UI,Ui,ui

ou

Action (attention immédiate) / Information (à lire à un moment / Diffé éspécifique) / Différé (à lire aux moments perdus ou déléguer)

Je manipule le papier une seule fois !

Je réponds et je classe …. ou je délègue (réponse dans la marge ou dictée)

J l i t i i J ’ bli j i ’ Je ne laisse pas trainer mes courriers. Je n’oublie jamais qu’un bureau net est la clé de l’efficacité!

Page 52: Gestion du temps

LES OUTILS

Mes mails

Je n’ouvre pas ma boîte mail + de 3 fois / jour

Je trie

Action (je réponds immédiatement, je classe dans des sous dossiers)dossiers)

Différé (j’y reviens au plus vite dès que j’ai l’info nécessaire pour répondre) ou Déléguérépondre) ou Délégué

Je jette

Page 53: Gestion du temps

LES OUTILS

Le téléphone

Je fais filtrer par mes ASV les entrantsJe a s e pa es S es e a s

Si ce n’est pas le moment je fixe immédiatement avec mon interlocuteur un RDV ultérieur

Si ce sont des banalités, je demande « que puis je faire pour vous ». J’apporte réponse et je raccroche

Pour m’aider, j’utilise, si besoin, un sablier pour prendre conscience des minutes qui s’écoulent

J é d fil fi bj tif t t Je prépare mes coups de fil, fixe mon objectif et mon temps

Je regroupe mes appels sur des moments spécifiques de la journéejournée

Page 54: Gestion du temps

LES OUTILS

Les réunions

Je fixe les objectifs (pourquoi, comment, où, Je e es objec s (pou quo , co e , où,combien de temps)

Je prépare

La réunion commence toujours par le rappel des objectifs (ordre du jour), le budget temps alloué et la détermination de l’heure de finfin

Les rôles d’animateur et secrétaire sont tenus par des personnes différentespersonnes différentes

Une réunion sans prise de décisions actées et sans compte-rendu reste stérile

Page 55: Gestion du temps

LES OUTILS

Les entretiens

Je préviens mon interlocuteur(trice) afin qu’il (elle) se prépareJe p é e s o e ocu eu ( ce) a qu (e e) se p épa e

Je détermine avec lui les objectifs, les points que nous allons aborder et l’heure de fin

Je ne me laisse pas déranger

J’écoute plutôt que de préparer ma question suivante. Je vérifie p q p p qqu’il a fini avant de répondre ou continuer

Je reformule

A la fin je précise les conclusions que je tire et demande à mon interlocuteur s’il est d’accord avec moi (on n’y reviendra pas!)

Page 56: Gestion du temps

LE TEMPS…

Il y a ceux qui n’en n’ont jamais assez!

Ceux qui ne savent pas quoi en faire!

Ceux qui le laissent filer le croyant inépuisable!

Ceux qui rêvent d’en avoir plus mais ne font rien pour en gagner!

Ils y a ceux qui le haïssent mais ne se fâchent jamais avec lui!

Ceux qui ne savent pas ce qu’ils en feraient s’ils en avaient beaucoup!

Ceux qui n’aiment pas qu’on le leur vole. Ceux qui préfèrent le donner. Et ceux qui l’économisent tellement qu’ils n’en profitent jamais!

Ceux qui le comptent, le recomptent, l’entassent et s’enterrent avec!

Et enfin, ceux qui l’aiment pour ce qu’il procure, t ’il t êt fi litésavent qu’il est un moyen sans être une finalité

et le gèrent sans vice pour mieux en profiter!

Et ?Et vous…?

Page 57: Gestion du temps

MERCI DE VOTRE ATTENTION…