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GESTION DU TEMPS
COMPOSANTES & TYPOLOGIES
QUELQUES CLES POUR COMPRENDRE…Q Q
Dominique [email protected]
GERER OU PAS SON TEMPS?
Il est difficile de savoir de l’extérieur si les gens gèrent bien leur temps ou pas !p p
Seul l’individu lui même sait si il est débordé ou pas !p
C’est d’abord une attitude mentale… pas de recettes incantatoires (bonne connaissance de soi avant tout) !
La gestion s’apprend…Le temps se vit !
Mieux gérer (savoir faire) pour mieux vivre (savoir être) !
NOTRE QUOTIDIEN ENTREPRENEURIAL
NOTRE QUOTIDIEN ENTREPRENEURIAL
DU MANAGEMENT STRATEGIQUE VERS L’ENTREPRENEURIAT : UNE QUESTION DE TEMPS ?
POURQUOI?
3 Dimensions du Management (Cf. cours JF Stein)
DEVELOPPEMENT
RESULTATS PERSONNELRESULTATS PERSONNEL
POURQUOI?
Etre en cohérence avec les rôles du Manageur tout simplement!du Manageur…tout simplement!
Planifier
O i Organiser
Animer TEMPS Animer
Déléguer
TEMPS Déléguer
Contrôler Contrôler
POURQUOI?
Pour une meilleure utilisation !
Le consacrer à des tâches prioritaires entrant de façon certaine dans le champ des objectifs fixés. ç p j
Il est donc important de connaître en permanence l’emploi de son temps afin de savoir :
ce que l’on faitce que l on fait ce que l’on a à faire comment on le fait
UNE QUESTION D’ETAT D’ESPRIT QUI COMMUNIQUE D’ELLE MEMEQU CO U QU
La volonté (moi Réalité) La volonté (moi Réalité)
La cohérence (les autres Image)( g )
L’énergie (la mise en moyen Positionnement)
Quels sont mes objectifs? Quelles sont mes priorités?
Suis-je cohérent avec moi-même et mes attentes vis-à-vis des autres?
Quel prix suis-je prêt à payer?
THEORIE DE LA GESTION DE TEMPS
3 Composantes3 Composantes
Réaliser une Tâche : composante Organisation(économiser son énergie pour une meilleure gestion)
Atteindre un But : composante Action (intérêt et VA de la tâche)
Avec une Contrainte temporelle : composante Mesure(durée et délai que l’on accorde à l’Organisation et l’Action)
Gestion du temps = Organisation + Action + MesureGestion du temps Organisation Action Mesure
THEORIE DE LA GESTION DE TEMPS
3 Composantes3 Composantes
Centré(e) sur la composante ORGANISATIONJ’organise mon travail de manière à essayer de gagner du temps dans« J’organise mon travail de manière à essayer de gagner du temps dans
toutes les tâches que j’ai à faire » « Je définis par avance, j’utilise toujours une méthode » « Je ne comprends pas les personnes qui semblent faire n’importe quoi à n’importe quel moment »n importe quoi à n importe quel moment »
Souci chronique du classement, préparation du travail, optimisation de l’environnement (ergonomie disposition des locaux facilitation des accès)l environnement (ergonomie, disposition des locaux, facilitation des accès), organisation des moyens (fiabilité des matériels), simplification et standardisation des procédures…
Vous êtes un stratège !
THEORIE DE LA GESTION DE TEMPS
3 Composantes3 Composantes
Centré(e) sur la composante ACTIONJe ne suis pas perfectionniste Je préfère faire moins bien que d’y«Je ne suis pas perfectionniste » « Je préfère faire moins bien que d’y
passer trop de temps qui pourrait se révéler au final inutile » « Je définis des priorités » « Lorsque l’on me demande de faire quelque chose, je me demande toujours si cela vaut le coup » « J’évalue ou cherche endemande toujours si cela vaut le coup » « J évalue, ou cherche en permanence à évaluer, l’énergie qu’il me faudra pour aller au bout de ce j’ai à faire »
Evaluation des tâches et de leur valeur ajoutée, catégorisation, recherche permanente de sens et de réussite, priorisation…
V êt étitif !Vous êtes un compétitif !
THEORIE DE LA GESTION DE TEMPS
3 Composantes3 Composantes
Centré(e) sur la composante MESUREJe ne supporte pas les gens qui ne sont pas à l’heure Je refuse sans« Je ne supporte pas les gens qui ne sont pas à l’heure » « Je refuse sans
honte ce que je sais ne pas pouvoir livrer à temps » « Je me donne toujours des marges de manœuvres » « Lorsqu’on me donne un travail, je planifie » « Je me méfie toujours des imprévus je les déteste d’ailleurs »« Je me méfie toujours des imprévus, je les déteste d ailleurs »
Analyse minutieuse des durées, planification permanente et rigoureuse du travail, respect acharné des dates…
Vous êtes un(e) « maniaque » de la montre !
TYPOLOGIE DES MENTALITES
ExempleVous avez lancé une campagne d’incitation à vaccination Piro. Vos ASV ont programmé pour vous des RDV sur 2 semaines
p
programmé pour vous des RDV sur 2 semaines.
Au final, vous êtes arrivé à gérer vos consultations hebdo classiques + les 20 consults vaccins Piro (en sus) durant 5 semaines consécutives.
Bravo !
Mais avez-vous été jusqu’au bout bon gestionnaire du temps?
Vous vous êtes centré(e) sur ….
- La composante Action (stratégie de réussite + 20 hebdo) ainsi que sur la t T ( à l ê h l ti f lcomposante Temps (commencer à la même heure le matin, ne pas fermer plus
tard)
- Mais vous auriez peut être pu optimiser encore + en y ajoutant la composante p p p y j pOrganisation (1 min de + pour (re)-sensibilisation sur l’utilité d’utilisation d’1 APE)
MONTRE OU BOUSSOLE?
La montre : gestion temporelle de notre vie(nos engagements, nos RDV, nos échéances, nos objectifs, nos activités…) ( g g j ) le kronos (temps chronologique – linéaire et séquentiel)
La boussole : orientation personnelle de notre vie La boussole : orientation personnelle de notre vie(nos valeurs, nos principes, notre conscience, nos missions, notre plaisir…)
le kairos (temps opportun, temps de qualité – exponentiel et existentiel)existentiel)
Décalage montre/boussole : inconfort, souffrance, dilemme, l bilitéculpabilité….
QUELQUES QUESTIONS REVELATRICES?C S
Suis-je :• compétent, prévoyant, productif, organisé, efficace ou efficient, rationnel…?Test d’efficacité
Suis-je :• en accord avec mes valeurs, accompli (tranquillité d’esprit), adaptable, à l’écoute… ?Test de Hobbs & Berne (l’épitaphe)
Ai-je l’impression :• d’avoir fait ce qu’il convient de faire, pris du plaisir à le faire, accompli des choses qui en vaillent vraiment la peine….?
S’observer soi-même, droit dans les yeux !
Les 3 usages d’une bonne gestion du tempsd u e bo e gest o du te ps
(Diagramme de Venn)
Ce qu’on
BONNE GESTION DU TEMPS
me demande
de faire
(ordres)
=
CONVERGENCE DE 3 ENERGIES
(ordres)
Ce que
- recentrage des pulsions profondes,
- orientation des
Ce qu’il
est important
Ce que
j’aime et/ou ai
envie
d f i
priorités,
- respect des missions confiées
de faire
(intérêt supérieur de la structure)
de faire
(pulsions, réponse à mon « moi »)
=
EQUIPE PERFORMANTE
Les 3 usages d’une bonne gestion du temps
L’IMPORTANT :
d u e bo e gest o du te ps(Diagramme de Venn)
L’IMPORTANT :
GAGNER EN COHERENCEG G CO C
Ce que je fais fait-il avancer mes besoins (mes envies)?
Cela respecte t il ce pour quoi je suis payé (le demandé)? Cela respecte-t-il ce pour quoi je suis payé (le demandé)?
Est-ce important et à forte valeur ajoutée (l’utilité)?
L t ’ t d l’ t i ’ t d l i i i !Le temps c’est de l’argent…mais c’est du plaisir aussi !
GESTION DU TEMPS : UN ESPACE A DEUX DIMENSIONS
EFFICACITE / PLAISIR
U S C U S O S
ACTIVISTE / PASSIF
ACTIVISTEStructuré d’avantage par son rythme que par ses objectifsStructuré d avantage par son rythme que par ses objectifs
Cherche toujours à en faire plus, plus vite
Manque de sensibilité et de sens stratégique globalManque de sensibilité et de sens stratégique global
Effets pervers :p
Agitation, Violence…
GAGNER EN COHERENCE
EFFICACITE / PLAISIR
ACTIVISTE / PASSIF
PASSIFPeu structuré voire déstructuréPeu structuré, voire déstructuré
Peut être très influençable
Fonctionne souvent à l’hypersensibilitéFonctionne souvent à l hypersensibilité
Effets pervers :p
Irresponsabilité, Régression…
MIEUX GERER SON TEMPS !
Contorsionnistes ou équilibristes de mon emploi du temps?
A é i d d i i Acquérir des grands principes
Exploiter des supports, des astuces p pp ,
Et surtout, prendre conscience de soi(et aussi des autres!)(et aussi des autres!)
Et vous…où en êtes vous ?Et vous…où en êtes vous ?
UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI
Pourquoi?
La base de la confiance que nous avons de nous-mêmes et que nous inspirons aux autres…c’est notre cohérence intérieurep
Elle conditionne notre volonté de prendre et tenir nos engagementsengagements
Elle détermine notre capacité personnelle à commander efficacementefficacement
Elle impacte irrémédiablement sur la manière de gérer notre t t l i d t !temps…et celui des autres!
Elle suppose la réponse à des questions difficiles car personnelles
UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI
Questions?
Quelles sont mes valeurs fondamentales?
Quels sont mes objectifs profonds?
Mes drivers intérieurs peuvent-ils m’aider ou me freiner?
Quel est mon socio-style émotionnel? Q y
Quel scenario de vie ai-je?
Quel prix suis-je prêt à payer?
Plutôt que de les nier, prenez en compte vos insatisfactions !
UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI
Questions?
Quelles sont mes valeurs fondamentales?
Quels sont mes objectifs profonds?
Mes drivers intérieurs peuvent-ils m’aider ou me freiner?
Quel est mon socio-style émotionnel? Q y
Quel scenario de vie ai-je?
Quel prix suis-je prêt à payer?
DECOUVRIR SES OBJECTIFS
M l f d t l / M bj tif f d ?Mes valeurs fondamentales / Mes objectifs profonds? Test de Winston (démarche créative)
Prendre 3 minutes pour noter par écrit mes objectifs profonds Prendre 3 minutes pour noter par écrit mes objectifs profondsVie professionnelle / Vie familiale / L’ensemble de ma vie
Prendre 3 minutes pour noter par écrit les valeurs qui vont avec p p q(privilégier le quantitatif au qualitatif)(santé, temps libre, amitiés, richesse, apprendre, faire apprendre…)
Prendre 3 minutes pour choisir dans sa liste les 3 valeurs les plus Prendre 3 minutes pour choisir dans sa liste les 3 valeurs les plusimportantes
Comparer mes objectifs à mes valeurs !
V ê i i t d t il à l ?« Vos rêves inconscients correspondent-ils à vos valeurs? »
DEFINIR SES PRIORITES
Mes objectifs profonds?
OBJECTIFS D’ORDREOBJECTIFS D ORDRE
Professionnel Familial De vie (et personnel)
Long terme(quand je serais vieux)
---
---
---
Moyen terme(quand j’aurais 50 ans)
---
---
---
Court terme(si je disparaissais demain)
---
---
---
UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI
Mes objectifs profonds?j p
OBJECTIFS D’ORDRE
Professionnel Familial De vie (et personnel)
Le plus important… 1. 1. 1.
Puis 2 2 2Puis… 2. 2. 2.
Finalement… 3. 3. 3.
L’EQUILIBRE DES OBJECTIFS
3 sortes d’objectifs
Le but : objectif destiné à être atteint et conservé, i t (1)maintenu (1)
L’étape : objectif destiné à être atteint et dépassé (2) L’étape : objectif destiné à être atteint et dépassé (2)
La valeur : objectif que l’on vise sans prétendre La valeur : objectif que l on vise sans prétendre l’atteindre et qui sert de guide dans l’action (3)
UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI
Questions?
Quelles sont mes valeurs fondamentales?
Quels sont mes objectifs profonds?
Mes drivers intérieurs peuvent-ils m’aider ou me freiner?
Quel est mon socio-style émotionnel? Q y
Quel scenario de vie ai-je?
Quel prix suis-je prêt à payer?
UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI
Les injonctions parentales (ou TP1)Les drivers intérieurs
En situation de stress, je réagis automatiquement et inconsciemment à mes drivers intérieurs (« petites voix ») => empreintes de mon passé, fruits des injonctions parentales
Le « Fais vite » - se bat contre la montre. Le stress le dope. Il aime faire plusieurs choses à la fois. Il s’y prend souvent à la dernière minute pour faire les choses. Le « Fais plaisir » - ne sait pas dire non. Il fonctionne sans priorité sinon celle d’être aimé, apprécié pour ce qu’il fait. S’impose souvent des engagements chronophages au détriment d’activités fondamentales Le « Fais des efforts » - pense que tout ne peut être que dur et difficile. A souvent
êt à l h t L l ti l + id t ffi l i f t Il ipeur ne pas être à la hauteur. Les solutions les + rapides et efficaces lui font peur. Il aime rassembler en permanence idées et informations. Se donner du mal, peu dormir, pour sentir qu’il existe.Le « Sois fort » a l’impression qu’il doit se débrouiller seul Il a du mal àLe « Sois fort » - a l impression qu il doit se débrouiller seul. Il a du mal à exprimer ce qu’il ressent et se coupe des sentiments. Il n’a besoin de personne. Il a une grande discipline intérieure, il serre les dents. Il ne délègue pas. Le « Sois parfait » a envie de tout savoir de tout contrôler Il veut être le Le « Sois parfait » - a envie de tout savoir, de tout contrôler. Il veut être le meilleur, jusque dans le moindre détail. Il fignole sans se limiter. Il est souvent en retard
UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI
Questions?
Quelles sont mes valeurs fondamentales?
Quels sont mes objectifs profonds?
Mes drivers intérieurs peuvent-ils m’aider ou me freiner?
Quel est mon socio-style émotionnel? Q y
Quel scenario de vie ai-je?
Quel prix suis-je prêt à payer?
UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI
Analyse Transactionnelle de Berne (AT)
1 - Parent NORMATIFRappelle les règles
2 - Parent NOURRICIERAide encourage
PARENT
Rappelle les règlesDirigeImpose« C’est comme ça »
Aide, encouragePrend soinPrend en charge« Ma/Mon pauvre… »
Ici et maintenantNe treNeutreAnalyse et cherche des solutions« La marge 2011 est de 26,3 % »
3 - ADULTE
ENFANT
4 - Enfant LIBREExprime spontanément ses émotionsCréatif
5 - Enfant SOUMISS’adapte aux besoins des autresS’effaceCréatif
« Géniale, ma radio ! »S efface« Oui, monsieur, je le ferai »
Parent normatifImpose, dirige, décide ce qui est bon MaisLaisse peu de place à la discussion, irritable (organise le temps des autres sur son propre modèle)
Parent nourricierComprend, aide, accueil, sympathiseMaisN it di id l é t t (d tParent nourricier Ne sait pas dire non, aide malgré tout (donne son temps aux autres parfois à son détriment)
AdulteL’ordinateur qui expérimente, évalue, progresse, échangeMaisAdulte MaisEst froid, distant
Enfant libreCréatif, imaginatif, surprenantMaisEnfant libre MaisInstable, inconstant, hypersensible (procrastine volontiers)
fGentil, effacé, modéré, acceptantMaisEnfant soumis MaisPlaintif, en retrait, écrasé (a souvent besoin qu’on lui organise son temps)
UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI
Questions?
Quelles sont mes valeurs fondamentales?
Quels sont mes objectifs profonds?
Mes drivers intérieurs peuvent-ils m’aider ou me freiner?
Quel est mon socio-style émotionnel? Q y
Quel scenario de vie ai-je?
Quel prix suis-je prêt à payer?
UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI
Mes scenarii de vie Théorie organisationnelle de Berne (TOB)
scénario "jamais" : la personne n'atteint jamais ce qu'elle désire scénario "toujours" : la personne s'emploie à faire toujours la même chosechosescénario "jusqu'à" ou "avant" : la personne s'emploie atteindre un but pour ensuite goûter sa récompense (motivé final)scénario "après" : scénario opposé au précédent, la personne peut apprécier sa vie jusqu'à un certain but atteint (motivé instrumental)scénario "presque" : la personne a presque atteint son but presquescénario presque : la personne a presque atteint son but, presque profité et ne finit passcénario "sans conclusion" : la personne prévoit son travail jusqu'à un certain moment, ensuite elle n'a pas de but
UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI
Et aussi …les rythmes personnelsà l’échelle nycthéméraleà l’échelle nycthémérale
Individu 1 Individu 2Productivité
0 6 12 18 24 heuresheures
UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI
Et aussi … les rythmes personnelssur la durée d’une tâche
Productivité
sur la durée d’une tâche
mn0 90 180 mn0 90 180
Accepter que le temps efficace n’est pas le temps passé !
P à dé l ti lPenser à décomposer les actions longues
en tâches de plus courtes durée…
UNE MEILLEURE CONSCIENCE DE SOI
Questions?
Quelles sont mes valeurs fondamentales?
Quels sont mes objectifs profonds?
Mes drivers intérieurs peuvent-ils m’aider ou me freiner?
Quel est mon socio-style émotionnel? Q y
Quel scenario de vie ai-je?
Quel prix suis-je prêt à payer?
LE COÛT DU CHANGEMENT
Passer du statut de Héros à celui de StratègePasser du statut de Héros à celui de Stratège
Les 5 questions à se poser avant d'entreprendre un changement
1 Le changement à entreprendre correspond-il à un de mes objectifs profond?
2 Quels en seront les effets? Le jeu en vaut-il la chandelle?
3 Est-ce le bon moment?
4 Ai je la marge de manœuvre nécessaire?4 Ai-je la marge de manœuvre nécessaire?
5 Quand en ferai-je le bilan?
AB
ACQUERIR DES PRINCIPESMATRICE DE GESTION DU TEMPS
ImportantImportant
ctifs
)
1 3
e au
x ob
jec
éche
lle li
ée
65 à 80% 20 à 25%
Urgent(échelle liée au temps)(é
24
… 1% 15%
ACQUERIR DES PRINCIPESMATRICE DE GESTION DU TEMPS
ImportantImportant
ectif
s)
L’urgence médicale
Problèmes pressants (le client
Définition et étude de nouveaux projets structurants
Préparer le budget
1 3
ée a
ux o
bje pressants (le client
très irrité)
Projets, réunions, préparations avec
Préparer le budget de la clinique
Planification (fixer des objectifs à mes
l ié é i
(échelle liée au temps)(éch
elle
lié dates limites
Un accident humain ou matériel
salariés par écrit, préparer des entretiens)
Faire une formationUrgent(échelle liée au temps)(
Coup de fil Mme Matou pendant une
Faire une formation
Futilités
C i il
24
Matou pendant une consultation
Certains courriers, rapports, compte-
d
Courriers et mails superflus
Certains coups de tél rendustél
Echappatoires (internet)
Où nous situons-nous souvent?
IMPORTANT++
URGENT=
SOUVENT SOUVENT NOTRENOTRE
PRIORITE « Hold these. I have to go back for my wife »
1. L’URGENT IMPORTANT
DANGER & REVERS L’ACCOUTUMANCE
1. Crée une sensation sécurisante du « je suis indispensable »2 Devient la préoccupation première et absorbe toute l’attention2. Devient la préoccupation première et absorbe toute l attention3. Supprime temporairement la souffrance et d’autres sensations
négatives4. Fournit un sentiment artificiel de pouvoir, de maîtrise,
d’accomplissement5. Mais accroît, à terme, les dysfonctionnements 6. Aggrave les problèmes et cause la perte de relations
Ignorer ce cadre, c’est s’enterrer vivant! Mais ne pas apprendre à temporiserIgnorer ce cadre, c est s enterrer vivant! Mais ne pas apprendre à temporiser ou négliger de prendre des mesures de prévention, c’est se retrouver en
situation d’urgence permanente !
2 L’URGENT PAS IMPORTANT2. L’URGENT PAS IMPORTANT
L’ILLUSION
1. Agitation de l’urgence crée un faux semblant d’importance
2. Les activités entreprises dans ce cadre profitent plus souvent à autrui qu’à vous même
3. Il profite aux priorités, aux attentes, aux objectifs des autres…pas aux vôtres!
Ce sont souvent les coups de téléphone, les réunions et visites inopinées…
3. L’IMPORTANT PAS URGENT
LA QUALITE
1. Meilleure communication avec les autres
2. Meilleure préparation
3 Meilleure planification et organisation3. Meilleure planification et organisation
4. Aptitude à saisir de nouvelles occasions
5. Développement et renforcement personnel
6. Aptitude à mieux prendre soin de soi-même
4. PAS URGENT PAS IMPORTANT
DIRE « NON » ET/OU DELEGUER
1. « Non » n’est pas un « Oui mais » !
2. Proposer une solution alternative
3. Favoriser la délégation
C ît C t iConnaître ses limites
Construire un réseau de
compétences autour de soi
Comment faire du cadre 3 sa priorité?En faisant des choix!
Je ne me précipite pas dans l’action (je réfléchis, j’épure) Mes priorités répondent à mes objectifs J t t t b é i Je note et ne compte pas sur ma « bonne » mémoire Je catégorise donc toutes mes tâches en UI (1), uI (2), Ui (3)
et ui (4). Je peux les noter pour m’aider dans un mémoplan!( ) p p p J’évalue le temps à y passer en prenant des marges Je considère mes temps forts et mes temps faibles Je m’alloue des pauses (des moments de plaisir) Je m’autoforme (je me connais, je prends en compte mes drivers
internes et mes scenarii, je m’exerce encore et encore…et jeinternes et mes scenarii, je m exerce encore et encore…et je m’améliore progressivement)
Ce qui est important donne de la valeur ajoutéeCe qui est important donne de la valeur ajoutée (que se passerait-il si je ne le faisais pas?)
ACQUERIR DES PRINCIPES
Les 4 règles d’Or
1 Je planifie
es èg es d O
1. Je planifie2. Je m’organise3. Je fais ou fais faire ce qui est important sans
procrastiner (si je délègue, je définis clairement l’objectif, le p ( j g , j j ,délai, le résultat à obtenir, le contrôle final ou intermédiaire)
4. Je contrôle
Se concentrer sur l’essentiel, c’est aussi gérer les imprévusSe concentrer sur l essentiel, c est aussi gérer les imprévus
Se concentrer sur l’essentiel, c’est déléguer tout ce qui peut l’être
LES OUTILS
Dans ma salle de consultations et sur mon bureau
Je contrôle ou fais contrôler le filtrage (entrées, sorties…)
J’améliore la disposition, l’ergonomie
Je débarrasse tout ce qui n’est pas lié à ce que je fais (ou le classe à part)
J’ i d i j t J’ai un dossier par projet
Je dispose de plusieurs bacs de rangement (à faire maintenant, ensuite à classer à lire à transmettre en attente ) ou (UI uI Uiensuite, à classer, à lire, à transmettre, en attente…) ou (UI, uI, Ui, ui)
Je garde à portée de main les outils nécessaires à mon travail (y g p (ycompris les petites fournitures)
LES OUTILS
Avec mes ASV
Je communique clairement ce que j’attends d’elle(s)
Elle a le même rangement que moi
Nous avons un système de planification de notre travail en commun ainsi qu’un système de priorités. Elle connaît mes objectifs ! Je les ai écrit et transmis en les expliquant.
Elle note l’objet du RDV et évalue le temps nécessaire (sur un référentiel établi en commun). Elle prévoit des marges entre les RDV.
Je la présente comme mon Assistante à part entière. Elle a ainsi plus de poids, p p p p ,de crédibilité pour veiller à ma tranquillité
Je lui accorde chaque jour un temps exclusif pour faire le bilan de la journée et préparer le lendemain (même 5 minutes!)p p ( )
Je ne perds jamais une occasion de lui exprimer ma satisfaction devant le travail qu’elle accomplit
J’ai suffisamment d’infos sur ses objectifs perso et prof pour les intégrer dans J’ai suffisamment d’infos sur ses objectifs perso et prof pour les intégrer dans l’organisation de mon temps
LES OUTILS
Mon courrier
Je répartis le courrier en bacs
Iu,UI,Ui,ui
ou
Action (attention immédiate) / Information (à lire à un moment / Diffé éspécifique) / Différé (à lire aux moments perdus ou déléguer)
Je manipule le papier une seule fois !
Je réponds et je classe …. ou je délègue (réponse dans la marge ou dictée)
J l i t i i J ’ bli j i ’ Je ne laisse pas trainer mes courriers. Je n’oublie jamais qu’un bureau net est la clé de l’efficacité!
LES OUTILS
Mes mails
Je n’ouvre pas ma boîte mail + de 3 fois / jour
Je trie
Action (je réponds immédiatement, je classe dans des sous dossiers)dossiers)
Différé (j’y reviens au plus vite dès que j’ai l’info nécessaire pour répondre) ou Déléguérépondre) ou Délégué
Je jette
LES OUTILS
Le téléphone
Je fais filtrer par mes ASV les entrantsJe a s e pa es S es e a s
Si ce n’est pas le moment je fixe immédiatement avec mon interlocuteur un RDV ultérieur
Si ce sont des banalités, je demande « que puis je faire pour vous ». J’apporte réponse et je raccroche
Pour m’aider, j’utilise, si besoin, un sablier pour prendre conscience des minutes qui s’écoulent
J é d fil fi bj tif t t Je prépare mes coups de fil, fixe mon objectif et mon temps
Je regroupe mes appels sur des moments spécifiques de la journéejournée
LES OUTILS
Les réunions
Je fixe les objectifs (pourquoi, comment, où, Je e es objec s (pou quo , co e , où,combien de temps)
Je prépare
La réunion commence toujours par le rappel des objectifs (ordre du jour), le budget temps alloué et la détermination de l’heure de finfin
Les rôles d’animateur et secrétaire sont tenus par des personnes différentespersonnes différentes
Une réunion sans prise de décisions actées et sans compte-rendu reste stérile
LES OUTILS
Les entretiens
Je préviens mon interlocuteur(trice) afin qu’il (elle) se prépareJe p é e s o e ocu eu ( ce) a qu (e e) se p épa e
Je détermine avec lui les objectifs, les points que nous allons aborder et l’heure de fin
Je ne me laisse pas déranger
J’écoute plutôt que de préparer ma question suivante. Je vérifie p q p p qqu’il a fini avant de répondre ou continuer
Je reformule
A la fin je précise les conclusions que je tire et demande à mon interlocuteur s’il est d’accord avec moi (on n’y reviendra pas!)
LE TEMPS…
Il y a ceux qui n’en n’ont jamais assez!
Ceux qui ne savent pas quoi en faire!
Ceux qui le laissent filer le croyant inépuisable!
Ceux qui rêvent d’en avoir plus mais ne font rien pour en gagner!
Ils y a ceux qui le haïssent mais ne se fâchent jamais avec lui!
Ceux qui ne savent pas ce qu’ils en feraient s’ils en avaient beaucoup!
Ceux qui n’aiment pas qu’on le leur vole. Ceux qui préfèrent le donner. Et ceux qui l’économisent tellement qu’ils n’en profitent jamais!
Ceux qui le comptent, le recomptent, l’entassent et s’enterrent avec!
Et enfin, ceux qui l’aiment pour ce qu’il procure, t ’il t êt fi litésavent qu’il est un moyen sans être une finalité
et le gèrent sans vice pour mieux en profiter!
Et ?Et vous…?
MERCI DE VOTRE ATTENTION…