Gestion du temps et des priorités

Extraits des présentations:WEB2BIZ (web2biz.org)12 septembre 2012Laval

FOCUS20 (focus20.biz)19 septembre 2012Drummondville

MATHIEU LAFERRIÈRE@mlaferrieremathieulaferriere.com

Conférencier :

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VOLET RÉFLEXION

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Beaucoup de passions

Beaucoup de projets

Beaucoup d’intérêts

Beaucoup de rôles

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és

Chiffres révélateurs©2

012

Mat

hieu

Lafe

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rése

rvés

FocusProductivité

Stress

L’information double rapidement2

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Référence: Infographics Compiled & designed by GO-Globe.com

Principaux voleurs de temps en entreprise

The Jensen Group

3

Les réunions

1

Gérer les communications provenant des

autres

2

Communiquer avec les autres

3

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Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com) - Selon une étude The Jensen Group

10 % de temps maîtrisable

10 %

40 %

50 %

Maîtrisable(45 min)

Non-maîtrisable

Plus ou moins maîtrisable

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Tiré de plusieurs livres. Le 50% non-maîtrisable est relativement constant. Le 10% est un minimum et varie d’une personne à l’autre, selon le type d’emploi et l’industrie.

1940 1950 1960 1970 1980 1990 2000 2010 2020

BB X Y C

InternetWeb Web 2.0

(social)

Mobilité

NaissanceAdolescence

Adulte

27 Âge moyen mondial

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Référence: http://techno.lapresse.ca/nouvelles/internet/201105/25/01-4402641-e-g8-lage-moyen-mondial-est-de-27-ans-programmez-en-consequence.php

30 blocs de 15 minutes pour une journée de travail typique

15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min

15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min

15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min

15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min

15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min

15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min

15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min

15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min

1 journée typique

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80 % des résultats relèvent de vos croyances et de votre attitude

Seulement20% relèvent de vos

aptitudes

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Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com)

?So what ?

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« Faire moins pour accomplir plus

revient toujours à

faire de nouveaux choix.»

Bill Jenson

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1- Décider ce qui est important pour choisir

plus rapidement

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Voir mon billet : http://mathieulaferriere.com/2012/08/14/8-questions-pour-determiner-si-vous-travaillez-sur-ce-qui-est-important/

2- Prioriser selon l’importance

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3- Mieux communiquer

Bonne informationBonne quantité

Bon canal

Bon m

omen

t

Bon format

Valeur

ajoutée

Bonne(s) personne(s)

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15 min

4- Avoir le courage d’investir 15 minutes

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Voir mon billet: http://mathieulaferriere.com/2012/03/01/le-courage-de-prendre-15-minutes/

15

“The problem is not information overload,

it’s filter failure.”

http://youtu.be/LabqeJEOQyIClay Shirky

??

5- Mieux se protéger

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6- Se questionner à tout moment

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7- Équilibrer les 3 axes de la gestion du temps

La gestion du temps, c’est:

Réaliser une tâche dans des

contraintes de temps pour

atteindre un but.

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Référence : Gérer efficacement son temps et ses priorités - Daniel LATROBE (2004)

AUX ENJEUX

MONDIALISATION

INFORMATIQUE

ÉLECTRONIQUE

ENVIRONNEMENTINNOVATION

DÉVELOPPEMENT DURABLE

À SOI

SES RYTHMES

SES BESOINS

SA RAISON D’ÊTRE

SES VALEURS

SES ENVIES

SES MOTIVATIONS

SES TRAVERS

SON STYLE

AUX AUTRES

SAVOIR DIRE NON

NÉGOCIER SON TEMPS

DÉLÉGUER

ESPRIT D’ÉQUIPELEADERSHIP

OPTIMISER LE TEMPS PARTAGÉ

AUX MOYENS ET SUPPORTS DISPONIBLES

INTRANETINTERNET

ASSISTANTS NUMÉRIQUESLOGICIELS

APPLICATIONS

RÉSEAUX SOCIAUX

MESSAGERIES8- S’adapter

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Référence : Gérer efficacement son temps et ses priorités - Daniel LATROBE (2004)

VOLET OUTILS

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és

Catégoriser ABC178 %19 %

3 %

A (20%)B (30%)C (50%)

RSS Blogue 15

Twitter 12

Conférence 9

Facebook 4

Linkedin 3

Google+ 1

Infolettre 1

Client 1 80k$

Client 2 40k$

Client 3 10k$

Client 4 7k$

Client 5 7k$

Client 6 4k$

Client 7 2k$

Obtenir 45visiteurs par

semaine

Chiffre d’affaires:

150k$

A

B

C

A

B

C

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Projet important(que j’apprécie)

Cartographier vos projets, sujets et

interlocuteurs

2

Vous

Projet(que je n’apprécie

pas)

Sujet important

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Prioriser les tâches avec la matrice Eisenhower

3

1 2

3 4

Urgent Non-urgent

Important

Non-important

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Voir mon billet : http://mathieulaferriere.com/2012/09/14/prioriser-importance-urgence-matrice-eisenhower/

4Inbox

1- Important Urgent

2- Important Non-urgent

3- Urgent Non-important

4- Non-urgent Non-important

5- En attente

Objectif

0

Moins de 5

Moins de 10

Moins de 10

Dossiers clients

Poubelle

Prioriser les courriels avec la matrice Eisenhower

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Voir mon billet : http://mathieulaferriere.com/2012/07/16/5-etapes-pour-reprendre-le-controle-de-votre-boite-de-courriels/

Mettre en pratique la règle des 2 minutes

Temps requis

Je le classe et je n’y pense plus

5

2 minutes

Je le traite 1 2

3 4

Date ultérieure

En attente

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Référence: Get Things Done de David Allen

Les personnes

qui m’inspirent

Les personnes

que j’ai qualifiées et que je ne veux pas manquer

Sujet A

Sujet BSujet C

Sujet ... ...

Prioriser l’information à consommer

61 2 3 4

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7Client

importantClient

importantClient

importantClient

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important

Dîner Dîner Dîner Dîner Dîner

Inscrire SES blocs de temps à l’agenda

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8 Inclure des temps de pause dans l’horaire

Tampon

Rencontre 1

Tampon

Rencontre 2

Tampon

Tampon

Dîner avec Marc

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9 Choisir chaque jour 3 points sur sa To-Do-List

Temps disponible

Tâche actuelle vs 3 priorités

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és

10 Se faire une Not-To-Do-List

• Ne plus me déplacer à

Montréal uniquement pour

un rendez-vous

• Ne plus donner de prix

avant d’avoir toutes les

informations

• Ne plus «embarquer» dans

une conversation sur les

réseaux sociaux

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Référence: Good to Great de Jim Collins

11 Préparer toutes ses communications

Know

Aller droit au but

Quoi

Do

Dire clairement ce qu’on attend

Comment

FeelMontrer que vous êtes attentifs aux

besoins de la personne

Pourquoi

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Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com)

à Jean-Marc Tremblay

12 Utiliser le courriel correctement

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Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com)

13 Préparer de bonnes réunions

1 Questionnez la raison d’être de la réunion.2 Ayez des raisons d’être présent (KFD).3 Évaluez d’autres façons pour atteindre les mêmes objectifs.4 Préparez un agenda.5 Envoyez l’agenda à l’avance.6 Contrôlez le temps de la rencontre.7 Gardez le focus sur la rencontre et les enjeux.8 Soyez sélectifs sur les invitations.9 Attribuez le temps en fonction de la valeur de l’item discuté.

10 Utilisez des activités structurées pour favoriser l’interaction.

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Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com)

14 Réduire les interruptions

1. Notez et analysez vos habitudes

2. Rencontrez les coupables

3. Ne répondez pas au téléphone

4. Prenez le temps de respirer

5. Apprenez à dire «non»

6. Définissez les périodes de disponibilités

7. Organisez des rencontres régulières

8. Restez ferme

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Référence: Article de Nicolas Ritoux (http://www.nicolasritoux.com/prenez-le-controle-de-votre-temps/)Merci Adrien O’Leary de me l’avoir fait connaître

15 Réduire le multi-tâches et alléger votre cerveau

Tâche en cours

Tâches en attente

Tâche X

Tâche YTâche

YTâche

YTâche

YTâche

YTâche

YTâche

YTâche

Y

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Référence: Gérer efficacement son temps - René-Louis Comtois

VOUS

DestinairesD1

D2

D3

D4

SourcesS1

S2

S3

S4

16 Optimiser la circulation de l’information

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17 Utiliser le bon canal de communication

Courriel

Messagerie instantanée

Téléphone

Réseaux sociaux

Commentaire sur un blogue

SMS

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Gestion du temps

Je me précipite dans l’action

Je sous-évalue la durée des

tâches

Je dérive et reporte sans arrêt

Je n’anticipe pas suffisamment à

MT et LT

Gérer efficacement son temps et ses priorités - Daniel LATROBE (2004)

18 Identifier ses comportements nuisibles

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Voir mon billet : http://mathieulaferriere.com/2012/09/05/4-comportements-qui-nuisent-a-une-gestion-de-temps-efficace/

Ne pas être efficace, c’est

voler du temps à quelqu’un.

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Conclusion que j’ai retenue de la conférence de Bill Jensen et qui est un puissant motivateur pour bien gérer mon temps.

MERCI!