Atelier Oodrive - 5 clés pour bien amorcer sa dématérialisation

FRANCE – BELGIQUE – ALLEMAGNE – HONG-KONG - ESPAGNE – SUISSE - BRESIL

POUR

Atelier exposant5 clés pour bien amorcer son processus de dématérialisation

201/05/2023

Réussir sa transformation numérique

Rapport McKinsey publié en 2014 (« Accélérer la mutation numérique des entreprises »)

40%Hausse du

résultat

20%Baisse du résultat

Ne pas tirer profit des possibilités offertes par la digitalisation

http://www.mckinsey.com/global_locations/europe_and_middleeast/france/fr/latest_thinking/accelerer_la_mutation_des_entreprises_en_france

3

Economie MatérielleMatériels et fournitures

01/05/2023

Trois grands domaines permettent de distinguer les bénéfices de la dématérialisation :

ProductivitéTemps passé et

personnel employé

BusinessEfficacité des

processus et relations clients/fournisseurs

4

BÉNÉFICES

01/05/2023

• Réduction des coûts de traitement• Réduction des déplacements• Réduction des frais d’impression et d’affranchissement• Réduction de la consommation de papier• Réduction des volumes de stockage

ECONOMIE MATÉRIELLE

5

BÉNÉFICES

01/05/2023

• Accessibilité et disponibilité des documents• Automatisation de l’extraction des données• Déduplication de l’information• Suppression des erreurs liées à la ressaisie• Réduction des tâches à faibles valeur ajoutée

PRODUCTIVITÉ

6

BÉNÉFICES

01/05/2023

• Optimisation de la traçabilité et du contrôle des processus• Compression du cycle d'exploitation• Accélération des circuits de validation• Réduction des risques liés à une carence d’information• Amélioration de la compétitivité• Amélioration des relations clients/fournisseurs/partenaires• Valorisation de l’engagement et de l’image de l’entreprise• Renforcement de la crédibilité (garantie de conformité)

BUSINESS

7

BÉNÉFICES

01/05/2023

91% de réduction des coûts de traitements des factures

46% de raccourcissement du cycle de traitement des factures

12% de baisse du nombre de retards de paiement

30% de diminution de temps de gestion des requêtes fournisseurs

L’EXEMPLE DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES

Source : Aberdeen Group

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Culture « papier » encore forte

Impacts organisationnels

Adhésion des interlocuteurs

Réglementation parfois complexe à comprendre/appliquer

Coût du projet Interopérabilité des solutions

FREINS

01/05/2023

Markess - Octobre 2014

56%

36%

34%

32%

31%

31%

Notre vision

1PHASE D’ÉTUDES : TROUVER UN SPONSOR DE HAUT NIVEAU

2CAHIER DES CHARGES : INCLURE UN TIERS DE CONFIANCE3MISE EN PLACE : ACCOMPAGNER ET FÉDÉRER4

5 CONTRÔLE DES INDICATEURS

BESOINS : DÉFINIR DES INDICATEURS DE SUCCÈS

1BESOIN : DÉFINIR DES INDICATEURS DE SUCCÈS

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MOTIVATIONS

01/05/2023

Définir les indicateurs en fonction des motivations

Légende chiffre clé, témoignage client ou autre focus nécessaire

KPI

Réduction des coûts

Hausse de la

productivité

Amélioration de la sécurité

Mise en conformité

légale

Amélioration de la relation client

Créer de nouveaux canaux de distribution

5 à 15%Temps consacré à la

gestion papier en moyenne

3%Chiffre d’affaires

consacré aux impressions en

moyenne

35 000Documents RH / an

dans une entreprise de 1000 salariés

Source : IDC

01/05/2023 Titre de la présentation à paramétrer dans le menu 12

ETUDE DE CASDÉMATÉRIALISATION DE L’EXPERTISE

JUDICIAIRE

BESOIN DÉFINIR DES INDICATEURS DE SUCCÈS

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L’EXPERTISE JUDICIAIRE : PAPIER

01/05/2023

Expert judicaire AvocatsMagistrat

Un processus coûteux, contraignant et chronophage dans lequel chaque pièce est reproduite.

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L’EXPERTISE JUDICIAIRE : DÉMATÉRIALISÉE

01/05/2023

Expert judicaire

AvocatsMagistrat

La mise en ligne des expertises accroît leur accessibilité et garantit l’instantanéité des échanges de pièces et dires.

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DÉMATÉRIALISATION DE L’EXPERTISE JUDICIAIRE

01/05/2023

• Mise à disposition simultanée des pièces• Suppression des délais postaux• Suppression des inégalités entre les parties• Renforcement des principes du contradictoire• Réduction du temps de traitement des procédures• Simplification de la mise à disposition des éléments de preuve• Simplification de l’accès aux arrêts rendus• Réduction des risques de pertes et oublis de documents• Amélioration de la traçabilité sur les activités des différents acteurs• Unification des outils• Amélioration du confort de travail des experts, des avocats, des magistrats

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DÉMATÉRIALISATION DE L’EXPERTISE JUDICIAIRE

01/05/2023

• Délais pour la désignation d’un expert et sa convocation :

(30min + délais postaux) réduit à 3 min

• Temps moyen de traitement de l’expertise réduit de 6 à 2 mois.


ETUDE DE CASCONTRACTUALISATION EN LIGNE

DANS LE SECTEUR DE L’ASSURANCE

BESOIN DÉFINIR DES INDICATEURS DE SUCCÈS

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CONTRACTUALISATION EN LIGNEDANS LE SECTEUR DE L’ASSURANCE

01/05/2023

Abandon du parcours client au moment de retourner le contrat

signé.

Sans signatureélectronique

Auto-génération + Impression + Envoi courrier

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01/05/2023

Avec signature électronique

• Réduction du délai entre la demande et la génération du contrat• Abaissement du nombre d’aller-retour• Simplification de la transmission des justificatifs• Allègement de la vérification des pièces justificatives• Diminution des erreurs (pièces justificatives manquantes)• Optimisation des ressources financières et humaines• Réduction du nombre de courriers entrants traités• Diminution des frais d’impression et d’affranchissement• Réduction du cycle de vie du document• Optimisation du taux de rétention• Amélioration du taux de transformation Taux de

transformation

+40%

20


01/05/2023

0.00 € 5.00 € 10.00 € 15.00 € 20.00 € 25.00 € 30.00 €

1,50 €

7.50 € 15 €

Coût du contrat selon les étapes dé-matérialisées

Génération, émission, signature dématérialisées

Génération et émission dématérialisées

Aucune étape dématérial-isée

2PHASE D’ÉTUDES : TROUVER UN SPONSOR DE HAUT NIVEAU

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PHASE D’ÉTUDES

01/05/2023

Nominationd’une personne portant le projet et ayant autorité, pour le projet, sur les différents départements impliqués.

Processus ExternesMarketing / Expérience utilisateur

Juridique / Aspects légaux

Processus internesRessources humaines , Finances, Achats

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RESPONSABLE DU PROJET

01/05/2023

Missions• Impliquer les responsables opérationnels concernés

• Intégrer tous les composants potentiels d’un projet de dématérialisation : fonctionnel, technologique, juridique.

• Mobiliser des équipes et animations de groupe de travail « métier / informatique »

• Trouver un sponsor de haut niveau membre du CODIR

• Officialisation du projet et légitimité de son responsable• Dépassement de la considération du « simple » projet informatique• Valorisation de la dématérialisation comme un projet stratégique• Possibilité de revoir les circuits, les rôles des personnes et

l’organisation

Vision

360°




PHASE D’ÉTUDESTROUVER UN SPONSOR

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DSI Directeur marketing

Directeur commerci

al

LE SPONSOR

01/05/2023

Hugues CHAVRIER

Directeur général, Vivens Santé



JUDICIAIRE

PHASE D’ÉTUDESTROUVER UN SPONSOR

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LES SPONSORS

01/05/2023

Luc FERRAND

Directeur de projet Nouvelles technologies au Secrétariat Général du Ministère de la Justice

Didier Faury

Président du Conseil National des Compagnies

d’Experts de Justice

MaîtrePatrick Le Donne

Ancien Bâtonnier du barreau de Nice,

Président de la commission NTIC du CNB

3CAHIER DES CHARGES : INCLURE UN TIERS DE CONFIANCE

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ÉTABLIR UN CAHIER DES CHARGES

01/05/2023

Quelles sont les grandes étapes du processus ? Quelles méthodes de capture des données adopter ? Quels sont les impératifs légaux ? Quels sont les technologies adaptées ?

Le Tiers de confiance aide à établir le cahier des charges.

Il aide à transposer le processus papier en électronique car il maitrise les ressorts légaux.

Il aiguille sur les technologies adaptées au niveau de sécurité et aux contraintes appliquées aux documents.



JUDICIAIRE

CAHIER DES CHARGESINCLURE UN TIERS DE CONFIANCE

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TECHNOLOGIES ADAPTÉES

01/05/2023

Code de la procédure civile

Authentification forte+

Signature électronique+

Horodatage+

Plateforme sécurisée (chiffrement, traçabilité…)

Les garanties :• l’information est accessible en même temps aux parties• l’expéditeur est identifié• aucune personne non identifiée ne peut y accéder• les pièces échangées ont valeur de preuve

Unique

plateforme

agrée

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UNE SOLUTION UN MÉTIER

01/05/2023

Double difficulté• Trois publics impliqués dans l’expertise judiciaire

• L’un d’eux extrêmement hétérogène : « Expert » est un titre pas le métier premier (pompiers, médecin, comptable…)

Plateforme« User friendly »

Tableau de bord personnaliséFonctionnalités adaptées

Certificats électroniquesCarte expert NEW

Carte agent NEW

Clé avocat (42 000/62 000 avocats déjà équipés)




CAHIER DES CHARGESINCLURE UN TIERS DE CONFIANCE

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OBLIGATIONS LÉGALES ET TECHNOLOGIE ADAPTÉE

01/05/2023

Pourquoi faire appel à un Tiers de confiance pour la contractualisation en ligne ?• La signature est un acte juridique

• C’est un impératif absolue

• Mais toutes les signatures ne se valent pas

• Elle doit être opposable au tiers

Obligation de faire appel à un Tiers de confiance ou un éditeur qui intègre des solutions de confiance numérique.

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Justificatifs :- Pièce d’identité- RIB- Justificatif de domicile- Carte vitale

UNE SOLUTION UN MÉTIER

01/05/2023

Comment implémenter la confiance dans un processus de contractualisation en ligne ?

Signature électronique

Génération du contrat

Récupération des données et justificatifs

Enrôlement

Sécurisationdes échanges

Acte juridique

Prise d’effet du contratValeur de preuve

4MISE EN PLACE : ACCOMPAGNER ET FÉDÉRER

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IMPLÉMENTER UNE SOLUTION DE CONFIANCE NUMÉRIQUE

01/05/2023

Renvoyer vers un web serviceou

S’appuyer sur un site via des APIou

Développer une plateforme sur mesure

3 joursà

1 an

Quels outils déjà en place ?Quelles ressources pour quelles qualifications ?

Le choix du modèle est aussi fonction de la culture de l’entreprise.

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DÉVELOPPEMENT D’UNE SOLUTION SUR MESURE

01/05/2023

Légende chiffre clé, témoignage client ou autre focus nécessaire

• Organisation d’une commission « Démat »

Besoins

+1 an

5CONTRÔLE DES INDICATEURS

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Oodrive - France26, rue du faubourg Poissonnière

75010 PARIS

Technology

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