MARKESS International 1 SS10N RHDEMAT SYNTHESE

6 bis, rue Auguste Vitu Synthèse d’étude

75015 Paris Tél : 33 (0) 1 56 77 17 77 www.markess.fr

Atouts de la Dématérialisation des Documents RH

France, 2010-2012

La dématérialisation n’est pas une nouveauté en soi dans le monde des ressources humaines. Le recours aux télé-déclarations et à l’e-RH (à travers des portails et

applications en self-service) a favorisé depuis plusieurs années déjà le traitement et la transmission sous format électronique de divers documents RH. La Loi du 12 mai 2009 sur la dématérialisation du bulletin de paie a néanmoins remis en lumière les avantages inhérents au mode électronique, tant pour l’entreprise et ses salariés que pour les RH. Pour une fonction en quête d’optimisation, non seulement de ses coûts mais aussi de sa performance, la dématérialisation des documents et processus associés s’avère particulièrement opportune.

Ce document de synthèse délivre quelques-uns des résultats majeurs d'une étude multi-clients menée par MARKESS International auprès de 110 décideurs au sein d’entreprises privées et d’organisations publiques ainsi que de 35 responsables chez les offreurs de solutions1, afin de déterminer les motivations des organisations à dématérialiser les documents relatifs à la fonction RH, les approches actuelles et futures en la matière, ainsi que les facteurs de succès de ces projets et les solutions adoptées. Il présente également le profil d’un prestataire actif sur ce marché et ayant co-sponsorisé cette recherche conduite en toute indépendance.

Une vision large et variée de la dématérialisation

Ayant pour partie des missions très administratives, la fonction RH produit et échange (tant en interne avec salariés, managers, partenaires sociaux…, qu’avec des tiers externes) des volumes conséquents de documents, individuels ou collectifs, traditionnellement traités au format papier.

Diverses formes de dématérialisation s’offrent aux décideurs RH désireux de s’affranchir de cette gestion coûteuse en ressources, en temps, en production (éditique et distribution)… Au-delà des télé-déclarations, la dématérialisation peut consister pour eux en :

La mise sous forme numérique de documents RH existants au format papier par le recours aux technologies de numérisation et de LAD/RAD, de façon à en améliorer la gestion documentaire : 48% des décideurs interrogés indiquent déjà recourir fin 2010 à cette forme de dématérialisation ;

Le recours à des documents nativement numériques, construits à partir de données issues des SIRH (ERP, logiciels RH, best-of-breed RH…) mais aussi de formulaires électroniques permettant de déporter la saisie de données ou d’informations vers le collaborateur (par exemple pour les demandes de congés, les relevés de temps et d’activité, les notes de frais, etc.) ou le candidat en phase de postuler... Cette dématérialisation à la source ou native est pratiquée par 56% des décideurs en 2010.

1 Pour aller plus loin :

- Synthèse complémentaire de 15 pages en téléchargement gratuit : http://www.markess.fr/demandedocument.php?refdoc=776 - Modalités d’acquisition de l’étude approfondie de plus de 150 pages de tableaux, graphiques et commentaires) : http://www.markess.fr/demandedocument.php?refdoc=772

En bref

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S’étant déjà attaqués à la dématérialisation de certaines demandes émanant des collaborateurs avec la mise en place de workflows afin notamment de faciliter la gestion administrative des RH, les décideurs interrogés portent leurs projets de dématérialisation à venir sur des documents davantage associés à des missions RH plus stratégiques, telles que la gestion des talents avec la dématérialisation des demandes de formation, de mobilité, des formulaires d’évaluation ou des comptes rendus d’entretien annuel. La dématérialisation du bulletin de paie du salarié devrait également connaître un plus grand essor de la part des organisations, sous condition d’adhésion des salariés à ce nouveau format.

De nombreux bénéfices escomptés

Les décideurs interrogés s’accordent sur les nombreux gains pouvant résulter de la dématérialisation des documents RH pour leur organisation. Avec plus de 200 millions de bulletins de paie établis annuellement en France, il n’est pas étonnant que ce document soit considéré de loin par les décideurs interrogés comme le document le plus coûteux lorsque traité au format papier ! Pourtant, d’autres documents internes, circulant au sein de la fonction RH élargie (dont les managers) s’avèrent également coûteux (car faisant l’objet de nombreuses photocopies, de navette en interne…), notamment pour les organisations en mode décentralisé. Aussi, les gains réalisés au travers de la dématérialisation sur la seule partie éditique et distribution de ces documents représentent immédiatement des sommes conséquentes récurrentes qu’il est possible ainsi de comprimer.

Principaux bénéfices de la dématérialisation des documents RH pour les organisations France, 2010

(liste suggérée – 15 items – multi-réponses – en % de décideurs)

Echantillon : 98 décideurs Source : MARKESS International

Au-delà de ces bénéfices financiers visibles, la dématérialisation appliquée aux documents RH engendre également de réels gains en termes de temps, de productivité et d’amélioration des processus. Ainsi, la dématérialisation offre une réponse aux enjeux de modernisation et de recentrage des personnels RH sur des missions à plus forte valeur ajoutée, mais permet aussi de mieux se conformer au cadre légal tel que, par exemple, celui relatif à la mobilité et aux parcours professionnels dans la fonction publique.

La volonté de dématérialiser des documents RH à valeur légale

La dématérialisation de documents avec une valeur légale ou une valeur probante (documents avec engagement tels que le bulletin de paie, le contrat de travail mais aussi le dossier de l’agent dans le secteur public) se place dans un cadre strict, le plus souvent légal, et implique notamment la mise en

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place d’un dispositif technique permettant d’en garantir l’intégrité tout au long de son cycle de vie. Au cœur de ce dispositif se trouve la notion de conservation des documents électroniques dans le temps, selon des durées légalement déterminées. Afin de maintenir la chaîne de confiance tout au long du processus de dématérialisation du document, il est ainsi indispensable de recourir à des solutions d’archivage électronique associées à des services de confiance tels que des certificats de signature électronique, d’horodatage, etc., de façon à garantir un archivage à valeur légale ou probante, selon le cas.

Relativement équipés en matière de SIRH (reposant sur un ERP ou un logiciel dédié à la gestion des RH), les décideurs interrogés associent cet existant à des solutions dédiées à la dématérialisation des documents et processus. Dans une optique de mutualisation, ces solutions peuvent éventuellement être utilisées dans le cadre de projets de dématérialisation menés par d’autres fonctions que les RH (par exemple, la dématérialisation des factures, des contrats commerciaux, des courriers, etc.).

Sur le marché évoluent donc des profils bien distincts d’acteurs :

D’un côté, des éditeurs de solutions applicatives et des prestataires de services (conseil, intégration, externalisation, etc.) avec une expertise du métier RH ;

De l’autre, des acteurs du monde de la dématérialisation, proposant des compétences variées autour du document numérique : gestion documentaire, archivage électronique, services de confiance, etc.

Le marché de la dématérialisation des documents RH réunit ainsi des acteurs aux expertises spécifiques impliquant indéniablement la mise en place de partenariats stratégiques. En pleine construction, ce marché fait naître les convoitises de nombreux acteurs qui y voient une manne non négligeable de revenus récurrents, notamment issus de prestations délivrées en mode SaaS (Software as a Service).

La méthodologie suivie pour réaliser cette étude repose sur des interviews réalisées de novembre 2010 à janvier 2011 auprès de : • 110 décideurs travaillant au sein d’entreprises privées et administrations (basées en France) et rattachés aux directions

suivantes : direction des ressources humaines (53%), direction informatique (18%) et direction générale (16%) ; • 35 responsables chez des prestataires actifs sur le marché de la dématérialisation des documents RH

1- UNE ETUDE APPROFONDIE

Atouts de la dématérialisation des documents RH France, 2010-2012

Document de plus de 150 pages publié en janvier 2011 par MARKESS International avec le soutien des sociétés suivantes actives sur le marché :

Cegedim SRH, Cegid, Cimail Solutions, La Poste, Novapost et Primobox

2- UN REFERENTIEL DE PRATIQUES

Une synthèse complémentaire de 15 pages téléchargeable gratuitement au lien suivant : http://www.markess.fr/demandedocument.php?refdoc=776

Les modalités d’acquisition de l’étude complète sont détaillées à : http://www.markess.fr/demandedocument.php?refdoc=772

(150 pages de tableaux, graphiques et commentaires)

MARKESS International est un cabinet d’études et de conseil qui analyse depuis plus de 10 ans la transformation et la modernisation des organisations avec les technologies de l’information. Etabli à Washington, D.C. et à Paris, MARKESS International a pour mission d'aider tant les maîtrises d’ouvrage à mieux comprendre et tirer parti des technologies de

l’information que les offreurs à mettre au point une stratégie optimale pour cibler ces marchés.

Pour aller plus loin

Référentiel de Pratiques « Atouts de la Dématérialisation des Documents RH » Source : MARKESS International – Février 2011

Pour toute information : www.markess.fr – 01 56 77 17 77

www.cegedim-srh.com

Partenaire privilégié de la fonction RH, Cegedim SRH est spécialisé dans les solutions et les services pour la ges-tion de la paie et des Ressources Humaines.

Acteur de référence sur le marché, l’entreprise dispose d’une expertise de plus de 25 ans dans le domaine de l’externalisation RH. Tirant le meilleur de la technologie, Cegedim SRH développe et commercialise des solutions applicatives innovantes et une offre de services d’externalisation associée.

Opérant également en Suisse et au Royaume-Uni, Cegedim SRH s’appuie sur son propre système d’information TEAMS

RH pour offrir des prestations

d’externalisation adaptées et évolutives selon les be-soins, le contexte et la taille de ses clients. Les équipes de Cegedim SRH accompagnent et conseillent chaque jour les directions des Ressources Humaines dans la conduite de leurs projets et assurent l’efficience de leur système d’information RH. Cegedim SRH leur offre ainsi les moyens de se recentrer sur leur cœur de métier et de contribuer à l’amélioration de leur performance.

Cegedim SRH est une filiale du groupe Cegedim, acteur mondial de technologies et de services. Capitalisant sur ses compétences en édition de logiciels professionnels et en traitement d’informations complexes, le groupe pro-pose également des solutions de gestion à forte valeur ajoutée à ses clients intéressés par les problématiques d’externalisation et d’échanges dématérialisés.

Fondé en 1969 et coté sur NYSE Euronext Paris (Compar-timent B), le groupe Cegedim enregistre un chiffre d’affaires de 926 millions d’euros en 2010 et emploie 8 500 personnes dans plus de 80 pays.

Date de création 1994

Siège social Boulogne-Billancourt

Chiffre d’affaires 2010 (Monde) 19,6 M€

Effectif à fin 2010 (Monde) 215

Dirigeant France Pierre Marucchi

M€ : millions d’euros Source : Cegedim SRH

Afin d’accompagner les entreprises dans la dématériali-sation de leurs documents RH, Cegedim SRH a développé une offre de coffre-fort électronique, ARKEVIA.

Ce service est intégré au sein de l’offre TEAMS Paie et vient en complément des offres de dématérialisation déjà existantes dans la solution TEAMS

RH. ARKEVIA per-

met de répondre aux attentes conjointes des directions des Ressources Humaines et des salariés en matière d’archivage numérique de documents RH.

L’offre ARKEVIA est un espace personnel de stockage hautement sécurisé dans lequel les salariés peuvent archiver leurs documents électroniques sensibles pen-dant une durée de 50 ans. Intégré à son offre TEAMS

RH,

ce nouveau service proposé par Cegedim SRH permet au salarié qui en fait la demande, de recevoir ses bulletins de paie dématérialisés dans un coffre-fort personnel accessible sur Internet par un identifiant et un mot de passe qui lui sont propres.

Cet espace permet également d’accueillir à la conve-nance du salarié, d’autres documents RH personnels le concernant. L’employeur peut donc diffuser par ce biais le bulletin de participation, le bulletin d’intéressement, ou tout autre document annexe au bulletin de paie.

Conformément à la loi, la remise du bulletin s’effectue dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. Pour cela, les bulletins de paie sont signés élec-troniquement par Cegedim et prennent alors la forme d’un « PDF signé » avec la mention de la date et de l’heure, garantissant ainsi la valeur probante du docu-ment produit par l’employeur.

ARKEVIA repose sur les caractéristiques suivantes :

Accessibilité : l’accès au coffre-fort est simple et sécuri-sé. Où que l’utilisateur se situe, une connexion à Internet suffit pour accéder à ses propres documents.

Archivage : la solution garantit un archivage pérenne et fiable pendant une durée de 50 ans (la période de con-servation des bulletins de paie est de 45 ans dans les conditions de la norme NF Z42-013).

Disponibilité : ce service est proposé à l’ensemble des clients de Cegedim SRH disposant du module Paie.

Espace de stockage : en complément des documents déposés par les émetteurs, le salarié dispose d’un espace de stockage gratuit pour archiver ses documents person-nels. ARKEVIA offre également à son détenteur, la possi-bilité de recevoir automatiquement dans son coffre-fort, des documents mis à disposition par d’autres émetteurs, tels que des fournisseurs (électricité, banque, télé-phone…). A l’occasion de chaque dépôt effectué dans le coffre par un émetteur, l’utilisateur est averti par e-mail.

Gestion personnelle : ARKEVIA est un coffre-fort person-nel hautement sécurisé. Chaque détenteur définit son profil, son mot de passe, sa personnalisation et l’organisation de son espace. En cas de changement d’employeur, le salarié conserve et accède à son coffre-fort gratuitement. Il peut à tout moment exporter ses documents, les envoyer par e-mail et les imprimer.

Référentiel de Pratiques « Atouts de la Dématérialisation des Documents RH » Source : MARKESS International – Février 2011

Pour toute information : www.markess.fr – 01 56 77 17 77

ARKEVIA, coffre-fort individuel électronique

Source : Cegedim SRH SaaS : l’offre ARKEVIA est un service développé en mode SaaS (Software as a Service), permettant ainsi à l’utilisateur d’accéder en permanence aux documents archivés dans son coffre-fort. Le mode SaaS assure éga-lement une rapidité de mise en œuvre de la solution.

Sécurité : les documents déposés par les émetteurs sont protégés contre l’effacement. L’hébergement est assuré directement par Cegedim, dont les centres informatiques répondent aux plus hautes exigences en matière de sécu-rité informatique.

Simplicité : la solution est intuitive, ergonomique et simple d’utilisation. Sa prise en main est instantanée et ne nécessite aucune formation.

Valeur probante : les bulletins de paie déposés dans ARKEVIA par Cegedim SRH ont la même valeur juridique que leur équivalent papier grâce à la signature numé-rique qui garantit l’identité du déposeur, la date et l’heure de la signature.

Exemples de Bénéfices Clients

ARKEVIA est un nouveau service qui s’inscrit dans la dy-namique de modernisation et de professionnalisation des outils de la fonction RH.

Le service est conforme aux dispositions réglementaires en matière d’archivage à valeur probante.

Les documents déposés par Cegedim SRH sont protégés contre la destruction.

L’espace utilisé pour l’archivage des bulletins de paie ne vient pas en déduction de l’espace de stockage mis gra-tuitement à la disposition du salarié.

Les documents archivés dans ARKEVIA, contrairement aux documents papier, sont inaltérables.

Le coffre-fort est accessible à vie pour le salarié, depuis n’importe quel navigateur Internet.

Principaux Partenaires des Offres

Cegedim SRH, propre éditeur du coffre-fort ARKEVIA, s’appuie sur le savoir-faire de deux partenaires :

Cecurity.com : logiciel d’archivage ;

Dictao : signature électronique.

Rappel du Périmètre Couvert

Principaux domaines d’expertise

Conseil amont

Accompagnement au changement

Numérisation de documents papier

Dématérialisation à la source

Archivage électronique

Services de confiance (signature électronique, horodatage…)

Solution métier RH

Intégration

Editique

Matériel

Hébergement

Source : MARKESS International

Pour plus de précisions, contactez : Valérie Dormeau-Ralli

Directrice Marketing & Communication valerie.dormeau-ralli@cegedim-srh.com

Cegedim SRH – 17, rue de l’ancienne mairie – 92100 Boulogne-Billancourt Tél : +33 1 49 09 84 40 – Fax : +33 1 49 09 23 13

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