Livre Blanc Dématérialisation et secteur RH : un duo …...Dématérialisation et secteur RH : un duo gagnant 2 Introduction 3 1. La fin du papier comme norme 4 2. Les enjeux de

Dématérialisation et secteur RH : un duo gagnant

Livre Blanc

*Parce que les liens sont essentiels.


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Introduction 3

1. La fin du papier comme norme 4

2. Les enjeux de la dématérialisation des RH 5

Réduire 5

Moderniser 5

Sécuriser 5

3. Un suivi du salarié au long de son parcours dans l’entreprise 6

Accélérer le recrutement 6

Simplifier la vie dans l’entreprise 6

Sécuriser le départ 6

Et pour le salarié ? Un mot d’ordre : simplifier le quotidien 6

4. Les points clés avant de se lancer 7

Une solution globale sur le long terme 7

Conclusion 8

CONTENU


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Porte d’entrée vers leur transformation numérique, la dématérialisation est l’un des chantiers majeurs des entreprises. De leur côté, les RH/DRH portent une grande partie de ce projet, de par leur position stratégique et transversale. L’obligation de fournir un bulletin de paie numérique a permis de sensibiliser à la question de la dématérialisation et a constitué un premier pas en ce sens, ouvrant la voie à d’autres utilisations. En ligne de

mire : plus de modernité, une gestion simplifiée des salariés, un gain de temps et d’efficacité au quotidien et la possibilité de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée, au cœur du métier RH.

Dans ce livre blanc, nous verrons les différents enjeux de la dématérialisation, ses atouts et les points clés lorsqu’une entreprise décide de se lancer dans la dématérialisation de ses RH.

Introduction

La transformation numérique est un enjeu majeur pour les entreprises, qui doivent pouvoir s’appuyer sur la dématérialisation des RH et DRH afin d’aller plus loin dans ce processus.”

Avant la loi Travail et la mise en place de l’opt out5, seuls 30 % des salariés adhéraient au principe de dématérialisation, contre 70 % aujourd’hui.

80 % se sont déclarés prêts à recevoir leur bulletin de paie au format électronique


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1. La fin du papier comme norme

Depuis le 1er janvier 2017 et l’entrée en vigueur de la loi Travail (loi El Khomri), les employeurs peuvent transmettre les bulletins de paie en format électronique à leurs salariés, sauf opposition de leur part. Suite à cette loi, le bulletin de paie numérique devient la norme et le papier l’exception.

La France rattrape par ailleurs son retard : avec un taux de dématérialisation de 15 %, elle se situait bien loin de ses voisins allemands (95 %), britanniques (73 %), italiens (57 %) ou belges (54 %)1. Les salariés sont pourtant prêts au changement et y voient un avantage :

• 63 % des Français estiment ne pas profiter des opportunités offertes par le numérique dans leur vie professionnelle2,

• 80 % se sont déclarés prêts à recevoir leur bulletin de paie au format électronique3,

• Plus d’1/4 ont déclaré avoir déjà perdu des bulletins de paie et sont préoccupés par la question de leur archivage4.

En France, l’intérêt pour ce sujet se traduit dans les faits : la dématérialisation du bulletin de paie, priorité stratégique pour les DRH, constitue le point de départ d’une démarche plus large sur du long terme. Les solutions concrètes apportées par la dématérialisation permettent une nouvelle gestion de l’ensemble des pièces constituant le dossier salarié, du recrutement de ce dernier à son départ.

Les entreprises, et plus particulièrement le secteur RH, ont beaucoup à gagner en généralisant la dématérialisation des documents et en l’inscrivant dans un contexte de transformation du métier RH. Automatisation des process, facilitation de la gestion des talents, valorisation de la marque employeur ou encore développement de l’expérience des salariés ne sont qu’un avant-goût des bénéfices.

Depuis le 1er janvier 2017 et l’entrée en vigueur de la loi Travail (loi El Khomri), les employeurs peuvent transmettre les bulletins de paie en format électronique à leurs salariés, sauf opposition de leur part. Suite à cette loi, le bulletin de paie numérique devient la norme et le papier l’exception.

1Dossier de presse « La démarche de clarification du bulletin de paie », Secrétaire d’Etat chargé de la réforme de l’Etat et de la simplification, 20 février 2017 https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/dp_bulletin_paie_-_20_fev.pdf

2Baromètre du numérique 2018 https://siecledigital.fr/2018/12/04/le-barometre-du-numerique-2018/

3IFOP-Neopost France, juin 2017 https://www.neopost.fr/sites/neopost.fr/files/PressRelease/File/cp-ifop-neopost-rh.pdf

4Idem

5Opt out : recevoir son bulletin de paie en format numérique est le choix par défaut. Obtenir la version papier nécessite d’en faire la demande.

1. LA FIN DU PAPIER comme norme

2. Les enjeux de la dématérialisation des RH

La mise en place du bulletin de paie numérique a donc ouvert la voie de la dématérialisation à d’autres pratiques répondant à des problématiques rencontrées par le secteur RH, notamment :

• Comment simplifier et optimiser leur fonctionnement actuel, tout en réduisant les coûts ? Comment gagner du temps sur les tâches chronophages liées à la gestion administrative et ainsi se concentrer sur son cœur de métier RH ?

• Comment moderniser les échanges avec les salariés, les accompagner, s’adapter à leurs attentes et aux nouveaux usages ?

• Comment contribuer à la transformation digitale de l’entreprise en menant un projet transverse qui bénéficie à tous les collaborateurs ?

Les solutions apportées par la dématérialisation s’orientent sur 3 axes principaux :

Réduire• les coûts sur la gestion du courrier,

l’affranchissement (incluant par exemple les PND, plis non distribuables en raison d’une adresse ou d’un nom incorrect

Les économies réalisées par le passage au bulletin de paie électronique seraient par ailleurs estimées entre à 0,17 à 0,32 €/bulletin6.

dont le coût serait en moyenne d’1€/lettre) et l’archivage. Les économies réalisées par le passage au bulletin de paie électronique seraient par ailleurs estimées entre à 0,17 à 0,32 €/bulletin6.

• le temps passé sur des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée (préparation du courrier, recherche de documents, réalisation de duplicatas…)

• l’utilisation de consommables (papier et encre), et ainsi s’inscrire dans une démarche de développement durable.

Moderniser• l’accès aux documents en

digitalisant progressivement l’ensemble du dossier salarié grâce à une solution conçue pour l’employeur. Elle permet de gérer, diffuser et classer l’ensemble des documents RH transmis aux collaborateurs de leur recrutement jusqu’à leur départ : contrat de travail, bulletins de paie, relevés d’heures, documents de fin de contrat…

• les échanges avec les salariés en proposant par exemple des services innovants simplifiant la gestion de leurs documents (bulletins de paie, prise de congés, feuille de présence…) avec la mise à disposition d’un espace personnel sécurisé où ils sont conservés. Chaque salarié peut ainsi accéder à ses documents en ligne à tout moment. Diffusion et consultation peuvent s’effectuer en un temps record.

• les modes de communication en les diversifiant pour se conformer aux besoins et rythme de chacun. Dématérialisation ou papier, la fonction RH s’adapte, au cas par cas.

Sécuriser• les documents et apporter toutes les

garanties en termes de conformité juridique, sécurité, confidentialité des données, traçabilité et pérennité via des solutions de dématérialisation fiables.

Cette gestion plus efficace du dossier de chaque salarié tout comme l’apport de nouveaux services transparaît sur l’image de l’entreprise et peut être un facteur d’attractivité, permettant de valoriser sa marque employeur auprès de potentiels nouveaux talents.

6https://www.usine-digitale.fr/article/rh-numerisez-vous-simplifier-la-paie-c-est-possible-bouygues-telecom-et-schneider-electric-l-ont-fait.N340480


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2. LES ENJEUX de la dématéralisation


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3. Un suivi du salarié au long de son parcours dans l’entreprise

Progressivement, en répondant à ces enjeux, le dossier RH du salarié dans son ensemble se digitalise, et englobe tout son parcours au sein de l’entreprise, de son recrutement à son départ.

Accélérer le recrutementDès son embauche, un salarié bénéficie des atouts qu’apporte la dématérialisation. La manière de contractualiser évolue et s’accélère, notamment avec l’envoi de documents officiels (état civil, diplôme) en version numérique et la signature électronique du contrat de travail. Grâce à cette dernière, les deux parties signent et récupèrent le contrat au format électronique instantanément, le tout évitant de pénibles allers-retours entre les RH et le salarié afin de constituer son dossier.

Simplifier la vie dans l’entreprisePremière étape dans la digitalisation des RH, l’envoi des bulletins de paie dématérialisés vers un espace personnel sécurisé est suivi par la dématérialisation de tous les documents RH transmis à un collaborateur au cours de son parcours dans l’entreprise : notes internes, relevés d’heures, avis d’intéressements ou de participations, fiches de primes mais aussi formations suivies ou compte rendu d’entretiens annuels… Sachant qu’un salarié reste en moyenne environ 9 ans dans une entreprise7, cela représente 108 bulletins de salaire, sans compter les éventuels avenants et autres documents !

Sécuriser le départLa dématérialisation permet de répondre aux besoins de traitement rapide et sécurisé d’un volume important de documents, un atout dans des secteurs concernés par d’importants turn-over comme les

entreprises travaillant avec beaucoup de saisonniers ou l’intérim, où elle est plus avancée. De fait, les documents de fin de contrat sont également concernés par la dématérialisation : certificat de travail, solde de tout compte, attestation Pôle Emploi…

Un dossier du personnel peut contenir entre 100 et 300 types de documents différents. Dématérialiser les processus RH et les documents liés devient une véritable opportunité d’optimisation et de fluidification.

Et pour le salarié ? Un mot d’ordre : simplifier le quotidienDe leur côté, les salariés peuvent accéder facilement et à tout moment aux documents les concernant depuis leur espace personnel sécurisé. Ils évitent les risques de perte ou de destruction grâce à l’archivage sécurisé. Via leur Compte Personnel d’Activité, qui n’est pas lié à un employeur spécifique, ils disposent d’un service unique pour accéder à tous les bulletins de paie dématérialisés émis pendant leur carrière professionnelle, pendant la durée légale associée (50 ans minimum).

7https://www.focusrh.com/actualites/les-salaries-les-plus-epanouis-au-travail-ont-6-10-ans-d-anciennete-30218.html

3. UN SUIVI DU SALARIÉ au long de son parcours dans l’entreprise

Un dossier du personnel peut contenir entre 100 et 300 types de documents différents. Dématérialiser les processus RH et les documents liés devient une véritable opportunité d’optimisation et de fluidification.”

Parmi les clients ayant débuté par la dématérialisation du bulletin de paie, Quadient a constaté que plus de 70 % d’entre eux avaient ensuite élargi l’usage à d’autres documents RH. Plus de 50 % sont allés plus loin en mettant en place la signature électronique des contrats de travail.


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4. Les points clés avant de se lancer

Progressivité et souplesse sont les maîtres-mots dans le choix de la solution de dématérialisation à utiliser et son déploiement. Débuter par le bulletin de paie électronique constitue une première étape pertinente avant la dématérialisation de l’ensemble du dossier RH, mais pour s’assurer d’une mise en œuvre et d’une adhésion optimum, un accompagnement au changement par des experts est primordial.

La solution de dématérialisation choisie doit en effet répondre à des points essentiels : conformité mais aussi gestion des problématiques métier comme le traitement des congés ou notes de frais. Sa capacité à évoluer est primordiale, aussi bien pour s’adapter à de nouveaux types de documents qu’à une gestion transparente de l’opt out8 ou à l’organisation de l’entreprise (respect de la chaîne de décisions ou encore des règles de confidentialité, notamment avec l’arrivée du prélèvement à la source qui implique un cloisonnement des données).

Ce n’est qu’en travaillant avec des experts et en s’appuyant sur les représentants du personnel et les collaborateurs, sollicités dès le début, que l’entreprise s’assurera de la pérennité de son projet et de l’adhésion de l’ensemble de son personnel.

Une solution globale sur le long terme

La dématérialisation RH doit être envisagée de manière globale et évolutive afin de s’adapter aux besoins et documents d’aujourd’hui, mais aussi aux usages futurs. Cette solution pourra ainsi s’adapter au rythme et à la maturité de l’entreprise en évoluant selon ses nouveaux besoins, de l’évolution de son organisation.

Au service de l’entreprise et de sa productivité, la dématérialisation améliore l’efficacité et ne doit en aucun cas complexifier la tâche des RH. L’adoption d’un outil implique donc de choisir celui qui est au service de leurs problématiques (gestion multisociétés, règles de confidentialité, de cloisonnement, compatibilité SIRH… Plusieurs paramètres sont par exemple à prendre en compte :

• Gérer facilement les préférences de réception des bulletins de paie des salariés,

• Garantir l’intégrité des bulletins de

paie et autres documents, même en dehors du coffre-fort numérique du salarié,

• Veiller à la compatibilité de la solution de dématérialisation avec le Compte Personnel d’Activité,

• S’assurer de la pérennité de l’archivage des documents transmis, notamment pour les bulletins de paie qui doivent être disponibles pendant un minimum de 50 ans pour le salarié,

• Sécuriser les données et s’assurer de leur confidentialité et de leur archivage en France. Depuis mai 2018, la RGPD impose par exemple des exigences qui vont transformer la gestion des données des salariés afin d’assurer leur confidentialité et leur sécurité (par exemple les données fiscales avec le prélèvement à la source).

8Opt out : recevoir son bulletin de paie en format numérique est le choix par défaut. Obtenir la version papier nécessite d’en faire la demande.

4. LES POINTS CLÉS avant de se lancer


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Conclusion

Bénéficier d’un accompagnement au changement permet de s’assurer de la mise en place progressive de la dématérialisation en fonction des besoins réels de l’entreprise, comme l’optimisation des tâches rébarbatives, chronophages, récurrentes pour en libérer les RH/DRH et leur permettre de se concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée, au cœur du métier de recrutement et génératrices de plus de gains.

Étant au contact direct des salariés mais aussi de futurs collaborateurs, la fonction RH, en passant par la dématérialisation, porte une image de modernité de l’entreprise, un atout pour la valorisation de sa marque employeur.

Les salariés sont en effet prêts à la dématérialisation des documents RH. Au tour des entreprises de se lancer : la dématérialisation du bulletin de paie est un premier pas avant de se lancer dans une démarche d’envergure qui implique l’ensemble des documents constituant le dossier du salarié.

Pour s’assurer du succès d’un tel projet sur le long terme, la progressivité et la souplesse sont essentielles. C’est à la solution de dématérialisation de s’adapter à l’organisation de l’entreprise, aux types de documents dématérialisés et à une gestion transparente de l’opt out pour s’adapter aux préférences de réception de tous les collaborateurs.

Enfin, le succès d’un projet de dématérialisation repose sur un accompagnement par des experts à travers du conseil sur les points essentiels lors de la mise en place du projet : conformité, gestion des problématiques métier, évolutivité de la solution, accompagnement au changement. Si le déploiement de la première étape de dématérialisation remporte l’adhésion, alors la digitalisation RH dans son ensemble sera possible.

Votre entreprise est-elle prête pour passer à la dématérialisation RH ?”


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*Parce que les liens sont essentiels.

Documents

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