Guide d'accompagnement

À destination des communeset intercommunalités de la région Midi-Pyrénées

Agence Régionale pour le Développement de la Société de l’Information en Midi-Pyrénées

pour ma collectivitépour mes administrés

Internetpublic

1

Sommaire

Contre la fracture numérique 2

Midi-Pyrénées : des TIC et des chiffres 4

Les questions que vous devez vous poser 6

Quelles sont les attentes de vos administrés ? 8

Votre projet : au service de quelle politique ? 10

Des lieux d'accès public à Internet : pour tous 12

L'équipement des écoles : une priorité 13

Comment préparer un site Internet ? 14

Comment réaliser un site Internet ? 18

Comment exploiter un site Internet et le promouvoir ? 22

TIC : l'engagement d'une Région 26

L'Ardesi : un accélérateur 28

Glossaire 30

É t a p e 3

É t a p e 2

É t a p e 1

2

Les collectivités locales, même les plus petites, en sont conscientes : elles

ne peuvent rester au bord de l’autoroute technologique. Comment

admettre en effet l’apparition d’une « fracture numérique » entre des

populations et des territoires qui seraient inégalement traités ?

Toute commune peut désormais offrir à ses "cyber-citoyens" des

services "en ligne" : information sur les transports publics, les

établissements scolaires et culturels, les équipements sportifs, le plan

d’occupation des sols, le calendrier des manifestations, le menu des

cantines scolaires, l’assistance à domicile, etc. ; une forme de

démocratie plus "participative" doit également y trouver son compte :

diffusion du compte rendu des séances du conseil municipal,

expression directe dans les "forums électroniques", dialogue par

courrier électronique entre élus et administrés.

http://www.ardesi.asso.fr

Contre la "fracture numérique"

Une attente... et une contrainteAu-delà de la réponse apportée par les communes à la nouvelle attentesociale exprimée par les cyber-citoyens, c’est d’une obligation qu’il s’agit : lescollectivités locales doivent en effet faire face à un calendrier imposé par l’Etat.A partir du 1er janvier 2005, par exemple, elles devront être en mesure derecevoir sur leur propres e-mails les réponses aux appels d’offres.

L'administration électroniqueD’ici 2005, l’ensemble des démarches administratives des particuliers, desassociations et des entreprises, ainsi que les paiements fiscaux et sociaux, doiventêtre proposés par Internet. Cet objectif ambitieux s’inscrit dans le cadre du"programme e-Europe", qui a dressé une liste de 20 services électroniques àapporter aux citoyens et aux entreprises.

Services pourles citoyens- impôt sur le revenu- recherche d’emploi- contributions de sécurité sociale- documents personnels- immatriculation de véhicules- demandes de permis de construire- déclarations à la police- services de bibliothèque publique- certificats (naissance, mariage, …)- inscriptions dans l’enseignement

supérieur- annonces de déménagement- services de santé (rendez-vous à

l’hôpital, …)

Services pourles entreprises- contributions sociales pour les

employés- impôt sur les sociétés- TVA- enregistrement des nouvelles

sociétés- soumission de données aux

offices statistiques- déclarations en douane- permis environnementaux- marchés publics

3

Consultez : http://www.service-public.fr et http://www.internet.gouv.fr(Projet 2004-2007 ADELE - ADministration ELEctronique)

Observatoire des Usages d’Internet et des TIC (Technologies de l'Information

et de la Communication) en Midi-Pyrénées, l’Ardesi réalise des enquêtes qui

permettent de suivre l’évolution de la situation. Celle-ci est nuancée. Ainsi

par exemple, 9 % seulement des communes de la région (qui en compte 3 020)

ont un site web. Mais 62 % des communes de plus de 2 500 habitants sont

présentes sur Internet. Ce qui signifie que ce sont les petites communes de la

région qui ne sont pas encore montées dans le train des TIC.

Si Internet est accessible en bas débit sur la totalité du territoire régional,

seules 33 % des communes (soit 7 habitants sur 10) sont couvertes par le

haut débit (technologie ADSL). L'idéal étant que le plus grand nombre soit

servi par le haut débit.

Midi-Pyrénées : des TICet des chiffres

4

Pour plus d'informations, consultez le centre de ressources sur le sitede l'Ardesi : http://www.ardesi.asso.fr

Sources : ARDESI (Déc. 2003)

Les sites locauxUne étude sur la qualité de l’Internet public local a permis de dégager destendances… et des marges de progression. - Rares sont les sites qui disent clairement à qui ils s’adressent et à quels types

de besoins ils peuvent répondre. A peine 5 à 10 % proposent des accès parpublic ou par type de besoin.

- Près de 2 sites sur 3 ne hiérarchisent pas assez l’information. Et celle-ci estde fraîcheur inégale, parfois même obsolète.

- Les liens externes sont nombreux, mais peu mis en valeur.- En terme de contenu, justice, sécurité et impôts sont les parents pauvres. Trio

préféré des sites locaux : informations pratiques, tourisme et patrimoine.- La plupart des sites proposent un contact par mail… mais 1 sur 2 ne répond

pas au courrier qu’on lui adresse.

L’équipement informatiquePrès d’un foyer sur deux en Midi-Pyrénées dispose d’un ordinateur à domicile.La Haute-Garonne est le département le plus équipé (58,6 % des foyers).À Toulouse, ce chiffre monte à 62,7 %.

Les usagers d’Internet39,8 % des midi-pyrénéens utilisent Internet, sur leur lieu de travail, chez euxou ailleurs. Pour la France, le taux d’usagers est de 31,4 %. La région est doncassez nettement en avance de ce point de vue.

Un foyer sur trois est connecté à Internet.Ce chiffre devrait progresser puisque 7,5 % des foyers de la région comptents’équiper d’une connexion dans les douze prochains mois.

5

Sources : ARDESI/étude e-regions 2002

Sources : ARDESI / IPSOS (Nov.2002)

Sources : ARDESI / IPSOS (Nov.2002)

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La mise en œuvre d’un projet TIC, comportant notamment la

création d’un site Internet local, doit être précédée par un examen

des capacités et des caractéristiques de la collectivité.

- A-t-elle déjà une culture de la communication : journal communal,brochures pratiques, services d’information et de communication ?Une réponse positive ne garantira pas la réussite du projet :sensibiliser les responsables à l’efficacité d’Internet sera nécessaire.

- En l’état actuel de ses moyens, pourra-t-elle gérer le projet dans sesdifférents aspects : mise à jour des informations, production deservices publics en ligne, suivi de la messagerie électronique ? Sansdoute faudra-t-il envisager de repenser l'organisation interne del’administration.

- Ses services sont-ils prêts à se rapprocher du citoyen pour mieuxrépondre à ses attentes ? Le projet va impliquer un changement dementalité : le refuser conduirait à l’échec.

- Quelles sont ses ressources en termes techniques : réseaux etconnexions, équipement informatique, maîtrise de ces outils ?

- Quels sont les sites existant sur la collectivité : associations,entreprises, socio-professionnels ?

Les questionsque vous devez vous poser

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"Ma communeest trop petite..."

Bien entendu, la question de l’échelon territorial quipeut porter le projet doit être posée d’emblée :commune, communauté de communes, "pays" ? Dans

le cas d’un projet associant plusieurs communes, l’étatdes lieux préalable est d’autant plus indispensable :

on ne peut mettre en commun lesmoyens que l’on n’a pas

ou mal identifiés.

"Ma commune n'a pasles ressources nécessaires..."

Certaines collectivités peuvent estimer que la mise en place d’unprojet Internet n’est pas une priorité dans un environnement où les

niveaux de revenu et de formation sont faibles, où le chômageest élevé et où l’accès de la population à Internet est limité.

C’est pourtant ce même projet Internet qui peut devenirun instrument efficace de politique sociale et

économique, et de lutte contrel’exclusion.

"Ça va trop vite..."Même si les technologies sont en constante évolution, la mise en œuvre duprojet TIC local doit, elle, se faire progressivement. Aucune étape ne doitêtre contournée : état des lieux, définition des objectifs, préparation duprojet Internet, réalisation, promotion.

Il est recommandé de s’appuyer sur les expériences de collectivitéssimilaires, y compris sur les difficultés rencontrées.

8

Préalablement au lancement du projet, une étude doit être

réalisée afin de connaître aussi précisément que possible

les usages et les besoins du public local.

- Quel est son niveau d’équipement informatique ? Quel est son taux deconnexion à Internet, et par quel type de réseau ? Quels lieux d’accèsà Internet utilise-t-il (domicile, travail, écoles, cyber-cafés, …) ?

- Comment fonctionnent ses relations avec l’administration locale ?Quelles prestations attend-il de la collectivité ?

- Quels sont ses besoins en termes de formation aux Technologies del’Information et de la Communication, et d’accès au matérielinformatique ? La collectivité devra-t-elle lancer, parallèlement àson projet, des actions de sensibilisation et de mise à disposition dematériel informatique dans des lieux publics ?

Quelles sont les attentesde vos administrés ?

Poser la bonne questionLors de l’étude préalable, il est préférable d’interroger les usagerslocaux sur leurs besoins plutôt que sur l’opportunité de mettre enplace tel ou tel service. Dans ce dernier cas, ils ont en effet tendanceà répondre qu’ils sont intéressés par tous les services proposés, alorsqu’ils ne les utiliseront pas forcément dans la réalité.

CourrierélectroniqueLe journal communaldoit être l’un dessupports privilégiéspour la réalisation del’étude sur les attentesdu public. Si lacommune disposed’une adresse e-mail,il sera évidemmentutile d’inciter lesinternautes locaux àl’utiliser pour faireconnaître leur point-de-vue. On prendradans ce cas cettemesure élémentaire,pourtant souventnégligée : consulterrégulièrement lecourrier, et yrépondre…

Usager ou citoyen ?Le projet TIC peut contribuer à relancer la participation des habitants àl’administration publique. Permettant une meilleure diffusion desinformations municipales, il rend également plus faciles les relationsavec les élus, si ceux-ci font preuve d’un véritable engagement personneldans la démarche. Sur ce nouveau type d’échanges, on consulterautilement le site :

http://www.vie-publique.fr

9

Les Technologies de l’Information et de la Communication

sont un formidable outil d’accompagnement du projet

politique de la commune ; elles auront donc de fortes

implications économiques et sociales. C’est pourquoi il est

indispensable de fixer les objectifs dans une perspective

opérationnelle. Il faudra ainsi :

- les identifier clairement dès le départ

- les hiérarchiser : la collectivité devra adapter son ambition à ses moyens

- établir un calendrier d’actions pour chacun d’entre eux.

Parmi les questions prioritaires, celle de l’Intranet, autrement dit l’utilisation

d’un serveur Web pour la diffusion de l’information au sein même de la

collectivité. Cette technique permet de mettre en réseau et donc de

décloisonner les différents services. Elle constitue à la fois une remise en

cause fondamentale des modes de fonctionnement et de la « culture » de la

collectivité, et une étape qui permettra à terme un vrai développement des

services à l’administré. Encore faudra-t-il installer, d’abord, un ordinateur

connecté à Internet, sur chaque bureau…

Votre projet : au servicede quelle politique ?

10

11

Qu'appelle-t-on haut débit ?ADSL, satellite, Wi-Fi, fibre optique...

Il peut être déterminant – en particulier si la commune souhaite développer

l’accueil des entreprises – de disposer d’un réseau haut débit d’accès à Internet. Le

système le plus courant passe par l’ADSL, qui utilise les câbles du téléphone. Si

l’opérateur historique ne fournit pas cette technologie sur le territoire de la collectivité,

le satellite couplé avec du Wi-Fi peut, dans certains cas, être une solution

économiquement intéressante.

Réseaux : le bon débit

Sur Internet, la « course au débit » est engagée. Pourtant, avant de choisirentre les nombreuses propositions faites par les divers opérateurs, il fautsoigneusement évaluer ses propres besoins. Le débit de base peut en effetêtre suffisant pour un projet communal qui prévoirait essentiellement laconsultation simple et l’échange de courriers électroniques.

12

La collectivité peut mettre à la

disposition du plus grand nombre un

accès aux TIC. De préférence dans un

lieu ouvert à tous et très connu du

public, où elle proposera des services

nombreux et utiles.

Dans ce « lieu d’accès public à Internet », qui peut être fixe ou mobile,chacun peut accéder, à un coût adapté, à Internet et au multimédia(outils techniques, contenus, services, administration sur Internet,formation à distance, usages sociaux, etc.) et bénéficier d’unaccompagnement de qualité. Publics prioritaires : scolaires, artisanset TPE (Très Petites Entreprises), chercheurs d’emploi, associations etpersonnes âgées.La région Midi-Pyrénées compte déjà 200 lieux de ce type, dont23 Cyber-bases, suite à l’appel à propositions lancé par le Conseilrégional en collaborationavec la Caisse desDépôts et Consignations.Des animateurs TICitinérants et des bornesd’accès à Internet dansdes lieux publics peuventutilement compléter ledispositif.

Des lieux d'accès public à Internet : pour tous

13

La construction, l’entretien, l’équipement et la mise enréseau des écoles relèvent de la responsabilité descommunes.

Il n’y a pas vraiment de règles en matière d’équipement. Aussi il conviendrade s’appuyer sur les ressources existantes, en particulier un « Guide pratiqued’équipement pour les écoles » disponible en ligne à cette adresse :http://www.educnet.education.fr/equip/pratique.htm. Au moment deschoix techniques, il sera judicieux aussi de se rapprocher des servicestechniques de la commune, s’ils existent, ou de la mission TICE du Rectorat.

Le succès de tout projet d’équipement dépend beaucoup de la qualité decoordination et de la concertation entre les pouvoirs publics locaux,l’équipe éducative (directeur, enseignants, inspecteur d’académie), voireles parents d’élèves.L’existence d’un projet pédagogique est primordial en la matière.

L'équipement des écoles : une priorité

Le brevet informatique etInternet : B2i

Créée en 2000, par leMinistère de l’Éducation, leB2i valide les compétencesacquises par les élèves du

primaire.

Tous les détails sur le B2i etdifférentes ressources sur les

sites suivants : http://www.educnet.education.frhttp://www.education.gouv.fr

http://www.education.fr

Le dispositif académiqued’accompagnement et

d’assistance

Coordonné par la missionTICE et le SIGAT-CRIA du

Rectorat de l’Académie deToulouse, ce dispositif reposesur un centre d’appel et surune assistance de proximité

qui assurent l’assistanceinformatique et technique aux

utilisateurs.http://www.ac-toulouse.fr/tice

Et demain ? : les espacesnumériques de travail (ENT)

Nouvelles voies d’accès quiviennent s’ajouter aux

différents services« traditionnels » rendus par

l’informatique d’unétablissement, les ENTpermettront aux élèves,enseignants, personnelsadministratifs et familles

d’accéder aux ressources del’école.

http://www.educnet.education.fr/equip/sdet.htm

Définir les objectifsÉtape essentielle, que l’on peut traduire par cette question : quelle valeurajoutée doit apporter le site Internet communal ? On dégage en généraltrois objectifs principaux :

Information et communicationIl s’agit de présenter la commune et ses activités, et d’informer les citoyens.

Qualité du service publicOn souhaite améliorer l’efficacité des services administratifs et l’accès desusagers au service public communal.

CompétitivitéOn veut promouvoir la commune en utilisant les possibilités d’Internet.

La collectivité peut poursuivre des objectifs plus précis encore :PolitiquesPour améliorer le fonctionnement démocratique.

ÉconomiquesPour attirer entreprises et investisseurs.

CommerciauxPour offrir une vitrine à l’économie locale.

Touristiques et culturelsPour promouvoir le patrimoine et les attractions locales.

SociauxPour réserver de l’espace sur le site aux associations locales par exemple, ourendre Internet accessible à tous.

Comment préparerun site Internet ?

14

1

La définition des objectifs doit être précise et complète.

Mais le site peut être ouvert même s’il n’est pas

exhaustif, pourvu qu’il apporte une vraie valeur

ajoutée. Evolutif par nature, il pourra – et

devra - être enrichi par la suite.

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Identifier le public cibleQui sont les futurs usagers des nouveaux médias

communaux ? Ils sont potentiellement nombreux, mais ils doivent

être définis : les citoyens de la commune, les personnes qui y ont des

activités mais qui n’y résident pas, les anciens habitants, les touristes, les

associations, les entreprises, etc.

Comment faire pour ne négliger aucun usager ? Internet peut être un outil

d’insertion très important pour les handicapés, ou pour les personnes

peu autonomes. Des solutions techniques permettent de leur

assurer l'accès au site.

Le site doit renvoyer en particulier sur http://www.service-public.fr, celui-ciapporte l'ensemble des informations administratives dont le citoyen a besoin.

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préparerFixer les contenusQuelle image la collectivité locale souhaite-t-elle donner d’elle-même ? Lesinformations qu’elle va diffuser sur son site vont largement contribuer à laréponse. C’est pourquoi les contenus devront être fixés dans le cadred’une véritable « politique éditoriale ». Ils sont de plusieurs ordres :

Informations administrativesQui fait quoi dans les services communaux, contacts utiles, horaires,documents délivrés ; mais aussi procédures permettant de se procurer desdocuments ou des renseignements sur les sites de l'État : le site local jouealors le rôle d’un « portail » facilitant le contact du citoyen avecl’administration.

Informations politiquesOrganisation et fonctionnement du Conseil municipal :noms, attributions, ordre du jour des réunions,compte rendus du Conseil municipal, vote du budget,résultats des élections, explications sur les politiquesmises en œuvre ou modes de participation descitoyens (conseil municipal des jeunes, conseils dequartier, etc.).

Informations pratiquesDe toute nature, elles doivent faciliter la vie quotidienne deshabitants de la commune. Par exemple : collecte des déchetsménagers, des encombrants, inscriptions dans les crèches et cantines,médecins et pharmacies de garde, services sociaux, agenda desmanifestations, activités des associations, des clubs sportifs, spectacles, etc.

La plupart des contenus sont évolutifs. A commencer par les horaires, lesprogrammes ou les noms des contacts. Une actualisation régulière seranécessaire. On n’oubliera donc pas les mentions suivantes : date de ladernière mise à jour des informations, responsable éditorial, etc.

17

préparerÉvaluer les coûtsCeux-ci ne pèseront évidemment pas de la même façon dans le budgetd’une petite commune ou dans celui d’une grande ville. Ils dépendrontégalement du ou des sous-traitants choisis, du contenu du site et desaccès mis à la disposition du public.Le projet impliquera des dépenses à court terme, pour la création du site, etsurtout à long terme, pour sa gestion, sa maintenance et son enrichissement.Il y aura donc des coûts fixes (conception du site, achat de matériel, etc.) etdes coûts variables (mise à jour, frais d’utilisation du réseau téléphonique,hébergement, abonnement auprès d’un fournisseur, frais de personnel, etc.).

Exemples de coûts :Ces tarifs sont donnés à titre indicatif, sachant que les objectifs des projetsInternet diffèrent d'un cahier des charges à l'autre.

Les projets peuvent avoir des cahiers des charges aux ambitions trèsdifférentes. Ces deux réalisations en Midi-Pyrénées l’illustrent :

Cas 1Création du siteInternet d'une mairie– commune de 2500habitants

Coûts générauxInvestissement :environ 4 000 Euros HT(études, conception,réalisation du site, miseen place, référencement,nom de domaine).

Fonctionnement par an :environ 1000 Euros HT(hébergement,actualisation/mise à jour :4 mises à jour du site àl’année).

Cas 2Création d’une « e-communauté » regroupant21 communes – 17 000 habitants

Remarque : sur ce type de projet, des subventions peuvent être sollicitées.

1ère année : environ 150 000 Euros HT- Animation de l’ensemble du projet : recrutement à temps plein d’un

chargé de mission,- Equipements informatiques et abonnements des communes sur Internet

(prise en charge 1ère année),- Renforcement du réseau informatique et création d’un Intranet,- Formation des élus et agents administratifs,- Développement et animation d’un Système d’Information

Géographique (SIG).

2ème année : environ 65 000 Euros HT- Animation de l’ensemble du projet : un chargé de mission à temps

plein,- Mise en ligne de certaines données du SIG et développement de ce

SIG en dynamique.

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Comment réaliserun site Internet ? 2

Qui fait quoi ?A la base du projet, une équipe, et non un homme seul. Elle va assurer lamaîtrise d’ouvrage, élaborer la politique éditoriale du site, et faire sapromotion auprès des citoyens. Elle va s’appuyer pour cela sur unpersonnage essentiel, le chef de projet et, éventuellement, sur uneAssistance à la Maîtrise d’Ouvrage (AMO).

L'élu, maître d'ouvrageIl définit le cadre général du projet, choisit le chef de projet, propose lesorientations du projet devant le Conseil Municipal par exemple et luiaccorde les moyens nécessaires (temps disponible et budget).

Le chef de projetIl est de préférence désigné au sein de l’administrationcommunale. S’il n’est pas forcément un professionneld’Internet, il en a la culture et le goût ; il a suffisammentde recul pour adopter un point de vue d’ensemble sur leprojet et il est soucieux de l’efficacité du service public. Siaucun agent municipal ne présente ce profil, il faudrarecruter à l’extérieur ce chef de projet qui ne pourra pasêtre un simple prestataire, sa fonction devant être pérenne.Sa mission : définir le cadre général du projet, rédiger lecahier des charges pour le sous-traitant technique, préparer lepersonnel et organiser les services, développer le contenu du siteet le faire vivre.

L’Assistance à la Maîtrise d’OuvrageL’aide d’un prestataire spécialisé peut être indispensable, en particulier si leprojet de site Internet est ambitieux (il s’agit d’éviter les erreurs initiales). Lamission de l’AMO : défendre les intérêts de la commune auprès de la sociétéréalisant le site, et apporter son expertise à différents niveaux (étude del’existant et des besoins des usagers, création technique du site,réorganisation de l’administration).

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Je n'ai pas de chef deprojet. Comment je fais ?

Je m'appuie sur un éluet/ou un technicien.

Le chef de projet peuts’entourer d’une ou plusieurs

personnes, et leur attribuer un rôleparticulier dans la mise en oeuvre du projet.Certaines compétences peuvent évidemment

être trouvées au sein de l’administration :

- compétences techniques et pédagogiques pour laformation du personnel,

- compétences en terme d’organisation, pour ledéveloppement et les procédures de gestion,

- compétences en terme de communication, pourle repérage des informations à diffuser,

- compétences en matière sociale,économique, culturelle, touristique,

pour l’intégration du projet dansles politiques de la commune.

Attention

de dégager du

temps au chef de

projet !

20

réaliserDes règles de baseLa réalisation d’un site efficace et agréable pour le citoyeninternaute passe par l’application de quelques règlesincontournables :

Un site accessible à tousIl doit être le plus clair et le plus simple possible, dans son architecturecomme dans le langage employé. Le découpage de la collectivité endifférents services administratifs (état civil, service social, etc.) et levocabulaire administratif sont souvent peu intelligibles pour l’usager. Uneffort particulier doit être fait à ce niveau.

Un contenu clairPour faciliter l’accès aux différents services proposés, le site doit avoir unestructure de navigation logique et des titres de rubriques explicites. Celles-cipeuvent être organisées par thème (état-civil, éducation, mariage, décès...)ou par publics cibles (citoyen, entreprise, première visite, touriste, malvoyant, etc.)

Une interface agréableL’environnement visuel doit être simple mais convivial (couleurs pertinentes,icônes faciles à comprendre). On peut également favoriser la présentationde l’information sous forme graphique ou cartographique, et multiplier lesmodes d’interactivité.

Des aides à la navigationPour faciliter les recherches de l’internaute, on peut proposer un moteur derecherche (mis en évidence dès l’entrée sur le site), une foire aux questions(les interrogations les plus fréquentes des citoyens), un index, un plan dusite, une rubrique « Nouveautés », etc.

21

réaliserDes contraintes juridiquesElles sont nombreuses. Parmi celles-ci :

- La décision de créer un site Internet relève du maire. Les dépenses decréation et de gestion seront autorisées par le Conseil municipal.

- L’ouverture d’un site local en période électorale n’est pas recommandée : lessommes engagées pourraient être intégrées dans les comptes de campagne.

- Le choix d'un nom de domaine est très important : il simplifie la navigationet la visibilité du site pour l’internaute. Il est fortement recommandé auxcollectivités d'utiliser les chartes de nommage existantes, par exemple :

http://www.mairie-maville.fr ou http://www.ville-maville.fr

- Il est également conseillé de protéger à l’INPI (Institut National de laPropriété Industrielle) http://www.inpi.fr, le nom de votre collectivité en «.fr » (n'importe quelle entité juridiquement identifiée peut déposer le nomde votre commune ou de votre territoire si elle le souhaite !). C’est l'AFNIC(Association Française pour le Nommage Internet en Coopération) quigère les noms de domaine en France. Son site : http://www.afnic.fr

- Le site doit être déclaré à la CNIL (Commission Nationale de l’Informatiqueet des Libertés) http://www.cnil.fr

- Les mentions légales qui sont obligatoires (sur la page d’accueil ou sur unepage spéciale) : nom de la collectivité locale, son adresse physique, sonnuméro de téléphone, le nom du directeur de la publication (en général, lemaire), le numéro de déclaration à la CNIL.

- Le contenu doit être en conformité avec la loi : sur la liberté de la presse, surle respect du droit à l’image, des droits d’auteur, de la langue française, etc.

http://www.cnil.fr

http://www.droit.org

http://www.internet.gouv.fr

http://www.foruminternet.org

http://www.journal-officiel.gouv.fr

http://www.legifrance.gouv.fr

http://www.droitdunet.fr

Pour plus d'informations, consultez ces sites :

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La mise à jour du contenuPour rester attractif, le site va devoir évoluer au fil des mois.Ce sera la tâche d’un agent spécialement désigné.

Le coordonnateur éditorial va être chargé de la maintenancede l’information mise en ligne. C’est une mission essentielle : les usagers sedétournent des sites sur lesquels l’information n’est pas mise à jour et n’estdonc pas fiable. Deux solutions : cette mise à jour est confiée à une seulepersonne ou un seul service au sein de la commune ; ou bien chaque serviceest responsable de la mise à jour des données le concernant.

La fréquence de mise à jour dépend de la nature del’information : l’information « dynamique » (activités de l’agenda parexemple) est très vite dépassée ; l’information « statique » (démarcheadministrative par exemple) a une durée de vie plus longue. Leur actualisationest donc variable : un rythme hebdomadaire est une solution réaliste.

Les services publics en ligne demandent une attentionparticulière. Si l’usager peut, par exemple, télécharger des formulairesadministratifs sur le site local, il faudra s’assurer que tous les membres desservices concernés par leur traitement sont bien informés. Pour chaquetéléservice proposé en ligne (demande d’extrait d’acte de naissance, etc .),il est donc nécessaire de préciser les différentes étapes de la procédure, etde spécifier les responsabilités et les tâches concrètes de chaque service.

Comment exploiter un siteInternet et le promouvoir ? 3

23

Les communes disposant d’un site

Internet sont encore peu nombreuses : à peine une

sur dix en Midi-Pyrénées. A ce stade du projet, ces

collectivités ne doivent pas faire l’économie d’un état des lieux

rétrospectif. Peut-être ont-elles brûlé des étapes au niveau de la

réflexion, de la conception ou de la mise en oeuvre de leur site et

de leurs nouveaux outils de communication : une fois le site mis en

ligne, les problèmes qui apparaissent trouvent souvent leur

origine dans les méthodes et les procédures.

Quoi qu’il en soit, cent pour cent des sites doivent

être exploités et promus selon des règles

rigoureuses…

La création d’adresses électroniques pour la commune, les élus, les services,voire les agents communaux, facilite grandement la communication avec lescitoyens. Par ce moyen, ceux-ci peuvent s’informer par exemple de l’étatd’avancement d’un dossier. Mais la création de ces adresses supposeimpérativement que leurs titulaires aient la possibilité de répondre au courrieren temps et en heure. La rapidité des réponses pèsera lourdement dansl’image de la commune auprès des usagers !

24

exploiterFaire connaître le site

Ouvrir un site implique que la commune prennele soin d’informer le public de son existence.

Plusieurs actions sont recommandées :

Au moment de l’ouverture du site, organiser soninauguration officielle, avec la participation des acteurs locaux et deshabitants.

Assurer une publicité permanente : distribution dedépliants, adresse du site sur tous les documents de la commune, séancespubliques d’information, etc.

Faire référencer le site à la Documentation Française de façonà ce qu’il figure sur le portail service-public.fr ; sur les moteurs de rechercheou les sites portails ; sur les sites des communes voisines et des autresniveaux d’administration ; dans les guides spécialisés.http://www.ladocumentationfrancaise.fr

Prévoir des moyens d'accès facilités à l'Internet

Plus un site est interactif, plus il est fréquenté. D’autres moyensd’animation sont efficaces : mise en ligne du journal communal avec laparticipation des citoyens ; hébergement de pages personnelles d’acteurslocaux (associations) ; création d’une rubrique de petites annonces.

25

Le portail de l’administration française :http://www.service-public.fr

Annuaire officiel des sites Internet de l’administration avec la liste dessites ministériels, des actualités, l’agenda… et la possibilité derecevoir une lettre d’actualité par mail, service-public.fr est le serviceweb commun à tous les usagers.

Avec son guide des droits et démarches, il donne une vision d’ensemble desprocédures, à partir d’une approche pédagogique de la réglementation,contribue à la transparence de l’administration, permet aux usagers demieux connaître et comprendre leurs droits et obligations, et, concourt ainsià l’égalité devant la loi.

Vers une société de l'information équitableLes nouveaux moyens de communication, Internet en particulier, constituent

aujourd’hui de véritables outils d’aménagement du territoire. Ils ont une

influence de plus en plus considérable sur la vie économique, sur la vie

culturelle, sur la vie sociale de la région. Aujourd'hui indispensables, ils seront

demain incontournables.

C’est pourquoi le Conseil régional Midi-Pyrénées s’est engagé depuis

plusieurs années en faveur du développement de la "société de

l’information".

Avec un objectif central : tous les habitants et toutes les entreprises de la

région, où qu’ils se trouvent, doivent avoir accès aux services Internet et à

un réseau au bon débit. Imagine-t-on une localité, même très petite, qui ne

soit pas reliée au réseau routier ?…

TIC, l'engagement d'une Région

26

27

Un effort financier importantLe Conseil régional a mis en œuvre, pour la période 2002-2006, un

Programme d’actions régional pour la société de l’information (Parsi), et lui

consacre un budget important : près de 92 millions d’euros (un tiers pour les

réseaux, et deux tiers pour le développement des services innovants).

Des mesures très concrètesLe Parsi comporte 37 mesures. Parmi celles-ci, à titre d’exemples :

- Ecourager le déploiement équilibré de réseaux à haut débit sur le

territoire, notamment en milieu rural et participer à l'amélioration de la

couverture en téléphonie mobile.

- Développer les Cyber-bases en Midi-Pyrénées qui invitent nos

concitoyens à s'initier à Internet.

- Renforcer la présence des services publics rendus aux citoyens

(télémédecine, e-administration, ...).

- Banaliser les nouvelles technologies dans les lycées par un

engagement important en terme d'équipement et par une amélioration

de l'environnement numérique de travail.

- Augmenter l’offre régionale de formation à distance.

- Renforcer le réseau régional d’informations touristiques.

28

La politique de la Région Midi-Pyrénées en matière de TIC (Technologies

de l’Information et de la Communication) s’appuie en particulier sur

l’Ardesi, Agence Régionale pour le Développement de la Société de

l’Information. Celle-ci a un rôle d’impulsion et d’animation auprès des

collectivités locales, des institutions et des professionnels. Objectifs :

contribuer à l'amélioration de la qualité et à l’efficacité des sites Internet

des collectivités locales et des services de l’État ; et favoriser la création

de contenus ”de proximité" qui accélèreront l’usage des nouvelles

technologies par les habitants de la région.

L’Ardesi est une association qui regroupe le Conseil régional, des

collectivités locales (départements et agglomérations), des

établissements d’enseignement supérieur et de recherche, des

organismes consulaires et des acteurs sociaux-économiques impliqués

dans le développement des TIC.

L’Ardesi : un accélérateur…

Adresse : 9, place Alfonse Jourdain - 31000 ToulouseTéléphone : 05 67 77 76 76 - Télécopie : 05 67 77 76 77

E-mail : contact@ardesi.asso.fr - Web : http://www.ardesi.asso.fr

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Des enjeux stratégiquesLes nouvelles technologies sont utiles et efficaces dans bien des domaines :

- en réintroduisant des services publics de proximité en territoire rural,

- en séduisant et en fidélisant les entreprises sur les zones d'activités,

- en réorganisant le fonctionnement interne de la collectivité,

- en initiant la formation des jeunes et des adultes, et en facilitant l'insertion des

demandeurs d'emploi…

Ainsi, le législateur va imposer leur utilisation dans des cas de plus en plus

fréquents : réception d'un appel d'offres, contrôle de légalité...

Pas si compliqué !L’accès aux nouvelles technologies étant parfois intimidant, l’Ardesi favorise les

approches pragmatiques : répondre aux vrais besoins ; placer ceux-ci à la base de la

réflexion, avant même les aspects techniques ; lesquels doivent être traités à leur juste

niveau, hors de la pression des fournisseurs de matériel et des prestataires de services.

Une boîte à outils pour les élusL’Ardesi met à la disposition des collectivités locales un site Internet

(http://www.ardesi.asso.fr), une lettre d’information, le magazine "ardénews"

(dossiers de fond), un centre de ressources en ligne, des fiches pratiques

(référencement, coûts, cahier des charges, etc.).

L’agence organise des ateliers thématiques pour les webmestres, et des réunions

d’information et de sensibilisation des élus locaux.

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Glossaire

A @ (arobase) : se prononce « at » en anglais et signifie « chez ». Ce signe est utilisé dansune adresse e-mail entre le nom du destinataire et celui de la société qui héberge soncourrier. Exemple : jeandupont@wanadoo.fr

Adresse e-mail : équivalent d’une adresse postale sur Internet.

ADSL : cette technologie permet de doper les capacités de transmission des lignestéléphoniques. L’internaute peut ainsi se connecter à haut débit, sur une liaison disponibleen permanence, tout en ayant la possibilité d’utiliser son téléphone.

C Chat : de l’anglais « to chat », bavarder. Lieu de dialogue en direct avec d’autresutilisateurs du web.

Courrier électronique : E-mail, mail, mèl ou courriel. Les e-mails sont constitués detextes auxquels on peut attacher des fichiers (textes, son, images, vidéo).

Cybercafé : café disposant d’ordinateurs reliés à Internet et accessibles auxconsommateurs.

Cyber-base Midi-Pyrénées : lieu d’accès public à Internet de 5 à 12 postesinformatiques de consultation publique qui offre aux midi-pyrénéens un accompagnementde qualité prévu par une charte définie par le Conseil régional Midi-Pyrénées et la Caissedes Dépôts et Consignations.

D Débit : quantité d’informations circulant par unité de temps. Le débit se mesure en bitspar seconde.

Domaine : les domaines identifient des sous-parties ou des régions du réseau Internet. Ilssont désignés par des abréviations situées à la fin des adresses électroniques. Le suffixe «.com » indique qu’il s’agit d’un site dont le domaine est commercial ou généraliste, le «.fr » qu’il est français.

E E-commerce : ventes et achats réalisés via Internet.

E-mail : voir Courrier électronique.

Extranet : c’est un intranet, c’est-à-dire un réseau privé d’une entreprise ou d’unecollectivité, bâti sur les mêmes principes qu’Internet, mais ouvert à des utilisateursextérieurs.

En ligne : informations en provenance d’Internet.

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F Forum de discussion : « newsgroup » en anglais. Lieu virtuel où chacun dépose descourriers par thème. Ces contributions donnent lieu à des discussions.

Fournisseur d’accès Internet (FAI) : « provider » en anglais. Prestataire ouopérateur de télécommunications auquel on s’adresse pour avoir accès à Internet.

H Haut débit : accès à Internet plus rapide que par téléphone (modem), permettant uneconsultation facile et rapide du web.

Hébergement : les particuliers, entreprises ou collectivités qui souhaitent ouvrir un siteont deux solutions : soit s’équiper de leur propre serveur et être reliés en permanence àInternet; soit louer de l’espace chez un fournisseur d’accès à Internet.

Hot line : assistance technique en ligne ou par téléphone fournie par l’éditeur d’unlogiciel ou un fournisseur d’accès à Internet.

HTML : langage de programmation adopté dans le monde entier, utilisé pour créer desdocuments hypertextes et construire des pages web.

Hypertexte : technique de consultation des pages web, à base de liens. Un mot dans undocument peut être choisi comme lien donnant accès à une autre partie du document, à unautre document ou à un autre site web d’un clic de souris.

I Internaute : utilisateur du réseau Internet.

Intranet : réseau interne à une entreprise ou une collectivité utilisant la technologied’Internet.

M Modem : appareil placé entre un ordinateur et le réseau téléphonique et qui permetl’échange des données à distance.

Moteur de recherche : site spécialisé dans la recherche et le classementd’informations. Pour faire une recherche, il suffit de taper un ou plusieurs mots-clés.

P Page d’accueil : page sur laquelle s’ouvre un site web. Elle fait office d’index et desommaire.

Portail : site web thématique qui offre une sélection de liens pointant vers d’autres sites.

R Réseau : système d’interconnexion des ordinateurs afin qu’ils puissent échanger desdonnées. Il existe plusieurs types de réseaux : depuis le local reliant plusieurs ordinateurs surun même lieu géographique, jusqu’à Internet reliant des millions d’ordinateurs dans le monde.

Référencer : signaler un site à un moteur de recherche pour qu’il le prenne en compte.Une fois le site référencé, son nom apparaîtra lorsque sera faite une demande concernantle sujet dont il traite.

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S Serveur : ordinateur au centre d’un réseau, et qui héberge des données accessibles auxutilisateurs depuis leur ordinateur.

Site web : ensemble de données hébergées dans un serveur web. Chaque site, identifié parune adresse, est composé de plusieurs pages HTML comprenant des textes, des images et dessons.

Surfer : se déplacer sur Internet de site en site à la manière des surfers glissant d’unevague à l’autre, reliées les unes aux autres par des liens hypertextes.

T Téléchargement : transfert de fichiers puisés sur un serveur par l’intermédiaire d’unmodem pour être enregistrés sur un ordinateur.

W Web : désigne l’ensemble des sites situés dans le monde entier et qui sont reliésvirtuellement entre eux par des millions de liens hypertextes formant comme une immensetoile d’araignée.

Webmaster, ou webmestre : gestionnaire d’un site web.

Wi-Fi : « wireless fidelity » en anglais. Désigne un réseau sans fil qui permet les échangesentre plusieurs ordinateurs grâce à la technologie des ondes hertziennes. Ce réseau peut êtreinterne et relie plusieurs ordinateurs distants de quelques dizaines de mètres. Il permet defaire ainsi l'économie du câblage du bâtiment mais peut être limité par des murs épais ou desséparations d'étage. À l'extérieur, il peut relier plusieurs ordinateurs distants de plusieurscentaines de mètres à quelques kilomètres. Il peut constituer, en l'absence d'obstacles naturelsou physiques, une alternative intéressante pour apporter du haut débit dans des points trèsisolés du territoire. Dans ce cas, une liaison satellite devra être louée pour constituer la sourcedu haut débit qui est ensuite partagée et répartie par le réseau Wi-Fi.Pour l'avenir, de grands espoirs se portent sur le Wi-Max, une sorte de super Wi-Fi, quipermet une diffusion à très haut débit à 50 kilomètres à la ronde.

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9, place Alfonse Jourdain - 31000 Toulouse

Téléphone : 05 67 77 76 76 - Télécopie : 05 67 77 76 77

E.mail : contact@ardesi.asso.fr - http://www.ardesi.asso.fr

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