Panorama de la collecte d'archives électroniques dans les collectivités territoriales

Panorama de la collecte d’archives électroniques

dans les collectivités

Groupe Am@e (AAF), représenté par

Florence BERNIGAUD et Céline SENAME

30 mars 2016

L’enquête

� Les dates clefs :

– Enquête conçue en octobre-novembre 2015

– Diffusée en décembre 2015 et clôturée le 30 janvier 2016

– Analyse des résultats en février-mars 2016

� Méthode et acteurs de conception et de validation

du questionnaire

– Souhait d’ouvrir un maximum cette enquête afin de tenir

compte des (nombreux) projets en cours

� Méthode et acteurs d’analyse des réponses

L’enquête

• 257 réponses

et 202 analysées

L’enquête

� 1er objectif : connaître les archives électroniques

collectées… et aller plus loin…

� Objectifs :

– Identifier le contexte de la collectivité, du service

d’Archives et du système d’information concerné

– Décrire la démarche d’archivage électronique

– Connaître la stratégie de collecte électronique

– Les archives collectées et leur diffusion

– Des analyses de cas, au choix des répondants

Les résultats

La collectivité type compte 2000 agents et son service d’archives moins de 10 ETP

� Collectivités au profil homogène

• Collectivités au profil plus hétérogène

Collectivités Agents Service archives

12 régions 1/3 entre 1000 et 2000 agents 90 % moins de 10 ETP

41 départements ¾ entre 1000 et 5000 ½ : moins de 30 agents

Collectivités Agents Service archives

40 intercommunalités ½ moins de 1000 agents 85 % moins de 10 ETP

109 communes 3/4 moins de 2000 agents

4 de plus de 5000 agents

90% moins de 10 ETP

Les résultats

� Ce que savent les archivistes sur le SIBeaucoup de réponses incomplètes…

- Volumétrie du SI : inconnue pour les 2/3

- ½ des SI gérés en interne

- entre 100 et 200 applications (départements)

- politique de sécurité validée (26%)

- stockage des données sécurisé et répliqué:

- Désignation d’un référent pour les questions

d’archivage électronique 20%

Les résultats

Le projet d’archivage électronique

Stratégie et axes de travail


60%des répondants démarrent

ou ont une démarche en cours

� Les actions menées :

Des chiffres qui démontrent la stratégie généralement employée – on y décèle les grandes étapes et la progression des projets :

- Sensibilisation décideurs/agents

- Diagnostic : sur la production et les besoins

- Collecte

- Communication

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

ÉTAPE 1

ÉTAPE 2ÉTAPE 3

ÉTAPE 4


� Le recours à une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA)

¼ des répondants avec AMOA

– Départements (47 %) et régions (29) surtout

Sujets multiples, notamment pilotage et cadrage

Efficacité relative vis-à-vis de la mise en œuvre de la

collecte


� Les alliés de l’archiviste


0 20 40 60 80 100 120

Service Qualité

PRADA - Personne responsable de l'accès

aux documents administratifs

Chargé de mission Open data

Correspondant Informatique et Libertés

Service des Affaires juridiques

Référent Sécurité du SI

Chargé de mission dématérialisation

(e-administration)

Chef de projet informatique

� Le rôle des correspondants-archives

Seulement 12 collectivités

signalent le rôle moteur des correspondants

dans la collecte d’AE

Alors qu’une majorité de collectivités déclarent s’appuyer sur un

réseau de correspondants archives (62%)

Encore peu de correspondants ont fait l’objet d’une

sensibilisation ou d’une formation à l’AE (18%)


Les outils :

� La boîte à outils Astaré (AAF)

44 collectivités

déclarent utiliser la boîte à outils Astaré

� Recensement des applications

38% des collectivités,

en grande majorité encore au fil de l’eau

Seules 20 procèdent à un recensement global pour prioriser

leurs actions (10%), principalement en commune et

intercommunalité



� Modes de communication sur l’archivage électronique


� Les collectivités dénoncent

principalement le manque

de portage par les décideurs

(62%)

� Puis, quasiment au même

niveau, le manque de

moyens et de compétences

sur ce sujet

� Les freins au projet d’archivage électronique

Les résultats

Le système d’archivage électronique

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

à l'étude

déployé

pas de SAE

SAE


47 %

� Périmètre du SAEDans les collectivités qui ont un SAE en production ou en projet :


Les 2

Intermédiaire

Définitif

1/5e avec mutualisationou mutualisation prévue

SAE mutualisé

15%

Mutu prévue

6%

� Périmètre du SAE

15% de SI Archives mixtes

Dans les autres cas :

1/10e avec interfaçage

1/5e avec interfaçage prévu

mais pas encore opérationnel Intermédiaire


Mixte

2 outils distincts

Les résultats

La collecte

� Collecte déjà effectuée

Sur 122 collectivités engagées sur l’archivage électronique :

� 21 % ont collecté

� 60 % ont des collectes prévues dans les 2 ans

� Producteurs visés :

� Service de la collectivité : 67 %

� Service de l’Etat : 21 %

� Service d’autres collectivités 14 %

� Personne physique ou morale 12 %

� Elus : 10 %

� Organisme privé chargé d’une mission de service public : 5 %

� Année de démarrage : 2007

� Archivage définitif à 45 %

Intermédiaire


0 2 4 6 8 10 12 14 16 18

Plans

Contenus internet

Mails

Contenus intranet

Marchés publics

Données sociales

Documents graphiques

Arrêtés

Finances - flux PESv2

Finances - autres données

Archives orales

Archives audiovisuelles

Délibérations

Autres actes soumis au contrôle de légalité

Photographies

Autre

Documents bureautiques

� Types d’archives collectées : 96 opérations signalées

Intermédiaire


Encore à explorer

Intermédiaire


� 1/3 des collectivités ont rédigés des profils

d’archivage dont :

� 75 % régions

� 44% départements

Intermédiaire


� 31 % de transfert par supports amovibles

Le système d’archivage électronique� Modalités de stockage

� Interne � Externe

26%

3%

22%

� Évolution des pratiques de gestion suite à la mise en place ou à l’étude d’un SAE

� Mise en œuvre de tableau de gestion mixte pour 1/3 des

collectivités

� Adaptation grille de récolement : 7 %

� Dématérialisation partielle des procédures archivistiques

(bordereaux) : 16 %

� Pas de signature électronique

Intermédiaire


� Collecte à venir :

72 collectivités

annoncent se lancer dans les 2 prochaines années


17

28

23

4

Intercommunalités

Communes

Départements

Régions

� Typologies visées à l’avenir : 338 opérations prévues

Intermédiaire


0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50

Contenus intranet

Contenus internet

Mails

Documents graphiques

Archives orales

Archives audiovisuelles

Plans

Données sociales

Photographies

Documents bureautiques

Finances - autres données

Autres actes soumis au contrôle de légalité

Arrêtés

Délibérations

Marchés publics

Finances - flux PESv2

Les résultats

Les études de cas

Les études de cas

� 45 cas décrits

8

1122

4

Intercommunalités Communes Départements Régions

� Cas analysés plus nombreux en Départements, mais assez homogènes :

essentiellement liés aux projets de dématérialisation (actes, marchés…).

Spécificités plutôt liées aux archives audiovisuelles

� Proportion de cas moins importante en communes, mais plus grande

hétérogénéité :

grand livre comptable, photographies, discours…

Les études de cas

Tendances générales (1/4)

� Cotation62% en W

24% sans cotation

4% série spécifique

� Volumétrie1/2 = à comptabiliser en Go

1/3 = en Mo

1/10 = en To

W

Pas de cotation

Autre

Les études de cas

Tendances générales (2/4)

� LeviersLe top 3 :

1. Implication de l’archiviste missionné

2. Demande du service producteur

3. Implication du service informatique

� FreinsLe top 3 :

1. Manque d’outils

2. Manque de moyens humains

3. Manque de temps côté services versants

� Risques à éviter grâce à la collecte :

à la fois patrimoniaux (42%) et réglementaires (36%)

Les études de casTendances générales (3/4)

� Conséquence de la collecte : Dans 18% des cas, ajout de métadonnées dans le SI de production

� Automatisation de la collecte assez faible :Dans 67% des cas, les exports et traitements sont encore manuels

� Les bordereaux de versement

0

5

10

15

20

25

SEDA avec profil d'archivage Bordereau de versement

classique (manuel)

Seuls les contenus de

données sont collectés

Les études de cas

� Le cas du grand livre comptable

Les résultats

Communication et valorisation

Communication SAE à l’étude ou déployés

• Une communication faible

– 1/3 sans demande

– 16 % archives non accessibles

• 2 modalités de recherche

– base de données mixte

– sans application

• Public à 90 % interne

Valorisation des archives collectées

50 %de la valorisation est

réalisée par les services de la

collectivité

Intermédiaire

Les résultats

Portraits chinois

Les portraits chinois

Technology

Panorama de la collecte d'archives électroniques dans les collectivités territoriales