Gestion de l’information

TD 28h (14x2h)

Patrice Auvinet

Présentation du TD

Rappel du règlement et du fonctionnement

Déroulement et calendrier

Premières approches et définitions

Déroulement

•Objectifs et besoins d’information

•Missions et structures des informations dans l’entreprise ou dans n’importe quelle organisation

•Développement de la politique de l’information

1 -Objectifs et besoins d’information

•Repérages et exploitation des sources d’informations

•Apports techniques : typologie des documents, apprentissages des langages documentaires (classification et analyse)

•Organisation de la documentation , classement, archivage,

•Utilisation des données externes, bases de donnes, consultation des fichiers, et techniques d’interrogation et de recherches

2 - Repérages et exploitation des sources d’informations

•Réseaux de communication de l’entreprise

•Moyens de communication et circulation de l’information

•Systemes informatiques

3 - Réseaux de communication de l’entreprise

Calendrier Date – horaires Cours

Lundi 04 janvier – 08h-10h/10h-12h Présentation

Vendredi 15 janvier - 08h-10h/10h-12h Repérages et exploitation des sources documentaires

Lundi 18 janvier - 08h-10h/10h-12h

Lundi 25 janvier - 08h-10h/10h-12h

Lundi 01 février - 08h-10h/10h-12h

Vendredi 12 février - 08h-10h/10h-12h

Lundi 15 février – 13.30-15.30/15.30-17.30 Devoir

Mercredi 10 mars - 13.30-15.30/15.30-17.30 Correction

Vendredi 12 mars – 08h-10h/10h-12h Protection du droit d’auteur

Mercredi 17 mars – 13h30-15-30/15-30-17-30

Lundi 22 mars – 08h-10h/10h-12h

Lundi 29 mars - 08h-10h/10h-12h

Mercredi 07 avril - 08h-10h/10h-12h Devoir

Lundi 12 avril - 08h-10h/10h-12h Correction

Exercice 1.

Vous envisager de publier un guide consacré aux producteurs bio et restaurants bio de votre département.

Lister les sources d’informations

Lister les informations à collecter

Indiquer les traitements à réaliser

Indiquer les outils à utiliser

L’entreprise est au cœur de flux d’information, elle doit mettre en place d’un processus continu et dynamique destiné à fournir aux personnes concernées les données et informations qui les concernent.Ce travail consiste à :

CollecterAnalyserTrierSélectionnerDiffuserOrganiserTraiterClasserArchiver

Pour cela elle met en place un système d’information :

c’est ensemble des moyens (organisation, acteurs, procédures, systèmes informatiques) nécessaires au traitement et à l’exploitation des informations dans le cadre

d’objectifs définis au niveau de la stratégie de l’établissement, des métiers, de la réglementation.

L’entreprise est au cœur d’un système d’information dans lequel des partenaires : fournisseurs, clients, concurrents, sous-traitants, salariées, Etat, administrations… échangent et traitent des informations et des documents.

L’importance des informations varie selon leur nature.

Certaines supportent et prouvent l’activité de l’entreprise. Elles peuvent être réclamées par des administrations, des tribunaux ou autres tiers en cas de contrôles ou de litiges : bons de commande, bons de livraison, factures, fiches de pointage, bulletins de salaire, note de frais, etc. Ces informations doivent être classées et restées accessibles. C’est une obligation légale

D’autres de font pas l’objet d’obligations légales, mais sont tout aussi importantes pour l’existence, le développement ou la survie de la société. Elles concernent le veille concurrentielle, la recherche, la stratégie commerciale, le service après-vente, les avis ou réactions des clients, etc.

Caractéristiques, qualités et fonctions de l’information :

Il est important d’identifier les informations pertinentes pour la société afin de mettre en place des outils de collecte, de traitement, de classement, de diffusion et d’archivage.

Fonction, utilité et pertinence : une information peut être technique, commerciale, financière… Son importance dépende de sa fonction, de son utilité et de sa pertinence pour la société. Ex. : prix du kilo de sucre est une information pertinente et utile pour une pâtisserie. A contrario, le prix du kilo d’acier n’est ni pertinent ni utile !

Une information pertinente enrichit le système d’information et concourt aux prises de décision. Ex. : la connaissance de la quantité en stock permet de prendre une décision concernant les réapprovisionnements.

Forme du support : une information peut être auditive, visuelle, sous une forme imprimée ou numérique. La collecte, le traitement, les stockages doivent être adaptés à la nature de l’information et à son support.

Type de présentation : une information peut être numérique, alphabétique, qualitative, quantitative. Le type de la donnée conditionne son stockage et son traitement. Une quantité peut être utilisée pour des calculs, ce n’est pas le cas d’une donnée quantitative.

Qualité : une information peut être élémentaire (un prix) ou élaborée (prix à payer). Elle peut être brute ou codée. Enfin elle doit être fiable, sûre et pertinente. Il est impératif de mettre en place des moyens pour contrôler cette fiabilité et de définir les sources.

Coût : une information à un coût de collecte (saisie par ex.), de traitement (logiciels), de stockage (supports) et de diffusion (plaquette imprimée, intranet,…).