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Application horaire : Processus de

chargement

Système d’information sur les élèves

monACCÈS

Publié 12 mai 2015

Propriétaire du document : Programme d'études

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Application horaire : Processus de chargement

Table des matières 3

Table des matières Introduction ........................................................................................................... 5

Avant d'entreprendre les étapes ............................................................................ 7

L'année à venir ..................................................................................................... 7

Gestion des cours .................................................................................................. 8

Rendre un cours non disponible ....................................................................... 11

Désactiver un cours ........................................................................................ 13

Étape A : Utiliser la configuration automatique des horaires ................................ 15

Définir l'année de l'horaire .................................................................................... 20

Créer le catalogue de cours pour la mise à l’horaire ................................................. 21

Copier un horaire principal ................................................................................... 23

Vérification des paramètres de l'horaire ................................................................. 24

Périodes ........................................................................................................ 24

Jours ............................................................................................................ 25

Types de sections ........................................................................................... 25

Équipes d'enseignants .................................................................................... 26

Étape B : Définir l'information sur les cours et les sections .................................. 27

Ajouter un nouveau cours .................................................................................... 27

Préalables aux cours ............................................................................................ 29

Ajouter des préalables aux cours ...................................................................... 29

Définition manuelle des préférences pour les cours .................................................. 31

Saisie automatique des informations sur le cours .................................................... 35

Production automatique des informations sur le cours .............................................. 36

Définition des liens entre les cours ........................................................................ 36

Étape C : Définir les salles .................................................................................... 38

Définition manuelle des salles ............................................................................... 38

Création automatique des salles ............................................................................ 39

Génération automatique des salles ........................................................................ 40

Modification des données sur les salles au moyen de la fonction « Mettre à jour les

sélections » ........................................................................................................ 41

Étape D : Préparer les informations sur les élèves et les enseignants .................. 43

Informations sur les élèves ................................................................................... 43

Préférences pour l’horaire de l’élève ................................................................. 44

Mise à jour manuelle des préférences pour l'horaire de l'élève ........................ 45

Saisie automatique des préférences pour l’horaire de l'élève ................................ 46



Mise à jour des préférences pour l'horaire de l'élève au moyen de la fonction « Mettre

à jour les sélections » ..................................................................................... 47

Informations relatives aux enseignants .................................................................. 48

Saisie manuelle des informations relatives aux enseignants ................................. 49

Saisie automatique des informations sur l'enseignant ......................................... 50

Étape E : Entrer les demandes de cours des élèves .............................................. 52

Définition des exigences liées au niveau scolaire ..................................................... 52

Recommandations de cours .................................................................................. 52

Création des groupes de cours .............................................................................. 53

Création des pages de demande de cours des élèves ............................................... 54

Création d'exigences ....................................................................................... 55

Exigences concernant un seul cours ............................................................. 55

Exigences de cours multiples ...................................................................... 56

Exigences de base ..................................................................................... 57

Prévisualisation de la page de demande de cours des élèves ................................ 58

Saisie des demandes de cours des élèves ............................................................... 59

Activation des formulaires de demande de cours ................................................ 59

Saisie des demandes de cours dans l’Application horaire ..................................... 59

Saisie d'une demande de cours pour plusieurs élèves ......................................... 62

Saisie des demandes de cours dans le portail des élèves de monACCÈS ................ 63

Saisie des demandes de cours dans monACCÈS ................................................. 63

Préalables aux cours ............................................................................................ 63

Outils de demande de cours ............................................................................ 64

Étape F : Ajustement manuel de l'horaire principal .............................................. 65

Changement des sections d'un enseignant ............................................................. 66

Utilisation de l’outil visuel de création des horaires .................................................. 66

Apporter des changements à l’horaire ............................................................... 67

Étape G : Définir les contraintes de chargement .................................................. 71

Étape H : Charger des élèves ................................................................................ 72

Étape I : Évaluer le chargement ........................................................................... 73

Afficher les résultats du chargement ...................................................................... 73

Afficher le registre des erreurs de chargement ........................................................ 73

Afficher les rapports après chargement .................................................................. 74

Étape J : Explorer les options après chargement .................................................. 75

Adapter manuellement les horaires des élèves ........................................................ 75

Adapter manuellement les horaires de plusieurs élèves ............................................ 75



Recharger un groupe d’élèves précis ...................................................................... 76

Remarques : ......................................................................................................... 78


Introduction 5

Introduction Utilisez les présentes directives pour mener à bien chaque étape du processus de

chargement dans le système d’information sur les élèves (SIÉ) monACCÈS. L'exécution du

processus de chargement vous permettra de vous servir d'un horaire principal déjà construit

et d'y charger les élèves en fonction de leurs demandes de cours. Le diagramme qui suit

offre un aperçu des différentes étapes de ce processus.

Bien que plusieurs personnes puissent gérer les horaires d'élèves, Pearson recommande que

l'étape A, Configuration automatique des horaires, ne relève que de l'une d'entre elles. Dans

le cadre du processus de mise à l'horaire, considérez le menu d'aide de monACCÈS comme

une autre excellente source d'information. Gardez à l'esprit que trois éléments sont

Se préparer à charger

les élèves seulement

Étape A : Utiliser la configuration

automatique des horaires

Étape B : Définir l’information

sur les cours et les sections

Étape C : Définir les salles

Étape D : Préparer les informations

sur les élèves et les enseignants

Étape E : Entrer les demandes

de cours des élèves

Étape F : Ajuster l’horaire

principal manuellement

Étape H : Charger les élèves

Étape I : Évaluer le chargement

Étape G : Définir les

contraintes de chargement

Étape J : Explorer les options

après chargement

Les horaires sont terminés


Introduction 6

communs à l’Application horaire et la partie « opérationnelle » (ou « active ») de

monACCÈS : les cours, les enseignants et les élèves.


Avant d'entreprendre les étapes 7

Avant d'entreprendre les étapes Avant d'entreprendre le processus de chargement dans l’Application horaire, il vous faudra

d'abord effectuer quelques étapes dans monACCÈS. Ces étapes visent à assurer une

réduction du nombre d'erreurs dans le chargement :

Créer l’année à venir dans chaque école et au bureau du district.

Si vous ne créez pas l'année à venir dans monACCÈS, vous ne pourrez rendre des

cours disponibles aux fins de mise à l'horaire pour cette même année; l'école n'aura

donc pas de catalogue de cours.

Définir les réglages pour les cours de l'ensemble des écoles.

Créer le catalogue de cours pour l'année à venir.

L'année à venir

Avant d'entreprendre la mise à l'horaire, créez dans monACCÈS les périodes scolaires de

l'année à venir pour le bureau du district et chacune des écoles.

1. À partir de la page d'accueil, cliquez sur École > Années et périodes scolaires.

Une liste des années scolaires actuelle et antérieures à cette école s'affichera.

2. Cliquez sur Nouvelle.

3. Entrez un nom pour l'année scolaire.

4. Entrez une abréviation pour l'année scolaire.

5. Entrez le premier et le dernier jour d'école.

6. Cliquez sur Soumettre.

Si vous n'êtes pas certain des dates exactes, vous n'êtes pas tenu, à ce stade,

d'ajouter les périodes scolaires individuels.

7. Cliquez sur Modifier les périodes scolaires > Nouvelle pour ajouter chacune des

périodes scolaires.



8. Entrez le nom de la période scolaire.

9. Entrez l'abréviation de la période scolaire.

10. Entrez le premier et le dernier jour du de la période scolaire.

11. Choisissez la portion de l'année scolaire que représente la période scolaire.


Une fois que vous avez configuré les années et les périodes scolaires pour l’école,

rendez-vous à la page du bureau du district. Cliquez sur District > Années et

périodes scolaires pour ajouter l’année à venir à cet endroit également.

Gestion des cours

Utilisez la fonction de gestion des cours de monACCÈS pour configurer et gérer le catalogue

de cours du système pour chaque année scolaire et chaque école du district. Avant de créer

un catalogue de cours dans l’Application horaire et d'entreprendre un chargement,

définissez les cours pouvant être mis à l'horaire pour l'année à venir.

Vous pouvez, depuis le bureau du district, créer les catalogues de cours école par école, ou

associer le même catalogue à l'ensemble des établissements. Il vous est aussi possible de

créer, à l'échelle des écoles, des catalogues de cours propres à chacune. Seuls les cours

rendus disponibles à une école pourront alors être mis à l'horaire.

1. Rendez-vous au bureau du district et cliquez sur District.

Si vous n'avez pas accès au bureau du district, vous devrez communiquer avec votre

administrateur monACCÈS pour pouvoir exécuter ces étapes.

2. Cliquez sur Réglages pour les cours.



Utilisez la page « Réglages pour les cours » pour restreindre la gestion des cours au

bureau du district; vous empêcherez ainsi le personnel des écoles de créer de

nouveaux cours, de créer et de modifier des équivalences de cours et d'ajuster la

disponibilité des cours.

3. Cochez les réglages appropriés et cliquez sur Soumettre.

Si vous n'avez pas créé l'année scolaire à venir pour chaque école avec laquelle vous

travaillez, naviguez jusqu'aux écoles et faites-le maintenant. Revenez ensuite au

bureau du district.

4. Cliquez sur District > Cours.

5. Cliquez sur Filtrer les résultats pour afficher les options de filtrage.

Celles-ci sont multiples, mais vous aurez tout intérêt à vous concentrer, lors la

création du catalogue pour l'année à venir, sur les champs « Écoles », « Statut » et

« Année ».

6. Cochez la case Écoles et sélectionnez l'école ou les écoles pour lesquelles vous créez

un horaire.

Utilisez le catalogue de cours actuel pour cette école comme point de départ pour les

cours que vous désirez rendre disponibles pour l'année à venir.



7. Vérifiez si tous les cours sont cochés.

Cliquez sur la case à cocher figurant en haut de la colonne pour cocher ou décocher

l'ensemble des cases. Vous pouvez aussi cocher ou décocher individuellement les

cases associées à chacun des cours; faites alors preuve de précaution. Si un cours

figure à l'horaire cette année, mais que vous ne comptez pas l'offrir l'an prochain,

gardez-le pour l'instant actif. Travaillez sur votre horaire dans l’Application horaire et

nettoyez vos données de cours. Rendez ensuite le cours non disponible dans

monACCÈS.

8. Sous la liste des cours, cliquez sur Modifier la disponibilité pour les écoles et les

années.

9. Cliquez sur OK pour confirmer avoir pris connaissance de l'avertissement.

10. Sélectionnez 2015-2016 et cliquez sur la flèche pointant vers la droite.



11. Cliquez sur Suivant.

12. Sélectionnez la ou les écoles et cliquez sur la flèche pointant vers la droite.

Vous pouvez choisir de rendre les cours disponibles ou non disponibles pour ces

écoles, mais l'option par défaut est « Rendre disponible ». Utilisez la valeur par

défaut.

13. Cliquez sur Suivant.

Utilisez la page « Résumé et confirmation » pour vérifier ce que vous vous apprêtez

à faire et détecter tout conflit. Cliquez sur n'importe quel nombre pour afficher les

éléments touchés. Remédiez à tout conflit, en procédant par exemple à la création

de l'année à venir pour une école si cela n'avait pas encore été fait.


15. Revenez à la page « Cours » et filtrez les résultats pour une école et l'année

scolaire 2015-2016.

16. Vérifiez que les bons cours apparaissent.

Pour toute école procédant à la création de ses propres horaires, assurez-vous que

les cours offerts pour l'année à venir figurent bien sur la liste.

Rendre un cours non disponible

Vous pouvez, depuis le bureau du district, gérer la disponibilité pour un groupe de cours, ce

qui vous permettra de gagner un temps précieux. S'il vous faut effectuer un changement

pour un cours unique, modifiez-en manuellement la disponibilité au bureau du district ou à

l'école (si vous y êtes autorisé).



Lorsque vous rendez un cours non disponible, vous le retirez du catalogue de cours, ce qui

veut dire qu'il ne pourra plus être mis à l'horaire pour l'année scolaire choisie. Si vous

échafaudez un horaire comportant des sections pour un cours non disponible, ces sections

ne seront pas copiées vers monACCÈS lorsque vous validerez l'horaire.

Aussi, si vous copiez un horaire principal, toutes les sections seront copiées dans

l’Application horaire, et ce, sans égard à leur statut de disponibilité. Assurez-vous que le

cours que vous n'offrirez pas dans l'année à venir est disponible, et nettoyez d'abord les

données des sections dans l’Application horaire. Rendez ensuite le cours non disponible pour

l'année à venir.

1. Au bureau du district, cliquez sur District > Cours.

Si vous travaillez à l'école et pouvez changer la disponibilité, cliquez sur École >

Cours.

2. Cliquez sur Filtrer les résultats pour afficher les options de filtrage.

3. Retirez tout filtre précédemment appliqué, puis utilisez les filtres pour trouver le

cours; choisissez par exemple 2014-2015 à partir du menu « Année ».

4. Trouvez et sélectionnez le nom du cours.

5. Cliquez sur l'onglet « Disponibilité ».

6. Pour 2014-2015, cliquez sur Modifier.

Si vous êtes à l'école, cliquez sur Modifier la disponibilité.

7. Sélectionnez l'école disponible que vous désirez retirer et cliquez sur la flèche

pointant vers la gauche.

Si vous êtes incapable de sélectionner l'école, cela signifie que le cours comporte des

sections et ne peut être rendu non disponible.

Si vous êtes à l'école, sélectionnez l'année disponible que vous désirez retirer et

cliquez sur la flèche pointant vers la gauche. Faites attention lorsque vous rendez les

cours actuels non disponibles pour l'année à venir.




L'abréviation de l'école ne devrait plus figurer sur la liste.

Désactiver un cours

Les cours inactifs ont déjà été utilisés par l'école, mais ne sont plus actifs. Lorsque vous

désactivez un cours, vous ne le retirez pas du catalogue monACCÈS ou du catalogue de

cours pour la mise à l’horaire (si vous en avez déjà créé un); vous indiquez plutôt qu'il ne

figurera pas à l'horaire cette année. Les cours disponibles à votre école peuvent être actifs

et inactifs.

1. Dans la barre d'outils de navigation, sélectionnez la période scolaire 2014-2015.

2. Naviguez jusqu'à l'école et cliquez sur École > Cours.

3. Cliquez sur Gérer les cours pour cette école.

La page est divisée en deux onglets : « Disponible » et « Non disponible ». L'onglet

« Disponible » est l'onglet par défaut et répertoire tous les cours disponibles pour la

période scolaire choisie dans le sélecteur de terme de la barre de navigation.

4. Décochez la case « Actif » pour tout cours que vous désirez désactiver.




Lorsque vous utiliserez la fonction « Filtrer les résultats » à la page « Cours », le

cours n'apparaîtra désormais que si vous effectuez une recherche parmi les cours

inactifs.


Étape A : Utiliser la configuration automatique des horaires 15

Étape A : Utiliser la configuration automatique des horaires La fonction de création automatique des horaires configure les périodes scolaires, les

périodes et les jours associés à l'horaire de l'école. L'utilisation de la configuration

automatique de l’horaire est facultative, mais il est absolument nécessaire de créer des

périodes scolaires, des périodes et des jours. Si vous aviez précédemment créé des années

et des périodes scolaires dans la partie « mise à l'horaire » du logiciel, l'exécution de la

fonction de création automatique des horaires les écrase, qu'elles aient été créées

manuellement ou au moyen de la configuration automatique de l'horaire. Cette dernière

n'écrasera cependant pas les années et périodes scolaires créés dans la partie

« opérationnelle ».

1. À partir de la page d’accueil, cliquez sur l’Application horaire.

2. Sélectionnez l'option et cliquez sur Soumettre.

Le message ci-dessous vous rappellera qu'il vous faut télécharger l'outil de

construction de l'horaire de monACCÈS avant de construire votre horaire. La

prochaine étape ne s'avérera pas nécessaire pour tous les districts, mais le sera pour

les personnes qui utilisent Application horaire pour la première fois.

3. Sous « Configuration de l’horaire », cliquez sur Configuration automatique de

l’horaire.

4. Choisissez le plus bas niveau de période scolaire, le nombre de périodes et le nombre

de jours appropriés et cliquez sur Continuer.

Le menu « Division la plus basse au niveau des périodes scolaires » se rapporte à

l'offre de cours (et non au moment où vous stockez les notes ou envoyez les

bulletins). Supposons par exemple que votre école envoie les bulletins tous les

trimestres, mais que les élèves ne changent de cours que tous les semestres. Vous

choisiriez alors Semestres dans le menu « Division la plus basse au niveau des

périodes scolaires ». Si votre école utilise des blocs au lieu de périodes, utilisez le

menu « Période » pour sélectionner le nombre de blocs. Les « jours » représentent le

nombre de jours dans votre rotation ou cycle, et non le nombre de jours de classe

par semaine. Il s'agit en fait du nombre de jours s'écoulant avant la répétition du

cycle.



5. Cochez les périodes scolaires appropriés à définir pour votre école, puis cliquez sur

Continuer.

Les périodes scolaires s'appliquent uniquement à la mise à l'horaire; il n'est pas

question des périodes de notation. Cochez Année complète, puisqu'il s'agit de la

période scolaire requise.

6. Entrez les dates pour chacun de vos périodes scolaires et cliquez sur Continuer.

Assurez-vous de ne laisser aucun écart entre les périodes scolaires. Si votre école n'a

pas encore fixé de dates définitives, ne vous inquiétez pas. Vous pourrez encore les

changer jusqu'à ce que vous validiez l'horaire. La validation de l'horaire constitue,

dans l’Application horaire, votre dernière étape.

7. Sélectionnez Charger seulement pour utiliser le scénario afin de charger les élèves

dans l'horaire principal.

Utilisez cette option si vous prévoyez charger des élèves dans un horaire principal

précédemment créé, ou créé manuellement.

8. Entrez un nom et une description pour le scénario.

Si vous n'apportez aucune modification, la structure sera nommée comme l'année

pour l'horaire à venir.

9. Les champs « Périodes scolaires », « Périodes » et « Jours » contiendront les

renseignements que vous venez de définir.



S'il vous faut changer les périodes scolaires, les périodes ou les jours, ne revenez

pas à la configuration automatique de l'horaire. Sélectionnez plutôt le scénario actif

et apportez-y les modifications nécessaires.

10. Pour les personnes utilisant Application horaire pour la première fois, le menu

« Catalogue de cours » ne contiendra aucune option.

Lorsque ces personnes soumettront le scénario, Application horaire créera un

catalogue de cours. Si des options de catalogue de cours s'affichent, n'en

sélectionnez aucune. Vous devriez créer tous les ans un nouveau catalogue.

11. Ne modifiez pas les valeurs par défaut des champs « Optimisations de la structure »,

« Optimisations du chargement » et « Pondération pour le meilleur horaire » pour

l'instant.

Utilisez les champs « Optimisations du chargement » si vous travaillez activement au

chargement des élèves dans l'horaire principal et devez y consacrer davantage de

temps que vous ne l'auriez espéré.




13. Cliquez sur Scénarios, et sélectionnez le nom du scénario actif.

Les personnes qui utilisent Application horaire pour la première fois constateront

qu'un catalogue de cours est choisi sans même qu'elles aient effectué cette étape;

Application horaire le crée automatiquement, en fonction du catalogue de cours futur

de monACCÈS.

14. Sous « Configuration de l'horaire », cliquez sur Années et périodes scolaires.

Modifiez les années et périodes scolaires que vous aurez créés au moyen de la

configuration automatique des horaires, car leurs nom et abréviation seront vagues.

Vous pouvez aussi ajouter manuellement des années et des périodes scolaires en

cliquant sur Nouveau.

15. Cliquez sur Année complète.

16. Dans le champ « Nom de l'année scolaire », entrez 2015-2016.



L'année scolaire, 2015-2016, apparaîtra dans la barre de navigation de l’Application

horaire en tant qu'année pour l'horaire.



17. Entrez 14-15 dans le champ « Abréviation ».


S'il vous faut modifier les dates des périodes scolaires, retournez dans « Années et

périodes scolaires ». Cliquez ensuite sur Modifier les périodes scolaires. Les dates

des périodes scolaires demeureront modifiables tant et aussi longtemps que vous

n'aurez pas validé l'horaire.

Définir l'année de l'horaire

Vous pouvez présenter des demandes de cours pour l'année actuelle ou les années à venir,

mais il vous faut indiquer quelle année d'horaire utiliser pour les demandes de cours des

élèves reçues par l'intermédiaire de l’Application horaire, du portail des élèves de

monACCÈS ou de la page « Modifier les demandes à venir » de l'élève.

Vous avez configuré l'année de l'horaire en utilisant la configuration automatique de

l'horaire et modifié l'information relative à l'année dans un souci de clarté. Réglez

maintenant l'année pour l'horaire à 2015-2016, l'année à venir, afin que les élèves puissent

présenter des demandes de cours pour cette même année dans le portail des élèves de

monACCÈS. Dans ce cas, les écrans de demande que vous créez dans l’Application horaire

s'appliqueront également à l'année scolaire 2015-2016.

1. À partir de la page d’accueil, cliquez sur Application horaire.

2. Sous « Outils », cliquez sur Fonctions > Définir l'année scolaire.

3. Choisissez l'année d'horaire future à partir du menu.

Seules les années définies à la page « Années et périodes scolaires » y figurent.




Créer le catalogue de cours pour la mise à l’horaire

Le catalogue de cours pour la mise à l'horaire est un groupe de cours offerts au cours d'une

année scolaire désignée. Pour le créer, ajoutez tous les nouveaux cours que vous prévoyez

offrir, puis rendez-les disponibles à votre école. Rendez ensuite les cours accessibles pour

les demandes des élèves.

Si vous utilisez Application horaire pour la première fois et utilisez la configuration

automatique de l’horaire, vous n'avez pas à créer un catalogue de cours manuellement. Le

nouveau catalogue est fondé sur le catalogue de cours futur que vous avez créé dans

monACCÈS. Vous créerez désormais chaque année un nouveau catalogue de cours pour

vous assurer que les cours que vous mettrez à l'horaire sont actuellement offerts à votre

école. Vous n'avez pas à inclure tous les cours disponibles dans votre horaire, mais assurez-

vous que tous ceux vous y mettez sont disponibles à votre école.

1. Sous « Configuration de l’horaire », cliquez sur Catalogues > Nouveau.

2. Entrez un nom et une description pour le catalogue.


Le catalogue de cours créé apparaît dans la liste, mais il n'est pas encore actif. Vous

pouvez ne modifier que le catalogue de cours associé au scénario pour la structure

actif.

4. Cliquez sur Scénarios et sélectionnez le scénario actif.



5. À partir du menu « Catalogue de cours », choisissez 2015-2016.


7. Sous « Configuration de l’horaire », cliquez sur Catalogues.

8. Cliquez sur Modifier le catalogue de cours dans la rangée du catalogue que vous

avez créé.

Une icône d'avertissement vous indiquera tout cours ne pouvant être mis à l'horaire

à votre école pour l'année à venir.

9. Tous les cours offerts pour l'année en cours et rendus disponibles pour la mise à

l'horaire l'année suivante se trouvent, par défaut, cochés par le système.

Décochez la case vis-à-vis de chaque cours que vous ne voulez pas mettre à l'horaire

pour l'année à venir. Les nouveaux cours ajoutés dans monACCÈS et rendus

disponibles à votre école après que avez créé le catalogue apparaîtront non cochés.

Cochez-les pour les mettre à l'horaire pour l'année à venir. Si aucun cours ayant déjà

été offert n'apparaît, cliquez sur Cours non disponibles pour trouver celui que vous

cherchez et le rendre actif. Communiquez ensuite avec votre administrateur

monACCÈS afin de rendre ce cours disponible pour l'année suivante.




Copier un horaire principal

Si vous ne faites que charger les élèves dans un horaire, soit vous construirez

manuellement votre horaire principal, soit vous en copierez un que vous avez déjà utilisé

par le passé.

1. Sous « Outils », cliquez sur Fonctions > Copier l'horaire principal.

2. À partir du menu « Année d'origine », choisissez l'année à partir de laquelle l'horaire

principal doit être copié.

3. Cochez la case devant l'énoncé Cochez la case pour confirmer que vous

souhaitez continuer.


Lorsque vous copiez un horaire principal, le système copie par la même occasion les

années et les périodes scolaires qui y sont définis. Rendez-vous sur la page

« Modifier le scénario pour la structure » et vérifiez que les années, périodes

scolaires, jours et périodes adéquats sont associés au scénario.

5. Sous « Configuration de l'horaire », cliquez sur Scénarios.

6. Sélectionnez le scénario actif.

7. Cliquez sur Associer à côté du champ « Périodes scolaires ».

Même si vous aviez associé les bons périodes scolaires au moment de la

configuration automatique des horaires, la case de l'année complète se décoche

pendant la copie de l'horaire principal.

8. Cochez Année scolaire 2014-2015.





Corrigez maintenant les années et périodes scolaires de l'année pour l'horaire. (Si

vous observez bien l'image ci-dessus, vous devriez y déceler une erreur.)

11. Sous « Configuration pour l'horaire », cliquez sur Années et périodes scolaires.

Entrez le nom, l'abréviation et les dates de l’année scolaire. Cliquez ensuite sur

Modifier les périodes scolaires. Vérifiez les dates et apportez toute rectification au

besoin. Finalement, vérifiez que les jours et les périodes sont corrects dans votre

scénario actif.

Vérification des paramètres de l'horaire

Vérifiez si vous avez défini correctement les périodes et les jours de votre horaire principal.

Périodes

Suivez les étapes décrites ci-après pour modifier manuellement le nom, l'abréviation et

l'ordre de tri par défaut des périodes.

1. Sous « Configuration de l'horaire », cliquez sur Périodes.

Le nombre d'identifiants de périodes apparaissant aux pages « Modifier les

périodes » dépend du nombre entré dans le champ « Périodes » de la page

« Modifier le scénario ». Les identifiants ne peuvent être modifiés; ils figurent dans le

rapport sur l'horaire principal.

2. Dans le champ « Nom » associé à l'identifiant 4, entrez Classe-foyer.

Les identifiants de période correspondent, par défaut, aux noms de périodes, de

sorte que lorsqu'un identifiant apparaît quelque part, vous sachiez quelle période il

désigne. Vous avez cependant la possibilité de modifier le nom figurant dans le

champ « Nom ». À titre d'exemple, bon nombre d'écoles comptent des périodes en

classe-foyer; en attribuant à ces périodes le nom « Classe-foyer », on en facilite le

repérage. Attribuez à la dernière période le nom « Classe-foyer », puis, à l'aide de

l'ordre de tri, placez-la en tête de liste.

3. Dans le champ « Abréviation » associé à l'identifiant 4, entrez Foy.

4. Glissez-déposez la barre de façon que la période en classe-foyer soit en tête de liste.



Vos périodes devraient s'afficher sensiblement comme dans l'image ci-dessous.


Jours

Suivez les étapes décrites ci-après pour modifier manuellement le nom et l'abréviation par

défaut des jours.

1. Sous « Configuration de l'horaire », cliquez sur Jours.

Utilisez la configuration automatique des horaires ou la page « Modifier le scénario »

pour déterminer le nombre d'identifiants de jours qui apparaîtront.

2. Entrez le nom et l'abréviation pour chaque jour.

Rien ne vous oblige à modifier le nom et l'abréviation par défaut.


Types de sections

Utilisez les types de sections pour différencier les sections d'un cours. Le cours d'éducation

physique des élèves de neuvième année, par exemple, doit comporter une section pour les

garçons et une autre pour les filles. Parmi les autres types de sections, mentionnons

« enrichi » ou « bilingue ». Attribuez un type de section à chaque section et demande des

élèves. Ainsi, lorsque l’Application horaire chargera les élèves dans l'horaire principal, il les

filtrera en fonction du bon type de section et les inscrira à la bonne section des enseignants.

1. Sous « Configuration pour l'horaire », cliquez sur Types de section > Nouveau.

2. Entrez un nom et un code pour le type de section.




Équipes d'enseignants

Utilisez les équipes d'enseignants pour regrouper des élèves. Certaines écoles s'en servent

aussi pour assurer un suivi du progrès des élèves. Il en existe deux catégories : les équipes

statiques et les équipes dynamiques. Pour créer des équipes statiques, affectez

manuellement chaque élève et enseignant à une équipe. Pour créer des équipes

dynamiques, affectez des enseignants à une équipe. Le système affectera ensuite les élèves

à l'équipe appropriée afin d'atteindre le meilleur équilibre possible.

1. Sous « Configuration de l'horaire », cliquez sur Équipes > Nouveau.

2. Saisissez un nom pour l’équipe.


Si vous avez décidé de procéder à l'affectation en série d'élèves aux équipes, vous

aurez besoin de l'identifiant.


Étape B : Définir l'information sur les cours et les sections 27

Étape B : Définir l'information sur les cours et les sections Vous avez créé votre catalogue de cours pour la mise à l'horaire, mais il vous reste

maintenant d'autres renseignements à définir. Créez tous les nouveaux cours que vous

offrirez et associez-les à la bonne école. Votre travail ne s'arrête cependant pas au simple

ajout de cours au catalogue : vous devrez ajouter des détails supplémentaires sur ces

cours. Vous devrez aussi définir les préférences pour la mise à l'horaire des cours, telles que

la priorité de chargement et le nombre maximum d'inscrits. La définition de l'information sur

les cours relève de l'ensemble de préférences le plus complexe pour tout élément dans

l’Application horaire. La page des préférences est très longue et renferme beaucoup de

champs, mais vous n'aurez probablement pas à tous les remplir.

Pour définir les préférences, faites l'une des actions suivantes :

Entrez les préférences pour chacun des cours, un par un.

Entrez les préférences pour une sélection de cours en même temps à l'aide de la

fonction « Saisir automatiquement les informations sur le cours ».

Copiez certaines préférences pour tous vos cours de l'horaire principal dans votre

catalogue de cours actifs de l’Application horaire à l'aide de la fonction « Produire

automatiquement les informations sur le cours ».

N'oubliez pas que vous devez d'abord copier un horaire principal avant de pouvoir

procéder à la production automatique des informations sur les cours.

Ajouter un nouveau cours

Ajoutez des cours dans la partie opérationnelle de monACCÈS, et non dans l’Application

horaire. Vous pourrez aussi éviter que des cours soient dupliqués en vérifiant qu'ils ne se

trouvent pas dans la liste principale des cours avant de procéder à leur ajout.

1. À partir de la page d'accueil, cliquez sur École > Cours > + Nouveau cours.

Si vous n'avez pas accès à la création de cours à l'échelle de l'école, c'est que votre

administrateur monACCÈS demande que vous les configuriez depuis le bureau du

district.



2. Inscrivez les renseignements dans les champs.


Vous pouvez maintenant retourner dans votre catalogue de cours pour la mise à

l'horaire et sélectionner le cours pour qu'il puisse être mis à l'horaire.



Préalables aux cours

Votre configuration des préalables détermine les exigences qu'un élève doit remplir pour

pouvoir demander un cours en ligne. Vous pouvez faire plus qu'associer deux cours :

décider qu'un élève doit obtenir une certaine note pour pouvoir demander le cours suivant,

par exemple, ou encore qu'il lui faut accumuler un certain nombre de crédits. Vous pouvez

même exiger qu'un enseignant formule une recommandation à son égard avant qu'il puisse

présenter sa demande.

Les préalables sont propres au cours, et non à l'école. Une fois que vous appliquez une règle

de préalable à un cours, celle-ci s'appliquera donc à toutes les écoles où il est offert.

Comme les écoles utilisent les mêmes cours d'une année à l'autre, par ailleurs, toute règle

de préalable configurée demeurera en vigueur jusqu'à ce que quelqu'un la supprime ou la

modifie. Vous avez accès aux règles de préalables suivantes :

Note alphabétique

Note en pourcentage

Note moyenne en pourcentage

Heures-crédits

Demande en parallèle

Recommandation

Un quelconque parmi

Aucun parmi

Gardez à l'esprit que les préalables limitent les demandes que peuvent sélectionner les

élèves aux pages de demande en ligne. Ils n'empêchent pas l'outil Application horaire de

charger un cours à l'horaire de l'élève.

Ajouter des préalables aux cours

Puisque les élèves présentent la plupart de leurs demandes avant la fin du second semestre,

vous pourriez définir la règle en supposant qu'ils termineront le cours. Un ensemble de

règles de préalables pourrait par exemple stipuler que les élèves doivent suivre le cours

Chimie I avant Physique I, et qu'ils doivent obtenir une note de A, B ou C avant de pouvoir

demander le cours en question.

Les exigences de cours sont le résultat de deux règles de préalables entre les cours Chimie I

et Physique I. Ajoutez les préalables dans la partie opérationnelle de monACCÈS.

1. À partir de la page d’accueil, cliquez sur École > Cours.

2. Trouvez et sélectionnez Physique.

3. Cliquez sur l'onglet « Préalables ».

4. Dans le champ « Note sur les préalables », entrez Achèvement de Chimie I

5. Cliquez sur le signe + dans la section « Règles pour les préalables ».

6. À partir du menu, choisissez Note alphabétique.

7. Entrez les premiers chiffres du code de cours (une liste de cours correspondants

apparaîtra).

8. Sélectionnez le cours.

9. Dans le champ « Liste des notes », entrez A,B,C.



10. À partir du menu « Si l’élève suit à nouveau », choisissez Il doit avoir réussi à une

tentative.

11. Cochez Supposer l'achèvement et cliquez sur Ajouter.

Cochez « Supposer l'achèvement » pour ignorer la règle de préalable et autoriser les

élèves à demander le cours sans avoir terminé le cours préalable. Pour une plus

grande souplesse dans l'achèvement supposé, rendez-vous dans École >

Configuration de note finale. Au bas de la page « Configuration des notes

finales », indiquez de combien de jours après la fin de la période scolaire prolonger la

règle d'achèvement supposé. La saisie d'un nombre négatif désactive la règle avant

la fin du cours.

12. Cliquez de nouveau sur le signe +.

13. Choisissez Recommandation dans le menu.

14. Entrez le domaine de l'enseignant, comme SCI.

15. Cliquez sur Ajouter.

Si l'élève doit réussir ou faire l'objet d'une recommandation, cliquez sur le signe +,

choisissez la règle « Un quelconque parmi », et cliquez sur Ajouter. Cliquez ensuite

sur les règles existantes et faites les glisser vers la section « Un quelconque parmi ».

La règle « Un quelconque parmi » stipule que l'élève doit satisfaire à l'un des

préalables, et non à l'ensemble d'entre eux.

16. Cliquez enfin sur Enregistrer.



Définition manuelle des préférences pour les cours

Les préférences pour les cours peuvent être définies manuellement pour toutes les écoles,

mais le nombre de changements ainsi effectués variera de l'une à l'autre. Dans les petites

écoles, on peut choisir d'entrer les préférences une à une, tandis que, dans les grandes, on

peut utiliser les fonctions de saisie et de production automatiques pour remplir les données

de la page « Préférences », puis apporter des modifications ici et là. Vous constaterez par

ailleurs la présence de champs statiques non modifiables dans la page « Préférences ». Ces

champs statiques sont copiés à partir de la liste principale des cours qui se situe dans la

partie active du logiciel, seul endroit où ils peuvent être modifiés.

La page « Préférences » comporte six sections : « Informations générales », « Préférences

pour l’horaire », « Sections définies », « Laboratoires définis », « Options de chargement »

et « Informations sur la substitution ». Vous ne remplirez pas les champs de cette page de

la même façon pour tous les cours puisque chacun a ses propres exigences. Par contre,

vous remplirez probablement les sections « Préférences pour l'horaire » et « Sections

définies » pour tous les cours.

La section « Préférences pour l'horaire » comporte des champs concernant le domaine

associé au cours et le nombre maximum d'inscrits, tandis que la section « Sections

définies » compte de nombreuses caractéristiques dont le nombre de sections offertes ainsi

que les périodes de démarrages et périodes scolaires valables.


2. Sous « Ressources », cliquez sur Cours.

3. Sélectionnez un nom de cours.

L'onglet « Préférences » est celui qui est sélectionné par défaut sur la page

« Informations sur le cours ». Remplissez cette page en premier.

Les étapes présentées ci-après sont axées sur les préférences pour les cours, mais il

y a quatre autres onglets qui concernent les cours. L'onglet « Contraintes » renferme

la liste de toutes les contraintes entrées pour le cours dont il est question. L'onglet

« Liens » est celui où vous entrez tout lien qui unit le cours en question à d'autres

cours. L'onglet « Demandes » renferme la liste de toutes les demandes de cours

visant le cours en question. L'onglet « Sections » renferme la liste de toutes les

sections de ce cours qui sont disponibles.



4. Cochez la case Mettre ce cours à l’horaire pour tous les cours que vous offrez.

Application horaire laissera de côté tout cours pour lequel cette case n'aura pas été

cochée. Les autres champs des sections « Préférences pour l'horaire », « Sections

définies », « Labos définis » et « Exigences pour la salle » sont facultatifs et

s'appliquent au processus de construction.

5. Saisissez le nombre de sections à offrir pour ce cours.

Calculez le nombre de sections pour chaque cours en vous fondant sur les demandes

de cours des élèves et sur le nombre maximal d’inscriptions par classe. Créez ensuite

les affectations de vos enseignants (comme le montre l'outil visuel de création des

horaires) à partir de ces données. Plutôt que de saisir cette information à la main,

servez-vous de la fonction « Calculer le nombre cible de sections à offrir ».



6. Entrez une priorité de chargement pour chaque cours.

Vous pourrez ensuite y recourir pour charger les élèves dans les cours ayant une

valeur de priorité élevée en premier. À titre d'exemple, le cours de chimie avancée

est un cours supérieur comportant une seule section. Il faut donc y attribuer une

priorité élevée. Vous pouvez entrer les valeurs suivantes pour la priorité de

chargement : 1, 3, 7, 15, 31 et 63. Notez que plus le nombre est bas, plus la priorité

est élevée. On attribue généralement un chiffre plus élevé aux cours à option, de

sorte que le système mette à l'horaire les cours obligatoires en premier.

7. À partir du menu « Type de chargement », choisissez Obligatoire.

Deux autres options s'offrent aussi à vous pour ce qui est du type de chargement :

« Facultatif » et « Autre ». Le système se sert du type de chargement pour équilibrer

les types de cours offerts aux différents périodes scolaires. Ainsi, les élèves n'auront

pas tous leurs cours obligatoires au premier semestre et tous leurs cours à option au

second.

8. En ce qui concerne la priorité pour l’équilibrage, choisissez l'une des options

suivantes :

a. Choisissez « Section » pour que le nombre d'élèves soit réparti

équitablement entre les sections.

b. Choisissez « Sexe » pour obtenir une proportion égale de garçons et de filles

dans chaque section.

c. Choisissez « Niveau » pour répartir de façon égale les niveaux scolaires dans

chaque section.



d. Choisissez « Code d'ethnicité » pour obtenir une proportion égale d'ethnies

dans chaque section.

e. Choisissez « Cercle » pour obtenir une proportion égale de membres de

chaque cercle dans chaque section.

La priorité pour l'équilibrage est le champ de priorité secondaire qui permet

de maintenir un équilibre parmi les sections. La valeur sélectionnée par défaut

est « Section ».

9. Cochez la case à côté de Utiliser les équipes préétablies si des équipes sont

utilisées pour le cours.

10. Cochez la case à côté de Fermer la section à l’atteinte du nombre maximum

d’inscrits.

Si cette case est cochée, assurez-vous d'avoir aussi coché la case « Fermer la section

au nombre maximum d'inscriptions » pour la section concernée.

11. Cochez la case à côté de Utiliser les types de section si des types de sections sont

utilisés pour le cours.

12. Cochez la case à côté de Interdire les substitutions par les élèves si le cours ne

peut être remplacé par un autre.

Si, au contraire, vous voulez permettre les substitutions, décochez-la. Si vous avez

coché la case, vous n'avez pas à remplir les champs restants de cette section.

13. Si une substitution globale est offerte pour ce cours, cliquez sur Associer à côté du

champ « Substitution globale 1 ».

14. Dans la fenêtre de dialogue « Choix », sélectionnez le cours de rechange et cliquez

sur Soumettre.

15. Définissez les cours de rechange suivants dans les champs « Substitution globale 2 »

et « Substitution globale 3 ».




Saisie automatique des informations sur le cours

La fonction « Saisir automatiquement les informations sur le cours » permet d'entrer

simultanément les informations pour tous les cours ou pour ceux sélectionnés. Cette

fonction est à utiliser avec prudence, car vous pouvez apporter des modifications à de

multiples champs qui se répercuteront sur tous vos cours. Vous pourriez, par exemple,

modifier un champ par inadvertance, ce qui changerait la façon dont sont définis tous vos

cours. Une fois la fonction de saisie automatique exécutée, consultez le rapport sur la liste

des cours pour voir l'information ayant ainsi été saisie et l'information qu'il pourrait

manquer. Si vous désirez saisir automatiquement les informations pour tous les cours,

passez directement à l'étape 9 des directives suivantes.


2. Sous « Outils », cliquez sur Fonctions > Mettre à jour les sélections.

3. À partir du menu « Tableau actuel », choisissez ScheduleCourseCatalogs.

4. Cliquez sur Sélectionner l’ensemble des [nombre] dossiers dans cette école.

5. À partir du menu « Faire une recherche dans ScheduleCourseCatalogs », choisissez

CourseCatalogID.

6. Dans le champ vide, entrez l'identifiant du catalogue de cours pour cette année,

comme 2.

Si vous n'êtes pas certain de l'identifiant du catalogue de cours, choisissez le tableau

« ScheduleCatalogs » et affichez tous les catalogues. Les catalogues apparaissent

par identifiant.

7. Cliquez sur Rechercher l'ensemble des [xx] dossiers dans cette école.

8. Faites l’une des actions suivantes :

a. Cliquez sur Sélectionner les dossiers manuellement, sélectionnez les

cours pour lesquels vous souhaitez saisir automatiquement les informations

sur le cours, puis cliquez sur Soumettre.

b. Servez-vous des champs « Faire une recherche dans

ScheduleCourseCatalogs » pour rechercher et sélectionner des cours qui

répondent à des critères précis, comme tous les cours du domaine d'anglais.

9. Sous « Outils », cliquez sur Fonctions > Saisir automatiquement les

informations sur le cours.



10. Appliquez les changements à tous les cours ou à ceux que vous venez de

sélectionner.

11. Remplissez tous les champs qui doivent être remplis automatiquement pour les cours

que vous avez sélectionnés.

Les informations que vous entrez dépendront du groupe de cours.


Production automatique des informations sur le

cours

Pour utiliser la fonction « Produire automatiquement les informations sur le cours », vous

devez d'abord copier votre horaire principal de l'année dernière. Lorsque vous utilisez cette

fonction, les informations écraseront toutes les modifications apportées à un cours que vous

aviez déjà définies pour le nouveau scénario.

1. Sous « Outils », cliquez sur Fonctions > Produire automatiquement les

informations sur le cours.

2. Cochez la case Sélectionner la case à cocher pour confirmer la commande afin

de confirmer que vous souhaitez copier les préférences pour l'horaire des cours de

l'horaire principal de l'année en cours vers les cours de l'horaire principal de la

prochaine année.


Définition des liens entre les cours

Après avoir saisi les informations sur les cours, vous pouvez définir les liens entre les cours.

Les liens avertissent le système qu’il doit suivre d’autres cours en compte lorsqu’il

détermine la meilleure place pour un cours dans l'horaire de l'élève. Servez-vous des liens

pour confirmer que les horaires des élèves sont chargés correctement. Si vous reliez un

cours à un autre, vous n'avez pas à définir le lien pour les deux cours.

Vous pouvez créer plusieurs types de liens entre les cours dans l’Application horaire. Les

liens s'appliquent aux cours des horaires construits ou chargés. Utilisez n'importez lequel

des liens entre les cours des horaires chargés suivants :

Doit tomber en même temps – cours mis à l'horaire pendant la même période

scolaire.

Doit venir après – cours mis à l'horaire après le cours apparenté.

Doit venir avant – cours mis à l'horaire avant le cours apparenté.

Ne doit pas tomber en même temps – cours qui n'ont pas été mis à l'horaire pendant

la même période scolaire.

Ne peut pas être en chevauchement avec – cours ne figurant pas dans des périodes

scolaires qui se chevauchent.

Doit tomber lors de la période scolaire suivante – cours figurant après, dans des

périodes scolaires qui se suivent.



Doit tomber lors de la période scolaire précédente – cours figurant avant, dans des

périodes scolaires qui se suivent.

Les liens pour les cours associés, les cours préalables et les cours exigés par la suite sont

seulement liés à l’année pour l’horaire en cours. Application horaire ne vérifie pas les

données historiques des cours précédents. Les étapes qui suivent indiquent comment créer

un lien, mais ne couvrent pas chaque lien séparément.


2. Sous « Ressources », cliquez sur Cours.

3. À partir du menu situé au haut de la liste des cours, choisissez Liens.

4. Cliquez sur le nom du cours pour lequel vous souhaitez définir un lien et cliquez sur

Nouveau.

5. Cliquez sur Associer pour sélectionner le cours auquel vous voulez le relier.

6. Choisissez un type de lien.

Les types de liens disponibles sont indiqués dans l'image ci-dessus. Gardez à l'esprit

que le type de lien pour les cours exigés n'est pas soumis aux règles et aux

remarques sur les préalables entrées précédemment.



Étape C : Définir les salles 38

Étape C : Définir les salles La disposition et les salles de classe de votre école sont essentielles au processus de mise à

l’horaire. Vous pouvez créer vos salles ou les mettre à jour et associer le matériel et les

domaines pertinents à chaque salle. L'association de salles à des enseignants est facultative

et ne s'appliquera pas à toutes les écoles.

Lorsque vous définissez des salles, vous pouvez combiner n'importe lesquelles des actions

suivantes :

Définir et mettre à jour vos salles une à la fois.

Produire automatiquement des salles à partir de votre horaire principal existant.

Créer automatiquement des salles avec un ensemble de critères prédéfinis.

Utiliser la fonction « Mettre à jour les sélections » pour mettre à jour un champ de

renseignements pour un groupe de salles d'un seul coup.

Définition manuelle des salles

Selon la taille de l'école, vous pouvez créer ou modifier vos salles une à la fois.


2. Sous « Resources », cliquez sur Salles.

3. Cliquez sur Nouveau pour créer une nouvelle salle, ou cliquez sur le numéro de la salle pour modifier une salle existante.

4. Entrez un numéro et une description de salle et la capacité maximum de la salle.

Le champ « Capacité maximum de la salle » doit être rempli. Assurez-vous que le

nombre maximum d'inscrits au cours ne dépasse pas la capacité maximum de la salle.

5. Pour le champ « Domaine », cliquez sur Associer et sélectionnez un domaine.

6. Cochez la case Utiliser pour l'horaire.




Création automatique des salles

Vous pouvez créer toutes vos salles d'un seul coup grâce à la fonction « Création

automatique des salles ». Une fois que le système a créé la liste, vous pouvez retourner à

chacune des salles et y modifier les noms ainsi que tout autre renseignement.

1. Sous « Outils », cliquez sur Fonctions > Création automatique des salles.

2. Entrez un nombre de départ, un nombre pour l'augmentation et un nombre de salles.

3. À partir du menu « Utiliser pour l’horaire », choisissez Oui.

4. Les champs restants sont facultatifs et peuvent s'appliquer ou non, selon le groupe

de salles que vous créez.

Par exemple, si vous désirez créer des salles pour une nouvelle aile de l'école, mais

que la capacité maximum varie d'une salle à une autre, laissez le champ « Capacité

maximum de la salle » vide ou entrez la capacité maximum la plus courante, et

changez les exceptions après la création automatique.



5. Cliquez sur Soumettre pour créer les salles en fonction des informations sur

l'horaire que vous avez définies.

Génération automatique des salles

Pour utiliser la fonction « Produire automatiquement les salles », vous devez avoir déjà

défini les salles dans une année précédente et copié l'horaire principal de cette année-là.

Seules les personnes qui utilisent Application horaire pour la première fois ont à se servir de

la fonction de génération automatique des salles, qui écrase tout changement manuel

apporté ou toute salle créée pour la nouvelle année pour l'horaire.

1. Sous « Outils », cliquez sur Fonctions > Produire automatiquement les salles.

2. Cochez la case Sélectionner la case à cocher pour confirmer la commande afin

de copier toutes les salles de l'horaire principal de l'année en cours vers le nouvel

horaire principal.




Modification des données sur les salles au moyen

de la fonction « Mettre à jour les sélections »

Vous pouvez procéder à la mise à jour en série d'un champ pour un groupe de salles au

moyen de la fonction « Mettre à jour les sélections ».


2. Choisissez ScheduleRooms à partir du menu « Tableau actuel ».


a. Cliquez sur Sélectionner l'ensemble des [xx] dossiers dans cette école

pour sélectionner toutes les salles.

b. Servez-vous des champs « Faire une recherche dans ScheduleRooms » pour

rechercher et sélectionner des salles qui répondent à des critères précis, comme toutes les salles du domaine d'anglais.

4. Cliquez sur Modifier les dossiers.

5. À partir du menu, choisissez le champ « Salle » que vous souhaitez modifier.

Par exemple, si toutes les salles des domaines d'anglais doivent être de la même capacité maximum, choisissez Maximum.



6. Saisissez une valeur pour les salles sélectionnées, comme 30.

7. Cliquez sur Modifier les dossiers sélectionnés.


Étape D : Préparer les informations sur les élèves et les enseignants 43

Étape D : Préparer les informations sur les

élèves et les enseignants

Informations sur les élèves

Dans l’Application horaire, le terme « Informations sur les élèves » ne fait pas référence aux

adresses et aux numéros de téléphone. Les informations sur les élèves portent plutôt sur les

préférences pour l'horaire, comme le niveau pour l'année suivante. Vous devez définir les

informations sur les élèves pour que l'horaire soit bien construit. Par exemple, le champ

« Niveau pour l’année suivante » indique non seulement à monACCÈS en quelle année sera

rendu l'élève l'année suivante, mais aussi quel formulaire de demande associer à ce même

élève.

Avant de pouvoir commencer à mettre des cours à l'horaire de vos élèves, vous devez

procéder à l'inscription de ces élèves dans l’Application horaire. Commencez le processus

avec monACCÈS à partir de la page des élèves « Configuration pour l'horaire ».

1. À la page d'accueil, recherchez et sélectionnez un élève.

2. Sous « Mise à l’horaire », cliquez sur Configuration pour l’horaire.

Tandis que vous entrez de nouveaux élèves dans monACCÈS, remplissez la page

« Configuration pour l’horaire » dans le cadre du processus de saisie de données.

Cette page sera par la suite mise à jour chaque année dans le cadre du processus de

fin d'année. Vous devez remplir plusieurs champs, mais seul un champ ajoute l'élève

dans l’Application horaire, soit le champ « Indicateur d'école suivante ».

3. À partir du menu « Indicateur d’école suivante », choisissez Polyvalente A.-J.-

Savoie.

Si aucune option n'apparaît dans le menu « Indicateur d’école suivante », rendez-

vous à la page d'accueil. Cliquez sur École > École suivante > Nouveau pour

ajouter les options d'écoles suivantes.




Vous n'avez pas à régler manuellement ce champ pour chaque élève; configurez-le

pour un niveau scolaire au complet en utilisant la fonction « Indicateur d'école

suivante » pour les groupes. Utilisez la fonction de groupe régulièrement pour saisir

tous les nouveaux dossiers d'élèves dans lesquels il pourrait manquer ces

informations. Souvenez-vous, lorsque vous exécutez la fonction de groupe pour le

plus haut niveau scolaire à votre école, que les élèves concernés s'apprêtent à

obtenir leur diplôme ou à changer d'école. Les champs restants à la page

« Configuration pour l'horaire » seront abordés dans la prochaine section.

Préférences pour l’horaire de l’élève

Vous devez entrer les préférences pour l'horaire avant que les élèves commencent à

présenter des demandes. Si vous ne le faites pas, les élèves auront accès aux mauvais

formulaires de demande ou ne pourront accéder à quelque formulaire que ce soit. Vous

pouvez entrer ou mettre à jour ces préférences en procédant de l'une ou l'autre des

manières suivantes :

Modifier ou entrer les préférences pour l'horaire de chaque élève manuellement, une à la fois.

Saisir automatiquement les préférences pour l'horaire des élèves par année d'obtention du diplôme.

Utiliser la fonction « Mettre à jour les sélections » pour mettre à jour des champs de

renseignements précis pour plusieurs élèves à la fois.



Mise à jour manuelle des préférences pour l'horaire de l'élève

Selon le nombre d'élèves inscrits à l'école, vous pourriez choisir de mettre à jour les

préférences pour l'horaire une à la fois. La mise à jour manuelle est cependant celle qui

exige le plus de temps.


2. Sous « Ressources », cliquez sur Élèves.

3. Recherchez et sélectionnez un élève ou un groupe d’élèves.

Le nom des élèves sélectionnés s'affiche dans le menu des élèves.

4. À partir du menu situé au haut de la liste des élèves, choisissez Préférences et

cliquez sur le nom d'un élève.

5. Entrez le niveau pour l'année suivante ou vérifiez qu'il est correct.

Le champ « Niveau pour l’année suivante » indique quel écran de demande chaque

élève utilisera pour présenter ses demandes de cours pour l'année scolaire à venir,

et à quel niveau il passera.

6. Entrez un nombre dans le champ « Priorité », ou vérifiez que celui qui y figure est

correct.

Utilisez le champ « Priorité » pour indiquer à l’Application horaire quels élèves mettre

à l'horaire en premier. Par exemple, les élèves qui entameront leur dernière année

seront mieux placés dans l'ordre des priorités que les élèves qui entreront en

neuvième année. Plus le nombre est bas, plus la priorité est élevée. Utilisez les

valeurs de priorité 10, 20, 30 et 40. Si un finissant doit se voir accorder une priorité supérieure aux autres sur l'ordre des priorités, entrez la valeur de priorité 9. Servez-

vous des valeurs de priorité intermédiaires aux fins de flexibilité dans la construction

de l'horaire.

7. Vérifiez que Mettre cet élève à l'horaire est coché pour tous les élèves que vous

désirez mettre à l'horaire.

La case « Mettre cet élève à l'horaire » inclut l'élève dans le processus de

chargement.

8. Dans le champ « Année d’obtention du diplôme », entrez l'année d'obtention du

diplôme de l'élève.



9. Vérifiez l'exactitude des données inscrites dans le champ « Indicateur d'école

suivante ».

10. Si votre école utilise des édifices, des cercles et des groupes, définissez les réglages

facultatifs.


12. Répétez les étapes 5 à 11 pour entrer les préférences pour l'horaire de chacun des

élèves que vous sélectionnez.

Saisie automatique des préférences pour l’horaire de l'élève

Utilisez la fonction « Saisir automatiquement les informations sur l’élève » pour saisir les

informations pour un groupe d'élèves. Vous devrez le faire avant de définir vos

redoublements.


informations sur l’élève.

La page « Saisir automatiquement les informations sur l’élève » reste toujours vide

et ne conserve pas les dernières informations que vous avez saisies

automatiquement.



2. Entrez des valeurs similaires à celles de l'image ci-dessous.

Lorsque vous procéderez, souvenez-vous que les élèves de dernière année qui

s'apprêtent à obtenir leur diplôme n'ont pas à être mis à l'horaire.


Mise à jour des préférences pour l'horaire de l'élève au moyen de la fonction « Mettre à jour les sélections »


2. À partir du menu « Tableau actuel », choisissez Students.


a. Cliquez sur Sélectionner l'ensemble des [xx] dossiers dans cette école

pour sélectionner tous les élèves.

b. Cliquez sur Sélectionner les dossiers manuellement pour sélectionner un

groupe d'élèves précis.

c. Utilisez les champs « Rechercher Students » pour rechercher et sélectionner

des élèves qui répondent à des critères précis, comme tous les élèves qui

obtiendront leur diplôme en 2016.

4. Cliquez sur Modifier les dossiers.

5. À partir du menu, choisissez le champ « Élève » que vous souhaitez modifier.

Pour désigner, par exemple, l'équipe à laquelle seront affectés les élèves

sélectionnés pour l'année à venir, choisissez Sched_NextYearTeam.



6. Entrez une valeur dans le champ vide, l'identifiant d'équipe, par exemple.

Vous le trouverez en cliquant sur Équipes, sous « Configuration pour l'horaire ».

7. Cliquez sur Modifier les dossiers sélectionnés.

Informations relatives aux enseignants

Vous devez définir les informations sur l'horaire pour tous les enseignants qui donnent au

moins un cours à votre école. Souvenez-vous que, pour mettre un enseignant à l'horaire,

vous devez d'abord faire en sorte qu'il soit actif dans le système. Vous pouvez soit entrer les

informations sur l'enseignant ainsi que ses affectations de façon manuelle, soit saisir

automatiquement les informations et générer automatiquement les affectations.

Avant de commencer à ajouter des enseignants à des sections, vous devez inscrire vos

enseignants dans l’Application horaire. Commencez avec monACCÈS.

1. À partir de la page d'accueil, cliquez sur Recherche du personnel.

2. Recherchez le membre du personnel et sélectionnez son nom.

3. Cliquez sur Configuration de l’horaire.



4. Cochez Mettre cet enseignant à l’horaire.

Si un enseignant ne revient pas enseigner dans votre école l'année prochaine,

décochez la case « Mettre cet enseignant à l'horaire ».


Vous n'avez pas à remplir ce champ manuellement pour chaque élève. Configurez-le

pour tous les enseignants en utilisant la fonction pour les groupes « Définir la valeur

du champ pour le personnel ». Les champs restants à la page « Configuration de

l'horaire » seront abordés dans la prochaine section.

Saisie manuelle des informations relatives aux enseignants

Les préférences pour l'horaire de l'enseignant sont uniques à chaque enseignant. Il est donc

logique d'entrer les préférences pour l'horaire une à la fois.


2. Sous « Ressources », cliquez sur Enseignants.

3. À partir du menu situé au haut de la liste des enseignants, choisissez Préférences

et cliquez sur le nom d'un enseignant.

4. Pour le champ « Domaine », cliquez sur Associer pour associer l'enseignant à un

domaine en particulier.



5. Pour le champ « Salle », cliquez sur Associer pour associer l'enseignant à une salle

en particulier, mais souvenez-vous qu'il ne s'agit que d'une préférence.

6. Choisissez une valeur dans le menu « Nombre maximum de périodes

consécutives », comme l'exige l'administration.

Le menu « Nombre maximum de périodes consécutives » affiche par défaut la

valeur 1.

7. Assurez-vous que la case « Mettre cet enseignant à l’horaire » est bien cochée.

Si un enseignant ne revient pas enseigner dans votre école l'année prochaine,

décochez la case « Mettre cet enseignant à l'horaire ».

8. Remplissez les champs restant (les informations que vous entrez dépendront de

l'enseignant).


Saisie automatique des informations sur l'enseignant

Servez-vous de la fonction « Saisir automatiquement les informations sur l’enseignant »

pour remplir simultanément les informations pour tous les enseignants ou pour ceux

sélectionnés seulement. Si vous désirez saisir automatiquement les informations pour tous

les enseignants, sautez les étapes 2 à 4 des directives suivantes.





3. À partir du menu « Tableau actuel », choisissez Teachers.


a. Cliquez sur Sélectionner les dossiers manuellement, sélectionnez les

enseignants pour lesquels vous souhaitez saisir automatiquement les

informations, puis cliquez sur Soumettre.

b. Servez-vous des champs « Rechercher Teachers » pour rechercher et

sélectionner des enseignants qui répondent à des critères précis, comme tous

les enseignants du domaine d'anglais.


informations sur l’enseignant.

6. Appliquez les changements à tous les enseignants ou à ceux que vous venez de

sélectionner.

7. Remplissez les champs pour lesquels vous voulez saisir automatiquement les

informations pour les enseignants sélectionnés.

Par exemple, cliquez sur le mot Associer situé à côté du champ « Domaine » pour

affecter les huit enseignants au domaine des langues.



Étape E : Entrer les demandes de cours des élèves 52

Étape E : Entrer les demandes de cours des élèves Il est important, avant d'entrer les demandes de cours des élèves pour l'année à venir,

d'exécuter toutes les étapes précédemment décrites, soit la configuration automatique de

l'horaire, l'ajout des cours au catalogue, la définition de l'information sur les cours et les

sections et, finalement, la saisie des informations sur les élèves et les enseignants. Vous

n'avez pas à effectuer les étapes facultatives.

Définition des exigences liées au niveau scolaire

Plutôt que de vous lancer tête baissée, prenez le temps d'effectuer des recherches et de

recueillir de l'information sur les cours. Tracer les grandes lignes des exigences de cours

liées au niveau scolaire vous permettra de gagner du temps et d'éviter les erreurs tout au

long du processus. Recueillez d'abord les données qui suivent pour chaque niveau scolaire :

Cours obligatoires

Nombre de crédits que doivent obtenir les élèves

Possibilités de cours à option d’une durée d’un semestre

Possibilités de cours à option d'une année

Possibilités de cours ne donnant pas droit à des crédits

Nombres de périodes scolaires pour chaque demande

Cours se donnant avant ou après les heures de cours

Périodes de repas possibles

Consacrez le temps qu'il faudra à la collecte d'information sur les exigences, afin de pouvoir

ensuite exécuter rapidement toutes les étapes qui suivent. Utilisez cette information pour

créer des groupes de cours et des pages de demande de cours pour chaque niveau scolaire.

Recommandations de cours

Les recommandations des enseignants constituent un autre élément du processus de

demande. Certains cours devront être recommandés par l'enseignant avant de pouvoir être

demandés. Les enseignants présentent leurs recommandations (que vous pouvez modifier

et supprimer) dans PowerTeacher, tandis que le personnel administratif utilise, à cet effet,

la page des élèves « Gestion des demandes ».

1. À partir de la page d’accueil, recherchez et sélectionnez un élève.

2. Cliquez sur Gestion des demandes > Gérer les recommandations.

3. Si l'enseignant a formulé une recommandation à l'égard de l'élève, celle-ci s'affichera

sur cette page.

4. Cliquez sur l'icône de crayon pour apporter des changements à la recommandation

ou la supprimer.

5. Pour entrer une nouvelle recommandation, cliquez sur Créer une nouvelle

recommandation.

6. Dans le champ « Code de cours », entrez le début du code de cours, comme MAT.



7. Choisissez le bon cours de mathématiques.

8. À partir du menu « Année pour l'horaire », choisissez 14-15, votre année d'horaire

future.

9. Dans le champ « Commentaires », entrez un commentaire décrivant la recommandation, comme L'enseignant recommande le placement dans cette

classe.


Création des groupes de cours

Utilisez les groupes de cours pour regrouper les cours satisfaisant à des exigences précises,

tels que les cours d'anglais ou de mathématiques. Créez des groupes de cours à appliquer

aux écrans de demande de vos élèves. Chaque élève pourrait par exemple avoir à

sélectionner un cours d'anglais du groupe de cours d'anglais. Vous pouvez créer autant de

groupes de cours que nécessaire. Ils seront reportés d'une année à l'autre.


2. Sous « Demandes », cliquez sur Groupes de cours.

3. Choisissez, à partir du menu, l'ordre dans lequel vous souhaitez que les cours

apparaissent sur les pages de demande de cours des élèves.

Vous pouvez trier les cours par nom ou par code.

4. Cliquez sur Nouveau au haut de la liste de groupes.

5. Cliquez sur Catalogue actuel.

Lorsque vous créez vos groupes de cours, utilisez le catalogue actuel (c.-à-d. le

catalogue de l’Application horaire, et non celui de l'horaire principal de l'école). Vous

aurez ainsi la certitude qu'un groupe de cours ne contient pas de cours qui ne sont

plus offerts.

6. Entrez un nom pour le groupe de cours.

7. À partir du menu « Type », choisissez Mise à l'horaire seulement.

8. Indiquez à quels établissements (l'ensemble des écoles ou uniquement l'école

actuelle) appliquer le groupe de cours.

9. Cochez le nom de chaque cours appartenant au groupe.




Création des pages de demande de cours des

élèves

Vous devez créer, chaque année, de nouvelles pages de demande de cours. Cette création

s'effectue en plusieurs étapes. Cliquez sur le nom de la page de demande de cours pour un

niveau scolaire. Ajoutez ensuite des exigences à chacune des pages en créant des exigences

concernant un ou plusieurs cours ou des exigences de base. Enfin, prévisualisez la page

pour vous assurer qu'elle fonctionne correctement. Souvenez-vous que les demandes de

cours sont liées au niveau scolaire de l'élève pour l'année à venir.

1. Sous « Demandes », cliquez sur Configuration de l'écran.

2. Dans le menu « Demandes », cliquez sur le niveau scolaire voulu.

Pour créer une page de demande de cours à l'intention des élèves qui seront en

neuvième année l’an prochain, par exemple, cliquez sur 9e année.

3. Entrez, dans la boîte de texte, le message que vous désirez voir apparaître à l'écran

de demande.

4. Entrez les nombres minimum et maximum d'heures-crédits devant être demandées

par chaque élève pour remplir la page.

La saisie de telles limites empêche les élèves de demander un trop grand nombre de

cours ou, au contraire, un nombre insuffisant, mais l'utilisation de ces champs est

facultative.




Création d'exigences

Les exigences sont les éléments principaux de la page de demande. Elles informent les

élèves sur les cours qu’ils doivent suivre et comprennent des choix de cours provenant des

groupes de cours. Il en existe trois types :

Exigence concernant un seul cours

Exigence de cours multiples

Exigence de base

Exigences concernant un seul cours

Utilisez une exigence concernant un seul cours lorsque les élèves doivent opérer une

sélection unique à partir d'un groupe de cours. Les élèves de onzième année, par exemple,

doivent choisir un cours d'anglais à partir d'une liste des cours d'anglais possibles.


2. Sélectionnez le niveau scolaire voulu.

3. Cliquez sur Nouvelle exigence pour un seul cours.

4. Entrez un nom et une description pour l'exigence, un message à afficher si elle n'est

pas satisfaite et un ordre de tri.

5. Choisissez un groupe de cours valable pour l'exigence.

6. Indiquez si l'élève doit absolument sélectionner un cours ou s'il peut laisser

l'exigence vide.



Remplissez tous les champs de la page pour que le formulaire de demande soit

accepté. Si chaque élève doit sélectionner un cours du groupe, par exemple,

choisissez Il faut en sélectionner un.

7. À partir du menu « Type de demande », choisissez Facultatif, Autre ou

Obligatoire.

Utilisez le champ « Type de demande » pour définir une priorité générale pour la

demande. Les cours obligatoires demandés sont mis à l'horaire en premier, suivis

des cours à option, puis enfin des cours de rechange. Si un cours à option ne peut

être mis à l'horaire, il est remplacé par un cours de rechange.

8. Entrez un chiffre d'ordre de tri pour le positionnement de l'exigence à l'écran de

demande.

Par exemple, entrez le chiffre d'ordre de tri 0 pour que l'exigence apparaisse en

premier. Remplissez tous les champs de la page pour que le formulaire de demande

soit accepté.


Exigences de cours multiples

Utilisez une exigence de cours multiples lorsque les élèves doivent opérer une sélection

multiple à partir d'un groupe de cours. C'est vous qui définissez le nombre de cours qu'ils

doivent sélectionner.


2. À partir du menu « Demandes », cliquez sur le niveau scolaire voulu.



3. Cliquez sur Nouvelle exigence de cours multiples.

4. Entrez un nom et une description pour l'exigence, un message à afficher si elle n'est

pas satisfaite et un ordre de tri.


6. Entrez le nombre minimum et le nombre maximum de cours que l'élève doit

sélectionner.

Si l'élève n'a pas à sélectionner de cours, par exemple, entrez 0 dans le champ

« Min. ».


demande.

Remplissez tous les champs de la page pour que le formulaire de demande soit

accepté.


Exigences de base

Utilisez une exigence de base pour afficher un ensemble de demandes prédéfinies, telles

que les cours de base des élèves de neuvième année. Les élèves ne peuvent effectuer de

sélections ni en modifier, et les demandes de cours de base sont ajoutées lorsque la page

de demande est soumise. Si le cours d'éducation physique constitue, pour les élèves de

neuvième année, une exigence de base, par exemple, même les élèves handicapés

recevront la demande correspondante lors de la soumission de l'écran de demande. Vous

devrez éliminer manuellement la demande de tout élève qui ne suivra pas le cours.


2. À partir du menu « Demandes », cliquez sur le niveau scolaire voulu.



3. Cliquez sur Nouvelle exigence de base.

4. Entrez un nom et une description pour l'exigence.



demande.


Prévisualisation de la page de demande de cours des élèves

À mesure que vous créez l'ensemble des exigences pour un niveau scolaire, prévisualisez la

page de demande pour déterminer si vous devriez y apporter toute modification.


2. Cliquez sur un niveau scolaire.

3. Cliquez sur Prévisualiser l’écran d’inscription de l’élève.



4. Examinez le formulaire de demande.

Cliquez sur l'icône de crayon pour modifier les demandes de cours pour cette

exigence. Le crochet vert confirme une sélection ou signale une exigence facultative.

Le point d'exclamation rouge indique que l'élève n'a pas encore sélectionné un cours

pour satisfaire à cette exigence.

5. Revenez à la configuration de l'écran pour apporter toute modification.

Saisie des demandes de cours des élèves

Pour recueillir les demandes de cours des élèves, trois possibilités s'offrent à vous :

les entrer manuellement, pour un élève à la fois;

procéder à leur ajout en série pour des groupes d'élèves;

utiliser le formulaire de demande de cours en ligne.

Chacune des méthodes de saisie des demandes de cours vous sera enseignée. Rappelez-

vous de commencer par activer le formulaire de demande.

Les élèves, les parents et le personnel administratif peuvent entrer des demandes de cours

en utilisant les écrans de demande. Les élèves et leurs parents utilisent, pour ce faire, leur

portail respectif dans monACCÈS, et les membres du personnel administratif le font depuis

la page « Modifier les demandes à venir » de l'élève ou la page « Demandes » dans

l’Application horaire.

Ne modifiez pas les demandes en accédant à la page « Modifier les demandes actuelles »

après avoir sélectionné un élève à partir de la page d'accueil.

Activation des formulaires de demande de cours



3. Sélectionnez le niveau scolaire voulu.

4. Cochez Les élèves de ce niveau peuvent s’inscrire aux cours.


Saisie des demandes de cours dans l’Application horaire



3. Recherchez votre élève et sélectionnez son nom.



4. Cliquez sur Demandes > Nouveau > Associer

5. Pour sélectionner plusieurs cours, cliquez dessus un à la fois en maintenant la touche

Commande (Mac) ou Contrôle (PC) enfoncée.


Vous ne pouvez modifier les cours qui figurent dans la boîte de texte.




Si vous devez effectuer des changements, cliquez sur Soumettre et répétez les

étapes 4 à 7.

8. Cliquez sur l'icône de note pour afficher des renseignements sur les préalables.

9. Cochez la case De rechange pour faire du cours demandé un cours de rechange pour tout cours à option ne pouvant être mis à l'horaire, et entrez un P dans le

champ « Code ».

10. Entrez un P dans le champ « Code » pour les cours à option, et ne sélectionnez pas

« De rechange » pour indiquer qu'ils pourraient être remplacés par des cours de

rechange lors du processus de chargement.

L'identification des cours à option est facultative, mais ceux-ci sont mis à l'horaire

après les cours obligatoires.

11. Utilisez le champ « Priorité » pour apporter des précisions supplémentaires au sujet

des demandes de cours de rechange.

Ce champ indique l'ordre de priorité à observer pour la mise à l'horaire des cours de

rechange. Plus le nombre est élevé, plus la priorité est basse.

12. À partir du menu « Type de section », choisissez une option si le cours utilise des

types de section.



Le cours de journalisme comporte par exemple une section « enrichie » et une

section régulière; choisissez Enrichi afin que l'élève ne soit pas inscrit à la section

régulière.

13. Cliquez sur Associer pour sélectionner un cours de rechange pour un cours.

Si Application horaire ne peut mettre le cours à l'horaire, il tentera d'y insérer le

cours de rechange. En sélectionnant un cours de rechange de cette manière, vous

pourrez être certain qu'il remplace uniquement un cours bien précis.


Saisie d'une demande de cours pour plusieurs élèves



3. Cherchez et sélectionnez les élèves pour lesquels vous désirez entrer la demande de

cours, tous les élèves de neuvième année, par exemple.

4. Cliquez sur Fonctions > Ajouter des demandes en série.

5. Cliquez sur Associer pour sélectionner le cours, puis entrez l'information dans les

champs.


7. Cliquez sur Précédent.

8. Répétez les étapes 5 à 7 autant de fois que nécessaire.

Après avoir procédé à l'ajout manuel ou en série de demandes, exécutez la fonction

de groupe « Demandes non valables ». Celle-ci recueille toutes les demandes

présentées par une sélection d'élèves pour l'année scolaire visée et les réévalue une

à une en fonction des préalables aux cours et des recommandations formulées.

Lorsque vous ajoutez des demandes, que ce soit manuellement ou en série, les

préalables aux cours et les recommandations ne sont pas pris en compte. Il est donc

important d'exécuter la fonction « Demandes non valables » et d'éliminer toute

demande ne satisfaisant pas aux exigences de cours.



Saisie des demandes de cours dans le portail des élèves de

monACCÈS

1. Dans le champ « Adresse » de votre navigateur Web, entrez l'URL de votre école

pour le portail des élèves de monACCÈS et celui des parents.

2. Entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe et cliquez sur Ouvrir la

session.

3. Cliquez sur Inscription aux cours.

4. Sélectionnez vos demandes de cours.


Saisie des demandes de cours dans monACCÈS

1. À partir de la page d’accueil, recherchez et sélectionnez un élève.

2. Cliquez sur Gestion des demandes > Modifier les demandes à venir.

3. Sélectionnez les demandes de cours de l'élève.


Préalables aux cours

Bien que vous deviez concevoir un formulaire de demande pour l'ensemble du corps

étudiant, il arrive parfois que certains élèves doivent satisfaire à des exigences de cours

particulières – qu'il s'agisse de suivre ou de réussir un cours préalable, de disposer d'une

recommandation d'un enseignant ou d'une combinaison de ces exigences –pour être

autorisés à demander un cours. Définissez les exigences de cours dans les informations sur

le cours contenues aux sections « Configuration de l’école » ou « Configuration du district ».

Quand les élèves sélectionnent un groupe de cours à partir de l'écran de demande, ils

cochent la case correspondant au cours qu'ils veulent suivre. Toutefois, ils ne peuvent pas

cocher la case des cours pour lesquels ils ne satisfont pas aux préalables. Par exemple, un

élève de onzième année qui veut suivre le cours « Anglais avancé » ne pourra pas

sélectionner le cours s'il ne satisfait pas à l'exigence de recommandation par un enseignant

d'anglais. L'image ci-dessous montre le cours d’anglais avancé sans case à cocher.



Lorsque vous utilisez les préalables, vous disposez d'une certaine flexibilité. Vous pouvez

définir le préalable en supposant que l'élève terminera le cours. Si ce n'est pas le cas, mais

qu'il a déjà présenté une demande pour le cours suivant, la demande deviendra non

valable. Vous pouvez par ailleurs déroger à n'importe quel préalable en vous rendant aux

pages des élèves et en cliquant sur Gestion des demandes > Déroger aux préalables.

Les pages de demande et l’Application horaire ne contiennent aucun renseignement ni

remarque rectifié.

Outils de demande de cours

Une fois que les élèves ou vous-même avez entré toutes les demandes, servez-vous des

outils de demande suivants pour analyser et confirmer le succès du processus de demande.

Rapport « Total des demandes de cours »

Rapport « Bilan des demandes de l'élève »

Rapport des demandes par cours

Rapport des demandes par élève

Fonction de groupe « Demandes non valables »


Étape F : Ajustement manuel de l'horaire principal 65

Étape F : Ajustement manuel de l'horaire principal Vous devrez peut-être apporter des modifications mineures à l’horaire principal que vous

avez copié. Il se peut, par exemple, que vous ayez à déplacer une section de cours ou à

l'assigner à un autre enseignant.


2. Sous « Horaire », cliquez sur Sections.

3. Cliquez sur le cours pour lequel vous désirez ajuster une section.

4. Cliquez sur le numéro de la section précise que vous devez ajuster.

5. Selon les besoins, entrez des informations dans les champs « Enseignant »,

« Période », « Horaire » ou « Salle » ou modifiez les informations qui s'y trouvent.

6. Si vous utilisez le champ « Équipes », assurez-vous d'avoir bien indiqué le nom de

l'équipe à la section.




Changement des sections d'un enseignant

Que se passe-t-il si un enseignant ne donne plus une certaine section de cours? Vous savez

que l'enseignant enseignera encore une section; cependant, cette section doit être associée

à un autre cours. Par exemple, au lieu d'enseigner une section du cours « Anglais 9 », il

enseignera une section du cours « Anglais 10 ». Plutôt que de supprimer la section et d'en

ajouter une nouvelle, changez le cours associé à cette section.


2. Sous « Ressources », cliquez sur Enseignants.

3. Sélectionnez le nom de l'enseignant pour lequel vous désirez ajuster une section.

4. Cliquez sur l'onglet « Horaire ».

5. Sélectionnez un numéro de section.

L'image ci-dessous correspond à la partie supérieure de la page « Modifier la

section ».

6. Cliquez sur Associer, juste à côté du code de cours.

7. Choisissez un nouveau cours, puis cliquez sur Soumettre.

8. Changez toute autre information sur la section, puis cliquez sur Soumettre.

Utilisation de l’outil visuel de création des horaires

Vous avez copié votre horaire principal et y avez apporté des modifications manuellement,

mais il vous reste encore des modifications à y apporter. Il serait plus facile d'appliquer ces

modifications si vous pouviez gérer un horaire principal visuel.



Une fois la configuration pour l'horaire terminée, vous pouvez utiliser l'outil visuel de

création des horaires pour créer votre horaire principal de toutes pièces ou y apporter des

modifications de façon manuelle. Glissez-déposez des blocs de cours pour créer des sections

pour chaque cours de votre catalogue. Servez-vous des outils, des icônes et des messages

de création des horaires pour créer un horaire principal complet.

Chaque bloc de section de l'outil visuel de création des horaires présente des

renseignements pertinents sur la section, notamment le nom du cours, le code du cours, le

numéro de la section et le nombre d’élèves inscrits. Déterminez la durée de la période

scolaire en fonction de la taille du bloc de section. Une section d'une année remplit toute la

cellule, une section d'un semestre remplir la moitié de la cellule et une section d'un

trimestre remplit le quart de la cellule.

Les noms d'enseignants forment les colonnes et les périodes forment les rangées; quant

aux couleurs des cellules, elles représentent le nombre cible de sections à offrir pour le

cours. Les cours simples sont roses, les cours doubles sont verts, les cours comprenant trois

sections ou plus sont gris et les cellules rayées de gris indiquent que l'enseignant n'est pas

libre pour cette période. Si vous avez copié l'horaire principal et que vous n'avez pas

effectué la configuration des cours, tous les blocs de cours apparaîtront en gris, et ce, peu

importe le nombre de sections.

Si l'outil visuel de création des horaires n'affiche pas les bons renseignements, retournez en

arrière et revoyez la configuration. Voici un survol des tâches de configuration qui doivent

être effectuées avant d’utiliser l’outil visuel de création des horaires :

Exécuter la configuration automatique des horaires

Créer le catalogue de cours

Définir l’année de l’horaire

Copier l’horaire principal (facultatif)

Formater les préférences de cours

Définir les salles

Mettre à jour les informations sur les élèves et les enseignants

Saisir les demandes (facultatif)

Apporter des changements à l’horaire

L’outil visuel de création des horaires comporte plusieurs outils d’adaptation de la grille.

Faites un zoom avant sur les vignettes de section si vos périodes scolaires sont courtes ou si

plusieurs sections sont prévues pour un même enseignant ou pour une même journée,

période ou période scolaire. Faites un zoom arrière pour avoir une vue d’ensemble de

l’horaire principal et voir les plages horaires libres. Annulez et rétablissez les changements

pour explorer les différentes options de votre horaire.

Appliquez un filtre pour afficher tous les cours ou seulement ceux qui ne sont pas à

l’horaire. Vous pouvez aussi filtrer par durée de période scolaire afin de pouvoir d’abord

ajouter à l’horaire les cours à long terme, puis poursuivre avec ceux à court terme. Triez

vos cours selon des options telles que leur nom ou leur numéro. Utilisez le tri pour accéder

rapidement aux cours que vous désirez mettre à l’horaire.




2. Sous « Horaire », cliquez sur Planificateur visuel.

Réglez d’abord les filtres pour n’afficher que les cours et les sections que vous voulez

gérer.

3. Au-dessus de la colonne « Cours », cliquez sur l’icône de filtre des cours.

4. Sélectionnez les périodes scolaires et les cours que vous voulez afficher, puis cliquez

sur Filtrer.



5. Cliquez sur l’icône des critères de tri qui se trouve à côté de l’icône de filtre.

6. Choisissez Domaine, puis cliquez sur Trier.

Les cours seront triés par domaine et non par leur nom.

7. Pour créer une section, cliquez sur un cours et faites-le glisser dans une cellule vide

de la grille.

Une cellule peut contenir plus d’un cours et d’une section.

8. Pour déplacer une section vers une autre période, cliquez sur la section et faites-la

glisser jusqu’à la cellule voulue.

9. Au haut des sections, cliquez sur l’icône de filtre pour n’afficher que les quelques

sections de cours voulues.

10. Choisissez les filtres que vous voulez utiliser.

Vous pouvez filtrer les sections selon quatre catégories : « Éléments de

l’enseignant », « Éléments temporels », « Éléments du lieu » et « Éléments de

section ». Par exemple, filtrez selon les périodes et sélectionnez-en au moins une.

Pour enlever un filtre, cliquez sur le X.

11. Cliquez sur Filtre.

12. Cliquez sur une section pour en ouvrir les détails.

13. Vous pouvez apporter des modifications à la section, comme changer le numéro de la

salle, augmenter le nombre maximal d’inscriptions ou sélectionner une période

différente.

Vous verrez également les alertes sur les détails invalides. Si vous avez déjà effectué

un chargement, cliquez sur le nombre d’inscriptions actuel pour afficher les élèves

inscrits à la section.

14. Cliquez sur Enregistrer.

Cliquez sur Supprimer pour retirer la section complètement.



15. Cliquez sur l’icône carrée dans le coin inférieur gauche de la section pour afficher les

informations relatives aux demandes de cours.

Pour chaque cours, vous pouvez afficher le nombre total de demandes ainsi que le

nombre de demandes de cours que les élèves ont en commun avec d’autres cours.

16. Fermez la fenêtre.

17. Sous les icônes de zoom, cliquez sur le petit triangle pour ouvrir le tableau des

places disponibles.

Ce tableau fait un compte dynamique du nombre de places disponibles dans chaque

période et pour chaque niveau scolaire. Par exemple, si 100 élèves de 7e année sont

inscrits à votre école intermédiaire, il se peut que vous ayez besoin de

quatre sections de cours avec un nombre maximal d’inscriptions de 30 élèves par

classe pour la période 1. Vous auriez ainsi 120 places disponibles pour 100 élèves

pour cette période. Si aucune place n’est disponible, vérifiez les préférences de cours

et les demandes des élèves.


Étape G : Définir les contraintes de chargement 71

Étape G : Définir les contraintes de chargement Choisissez la façon dont le système charge les élèves dans les cours déjà mis à l’horaire.

Voici la liste des contraintes de chargement disponibles :

Ajustement de l’équilibre — préchargez une section avec de « faux » élèves.

Incompatibilité entre élèves — empêchez deux élèves d’être mis à l’horaire

ensemble.

Incompatibilité de l’enseignant — empêchez un élève d’être attribué à un enseignant.

Libération de l’élève — indiquez une période durant laquelle un élève doit demeurer

libre.

Lien entre sections — précisez qu’un élève qui est inscrit à une section doit aussi être

inscrit à une autre, comme pour le cours de biologie et le laboratoire correspondant.

Préférence de l’élève — associez un élève à une section de cours déterminée.

Plus vous définissez de contraintes, plus la marge de manœuvre dont dispose le système

pour la répartition des élèves sera réduite, et moins les horaires générés seront optimaux.

Ainsi, ne définissez les contraintes de chargement qu’après avoir chargé les élèves une fois.

Ensuite, utilisez le moins de contraintes possible pour accomplir vos objectifs de mise à

l’horaire.


2. Sous « Configuration pour l’horaire », cliquez sur Contraintes.

3. Cliquez sur la contrainte de chargement que vous voulez définir, comme

Incompatibilité entre élèves.

4. Cliquez sur Nouveau.

5. Entrez les renseignements demandés dans les champs à la page des contraintes.



Étape H : Charger des élèves 72

Étape H : Charger des élèves Vous êtes maintenant prêt à charger des élèves dans l’horaire principal et à créer des

horaires d’élèves. Vous pouvez charger les élèves plusieurs fois. Par exemple, supposons

que vous veniez de charger les élèves et vous vous rendiez compte que vous deviez définir

une contrainte. Sélectionnez les élèves dont vous voulez modifier l’horaire, puis rechargez

ces élèves afin que le système recrée l’horaire sans pour autant déroger de la contrainte

que vous avez ajoutée.

Avant d’effectuer un chargement, vous devez télécharger l’outil Application horaire et

l’installer sur l’ordinateur que vous utiliserez pour créer l’horaire. Cliquez sur

Téléchargement de l’outil, puis sélectionnez le lien de téléchargement et installez l’outil

sur votre ordinateur.


2. Sous « Traitement », cliquez sur Charger.

3. Choisissez un type de chargement :

a. Complet — le système crée l’horaire de tous les élèves.

b. Équilibrer — le système ajuste les horaires des élèves pour mieux répartir les

élèves parmi les sections.

c. Recréer des horaires — le système ne recrée que les horaires des élèves que

vous avez sélectionnés avant d’accéder à la page « Chargement ».

4. Cochez les cases voulues pour indiquer si vous voulez que le système ferme les

sections une fois le nombre maximal d’inscrits atteint, qu’il utilise les cours de

rechange du système global ou qu’il utilise les cours de rechange des élèves.

Ne cochez pas la case « Fermer les sections à la valeur maximum » lors du premier

chargement.

5. Cliquez sur Exécuter.


Étape I : Évaluer le chargement 73

Étape I : Évaluer le chargement Une fois le chargement terminé, les pourcentages d’élèves ayant des demandes, des

demandes exaucées et aucun conflit apparaissent à la page « Horaire ».

Afficher les résultats du chargement

1. À la page d’accueil, cliquez sur l’Application horaire > Scénarios.

2. Affichez les résultats du chargement pour le scénario pertinent.

3. Sous « Traitement », cliquez sur (Q), vis-à-vis de « Charger ».

4. Cliquez sur Afficher dans la colonne « Registre du chargement » du chargement

adéquat.

Afficher le registre des erreurs de chargement


2. Sous « Traitement », cliquez sur (Q), vis-à-vis de « Charger ».

3. Cliquez sur Afficher dans la colonne « Registre des résultats ».

La page « Registre des résultats pour [nom de l’école] » vous avise de tout problème

survenu lors du chargement des élèves dans l’horaire principal. Une ligne pointillée

apparaît si le chargement est réussi.

4. Analysez les résultats du chargement.

On trouve trois types de messages :

a. Info — ces messages donnent des renseignements comme « AOD invalide

dans le dossier de l’élève. L’élève est [xx] et l’AOD est 0. » Ces messages

n’empêchent pas l’exécution du chargement.

b. Avertissement — ces messages signalent des situations problématiques

comme « Le fichier de la demande contient un élève invalide. Le cours est

[xx], l’élève est [xx]. La demande a été annulée. » Ces messages

n’empêchent pas l’exécution du chargement.

c. Erreur — ces messages indiquent des erreurs de validation qui doivent être

corrigées pour que l’outil exécute la tâche, comme « L’élève demande

plusieurs fois le même cours, mais ce cours ne permet pas les demandes

répétées. » Ces erreurs empêchent la réussite du chargement.

5. Corrigez toutes les erreurs, puis exécutez le chargement de nouveau.

Vous ne verrez pas les horaires des élèves avant l’importation. Lorsque vous êtes

satisfait du pourcentage d’élèves chargés, cliquez sur (Q) > Importer. Réglez

ensuite tout problème relatif à l’horaire, puis refaites le chargement. Consultez le

registre et importez de nouveau jusqu’à ce que la majorité de vos élèves soient mis

à l’horaire avec succès.


Étape I : Évaluer le chargement 74

Afficher les rapports après chargement


2. Sous « Outils », cliquez sur Rapports.

3. Imprimez les rapports suivants pour évaluer les horaires des élèves :

a. Demandes de cours ne figurant pas à l’horaire

b. Demandes des élèves ne figurant pas à l’horaire

c. Liste des horaires des élèves

d. Demandes de cours de rechange

e. Élèves avec horaire insuffisant

f. Inscriptions aux cours mis à l’horaire

4. Imprimez les rapports suivants pour évaluer l’horaire principal :

a. Horaire principal

b. Horaire principal (PDF)

c. Liste de l’horaire principal

d. Horaire de la salle

e. Utilisation des salles


Étape J : Explorer les options après chargement 75

Étape J : Explorer les options après chargement Après avoir chargé les élèves dans l’horaire principal, vous pouvez, au choix :

accepter le chargement et apporter des changements aux horaires des élèves

manuellement;

résoudre les conflits des élèves en refaisant le chargement des horaires après avoir

coché les cases de substitution;

adapter les demandes de cours des élèves manuellement, puis refaire le

chargement;

ne sélectionner et recharger qu’un groupe précis d’élèves après avoir coché les cases

de substitution à la page « Chargement » ou avoir adapté leurs demandes de cours

manuellement.

Adapter manuellement les horaires des élèves

Effectuez les étapes suivantes pour adapter les horaires des élèves de manière individuelle :



3. Recherchez et sélectionnez un élève ou un groupe d’élèves.

4. À partir du menu situé au haut de la liste des élèves, choisissez Horaire.

5. Cliquez sur le nom d’un élève.

6. Utilisez le menu « Inscrire » pour inscrire l’élève à un cours pour une certaine

période.

7. Utilisez le menu « Enlever » pour enlever une classe de l’horaire de l’élève.

Adapter manuellement les horaires de plusieurs

élèves



3. Recherchez les élèves que vous voulez inscrire au même cours.

4. Cliquez sur Fonctions > Planifier une inscription en série.

5. Faites l’une des actions suivantes pour inscrire les élèves sélectionnés à une section :

a. Choisissez un enseignant, une période de la journée, un jour et une période

scolaire à partir des menus.

b. Entrez les codes de cours et numéros de section selon le format Cours.Section, comme 1025.6.


Étape J : Explorer les options après chargement 76


Recharger un groupe d’élèves précis

1. À la page d’accueil, recherchez et sélectionnez le groupe d’élèves dont vous voulez

recharger l’horaire.

2. Dans le menu principal, cliquez sur l’Application horaire.

3. Sous « Traitement », cliquez sur Charger.

4. Sélectionnez Recréer l’horaire des [xx] élèves sélectionnés.

Le système ne recréera que l’horaire des élèves que vous avez sélectionnés à la page

d’accueil.

5. Cochez les cases voulues pour indiquer si vous voulez que le système ferme les

sections une fois le nombre maximal d’inscrits atteint, qu’il utilise les cours de

rechange du système global ou qu’il utilise les cours de rechange des élèves.

6. Cliquez sur Exécuter.

7. Cliquez sur Importer pour importer les horaires dans votre base de données

monACCÈS.


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Remarques : 78

Remarques :

Documents

Application horaire : Processus de chargementweb1.nbed.nb.ca/sites/monacces/Guides/Processus de...1. À partir de la page d'accueil, cliquez sur École > Années et périodes scolaires