Comment créerun tableau debord en 2018 ?

DATA STORYTELLING - REPORTING

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Libérez le potentiel de vos données !

Toucan Toco

Qu'est-ce que le Data Storytelling ?

Comment les données peuvent elles augmenter votreperformance ?

Outil de reporting : comment motiver ses équipes ?

Les règles d’or de la construction d’un tableau de bord.

4 règles pour construire des KPIs qui ont du sens !

Reporting : comment choisir le bon graphique pour sesdonnées

5 règles à connaître pour un bon tableau de bord �nancier

Les 6 étapes pour faire un tableau de bord RH simple etef�cace !

Construire un tableau de bord de suivi de l'absentéisme

Business Intelligence : ce que 200 projets nous ont appris !

En savoir plus

Sommaire

Aujourd'hui, petites et grandes entreprises collectent de plus en plus dedonnées. Les décisionnaires peuvent parfois se sentir submergés par cettequantité de données et les informations capitales dont ils ont besoin sontsouvent perdues. Par conséquent, le processus de décision est impacté etperd de son ef�cacité.

Il faut alors repenser la façon de lire la donnée, de la diffuser pour qu'elle soitmieux utilisée. 

Comment faire ?Nous avons créé ce guide pour vous donner des conseils et des exemplespour créer le tableau de bord le plus ef�cace et le plus simple à comprendre.

La donnée n'est utile que si elle est claire et bien comprise.  À travers ce livreblanc, nous répondrons à ces trois questions:

Pourquoi un tableau de bord sobre est-il important ?Comment raconter une histoire avec vos données ?Quelles sont les règles pour construire un tableau de bord ef�cace ? 

Notes:  Nous vous conseillons de le lire en format numérique a�n depro�ter de tous les éléments interactifs.

Libérez le potentiel de vosdonnées !Introduction au livre blanc

Depuis 2014, Toucan Toco aide les décisionnaires et opérationnels des grandsgroupes à mieux comprendre leurs enjeux business à travers la visualisationde leurs données.

Notre mission : faire acte de pédagogie pour transformer des données brutescomplexes en des Dataviz  et des Histoires interactives . Nous créons unecatégorie logicielle : le Data StoryTelling.

Nos utilisateurs : Les métiers des directions Marketing, Production,Financières, Ressources Humaines   ou Commerciales de grandesorganisations.

De 4 associés à 45 collaborateurs en 3 ans, nous sommes auto�nancés grace àla con�ance de plus de 90 clients grands comptes, pour 200 projets, parmilesquels Renault, Total, Axa, BPCE, EDF, JCDecaux, Téréos, Psa, MarquesAvenue, lvmh, Euler Hermes, Vinci, DCNS, BIC, sncf, seb, Moët Henessy, LaBanque Postale...

Les Small Apps de Toucan sont mobiles , simples à utiliser , faciles à mettre enplace , intégrées dans les SI existants  et au service de l'excellenceopérationnelle  des métiers RH, Marketing, Financière, Commerciaux etDirections Générales.

Toucan TocoLe data storytelling au service de votre performance

Une dé�nition simple du Data Storytelling

Le Data Storytelling, c’est la capacité de raconter une histoire avec lesdonnées, et de personnaliser les données en fonction de l’audience.

 Pour imager, un Directeur Marketing n’a pas les mêmes besoins de reportingqu’un opérationnel responsable des campagnes digitales.

 Cette catégorie de la business Intelligence est issue de la Data Visualisation.

 La première dé�nition de ce qu’est la Data visualisation (ou Dataviz ), c’est l’artde raconter des chiffres de façon claire et pédagogue, là où Excel est limité. 

Elle permet de communiquer des chiffres et des informations complexes, enles transformant en objets visuels : graphiques, diagrammes,courbes,  cartographies, classement, etc.

 

Qu'est-ce que le DataStorytelling ?

Le Data Storytelling est un concept relativement récent, qui prend appui surla Data Visualisation. L’idée est de pouvoir aller plus loin dans la facilité decompréhension et la pédagogie. 

Les données vont raconter une histoire à partir des besoins du métier. Ondépasse alors le simple fait de présenter des séries de chiffres dans untableau. L’information est accessible et compréhensible par tous, grâce àl’histoire que l’on raconte.

On ne s’adresse plus seulement aux départements Data et BusinessIntelligence des grandes entreprises, mais à l’ensemble des collaborateurs quiveulent en savoir plus sur l’activité de l’entreprise, à travers les donnéesrécoltées chaque jour.

Pourquoi le Data Storytelling est-il LE sujet dumoment ?Nous vivons dans un monde inondé d’informations et de données. C’est uneproblématique importante  au sein des grands groupes, qui doivent gérer unniveau de complexité extrêmement élevé. Il y a autant de systèmed’information et base de données qu’il y a de �liales, de pays ou dedépartement.

 La complexité est d’avoir une vision homogène sur leur business et laperformance de leur service. Alors oui, le digital est là. Oui, les entreprises setransforment et de nouveaux projets voient le jour.

 Il y a quelques années, le Graal c’était de pouvoir récupérer et collecter unmaximum de données.  La mission est accomplie. Les datas continuent d’êtrecollectées, mais elles ne sont utilisées que par une minorité dans l’entreprise.On pense aux data scientists, data analysts et autres experts de la donnée.

 

Aujourd’hui, les mentalités et les challenges évoluent. La collecte desdonnées est devenue un moyen, et non une �n. L’objectif est désormais deprendre des décisions quotidiennement, simplement et rapidement.

Le Data Storytelling est déjà là !Nous aimons tous les histoires. Quel que soit leur contexte, elles permettentde transmettre un message ou une information complexe de manière ludiqueet scénarisée.

 Lorsque l’on a des données à disposition, l’objectif est d’utiliser ces chiffrespour communiquer et rendre l’information plus digeste. Il faut être capable deremettre ces données  dans un contexte narratif.

4 histoires percutantes grâce au DataStorytellingSécurité routière : la puissance de l’histoire

Sans forcément le savoir, le Data Storytelling est déjà présent dans notrequotidien. Prenons un exemple que nous connaissons tous ; les vidéos deprévention de la sécurité routière.

 Plutôt que de nous parler simplement de chiffres, chaque clip fait l’objet d’unehistoire spéci�que dans laquelle chacun de nous se reconnaît. Danssa dernière campagne (voir vidéo ci-dessus), l’objectif était de sensibiliser auport de la ceinture. 

Les chiffres mentionnés viennent appuyer la réalité des faits : la mort decentaines de personnes chaque année à cause d’un oubli de ceinture desécurité. Les données sont imagées et scénarisées. C’est pour cela qu’ellessont facilement mémorables.

 

C’est le même schéma de pensée en entreprise. Plutôt que de simplementmontrer la courbe de croissance des ventes, essayons d’y ajouter lepourquoi de cette croissance ! 

On pourrait par exemple faire le parallèle avec la dernière vague derecrutement de commerciaux ajouté à cela le succès de la dernière campagnede promotion, chiffres à l’appui. Le tout de manière visuelle et interactive,grâce au Data Storytelling.

 

Spotify, l’oeil des campus étudiants

Début 2017, Spotify a eu l’idée de partager ce que les étudiants américainsécoutaient, selon leurs universités. Toutes les datas à leur disposition leurpermet ainsi de partager cette initiative à destination des étudiants.

 

 

Sur le site, spécialement développé pour le projet, on peut alors rechercherson université - seules les Américaines sont à l’honneur, pour récupérer toutun tas d’informations : acoustique, genre musical, durée moyenne d’écoute,etc. Suivant les recherches, les données ne sont plus statiques et peuvent êtretriées selon nos envies.

 

Dans ce cas présent, le Data Storytelling permet de fédérer la communautéétudiante. Cette représentation visuelle va pouvoir être reprise sur lescampus pour pouvoir se comparer très facilement aux autres campus. Un bonmoyen de faire parler de Spotify à travers un nouveau genre decommunication. 

L’Internet et ses réseaux !

Ce site comptabilise l’ensemble des interactions sur les réseaux sociaux. On yretrouve des tweets, des likes Instagram, des minutes passées sur Skype ouencore le nombre de vidéos regardées. Le tout, à la seconde !

 

`Les données présentées ne sont pas �gées et évoluent dans le temps. Restezquelques secondes sur la page et vous verrez de nouveaux petits oiseauxTwitter se dessiner.

  Là encore, plutôt qu’un simple chiffre actualisé toutes les secondes, nousavons une frise visuelle renforçant le message : il y a des millions

d’interactions à la seconde, grâce au web ! On a envie de s’y plonger et decomprendre le phénomène derrière ça.

 Être capable de formaliser de la donnée en temps réel rend le sujetextrêmement engageant. Voir la progression de ses ventes, actualisées tous

les jours, grâce au Data Storytelling rendra vos reportings bien plusintéressants.

Le Data Storytelling : faciliter votre vie enentreprise Le Data Storytelling se positionne là où Excel et PowerPoint sont limités.

Quelle est aujourd’hui la situation des grands groupes ?

 Ils utilisent des outils de Business Intelligence traditionnels, comme peuventl’être Tableau Software, Qlik ou Business Objects. 

Oui, ils sont excellents dans l’exploration de données. Mais, comme nousl’avons évoqué ce sont des outils à destination de data scientists quisouhaitent obtenir des requêtes précises.

Un exemple : je veux savoir le nombre de ventes d’une paire dechaussures bleues, modèle ABC, entre le 20 et le 26 décembre dans maboutique des Champs-Élysées.

Le Data Storytelling prend le contre-pied de ces outils en s’adressant à desnéophytes de la donnée. Ces personnes n’ont que quelques minutes  àaccorder à la lecture et l’analyse de données au quotidien. 

Elles ont donc besoin d’avoir un outil qui puisse leur simpli�er la lecture et laprise de décisions, grâce aux données à disposition.

 Le Data Storytelling comporte un grand nombre d’avantages. Quand il estutilisé de manière ef�cace, il permet de :

Transformer vos datas en action. Avec des données claires et utilisables àvotre disposition, vous êtes capable d’identi�er des tendances et desstratégies possibles pour votre activité.Améliorer la productivité de vos équipes. Les données sontautomatiquement présentées de manière simple et interactive. Leur tempsest ainsi concentré sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Retrouver plus d’agilité dans vos prises de décisions. Vous réconciliezvotre DSI et les équipes métiers, grâce à un outil simple et facile à utiliserdans un contexte où les prises de position doivent se faire de plus en plusrapidement.

Le cas classique en réunion

Prenons le cas d’un Directeur Commercial lors du Comité de décisionmensuel. Comme tous les mois, il présente le classement des dix meilleurspays en termes de volume de ventes. 

Notre Directeur Commercial à l’habitude de faire ce genre de présentation.Le template est rôdé sur Powerpoint avec une base Excel de 5000 lignesderrière.

 Mais aujourd’hui, le comité est d’humeur curieuse. Une question arrive. Ilsveulent avoir plus de détails sur le top 3 des ventes, en volume ET en valeur.

 Aïe, ce n’était pas prévu. Les dizaines de �chiers Excels existent, mais

l’information n’est pas directement disponible. Par ailleurs, les slides �géesPowerpoint n’aident pas vraiment notre Directeur Commercial…

Avec un outil adapté à ce type de contexte, nous n’aurions pas laissé notreDirecteur, seul face à lui-même.

 La question était pourtant simple et très pratique : passer d’une vue globaleTop 10 à un peu plus de détail sur un Top 3. 

Le Data Storytelling, associé à un outil performant, aurait pu lui permettre denaviguer facilement dans les données pour aller récupérer en quelquessecondes l’information.

Le Data Storytelling : rendre la donnéeactionnable !La complexité des projets data en entreprise réside dans la réuniond’indicateurs provenant de différentes sources : �chiers plats, donnéesd’outils internes, données en provenance des outils commerciaux, …

 L’objectif est de faire le lien entre toutes ces données pour en ressortir uneinformation actionnable. A l’échelle d’un grand groupe, un tel projetpeut prendre des allures de labyrinthe sans �n. On ne parle même pas du casoù le projet à une dimension internationale, avec des dizaines de pays et�liales à aligner sur le même référentiel.

 Le challenge est d’obtenir une vision uni�ée de la donnée, quel que soit lazone géographique ou les outils déployés dans chacun des services.

Aujourd’hui, les besoins changent. Il faut en�n être capable d’utiliser ladonnée à disposition de manière intelligente :  c’est une mine d’ord’information pour prendre de meilleures décisions au quotidien !

 

Heureusement, le Data Storytelling s’adresse à toutes les personnes quiveulent comprendre l’essentiel des données pour prendre les bonnesdécisions, au quotidien.

 Quel que soit votre projet, gardez à l’esprit que l'interactivité, le storytelling etla collaboration doivent être les piliers d’un projet data réussi ! 

Beaucoup de managers n’ont pas d’appétence signi�cative pour les chiffres.L’analyse de données peut alors devenir décourageante, voire même pénibledans la collecte, l'agrégation et la présentation. Or, les entreprises ontaujourd’hui de plus en plus de datas à leur disposition, qu’elles soient internesou externes.

Leur maîtrise devient donc un réel enjeu permettant d’identi�er par exemplede nouvelles opportunités de marché. Il est indispensable d’exploiter ses datapour mettre en place de nouvelles solutions et faire face à chaque nouveauchallenge. 

Ne pas prendre en compte la multiplication de ces données, c’est prendre lerisque de voir sa croissance ralentir.

Comment les donnéespeuvent elles augmentervotre performance ?

Anticipez le succès avec une vision claire devotre activité grâce aux datas Devenir un bon manager est un travail de tous les instants. Un des points clésréside dans la communication et la transmission de l’information au sein deses équipes. Elles doivent avoir une vision claire de la stratégie et del’orientation de leurs activités à court, moyen et long terme.

Sans cela, vos collaborateurs ne seront plus alignés. Leurs performances neseront pas celles attendues et la collaboration avec chacun deviendra alorscon�ictuelle. Le danger derrière cela ? Envoyer un signal fort à vos clients. In�ne, c’est un signal de fragilité de votre vision et de vos équipes.

 C'est pourquoi vous devez être au clair avec vos objectifs et vos priorités. Sivotre expérience vous permet de les identi�er avec con�ance, votre instinctne doit pas vous induire en erreur.

Il faut orienter vos efforts là où ils auront de l’impact et pour cela, il fautanalyser et comprendre les datas à votre disposition. À la manière des OKR -pour Objectifs et Key Results”, mis en place chez Google, les orientationsstratégiques doivent être évaluées de façon tangible et objective.

Vos collaborateurs sont vos meilleurs atoutsAutre challenge en matière de management : la bonne répartition des tâchesau sein des équipes. Généralement, les managers se �ent aux points forts etaux réussites de chacun. Bien que cela soit important à prendre en compte, cen’est pas suf�sant. 

La donnée permet d’évaluer de façon plus ef�cace la performance de vosemployés.

 La gestion des compétences par la data est un outil de pilotage transversal. Ilvous permet d’identi�er des pistes d’amélioration et de proposer de nouvellesformations adaptées.

 

Cette visualisation permet par exemple d’analyser les axes de progressionet d’amélioration des compétences d’un point de vue général et de cibler lesdomaines où il est nécessaire d’accentuer la formation.

 

C’est aussi un très bon moyen d’envisager la mobilité interne sur des postesadaptés aux compétences et aux aspirations de vos collaborateurs. Il fautdonc comprendre le �ux de vos effectifs pour en anticiper les changementspossibles entre les différentes équipes.

Impliquez vos équipes pour une stratégiegagnanteQuelle que soit la taille de votre entreprise, mettre en place de nouvellesstratégies et processus demande du temps. Nous tendons tous à suivre despolitiques et des orientations auxquelles nous croyons, et que nouscomprenons. 

Lorsque vos employées ont conscience que leur contribution quotidienne estprise en compte et évaluée, ils sont d’autant plus motivés à poursuivre leursefforts.

Vos datas vous permettent d’avoir à disposition du contenu objectif et sûr,pour échanger avec votre équipe. Les feuilles Excel, souvent indigestes et lesprésentations Powerpoint échangées sont sources d’erreurs etd’incompréhension.

 En revanche, la Business Intelligence permet de comprendreson environnement et de transmettre les bonnes informations aux managersd’entreprise. Ces outils leur permettent de prendre de meilleures décisions enayant une vision claire et objective de la situation.

Vos datas doivent vous permettre de gagnerdu temps Beaucoup d’entre vous sont submergés par la quantité de datas qu’il fautparfois réussir à traiter. Parallèlement, l'entreprise doit faire face àl'incessante évolution des technologies et à la nécessaire adaptation qui endécoule. 

Prendre des décisions rapidement est devenu un vrai challenge. Pour gagneren ef�cacité, il faut gagner du temps, sans pour autant perdre en qualité et enef�cacité.

 Les solutions de Business Intelligence vous permettent d’être plus ef�cacedans la compréhension de vos données. C'est le cas de Toucan Toco, grâce àla data visualisation. 

Nos small apps vous permettent d’avoir accès à tous vos indicateurs clés deperformance. Vous êtes ainsi capable de comprendre d'aller plus ou moinsloin dans le détail, de manière extrêmement simple et intuitive.

 

Quelles solutions peuvent alors être mises en place pour motiver de nouveauvos collaborateurs? Un outil de reporting est une solution crédible pourrenforcer la communication et la relation manager-employé mais aussi pourfaciliter la gestion des objectifs.

La multiplication des données disponibles au sein de l’entreprise offre unevision plus précise sur ses activités.  Les performances sont maintenant plusfacilement quanti�ables et peuvent être suivies grâce à de nombreux

Outil de reporting :comment motiver seséquipes ?

indicateurs. Dé�nir et comprendre ces indicateurs permet d’identi�er lesleviers de succès de l’entreprise. Cette vision claire des objectifs et desfacteurs clés de performance permet, de ce fait, d’aligner ses collaborateursavec l’entreprise tout en valorisant leur travail.

 Il y a quelques année, Elton Mayo, psychologue australien a observé unecorrélation entre l’intérêt que porte la direction à leurs salariés et leurproductivité et motivation. On appelle ça, l’effet Hawthorne.

 C’est pourquoi les solutions de reporting aujourd’hui, permettent d’apporterplus de transparence dans la relation entre le manager et ses équipes. Lesemployés se sentent ainsi impliqués dans la dé�nition des objectifs et deleurs tâches journalières.

 Aussi, ces outils d’analyse de données permettent au top management deredescendre facilement les informations sur la stratégie de l’entreprise. C’estégalement un très bon moyen de pouvoir aligner l’ensemble desdépartements sur des objectifs communs.

Valoriser ses employés grâce à un outil dereportingSi l’on regarde la pyramide de Maslow, le besoin d’estime se retrouve en hautde celle-ci. Maintenant, si nous regardons la France à l’échelle européenne,elle est en tête du classement concernant la démotivation de ses employés.Pourquoi vos salariés se démobilisent-ils ? Cela est certainement lié à unmanque de reconnaissance, des conditions de travail inadaptées ou encoredes objectifs annoncés peu clairs.

 Pour redonner du sens au travail de chacun, les solutions de reporting

rendent possibles la visualisation d’objectifs et l’amélioration de lacommunication au sein des équipes. Ces outils permettent de suivre laprogression de chacun grâce, par exemple, à des graphiques animés, simpleset lisibles.

 Il faut offrir plus d’autonomie aux salariés. Aujourd’hui, chacun doit êtrecapable d’évaluer sa propre performance sur les dernières années et ainsi lacomparer à son ef�cacité actuelle. Suis-je moins productif ? Pourquoi ? Mesrésultats sont-ils cohérents avec l’activité de mon secteur ? Quelle est maposition par rapport à l’équipe en termes de performance ?

 Les outil de reporting sont aussi d’excellents moyens de communicationpour des entretiens annuels. Ils facilitent le suivi régulier de chacun pour lesvaloriser au sein des équipes.

 Cette valorisation va permettre au salarié d’y voir plus clair sur ses pointsd’amélioration et ses axes de travail, co-construits avec son manager. Lesobjectifs sont donc plus clairs pour le salarié et ses efforts sont alignés avecla stratégie de l’entreprise. Le deal est win-win.

 

La motivation passe par le groupeLes motivations matérielles et autres compensations �nancières jouent aussiun rôle sur la motivation et les efforts fournis par vos collaborateurs. Enrevanche, être valorisés dans son équipe est extrêmement important dans lebien-être de vos salariés. Il faut donc être capable de démontrer la valeur dechacun pour développer un sentiment d’appartenance fort, essentiel au bonfonctionnement de votre entreprise.

 Un outil de reporting est pertinent pour piloter l’évolution des compétenceset des résultats de votre équipe. Ces outils peuvent également servir à des �nspédagogiques et offrir la possibilité d’identi�er rapidement les leviers clés deproductivité. Bien entendu, il va sans dire que des rapports simples et visuelsfacilitent grandement la communication en interne.

La multiplication des outils collaboratifs permet donc de créer des échangesconstructifs, tout en valorisant le travail accompli. Vos collaborateurs sesentent ainsi responsabilisés et autonomes dans la dé�nition de leursméthodes de travail pour atteindre leurs objectifs �xés en amont !

La dé�nition des objectifs doit être claireGoogle utilise la méthode OKR pour aligner ses équipes et structurer leurtravail. L’entreprise dé�nit des objectifs et “résultats-clés” quanti�ables. Lescollaborateurs, tout comme les managers, ont alors une vision précise desaxes de travail sur une période donnée.

 Lorsque ces axes sont dé�nis en amont, cela permet de suivre l’avancementde chacun de ses collaborateurs. Le pilotage de ces OKR rend vos employésplus indépendants dans l’accomplissement de leurs tâches. Cette liberté etcette vision du management les motivent davantage et leur épanouissementprofessionnel s’en ressent.

 

Un tableau de bord est une représentation visuelle de votre travail.

 Elle donne aux décisionnaires une manière de facilement visualiser lesperformances de leur entreprise et de leurs projets en temps réel. 

La construction d’un tableau de bord doit répondre à des règles spéci�ques, etnous vous donnons les nôtres dans cet article !

Les règles d’or de laconstruction d’un tableaude bord.

Règle n°1 : Privilégiez les con�gurations pardéfaut. La première règle est une règle de simplicité. La majorité des solutions detableau de bord sont fortement personnalisables. Imaginez un Excel doppéaux fonctionnalités. 

Ces outils vous permettent d’aller très loin, d’imbriquer plusieurs graphiquessur un même écran et de croiser des milliers de données entre elles. Unconseil: ne le faites pas. Visez la simplicité.

Laissez les croisements complexes aux data scientist. Nos clients sont desgrands groupes, leurs problématiques sont complexes. Cependantnous avonstoujours le même conseil, faites simple. 

Plus une problématique est complexe plus un tableau de bord se doitd’être simple. C’est cela qui vous permet de piloter ef�cacement votre activité.

Par ailleurs pensez utilisateur �nal. Que ce soit vous ou une autre équipe,vous ne voulez pas obtenir une information en 3 clics, ou en ayant 10 �ltres àparamétrer. 

Proposez une seule manière de consommer votre graphique. Pro�tez en pourfaire parler vos données en les scénarisant, faites du data storytelling. 

Mon conseil est donc de faire con�ance à l’outil que vous utilisez. Suivez lesmodèles par défaut.

Règle n°2 : Design First, Data Second. Pourquoi Design First ? La collecte de donnée est une étape des plus cruciales,certes. Mais le design �rst permet un gain de temps considérable grâce à lacapacité d’itérer sans avoir investi de temps dans la structuration desdonnées.

Testez votre utilisateur �nal avec une feuille de papier et proposez unemanière de consommer la donnée. Tout ce qui compte c’est le besoin exprimépar votre utilisateur. 

Les premières itérations lui permettent de se projeter et de mieux dé�nir sesbesoins avec vous. Une fois l’utilisateur satisfait, faites le gros travail deconceptions et connections des données.

 

 

L’avantage du design �rst est de pouvoir  projeter son utilisateur et de prendredes retours immédiats sans avoir investi trop de temps. 

À l’inverse la méthode traditionnelle vous fait prendre un tunnel de plusieurssemaines pour créer un graphique connecté avec les données pour prendre lepremier retour de votre utilisateur.

Généralement il aura d’autres besoins à exprimer ou pire, vous devrez peutêtre tout refaire et vous aurez perdu beaucoup de temps. La méthode encascade est une des raisons pour lesquels autant de projets IT ont échoué cesdernières années.  

 L’objectif �nal est simple : il s’agit de décider de ce que va représenter notretableau de bord avant l’étape de la connection de données. 

Cette étape permet ainsi de plus facilement faire le tri dans ce que nousvoulons réellement raconter à travers nos visualisations.

 

 

Règle n°3 : Un graphique pour un besoin Le choix de plusieurs graphiques sur un seul tableau de bord correspondsouvent à notre peur de ne pas voir un indicateur clé. C’est pour cela qu’autantde tableaux de bord sont exhaustifs. Seulement dans la prise d’information aujour le jour c’est la simplicité et la pertinence de l’information qui l’emportesur l’exhaustivité.

Votre tableau de bord doit avant tout être un outil de communication et depédagogie.

 Il est plus facile de comprendre une information si elle est unique . La grandeproblématique des outils de BI, c’est le côté trop exhaustif et de ce faitincompréhensible des dashboards.

Avec un message pour un écran, l’histoire que vous voulez raconter à traversvotre graph est tout de suite plus claire. Après tout, l’utilité d’un tableau debord est de raconter une histoire à travers vos datas.

De plus, le choix d’un seul graphique par écran vous permet d’intégrer desactions sur ce même graphique. Un clic pour agrandir une zone plonger dansun niveau de granularité plus élevé pour obtenir des informations plusprécises. Vous alliez ainsi simplicité et capacité d’exploration.

  

Règle n°4 : Les humains ne sont pas desrobotsUne règle qui traite strictement de la forme, une règle pour les gouverner tous.

Lors de la construction de votre tableau de bord, vous vous devez de ne laisseraucune ambiguïté dans votre mise en forme.

 Par exemple, vous voulez éviter d’écrire 10.5.2017 mais plutôt 10 Mai 2017lorsque vous traitez une date/période. Cela évite la confusion avec la mise enforme des dates. Prenons pour exemple les dates internationales. 

Aux Etats-Unis, le format de date est Mois/Jour/Année, et à l’inverse le formatinternational tend vers le Jour/Mois/Année. 

Vous pouvez donc créer une confusion en écrivant 10.5.2017 plutôt que 10 Mai2017. En fonction du pays où vous vous trouvez, on se devinera pas forcémentà quelle date cela correspond.

 Les humains ne sont pas des robots, évitez de les traiter comme tel.

   

Règle n°5 : 3 �ltres par écran maximum Le maître mot est encore une fois simplicité. Cette règle se rapproche de celled’un message pour un écran. Trop de �ltres sur une seule visualisationentraîne forcément des problèmes de lisibilité. Et c’est quelque chose quenous voulons absolument éviter.

Si vous souhaitez dépasser les 3 �ltres sur un seul écran, c’est que vous avezbesoin de raconter une nouvelle histoire. Pensez cela comme le choix devotre tenue le matin. La règle de “pas plus de 3 couleurs” est bien valable,sinon vous perdez l’harmonie de votre accoutrement ! 

Après avoir suivi ces règles d’or, vous êtes maintenant capables de construireles plus belles histoires imaginables grâce à des tableaux de bords à la foissimples, précis et pédagogues ! Licence Toucan mention Très bien pour tous !

La mise en place de KPIs ef�caces - indicateurs clés de performance, faitpartie des principales préoccupations des grandes entreprises. 

Mais alors, quels indicateurs mettre en place ? Comment s’y retrouver parmiles montagnes de données à disposition ?

 

4 règles pour construire desKPIs qui ont du sens !

Pourquoi dé�nir des KPIs est essentiel au succès de votre business ?

Les techniques pour apprendre à mettre en place vos propres indicateurs

Comment utiliser les KPIs comme outil de partage entre vos collaborateurs?

 Peter Drucker, considéré comme un des fondateurs du Managementmoderne, disait :

 “ Vous ne pouvez pas piloter ce que vous ne pouvez pas mesurer. “

 Vous ne pouvez pas savoir où se place le curseur de votre réussite sans endé�nir des objectifs et un pilotage clair.

KPIs, facteur clé de succès dans votreentrepriseCommençons par une dé�nition simple. Un KPI est un indicateur deperformance pour votre entreprise. Cet indicateur est donc chiffré et permetde suivre l’ef�cacité d’une action par rapport à des objectifs dé�nis.

 Un KPI peut prendre différentes formes : croissance du chiffre d’affaires, tauxd’absentéisme ou taux de pénétration sur votre marché.

 

Les deux catégories d’indicateurs clés de performance

On trouve généralement deux types d’indicateurs au sein des équipes. Lespremiers sont en lien étroit avec l’activité du service ou de l’entreprise -activity metrics.

Quelques exemples : le nombre d’employés formés à de nouvellesméthodologies de travail, le nombre de produits sortis du départementRecherche et Développement sur les six premiers mois de l’année.

 La seconde catégorie d’indicateurs concerne l’impact de vos actions sur votremarché - impact metrics. 

Quelques exemples : votre part de marché sur une catégorie de produit, lesventes de vos produits en e-commerce ou le taux de désabonnement à votreservice.

 

Dé�nir vos KPIs : étape obligatoire

Ces KPIs se retrouvent dans tous les services de l’entreprise : du Marketing àla Production en passant par les Ressources Humaines. Ils sont la premièreétape pour piloter votre activité, analyser votre positionnement par rapport àla concurrence et identi�er vos points d’amélioration.

Ces indicateurs doivent être alignés avec les objectifs de l’entreprise. Il ne sertà rien de récolter des données et de construire des indicateurs pour lesprésenter simplement en réunion. Vous allez nécessairement passer dutemps et de l’énergie à les produire. Il n’y aura rien de plus décourageant quede ne pas pouvoir les rendre actionnables à terme.

 UN CONSEIL : ne mesurez que ce dont vous avez besoin pour piloter vosobjectifs trimestriels et annuels.

 N’hésitez pas à partager vos idées, vos indicateurs pour discuter et en évaluerla pertinence. Vos collaborateurs doivent aussi se sentir impliqués dans ceprocessus de création. Après tout, ils seront le re�et de leur travail quotidien.

KPIs : partagez l’information !Les indicateurs mis en place par vos collaborateurs et vous-même doiventêtre l’huile de votre moteur. Ils font partie inhérente du bon fonctionnementde votre équipe.

 

Créez une atmosphère d’apprentissage pour tous

Être capable de mesurer votre état d’avancement par rapport à vos objectifspermet de partager l’information et d’aligner tout le monde vers un même but.Ces objectifs permettent d’alimenter les conversations et de rendre lesréunions plus actionnables. Vous avez des données et des résultats concretsà présenter.

 Ces indicateurs sont également une manière d’évaluer la qualité du travaild’un collaborateur. C’est donc une bonne opportunité d’accompagner leséquipes pour atteindre les prochains objectifs. A ce sujet, on ne vous rappellepas combien la pédagogie et la façon de communiquer sont importantes :faites preuve d’empathie !

 

De l’autonomie vers plus de responsabilités

Vos collaborateurs ont besoin d’autonomie dans leur travail. Pour la plupartd’entre eux, ils n’ont pas besoin que vous soyez derrière eux à longueur dejournée.

 La mise en place d’indicateurs pertinents va dans ce sens : vous les

responsabilisez. Ils se sentiront alors impliqués et auront à coeur de sortir lesmeilleurs résultats possible.

 

Le plus est l'ennemi du bien

Petit point d’attention. Lorsque l’on manipule de nombreuses données, nousavons tendance à multiplier le nombre d’indicateurs à suivre. Le plus estl’ennemi du bien. Beaucoup de reportings sont surchargés de données, sansque l’on puisse comprendre facilement chacun des indicateurs présentés.

 Construire un reporting, c’est se poser la question sur la pertinence dunombre de KPIs à présenter pour retenir l’attention de tout le monde.

 Nous avons déjà abordé la question des reportings dans un précédent article :Comment choisir le bon graphique pour ses reportings ?

 Il existe aujourd’hui une multitude d’outils de Business Intelligence vouspermettant d'agréger simplement la donnée pour la rendre lisible etcompréhensible rapidement.

 Gardez à l’esprit que ces KPIs ne sont qu’un moyen de comprendre ce quifonctionne ou non et de prendre les bonnes décisions rapidement. Prenez letemps de les exploiter, de les comprendre et d’en tirer les leçons pour votrestratégie.

 

 

La dé�nition du reporting, désigne une famille d'outils de Businessintelligence destinée à assurer la réalisation, la publication et la diffusion derapports d'activité selon un format prédéterminé.

Avec le temps, les grands groupes ont acquis autant de données qu’il y’a demorts dans les �lms de Q.Tarantino. Une montagne pour ainsi dire. Ceci estdû à l’héritage des dix dernières années d’investissement en collecte dedonnées : La ruée vers le Big Data.

 L’enjeu aujourd’hui est d’être capable d’utiliser ces données à disposition. Or,nous ne savons ni en extraire des informations ni les rendre actionnables.

Reporting : commentchoisir le bon graphiquepour ses données

 En bref, le reporting est inexistant ou embryonnaire dans la majorité desorganisations. Cela tient au fait que, jusqu’à maintenant, les outils de businessintelligence ne s’adressaient qu’à des utilisateurs experts en traitement dedonnées. 

Par ailleurs peu de formations existent sur les sujets de la restitution desdonnées. Les opérationnels sont souvent livrés à eux même.

 C’est ici que cet article sur la visualisation de données prend tout son sens.Savoir bien représenter des informations, c’est offrir la possibilité à sonéquipe de comprendre des sujets complexes en un coup d’oeil. 

Que cela soit à des �ns de pilotage de la performance, de communication oude présentation. Cette approche permet de démocratiser l’accès à la donnée àl’ensemble des membres d’une organisation. Experts, décisionnaires,opérationnels ou autres responsables photocopieuse.

Qu’importe l’outil que vous utilisez pour représenter vos données, nousvoulons vous partager notre expérience et expertise sur ce sujet. Dans cetarticle, nous répondrons aux deux questions suivantes :

 Qu’est-ce qu’un bon reporting ?

 Quels sont les meilleurs graphiques pour représenter vos données ?

 

Comment construire un reporting pertinent ?Choisir le type de graphique à utiliser pour représenter ses données enentreprise n’est pas une science infuse, et ne comptez pas sur JammyGourmand pour vous aider sur ce sujet, même les plus grands puits descience ont leur limite.  

Choisir une mauvaise visualisation peut entraîner la confusion de l’audienceou mener à des erreurs d'interprétation des données.

 

Le reporting, c'est pas sorcier !

Voici 5 étapes que vous devez avoir en tête lorsque vous construisez vosgraphiques :

 

Etape 1 : Hiérarchisez vos indicateurs

 Votre reporting doit être clair lors de sa lecture. L’exhaustivité est votrepremier ennemi. Trop souvent, le manque de dé�nition des besoins nouspousse à créer des graphiques avec l’ensemble des données mises à notredisposition. 

Résultat : nuage de points illisible, et reporting aussi peu pertinent qu’uneintervention de Franck Ribéry en conférence de presse.

 Le lecteur sera ainsi perdu face à ces graphiques trop compliqués, et seretrouvera dans l’obligation de faire une des informations à retenir. Vousn’êtes donc pas certain de communiquer le bon message.

 Dé�nissez votre audience, ses besoins et sélectionnez les indicateurs les plusimportants. Une fois le périmètre dé�ni, tenez-y vous ! Toutes autres idéessortant de ce périmètre doivent être adressées dans un nouveau reporting,par exemple.

 

 

Etape 2 : Schématisez et testez vos graphiques

 Lors de cette seconde étape, n’investissez pas vos efforts dans le rendu.Faites des schémas sur papier avec les vrais indicateurs. Parlez avec votreaudience, et dé�nissez avec eux les améliorations à faire et l’utilité desgraphiques que vous êtes en train de construire.

 Itérez plusieurs fois jusqu’à ce que votre reporting soit pertinent. Gardez entête que pour réaliser un bon tableau de bord, une règle prime : un graphique =un message.

  

Etape 3 : Intégrer vos données

 C’est le moment d’intégrer les volumes de données suites aux graphiques etmessage que vous avez dé�ni. Vous pouvez avoir des surprises ou desquestionnements sur le rendu. Reprenez votre processus de retours auprès devos collaborateurs.

  

Etape 4 :  Racontez une histoire

 Souvenez-vous, un graphique = un message. La visualisation de données nedoit pas s’arrêter aux courbes et aux barres. Ce qu’on appelle le datastorytelling, c’est la capacité de raconter une histoire avec les données a�nd’en simpli�er la compréhension.

Cela passe par une contextualisation poussée : des commentaires, unelégende, des couleurs adaptées, un glossaire …

Offrez toutes les chances à votre interlocuteur de bien comprendre lesinformations que vous souhaitez partager. Got it ?

 

Etape 5 :  Un bon reporting est actionnable

 Que ce soit pour le pilotage de la performance commerciale ou de lacommunication �nancière, la présentation des indicateurs de performancede votre département doit amener à prendre des actions.

Imaginons le cas où le département commercial n’a pas atteint ses objectifs.Comment les aider ? Quelles étaient les performances à n-1 ? Est-ce unproblème de saisonnalité ou de sous-performance dû à l’absence d’undes commerciaux ? Recoupez les données et offrez-leur des points d’actions.

  

Reporting: Cas d’usages 

1. Comment montrer une relation entre plusieurs données ?

 

Bubble chart

 Objectif : Permet de mettre en relation 3 indicateurs a�n d’illustrer descorrélations. Parfait pour comparer des ensembles complexes.

Application :  Les graphiques à bulles sont généralement utilisés pourcomparer et montrer les relations entre des labels et des catégories, parl'utilisation du positionnement et des proportions. Le bubble chart peut êtreutilisé pour analyser des modèles / corrélations.

Trop de bulles peuvent rendre le graphique dif�cile à lire. Ce graphique a doncune capacité en volume de données limitée. Cela peut être pallié parl'interactivité : cliquer sur des bulles permet de faire apparaître desinformations cachées, pour aller dans plus de détails.

 

 

Ex : ici Bubble Chart des relations entre les différentes maisons de Game OfThrones. En cliquant sur les bulles, on pourrait découvrir des informationsprécises sur les actions effectuées par les différents protagonistes desfamilles, et leur impact sur les relations entre elles. Data viz is comin’.

 

 

Force directed graph

 Objectif : Ce graphique est idéal pour analyser des réseaux ou des liens entreplusieurs entités.

Application : Souvent complexe à mettre en place, ce graphique est unique enson genre. Il permet d’identi�er des liens entre canaux, en termes de volumeou de �ux, et permet des comparaisons deux à deux.

 

 

Bar and line chart

 Objectif : Permet de corréler un volume et une variation

Application : La superposition d’un bar chart et d’un line chart est idéale pourcorréler un volume et une variation.

 Le graphique en courbes révèle les tendances ou le progrès à travers le tempset peut être utilisé pour montrer différentes catégories de données. Vouspouvez l'utiliser pour exposer un ensemble de données continues.

 Ce graphique est pertinent dès que vous souhaitez montrer deux métriquesqui ont des échelles de valeur très différentes : 3% et 3 000 k€. Par exemple,vous pouvez utiliser ce combo de graphs pour évaluer votre consommationénergétique à travers le temps, tout en évaluant son évolution.

 

Scorecard

 Objectif : Ce graphique offre la possibilité d’illustrer des dizainesd’indicateurs n’ayant pas (ou peu) de rapports direct entre eux.

Application: La théorie veut que ce graphique soit utilisé en dernier recours.Pour les puristes de la dataviz, c’est une visualisation de données quin’apporte pas de vraie valeur en termes de lecture. Utilisez ce graphique a�n de présenter des données de différentes valeurs etunités. 

Exemple le plus connu d’un Scorecard Graph ? Le classementhebdomadaire de la Ligue 1, un scorecard avec un label correspondant àchaque équipe, et plusieurs KPI’s correspondant aux points glanés, matchsgagnés, buts marqués, etc..

 

Un Score Card qui n'est évidemment plus d'actualité (Toulouse devant Lyon ?Vous y croyez ?)

  

2. Comment comparer ses données ?

 

Barchart

 

Objectif : Comparaison classique de volume ou de �ux. La dimension peutaussi être temporelle. Application : Utilisez plusieurs indicateurs dans un même groupe a�n decomparer vos données. Restez simple, ne comparez pas plus de 3 indicateursà la fois.

 Lien de l'exemple de Bar Chart interactif 

 Le lien parle de lui-même, les stats sont criantes…

  

Horizontal Barchart

 

 

Objectif : Cette visualisation de données permet de comparer des entitésentre elles, comme la performance d’une entreprise par rapport à sonconcurrent.

 Application : Un histogramme horizontal peut être utilisé lorsqu'’il y a plus de10 labels à comparer. Ce type de visualisation peut comparer jusqu’à 3 typesde données différentes.

 

Exemple de chart horizontal très parlant

  

Centered average leaderboard

 

 

  Objectif : Idéal pour comparer des indicateurs en volume ou des �ux parentité en fonction d’une moyenne. Application : Utilisez la moyenne de référence a�n de représenter desdonnées de performance. Comparez la performance de plusieurs entités ouindividus par rapport à un objectif.

 Ce genre de graph est souvent utilisé pour étudier une répartition (genre/âge/catégorie socio professionnelle).

 

Notre cocotte l’illustre bien dans cet exemple 

   

Slopegraph

 

 

Objectif : Montre la tendance d’une variation entre une date t et t+1 par entité. Application : Analyse l’évolution entre deux situations. Plus vos barres sontentremêlées plus le classement de départ a été bouleversé. Ce type de visualisation est utilisé pour le traçage de données variées. Cegraphique est idéal pour comparer de nombreuses variables et voir lesrelations entre elles. Par exemple, si vous deviez comparer la performanced’un éventail de produits sur deux années.

 Lien de l'exemple interactif Toucan Cocotte

 Dans l’exemple donné par notre cocotte, on étudie l’évolution du pourcentagedes femmes qui jouent aux jeux vidéos sur 4 ans. Une statistique discutablequand on sait qu’on considère Candy Crush et Angry Birds comme des jeuxvidéos. Good ol’ days are gone my friends, good ol’ days are gone...

 

  

 

 

Bullet Chart

 

Objectif : Le bullet chart c’est le graphique de comparaison aux objectifs.

Application: Utilisez la barre jaune pour l’objectif, et la barre horizontale pourles performances en cours.

 

Lien interactif de l'exemple

 

Ce graphique révèle la progression de l’indicateur vers un but. Il vous permetde comparer cette mesure à une autre, et fournit un contexte sous la forme detaux ou de performance. Très pertinent dans le cadre de dé�nition d’objectif dans une équipesales/marketing. Ou pour des objectifs personnels comme le nombre de datesTinder accumulés sur un mois VS le nombre attendu. Oh yes we went there.

 

 

Heatmap

 

 

Objectif : Obtenir une vue globale sur la combinaison de plusieurs indicateurset entités. Idéal pour recouper des données transverses.

 

Application: Une Heatmap visualise les données grâce à des variations decoloration. Le graphique est utile pour croiser des données variées, en plaçantles variables dans les lignes et les colonnes et en colorant les cellules dans latable.

 Les modèles de chaleur sont bons pour montrer la variation entre demultiples variables. Une heatmap permet de révéler tous les modèles,af�chant si des variables sont similaires les unes aux autres et pour détectersi des corrélations existent entre elles.

  Lien interactif de l'exemple

  

Cartographie

 

Objectif : Visualiser des indicateurs géographiquement. Application: Parfait pour représenter des données de géolocalisationcombinées à des données de performance.

La cartographie permet d’af�cher des zones géographiques divisées, desrégions colorées ou des plans de centres commerciaux, par rapport à unevariable de données. Cela permet de visualiser des valeurs sur une zonegéographique et af�cher des variations ou des tendances.

 Exemple avec une cartographie des artistes préférés de nos amis américainspar état. Malgré la domination des MCs Jay-Z et Drake, la présence de nosfrenchies Daft Punk est à noter, cocorico.

 

 

Daft Punk au top à l'ouest des USA, COCORICO

 

3. Comment montrer des données temporelles?  

Linechart

  

 

Objectif :  Cette visualisation est principalement utilisée pour des donnéestemporelles.

 Application : Les graphiques linéaires sont utilisés pour af�cher une valeurquantitative sur un intervalle ou une durée continue.

Ce graphique est le plus souvent utilisé pour montrer des tendances et desrelations. Les graphiques linéaires aident également à fournir une visionglobale sur un intervalle donné, pour voir comment il s'est développé au coursde cette période.

Limitez à 3 lignes pour garder une lecture facile.

Exemple criant avec l’évolution de la présence des femmes dans lesdifférents métiers. On remarque que le seul métier en baisse constante depuis1983 est l’IT.

 “01000111 01101001 01110010 01101100 00100000 01110000 01101111 0111011101100101 01110010" (à déchiffrer soi-même)

  

Timeline

Objectif: A utiliser dans la représentation d'événement ou de fait marquantspour une organisation ou un individu.

 Application : Représentez graphiquement la biographie d’un individu oul’histoire d’une organisation. Sélectionnez les données les plus importantesa�n de garder une visualisation claire et simple.

Deux mots : Girl Power. 

 

Stacked Barchart

 

Objectif : Découper le volume total d’une entité en plusieurs catégories.

Application : Ce graphique est utilisé pour comparer les catégories d’uneentité entre elles. Il permet de remarquer facilement les points forts et lespoints faibles de chaque sous-ensemble et leurs impacts sur l’activité d’undépartement par exemple.

 Lien de l'ex... oh et puis vous savez comment ça fonctionne maintenant

 

Waterfall

Objectif : Communément appelé le Mario Chart à cause des briques ensuspension, le Waterfall est idéal pour illustrer des �ux.

Letse go !

  

Application : Plus sérieusement, le waterfall permet de comprendre lecumul de valeurs positives et négatives sur une période donnée.

Un graphique en cascade peut être utilisé pour montrer comment une valeurinitiale est affectée par des valeurs intermédiaires, positives ou négatives, etaboutit à une valeur �nale.

Il peut révéler la composition d'un résultat. Par exemple, il permet de mieuxcomprendre l’impact de différents magasins à la recette globale d'uneentreprise dans la grande distribution.  

Tree map

Objectif : Visualiser des hiérarchies ou des structures complexes. Application : La Treemap est un moyen de visualiser un vaste répertoire dedonnées et de variables, sans occuper trop d'espace sur l'écran.

Le tree map est une option plus compacte et plus ef�cace pour l'af�chage deshiérarchies, et donne un aperçu rapide d’une structure. C’est également unmoyen pertinent de comparaison entre différentes entités.

 �tcaretni euqihparg ud neiL

 

Verbatims

Objectif : Illustrez vos performances par des verbatims clients et explorez desdonnées en format texte.

Application: Présente des commentaires par catégorie, ainsi qu’unereprésentation graphique de leur répartition.

Data storytelling : racontez une histoire grâceà votre reporting

1. Contextualiser

 Un bon reporting n’est rien sans contexte. Ajoutez des commentaires, dessources, des unités, des légendes, des glossaires …

2. Enrichir votre contenu

 Une image vaut mille mots. C’est avec cette logique que vous pouvez enrichirvos tableaux de bord avec du contenu vidéo ou des images. 

Cela permet d’accompagner et de contextualiser l’information que vouspartagez à votre audience ou à votre équipe.

Aujourd’hui dans la plupart des entreprises, les communications sontéclatées : communications �nancières à l’intention des investisseurs, priseen compte des nouvelles normes comptables, supervision des fonctions degestion, comptabilité et �nances…

 De plus en plus de directions �nancières songent aujourd’hui à l’opportunitéd’un reporting uni�é et le tableau de bord �nancier est devenu le principaloutil en appui à la prise de décision. Voici quelques règles à connaître pourmaîtriser le reporting �nancier.

1. Bien comprendre le besoin de l'utilisateuravant de démarrerAvant de vous lancer, interrogez-vous sur la nature de votre entreprise, lemarché sur lequel elle évolue et spécialement sur le besoin de l'utilisateur�nal. Pour être capable de scénariser la donnée – étape incontournable pourdonner vie à votre tableau de bord �nancier –, il faut connaitre le contexte del'utilisation. Chaque entreprise et métier de la �nance a une utilisationparticulière et unique de ses données.

5 règles à connaître pour unbon tableau de bord�nancier

Se focaliser sur les métiers permet d’identi�er les données lesplus importantes : principales sources de revenus de l’entreprise (par produit,par région, par canal de distribution, etc.), principales sources de coûts del’entreprise (coûts �xes, coûts variables en valeur ou en pourcentage, etc.),ressources clés de l’entreprise...

 Il n'y a pas de tableau de bord type en �nance. Chaque département, métier,industrie a ses propres codes et c'est cette pluralité qui exige un niveau depersonnalisation poussé.

2. Un tableau de bord �nancier ne doit pasêtre exhaustif !Le risque de se noyer dans la masse d’informations �nancières est un despremiers écueils qu’on rencontre lors de l’élaboration d’un tableau de bord�nancier. Un premier moyen de le contourner est de se concentrer surl’information disponible au moment voulu.

 Le second est de hiérarchiser ses KPI par importance. Un seul mot d’ordre :aller à l’essentiel. N’oubliez pas qu’un tableau de bord a deux fonctions : servirla prise de décision et permettre de la communiquer à ses managers ou sonéquipe. C'est contre intuitif, les créateurs de dashboards �nanciers ontsouvent peur de laisser des données capitales de côté. Cependant personnene veut et ne peut suivre l'activité de son entreprise avec 20 indicateurs.

 Léonard De Vinci a écrit: la simplicité est l’ultime sophistication.Une visualisation claire permet à l’audience de se focaliser sur les donnéesplutôt que sur le déchiffrage d’une slide. Une présentation réussie c’est unmessage fort, contextualisé et appuyé par ses données.

3. Choisir des indicateurs de performance quiracontent une histoireQuel est votre objectif à travers l’élaboration d’un tableau de bord �nancier ?S’agit-il d’appuyer la gestion d’un projet en particulier, de porter un regardanalytique sur l’activité de l’entreprise (tableau de bord contrôle de gestion) oubien, tout simplement, d’avoir une vision des principaux indicateurs�nanciers à un instant « t » ?

 Les nouvelles technologies en Data Visualisation permettent de générer desgraphiques et des tableaux de bords interactifs aux designs captivants. LaDataviz permet de naviguer facilement d’une information à une autre, tout entraitant des bases de données extrêmement importantes.

 Lors d’une présentation, le but n’est pas simplement de dire ses résultats,mais d’offrir une vue d’ensemble de son activité. Il faut plonger en granularitéet comprendre les raisons d’une �uctuation précise. A�n de permettre à uneaudience de comprendre les données, un effort pédagogique doit être réaliséa�n de les contextualiser. C'est que l'on appelle le data storytelling.

 Chaque KPI raconte une histoire sur l’activité de l’entreprise. Que ce soit enRH sur l’évolution des effectifs ou en �nance dans la compréhension du bilan,toute donnée est porteuse de message. Confucius disait: une image vaut millemots. Chaque graphique doit avoir un message clair et précis a�n de faciliterla compréhension d’informations complexes.

4. Un tableau de bord est un outil évolutifVotre tableau de bord �nancier n’est pas une �n en soi. Considérez-le commeune étape dans un processus de décision. Dès lors, il est absolumentnécessairement de l’actualiser périodiquement et d'en af�ner la pertinence.

 Cela permettra aux décideurs de l’entreprise d’ajuster les cycles de décisionsur le rythme de parution du tableau de bord et de faire de celui-ciun véritable instrument de pilotage de la performance de l’entreprise.

 

Votre environnement, vos projets, vos objectifs et vos contraintes évoluent,un bon tableau de bord accompagne cette évolution, s’il ne la guide pas. Il fautdonc à tout moment véri�er que votre tableau de bord comporte desindicateurs qui correspondent toujours à vos besoins et qui poussent voséquipes à agir. 

Un indicateur qui ne déclenche aucune action en cas de changement brusqueest un mauvais indicateur.

5. Un indicateur pour un écranFatigué de ne jamais comprendre les tableaux de bord des autres ? Ne faitespas la même chose.

 Plus les données sont faciles à lire, plus leur compréhension sera rapide. Laprise de décision sera alors facilitée. Par ailleurs, les lecteurs ne sont pastoujours familiers au format des données qui leur sont présentées. Il est doncimportant de rendre l’information accessible.

Un graphique doit porter un seul message. Les tableaux de bord présententtrop souvent des dizaines d’indicateurs et de graphiques qui perdent uneaudience. N’accumulez pas vos graphiques. Présentez une idée, unevisualisation pour un écran. Déroulez vos idées sur plusieurs slides.

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Vous l’aurez compris, construire un bon tableau de bord �nancier ne revientpas à essayer de condenser le maximum d’informations techniques dans unsupport le plus court possible, mais bien plutôt à rendre ces informationsintelligibles pour le plus grand nombre. 

Sélectionnez les informations les plus pertinentes et mettez-vous dans lapeau de votre lecteur. Il faut que le tableau de bord parle de lui-même. Si vouspouvez l’envoyer au destinataire sans commentaires en accompagnement,c’est que vous avez réussi l’exercice !

 

Dans cet article, l’objectif est de pouvoir comprendre les nouvellespréoccupations des DRH. Nous voulons vous aider dans la construction devotre tableau de bord RH pour devenir les leaders agiles du changement dansl’entreprise.

Dé�nition d’un tableau de bord RHCommençons par une dé�nition simple. Si l’on en croit la sous-dé�nition dumot “tableau”, c’est un “ensemble d’indicateurs permettant à une entreprise de

Les 6 étapes pour faire untableau de bord RH simpleet ef�cace !

véri�er la bonne marche des différents services et d’en assurer le pilotage.”

Ainsi, on se rend bien compte qu’un tableau de bord RH dédié n’est autrequ’un outil de pilotage de l’activité, de suivi et d’évaluation des équipes.

Le tableau de bord : outil de pilotage !Les enjeux autour du tableau de bord RH

 Cet outil de pilotage n'est pas �gé dans le temps. Il doit être modi�éfacilement en fonction du contexte de votre entreprise. Pour que celle-ci soitplus agile, vous devez être capable d’agréger de nouveaux indicateurs de suiviRH. Il vous faut communiquer sur vos bilans sociaux, réorganiser en tempsréel vos tableaux de bord RH et identi�er des nouveaux leviers deperformance. Ces actions doivent vous permettre de gagner en ef�cacitédans vos prises de décision et votre communication.

 De ce fait, les entreprises doivent apprendre à mieux collecter et analyserleurs données. Pourquoi ? Pour répondre aux nouveaux enjeux business, à latransformation des métiers et aux nouvelles contraintes organisationnelleset budgétaires.

 

Indicateurs RH, de quoi parle-t-on ?

Dans un premier temps, revenons sur ce qu'est un bon indicateur. Puis, nousrentrerons sur le détail des indicateurs RH que nous pouvons prendre encompte pour le pilotage stratégique et opérationnel des ressources humaines.

 Généralement appelé KPI (pour Key Performance Indicator) en marketing, ilpermet de piloter et mesurer des données préalablement dé�nies. Cesdonnées peuvent, par exemple, être des valeurs actualisées mensuellementpour être comparées à un objectif poursuivi et dé�ni par votre entreprise.

Comment communiquer grâce à votre tableaude bord RH ?Un reporting RH digitalisé

 Plus de 50% des coûts opérationnels d’une entreprise sont dédiés auxemployés. C'est pourquoi le département des ressources humaines a alorstout intérêt à s’équiper de tableaux de bord RH performants. Ainsi, ces outilsde reporting RH lui permettent de suivre au plus juste l’ensemble de sonactivité quotidienne.

Automatiser la gestion des données et se concentrer sur l’analyse et la prisede décision n’est plus un rêve, c’est une réalité. Et si ce n’est pas le cas dansvotre entreprise, cela doit le devenir ! 

Lorsque vous êtes Directeur ou Responsable des ressources humaines, votremétier n’est pas de passer votre temps sur la gestion de �chiers Excel.

Votre objectif est d’analyser et de comprendre ce qui fonctionne ou non ausein de votre entreprise. Pourquoi votre turnover est en augmentation ?Pourquoi le taux d’absentéisme augmente sur tel département ? Commentvos équipes progressent-elles ?

 

Votre reporting est un outil de communication

 “Une image vaut mille mots”. Confucius n’avait pas encore d’ordinateurslorsqu’il a prononcé cette phrase. Et pourtant, elle est aujourd’hui plus quejamais porteuse de sens. La data visualisation vous permet alors decommuniquer des messages clairs et simples à vos interlocuteurs.

 Lorsque vous devez présenter votre reporting RH mensuel, il faut avoir entête que vos interlocuteurs ne sont pas familiers avec les données présentées.

En effet, ils n’ont que quelques minutes pour comprendre le sujet. 

La data visualisation, clé de succès de vosprésentations

 La data visualisation permet ainsi de transformer des données et desinformations complexes en visualisation interactive et facile à comprendre. Iln’y a plus de place pour l’interprétation subjective des données.

Prenons cet exemple. On souhaite connaître le nombre d’employés par régionen France et identi�er les tendances d’évolution sur les 3  dernières années.Est-il possible pour vous d’identi�er rapidement des tendances d’évolutionssur ce tableau ? Arrivez-vous à l’expliquer simplement à votre auditoire ?

Si l’on retranscrit ces informations sur une cartographie en jouant sur unnuancier de couleur, l’information est bien plus rapide à comprendre et àanalyser...

Quels sont les indicateurs RH à privilégier ?Des indicateurs pour le recrutement

 

Le processus de recrutement démarre lorsqu’une offre d’emploi et mise surle marché du travail. Il se termine lorsqu’un candidat est recruté pourrépondre aux besoins de l’entreprise. 

Durant cette période, certaines actions peuvent être suivies pour en tirer desanalyses et optimiser le processus RH sur le long terme.

 En effet, les indicateurs et KPI ne sont plus l’exclusivité du marketing. Ilsdoivent être utilisés par les autres départements de votre entreprise etnotamment pour les Ressources Humaines. C'est pourquoi nous avons décidéde vous présenter 5 exemples de tableau de bord RH utilisé par nos clients.

 

Exemple 1 : Tableau de bord RH pour le pilotage deseffectifs

 Ce premier tableau de bord pour le pilotage des effectifs vous aide àconnaître l’évolution et la répartition de vos effectifs a�n d’en déceler destendances et ainsi prédire vos besoins en recrutement. C’est un très bonmoyen pour anticiper des actions et dépenses liées au recrutement de voséquipes.

Exemple 2 : Tableau de bord RH pour le suivi del’absentéisme

 L’absentéisme est un problème pour l’entreprise. Construire un tableau debord pour le suivi de l’absentéisme est primordial pour en évaluer son taux eten comprendre les raisons. Un tableau de bord clair permettra d’extrapolerrapidement et de pouvoir comparer ce taux au secteur ou aux autresdépartements de l’entreprise.

 

Exemple 3 : Tableau de bord RH sur la gestion desrémunérations et de la masse salariale

Chaque entreprise doit être capable de maîtriser sa politique salariale grâce àun tableau de bord ef�cace sur la gestion des rémunérations. 

L’impact des rémunérations n’est généralement pas sans conséquence sur laperformance en entreprise et c’est également un atout dans la digitalisationdu pilotage RH ; dé�nir les populations éligibles, consolider les propositionsde rémunérations, etc.

 

Exemple 4 : Tableau de bord RH sur le recrutement

 En�n, le recrutement fait partie inhérente de la vie d’une entreprise. Unoutil de reporting RH pour le recrutement vous permettra de facilitercertaines étapes de votre recrutement. 

Un exemple ; le délai du processus de recrutement. Avant tout, pour changerles choses et mettre en place un plan d'action ef�cace, il faut être capabled'identi�er les étapes qui prennent plus de temps !

 Le temps passé entre la publication de votre offre et l’intégration d’unnouveau collaborateur doit vous permettre de comprendre le temps requispour recruter et les moments de latences qui peuvent être améliorés pourdoper votre ef�cacité.

 

Exemple 5 : Tableau de bord RH sur la gestion descompétences et des talents

 Pour �nir, la gestion des compétences est un outil RH transversal pouridenti�er les compétences, évaluer les besoins internes, informer les salariéssur leurs évolutions ou encore dé�nir de nouvelles méthodes d’évaluation. 

Votre temps doit ainsi être passé à analyser, comprendre et communiquer survos talents. Le retraitement et le classement de vos données doivent doncêtre simpli�és et automatisés.

Tableau de bord RH : que faut-il retenir ?

Le métier des DRH se transforme et de nouveaux outils sont aujourd'huidisponibles. 

Ces outils de reporting RH vous accompagnent au jour le jour dans le pilotageRH de votre activité. Pour répondre aux besoins de rapidité, de performance etd’ef�cacité au sein de l’entreprise, le meilleur outil reste votre tableau de bordRH !

En effet, ils permettent de centraliser vos indicateurs métiers essentiels à lagestion de vos ressources humaines.  

Mais ils facilitent aussi la compréhension de vos données pour les rendreaccessibles au plus grand nombre. Grâce à ces outils et à la data visualisation,vous êtes capable de valoriser vos indicateurs pour prendre les meilleuresdécisions !

 

Comment piloter le suivi de l’absentéisme ?Le suivi de l’absentéisme est un problème pour l’entreprise, indépendammentde sa taille. Être en mesure d’évaluer le taux d’absentéisme, mais aussi sescauses est une mission primordiale pour le responsable des ressourceshumaines.

Auparavant démunis face à ce phénomène, les RH possèdent aujourd’hui ungrand nombre d’indicateurs qui leur permettent de l’identi�er et de mettre enplace les bonnes pratiques pour y remédier.

 Pour découvrir d'autres cas d'applications spéci�ques, nous avons écris unprécédent article sur les problématiques de recrutement.

Mieux comprendre ses donnéesAvoir les bons indicateurs n’est pourtant pas suf�sant ; surtout si la donnéerécoltée n’est pas, ou mal exploitée.  C’est là où interviennent la datavisualisation et le data storytelling. Non seulement l’analyse de vos donnéesest simpli�ée grâce à des dashboards qui centralisent l’information, maisvous pouvez aussi raconter une histoire avec vos datas et comprendreprécisément l’origine du phénomène.

Ces tableaux de bord RH facilitent l’analyse des causes de l’absentéismeet donnent une idée des collaborateurs les plus touchés. Ils permettentégalement d’améliorer la prise de décision et de faciliter la résolution duproblème.

Construire un tableau debord de suivi del'absentéisme

Un outil de reporting RH pour le suivi de

l’absentéismeVoici un exemple de tableau de bord adapté au suivi de l’absentéisme. Ilpermet une compréhension globale et complète du problème. On y trouve lesindicateurs RH clés qui permettent de comprendre l’origine du phénomène.

 

Comment organiser son tableau de bord ?

 Pour être lisible et compréhensible par tous, votre tableau de bord doit êtrecompartimenté. Voici une grille de lecture pour mieux s’y retrouver dansl’ensemble des indicateurs à votre disposition.

 

Segmentation par motif

Ce dashboard permet de suivre dans le temps l’évolution de l’absentéisme,mais aussi de connaître le motif principal d’absentéisme à unepériode donnée.

 Vous pourrez savoir rapidement si l’augmentation de l’absentéisme est plutôtdue à des accidents du travail ou à un nombre plus important de congésmaternité par exemple. Des niveaux d’analyse plus précis peuvent être mis enplace comme par exemple l’évaluation de l’absentéisme par maladielorsqu’une entreprise <

Focus sur les catégories socioprofessionnelles

 Ce �ltre permet d’évaluer, pour une période donnée, le taux d’absentéisme parcatégories socioprofessionnelles. Il est ainsi possible de voir rapidement quelmotif d’absence est le plus fréquent chez les cadres, les ouvriers ou les agentsde maintenance.

Observer la fréquence et la gravité des absences

 Cette visualisation permet de connaître la gravité du motif d’absentéisme,mais aussi la fréquence à laquelle ce motif est invoqué. On peut aller plus loinen analysant pour chaque CSP, l’âge des employés ou leur genre.

 On peut également en différencier la durée des arrêts (courts/longs) quicaractérisent certaines activités.

 

Pilotage des absences dans le temps

 Ce reporting permet de mettre en avant l’évolution de l’absentéisme sur unepériode donnée et de mesurer l’impact d’une politique visant à lutter contre cephénomène.

Comparer son entreprise à la branche rattachée

 Se positionner par rapport à sa branche entreprise permet d’avoir une visionplus globale sur la situation du secteur. C’est également un bon moyen decomprendre ce qui peut fonctionner ou non chez ses concurrents.

Capitaliser sur vos outils de reporting RH !Ces tableaux de bord RH permettent de repérer rapidement les causes del’absentéisme, la fréquence du phénomène, les collaborateurs les plus touchésau sein de l’entreprise, et d’en évaluer la gravité. 

L’analyse de ces indicateurs RH est facilitée pour les responsables desRessources Humaines. Ils peuvent ainsi se focaliser sur la mise en place d’unplan d’action pour résoudre ces problèmes.

 

Vous ne devriez pas avoir besoin d’être analyste pour extraire la valeur de vosdonnées. En revanche, vous avez des questions auxquelles votre outil deBusiness Intelligence doit pouvoir répondre facilement.

Actuellement, beaucoup d’outils de Business Intelligence ne réussissent pas àconvaincre car ils sont, pour la plupart, trop compliqués à utiliser pour unnon-initié. 

Ces solutions traditionnelles ne sont plus adaptées au monde d’aujourd’hui,celui où chacun devrait pouvoir accéder et comprendre l’informationinstantanément !

 En réalisant des projets dans les groupes du CAC40, nous pu comprendre levrai besoin des collaborateurs de grands groupes : celui de rendre leursdonnées complexes, compréhensibles et actionnables. 

Nous vous partageons donc ce que nous avons appris de tous nos projets etcollaborations avec nos clients.

Business Intelligence : ceque 200 projets nous ontappris !

Business Intelligence : les 6 idées fortes denos clients !#1 - La mobilité sinon rien

La création de rapport chez nos clients pouvait prendre plusieurs jours, voirplus lorsqu’il fallait les adapter pour smartphone et tablette. L’accès multi-support doit devenir la norme.

 Nos clients réclament des solutions mobiles. Avoir accès à la donnée lorsquenous sommes assis derrière notre bureau n’est plus vrai aujourd’hui et limiteclairement le potentiel de l’outil. Les collaborateurs en entreprises demandentplus de �exibilité pour consulter leurs données.

 Imaginez vos commerciaux, coincés au bureau pour prendre connaissancedes informations de leurs prospects. Une tablette leur permettrait d’être plusef�cients et pertinents lors d’un rendez-vous client en ayant les informationsà portée de doigts.

 

#2 - Faîtes rêver vos utilisateurs

“L’expérience utilisateur doit être irréprochable si vous voulez que votresolution soit utilisée en interne” : ce sont les mots de nos clients.

 Plus votre solution sera facile à prendre en main, plus elle sera utilisée etplébiscitée par les utilisateurs. Je vous assure qu’il y a quand même mieuxque Excel pour manipuler de la donnée et la rendre claire et actionnable.

 C’est un plaisir de récupérer de l’information qui soit digeste pour faireavancer votre business. Se familiariser avec l’outil doit être intuitif et ludiquepour garantir la meilleure expérience possible. L’objectif est de permettre àvos collaborateurs d’être plus performants au quotidien, grâce à unaccès simpli�é à la donnée.

 

#3 - La data visualisation : une image vaut mille mots

 Une feuille de calcul demande d’analyser les données des lignes et descolonnes, puis de créer des tableaux que vous allez ensuite transformer engraphiques plus ou moins compréhensibles suivant le niveau de détailsattendu.

 A l’inverse, nos clients sont à la recherche de solutions de BusinessIntelligence pour leur permettre de gagner du temps sur ces tâches sans plus-values particulières. Leur demande est directe : “Rendez l’information claire,visuelle et actionnable. Nous avons besoin d’utiliser nos données.” Leursindicateurs sont ainsi beaucoup plus visuels avec à des data visualisationinteractives.

 

#4 - Flexibilité de la solution

 Les données à disposition sont organisées en silo. C’est la réalité de la plupartdes entreprises et notamment des grands groupes. Beaucoup de donnéessont récupérées sans en utiliser le potentiel en croisant les données parexemple. Nos clients et partenaires l’ont bien compris : croiser différentessources de données leur a permis d’apporter bien plus de valeurs àleurs clients.

 Découvrez en vidéo notre Success Story avec JCDecaux sur le sujet.

 

#5 - Scalabilité de l’outil, vision à long terme

 “Les solutions proposées depuis des années n’ont jamais intégré la scalabilitédes données”. Encore une fois, cela ne vient pas de nous, mais bien de nosclients !

 Il est pourtant cohérent de commencer petit avant de voir plus grand !Certains de nos clients ont choisi de commencer à travailler sur des petitsprojets avant d’industrialiser le traitement de la donnée à des équipes bienplus larges.

 Est-il facile de rajouter des utilisateurs et des fonctionnalités sur votresolution actuelle ? Votre logiciel permet-il de paramétrer facilement lesniveaux d’accès de chacun de vos collaborateurs ?

 

#6 - L'excellence opérationnelle comme maître mot

“Pourquoi ne pourrions-nous pas interagir avec les données présentées lorsd’une réunion, par exemple ?” Ma réponse fut simple et directe : “Bien sûr, c’estpossible !"

 Quel que soient les outils utilisés en entreprises, le collaboratif est plus quejamais d’actualité. Les équipes projet ont besoin d’échanger entre elles, maisaussi avec des collaborateurs externes ! 

Filtrer, trier, surligner, annoter, partager : voici des usages que nous avons puobserver sur nos applications.

Les données vous veulent du bien, prenez-ensoin !Nos clients ont besoin de comprendre leurs données pour prendre les bonnesdécisions et maintenir leur avantage concurrentiel.

 Chacun de vous dispose d’une mine d’or d’information. Ne passez pas à côtéen déterminant des objectifs clairs pour votre solution de BusinessIntelligence.

 Lorsque vous serez prêt, nous serons à vos côtés pour parcourir ensemble ledernier kilomètre de vos données !

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