Déploiement du « dossier unique · Web du SNE en copie numérique, b. Présentation des modalités possibles pour l’alimentation du « dossier unique » par le guichet. 13

19 juin 2015

Déploiement du « dossier unique »

Réunion de lancement en région Haute-Normandie

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Principes généraux du « dossier unique » et présentation du service offert par le SNE

La mise en œuvre du « dossier unique »

Rétroplanning et présentation de l’organisation locale du déploiement

Conclusion

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Les principes généraux du « dossier unique » et la présentation du service

offert par le SNE

1- Rappel de la réforme

2 - Les gains et bénéfices de la mise en place du « dossier unique »

3 - Présentation du service offert par le SNE

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1. Rappel de la réforme

a. Les conséquences de la loi ALUR sur le Système National d’Enregistrement

• Le droit à l’information du demandeur sur la procédure ainsi que l’offre et la demande de logement social ;

• L’enregistrement en ligne (dépôt, mise à jour et renouvellement de la demande) ;

•Le « dossier unique » ;

•La gestion partagée de la demande, obligatoire sur les territoires des EPCI dotés d’un PLH exécutoire ;

•Le droit à l’information du demandeur sur l’avancement du traitement de sa demande.

• L’article 97 de la loi ALUR apporte un certain nombre d’innovations au bénéfice du demandeur de logement social, qui ont un impact significatif sur les systèmes d’information du secteur du logement social :

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b. La disposition relative au « dossier unique »

• Le demandeur de logement social n’a à fournir qu’en un seul exemplaire les pièces servant à la qualification ou à l’instruction de sa demande ;

• Toute pièce demandée au demandeur doit être partagée ;

• Les pièces sont rendues disponibles à l’ensemble des acteurs ayant accès aux données nominatives, et au demandeur lui-même ;

• L’atteinte de ces objectifs définis par la loi implique donc une numérisation préalable des pièces.


• La loi ALUR modifie l’article L.441-2-1 du Code de la construction et de l’habitation (CCH) : « Les pièces justificatives servant à l’instruction de la demande sont déposées en un seul exemplaire. Elles sont enregistrées dans le système national d’enregistrement et rendues disponibles aux personnes ayant accès aux données nominatives de ce système ».

• Concrètement, cela signifie que :

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c. Les pièces justificatives du « dossier unique »


Selon l’arrêté du 24 juillet 2013 relatif au nouveau formulaire de demande de logement

locatif social :

Les pièces obligatoires à produire pour l’instruction de la demande :• Pièce prouvant l’identité et la régularité du séjour des personnes appelés à vivre dans le logement (art R 441-1 du CCH)• Le revenu fiscal de référence des personnes vivant dans le foyer (art L 442-12 du CCH)

Les pièces complémentaires pour l’instruction (liste exhaustive de 39 pièces ) :

● Un/des documents attestant de la situation familiale,● Un/des documents attestant de la situation professionnelle,● Tout document justificatif des revenus perçus mensuellement,● Un/des documents attestant de la situation de logement actel

Plan de classement dans le SNE en 10 catégories et 39 sous-catégories :

Exemples : Identité du demandeur, Identité du conjoint ou du co-titulaire, Personne à charge,

Situation Professionnelle, Revenu Fiscal de Référence, Ressources mensuelles, Logement

actuel, Motifs, Complément handicap, Documents internes ….

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Les principes généraux du « dossier unique » et à la présentation

du service offert par le SNE

1 - Rappel de la réforme



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a. Les principaux gains et bénéfices par acteur

2. Les gains et bénéfices de la mise en place du « dossier unique »

Les gains et bénéfices présentés ci-après sont issus des échanges d’ateliers de réflexion et de travail menés auprès des acteurs de la demande sur le terrain par l’équipe projet nationale au premier trimestre 2015.

La Haute-Normandie a fait partie des trois territoires sollicités.

Les gains pour le demandeur, à long terme : qualité de service (démarches simplifiées et gain de temps),

demandeur acteur de sa demande,

meilleure communication et information sur le processus d’enregistrement.

Les gains pour les services enregistreurs, à moyen terme :

dossiers constitués plus rapidement (si pièces présentes dans le SNE),

traçabilité des actions intervenues sur un dossier (type d’événement, date, acteur ...)

accélération du processus de dématérialisation.

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Les principes généraux du « dossier unique » et à la présentation

du service offert par le SNE

1 - Rappel de la réforme



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a. Présentation des modalités possibles pour l’alimentation du « dossier unique »

3. Présentation du service offert par le SNE

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b. Présentation des modalités possibles pour l’alimentation du « dossier unique » par le demandeur


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Possibilités de dépôt des pièces par le service enregistreur sur le SNE Selon quelles modalités

Transmettre les pièces via son système privatif

● en copie numérique via l’interface Web service du SNE

Transmettre les pièces au service de numérisation industrielle

• en copie numérique par mail,• en copie papier• en copie numérique

Déposer les pièces sur l’application Web du SNE ● en copie numérique,

b. Présentation des modalités possibles pour l’alimentation du « dossier unique » par le guichet

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Action à réaliser par chaque guichet enregistreur et service instructeur

Les acteurs doivent choisir une option technique pour la gestion des pièces,

c’est-à-dire opérer un choix entre la Web App et les Web Services.

La solution technique doit être opérationnelle au plus tard en décembre 2015.

Si un acteur choisit l’option des Web Services mais que l’échéance du 31 décembre 2015 pour adapter son système privatif lui paraît difficile à tenir, il devra alors prévoir une phase « transitoire »

d’utilisation de la Web App afin d’offrir aux demandeurs les mêmes services que les autres acteurs, et selon le même calendrier.

• Le SNE et le portail grand public seront dotés de fonctionnalités permettant aux demandeurs de logement social de fournir des copies numériques des pièces constituant leur dossier.

o Deux possibilités seront offertes aux guichets pour gérer les pièces du « dossier unique » :


c. Présentation générale du service et des options possibles pour la gestion des pièces

Gestion via l’outil Web du SNE (Web App)

Gestion via leur applicatif de gestion interfacé avec le

SNE (Web Services)

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Conclusion

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1 - Le volet individuel de la mise en œuvre du « dossier unique » : l’adaptation de l’organisation et des procédures internes de chaque service enregistreur / instructeur

2 - Le volet collectif de la mise en œuvre du « dossier unique » : la définition des règles départementales

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• La mise en place du « dossier unique » implique une modification du processus actuel de gestion de la demande avec :

o des tâches supprimées, o ou des tâches modifiées, o ou des tâches nouvelles ,o ou un nouvel agencement dans l’ordre des tâches.

a. Une modification du processus actuel de gestion de la demande

1. Le volet individuel : l’adaptation de l’organisation et des procédures internes de chaque service enregistreur / instructeur

« Avant » « Après »

● Demande systématiquementtoutes les pièces nécessaires à l’instruction d’une demande

● Selon les acteurs, classe les pièces justificatives dans un dossier« papier » (cas le plus fréquent) ou bien les numérise

Consulte systématiquement les pièces potentiellement déjà présentes dans le SNE

Procède à un travail de « comparaison », afin de ne demander que les pièces manquantes ou pièces obsolètes à mettre à jour

Numérise puis partage dans le SNE (ou le fait faire par un autre acteur) les nouvelles pièces fournies par le demandeur. Ce point implique de réfléchir aux moyens matériels, humains et financiers nécessaires pour ce faire

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Pré-sélectionne une demande suite au

rapprochement offre / demande

Pièce non redemandée

Libération d’un logement

Consulte les pièces disponibles sur le SNE et compare avec la

liste des pièces souhaitées

SNE

1er cas de figurePièce absente

2ème cas de figurePièce présente mais

obsolète

3ème cas de figurePièce présente et à jour

Pièce (re)demandé

e

Une fois la pièce reçue, la numérise et la dépose dans

le SNESNE

Action de l’agent instructeur

Légende :

a. Une modification du processus actuel de gestion de la demande (suite)


• Le schéma ci-dessous présente un exemple des adaptations qui devront être opérées sur le processus:

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• La mise en place du « dossier unique » implique donc de numériser les pièces justificatives puis de les déposer dans le SNE pour les partager avec les autres acteurs ayant accès aux données nominatives du système.

• Pour cela, les acteurs doivent se poser les questions suivantes :

o Dans quel cas numériser et partager ?o Par qui ?

• Afin de choisir entre les différentes options possibles pour la seconde question, les acteurs doivent prendre en compte les critères suivants :

o Le coût de chacune des options possibles ;o La disponibilité des moyens matériels, et financiers ;o Le niveau de service qu’ils souhaitent offrir ;o La pratique actuelle de gestion des pièces.

b. La gestion documentaire et l’introduction de la dématérialisation


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Question n°1 : Dans quel cas numériser et partager ?

b. La gestion documentaire et l’introduction de la dématérialisation (suite)


Schéma simplifié de la responsabilité des acteurs dans la numérisation et le partage des pièces

Type de pièce ?

Pièce demandée (ou consultée)

expressément

L’acteur à l’origine de la demande a la responsabilité de la numérisation et du partage de la pièce

Pièce reçue « spontanément »

Pièce listée dans l’arrêté du 24.07.2013

Pièce non listée dans l’arrêté du 24.07.2013

Une règle sera à définir à l’échelle départementale sur la prise en charge ou non de ces pièces par les services enregistreurs /instructeurs

Une règle sera à définir à l’échelle départementale sur la prise en charge ou non de ces pièces par les services enregistreurs /instructeurs. Cette règle peut être identique ou différente à la règle précédente.

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• L’impact de la mise en place de la réforme sur le processus actuel des acteurs varie fortement en fonction des quatre variables suivantes :

c. Des impacts différents selon les acteurs et le contexte du territoire


Moment dans le processus où les pièces

sont demandées

•Plutôt en amont du processus

OU•Au moment du rapprochement offre / demande

Existence ou non d’une pratique ancrée d’envoi de pièces de « manière

spontanée »

Impacts plus ou moins importants sur le processus actuel des acteurs

Degré / niveau de dématérialisation déjà en

place

•Gestion des pièces dématérialisée

OU•Gestion « papier »

Option prise pour la numérisation et le

partage des pièces

•Par l’organisme OU

•Par un acteur externe (externalisation)

•Pratique peu fréquenteOU

•Pratique fréquente, voire « encouragée »

+

+ +

+

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d. Présentation du service de numérisation industrielle

Le prestataire de numérisation industrielle sera mis en place au niveau national par le Groupement d’Intérêt public (GIP SNE).

Le marché devrait être attribué en juillet pour un démarrage à partir de septembre pour une expérimentation opérationnelle à partir d’octobre pour les territoires pilotes.

Cette prestation est pris en charge par le GIP qui est financé à 70 % par les contributions CGLLS et à 30 % par l’État

Les frais postaux resteront à la charge des demandeurs et des services enregistreurs mais l’envoi par mail sera aussi possible.

Les prestations sont détaillées dans le guide à destination des services enregistreurs à la page 57.


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• Communiquer, en interne, sur la réforme

Il s’agit de communiquer sur la réforme à l’ensemble des collaborateurs, des différents services.

• Organiser une réunion interne de présentation et de sensibilisation

Cette réunion s’adresse à l’ensemble des agents potentiellement impactés par la mise en place du « dossier unique », afin de les sensibiliser sur les impacts et les faire participer à la réflexion sur les options et décisions à prendre en interne.

• Repenser son processus actuel de gestion de la demande

La mise en place du « dossier unique » devra être étudiée sous l’angle organisationnel et procédural, afin de mettre en évidence les impacts sur le processus actuel de gestion des demandes.

• Choisir l’option « technique » pour la gestion des pièces

Il s’agit de choisir entre la gestion via l’outil Web du SNE (Web App) et la gestion via l’applicatif de gestion privatif interfacé avec le SNE (Web Services).

• S’équiper pour la numérisation et former les agents à la numérisation

Cette action n’est pas systématique et dépend de l’option qui sera prise quant au choix des modalités de numérisation.

e. La feuille de route interne préconisée à chaque service enregistreur / instructeur


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1 - Le volet individuel de la mise en œuvre du « dossier unique » : l’adaptation de l’organisation et des procédures internes de chaque service enregistreur / instructeur

2 - Le volet collectif de la mise en œuvre du « dossier unique la définition des règles départementale

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● Le partage du dossier unique entre différents partenaires d’un même territoire nécessite une coordination et une gestion des règles communes dans l’enregistrement de ces pièces.

● L’ensemble des acteurs devront définir ces règles de façon partenariale qui seront intégrées à la convention départementale (l’article R441-2-5 du CCH prévoit que le Préfet de département prendra un arrête préfectoral en cas de désaccord).

● Le gestionnaire départemental interviendra dans la période de

concertation en tant que garant de la faisabilité des règles communes dans le SNE et il assurera un rôle de contrôle du respect de ces règles de gestion du « dossier unique ».

a. Les règles à définir

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• Trois grandes catégories de règles seront à définir, elles portent sur :

o Les modalités de numérisation et de partage des pièces

Quel est le moment opportun pour demander les pièces de l’instruction ? Faut-il prendre en charge les pièces reçues « spontanément » en dehors du processus

d’instruction ?

o La gestion des pièces du « dossier unique »

Les pièces numérisées devront-elles être systématiquement vérifiées par les acteurs au préalable ? Que faire en cas de détection d’une pièce non lisible (trop obscure, nom peu lisible, etc.)

présente dans le SNE ?

o La communication auprès des demandeurs

Comment faire pour que les demandeurs s’approprient au mieux la réforme ? Comment informer le demandeur sur ses droits et ses devoirs ? Faut-il encourager les demandeurs à s’enregistrer et à constituer leurs dossiers sur le

Portail Grand Public ?

a. Les règles à définir

2. Le volet collectif : la définition des règles départementales

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b. Principes de la définition et de la mise en place des règles

2. Le volet collectif : la définition des règles départementales

1. Travail en chambre, en groupe restreint (échelle

régionale)

DREAL / DDI, AR Hlm et gestionnaire(s) territorial (aux) le

cas échéant

2. Réunions de concertation et d’échanges avec les

acteurs

Définition d’orientations communes

Identification de points de consensus, de points

d’arbitrage et de nouvelles propositions

Rédaction de l’arrêté prévu au III du R. 441-2-5 du CCH, qui intègre les

points de consensus et « tranche » les points en suspens

Schéma de principe de la démarche de définition des règles départementales

Consensus sur toutes les règles

Pas de consensus sur toutes les règles

Rédaction d’une charte départementale et annexion de celle-ci à la convention prévue au III

du R. 441-2-5 du CCH

3. Rédaction puis signature de la convention avec le préfet de

département

La définition des règles départementales constitue une démarche à part de concertation partenariale entre tous les acteurs. Cette démarche de définition des règles départementales sera lancée et officialisée au cours d’une réunion spécifique qui aura lieu en septembre.

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Conclusion

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1. Présentation des responsables de l’organisation locale du déploiement et de leurs rôles respectifs

DREAL AR HLM

Rôles spécifiques

✔ Assurer la relation avec l’équipe projet nationale✔ Assurer la mise en œuvre effective de la réforme

✔ Accompagner les organismes Hlm dans la mise en œuvre de la réforme

Rôles communs

✔ Assurer l’animation du déploiement du « dossier unique »✔ Sensibiliser les acteurs aux impacts opérationnels et organisationnels du

« dossier unique »✔ Assurer la coordination entre les départements d’une même région, pour la mise

en place de la réforme✔ Organiser l'animation de la définition des règles départementales pour la

gestion du « dossier unique », en lien avec le niveau départemental le cas échéant

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2. Le rétro-planning de la démarche de déploiement

Avril2015

Mai2015

Juin 2015

Juillet 2015

Août 2015

Oct.2015

Sept. 2015

Janvier 2016

Déc.2015

Nov. 2015

Février2016

Mars 2016

Pilotage national

18/06

16/04 : Réunion de lancement nationale

DéploiementOctobre 2015 : Lancement des départements

pilotes

Séminaires des chargés de projet

Journée professionnelle de l’USH

Conférences téléphoniques/visio-conférences avec les chargés de projet

Volet SI

Sessions de formation au SNE

Définition de la stratégie technique de mise en œuvre du « dossier unique » par chaque service

enregistreur/instructeur

Développement d’interfaces et demande des accès au SNE

Conduite de la mise en œuvre de la réforme au

niveau territorial : Lancement,

sensibilisation et définition des règles

départementales

Rédaction de la convention

31/12/15 : Date butoir pour la signature de la

convention avec le préfet

Actions d’information et de sensibilisation de l’ensemble des acteurs, réponse aux questions et remontée des difficultés

Concertation sur les règles départementales

Fin 2015 : Déploiement du reste des territoires

Diffusion d’outils de conduite du changement et mise en ligne et alimentation régulière d’une FAQ

19/06

Diagnostic pratiques S.E

Réunion régionale de lancement

« base école » pour les éditeurs

Diffusion du guide

de déploiement

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Conclusion

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Conclusion et prochaines étapes

Étapes Échéance

19 juin 2015

24 juin 2015

25 juin 2015

Juillet 2015

16 Juillet 2015

Septembre-Octobre 2015

Novembre décembre

Novembre-Décembre 2015

➢ Réunion d’information sur le déploiement du dossier unique

➢ Assemblée générale de l’AR HLM de Haute-Normandie

➢ Groupe de travail technique des bailleurs sur les règles locales

➢ Diagnostic des pratiques des services enregistreurs

➢ Groupe de travail restreint pour définir les orientations communes.

➢ Réunions de concertation et d’échanges avec les acteurs

➢ Formation à l’outil

➢ Rédaction et signature de la convention départementale

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Conclusion et prochaines étapes

Accompagnement national Accompagnement local

● Guide à destination des services enregistreurs et instructeurs

● Site web des professionnels :

http://sne.info.application.territoires.gouv.fr

● Marie Bréant - AR HLM Haute-Normandie● Virginie Cauchois – DREAL Haute-

Normandie

Boîte fonctionnelle :[email protected]

● Site internet de la DREAL : http://www.haute-normandie.developpement-durable.gouv.fr/

http://sne.info.application.territoires/

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

http://www.haute-normandie.developpement-durable.gouv.fr/

http://www.haute-normandie.developpement-durable.gouv.fr/