E-ADMINISTRATION SERVICES EN LIGNE D’ETAT-CIVILdsi.aixenprovence.free.fr/IMG/pdf/dematetatcivil_2016_12.pdf · La dématérialisation des marchés publics (article 56 –1er janvier

E-ADMINISTRATIONSERVICES EN LIGNE D’ETAT-CIVIL

Intervenants :

Nathalie PELLICANO & Jérôme RICHARD (Direction du numérique et des systèmes d’information ville d’Aix-en-Provence)

15 AVRIL 2016

1

� Le cadre Juridique

� Etat des Lieux de l’E-administration à Aix

� Etat des lieux de l’administration électronique en France

� Etat des Lieux de la démat’ des actes d’état-civil à Aix aujourd’hui

� COMEDEC

� Questions / Reponses

� Conclusion

3

Sommaire

E-administration : mode d’emploi

• Les expressions « Technologies de l‘Information et de la Communication » (TIC), ou encore « Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication » sont la résultante de la rencontre entre l'informatique, les réseaux, les télécommunications et Internet. Ces termes se sont banalisés avec la montée en puissance d’Internet.

• E-administration (Administration Electronique) : C’est une administration qui a recours aux TIC pour proposer certains de ses services aux usagers.

• Elle doit permettre aux usagers de ne plus se déplacer de guichet en guichet.• Elle doit centraliser et coordonner les procédures électroniques des différents ministères afin que celles-ci puissent être traités de la même façon quelles que soit leur origine.• En outre, elle doit permettre aux différentes administrations de se transmettre des informations concernant un citoyen, avec l’accord et sous le contrôle de celui-ci.• Elle ne se limite pas à internet, mais aussi à d’autres canaux, qu’il s’agisse d’une borne interactive, d’un papier, d’un téléphone, d’un sms ou par l’intermédiaire d’un agent public.Définition SGMAP « Secrétariat général pour la modernisation de l'action publique – sous l’autorité du 1er ministre depuis octobre 2012»

• Dématérialisation : La dématérialisation est la transmission d’informations sans recours au support papier, mais par l’utilisation de l’ordinateur et les réseaux (internet, intranet, extranet).

• Téleservice : C’est un service, et au minimum un service d’informations, qui est à la disposition des usagers, grâce aux TIC. Exemple : les menus des cantines scolaires http://www.mairie-aixenprovence.fr/Menus

• Téléprocédure : C’est un service administratif dématérialisé, qui permet un échange d’informations dématérialisées, entre l’usager et l’administration. L’usager pouvant donc en bénéficier depuis un ordinateur relié à internet. Exemples : Une demande d’acte d’état civil, déclaration des impôts sur le revenu, paiement en ligne d’une contrevention,..On peut classer les téléprocédures selon le type d’échange : Une demande,

un paiement sécuriséune déclarationune inscription.4

Définitions Utiles :Les TIC (Technologies de l’Information et de la Communication) E-administration - DématérialisationTéléservices –Téléprocédures.

• La « e-administration » ou « administrationélectronique » regroupe les applications en deux familles :

• des applications opérationnelles rendues auxadministrés, par les administrations et collectivitéslocales (front-office), afin de faciliter les rapports entreadministrés et administration, d’améliorer l’accessibilitéet la qualité de services publics, de diminuer lacomplexité de l’organisation administrative pour lesFrançais.• des applications de gestion fonctionnelle desadministrations et collectivités locales (back-office)

• La double finalité de l’administrationélectronique est donc d’améliorer, à la fois, lagestion fonctionnelle d’une collectivité et laqualité des services rendus aux administrés.

E-administration : de quoi parle t on ?

• Une bonne pratique permet idéalement d’atteindre ce double objectif « gagnant/gagnant »

(exemples : Demande d’acte d’état-civil, possibilité pour les entreprises de répondre en ligne aux appels d’offre, réservation de livres à la bibliothèque ,…).

5

� Domaines de l’e-administration : – A2C : Administration to Citizen – A2B : Administration to Business – A2A: Inter-Administrations – A2E : Administration to Employee

� Pour aix– A2C : Usagers ou Administrés ou Citoyens

ou Famille– A2B : Entreprises et Associations– A2A: Autres administrations / partenaires :

ETAT (projet ACTES), Trésor (Projet HELIOS), Cpa, Ccas, Semepa, Aupa, Insee, Etat, CG, CR,…

– A2E : � Intranet (quand on est connecté AU bureau)

� Extranet (quand on se connecte à la maison, ou en déplacement, voir avec un iphone ou un smartphone).

6

l’E-administration : Elle ne s’adresse pas qu’aux usagers

E-Administration

Entreprises Citoyens

Agents

Mairie d’Aix

Autres administrations

A2A

A2E

6

7

Niveaux de maturité de l’e-administration

Information Stade 1

Les organismes publics publient des informations

sur le Web

Information interactive

Stade 2

Stade 1 plus la possibilité pour les

usagers d’avoir accès à la (aux)

base(s) de l’organisme, de

consulter et d’utiliser de

manière interactive les données

Transactions Stade 3

Stades 1 et 2 plus la possibilité pour

les usagers d’entrer des informations protégées et

d’effectuer des transactions avec

l’organisme

Mise en commun des

données Stade 4

Stade 1 à 3 avec la possibilité pour

l’organisme de partager, avec

l’accord préalable de l’usager, avec

d’autres organismes publics les

informations fournies par cet

usager

Réduction des coûts pour l’administration

Réduction des tâches administratives

Amélioration de l’accès aux services

Amélioration de la qualité des services

Prise en compte des réactions des usagers (citoyens)

Protection de la vie privée et sécurité

Fourniture de services intégrés

Personnalisation des services

Adaptation aux changements

Transparence

8

Sur le plan national l’E-administration est en plein essor

2011

2011 : 12 millions,2012 : 12,8 millions2013 : 13,6 millions2014 : 14,2 millions2015 : 15,5 millions(soit 40% des foyers fiscaux)

Ce service sera remplacé par service-public.fr au 1 /7/2016

� Entre administrationsLa transmission des actes au contrôle de légalité (projet Actes)et à la comptabilité publique (projet Hélios)

� Administations vers les entreprisesLa dématérialisation des marchés publics

(article 56 –1er janvier 2005 et échéance du 1er Janvier 2010)

� Administations vers les usagersLa dématérialisation des échanges entre

administration et citoyens– Dde d’acte d’ETAT CIVIL et COMEDEC– Inscriptions scolaires,– Déclaration des impôts sur les revenus,– Elections,– ...

9

Sur le plan national l’E-administration : 3 Projets majeurs ACTES,HELIOS,et la demant’ de Marchés publics «art 56»

� Plus de 8 millions d’actes par an transmis pour l’ensemble des collectivités vers 350 sites d’exercice du contrôle de légalité.

� Le périmètre du projet ACTES concerne tous les actes :• Délibérations,• Arrêtés,• Contrats,• Conventions,• Marchés• Actes budgétaires …

� Avec une montée en charge progressive, en commençant par les actes les plus simples.

10

Le Projet ACTES (Les enjeux)

� Permet de transférer sous forme dématérialisée et par transmission électronique sécurisée les actes des collectivités territoriales soumis au contrôle de légalité au représentant de l’État (préfectures ou sous-préfectures).

� L’objectif est de supprimer les tâches répétitives pour que les agents chargés du contrôle puissent se consacrer à l’expertise des actes et à la détection des éventuelles irrégularités.

� Plus globalement, ils pourront mieux développer le conseil aux collectivités territoriales et assurer une meilleure sécurité juridique des actes des collectivités.

11

Le Projet ACTES (Objectifs)

� La validation législative du principe de la télé transmission– (article 139 de la loi n° 2004-809 du 13 août 2004)– Le décret n° 2005-324 du 7 avril 2005 définissant les modalités de la télétransmission

� Une convention signée, à l’échelon local, entre le représentant de l’État et les collectivités qui télétransmettront leurs actes (convention ville / sous-préfecture).

� Un cahier des charges et une procédure d’homologation des dispositifs de télétransmission, 13 organismes sont à ce jour homologués les trois les plus utilisés sont FAST, SLOW² ET SRCI.

12

Le Projet ACTES (le cadre juridique)

13

2005

�Mise en ligne sur Intranet des délibérations�Dématérisalisées aprés chaque conseil municipal

�1) Tous les services utilisent le logiciel�2) Convention ville/sous-prefecture�3) Achat logiciel contrôle de légalite�4) Tests contrôle de légalité

2001 �Démarrage du logiciel AIRS v2 (ste Digitech)�Sur Intranet

�Mise logiciel AIRS v3 (ste Digitech)�Formation des utilisateurs

2007

2008-2009

2009-2011

�Mise en place du�Contrôle de légalité�Avec la sous-préfect.�Et mise en ligne sur internet

Dématérialisation des délibérations :feuille de route

2012-2015

�DEMAT Conseil �Municipal

Gestion des délibérations :Etape 1 - 2001 : mise en ligne des délibérations numérisées sur intranet (après chaque conseil numérisation de toutes les délibs par notre afin que les utilisateurs intranet voient l’intérêt de travail avec des documents numérique)

L’accompagnement au changement à durée 9 ans.Etape 2 - 2005 -2009 : mise en place du logiciel de dématérialisation DEMRADEL de tous le processDepuis FEVRIER 2009 : Demradel (nom donné au logiciel de gestion des délibérations) est opérationnel dans tous les services et sert de support unique de conception des délibérations.Etape 3 - AVRIL 2010 : Mise en place d’un outil sur intranet et en extranet qui permet de récupérer les délibérations électroniques créées par DEMRADEL avant les conseils municipaux et des adjoints , afin de ne pas avoir à toutes les éditer sous forme papier. Ce système a été ouvert à tous les membres de la direction générale, et aux directeurs de la Mairie, ainsiqu’au directeur de la SEMEPA, au DGS de la CPA, au trésorier principal, et aux élus.Etape 4 - MAI 2010 : Mise en ligne sur internet de toutes les délibérations, classées par politiques publiques ou/et par élus.Etape 5 - DECEMBRE 2010 : Dématérialisation du contrôle de légalité avec la préfecture des Bouches du RhôneEtape 6 - JANVIER 2011 : Le délibs sont en avec le contrôle de légalité un à deux jours après le conseil municipal : http://www.mairie-aixenprovence.fr/Deliberations-Conseil-MunicipalEtape 7 - 2012 -2013 dématérialisation des séances de conseil municipaux

AVRIL 2010 MAI 2010 : DECEMBRE 2010 :

14

1) Recherche d’une délibération sur Intranet

15

Etape1 : Les délibs sur Intranet depuis 2001

2) Affichage résultat de la recherche

3) Affichagede la délibération- Possibilité de

l’éditer- De la copier sursa machine

1) Choix du conseil municipal

16

Etape 2 : La mise en place du logiciel de gestion des délibérations dans DEMRADEL (2005-2009)

2) Création ou modification d’une Délib

3) Possibilité de lister les différentes étapes du processus

17


4) Affichage pour modification de la délibération

5) Affichage de la délibération avant validation

18


Gestion des délibérations :AVRIL 2010 : Mise en place d’un outil sur intranet et en extranet qui permet de récupérer les délibérations électroniques créées par DEMRADEL avant les conseils municipaux et des adjoints , afin de ne pas avoir à toutes les éditer sous forme papier. Ce système a été ouvert à tous les membres de la direction générale, et aux directeurs de la Mairie, ainsi qu’au directeur de la SEMEPA, au DGS de la CPA, au trésorier principal, et aux élus.

19

Etape 3 : DEMAT’ des dossiers conseil des adjoints –conseils municipaux (avril 2010)

20

Etape 4 : Mise en ligne sur Internet des délibérations

Gestion des délibérations :MAI 2010 : Mise en ligne sur internet de toutes les délibérations, classées par politiques publiques ou/et par élus.

21

Schéma Organisationnel de transmission des actes

Production des actes et workflow interne

�

Notification de transmission

��Conversion des infos

en norme ACTES (pdf/xml)& Transmission

sécurisée

Transmission des actes (délibs / arrêtés…)

SERVEURDe Preuve

��Notification

électronique Réception

Préfecture

Flux norme

ACTES

SERVEUR MIAT

�� Visualisation

/ contrôle

Agent

Collectivité0

Enregistrement des droits, habilitations et demande automatique

de certificats

Agentprépare et saisit

les actes

Signatairesigne les actes

(optionnel)

Responsablegère les habilitations

Portail iNTRANET

Logiciel métier

Compatible avec le tiers

Horodateur,

ou

Gestion des délibérations :DECEMBRE 2010 : Dématérialisation du contrôle de légalité avec la préfecture des Bouches du Rhône

Etape 5 : Contrôle de légalité électronique

JANVIER 2011 : Le déliberations sont en ligne avec le contrôle de légalité un à deux jours après le conseil municipal : http://www.mairie-aixenprovence.fr/Deliberations-Conseil-Municipal

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Etape 6 : Mise en ligne sur Internet des délibérations avec «taggées» du contrôle de légalité

2012 -2013 : dématérialisation des séances de conseil municipaux, à l’aide de tablette tactile par élus.

Comment ça va fonctionner?ETAPE 1 : (AVRIL 2013)

– Chaque Elu et membres de la DG, sont équipés d’une tablette tactile en remplacement du dossierpapier pour suivre les séances du Conseil Municipal et du Conseil des Adjoints.

Etape 7 : Démat’ des conseils municipaux et CA

Comment ça va fonctionner?ETAPE 1 : (AVRIL 2013)

– Les délibérations du conseil municipal sont envoyées aux élus sur une clé usb avant le conseil, en remplacementdu dossier papier.

ou


Comment ça va fonctionner?ETAPE 1 : (AVRIL 2013)� Une application est installée sur les tablettes afin de pouvoir charger les délibérations électroniques de

la clé usb sur la tablette.� Cette application permettra :

� De consulter les délibérations (elles seront triées par politique publique)� De les annoter à l’aide du stylet� De marquer sur un onglet les délibérations qu’ils présenteront� De les supprimer si nécessaire


Comment ça va fonctionner?– La tablette pourra servir à d’autres usages que les délibérations :

� CAO� CAP� CTP� Réunion de DG

�Consulter vos Emails Mairie à l’aide de groupwise�Votre Agenda Mairie à l’aide de groupwise� Intranet� Internet�Télécharger des applications sur Play Store (à l’aide du compte gmail que l’on vous acréé à cet effet, ils sont normalisés sur la logique des emails Mairie ex :[email protected]

�Visualiser des photos, des vidéos, Ecouter de la musique


� ETAPE 2 : (A PARTIR DE SEPTEMBRE 2014)– La salle du conseil municipal et du CA sont équipées en WIFI et donc techniquement il serapossible de télécharger les délibérations, mais à ce jour la loi ne l’autorise pas.

– Par contre, tous les autres usages Internet, Email, téléchargement d’applications, etc.., sontpossibles à partir de ces deux salles et tous les bureaux de la Mairie centrale.


� Hélios est le nouveau progiciel de gestion des comptabilités des collectivités locales au sein de la DGFIP (Direction Générale de FInances Publiques)1.

� Ce projet a pour objectif d'uniformiser toutes les applications informatiques actuellement utilisées par les comptables du Trésor public. (+de 150 logiciels)

� Il remplace progressivement toutes les anciennes applications de gestion comptables et financières de la DGFIP.� Le progiciel Hélios se déploie progressivement dans le réseau de la DGFIP

– 2069 postes comptables– 13368 utilisateurs / 123 112 Budgets de collectivités

� Le passage à HELIOS ne génère pas de changement direct pour les collectivités, mais…– Permet d’accéder à de nouveaux services des services mieux adaptés aux besoins spécifiques de

chaque collectivité grâce à la consultation via Internet, en mode sécurisé, des informations budgétaires, financières et comptables gérées par le Trésor public

– Permet d’utiliser un nouveau protocole, le PES, utile pour la dématérialisation sur la base du volontariat MAIS OBLIGATOIRE A PARTIR DE JANVIER 2015, des titres de recette, des mandats de paiement et des pièces justificatives ; Permet aussi d’accélerer la généralisation des moyens modernes de paiement (prélèvement ou TIP –paiement internet) pour le recouvrement des recettes locales.

1 ->La création de la direction générale des Finances publiques (DGFiP) a été annoncée lors du deuxième Conseil de modernisation des politiques publiques (CMPP) qui s’est tenu le 4 avril 2008. Elle scelle la fusion de la direction générale des Impôts (DGI) et de la direction générale de la Comptabilité publique (DGCP). Elle est placée sous l’autorité du ministre du Budget, des Comptes publics et de la Fonction publique.

28

Le projet HELIOS

29

Ensemble de flux Que pourra prendre en chargele protocole PES2

30

Le Projet HELIOS (flux dématérialisés)

� Ce qui se passe aujourd’hui :

31

Le Projet HELIOS (flux dématérialisés)

�Dématérialisation des archives papiers des bulletins de salaire en interne (Mairie d’Aix)

�Trésorerie D’Aix équipée d’HELIOS�Test et mise en place des échangesHELIOS entre la mairie et la trésorerie

2002�Convention avec le Trésor pour l’envoi desbulletins de paye et dématérialisation

2006�Envoi bulletins de paye dématérialisés�Développement interface PESV1�Passer une nouvelle convention pour l’envoi des dossiers dématérialisés MP

2007

2009

2010-2017

�Mise en place PESV2�Démat des titres, mandatsfactures, bordereaux

Intégration HELIOS :Feuille de route

Projet Hélios (Feuille de route)

� I. LES OUTILS POUR ENTREPRISES� I.1. La plate forme ACHAT PUBLIC et site web dédié sous forme de FAQ.� I.1.1 Statistiques utilisation plate-forme ACHAT PUBLIC pour Ville d'Aix :�

�

� Téléchargement des DCE :� - possible pour les procédures > 90 000 € HT depuis 2005,� - progression constante du nombre de dossiers téléchargés � - // de moins en moins de DCE "papier" sont demandés, il arrive même qu'aucun dossier ne soit demandé

pour certaines procédures� - remarque : depuis 2010, les sociétés ne sont plus obligées réglementairement de s'identifier pour

télécharger (mais c'est vivement conseillé pour garder le contact en cas de modification en cours de consultation)

�

33

Article 56 : Démat’ du code des marchés publics

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Total retraits DCE 788 911 1011 1898 2326 2707 3337 3460 3298 2321 1888

Dépots électroniques 5 3 4 4 1 20 43 69 76 66 56

Question sur plate-forme 0 0 0 0 0 9 24 27 80 71 212

� I. LES OUTILS POUR ENTREPRISES� dépôts électroniques sur plate-forme:� - 72 au total depuis 1er janvier 2005 : c'est très faible, vu le nombre de procédures engagées,� - "élan" depuis 2011 : 35 dépôts en 2011, (20 en 2010, 1 en 2009, 4 en 2008,..). Facteurs : l'évolution de la

réglementation et plus grande confiance et connaissance technique de l'outil de la part des candidats

� I.1.2 Evolution de la réglementation� A compter de 1er janvier 2005: � - la collectivité doit donner la possibilité aux entreprises de répondre par voie électronique pour

les procédures formalisées, sur plate-forme sécurisée.� A compter du 1er janvier 2010 : � - les offres des marchés de fournitures et services informatiques des procédures > 90 000 € HT

doivent être transmises par électroniques,� - la collectivité peut imposer les réponses électroniques pour les procédures formalisées,� - tous les DCE des marchés > 90 000 € HT doivent être mis en ligne�

34


� I. LES OUTILS POUR ENTREPRISES� A compter du 1er janvier 2012 :� - il ne sera plus possible de refuser une offre électronique pour marchés > 90 000 € HT

� I.1.3 Perspectives� mettre en ligne les DCE des MAPA de 20 000 à 90 000 € HT� 2 solutions : � - sur ACHAT PUBLIC et cela soulève une question d'organisation interne dans le partage des responsabilités pour ce type de MAPA : qui doit

gérer cette mise en ligne ainsi que le suivi de la procédure.� Pour l'instant les services sont responsables de leurs procédures à compter de l'envoi de la publicité par la DMP. Cela augmenterait aussi le

coût de l'abonnement à ACHAT PUBLIC (environ 80 procédures en plus par an).� - sur site Ville: et là le souci est que l'on aurait deux "entrées" pour le téléchargement des DCE (ACHAT PUBLIC pour gros marchés et site Ville

pour petits MAPA), ce qui n'est pas génial pour les entreprises

� Achever la chaîne DEMAT des marchés publics pour transmission au CL par voie électronique

� // Actes unilatéraux comme délibérations CM sur FAST. L'Etat est silencieux sur le volet des MP, n'est pas prêt. Car plus difficile à mettre en œuvre étant donné le volume des documents à transmettre. Pour l'heure, les offres électroniques qui sont attributaires d'un marché sont re-matérialisée avant signature manuscrite et pour transmission au CL.

35


� Le cadre juridique de la dématérialisation des marchés publics est appelé à évoluer vers une généralisation des échanges électroniques puisque en 2016 seront publiés des textes nationaux transposant les nouvelles directives européennes publiées en avril 2014.

�

� Ces nouveaux textes vont prévoir au minimum une obligation de dématérialisation de tous les marchés formalisés avant la fin de l’année 2018.

�

� Sur le plan national, le Gouvernement élabore également un projet de plan national de dématérialisation des marchés publics, et a formulé 10 propositions.

�

� La première de ces propositions est de rendre obligatoire la dématérialisation de l'ensemble de la procédure de passation des marchés publics de plus de 25 000 € HT dès octobre 2018.

36


� II. LES OUTILS POUR SERVICES MUNICIPAUX

� II.1. Le site INTRANET des Marchés public MP avec notamment :� - organisation interne pour les MP� - notions générales sur MP� - documents types (notamment pour MAPA entre 20 000 et 90 000 € HT)� - fiches thématiques (variantes et options, sous-traitance, etc.)� // Refonte des règles internes en cours de validation avec DGS. Présentation et diffusion en septembre 2011 avec en // ouverture et

présentation du site INTRANET avec 2 ou 3 réunions avec services intéressés.�

� II.2. Meilleure utilisation et extension du logiciel MARCO (modules rédaction et procédure) :�

� Il est envisagé des petites formations internes pour services gestionnaires, mais pour pouvoir se servir de MARCO il faut au préalable des connaissances en MP.

�

� Donc en 2 temps :�

� - d'abord formations internes, ou autres, en MP (bases, MAPA, marchés à bons de commande, etc.) : existent en interne depuis fin 2009� - ensuite application des notions acquises sur logiciel

37


38

�Démarrage du Logiciel “Marco”

�Mise en place des publicités de marchés sur Internet

�Création d’un Portail MP Intranet et Internet

Réponses des candidats

Obligatoire par internet

Si la ville le veut – obligatoire pour les

entreprises pour les marchés informatiques > 90 000 €

2003 �Mise en place de la plateforme de dématérialisation�http://www.achatpublic.com/

2004�Premières offres dématérialisées

�Premières CAO dématérialisées

�2 sociétes sélectionnées

2005

2010

2017

�Les entreprises pourront

�répondre en ligne aux marchés

�> 20 000 €

Dématérialisation des marchés publics :(Article 56) Feuille de route

� Le cadre Juridique et DEMAT’

� E-administration : mode d’emploi des Lieux de l’E-administration à Aix

� Etat des Lieux de la démat’ des actes d’état-civil à Aix aujourd’hui

� COMEDEC


� Conclusion

39

Sommaire

Etat des lieux de l’administration électronique en France

En France : la « transformation numérique » s’accélèreDes premières initiatives concrètes en 2003 avec l’e-administration amorcée par l’agence pour le développement de l’administration électronique(ADAE) en passant par le direction générale de la modernisation de l’Etat (DGME) à la fin des années 2000 et désormais le secrétariat pour lamodernisation de l’action publique (SGMAP), les administrations aborderaient-elles une nouvelle étape dans leur appropriation du numérique ?Le secrétaire d’Etat (Thierry Mandon), évoque clairement la transformation numérique de l’Etat, à l’instar d’un mouvement déjà bienengagé au sein de grandes entreprises privées.

En effet, en prévision du futur projet de loi numérique, le secrétaire d’Etat rappelle la nécessité de mettre en action le numérique au sein même desservices de l’Etat.Un certain nombre de projets en cours concrétise cette volonté :

–projet « Dites le nous une fois »,– projet « France Connect »,–le renouvellement du site « service-public.fr »,–le simulateur de « Mes Aides en Ligne »,–nouveau mode de développement grâce aux « start-ups de l’Etat »…

C’est un véritable changement de culture au sein des services de l’Etat que souhaite le secrétaire d’Etat.Il ne s’agit pas uniquement d’impulser de nouveaux services et usages mais d’opérer en parallèle une « petite révolution interne » sur les méthodesde travail et la structure des institutions publiques. Il pointe du doigt une culture digitale insuffisante, non partagée et incomprise par ceux qui ont laresponsabilité des administrations.


En France : Le schéma directeur du SGMAP (le secrétariat pour la modernisation de l’action publique)

Les axes de modernisation de l'action publique à l’ ère du numérique

1. Faire confiance à priori dans les échanges numériques entre Etat et collectivités. (COMEDEC)2. Une accélération de la demat’ de bout en bout des échanges inter-administratifs - Le numérique par défaut

pour du 100% demat.3. Une seule administration numérique visible pour l'usager (approche cross-canal de la gestion de la relation

usager – compte unique «France Connect*») 4. Une stratégie d’ouverture des données publiques déclinée dans les territoires au service des politiques

publiques. - Évaluer l Action publique en ayant des indicateurs commun autour de l open data et de la richesse de la data

5. Une stratégie de plateforme Etat déclinée dans le territoire pour concevoir autrement les services publics numériques - Mutualisation Etat collectivités mais aussi niveau Etat et des collectivités. Créer un patrimoine de biens communs en identifiant les logiciels libres existants.

* il doit permettre à une personne de se connecter sur plusieurs services publics en utilisant son identité grâce aux informations que les administrations détiennent déjà.

�

�


42

Synthèse Etude Crédoc 2014sur les usages TIC-E-AdministrationCrédoc = centre de recherche pour l'étude et l'observation d es conditions de vie

Pour bien comprendre que l’E-administration est de plus en plus présente est nécessaire dans la vie de tous les jours,


43

Synthèse Etude Crédoc Juin 2014sur les usages TIC-E-Administration

44

Synthèse Etude Crédoc 2014sur les usages TIC-E-Administration

45

Synthèse Etude Crédoc Juin 2014sur les usages TIC-E-Administration

Synthèse Etude Crédoc Juin 2014 -sur les usages TIC-E-Administration

Synthèse Etude Crédoc Juin 2014 -sur les usages TIC-E-Administration –« Les nouveaux comportements des Internautes »

Synthèse Etude Crédoc Juin 2014 -sur les usages TIC-E-Administration –« Les nouveaux comportements des Internautes »

49

Synthèse Etude Crédoc 2014sur les usages TIC-E-Administration

Les sites des services sociaux de POLE EMPLOI, CAF, ASSURANCE MALADIE conservent leur place en tête du palmarès des sites publics les plus fréquentés. Viennent ensuite les sites des mairies et organismes publics locaux.

La richesse croissante des offres disponibles renforce chez les internautes un comportement de « consommateurs de services publics », sensibles à la qualité du service et à ses évolutions.

Pour répondre à ces nouvelles attentes, l’administration électronique doit maintenant prendre en compte une double problématique :

Permettre le développement d’un contact personnalisé : cela reste une préoccupation majeure et croissante depuis 2004 pour 28% des internautes (Cap Gemini/SOFRES)

En respectant la protection des données personnelles : 79% des personnes utilisant internet aimeraient pouvoir s’opposer à la collecte des traces de leur passage par les sites qu’elles visitent, ou interdire aux sites visités de communiquer ces traces à des partenaires…

Sur le site web de la ville d’Aix - les 50 pages les plus consultées

Du 1/1/2016 au 31/3/2016

Page

1/

2/Consultez-le-PLU-approuve-le-23-juillet-2015

3/recrutements-de-la-ville

4/Espace-citoyen

5/Demandes-d-acte-de-Naissance

6/Passeport

7/Tribunal-de-grande-instance-d-Aix

8/Conservatoire

9/Stages-et-emplois

10/Etat-civil-193

11/Demarches-administratives

12/Nous-contacter-3595

13/Demarches-d-etat-civil-3061

14/Urbanisme

15/Manifestations-culturelles

16/Services-Municipaux

17/Menus-des-cantines-pour-les-ecoles

18/Les-elus-municipaux

19/Mairies-annexes

20/Foires-et-marches

21/CNI-Passeport

22/Associations-organismes-sportifs-d

23/Perturbations-dans-les-ecoles-le-mardi-26-janvier

24/Conseil-Municipal-8

25/Organigramme-general-des-services

26/Formulaires-en-ligne

27/Les-formations

28/Musees

29/Agendas-culturels

30/Restauration-scolaire

31/Operation-Campus-Mirabeau

32/Circulation-Stationnement

33/Carte-nationale-d-identite

34/Bois-de-l-Aune

35/Portail-Citoyen-3089

36/Le-Maire

37/Tourisme

38/saisonconservatoire

39/L-etablissement

40/Inscription-pour-l-ecole-publique

41/spip.php?page=agenda

42/La-scolarite

43/Les-gens-du-voyage-souillent-le-stade-Carcassonne-la-Ville-organise-le

44/Publicites-Marches-Publics

45/Vie-scolaire

46/Inscriptions-restaurants-scolaires

47/Creches-et-structures-d-accueil-de-la-petite-enfance

48/Deliberations-Conseil-Municipal

49/Adjoints-au-maire

50/Direction-de-l-urbanisme

51

Les Français jugent l'e-administration pratique mai s regrettent le contact direct

De nombreux Français regrettent que la e-administration soit le prétexte de supprimer des contacts directs avec les membres des services publics :

47% sont de cet avis 25% de satisfaits et 25% souhaitant un accroissement de la dématérialisation. L'hostilité est un peu plus marquée chez les femmes (50%) que chez les hommes (44%).

Elle l'est davantage chez les personnes de 50 ans et plus (entre 57% et 59%) et parmi les répondants qui sont peu diplômés (63%). C'est le premier enseignement de l'étude menée par l'institut de sondage Harris Interactive à la

demande de l'éditeur Berger Levrault.

58% apprécient le côté pratiquePar contre, le côté pratique de la e-administration est bien souligné (58% des répondants), surtout par la catégorie des 18-34 ans (de 74 à 75% d'entre eux le soulignent)

et par les diplômés du supérieur (64 à 65%).

Les Français sont donc certes séduits par la e-administration qui permet de faire aisément ses démarches de chez soi n'importe quand mais restent attachés à la qualité d'un service humain disponible en cas de difficulté.

Harris Interactive a mené une enquête sur le sujet de la perception de la e-administration. (parue le 23/06/2012)

S'ils sont demandeurs, les Français n'en restent pas moins attachés aux traditions.

Le sondage a été réalisé par téléphone du 29 au 31 maiauprès d'un échantillon représentatif de 984 personnesmajeures, selon la méthode des quotas. Vos réactions

Papier et informatique : Double peine

Est-il (encore ?) « logique« de :

� Classer des documents papier et, en plus, leur version électronique.� Ou de classer/archiver des documents sous forme électronique et classer « en sécurité » les

versions papier� Produire un projet de décision sous forme électronique, l’imprimer en autant de fois que de

décideurs, le modifier puis le transmettre sous forme électronique� Administrer et mettre à jour les mêmes informations, dans plusieurs services d’une même

structure ?� Recevoir plus de 100 mails/jour, et y consacrer d’une demi-heure à deux heures avant de

« commencer à travailler », tant leurs objets sont éloignés du travail du jour� Imprimer un document (email) pour le lire plus tard� Faire attendre un utilisateur ou un collègue, pour avoir le temps de saisir l’information qu’il

vous amène sous forme papier, afin de la transformer au format numérique.ET Pourtant, en tout ou partie, c’est notre quotidien ?

Papier et informatique : Double peinePourquoi çà coince si c’est si intéressant ?

� Difficile de lire plus de trois pages à l’écran et les valider sans les imprimer ?

� Difficile d’écrire plus de 10 pages et se relire sans imprimer ?

� Avant de s’engager, ou pour être sûr de conserver un document, et passé un certain seuil de complexité, une grandepartie des utilisateurs éprouve le besoin d’imprimer

� Ces freins sont malheureusement souvent légitimés ET notre réticence à la dématérialisation est-elle problème :

d’habitude, de génération,

de confiance en soi ou d’interface utilisateur ?

Papier et informatique : Double peineUn début de réponse avec les tablettes tactiles ?

� Bluffantes en termes d’acclimatation/appropriation instantanée par des utilisateurs mal à l’aise derrière un clavier et unesouris, grâce à une relation directe aux objets graphiques (tactile)

� Adaptées aux usages d’information/choix/décision et donc complémentaires d’outils de gestion/production des contenus

� En voie de généralisation « éclair » (70% des DSI prévoient l’acquisition de tablettes d’ici à 2016, essentiellement pourdes usages décisionnels ou comme terminaux mobiles utilisant des interfaces simplifiées)

� Encore très orientées jeux, et mal finies début 2011, elles arrivent à maturité en 2012. (3 systèmes majeurs sur lemarchés, Ipad, avec ios d’apple, Androïd avec nombreux constructeurs dont Samsumg, et Microsoft sous windows 10)

…. Mais qui ne résoudront pas les difficultés liées au changement des habitudes, à l’opacité des modes de travail, quiaffectent particulièrement les projets de dématérialisation et de travail collaboratif

Un début de réponse pour les utilisateursLe Compte unique et la collaboration usager

Quel compte unique , pour qui ?

L’intérêt théorique, pour l’usager, de ne pas redonner à chaque administration/service administratif, et àchaque occurrence d’une formalité, les mêmes informations, est évident.De nombreuses communes (Aix en fait partie) tentent de mettre en place un (ou plusieurs !) compte unique,avec des difficultés ou non, et sur des périmètres variables, selon leur applications de back office(hétérogènes ou non),L’état met en place des « comptes uniques » administrés, entreprises, associations, à travers mon service-public.fr, par lesquels sont possibles et se développement des échanges collaboratifs et des télé-procéduresintégrées dans les domaines fiscaux et sociauxDans le domaine de la santé, 2011 et 2012 voient la généralisation du DMP (Dossier Médical Personnel)partagé entre patients, professionnels et établissements de santé ou médicaux sociaux, qui s’appuie sur unidentifiant unique de santé correspondant à l’identifiant unique socialLes difficultés de mise en œuvre de ces comptes uniques dans les communes, viennent essentiellement dece que les informations utiles et la façon de structurer les coordonnées d’un individu ou d’une entité sontvariables selon les logiciels utilisés, et que la communication d’un modèle de données à un concurrent estredoutée par tout éditeur informatique.

Compte unique et collaboration usager

Compte unique, pour quoi faire ?

� Eviter à l’utilisateur de saisir deux mots de passe différents entre le paiement de la cantine et une demande d’extrait denaissance?

� Et éviter à l’administration de mettre à jour les informations le concernant plusieurs fois?� Ou bien passer, avec l’usager, d’une logique de sanction a posteriori à une logique de facilitation a priori des échanges en

ligne, pour augmenter la part de flux dématérialisés à traiter ?

Les pages suivantes présentent comment utiliser le service,monservicepublic.fr dans cette logique.

Le service évolue !L'objectif : vous proposer un nouvel espace personnel et unifié sur Service-public.frPourquoi ? Pour vous accompagner depuis la recherche d'informations administratives jusqu'à la réalisation et le suivi de vos démarches en ligne.Mon Service Public reste actif jusqu'au 30 juin 2016.Vous pouvez transférer vos documents dans le nouvel espace Service-public.fr







Dans le monde de la Santé, le Dossier Médical Personnel et des expérimentations comme la « bureautique santé » ou la« télémédecine » reposent sur ce principe du dossier unique partagé entre l’usager (ici le patient) et l’ensemble desintervenants concernés (professionnels de santé, professionnels sociaux)

Compte unique et collaboration usagerMais avant de mettre en place une relation collaborative avec les usagers…

De la même façon que le site internet de la collectivité évolue vers un rôle de plate-forme d’accueil/guichet de services enligne intégrés aux applications de gestion de la collectivité,

L’intranet doit être un espace collaboratif, et se substituer, progressivement :

� A une grande partie des e-mails et des notes internes,

� A une grande partie des usages décisionnels d’outils bureautiques (ex : fichier XLS administré en solitaire dans unservice, avec les mêmes données que celles mises à jour dans un autre service)

Il existe des outils libres, gratuits et de prise en main instantanée, pour travailler à plusieurs sur un document partagé, entemps réel, en gérant les versions successives, et ainsi éviter de faire circuler par messagerie un document dont la mise enpage changera en fonction de chaque poste utilisateur, et dont la circulation séquentielle et asynchrone ralentira le cycled’édition : Exemple de la « DropBox » ou plus professionnel comme FILR de NOVELL

A Aix, une réponse à cette évolution un intranet en mode web2.0 personnalisable.

Questions / Réponses

� Le cadre Juridique

� Demat’ et E-administration : Mode d’emploit deseux de l’E-administration à Aix

� Etat des lieux de l’administration électronique en France

� COMEDEC


� Conclusion

66

Sommaire

Etat des Lieux la démat’ des actes d’état-civil à Aix aujourd’hui

Qu’est-il possible de dématérialiser à AIX ?

� Les documents entrant ou sortant sous toutes leurs formes� Les documents internes� Les documents archivés ou à archiver � Ce qui vit et circule en interne ou entre plusieurs administrations ou entreprises.

� les chantiers concernent les documents suivants :– Délibérations – Arrêtés– Courriers– Actes d’Etat-civil– Titres, mandats, factures– États et bulletins de paie– Documents budgétaires et comptables– Permis de construire,....

67

� Réduire les opérations manuelles :

– Tendre vers une élimination des tâches sans valeur ajoutée et redondante.– Améliorer la productivité.– Accélérer l’accès à l’information.

� Optimiser les processus de gestion :

– Réduire l’activité liée à l’archivage et à la manipulation de papier.– Gagner des coûts de stockage et des mètres carrés.– Gagner des coûts téléphoniques, de papier, de maintenance.– Aller plus vite dans le déroulement des processus, réduire les délais.

68

Gains Potentiels

De consommablesMoins d’édition

Mission initiale Couvrir les fonctions “vitales” de la collectivité

(compter, payer, gérer en respectant la Loi)

Avec un minimum de moyens,

En communiquant, très progressivement, vers les élus, les agents et le public

En plus de la mission actuelle, le Système d’information doit rapprocher l’Administration de ses usagers (E-ADMINISTRATION) et de ses élus(EXTRANET – en place depuis fin 2006):

A l’aide de téléprocédure ou service en ligne accessible 24H/24, 7jours/7En rendant son action lisible au quotidien par catégories de publics et de besoins,En garantissant la traçabilité de toute demande effectuée par le public, quel qu’en soit le canal de l’information. En améliorant la rapidité et la fiabilité de toutes réponses ou informations données au public, quel qu’en soit le canal

Mission future

Mission actuelleEn plus des fonctions “vitales” de gestion :

Faciliter l’exercice des métiers et générer des gains de productivité interne,

En s’adaptant à l’évolution culturelle et organisationnelle de la collectivité, et de son environnement

2001

2009

2017

% population ayantaccés internet : 23 %à AIX : 26%Nb Machines Mairie : 650+500 écoles

% population ayantaccés internet : 58 %à AIX : 61%Nb Machines Mairie : 1400+800 écoles

% population ayant accés internet : 83 %à AIX : 85%Nb Machines Mairie : 2200+1500 écoles

Etat des Lieux de l’E -administration à Aix

69

ETAPE 1 : De 2001 à 2010 - Les téléprocédures de base mise en place en interne puis sur internet

Projets réalisés en équipe avec le service Internet depuis 2001

1. Publicité des marchés publics ET portail pour réponses électroniques2. Portail Marchés publics et Site de Démat3. Bourse aux logements étudiants (CILE)4. Demande d’actes d’Etat-Civil5. Système Information géographique (SIG)–localisation stades, monuments, parking, équipements municipaux…6. Réservations en ligne, consultation ouvrages, espace client (Cité du livre)

Projets internes de dématérialisation existants depuis 20012005 : Registres de actes d’Etat-civilGestion des délibérations : dématérialisation interne à généraliser/accélérer en 2008, contrôle de légalité (PROJET ACTES) en cours de contractualisation avec la sous-préfecture, pour expérimentation en 2009 – AIX choisit par la Préfecturecomme villes pilotes dans les Bouches du Rhône)Dématérialisation des bulletins de paye VERSION 2 avec le trésor public dans lecadre du projet HELIOS.Démat’ des commandes internes (commandes économat)Démat’ des convocations aux CAO (personnels adm. Et quelques élus)Démat’ des CAP, de la préparation du plan de formationDémat’ de compte rendu de CA, CM (depuis juin 2008)Démat’ inscription aux élections (secrétaires, présidents de bureau)Démat’ documents comptables, DCCP, RH, Informatiques (sur site intranet –partie qui fait quoi ?) Dématérialisation des notes de services (et des convocations aux réunions)enrichira l’intranet et limitera la consommation de papier

70

- Offres d’emplois- Demande de déménagement- Menus des cantines- Information usagers quand grève des écoles- Heures d’ouverture des piscines- Annuaire dont les fiches sont géo-localisées grâce au SIG- SIG-internet grâce auxquels les internautes peuvent localiser les projets de la ville, les monuments, les stades, les installations municipales, les parkings, les travaux, etc…-- Agenda avec l’ajout sur chaque fiche d’une option de géo-localisation.- POS à deux niveaux (un pour les usagers, un plus complexe pour les professionnels), qui permet aux usagers de connaître les caractéristiques de leur parcelle et aux professionnels de récupérer des documents de travail – et un service permettant aux fournisseurs d'itinéraires (Mappy, google map, Michelin, ....) de récupérer les nouvelles voies créées.- Fiches projets de la Ville avec géo-localisation et d’une fiche détaillée du projet.- Portail relations internationales .- Portail Marchés publics- Portail http://www.citedulivre-aix.com/citedulivre - Portail école d’art- Portail Momaix- Portail concertation sur le PLU- Portail Voirie- etc…

71

Téléservices de 2001 à 2011

ETAPE 2 : 2011 à 2020 – Le portail citoyen devenu en juillet 2015 L’espace citoyen

� ETAT-CIVIL prise de rendez vous pour dossier de mariage (pour la constitution des dossiers)

Déclaration de décés en ligne pour les professionnels

� CNI-PASSEPORT prise de rendez vous (pour la constitution des dossiers)

� CIMETIERES •Demandes de concessions, de renouvellement de concessions... ;•Recherche et localisation de concessions et des défunts, accès aux informations sur les cimetières (horaires, numéros de téléphone, règlement du cimetière, FAQ...) ;•Visualisation des plans

� DEMARCHES ADMINISTRATIVES •Demandes de passeport/CNI ;•Demandes de débits de boisson temporaire ;•Demandes d'autorisation de sortie du territoire.• Pré-inscription sur les listes de jeunes recensés

� ELECTIONS Démarches de changement d'adresse Pré-inscriptions sur les listes électorales (2016)Recherche de son bureau de vote en fonction de l’adresse

� EDUCATIONPaiement en ligne Etudes et Garderie du matin

Donner la possibilité aux usagers de modifier les jours de présences à la cantine scolaire, de consulter le menu des cantines)

Paiement des cantines (2016)

� MAIRIE EXPRESS Demandes de doléances (à l’aide du logiciel Citoyen – ste logitud)

Suivi des dossiers en cours de traitement

72

ETAPE 2 : 2011 à 2020 – L’Espace Citoyen� Conservatoire de musique

� Demandes d’inscription Conservatoire (à l’aide du Logiciel DUO)

� Possible dans le futur pour gérer les Demandes d’inscription Ecole d’art : Logiciel duo

� Mise en place de la carte senior (Dans les Mairies a nnexes dans un premier temps, sur internet fin 2011 début 2012) (dans la m ême logique que la carte AIX BOX – AIX BOX SENIOR). +

� AIX EQUITATION (inscription selon la même logique q ue la AIXBOX–septembre)

� Marchés Publics Refonte Ouverture d’une nouvelle ver sion du portail

� E-recrutement (demande d’emploi en ligne) 2017

� Vocalisation du site (afin de rendre accessible le site internet pour les mal voyants)

73

ETAPE 3 : 2016 – Portails Entreprises / Associations / Ecoliers

74

� Ouverture téléprocédure E-administration “portail Entreprises” – Consultation paiement facture, delai d e paiement, Appel d’offres en ligne

� Ouverture téléprocédure E-administration “portail Association” –Saisie de demande de subvention en ligne

� Mise en place d'Espace Numérique de Travail dans le s écoles.

� Mise en place d’un portail usagers, entreprises, associations avec la possibilité de créer pour chaque Aixois, chaque entreprise, chaque association, un compte d’accès personnalisé grâce auquel il sera possible de suivre ses démarches administratives en ligne 7jours/7 et 24h/24.

Les associations pourront également, si elles personnalisent leur accès, saisir en ligne leurs demandes de subventions.

Les entreprises pourront grâce à leur accès personnalisé, recevoir régulièrement et à chaque nouvelle publication de marchés de leur secteur d’activité.

75

Bouquet de services « culture »

Bouquet de services« Education »

Bouquet de services « vie associative »

Paiement Eaux, Cantines scolaires

76

La mise en place d’espace thématique va poser la pr oblématique d’avoir plusieurs comptes d’accès (2, 3, 4, 5, et +) sur le site Mairie

Je m’adresse à la Mairie, j’ai 5 comptes et mots de passe différents ??? Quel est le bon ?

Bouquet de services« population »

Portail USAGERS : principes d’une demande en ligne

Application back office

Site Web Mairie

77

Applications métiers

Pour les Usagers

Demandes d’acte Etat-civil : Logiciel SIECLE (siècle en ligne)

Demandes cimetièresLogiciel ETERNITE (Eternité en ligne)

�Demandes de Cni / Passeport � Logiciel DECENNIE

� (Formalités administratives)

�Demandes de recensement� Logiciel AVENIR

�Suivi en ligne des dossiers de demandes administratives

�Suivi en ligne des doléances MRU

�Demandes débits de boissons

Interface de contrôle et échange des données

78

La GRC à AIX en 2015 :

� Enrichissements du « compte citoyen » et mise en œuvre de plus de 20 nouveaux E-services sur le site web (dans les domaines Education, Petite enfance, Etudiants, Voirie, Elections, Conservatoire, Mejanes, mise en relation avec les Elus)

La GRC à AIX en 2015 : Le portail citoyen se transforme en Espace citoyen

82

Pilotage des activités des services GRC :

• Rapports opérationnels de suivi des demandes à l’aide d’un tableau de bord des demandes

• Analyses sur plusieurs axes : typologie des demandes, profils d’usagers, évolutions etc.

• Définition d’indicateurs et de tableaux de bord (tableau de bord des demandes guichet, téléphoniques, internet, …)Tableau de bord des demandes internet (par AN –MOIS –SEMAINE - JOUR - Evolution 2013 à 2016)

Le suivi en temps réel de toutes les demandes – Port ail citoyen GRC

V1 JANVIER 2012V2 MARS 2014V3 MAI 2016

83

Mise en place du portail internet

.

��

Mise en service pour le public

Architecture fonctionnelle Architecture applicative

��

Mise en place du Système

Et formation .

��

Appel d’offre Choix du prestataire

84

Les Etapes de la démat’ des actes d’Etat-cil

��

Analyse des actes à Numériser

Démarrage du projet

84

ETUDES

MISE EN PLACE

DEPLOIEMENT

• Étude de Faisabilité• Architecture – Organisation – Procédures• Évaluation – ROI – Plan Projet• Rédaction du Cahier des Charges• Rédaction du dossier d'Appel d'Offre

• Analyse des offres (11 reçues dont 4 pas conformes)• Passage en CAO• Réalisation de la prestation de numérisation par la ste• Contrôle du travail réalisé par le prestataire• Intégration des actes numérisé dans notre logiciel etcv R

• Mise en production• Installation sur les postes utilisateurs• Formation des utilisateurs• Mise en place de la maintenance

COMMUNICATION / CONDUITE DE CHANGEMENT

La conduite du projet

MOAMaîtrise d'Ouvrage

MOEMaîtrise d'Œuvre

� Études Préalables (Cadrage du Projet)� Expression des Besoins (première)

– Leurs Volumétries – leurs Sources– Exigences Légales ou Règlementaires > Niveaux d'Exigences– Les Processus– Les Niveaux de Services attendus pour la collectivité pour les usagers

� Niveaux d'Exigences et Niveaux de Services� Architecture Cible – Scénarios de Mise en Œuvre � Évaluation Financière préalable – Simulation� Décision – Lancement Projet

� Expression des Besoins (finale)� Cahier des Charges – Consultation� Analyse des Réponses Comparatif� Choix et Lancement de la Mise en Œuvre

Mise en Œuvre d'un projet de demat’

1999

2004

2005

Préparer

Numériser

Enregistrer

RechercherIndexer

Contrôler Stocker Historique Administrer

Visualiser

Restituer

Acquisition Utilisation

Administration

Actes ànumérisation

Mécanique de Numérisation des actes d’ETAT-CIVIL

Les Etapes à mettre en oeuvre

Authentifier

Convertir

Indexer

Enregistrer

� Initier dés 1999, mais son lancement sous forme d’Appel d’offre ne s’est concrétisé quand 2004. (Il a fallu expliquer le projet pendant prés de 5 ans pour obtenir son financement par les élus)

� Une délibération a été voté par le conseil municipal. Cette délibération a défini le cadre et le périmètre des actes à numériser.

� Un CCTP a été réalisé par la service de l’Etat-civil, la DSI et la direction des marchés publics. Il a permis de bien cadre les besoins.

� Ce CCTP a fait émerger deux idées majeurs, pour réussir un tel projet :– Bien dimensionner le nombre d’acte à numériser et ne pas se limiter à numériser qu’une infime partie des actes

– L’utilisation des actes numérisés doit faciliter la tâche des agents de l’Etat-civil et rendre le service rendu aux usagers plus efficient (de meilleure qualité et dans des délais plus cours). (PARADIGME DE L’E-ADMINISTRATION)

88

Le projet numérisation à AIX

� La période retenue, après études des demandes des usagers, a été fixée sur une période importante et découpée en lot afin de pouvoir réaliser un suivi du travail réalisé, mais en limitant le travail sur 6 mois. (Afin d’éviter l’effet tunnel du projet)

� On a décidé de reprendre les actes de 1905 à 1999, car ensuite les systèmes informatiques permettent de régénérer les actes tel que l’original à partir du logiciel SIECLE de la société Logitud solutions.

� Les 6 lots :– Lot1 : Les naissances de 1980 à 1999 soit environ 95 645 actes – Lot2 : Les naissances de 1950 à 1979 soit environ 60 240 actes– Lot3 : Les naissances de 1905 à 1949 soit environ 27 344 actes– Lot4 : Les mariages de 1905 à 1999 soit environ 43 349 actes– Lot5 : Les décès de 1905 à 1999 soit environ 104 533 actes– Lot6 : Les transcriptions de décès de 1905 à 1999 soit environ 6 430 actes.

– Soit au total 337 841 actes, repartis en 6 phases.

89

Les actes à numériser

Nb registres

Naissances 272

Reconnaissances 27

Mariages 113

Décès 150

Transcriptions 61

623

90

Les grandes lignes du CCTP : L’intro….

� 1. Les images numérisées devront être scannée au format : TIFF G4, et le

� 2. Les fichiers seront organisées en répertoires, sous répertoires, par an et nature d’acte.� 3. Les images des actes devront être compatibles avec le logiciel SIECLE et visualisables à

partir du module SIECLE +, qui permet d’editer à par du logiciel des images scannées.

91

Les grandes lignes du CCTP : Les aspects techniques

92

Les grandes lignes du CCTP : Les aspects organisationnels

93

Les grandes lignes du CCTP : Les aspects organisationnels (suite)

Exemple :

94


95


� Les critères de choix retenues :

� En 2004, il n’était pas obligé de pondérer les critères, aujourd’hui si nous avions à refaire cet appel d’offre nous utiliserions les mêmes critères, en les pondérant de la manière suivante :

• Valeur technique : 50%• Prix : 40 %• Delais d’execution : 10 % (en sachant que ce critère peut être intégrer comme contrainte aussi dans le cctp)

96

Règlement de la consultation

� 11 sociétés ont répondu / 7 offres conformes� Les prix s’échelonnaient pour la même prestation de 77 068 € à 343 539 € TTC� Notre estimation était dans une fourchette comprise entre 200 000 à 239 200 € TTC

� La société retenue a fait une offre à 145 331 €, soit 0.36 € par acte� 0.10 € pour la numérisation� 0.26 € pour l’indexation

97

Résultat de notre consultation

98

Les étapes de la numérisation des actes

� Elle a été réalisé dans les locaux de l’état-civil à l’aide d’un scanneur A0, par le prestataire de service retenu.

� La société a numérisé les pages des registres, page par page et par lot, comme vu précédemment.

� En parallèle, le prestataire a récupérer sous forme de tableaux excel les tables auprés de l’insee pour pouvoir ensuite indexer les actes.

99

1. Numérisation

100

2

101

102

3

103

4

104

5. ARCHIVAGE

5

5

La démat’ des actes d’Etat-civil a permis:

� une plus grande accessibilité des documents accompagnée d’une diminution des mouvements

� une moins grande redondance des données occasionnée par des copies� une diminution des délais de recherche et de restitution� une meilleure gestion de la confidentialité des documents� une réduction des coûts de maintenance et de stockage

Avantages de la démat’

106

Consultation et édition des actes numérisation dans le logiciel SIECLE

……………………………………………………………………………………………………………………………………

107

Consultation et édition des actes numérisation dans le logiciel SIECLE

108

Pour l’internaute (la demande d’acte sur internet)

1. L’usager fait sa demande via internet

2. La demande est récupérée dans le système d’information de la ville

3. Elle est analysée et intégrée dans un lot de demande du jour pour être editée

4. Après édition, elle est signée par un officier d’état civil

5. Puis l’acte est envoyé par la courrier à l’usager à son adresse postale

Grâce à la numérisation et l’intégration des actes dans la logiciel Etat-civil, les réponses aux usagers varies de 2 jours à 5 jours; contre 5 à 10 jours auparavant par rapport à un courrier.Le plus de la solution mise en place, c’est d’avoir dématérialisé de bout en bout tout le processus.

� une plus grande accessibilité aux actes, accompagnée d’une diminution des mouvements, des copies, …

� une moins grande redondance des données occasionnée par les copies et les changements de supports

� Un accès partagé aux informations� une diminution des délais de recherche et de restitution des actes� une meilleure gestion de la confidentialité des actes délivrés� Et surtout une plus grand souplesse de travail pour les agents de l’Etat-civil

qui n’ont plus à manipuler et photocopier les pages des registres.

Conclusion …

Questions / Réponses