Enquête de besoins Enquête de besoins du Centre de du Centre de

documentation du documentation du CSSS de LavalCSSS de LavalPar Mélanie Robitaille, Par Mélanie Robitaille, stagiaire à la maîtrise en stagiaire à la maîtrise en

Sciences de l’information de Sciences de l’information de l’Université de Montréall’Université de Montréal

RemerciementsRemerciements France Pontbriand, bibliothécaire et France Pontbriand, bibliothécaire et

superviseure du projetsuperviseure du projet Danielle B. Rose, bibliothécaire et Danielle B. Rose, bibliothécaire et

superviseuresuperviseure Lise Labelle, bibliotechnicienneLise Labelle, bibliotechnicienne Participants au sondage et aux entrevuesParticipants au sondage et aux entrevues Mmes Sophie Ouellet, Paula Beaudoin, Mmes Sophie Ouellet, Paula Beaudoin,

Lynda BouchardLynda Bouchard M. Yvon MonetteM. Yvon Monette Mmes Hélène Lauzon et Emmanuelle Mmes Hélène Lauzon et Emmanuelle

Aucouturier, M. Robin DumaisAucouturier, M. Robin Dumais

Plan de la présentationPlan de la présentation

Mise en contexteMise en contexte Objectifs de l’enquête de besoinsObjectifs de l’enquête de besoins MéthodologieMéthodologie

Questionnaire électroniqueQuestionnaire électronique EntrevuesEntrevues

Analyse des résultatsAnalyse des résultats RecommandationsRecommandations

Mise en contexteMise en contexte

Dernière enquête de besoins: 1991Dernière enquête de besoins: 1991 CSSS de LavalCSSS de Laval Agrément 2008Agrément 2008 Direction de l’enseignement et de la Direction de l’enseignement et de la

rechercherecherche Développement des outils Développement des outils

électroniques depuis la dernière électroniques depuis la dernière enquêteenquête

Objectifs de l’enquête de Objectifs de l’enquête de besoinsbesoins

Évaluer la qualité des services offerts et les Évaluer la qualité des services offerts et les méthodes de diffusion de l’information.méthodes de diffusion de l’information.

Vérifier la fréquence d’utilisation des Vérifier la fréquence d’utilisation des services.services.

Identifier les besoins informationnels des Identifier les besoins informationnels des clientsclients

Identifier les sources d’information utilisées Identifier les sources d’information utilisées par les usagers dans leur travail.par les usagers dans leur travail.

Identifier quels types de personnes leur sont Identifier quels types de personnes leur sont utiles dans leurs besoins informationnels.utiles dans leurs besoins informationnels.

Obtenir des suggestions ou des Obtenir des suggestions ou des commentaires de la part des usagers sur le commentaires de la part des usagers sur le Centre de documentation et ses services.Centre de documentation et ses services.

MéthodologieMéthodologie

Deux méthodes:Deux méthodes:

Questionnaire électroniqueQuestionnaire électronique Entrevues individuelles et focus groupsEntrevues individuelles et focus groups

Questionnaire Questionnaire électronique (1)électronique (1)

Outil: SurveyMonkey.comOutil: SurveyMonkey.com Composition: Composition:

IntroductionIntroduction Services (5 questions)Services (5 questions) Sources d’information (5 questions)Sources d’information (5 questions) Comportement informationnel (1 Comportement informationnel (1

question)question) Publicité/Marketing (2 questions)Publicité/Marketing (2 questions) En conclusion (1 question ouverte)En conclusion (1 question ouverte) Profil des usagers (6 questions) Profil des usagers (6 questions)

Questionnaire Questionnaire électronique (2)électronique (2)

Pré-testéPré-testé Lancé le 25 avril, date limite était le 2 mai Lancé le 25 avril, date limite était le 2 mai

2008.2008. Environ 1600 personnes ont reçu le Environ 1600 personnes ont reçu le

courrielcourriel Taux de réponse: 69 répondantsTaux de réponse: 69 répondants

13 différentes directions représentées13 différentes directions représentées 25% professionnel clinique, 24% infirmières, 25% professionnel clinique, 24% infirmières,

20% médecins et pharmaciens20% médecins et pharmaciens 56% CSL, 31% CLSC56% CSL, 31% CLSC

Entrevues (1)Entrevues (1) Protocole élaboré sur la base de l’Audit Protocole élaboré sur la base de l’Audit

informationnel de l’Hôpital informationnel de l’Hôpital Maisonneuve-Rosemont Maisonneuve-Rosemont (Aucouturier, (Aucouturier, Emmanuelle, Dumais, R., Lauzon, H. 2007. Emmanuelle, Dumais, R., Lauzon, H. 2007. Un audit sur les Un audit sur les besoins des utilisateurs dans le cadre de la planification besoins des utilisateurs dans le cadre de la planification stratégique de la bibliothèque médicale de l’Hôpital stratégique de la bibliothèque médicale de l’Hôpital Maisonneuve-Rosemont.)Maisonneuve-Rosemont.)

Composition:Composition: Besoins informationnels (9 questions)Besoins informationnels (9 questions) L’évaluation des services du Centre de L’évaluation des services du Centre de

documentation du CSSS de Laval (7 documentation du CSSS de Laval (7 questions)questions)

Profil des répondantsProfil des répondants

Entrevues (2)Entrevues (2) Protocole pré-testéProtocole pré-testé Critères de sélection des participantsCritères de sélection des participants

Sensibles à l’informationSensibles à l’information Utilisateurs des services du Centre de Utilisateurs des services du Centre de

documentationdocumentation Nombre de participants: 12Nombre de participants: 12

UMF: 4UMF: 4 Pharmacie: 3Pharmacie: 3 Direction soins infirmiers: 2Direction soins infirmiers: 2 Direction générale: 2Direction générale: 2 Urgence: 1Urgence: 1

Analyse des résultatsAnalyse des résultats Satisfaction des utilisateursSatisfaction des utilisateurs Publicité et marketingPublicité et marketing ÉquipementsÉquipements Sources d’informations utilisées par Sources d’informations utilisées par

les usagers dans leur travailles usagers dans leur travail Difficultés rencontrées lors de la Difficultés rencontrées lors de la

recherche d’informationrecherche d’information AccessibilitéAccessibilité

Satisfaction des Satisfaction des utilisateursutilisateurs

Degré de satisfaction élevéDegré de satisfaction élevé Services les plus appréciés:Services les plus appréciés:

Prêt de documentsPrêt de documents Prêt entre bibliothèques (PEB)Prêt entre bibliothèques (PEB) Référence et aide à la rechercheRéférence et aide à la recherche Formation documentaireFormation documentaire

Facteur humain: important, au Facteur humain: important, au Centre de documentation et ailleursCentre de documentation et ailleurs

Publicité et marketingPublicité et marketing

Méconnaissances des servicesMéconnaissances des services 58% (questionnaire électronique) ne 58% (questionnaire électronique) ne

connaissaient pas les services listésconnaissaient pas les services listés 25% des suggestions de services 25% des suggestions de services

existent déjàexistent déjà Publicité!Publicité!

PrésentationsPrésentations Portail CSSS de LavalPortail CSSS de Laval L’InterfaceL’Interface CourrielsCourriels

ÉquipementsÉquipements

Répondants majoritairement neutresRépondants majoritairement neutres 44% travaillent hors CSL44% travaillent hors CSL Demande pour petites salles de Demande pour petites salles de

travail (2-4 personnes)travail (2-4 personnes)

Sources d’informations Sources d’informations utilisées (1)utilisées (1)

Entrevues:Entrevues: Principales tâches: projets ou dossiers Principales tâches: projets ou dossiers

spécifiquesspécifiques 24 types d’information utilisés24 types d’information utilisés Principale source d’information: Principale source d’information:

banques de donnéesbanques de données Principal facteur de choix d’une Principal facteur de choix d’une

ressource: accessibilitéressource: accessibilité

Sources d’informations Sources d’informations utilisées (2)utilisées (2)

Questionnaire électroniqueQuestionnaire électronique Principale source d’information sur une Principale source d’information sur une

base quotidienne : collègues (38%) et base quotidienne : collègues (38%) et Internet (29%)Internet (29%)

38% ne connaissent pas les banques de 38% ne connaissent pas les banques de donnéesdonnées

16% consultent le personnel du Centre de 16% consultent le personnel du Centre de documentation sur une base mensuelle. documentation sur une base mensuelle. 32% sur une base annuelle. 29% jamais 32% sur une base annuelle. 29% jamais et et 23% ne le connaissent pas.23% ne le connaissent pas.

Difficultés rencontrées lors Difficultés rencontrées lors de la recherche de la recherche

d’information (1)d’information (1) Facteurs influents:Facteurs influents:

l’informatique en général serait un frein l’informatique en général serait un frein pour certaines personnes;pour certaines personnes;

la difficulté à faire des recherches;la difficulté à faire des recherches; le manque de temps;le manque de temps; la méconnaissance des outils de la méconnaissance des outils de

recherche;recherche; l’accessibilité limitée à certaines l’accessibilité limitée à certaines

ressources d’information.ressources d’information.

Difficultés rencontrées lors Difficultés rencontrées lors de la recherche de la recherche

d’information (2)d’information (2) Services suggérés:Services suggérés:

Formation documentaireFormation documentaire IcôneIcône Modes d’emploisModes d’emplois Partage de l’informationPartage de l’information Documents administratifs au Centre de Documents administratifs au Centre de

documentationdocumentation Formation aux patientsFormation aux patients

Accessibilité (1)Accessibilité (1) Heures d’ouvertureHeures d’ouverture Outils électroniques:Outils électroniques:

à cause d’une licence limitant le nombre de à cause d’une licence limitant le nombre de postes informatiques donnant accès aux postes informatiques donnant accès aux outils;outils;

la complexité et la non-convivialité pour ceux la complexité et la non-convivialité pour ceux qui n’ont pas suivi de formation ou qui en ont qui n’ont pas suivi de formation ou qui en ont suivi mais n’utilisent pas régulièrement ces suivi mais n’utilisent pas régulièrement ces outils;outils;

parce que les outils ne sont pas connus, tout parce que les outils ne sont pas connus, tout simplement ;simplement ;

par manque de temps.par manque de temps.

Accessibilité (2)Accessibilité (2)

Partage de l’informationPartage de l’information Services sur place, ie dans les autres Services sur place, ie dans les autres

installations du CSSS de Lavalinstallations du CSSS de Laval Donc, pour améliorer l’accessibilité…Donc, pour améliorer l’accessibilité…

Présentations (groupes cibles vs conférences Présentations (groupes cibles vs conférences midi)midi)

Modifier heures d’ouverture et publiciser accès Modifier heures d’ouverture et publiciser accès à distanceà distance

Outils électroniques: formations, modes Outils électroniques: formations, modes d’emploi, plus de licencesd’emploi, plus de licences

Registre des connaissancesRegistre des connaissances

Rôle et services d’un Centre Rôle et services d’un Centre de documentationde documentation

Implication professionnelle au sein Implication professionnelle au sein des équipesdes équipes

Présence dans les autres Présence dans les autres établissementsétablissements

Aide à la rechercheAide à la recherche Mieux faire connaître les servicesMieux faire connaître les services

Tendances et contexte actuel...Tendances et contexte actuel...

Merci!Merci!

Questions?Questions?