Guide pratique Mise en place du SEPA · 2014. 1. 22. · Guide pratique Mise en place du SEPA . Mise en place du SEPA (Single Euro Payment Area) 3 Règlementation 3 Echéances 3 Références

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Les étapes de préparation

Activer le mode SEPA

Mise en place du SEPA en RH eSdit

e.Sedit RH

Version 2013.1

Guide pratique Mise en place du

SEPA

Mise en place du SEPA (Single Euro Payment Area) 3

Règlementation 3

Echéances 3

Références réglementaires 3

Mise en œuvre dans e.Sedit RH 4

Les étapes de la migration SEPA 4

Activer le protocole SEPA 12

Fichiers HOPAYRA 13

ANNEXES 14

Gestion des fichiers HOPAYRA 14

Les domiciliations bancaires dans le dossier agent 16

Le code BIC des banques 17

GLOSSAIRE & structure du fichier HOPAYRA 18

Table des matières


Mise en place du SEPA (Single Euro Payment Area)


Règlementation

Le projet SEPA

Le projet SEPA (Single Euro Payment Area) émane d'une volonté de la Communauté Européenne de créer un espace harmonisé des paiements permettant aux consommateurs d'effectuer des règlements selon des conditions techniques, juridiques et tarifaires identiques.

Cette réglementation simplifie les paiements des entreprises et des particuliers, tout en réduisant leurs coûts : il n'y aura plus de différence entre transactions nationales et transactions au sein de la zone SEPA.

En pratique :

Dans le cadre de cette homogénéisation, le RIB français, comme les identifiants nationaux de chaque pays, sont remplacés par une codification internationale des numéros de comptes (IBAN, International Bank Account Number) et une codification internationale des établissements bancaires (BIC, Bank Identifier Code).

Mise en œuvre

L'application RMH d'émission de virements doit évoluer pour être conforme à la nouvelle norme européenne.

Le fichier d'interface de l'application PAYMEN doit également être mis à niveau de la nouvelle réglementation européenne. Cela implique :

La conversion des données du RIB en codes BIC et IBAN.

L'évolution du protocole Hopayra de RMH pour intégrer les codes BIC et IBAN.

Echéances

Au 1er Septembre 2013

L'application RMH sera en mesure de prendre en charge le nouveau fichier d'interface PAYMEN.

Au 1er Février 2014

L'ancien format de fichier (RIB) ne sera plus accepté par l'application RMH.

La mise à niveau doit en effet être effective au 01/02/2014, date imposée par la réglementation européenne n°260/2012 du 14 mars 2012 pour la fin de la migration informatique.

Références réglementaires

Ministère du Budget - DGFiP - Instruction n°11-019-E-K-M du 23 novembre 2011 relative à l'amélioration de l'indentification des virements SEPA dans le secteur public local

Note de service du 24 octobre 2012 de la Direction générale des finances publiques L’EVOLUTION DE L’APPLICATION REGLEMENT MAGNETIQUE HOPAYRA (R.M.H.) NOR : BUDE1302113N Section Gestion comptable publique n°13-0003



Mise en œuvre dans e.Sedit RH

Les étapes de la migration SEPA

Les étapes

1. Le référentiel FGDSF est intégré dans l’application

Ce fichier recense l’ensemble des banques françaises atteignables SEPA (correspondance code banque-code guichet / BIC). Il est établi par la DGFIP à destination des collectivités territoriales à partir du Fichier des guichets domiciliataires (FGD).

2. Utilisez l'option de migration SEPA : bureau métier Dossier agent, bloc Editions et traitements, option Migration SEPA pour effectuer les vérifications ou modifications nécessaires au changement de protocole.

3 N'oubliez pas, à la fin du processus de mise à jour des IBAN et des codes BIC de renseigner la date à partir de laquelle vous souhaitez fonctionner avec le protocole SEPA (bureau métier Paie, bloc Paramétrage, option Paramétrage de l'organisme, Divers, option Passage au SEPA).

C'est seulement à partir de cette date que tous les états ainsi que le fichier HOPAYRA sur lesquels figurent les RIB seront modifiés pour faire apparaître le code IBAN à la place.



Migration SEPA

Accès : bureau métier Dossier agent, bloc Editions et traitements, option Migration SEPA

Une page d'accueil vous présente les différentes étapes à suivre pour mener à bien cette migration.

La migration est à faire une seule fois dans l'ordre des étapes.

1. Mettre à jour les banques : importer les codes BIC des banques dans votre logiciel.

2. Contrôler les données en vérifiant cet import.

3. Calculer l'IBAN des domiciliations bancaires.

4. Contrôler les domiciliations bancaires.

L'enregistrement des codes BIC et IBAN dans votre logiciel doit être effectué : - avant le 01/09/2013 si vous souhaitez utiliser le nouveau protocole dès septembre 2013, - impérativement avant le 01/02/2014 (échéance réglementaire).

1. Mettre à jour les banques

Le code BIC de chaque banque enregistrée dans votre logiciel doit être présent sur la fiche de la banque. Les codes BIC peuvent être automatiquement récupérés grâce à l'import du Fichier des Guichets Domiciliataires.



Cliquez sur le bouton Simuler la mise à jour pour tester l'import des données dans votre application. Le résultat de cette simulation s'affiche et vous informe des éventuelles erreurs :

Cliquez sur le bouton Lancer la mise à jour pour mettre à jour vos banques :

les nouvelles banques sont ajoutées ;

les codes BIC viennent compléter chaque banque ;

les adresses sont ajoutées si elles sont renseignées dans le fichier, mais cette information n'est pas obligatoire.

A chaque mise à jour des banques, une sauvegarde de vos données est faite. Il est possible de récupérer cette sauvegarde précédente en cliquant sur le bouton Restaurer les banques.



2. Contrôler les banques

Cette action liste toutes les banques référencées en base de données et vous permet de contrôler leur mise à jour après l'intégration du fichier de la DGFIP :

La colonne Code BIC doit être renseignée ; modifiez ou complétez ces codes BIC.

Utilisez les filtres pour affiner la liste des banques et facilement repérer les banques :

sans code BIC (banque avec BIC non renseigné) ;

les banques étrangères sans le pays renseigné ;

sans code BIC ou sans pays renseigné pour avoir toutes les erreurs.

A l'issue de ce contrôle, aucune banque ne doit rester sans code BIC.

Cette étape sera obligatoire pour la génération du fichier HOPAYRA, mais n’est pas indispensable pour calculer les IBAN.

Une fois la liste complète, cliquez sur le bouton Enregistrer les banques.

3. Calculer IBAN des domiciliations bancaires

L'écran suivant s'affiche :

Choisissez une date de validité pour les domiciliations bancaires qui fixera le calcul de l'IBAN. Par défaut la date est le 1er septembre 2013.

Le calcul va chercher toutes les domiciliations bancaires valides à la date sélectionnée pour calculer l'IBAN de ces domiciliations bancaires.



Cliquez sur le bouton Lancer la migration. Le résultat s'affiche à la fin du traitement :

L’outil vous indique que les domiciliations bancaires valides à partir de la date de migration ont été traitées. Soient toutes les domiciliations bancaires ouvertes à la date de migration : agent présent ou non, payé ou non.

4. Contrôler les domiciliations bancaires

Onglet Mise à jour des domiciliations bancaires

En phase de contrôle, il est possible de saisir les codes IBAN s'ils n'ont pas été calculés.

Une fois la liste des codes IBAN conforme, cliquez sur le bouton Enregistrer les IBAN.

Les agents listés ici sont ceux actifs (situation ouverte à la date du jour)



Ouvrez l'onglet Contrôle des domiciliations bancaires pour finaliser la migration SEPA.

Onglet Contrôle des domiciliations bancaires

Ce contrôle se présente sous forme de liste personnalisée, paramétrable grâce au bouton

Personnalisation de la liste .

Consultez le guide l'ergonomie pour plus de détails sur les listes personnalisées, accessible depuis la page d'accueil de l'aide (touche F1 de votre clavier), rubrique Guides et manuels.

Par défaut, cette liste affiche tous les agents qui ont une domiciliation bancaire. D'autres présentations

dites "standards" sont proposées en cliquant sur le bouton Personnalisation de la liste :

IBAN non renseigné : liste les agents avec un RIB mais sans IBAN.

Utilisez cette présentation pour rechercher les agents sans code IBAN. Il ne doit y avoir aucun agent sans IBAN à la fin du contrôle.

IBAN renseigné : affiche ceux qui ont un code IBAN renseigné.

Corrigez ou complétez les codes IBAN dans l'onglet Mise à jour des domiciliations bancaires si nécessaire puis cliquez sur le bouton Enregistrer les IBAN.



Publisposter

Il est possible d'élaborer un courrier type qui sera envoyé aux agents pour les informer de la mise en

place du protocole SEPA. Pour cela, cliquez sur le bouton Personnalisation de la liste :

Cette option affiche un sous-menu de 3 options :

Liste des signets :

Cliquez sur cette option pour afficher la liste de tous les signets disponibles pour constituer le courrier :

Publipostage de ma personnalisation :

Utilisez cette option si vous souhaitez envoyer un courrier uniquement aux agents affichés sur votre présentation personnalisé (avec vos filtres, vos tris, etc.).

Publipostage complet de ma liste :

Utilisez cette option pour réaliser un publipostage pour toutes les données de la liste.



Définir mon publipostage

Après avoir cliqué sur l'option Publipostage de ma personnalisation ou Publipostage complet de ma liste, l'écran suivant s'affiche :

Vous pouvez utiliser un Modèle de fusion qui servira de base commune pour tous les courriers :

cliquez sur le bouton Attacher .

Exemple :

Choisissez le Format de fusion (Word, Open Office, PDF, etc.) dans la liste déroulante.

Choisissez :

1 fichier unique pour l'ensemble des documents : vous obtenez une seule impression avec tous les courriers imprimés les uns à la suite des autres.

1 fichier par document : vous imprimez document par document autant de fois qu'il y a d'agents.

Une fois les paramètres de publipostage définis, cliquez sur le bouton Valider pour lancer le traitement.



Activer le protocole SEPA

Date d'application du protocole

Afin de fonctionner avec le nouveau protocole RMH SEPA, vous devez configurer votre logiciel pour choisir la date d'application.

Ce protocole est obligatoire à partir du 01/02/2014 (l'ancien ne sera plus accepté à partir de cette date).

Cependant, vous pouvez basculer à tout moment à partir du 01/09/2013 dès lors que les codes BIC utiles et les IBAN seront tous renseignés.

Marche à suivre

Accès : bureau métier Paie, bloc Administration, option Paramétrage, Paramétrage de l'organisme

Dans le bloc Divers, renseignez la date de mise en œuvre du protocole SEPA dans votre logiciel dans la zone Passage à SEPA :

A la date saisie, tous les états sur lesquels sont édités les RIB ainsi que le fichier HOPAYRA seront mis à jour pour faire figurer le code IBAN à la place. Après cette date, les RIB ne seront plus visibles sur les documents.

Cette date doit être supérieure ou égale à la date de migration des domiciliations bancaires (étape 3 de la migration SEPA - voir page 4). Vous devez basculer SEPA après la date de calcul des domiciliations bancaires :

Dans cette option, vous choisissez une date de validité pour les domiciliations bancaires qui fixera le calcul de l'IBAN. Par défaut la date est le 1er septembre 2013. Dans ce cas, votre bascule SEPA dans l’organisme doit être supérieure ou égale au 01/09/2013.

Vous pouvez également préciser ici, le format d’affichage des références bancaires des agents (dans le dossier de l’agent et les assistants). Si vous sélectionnez « BIC – IBAN », seul le couple BIC / IBAN sera affiché et modifiable. Si vous sélectionnez « RIB », alors le code banque, le code guichet, le numéro de compte et la clé RIB seront affichés et modifiables. Si vous sélectionnez « Les deux », alors toutes les informations précédentes seront affichées et modifiables.



Fichiers HOPAYRA

Migration des fichiers modèles HOPAYRA

Accès : bureau métier Paie

A l’ouverture du module Paie, si vous avez dépassé la date à partir de laquelle vous souhaitez fonctionner avec le protocole SEPA (bureau métier Paie, bloc Paramétrage, option Paramétrage de l'organisme, Divers, option Passage au SEPA) et que vous n'avez pas paramétré la gestion des fichiers HOPAYRA, un message vous proposant la migration du paramétrage pour les fichiers s'affiche.

Si vous souhaitez procéder à la migration immédiatement cliquez sur le bouton Oui, commencer la migration. Une fenêtre affichant l'ensemble des paramétrages des fichiers HOPAYRA apparait. Une fois la ligne renseignée et contrôlée, cliquez sur le bouton Migrer.

Tant que tous les anciens fichiers n'auront pas été migrés au nouveau format SEPA le message de migration paramétrage HOPAYRA apparaitra à l'ouverture du module Paie

Remarque : La migration de ces fichiers :

- Renomme l’ancien modèle HOPAYRA

- Crée un nouveau modèle de fichier HOPAYRA avec le code fichier affiché (et non modifiable dans la liste)

- Le nouveau modèle de fichier sera le modèle utilisé dans les procédures de paie (en lieu et place de l’ancien)

La migration de ces fichiers est nécessaire et suffisante pour que la génération des fichiers HOPAYRA contenant les virements de paie des agents soit au format SEPA.

Vous devez donc migrer la totalité des modèles de fichiers que vous utilisez avant la génération des fichiers mensuels de virement.



ANNEXES

Gestion des fichiers HOPAYRA

Accès : bureau métier Paie, bloc Administration, option Paramétrage, bloc Paramètres généraux, option Gérer les fichiers hopayra

Présentation

Cette option a pour but de lister tous les fichiers hopayra qui ont été migrés au nouveau format RMH SEPA pour pouvoir les mettre à jour.

Marche à suivre

Sélectionnez obligatoirement le Plan de paie.

Effectuez les modifications que vous souhaitez apporter aux fichiers.

Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Si vous souhaitez créer un nouveau format de fichier, cliquez sur le bouton Dupliquer. En cas de duplication, vous devrez aller dans les procédures de paie de l'application C/S pour pouvoir utiliser le nouveau format en suivant la procédure indiquée dans le paragraphe ci-dessous.

Modifier le nom du modèle HOPAYRA dans la chaine de paye après duplication de fichier

Cette procédure n’est nécessaire qu’en cas de duplication d’un modèle de fichier HOPAYRA

Afin que le nouveau modèle HOPAYRA que vous venez de créer soit pris en compte lors de la phase du traitement HOPAYRA, il est nécessaire de renseigner le nouveau modèle pour chaque collectivité dans la chaine de paye :



Ouvrez l’écran Paie … / Les paramètres généraux … / Les processus de paie / Données / Procédures / HOPAYRA. Cliquez ensuite sur la procédure HOPAYRA à modifier, puis sur le détail de la procédure afin d’afficher les paramètres du programme. Cliquez sur le paramètre « Modele » afin de modifier dans le champ valeur le code du nouveau modèle à prendre en compte.



Les domiciliations bancaires dans le dossier agent

Accès : bureau métier Dossier agent, ouvrir le dossier d'un agent, option Modifier les données administratives, onglet C. bancaires

L'IBAN est obligatoire dans les coordonnées bancaires de l'agent.

Si vous avez lancé la migration SEPA, tous les codes IBAN sont mis à jour dans les dossiers agents existants.

Dans le cas d'un recrutement d'un agent, lors de la saisie de ses coordonnées bancaires, vous devez saisir le couple code BIC / code IBAN :

Si vous saisissez directement le code IBAN, en cliquant sur le bouton Calculer le RIB, le code guichet, le numéro de compte et la clé RIB seront automatiquement calculés et affichés.

Si vous saisissez en premier le code guichet, le numéro de compte et la clé RIB, en cliquant sur

le bouton Calculer l'IBAN, le code IBAN sera automatiquement calculé et affiché.

L’affichage ci-dessus dépend du paramètre spécifié dans le paramétrage de l’organisme.



Le code BIC des banques

Accès : bureau métier Dossier agent, ouvrir le dossier d'un agent, option Modifier les données

administratives, onglet C. bancaires, bouton Créer banque ou Sélectionner

Le code BIC est obligatoire.

Si vous avez lancé la migration SEPA, tous les codes BIC des banques existantes sont mis à jour.

Si vous recherchez une banque, il est possible d'utiliser le code BIC comme critère de recherche :

Dans le cas de l'ajout d'une nouvelle banque, lors de la saisie de ses coordonnées, vous devez saisir le code BIC :

S'il s'agit d'une banque étrangère, cochez la case correspondante. Dans ce cas, vous devez

sélectionner un Pays par le bouton de sélection qui s'affiche :



Choisissez le pays. Le code ISO représente les 2 premiers caractères de l'IBAN.

Cliquez sur le bouton Enregistrer.

GLOSSAIRE & structure du fichier HOPAYRA

SEPA Single Euro Payment Area Projet de la Communauté Européenne pour créer un espace harmonisé des paiements.

RMH Règlement Magnétique Hopayra Application destinée à l'émission de virements pour la paie des agents territoriaux et hospitaliers.

PAPYMEN Fichier d'interface de l'application RMH

HOPAYRA Protocole d'échange de RMH

RIB Relevé d'Identité Bancaire

BIC Bank Identifier Code

IBAN International Bank Account Number



Zone Pos début Pos fin Lg Oblig. Commentaires Divers

N° de département 1 3 3 O N° codique du poste A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé

Code Collectivité 4 7 4 O Code Collectivité actuel de RMH A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé

N° Train de Virement 8 10 3 F En cas d’absence, valorisation par « 000 » A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé

Code Nature de la dépense

11 13 3 O Référentiel national : Mettre « PAY »

A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé

Matricule 14 28 15 O Matricule de l’agent A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé

Code Monnaie 29 29 1 O Mettre « E » A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé

Montant 30 45 16 O Numérique en centimes non signé précédé par des ZEROS


Exercice du mandat 46 49 4 F Ne rien mettre (juste 4 espaces) A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé avec des espaces

Bordereau 50 56 7 F Ne rien mettre (juste 7 espaces) A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé avec des espaces

N° du mandat 57 64 8 F Ne rien mettre (juste 8 espaces) A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé avec des espaces

Domiciliation 65 88 24 O Référence bancaire A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé

BIC 89 99 11 O Nouvelle zone BIC A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé

IBAN 100 133 34 O Nouvelle zone IBAN A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé

Nom et Prénom du titulaire du compte

134 203 70 O Nom et Prénom de l’agent séparé par un blanc


Adresse Titulaire 204 343 140 F Ne rien mettre (juste 140 espaces) A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé avec des espaces

Pays Titulaire 344 345 2 O si l’adresse

est renseignée Ne rien mettre (juste 2 espaces)

A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé avec des espaces

Identification 346 380 35 F Ne rien mettre (juste 35 espaces) A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé avec des espaces

Nom et Prénom du bénéficiaire final

381 450 70 F Ne rien mettre (juste 70 espaces) A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé avec des espaces

Adresse Bénéficiaire final




Zone Pos début Pos fin Lg Oblig. Commentaires Divers

Pays Bénéficiaire final 591 592 2 O si l’adresse

est renseignée Ne rien mettre (juste 2 espaces)

A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé avec des espaces

Identification 593 627 35 F Ne rien mettre (juste 35 espaces) A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé avec des espaces

Libellé de l’opération 628 767 140 F Ne rien mettre (juste 140 espaces) A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé avec des espaces

Libellé complémentaire


Filler 794 993 200 O Ne rien mettre (juste 200 espaces) A indiquer dans le modèle HOPAYRA utilisé avec des espaces

Documents

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