LA GESTION DE TRESORERIE HUTCHINSON France Un système intégré autour de SAP (4.7)

LA GESTION DE TRESORERIE HUTCHINSON FranceLA GESTION DE TRESORERIE HUTCHINSON France

Un système intégré autour de SAP (4.7)Un système intégré autour de SAP (4.7)

• FONCTIONS DE LA TRESORERIE DANS SAP

• PERIMETRE ET LES FLUX (Hutchinson)

• LES DONNEES DE BASES DES BANQUES

• PROCESSUS DE LA COMPTABILITE BANCAIRE - Intégration des relevés bancaires

- Rapprochements

- Equilibrages banques

• LES FLUX DE TRESORERIE (SJT)

ORDRE DU JOUR

• LE BUDGET DE TRESORERIE





- Rapprochements



ORDRE DU JOUR


Les principales fonctions de la Trésorerie gérées sous SAP:

1 - Intégration et comptabilisation des relevés bancairesParamétrage des schémas comptables afin d’optimiser l’intégration.

2 – Gestion et comptabilisation des écritures du cash

pooling

3 - Gestion des comptes intermédiaires de banques afin d’assurer la réconciliation bancaire

4 - Position de trésorerie en euros et devises (USD, CHF):

- le suivi des prévisions (flux incertains)- Détermination de la position par banque

5 – Création des fichiers de règlements

SCHEMA ORGANISATIONNEL …

FI -TRFI -TR

• Gestion des relevés de comptes bancaires.• Suivi des opérations en date de valeur• Situation journalière des soldes, en valeur

(consolidée) prévisions.• Nivellement automatique des soldes

bancaires.(cash pooling)• Rapprochements bancaires.• Remise effets à l’encaissement.• Calcul échelles d’intérêts • Génération des fichiers pour envoie en

banques (vrts, chqs…)• Budget de trésorerie ( Réalisations /

Prévisions)• Netting filiales françaises et étrangères• (compensation règlement factures

clients/fournisseurs filiales françaises

Frais déplacementFrais déplacement•Règlements notes de frais

Outil d’impressionOutil d’impression des chèques manuels des chèques manuels•Chèques émis par les sites et le siège.

Communication bancaireCommunication bancaire•Transferts Etebac 5 (CFONB et EDIFACT)•Transferts Etebac 3 : Envoi chèques sécurisés, •récupération fichiers extraits de comptes, remise à l’encaissement, validation paiements.

THEMIS TBT/400





- Rapprochements



ORDRE DU JOUR


PERIMETRE

• 16 sociétés en france.

16 comptes en EUR

126 comptes (dont 1 en CHF et 1 en USD)

6 comptes en USD

• 1500 écritures bancaires quotidiennement

• 3 banques (en cash pooling).

LES FLUX

Les décaissements

(dont VAT et VCOM)

Les encaissements





- Rapprochements



ORDRE DU JOUR


Gestion des données de bases des banques

• Structure des comptes de banques dans SAP (Codes banques)

la règle utilisée pour la nomenclature des Codes banques :

- codes banques sociétés (BB)

(banque + agence) Banque (BB) Code SAP

BANQUE 10 BNP10

BANQUE 50 JPM50

BANQUE 60 ABN60

Gestion des données de bases des banques (suite)

• Structure des comptes de banques dans SAP (ID banques)

la règle utilisée pour la nomenclature des ID Banques :

- un ID banque (CC)

(N° compte + Devise + compte général)

On peut rattacher plusieurs ID banque à

Un même code banque sociétéComptes (CC) Codification Code SAP

Principal 1x (10 19) CPR10

Rattachement (ZBA) RAT18

Chèques sécurisés CA CCH20

Devises (Différente de la devise société)

9x (90 à 99) dont :

90 : EUR96 : GBP97 : USD98 : CHF

EUR90GBP96USD97CHF98


• Structure des comptes de banques (8 positions) - comptes banques :

. Un seul compte de banque par numéro de compte bancaire.

. Ces comptes sont le reflet des soldes en banque.

. Ils sont mouvementés uniquement par l’intégration du relevé bancaire.

exemple BNP10 CPR10 =

512 0 10 10

- comptes de règlements (encaissements/décaissements) :

. Ces comptes servent à comptabiliser les règlements (encaiss/décaiss).

. Plusieurs comptes de règlements seront rattachés à un seul compte de banque.

. Ils sont la contrepartie des écritures du relevé bancaire et ils permettent

d’effectuer le rapprochement bancaire

CompteBanqueModePaie

Racine

CCBB0512CompteBanqueMode

PaieRacine

CCBB0512


Racine

CCBBMP511 / 510


Racine

CCBBMP511 / 510


• Structure des comptes de banques (suite)Nomenclature comptes de règlements:

Exemple dans SAP : (environ 1 400 comptes de banques dans SAP)

1510 Virements de trésorerie1510 Virements de trésorerie

0510Opérations ZBA0510Opérations ZBA

9511Frais, Commissions0511Divers

8511Prélèvements4 511MP Spécifique Pays 1

7511Effets Fournisseurs (pagaré) 3511Effets clients (lettra)

6511Virements émis 2511Virements clients

5511Réservé (Chèques)1511Réservé (Chèques)

Codes(MP)

Base cpte

DécaissementsCodes(MP)

BaseCpte

Encaissements

1510 Virements de trésorerie1510 Virements de trésorerie

0510Opérations ZBA0510Opérations ZBA

9511Frais, Commissions0511Divers

8511Prélèvements4 511MP Spécifique Pays 1

7511Effets Fournisseurs (pagaré) 3511Effets clients (lettra)

6511Virements émis 2511Virements clients

5511Réservé (Chèques)1511Réservé (Chèques)

Codes(MP)

Base cpte

DécaissementsCodes(MP)

BaseCpte

Encaissements





- Rapprochements



ORDRE DU JOUR


PROCESSUS DE LA COMPTABILITE BANCAIRE

• Intégration des relevés bancaires : - Automatiquement via thémis : Les relevés bancaires sont récupérés

Tous les jours via thémis pour êtres intégrés et comptabilisés dans SAP. (cpta géné)

Les formats recus sont : CFONB120 et le MT940.

- CFONB120 : format français avec les libellés étendus. Utilisation des codes AFB pour imputer les mouvements dans les comptes intermédiaires. Le programme standard d’intégration est utilisé (RFEBKA00)

Utilisation du paramétrage de bases pour les extraits de comptes élèctronique

PROCESSUS DE LA COMPTABILITE BANCAIRE (suite)

• Intégration des relevés bancaires : (suite)

Exemple : CFONB120


• Intégration des relevés bancaires : (suite)

- MT940 : format international variable. Utilisation de la recherche des textes pour la comptabilisation. Le programme standard d’intégration est utilisé (RFEBKA00)

Utilisation du paramétrage de bases pour les extraits de comptes électronique

+ Définir chaîne de recherche pour extrait de compte électronique

Exemple : MT940


Intégration des relevés bancaires : (suite)


• Rapprochement bancaire : Le rapprochement bancaire est géré dans SAP comme un rapprochement sur comptes généraux (comptes de règlements). Il en existe deux types :

- Automatique : Il est lancé tous les jours après la comptabilisation des relevés bancaires.

Les paramètres pour le rapprochement automatique sont prédéfinis dans le paramétrage au niveau des comptes comptables. Ces paramètres dépendent du compte général utilisé et donc du type de flux de banque (Virement émis, chèque, etc.)..

- Manuel : Le rapprochement bancaire manuel utilise la transaction standard SAP de rapprochement des comptes généraux avec une variante d’affichage dédiée : « Trésorerie ».


• Equilibrages banques : - banque en cash pooling : Les comptes avec cash pooling de

trésorerie (ZBA) sont équilibrés automatiquement par la banque. Les soldes de ces comptes sont alors transférés vers le compte de banque centralisateur.Un programme spécifique permet de comptabiliser automatiquement et tous les jours après l’intégration du relevé, les écritures de cash pooling.

Ecriture ZBA du relevé bancaire

Ecriture qui solde ZBA


• Schéma du processus de la comptabilité bancaire :

BANQUES

rapprochement

512 XXXXX511 XXXXX

THEMIS SAP CPTA GENE 1/3Relevés + paiements intégration des relevés

calcul des soldes

S A P TRESO

relevés bancaires

paiements





- Rapprochements



ORDRE DU JOUR


FLUX DE TRESORERIE

• Gestion de trésorerie à court terme : Permet le suivi de la situation journalière de trésorerie

- Comptes de trésorerie : Les comptes de trésorerie sont les reflets des comptes banques mais utilisés en trésorerie.

- Niveaux de trésorerie : Fonctionnellement on peut classer les niveaux de trésorerie en deux catégories :- Les niveaux « comptables » : Ils sont paramétrés sur les comptes généraux et mettent à jour automatiquement la gestion des flux de trésorerie dès qu’une écriture comptable est enregistrée.

Sté Cpte tréso Cpte banc. Désignation

0xxx xxx-B15C10 51201510 Compte Principale dans la banque 15

0xxx xxx-B15C97 51201597 Compte en USD dans la Banque principale 15

0xxx xxx-B25C10 51202510 Compte Principale dans la banque 25

Niveau Description F0 Banques

Niveau correspondant au réel des comptes comptables de type 5120++++ des sociétés B6 Virement national émis

Niveau correspondant au réel des comptes comptables de type 5116++++ des sociétés B1 Remises de chèque

Niveau correspondant au réel des comptes comptables de type 5111++++ des sociétés

Gestion de trésorerie à court terme (suite)- Les niveaux « trésorerie » : Ils sont utiliser directement dans la gestion de trésorerie soit via une opération manuelle, ou pour équilibrage (vrt trésorerie).

- Les classifications : Une classification est une structure d’analyse de la situation journalière ou des prévisions de liquidités. On retrouve tous les comptes généraux gérer en trésorerie, c'est-à-dire : les comptes de banques 512xxxxx et les comptes intermédiaires de banques (511xxxxx) affectés à un niveau de trésorerie.

Niveau Description AB Avis Confirmé Client AU Avis non confirmé client CL Equilibrage comptes bancaires (Virement de trésorerie) DV Avis divers

FLUX DE TRESORERIE (suite)

• Gestion de trésorerie à court terme : transaction « FF7A »écran sélection



• Gestion des prévisions de liquidités clients et

fournisseurs : Permet de suivre par échéances les créances clients et les dettes

fournisseurs- Niveaux de trésorerie :Niveau Description

F1 Niveau standard client / fournisseurNiveau de trésorerie pour les factures clients et fournisseurs et autres pièces

FD Niveau pour client douteuxNiveau de trésorerie pour les CGS clients douteux

FW Niveau Effets fournisseurs / client fournisseurNiveau de trésorerie pour les CGS effets clients et fournisseurs

FA Niveau .et acomptes clients et fournisseursTous les codes CGS d'avance et d'acompte sont reliés à un seul niveau de trésorerie

XA Niveau pour factures bloquées en « A »Niveau de trésorerie pour les factures clients et fournisseur bloqués au paiement. Tous les

codes blocage sont reliés à ce même niveau de trésorerie

XX Niveau pour factures bloquées autresNiveau de trésorerie pour les factures clients et fournisseur bloqués au paiement. Tous les

codes blocage sont reliés à ce même niveau de trésorerie


- Catégories de trésorerie : Il y a une séparation des catégories de trésorerie pour les tiers France et les tiers Export. Les tiers du groupe ne génèrent pas de mouvement financier et sont isolés sur des catégories de trésorerie dédiées. Les catégories sont affectées aux fiches des tiers (comptes tiers)

- catégories clients :

- catégories Fournisseurs :

- Classification : Il existe une seule classification : « TIERS », qui reprend l’ensemble des catégories de trésorerie des tiers

Cat. Flux de tréso Niv Désign. Libellé C-GEXP F1 Clt Exp Gp Clients Export Groupe C-GNAT F1 Clt Nat Gp Clients Nationaux Groupe C-HGEXP F1 Clt Exp HG Clients Export hors groupe C-HGNAT F1 Clt Nat HG Clients nationaux Hors groupe

Cat. Flux de tréso Niv Désign. Libellé F-GEXP F1 Frs Imp Gp Fournisseurs Import Groupe F-GNAT F1 Frs Nat Gp Fournisseurs Nationaux Groupe F-HGEXP F1 Frs Imp HG Fournisseurs Import hors group F-HGNAT F1 Frs Nat HG Fournisseurs nationaux Hors gr


• Gestion des prévisions de liquidités : transaction « FF7A »écran sélection





- Rapprochements



ORDRE DU JOUR


BUDGET DE TRESORERIE

Le Budget de trésorerie dans SAP permet de suivre les dépenses et les recettes réalisés par nature

• Structure organisationelle et données de bases:

- Le périmètre financier : Il est géré au niveau pays, ce qui signifie qu’un périmètre financier est définit par pays selon la nomenclature suivante :

exple : PFFR = Périmètre

financier France

- Les comptes budgétaires : Pour les dépenses et les recettes, le type

de compte budgétaire pilote le signe de l’écriture dans le budget de

trésorerie en fonction du sens de l’écriture de comptabilité.

Comptes Budgétaire Description

T + identifiant compte budgétaire TRESORERIE

D + identifiant compte budgétaire Dépenses

R + identifiant compte budgétaire Recettes

C + identifiant compte budgétaire Collectif/Compensation

D_NON_SUIVIExclustion. Compte du plan comptable n'entraînant

pas de flux financier (Comptr Non suivi de recette ou de dépense)

PF P P Périmètre Financier Code ISO du Pays

BUDGET DE TRESORERIE (suite)

- Les comptes budgétaires (suite): Chaque comptes du plan comptable est

affectés à un compte budgétaire.

- Les données du budget de trésorerie sont récupérées à partir des écritures

effectuées dans le module de comptabilité financière (relevé bancaire....), en

fonction des pièces de rapprochements

- Une fois la trésorerie budgétaire activée dans une société, la donnée

« compte budgétaire » devient obligatoire pour tous les comptes généraux

lors de l’enregistrement d’une écriture comptable.Compte budgétaire affectation Plan compte


- L’opération financière est l’objet qui permet le suivi des opérations dans le budget de trésorerie. Les types d’opérations

principales utilisées dans SAP sont les suivantes :

62 x frais deplacement 3042 x frais deplacement 30511 6 vrts émis 80512 0 banque 90

62 X débit 3042 X crédit 30

l'opération gardée = 90 42 X débit 30

511 X crédit 80 80 511 X débit512 X crédit 90

écritures comptables intégration relevé

annulé

annulé

Opération financière Description / utilisation 30 : Comptab. résultat, dépense, immo, stock ...

Permet de déclencher le suivi budgétaire (cf. règles d’imputation ci-dessous). Les comptes budgétaires portent cette opération lorsque l’on veut les suivre dans le budget de trésorerie

50 : Compensation Permet de déclencher un suivi sur le compte budgétaire saisi en contre partie. Cette opération financière est utilisée pour les comptes budgétaires affectée aux comptes généraux de bilan (hors comptes collectifs)

60 : Comptab. créances et dettes de livr.et serv.

Permet de déclencher un suivi sur le compte budgétaire saisi en contre partie. Cette opération financière est utilisée pour les comptes budgétaires affectée aux comptes collectifs clients et fournisseurs pour les opérations standards (factures).

70 : Comptab. régul.client Permet de déclencher un suivi sur le compte budgétaire saisi en contre partie. Cette opération financière est utilisée pour les comptes budgétaires affectée aux comptes collectifs clients et fournisseurs pour les autres opérations (effets par exemple)

80 : Comptab. régul. banque, effet

Permet de déclencher un suivi sur le compte budgétaire de contre partie Cette opération financière est utilisée pour les comptes budgétaires affectés aux comptes intermédiaires de banque (de type 511xxx)

90 : Comptab. moyens paiement Permet de déclencher un suivi sur le compte budgétaire de contre partie Cette opération financière est utilisée pour les comptes budgétaires affectés aux comptes de banque (de type 512xxx)


Budget de trésorerie : (FMR1) exemple

THE END

Documents

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