Mode d’emploi du Tableau de bord des dirigeants - … · Le Tableau de bord est un outil qui a vocation à permettre aux irigeants élus de D suivre les évolutions de l’organisme

Mode d’emploi du Tableau de bord des dirigeants

Définitions et précisions sur les indicateurs utilisés dans les fichiers EXCEL

du Tableau de bord des Dirigeants élus

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Nexem – 14 rue de la Tombe-Issoire – 75014 Paris – Tél. 01 55 45 33 00 – Fax. 01 55 45 33 01 – www.nexem.fr

Sommaire des onglets du fichier EXCEL

N° de l’onglet Nom de l’onglet Commentaires

1 Présentation

2 Fiche caractéristique de la population

Fiche de caractérisation de la population accueillie

3 Tableau de bord Remplissage automatique

4 Annexe Page de garde des annexes

5 Gouv. Asso. Annexe 1 : Gouvernance associative

6 RH Annexe 2 : Ressources humaines

7 RF Annexe 3 : Ressources financières

8 Communication Annexe 4 : Communication

9 Qualité Annexe 5 : Qualité

10 Recherche développement Annexe 6 : Recherche et développement

Mot de passe de protection de la feuille

Les cellules qui ne nécessitent pas d’être renseignées sont verrouillées par un mot de passe. Si vous souhaitez procéder à des modifications du fichier EXCEL, vous devez ôter la protection de la feuille en saisissant le mot de passe suivant :

nexem

Contacts

Pour toute question relative à l’utilisation du Tableau de bord des Dirigeants élus, nous vous invitions à contacter le pôle gestion des organisations :

• par téléphone au 0 806 079 032 • par mail à [email protected]

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Présentation du Tableau de bord

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Cadrage du Tableau de bord et des annexes

• Indiquer la date de la dernière mise à jour du Tableau de bord (attention cela doit correspondre au 31 décembre d’une année): date la plus récente à laquelle vous avez renseigné le Tableau de bord. Il convient systématiquement d’indiquer 31 décembre de l’année de référence, date à laquelle vous disposez des informations de l’année écoulée, et cela quelque soit la date effective de remplissage du Tableau. Exemple : vous décidez de remplir effectivement le Tableau de bord le 15/01/2017, mais vous indiquerez la date de la dernière mise à jour au 31/12/2016 : les informations qui apparaitront dans le Tableau de bord et ses annexes seront celles de l’année écoulée c'est-à-dire du 01/01/2016 au 31/12/2016.

• Indiquer la première année de remplissage du Tableau de bord : année à

laquelle vous avez commencé à remplir le Tableau de bord. Exemple : si vous indiquez l’année 2015, le Tableau de bord se déclinera alors automatiquement de 2015 à 2019.

• Les destinataires du Tableau de bord et de ses résultats sont :

− Le Président de l’organisme gestionnaire et son Bureau − Le Conseil d’administration (CA) de l’organisme gestionnaire

Par le terme « organisme gestionnaire » sont visées toutes les personnes morales gérant des établissements, des services sociaux et médico-sociaux, et/ou des mesures de protection juridique des majeurs, telles que des associations, des groupements de coopération, des Fondations…

• Les personnes en charge du remplissage du Tableau de bord et de ses

annexes sont : − Le Président de l’organisme gestionnaire et son Bureau − Les cadres de Direction de l’organisme gestionnaire : Directeur

général ou Directeur d’association

• Les indicateurs et les annexes doivent être renseignés au regard des informations arrêtées à la date du 31 décembre de l’année de référence.

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Objectifs du Tableau de bord et des annexes

• Permettre au Président et à la Direction de mettre en œuvre les orientations du CA et de suivre la politique associative à partir d’éléments techniques

• Permettre au CA et au Président de prendre les décisions les plus ajustées en fonction des besoins identifiés

Le Tableau de bord est un outil qui a vocation à permettre aux Dirigeants élus de suivre les évolutions de l’organisme gestionnaire et de veiller au respect des grandes orientations fixées par les instances dirigeantes. Grâce à ce suivi, le CA et le Président pourront prendre toutes les décisions nécessaires et de manière la plus ajustée possible au regard des enjeux de l’organisme gestionnaire et d’éventuelles problématiques identifiées.

Composition du Tableau de bord et des annexes

• Fiche de caractérisation de la population accueillie - à renseigner (données statiques sur les usagers à actualiser, si nécessaire, au regard de l’évolution de la population accueillie) : cette fiche doit permettre aux Dirigeants élus de disposer d’une vision globale du type de places, des profils et des types de handicaps des personnes accompagnées dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux gérés par l’organisme gestionnaire.

• Tableau de bord composé de 24 indicateurs - remplissage automatique

à partir des annexes à renseigner : le Tableau de bord reprend les 24 indicateurs détaillés en annexe, qui permettront de suivre l’évolution de l’organisme gestionnaire sur une durée de 5 ans. La synthèse doit permettre d’identifier les points forts, les points de vigilance et les principales actions à mener pour améliorer la situation de l’organisme gestionnaire.

• Détail des 24 indicateurs - à renseigner par thématique (la numérotation des indicateurs correspond à celle indiquée en marge à gauche sur le Tableau de bord) : chaque indicateur renvoie à un détail en annexe. Le remplissage des annexes permet le remplissage automatique du Tableau de bord qui offre une vision globale de la situation de l’organisme gestionnaire au regard des indicateurs retenus.

Seules les cellules beige dans les annexes sont à renseigner.

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Suivi du Tableau de bord et des annexes

• Renseigner le Tableau de bord annuellement : les personnes en charge du remplissage doivent compléter les annexes avec les informations de l’année écoulée, arrêtées au 31 décembre de chaque année, pour une incrémentation automatique du Tableau de bord.

• Procéder à une revue des indicateurs du Tableau de bord : chaque année ce travail de remplissage doit être effectué afin de bénéficier d’une image globale de la situation de l’organisme gestionnaire. Le Tableau de bord permet un suivi des indicateurs sur 5 années, à partir de la 1ère année de remplissage telle que choisie par l’organisme gestionnaire et indiqué dans l’onglet « 1. Présentation » du fichier EXCEL.

• Se référer aux annexes pour obtenir plus de précisions sur chaque

indicateur du Tableau de bord : les indicateurs permettent un suivi global de la situation de l’organisme gestionnaire et les annexes offrent un détail complémentaire pour chaque indicateur.

Le remplissage des annexes permet l’incrémentation automatique du Tableau de bord.

Sommaire du Tableau de bord et des annexes

• Fiche de caractérisation de la population. Cette fiche permet d’identifier :

− la population par type d’accueil (taux d’occupation, répartition par pôle et par type d’ESMS) ;

− la population par âge et par type de pôle (enfant ou adulte) ; − la population par typologie des handicaps (GEVA).

• Tableau de bord (6 fonctions décomposées en 24 indicateurs)

Le Tableau de bord est décomposé en 6 fonctions qui sont elles-mêmes décomposées en indicateurs, ce qui fait un total de 24 indicateurs. Les fonctions sont identiques à celles identifiées dans l’outil Quali-gest.

• Annexes par fonction Chaque fonction donne lieu à une annexe. Ainsi, il existe 6 annexes à la suite du Tableau de bord qui permettent de rentrer dans le détail des indicateurs du Tableau de bord. Chaque annexe fait référence à une fonction retenue dans le Tableau de bord :

− 1. Annexe « Gouvernance associative » − 2. Annexe « Ressources humaines » − 3. Annexe « Ressources financières » − 4. Annexe « Communication » − 5. Annexe « Qualité » − 6. Annexe « Recherche et développement »

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Glossaire

AG : Assemblée générale AGO : Assemblée générale ordinaire ARS : Agence régionale de santé ATC : Autorités de tarification et de contrôle CA : Conseil d’administration CAE : Contrat d’accompagnement dans l’emploi CDI : Contrat à durée indéterminée CDD : Contrat à durée déterminée CE : Comité d’entreprise CHSCT : Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail CG : Conseil général CUI : Contrat unique d’insertion CVS : Conseil de la vie sociale DA : Directeur d’association DDCS : Direction départementale de la cohésion sociale DE : Directeur d’établissement DG : Directeur général DIPC : Document individuel de prise en charge DIPM : Document Individuel de protection des majeurs DP : Délégué du personnel DRCS : Direction régionale de la cohésion sociale DRJCS : Direction régionale de la jeunesse des sports et de la cohésion sociale DRGCS : Direction régionale de cohésion sociale DUD : Document unique de délégation DUERP : Document unique d’évaluation des risques professionnels ERP : Etablissement recevant du public ESMS : Etablissement et service social et médico-social (y compris les Service de mandataire à la protection juridique des majeurs) ESAT : Etablissement et service d’aide par le travail ETP : Equivalent temps plein FAM : Foyer d’accueil médicalisé HPST : Hôpital, patients, santé, territoires IME : Institut médico-éducatif MAS : Maison d’accueil spécialisé NC : Non concerné PAG : Projet associatif global RH : Ressources humaines RF : Ressources financières SAVS : Service d’accompagnement à la vie sociale SDPF : Service délégué aux prestations familiales SESSAD : Service d’éducation spéciale et de soins à domicile SMPJM : Service de mandataire à la protection juridique des majeurs

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Annexes du Tableau de bord

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Indicateurs

1.1 Nombre d’adhérents

1.2 Taux de participation aux AG

1.3 Moyenne d’âge des administrateurs

1.4 Taux d’absentéisme aux CA

1.5 Mise en œuvre du PAG

1.6 Formalisation du DUD

1ère annexe : Gouvernance associative

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1.1. Nombre d’adhérents

Détail de l’Annexe Mode de calcul = Total du nombre d’adhérents à l’organisme gestionnaire, au jour de l’Assemblée générale ordinaire annuelle

Indicateurs et données annexes : N.C

Données sources : Liste des adhérents à l’organisme gestionnaire conformément aux dispositions statutaires, nombre de bulletins d’adhésion et/ou tableau récapitulatif du paiement des cotisations Cible : N.C

Commentaires et précisions Les adhérents sont les personnes qui font le choix d’adhérer à l’objet et aux valeurs de l’organisme gestionnaire. Ils ont ainsi exprimé leur souhait de devenir adhérent à l’organisme conformément aux dispositions statutaires, et en ce sens ils ont généralement adressé un bulletin d’adhésion et/ou payé une cotisation en fonction des dispositions statutaires. Les adhérents participent aux Assemblées générales et délibèrent sur un certain nombre de questions importantes pour la pérennité du projet de l’organisme gestionnaire.

Question clé Est-ce que l’organisme gestionnaire arrive à mobiliser de nouveaux adhérents ?

Signification Evolution du nombre d’adhérents de l’organisme gestionnaire

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1.2. Taux de participation aux AG

Détail de l’Annexe

Mode de calcul = Nombre d’adhérents présents physiquement à l’AGO annuelle / Nombre total d’adhérents à l’organisme gestionnaire X 100

Indicateurs et données annexes:

• Nombre d’adhérents présents à l’AGO annuelle : Indiquer le nombre d’adhérents présents physiquement le jour de l’AGO annuelle, quelque soit leur statut et leur droit de vote (membre actif, membre de droit, membre honoraire…), répondant aux critères fixés dans les statuts et à jour de leur cotisation s’il y a lieu

• Nombre d'adhérents présents et représentés à l'AG - pour information: Indiquer le nombre d’adhérents présents physiquement et d’adhérents représentés (par le biais d’une procuration ou d’un pouvoir) le jour de l’AGO annuelle, quelque soit leur statut (membre actif, membre de droit, membre honoraire…), répondant aux critères fixés dans les statuts et à jour de leur cotisation s’il y a lieu

Données sources : Nombre de personnes adhérentes à l’organisme gestionnaire présentes à l’Assemblée générale ordinaire annuelle Cible :

• Taux de participation supérieur à 50 % • Taux de participation entre 20% et 50 % • Taux de participation inférieur à 20%

Commentaires et précisions

L’Assemblée générale ordinaire annuelle délibère sur les différents rapports d’activités de l’organisme gestionnaire, et donne quitus au Conseil d’administration pour la gestion de l’année écoulée. Les membres de l’organisme gestionnaire qui respectent les conditions statutaires d’adhésion, quelque soit leur statut (membre actif, membre de droit, membre honoraire…), peuvent participer aux Assemblées générales ordinaires annuelles. Il s’agit ici d’évaluer le nombre d’adhérents qui participent effectivement à l’Assemblée générale ordinaire annuelle, c'est-à-dire les adhérents présents et non pas représentés par un pouvoir. L’information concernant le nombre d’adhérents présents et représentés permet aux dirigeants élus de disposer d’une information relative au quorum, à mettre en perspective au regard du nombre d’adhérents présents physiquement à l’AGO.

Question clé Est-ce que les adhérents à l’organisme gestionnaire se mobilisent à l’occasion de l’Assemblée générale ordinaire annuelle ?

Signification Taux de participation des adhérents à l’Assemblée générale ordinaire annuelle

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1.3. Moyenne d’âge des administrateurs

Détail de l’Annexe Mode de calcul = Somme des âges de l’ensemble des administrateurs en cours de mandat / Nombre total d’administrateurs en cours de mandat

Indicateurs et données annexes: N.C Données sources : Age des administrateurs en cours de mandat au 31 décembre de l’année de référence Cible : N.C

Commentaires et précisions Les administrateurs sont les membres qui ont été élus par l’Assemblée générale pour exercer un mandat au sein du Conseil d’administration. En général, leur mandat est de 3 ans, renouvelable. Les administrateurs cooptés sont considérés comme des administrateurs en cours de mandat, y compris avant la ratification de leur cooptation par l’Assemblée générale.

Question clé Quelle est l’évolution de l’âge moyen du Conseil d’administration?

Signification Evolution de la moyenne d’âge des administrateurs

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1.4. Taux d’absentéisme aux CA

Détail de l’Annexe Mode de calcul = (100 % – Nombre d’administrateurs présents à chaque CA / (Nombre total d’administrateurs X Nombre de CA réalisés par an)) X 100


• Nombre d’administrateurs : Indiquer le nombre d’administrateurs en cours de mandat au 31/12 de l’année de référence, quelque soit leur statut (personnes qualifiées, représentants de partenaires…), y compris les administrateurs cooptés

• Nombre de CA réalisés par an : Indiquer le nombre de réunions du Conseil d’administration sur convocation avec un ordre du jour défini, chaque année

• Nombre d’administrateurs présents au CA : Indiquer le nombre total d’administrateurs, en cours de mandat au 31/12 de l’année de référence, présents physiquement à chaque CA de l’année écoulée. Exemple :

Sur 3 CA par an 1ère

réunion 2012

2ème réunion

2012

3ème réunion

2012

Chiffre à indiquer dans la colonne

2012 Nombre

d’administrateurs présents

physiquement au CA

5 7 3 15

Données sources : Nombre d’administrateurs en cours de mandat sur l’année civile de référence, nombre d’administrateurs présents aux CA au regard des feuilles d’émargement. Cible :

• Taux d’absentéisme inférieur à 20 % • Taux d’absentéisme entre 20 % et 50 % • Taux d’absentéisme supérieur à 50 %


Les administrateurs sont les membres qui ont été désignés par l’Assemblée générale pour exercer un mandat au sein du Conseil d’administration. Il s’agit ici

Question clé

Est-ce que les administrateurs de l’organisme gestionnaire se mobilisent à l’occasion des Conseils d’administration ?

Signification Taux d’absentéisme des administrateurs aux Conseils d’administration

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d’évaluer le taux d’absentéisme de ces derniers pour l’ensemble des Conseils d’administration organisés sur une année civile. Tous les administrateurs en cours de mandats doivent être comptabilisés, quelque soit leur statut : membres de droit, personnes qualifiées, représentants de partenaires… Les administrateurs cooptés sont considérés comme des administrateurs en cours de mandat, y compris avant la ratification de leur cooptation par l’Assemblée générale. Les administrateurs absents, excusés et/ou représentés ne sont pas considérés comme des administrateurs présents au CA. Les personnes invitées ne doivent pas être comptabilisées.

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1.5. Mise en œuvre du PAG

Détail de l’Annexe Mode de calcul = Tableau de scores qui s’additionnent automatiquement pour donner un score final de mise en œuvre du PAG. Indicateurs et données annexes :

• Le PAG existe et a moins de 5 ans : Indiquer 1 pour oui et 0 pour non

• Le PAG est décliné en objectifs stratégiques : Indiquer 1 pour oui et 0 pour non

• Les objectifs stratégiques du PAG sont déclinés en objectifs opérationnels : Indiquer 1 pour oui et 0 pour non

• Des critères d’évaluation ont été identifiés pour chaque objectif opérationnel : Indiquer 1 pour oui et 0 pour non

• Des référents ont été identifiés pour chaque objectif opérationnel : Indiquer 1 pour oui et 0 pour non

• Le bilan annuel de la mise en œuvre du PAG est réalisé au moins une fois par an : Indiquer 1 pour oui et 0 pour non

Données sources : PAG, plans d’action, échéancier du PAG, référents, bilan annuel Cible : le score maximal est de 6

• Score = 6 mise en œuvre du PAG optimisée • Score = 4 ou 5 mise en œuvre du PAG à perfectionner • Score = 1, 2 ou 3 mise en œuvre du PAG à retravailler • Score = 0 mise en œuvre du PAG inexistante


Le PAG est le projet politique de l’organisme gestionnaire. Il est travaillé et proposé par le Conseil d’administration à l’Assemblée générale pour approbation. Dès lors que le PAG est approuvé, il est d’une durée de validité de 5 années maximum, au-delà de laquelle il conviendra de le mettre à jour.

Question clé Le projet associatif global (PAG) est-il mis en œuvre?

Signification Mise en œuvre opérationnelle du PAG

Attention : Si le PAG a plus de 5 ans, les réponses aux affirmations suivantes devront être systématiquement « 0 »

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Le PAG indique les valeurs de l’organisme gestionnaire et les objectifs stratégiques que ce dernier souhaite se donner pour les 5 prochaines années. Afin de garantir la bonne mise en œuvre du PAG il est nécessaire d’identifier des critères d’évaluation de réussite pour chaque objectif opérationnel que l’organisme gestionnaire s’est fixé, d’identifier des référents en charge de cette mise en œuvre. Le bilan annuel par exemple à l’occasion de l’assemblée générale ordinaire, doit amener l’organisme gestionnaire à s’interroger sur l’adéquation du PAG avec les orientations politiques et les évolutions du secteur social et médico-social. Dès lors que ces différentes étapes ont été atteintes, il est possible de considérer que le PAG est mis en œuvre de manière optimisée.

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1.6. Formalisation du DUD

Détail de l’Annexe Mode de calcul = N.C


• Formalisation du DUD : Indiquer 1 si le DUD existe ou 0 si le DUD est inexistant

• Nombre de postes de Direction (DG et cadres hiérarchiques) - pour information: Indiquer le nombre de postes de Direction existants et pourvus au sein de l’organisme gestionnaire (Directeur général, Directeur d’association, Directeur de pôle, Directeur d’établissement, et en fonction de leur délégation Directeur administratif et financier, Directeur des ressources humaines)

• Nombre de délégations de pouvoirs formalisées et signées - pour information: Indiquer le nombre de délégations initiales et le nombre de subdélégations qui existent au sein de l’organisme gestionnaire

Données sources : DUD, délégations de pouvoirs, organigramme Cible :

• OUI • NON


Le Document unique de délégation (DUD) ne doit pas se confondre avec les délégations de pouvoirs. Le DUD est la synthèse de la répartition des missions et des responsabilités au sein de l’organisme gestionnaire. Il est rempli à partir des contrats de travail, fiches de postes, procédures, délégations de pouvoirs. Il s’agit d’un document obligatoire qui doit être transmis aux Autorités de tarification et de contrôle et au Conseil de la vie sociale. Les délégations de pouvoirs peuvent être délivrées en « cascade » au sein de l’organisme gestionnaire. On parle alors de délégations et de subdélégations de pouvoirs. Ainsi, le Président peut déléguer ses pouvoirs dans un ou plusieurs domaines au Directeur général ou, en l’absence de Directeur général, aux Directeurs de pôles ou aux Directeurs d’établissements, on parle de délégation initiale. Ces derniers pourront à leur tour, et sous certaines conditions, subdéléguer une partie de leurs pouvoirs. On parle alors de subdélégation. La délégation de pouvoirs et la subdélégation, entrainent notamment un transfert de pouvoirs et de la responsabilité pénale du délégant vers le délégataire.

Question clé Le document unique de délégation (DUD) est-il formalisé ?

Signification Existence du DUD et des délégations de pouvoirs pour chaque cadre au sein de l'organisme gestionnaire

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Indicateurs

2.1 Ratio de cadres

2.2 Nombre de cadres hiérarchiques de plus de 55 ans

2.3 Montant total des cotisations AGEFIPH

2.4 Nombre de contentieux salariaux en cours

2.5 Nombre de jours d’absence

2ème Annexe : Ressources humaines

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2.1 Ratio de cadres

Détail de l’Annexe Mode de calcul = (Nombre total de cadre en ETP / Nombre total d’ETP) X 100


• Nombre de salariés = Nombre de contrats de travail : Indiquer le nombre de personnes bénéficiant d’un contrat de travail (CDD et CDI), dont nombre de CDI, dont nombre de CDD (quelque soit le motif de recours au CDD)

• Nombre de contrats aidés : Indiquer le nombre de personnes bénéficiant d'un contrat aidé signé avec l’organisme gestionnaire

• Nombre de contrats de professionnalisation / apprentissage : Indiquer le nombre de personnes bénéficiant d'un contrat de professionnalisation ou d’apprentissage signé avec l’organisme gestionnaire

• Nombre de conventions de stage : Indiquer le nombre de personnes bénéficiant d'une convention de stage, signée avec l’organisme gestionnaire

• Nombre total d'ETP : Indiquer le nombre total d’ETP (hors stagiaire) par catégorie de personnel conformément à la classification de la CCNT66 (cf. détail en infra), à savoir éducatif, soins (paramédicaux et/ou médicaux), services généraux et administratifs, services mandataires (exclusivement pour les organismes gestionnaires de mesures de protection), direction

• Nombre total de cadres en ETP : Indiquer le nombre total de cadres en ETP par catégorie de personnel à savoir éducatif, soins (paramédicaux et/ou médicaux), services généraux et administratifs, services mandataires (exclusivement pour les organismes gestionnaires de mesures de protection), direction

Données sources : Données issues du bilan social, extraction du logiciel de paie, service ressources humaines à la date du 31/12 de l’année de remplissage Cible : N.C


Un équivalent temps plein (ETP) est déterminé au regard de la durée théorique annuelle de travail à temps plein soit 1.820,04 heures (heures payées). 1 ETP correspond donc à 1.820,04 heures de travail sur une année civile, qui peuvent être réalisées par un ou plusieurs salariés (151,67 par mois).

Question clé De combien de cadres en équivalent temps plein (ETP) dispose l’organisme gestionnaire au 31 décembre de l’année de référence ?

Signification Pourcentage de cadres en ETP réel, dont dispose l’organisme gestionnaire au 31 décembre de l’année de référence

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Cet indicateur a vocation à identifier les personnes salariées à la date du 31/12 de l’année. La date du 31 décembre a été retenue dans le respect des obligations des organismes gestionnaires. Exemple : Date de remplissage du tableau de bord au 31/12/ 2013 :

• Un salarié à temps plein dont le contrat de travail prend fin le 25 décembre 2013 ne sera pas comptabilisé dans cet indicateur

• Un salarié à temps plein dont l’embauche est effective au 27 décembre 2013 sera comptabilisé dans cet indicateur.

Le temps de travail effectif correspond uniquement aux périodes pendant lesquelles est effectuée une prestation de travail pour le compte et sous la subordination de l’employeur. Il convient ici d’indiquer le nombre total d’ETP (hors stagiaire) par catégorie de personnel conformément à la classification de la CCNT66, à savoir : Annexe 2 : Service administratif

• Technicien supérieur • Technicien qualifié • Agent de bureau • Agent administratif principal • Agent administratif

Annexe 3 : Educatif

• Educateur spécialisé • Jardinière d’enfants spécialisée • Educateur scolaire spécialisé • Educateur technique spécialisé • Moniteur éducateur • Educateur de jeunes enfants • Aide médico psychologique • Educateur scolaire • Educateur technique • Enseignant technique • Monitrice d’enseignement ménager • Conseillère en économie sociale et familiale • Animateur socio éducatif • Animateur • Professeur d’éducation physique et sportive • Educateur sportif • Moniteur adjoint d’animation et ou d’activités • Assistant social

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Annexe 4 : Soins / (para médiaux et / ou médicaux)

• Kinésithérapeute • Ergothérapeute • Orthophoniste • Orthoptiste • Psychomotricien • Puéricultrice • Infirmier • Aide soignant • Auxiliaire de puériculture

Annexe 5 : Services généraux

• Agent de service intérieur • Ouvrier qualifié • Agent technique • Agent technique supérieur

Annexe 6 : Direction

• Cadres (y compris médecins)

Annexe 10 : Educatif

• Agent commercial • Agent de méthodes • Dessinateur • Educateur technique spécialisé • Educateur spécialisé • Animateur de formation • Moniteur d’atelier • Agent de planning • Agent magasinier cariste • Ouvrier de production ou d’entretien • Agent magasinier manutentionnaire • Animateur • AMP pour adultes

Annexe 11 : Educatif

• Assistant familial

Autres • Mandataire

Un contrat à durée déterminée (CDD) est conclu pour l’exécution d’une tâche précise et temporaire et seulement dans les cas énumérés par la loi. Il doit obligatoirement faire l’objet d’un écrit et quel que soit le motif pour lequel il est conclu, il ne peut avoir ni pour objet, ni pour effet, de pourvoir durablement un emploi lié à l’activité normale et permanente de l’organisme gestionnaire. Un contrat à durée indéterminée (CDI) est la forme normale et générale de la relation de travail. Par définition, il ne prévoit pas la date à laquelle il prend fin. Il peut être rompu sur décision unilatérale soit de l’employeur (licenciement pour motif personnel ou pour motif économique, mise à la retraite), soit du salarié (démission, départ à la retraite), sur la base d’un commun accord (rupture

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conventionnelle homologuée), ou encore pour une cause extérieure aux parties (ex : cas de force majeure). Les contrats aidés s’adressent à des publics éloignés du marché du travail (demandeurs d’emploi de longue durée, jeunes en grande difficultés…) pour lesquels l’embauche et l’accompagnement sont encadrés et appuyés financièrement par l’Etat. Cela concerne les personnes sous contrat unique d’insertion – contrat d'accompagnement dans l'emploi (CUI-CAE) ainsi que les emplois d’avenir. Le contrat de professionnalisation s’adresse aux jeunes âgés de 16 à 25 ans révolus, aux demandeurs d’emploi âgés de 26 ans et plus et aux bénéficiaires de certaines allocations ou contrats. Son objectif est de leur permettre d’acquérir une qualification professionnelle ou de compléter leur formation initiale par une qualification complémentaire en vue d’accéder à un poste déterminé dans l’organisme gestionnaire. Ils bénéficient par ailleurs d’une rémunération encadrée. Ce contrat ouvre droit pour l’employeur, pour certaines embauches et dans certaines limites, à une exonération de cotisations patronales de sécurité sociale. Le contrat d’apprentissage s’adresse aux jeunes travailleurs de 16 à 25 ans ayant satisfait à l'obligation scolaire et leur permettre d’alterner entre une formation générale, théorique (en centre de formation) et pratique (au sein de l’organisme gestionnaire), pour obtenir une qualification professionnelle. L'employeur doit nommer, parmi son personnel, un maître d'apprentissage responsable de la formation de l'apprenti.

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2.2. Nombre de cadres hiérarchiques de plus de 55 ans

Détail de l’Annexe Mode de calcul = Somme du nombre de salariés de statut cadre, âgés de plus de 55 ans. Indicateurs et données annexes :

• Nombre de salariés par tranche d’âge au 31/12 (non cadres et cadres) – pour information: Indiquer le nombre de personnes en CDI, quelque soit leur poste, selon les tranches d'âges suivantes : 18 - 24 ans; 25 -29 ans; 30 - 44 ans; 45 -54 ans; plus de 55 ans.

• Plus de 55 ans (cadres hiérarchiques) : Indiquer le nombre de personnes en CDI âgées de plus de 55 ans et occupant un poste de cadre hiérarchique.

Données sources : Données issues du bilan social, des comptes administratifs transmis aux autorités de tarification. Cible : N.C

Commentaires et précisions Les cadres hiérarchiques sont les salariés de l’organisme gestionnaire ayant un statut cadre et disposant d’une délégation de pouvoir leur conférant un lien hiérarchique. Il s’agit par conséquent (liste non exhaustive) :

• du Directeur général, du Directeur d’association et/ou du Secrétaire général du siège,

• des Directeurs administratifs et financiers et des ressources humaines, • des Directeurs de pôles ou de section, • des Directeurs d’établissements et de services.

Cet indicateur et les données annexes permettent à l’organisme gestionnaire d’avoir une meilleure visibilité quant à la mise en œuvre de sa politique en matière de ressources humaines en :

• bénéficiant d’une vision globale de la répartition par âge de l’ensemble de ses salariés,

• disposant d’une information chiffrée sur le nombre de personnes susceptibles de partir à la retraite dans les années à venir.

Question clé Combien de salariés, cadres hiérarchiques, sont susceptibles de partir à la retraite dans les années à venir ?

Signification Nombre de salariés de plus 55 ans dont le départ dans les années à venir risque d'impacter le fonctionnement de l’organisme gestionnaire

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2.3. Montant total des cotisations AGEFIPH

Question clé Quel est le montant de la cotisation payée par l’organisme gestionnaire à l’AGEFIPH

Signification Respect de l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés pour les organismes gestionnaires d’au moins 20 salariés

Détail de l’Annexe Mode de calcul = Montant total de la cotisation payée par l’organisme gestionnaire à l’AGEFIPH Indicateurs et données annexes: Indiquer le montant relatif à la cotisation AGEFIPH qui devrait apparaitre dans le compte 637 « autres impôts, taxes et versements assimilés » Données sources : Grand livre des comptes de l’organisme gestionnaire, système d’information Cible : N.C Commentaires et précisions Les articles L5212-1 et suivants du Code du travail définissent l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés, des mutilés de guerre et assimilés. Ainsi, les établissements de 20 salariés et plus sont tenus d’employer à temps plein ou à temps partiel, dans la proportion de 6 % de leur effectif, des personnes disposant d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé par la CDAPH, des victimes d’accidents du travail ou de maladie professionnelle, des pensionnés d’invalidité, des mutilés de guerre et assimilés, des titulaires de la carte d’invalidité ou de l’allocation aux adultes handicapés. L’obligation d’emploi s’apprécie établissement par établissement. Sont pris en compte en tant que bénéficiaires de l’obligation d’emploi, les personnes titulaires d’un contrat, quelle que soit la nature de celui-ci : CDI, CDD, mise à disposition, intérim. Il convient cependant de noter que de nombreuses particularités régissent ce mode de calcul d’unités (prorata au regard du temps de travail, incidences de la suspension du contrat…).

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2.4. Nombre de contentieux salariaux en cours

Détail de l’Annexe Mode de calcul = Somme des contentieux actif au cours de l'année. Indicateurs et données annexes :

• Nombre de contentieux salariaux en cours : Indiquer le nombre de contentieux dans lequel l’organisme gestionnaire est engagé

• Nombre de contentieux définitivement statués – pour information : Indiquer le nombre de contentieux clôturés, dans lequel l’organisme gestionnaire a été engagé

• Nombre de contentieux définitivement statués et dont l'organisme gestionnaire a été déboutée– pour information : Indiquer le nombre de contentieux perdus par l'organisme gestionnaire

Données sources : informations transmises par la Direction générale de l'organisme gestionnaire. Cible : N.C

Commentaires et précisions Par contentieux, il convient ici de comprendre toute procédure ouverte devant le conseil de prud'hommes. Le conseil de prud'hommes est compétent pour régler les conflits individuels entre employeurs et salariés liés par un contrat de travail. Ainsi, il convient de comptabiliser les contentieux en cours, c'est-à-dire n’ayant pas été définitivement statués. Doivent être pris en compte les contentieux, engagés à l’initiative ou non de l’organisme gestionnaire, et quelque soit leur niveau dans le déroulement de l’affaire : bureau de conciliation, bureau de jugement, Cour d'appel, pourvoi en cassation.

Question clé Quel est le nombre de contentieux salariaux en cours ?

Signification Nombre de contentieux salariaux en cours

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2.5. Nombre de jours d’absence

Détail de l’Annexe Mode de calcul = Nombre de jours d’absence pour accidents du travail + Nombre de jours d’absence pour arrêts maladie Indicateurs et données annexes :

• Accidents du travail (en nb de jours) : Indiquer le nombre de jours d’arrêts pour accidents du travail

• Arrêts maladie (en nb de jours) : Indiquer le nombre de jours d’arrêts pour arrêts maladie

• Congés maternité et paternité (en nb de jours) : Indiquer le nombre de jours d’arrêts pour congés maternité et/ou paternité

• Congé parental total (en nb de jours) : Indiquer le nombre de jours d’arrêts pour congés parental

• Congés sans solde : Indiquer le nombre de jours pour congés sans solde • Grève (en nb de jours) : Indiquer le nombre de jours d’arrêts pour grève • Mandat/délégation (en nb d’heures) : Indiquer le nombre d’heures pour

l’exercice d’un mandat ou d’une participation au sein d’une réunion plénière (DP, CE, CHSCT)

Données sources : Système d'information Ressources humaines, bilan social Cible : N.C

Commentaires et précisions L’indicateur d’absence prend en compte uniquement les accidents du travail et les arrêts maladie de l’année écoulée, et doit amener l’organisme gestionnaire à s’interroger sur les causes de ces absences (usure professionnelle, pénibilité, risques psycho-sociaux). Une politique des ressources humaines devra être mise en œuvre pour résoudre cette problématique qui peut avoir un impact sur le fonctionnement des ESMS.

Des données complémentaires d’absences permettent à l’organisme gestionnaire d’avoir une vision globale des absences (congés maternité et paternité, congé parental, congés sans solde et/ou grève, mandat/délégation).

Question clé Quel est le nombre de jours d’absences des professionnels salariés durant l’année écoulée ?

Signification Nombre de jours d’absence des professionnels salariés durant l’année écoulée

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Les congés payés et RTT sont des jours d’absence autorisés par l’employeur et ne sont donc pas considérés comme des jours d’arrêt, par conséquent ils n’ont pas à être décomptés dans le cadre de cet indicateur d’absence.

Le congé parental total implique une période de suspension du contrat de travail, le salarié ne vient pas du tout travailler. A la différence du congé parental à temps partiel, pour lequel le salarié vient travailler à temps partiel.

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3ème Annexe : Ressources financières

Ressources

Indicateurs

3.1 Total des produits

3.2 Taux de vétusté des constructions

3.3 Trésorerie nette en jours d'exploitation

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3.1 Total des produits

Détail de l’Annexe Mode de calcul = Total des recettes publiques financeurs + Total des autres recettes de l’organisme gestionnaire

Indicateurs et données annexes :

• Total des recettes publiques financeurs : Indiquer le détail des recettes selon les trois financeurs que sont : le Conseil général, l’Assurance Maladie (tout régime confondu), l'Etat (ESAT, MJPM).

• Total des autres recettes de l'organisme gestionnaire : Indiquer l’ensemble des autres recettes non issues des financeurs (participations des usagers, les subventions, cotisations, etc).

• Détail des résultats : Indiquer les résultats consolidés des ESMS (par financeur), du commercial (unités de production des ESAT) et de l’organisme gestionnaire (résultat consolidé).

Données sources : Système d'information comptable et financier Cible : N.C

Commentaires et précisions Cet indicateur doit permettre aux Dirigeants élus d'appréhender le volume financier de l'organisme gestionnaire ainsi que sa répartition par type de financeur. L'information relative aux résultats permet de connaitre l'origine des résultats déficitaires ou excédentaires (financeurs, commercial, organisme gestionnaire). La somme total des produits d'exploitation de l’organisme gestionnaire doit correspondre à la somme des comptes 70 à 75.

Question clé De quels moyens financiers dispose l’organisme gestionnaire pour exercer ses missions ?

Signification Volume financier dont dispose l'organisme gestionnaire pour exercer ses missions

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3.2. Taux de vétusté des constructions

Détail de l’Annexe Mode de calcul = Amortissements cumulés des constructions / Valeur initiale (brute comptable) des constructions X 100

Indicateurs et données annexes :

− Amortissement cumulés des constructions : Indiquer la somme des comptes 2813, 2814, 2823 et 2824 si existants

− Valeur initiale (brute) des constructions : Indiquer la somme des comptes 213, 214, 223, 224 et 2313, 2314 si existants

Données sources : Système d'information comptable et financier Cible : N.C

Commentaires et précisions Cet indicateur permet d’estimer le degré d’amortissement des constructions sur la base des éléments comptables. Plus le taux est élevé, plus les constructions sont amorties. Un taux de vétusté élevé doit donc interroger les Dirigeants élus sur la politique d’investissement et de renouvellement des immobilisations.

Question clé

Quel est le niveau de vétusté de construction de l'organisme gestionnaire ?

Signification

Comparaison du montant cumulé des amortissements des constructions avec la valeur brute des constructions

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3.3. Trésorerie nette en jours d'exploitation

Détail de l’Annexe Mode de calcul = Trésorerie nette / (Total des dépenses d'exploitation hors amortissement et provisions / 360 jours) Indicateurs et données annexes:

• Fonds de roulement d'investissement : Indiquer le montant des immobilisations brutes + les immobilisations en crédit bail - Les amortissements - les ressources stables affectées à l'investissement (réserves, fonds associatifs, provisions, subventions)

• Fonds de roulement d'exploitation : Indiquer le montant des emplois stables affectés à l'exploitation - Ressources affectées à l'exploitation

• Fonds de roulement global : somme automatique du fonds de roulement d'investissement + fonds de roulement d'exploitation

• Besoin en fonds de roulement : Indiquer le montant de l’actif circulant (stocks + créances clients) – passif circulant (dettes fournisseurs + dettes fiscales + dettes sociales)

• Trésorerie nette : somme automatique du fonds de roulement global - Besoin en fonds de roulement

• Trésorerie nette associative : Indiquer le montant de la trésorerie issue exclusivement des fonds propres de l'organisme gestionnaire

• Trésorerie nette médico-sociale : Indiquer le montant de la trésorerie issue exclusivement des établissements et services sociaux et médico-sociaux

• Dépenses d'exploitation totales (hors comptes 68) : Indiquer le montant des dépenses d'exploitation totales (hors comptes 68)

Données sources : Système d'information comptable et financier Cible :

• Nombre de jours d'exploitation supérieur à 90 • Nombre de jours d'exploitation entre 30 et 90 • Nombre de jours d'exploitation inférieur à 30


Le fonds de roulement investissement est le fonds de roulement réservé au financement des immobilisations

Question clé De combien de jours de trésorerie d'avance dispose l'organisme gestionnaire en fin d'année ?

Signification Nombre de jours de trésorerie d'avance pour financer les dépenses d'exploitation de l'organisme gestionnaire

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Le fonds de roulement d’exploitation, est le « surplus » de fonds de roulement global, qui n’est pas affecté à l’investissement Le fonds de roulement total est défini comme l’excédent de capitaux stables par rapport aux emplois durables, utilisés pour financer une partie des actifs circulants : fonds de roulement = ressources stables et durables – emplois durables. Le besoin en fonds de roulement représente les besoins de financement générés par la structure. Si ce besoin est négatif (BFR négatif), cela signifie que l’organisme gestionnaire génère au contraire une ressource en fonds de roulement qui vient accroitre le montant de la trésorerie.

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Indicateurs

4.1 Existence d’un plan de communication

4.2 Activité de lobbying

4.3 Actions de communication

4ème Annexe : Communication

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4.1 Existence d’un plan de communication

Détail de l’Annexe Mode de calcul = Tableau de scores qui s’additionnent automatiquement pour donner un score final de niveau d’optimisation du plan de communication de l’organisme gestionnaire


• Les objectifs, les cibles et les messages sont définis : Indiquer 1 pour oui et 0 pour non

• Le planning de mise en œuvre est arrêté: Indiquer 1 pour oui et 0 pour non • Le budget est identifié: Indiquer 1 pour oui et 0 pour non • Une personne référente salariée est identifiée: Indiquer 1 pour oui et 0 pour

non • Une instance dédiée au pilotage se réunit au moins 2 fois par an: Indiquer 1

pour oui et 0 pour non Données sources : Plan de communication, référent communication, direction générale Cible : le score maximal est de 5

• Score = 5 plan de communication existant et optimisé • Score = 3 ou 4 plan de communication à perfectionner • Score = 1 ou 2 plan de communication à retravailler • Score = 0 plan de communication inexistant

Commentaires et précisions Le plan de communication est un outil qui permet d’identifier de manière formalisée la stratégie de communication de l’organisme gestionnaire. Pour être optimal, il doit permettre à l’organisme de repérer les objectifs et les cibles à atteindre, ainsi que les messages à communiquer. Ce plan de communication doit être planifié dans un échéancier, donner lieu à un budget et une personne référente en charge de sa mise en œuvre opérationnelle doit être désignée. Enfin, le plan de communication doit être piloté par une instance dédiée et identifiée, qui se réunit au moins 2 fois par an pour évaluer son niveau de mise en œuvre. Si tous ces éléments sont réunis, il est possible de considérer que le plan de communication existe et est optimisé.

Question clé Existe-t-il un plan de communication formalisé et décliné de manière opérationnelle ?

Signification Existence d’un plan de communication

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4.2. Activité de lobbying

Détail de l’Annexe Mode de calcul = Total du nombre de réunions réalisées avec des financeurs, des élus, et des partenaires de la société civile Indicateurs et données annexes:

• Avec les financeurs (CG, ARS, DRGCS, Préfet ...) : Indiquer le nombre de réunions réalisées avec des financeurs en présence du Président, de professionnels (cadres hiérarchiques) ou toute personne mandatée

• Avec les élus (Parlementaires, Maires …) : Indiquer le nombre de réunions réalisées avec des élus en présence du Président, de professionnels (cadre hiérarchique) ou toute personne mandatée

• Avec les partenaires issus de la société civile (associations, acteurs économiques, fédérations ou autres organisations représentatives …) : Indiquer le nombre de réunions réalisées avec des partenaires issus de la société civile en présence du Président, de professionnels (cadres hiérarchiques) ou toute personne mandatée

Données sources : Direction générale de l'organisme gestionnaire (compte rendu de réunion, tableau de bord, calendrier de réunions) Cible : N.C

Commentaires et précisions Doivent être comptabilisés toutes les réunions organisées en présence du Président, de professionnels (cadres hiérarchiques) ou de toute personne mandatée c'est-à-dire toute personne ayant été désignée par le Président ou un cadre hiérarchique pour représenter l’organisme gestionnaire à une réunion.

− Par « financeur », il convient de comprendre autorité de tarification et de contrôle, à savoir l'Agence régionale de santé (ARS); Le Conseil général (CG); La Direction régionale de la cohésion sociale (DRCS); La Direction départementale de la cohésion sociale (DDCS); La Direction régionale de la jeunesse des sports et de la cohésion sociale (DRJSCS), et le Préfet.

− Par « élus », il convient de comprendre les personnes désignées pour exercer des fonctions politiques au sein des collectivités territoriales et locales, à savoir les Maires, les Conseillers généraux, les Conseillers régionaux, ou au niveau national comme les Députés.

Question clé Combien de réunions ont eu lieu entre l’organisme gestionnaire et les financeurs, les élus et les partenaires issus de la société civile ?

Signification Activité de lobbying de l’organisme gestionnaire au regard du nombre de réunions auxquelles il a participé

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− Par « partenaires issus de la société civile », il convient de comprendre tout type de partenaire institutionnel, associatif ou économique, à savoir les associations, les fédérations, les organisations représentatives (ex : URAPEI), l’éducation nationale, les services à domicile, les entreprises, le notaire, etc.

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4.3. Actions de communication

Détail de l’Annexe Mode de calcul = Tableau de scores qui s’additionnent automatiquement pour donner un score final de niveau de visibilité de l’organisme gestionnaire Indicateurs et données annexes:

• Un site Internet existe : Indiquer 1 pour oui et 0 pour non • Quelle est la fréquence de mise à jour du site Internet ? : Indiquer 4 pour

quotidienne, 3 pour hebdomadaire, 2 pour mensuelle et 1 pour trimestrielle ou plus

• Un intranet (espace sécurisé) dédié au public interne existe : Indiquer 1 pour oui et 0 pour non

• Une plaquette institutionnelle existe et est à jour : Indiquer 1 pour oui et 0 pour non

• Un journal ou un bulletin d'information existe : Indiquer 1 pour oui et 0 pour non ou inexistant

• Quelle est la périodicité du journal ou du bulletin d'information ? : Indiquer 2 pour mensuelle, 1 pour bimestrielle et 0 pour trimestrielle ou plus ou inexistant

• L’organisme gestionnaire participe et/ou organise des événements : colloques, portes ouvertes, forum… : Indiquer 1 pour oui et 0 pour non

• L’organisme gestionnaire met en place des relations Presse : Indiquer 1 pour oui et 0 pour non

• L'organisme gestionnaire dispose et met à jour régulièrement son réseau social de type facebook, twitter, etc. : Indiquer 1 pour oui et 0 pour non ou inexistant

Données sources : Direction générale, service informatique, responsable communication Cible : le score maximal est de 13

• Score = 13 actions de communication optimisées • Score = 7 à 12 actions de communication à améliorer • Score = 1 à 6 actions de communication à retravailler • Score = 0 actions de communication inexistantes

Question clé L’organisme gestionnaire dispose t-il d’outils de communication ?

Signification Outils de communication de l'organisme gestionnaire

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Le site Internet doit être considéré comme partie intégrante de la politique de communication de l’organisme gestionnaire et à ce titre être régulièrement actualisé. L’existence d’un intranet contribue également à renforcer la visibilité en interne de l’organisme gestionnaire. De la même manière l’organisme gestionnaire peut disposer d’outils de communication, tels que des plaquettes institutionnelles, un journal ou un bulletin, qui lui donnent une visibilité interne et/ou externe. Ces derniers s’ils existent, doivent également être publiés régulièrement pour être véritablement pertinents. L’organisme gestionnaire doit également participer et/ou organiser des évenements afin d’être identifié comme un acteur incontournable et expert sur une région. Il peut également en vue de ce même objectif, mettre en place des relations Presse qui sont essentielles aux relations publiques puisqu'elles permettent de développer une relation de confiance et d'adhésion entre l’organisme getsionnaire et les journalistes qui demeurent l'une des plus importantes courroies de transmission de l'information aux différents publics. Enfin, les réseaux sociaux s’inscrivent aujourd’hui comme des vecteurs complémentaires de communication et de visibilité.

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Indicateurs

5.1 Taux d’outils 2002-2 à jour

5.2 Personnalisation de l’accompagnement

5.3 Participation et expression des usagers

5.4 Taux d’évaluation à jour

5.5 Nombre de signalements et de plaintes

5ème Annexe : Qualité

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5.1. Taux d’outils 2002-2 à jour


Mode de calcul = Nombre d’outils 2002-2 à jour / Nombre total d’établissements et services gérés par l’organisme gestionnaire X 100 Indicateurs et données annexes:

• A jour ou non concernés: Indiquer la somme totale d’outils loi 2002-2 à jour, ou non concernés, par type de document (projet d’établissement et/ou projet de service, règlement de fonctionnement, livret d’accueil)

Exemple : 1 organisme qui gère 6 ESMS, doit disposer de 6 projets d’établissements à jour. Il indiquera par conséquent 6 dans cette colonne.

• Inexistant ou obsolète : Indiquer le nombre d’outils loi 2002-2 inexistants ou qui ne sont pas à jour, par type de document (projet d’établissement et/ou projet de service, règlement de fonctionnement, livret d’accueil)

• Nombre total d’ESMS : Somme automatique • Taux d’outils à jour : Indiquer le taux d’outils à jour tel que calculé pour les

années précédentes et pour l’année en cours. Pour l’année en cours se référer au tableau du dessus.

Données sources : outils loi 2002-2, liste des établissements et services gérés par l’organisme gestionnaire Cible :

• Taux d’outils 2002-2 à jour égal à 100% • Taux d’outils 2002-2 à jour > 50% et <100% • Taux d’outils 2002-2 à jour inférieur à 50%


La loi 2002-2 impose aux ESMS (y compris aux SMPJM et SDPF) de mettre en place les outils dits loi 2002-2 ayant vocation à garantir les droits des usagers. Dès lors que ces outils sont mis en place il convient de veiller à leur réactualisation. Il est par ailleurs préconisé que l’ensemble de ces outils soient transmis au Conseil d’administration, pour validation.

• Projet d’établissement et/ou de service : il définit les objectifs des ESMS en matière coordination, coopération et d’évaluation des activités et de la qualité des prestations. Il précise également les modalités d’organisation et de fonctionnement de l’ESMS. Il doit être révisé au minimum tous les 5 ans.

Question clé L’organisme gestionnaire actualise-t-il régulièrement les outils issus de la loi 2002-2 nécessitant une validation par le Conseil d’administration?

Signification Mise à jour des outils loi 2002-2

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• Règlement de fonctionnement : il définit les droits, les devoirs et les obligations de la personne accueillie, nécessaires au respect des règles de vie collective au sein de l’ESMS. Il doit être révisé au minimum tous les 5 ans.

• Livret d’accueil : il est remis à chaque personne accompagnée ou à son représentant légal, et a vocation à garantir l’exercice effectif des droits des usagers et à prévenir tout risque de maltraitance. Aucune échéance en termes de révision n’a été fixée légalement mais ce document doit être tenu à jour (a minima tous les 5 ans).

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5.2. Personnalisation de l’accompagnement


Mode de calcul = Tableau de scores qui s’additionnent automatiquement pour donner un score final de personnalisation de l’accompagnement Indicateurs et données annexes :

• Un contrat de séjour, contrat de soutien, DIPM ou DIPC est établi pour chaque usager : Indiquer 2 pour oui sans exception, 1 pour oui partiellement et 0 pour non

• Le contrat de séjour, contrat de soutien, DIPM ou DIPC, est actualisé chaque année, par avenant : Indiquer 2 pour oui sans exception, 1 pour oui partiellement et 0 pour non

• Un projet personnalisé est établi pour chaque usager, en l'associant activement : Indiquer 2 pour oui sans exception, 1 pour oui partiellement et 0 pour non

• Les professionnels se réunissent au moins une fois par an pour évaluer le projet de chaque usager en vue de le réactualiser le cas échéant : Indiquer 2 pour oui sans exception, 1 pour oui partiellement et 0 pour non

Données sources : projets personnalisés, contrats de séjour, contrat de soutien, DIPM ou DIPC, procédures, tableau de suivi, calendrier de réunion, comptes-rendus de réunions Cible : le score maximal est de 8

• Score = 8 personnalisation de l’accompagnement optimisée • Score = de 5 à 7 personnalisation de l’accompagnement à

perfectionner • Score = de 2 à 4 personnalisation de l’accompagnement à retravailler • Score = 0 et 1 personnalisation de l’accompagnement inexistante


• Le contrat de séjour, contrat de soutien et d’aide par le travail, document Individuel de Protection des Majeurs (DIPM) ou document individuel de prise en charge (DIPC) définit les objectifs et la nature de l’accompagnement, notamment les prestations qui seront proposées et les conditions de séjour et/ou d’accueil. Dès lors que ces outils sont mis en

Question clé L’organisme gestionnaire personnalise-t-il l’accompagnement proposé à aux usagers ?

Signification Adaptation de l’accompagnement au projet personnalisé de l’usager

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place il convient de veiller à leur suivi afin d’identifier les modalités de leur mise en œuvre et surtout leur réactualisation annuelle en fonction de l’évolution des attentes et des besoins de la personne accompagnée.

• La loi 2002-2 impose aux ESMS (y compris aux SMPJM et SDPF depuis la loi du 5 mars 2007, n°2007-308) de mettre en place des « projets d’accueil et d’accompagnement », plus connus sous le terme de « projet personnalisé ». Ce document est élaboré dans le cadre d’une démarche dynamique de co-construction qui associe à la fois l’usager, sa famille ou son représentant légal, et l’équipe pluridisciplinaire. Le projet personnalisé doit prendre en compte les attentes et les besoins de l’usager. Le suivi de sa mise en œuvre est primordial afin notamment d’organiser son actualisation régulière au regard de l’expression d’éventuels nouveaux besoins par l’usager et/ou son entourage.

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5.3. Participation et expression des usagers


Mode de calcul = Tableau de scores qui s’additionnent automatiquement pour donner un score final de participation et expression des usagers Indicateurs et données annexes :

• Un CVS ou toute autre forme de participation est mis en place au sein de chaque ESMS : Indiquer 2 pour oui sans exception; 1 pour oui partiellement; 0 pour non; ou NC pour non concerné

• Chaque CVS en place se réunit au moins 3 fois par an : Indiquer 2 pour oui sans exception; 1 pour oui partiellement; 0 pour non; ou NC pour non concerné

• Chaque CVS en place est présidé par un usager : Indiquer 2 pour oui sans exception; 1 pour oui partiellement; 0 pour non; ou NC pour non concerné

Données sources : Règlement intérieur du CVS, procédures, tableau de suivi, calendrier de réunion, comptes-rendus de réunions Cible : le score maximal est de 6

• Score = 6 participation et expression des usagers optimisée (ou N.C) • Score = 4 et 5 participation et expression des usagers à perfectionner • Score = 2 et 3 participation et expression des usagers à retravailler • Score = 0 et 1 participation et expression des usagers inexistante

Commentaires et précisions Le Conseil de la vie sociale est décrit par l’article L311-6 du Code de l’action sociale et des familles, comme un mode de participation des personnes bénéficiaires des prestations, au fonctionnement de l’établissement ou du service. Les CVS sont des lieux d’expression pour les usagers qui peuvent ainsi faire part de leurs réflexions quant à l’amélioration de la qualité de l’accompagnement. Le CVS se réunit au minimum 3 fois par an et doit être présidé dès lors que c’est possible, par un usager de la structure. Il est composé a minima de 2 représentants des personnes accompagnées, d’un représentant des familles ou des représentants légaux, d’un représentant du personnel et d’un représentant de l’organisme gestionnaire. Le CVS doit être mis en place dans un certain nombre de structures, tels que les foyers d’hébergement, foyers occupationnels, maisons d’accueil spécialisée,

Question clé L’organisme gestionnaire permet-il la libre participation et expression des usagers dans le cadre de leur accompagnement ?

Signification Valorisation de la participation et expression des usagers

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foyers d’accueil médicalisé, établissements et services d’aide par le travail, instituts médico-éducatifs, etc. Pour les autres structures, et notamment les services, pour lesquels la mise en place d’un CVS n’est pas obligatoire, il convient tout de même de mettre en place des formes de participation autres : autre instances, enquêtes de satisfaction, etc.

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5.4. Taux d’évaluations à jour


Mode de calcul = Nombre d’évaluations externe et interne réalisées / Nombre total d’établissements et services gérés par l’organisme gestionnaire X 100 Indicateurs et données annexes :

• A jour de leur obligation légale ou NC : Indiquer la somme du nombre d’évaluations internes réalisées, du nombre d’évaluations externes réalisées et du nombre d’ESMS non concernés par les évaluations internes et externes

• Inexistant ou plus à jour : Indiquer le nombre d’évaluations internes et externes qui n’ont pas été réalisées ou qui ont été réalisées mais qui ne sont plus à jour (qui ne peuvent donc pas être considérés comme étant en cours de réalisation)

• Nombre total d’ESMS : Somme automatique • Taux d’évaluations à jour des années précédentes : Indiquer le taux

d’évaluation à jour tel que calculé pour les années précédentes et pour l’année en cours. Pour l’année en cours se référer au tableau du dessus.

Données sources : rapports d’évaluations interne et externe transmis à l’Autorité de tarification et de contrôle, rapport d’activité, liste des établissements et services gérés par l’organisme gestionnaire Cible :

• Taux d’évaluations externe et interne réalisé égal à 100% • Taux d’évaluations externe et interne réalisé > 50% et <100% • Taux d’évaluations externe et interne réalisé inférieur à 50%

Commentaires et précisions : La loi 2002-2 impose la réalisation d’évaluations internes et externes par structure autorisée, qui portent sur les activités et la qualité des prestations des ESMS. Les évaluations internes doivent être réalisées tous les 5 ans par l’établissement ou le service lui-même. En l’absence de renouvellement de l’évaluation interne au-delà de ces 5 ans, elle n’est plus considérée comme à jour et doit être renouvelée.

Question clé Les évaluations externe et interne ont-elles été réalisées au sein de l’organisme gestionnaire ?

Signification Réalisation des évaluations externe et interne

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Les évaluations externes doivent être réalisées à raison de 2 évaluations sur la période d’autorisation à savoir, la 1ère dans les 7 premières années et la 2ème au plus tard 2 ans avant le renouvellement de l’autorisation, conformément au calendrier qui a été redéfini par la loi HPST. L’évaluation externe est menée par un organisme habilité choisi par l’organisme gestionnaire. Le résultat de l’évaluation externe conditionne le renouvellement de l’autorisation de fonctionnement de l’ESMS. C’est la date de réception des rapports par l’autorité de tarification et de contrôle qui fait foi du respect des délais.

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5.5. Nombre de signalements et de plaintes


Mode de calcul = Nombre de plaintes + Nombre de signalements par an Indicateurs et données annexes:

• Nombre de signalements : Indiquer le nombre de signalements effectués • Nombre de plaintes : Indiquer le nombre de plaintes enregistrées

concernant uniquement l’accompagnement des personnes

Données sources : registre des ESMS, registre de plaintes/ réclamations, registre ou fiche de signalements Cible : N.C


Les ESMS accueillent des personnes handicapées et sont garants du bien être, de la sécurité, de l’intégrité des personnes accompagnées et de la qualité de l’accompagnement qui leur est proposé. Cependant, malgré les mesures prises dans les ESMS pour garantir la bientraitance des personnes accompagnées, certains actes peuvent donner lieu :

• Au signalement par l’organisme gestionnaire ou l’ESMS, aux autorités de tarification et de contrôle et/ou au Procureur de la République de la survenance d’événements indésirables et de situations exceptionnelles et dramatiques Exemple : des actes de maltraitance à l’encontre d’une personne accompagnée Exemple : un incendie dans un ESMS qui a fait des victimes

• Au dépôt d’une plainte ou réclamation adressée : − par un usager et/ou sa famille par écrit aux Président, Directeur général et/ou Directeurs d’établissements de l’organisme gestionnaire Exemple : une famille demande plus de séances d’orthophonie pour son enfant − par l’organisme gestionnaire aux représentants de la loi, relative à une faute dans le cadre de l’accompagnement des usagers

Exemple : une agression sexuelle par un salarié sur un usager

Question clé Combien de signalements et de plaintes sont dénombrés chaque année par l’organisme gestionnaire ?

Signification Nombre de signalements et de plaintes recensés tous les ans au sein de l’organisme gestionnaire

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NB : un signalement qui se transforme en plainte au cours de la même année doit être comptabilisée 2 fois (1 fois en signalement et 1 fois en plainte) Ne sont pas concernées dans le cadre de cet indicateur :

• les plaintes liées à la gestion des ressources humaines. Exemple : un salarié se plaint de harcèlement moral de la part d’un autre salarié

• Les plaintes déposées au commissariat de police qui ne concernent pas l’accompagnement

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Indicateurs

6.1 Prospective financière

6.2 Stratégie de développement

6ème Annexe : recherche et développement

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Informations complémentaires à la fonction recherche & développement Objectif : Identifier le montant total des sommes collectées par l’organisme gestionnaire sur une année afin d’identifier le volume financier perçu autre que celui lié à la tarification des ESMS. Mode de calcul = Somme (€) des legs + Somme (€) des dons reçus + Somme (€) des donations reçues Données annexes:

1. Valorisation (€) du patrimoine immobilier de l’organisme gestionnaire: Indiquer le montant en euros du patrimoine immobilier de l’organisme gestionnaire. Il convient de procéder à une valorisation du patrimoine de l’organisme gestionnaire. Attention : la valorisation du patrimoine doit être engagée selon une méthodologie définie préalablement. Il peut s’agir par exemple d’une valorisation comptable, économique, des domaines etc.

2. Somme (€) des legs reçus : Indiquer les sommes en euros des legs reçus par l’organisme gestionnaire

3. Somme (€) des dons reçus : Indiquer les sommes en euros des dons reçus par l’organisme gestionnaire

4. Somme (€) des donations reçues : Indiquer les sommes en euros des donations reçues par l’organisme gestionnaire

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6.1.Prospective financière

Détail de l’Annexe Mode de calcul = Tableau de scores qui s’additionnent automatiquement pour donner un score final Indicateurs et données annexes:

• Une stratégie de prospection financière est formalisée et définie en objectifs, cibles et calendrier d'intervention : Indiquer 0 pour Non; 1 pour démarche en cours de réflexion; 2 pour démarche active; 3 pour démarche évaluée et réajustée

• Des outils de prospective financière sont mis en place (mécénat financier, mécénat matériel, mécénat de compétence, fonds de dotation, dons, legs, générosité publique etc.) : Indiquer 0 pour Non; 1 pour démarche en cours de réflexion; 2 pour démarche active; 3 pour démarche évaluée et réajustée

Données sources : Conseil d’administration, Bureau, Direction générale Cibles : le score maximal est de 6

• Score = 6 démarche de prospection financière optimisée • Score = de 3 à 5 démarche de prospection financière à

perfectionner • Score = de 1 ou 2 démarche de prospection financière à

retravailler • Score = 0 démarche de prospection financière inexistante


L’organisme gestionnaire doit s’interroger sur sa capacité à gérer de manière optimisée ses ressources. En ce sens, les réflexions suivantes (non exhaustives) relèvent d’une stratégie financière :

• Gestion et prospective du foncier : l’organisme recherche activement et optimise (inventaire, exploitation, prospective etc.) son patrimoine immobilier ou terrains dont il est propriétaire afin par exemple de développer des projets. A titre d’exemple, la mise en place d’un fonds de dotation peut être envisagée.

• Collecte de fonds diversifiés : l’organisme recherche activement des donateurs, des légataires, des mécènes, ou tout autre type de personnes

Question clé L’organisme gestionnaire dispose-t-il d’une stratégie en matière de prospective financière ?

Signification Niveau de maturité de la stratégie de l’organisme gestionnaire en matière de prospective financière

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susceptibles de lui verser des fonds en vue de soutenir ses projets. Il fait également appel à la générosité publique. A titre d’exemple, le fonds de dotation peut être un outil pertinent.

• Mécénat : l’organisme gestionnaire développe la recherche de mécénat de

compétences lorsque l’organisme gestionnaire recherche activement des personnes, professionnelles ou bénévoles, susceptibles de lui apporter un appui et une aide spécifique en vue de montage de projets. Il peut également s’agir de mécénat financier, dans le cadre de recherche de nouvelles ressources financières, et de mécénat matériel au titre de la recherche par exemple de prêts de locaux.

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6.2. Stratégie de développement

Détail de l’Annexe Mode de calcul = Tableau de scores qui s’additionnent automatiquement pour donner un score final


• Une démarche de création de réseau et d'ouverture est entreprise : Indiquer 0 pour Non; 1 pour démarche en cours de réflexion ; 2 pour démarche active ; 3 pour démarche évaluée et réajustée)

• Une démarche de développement de l'organisme gestionnaire est engagée (Contractualisation, CPOM, Siège, Appel à projet, etc.) : Indiquer 0 pour Non ; 1 pour démarche en cours de réflexion ; 2 pour démarche active ; 3 pour démarche évaluée et réajustée)

Données sources : Conseil d’administration, Bureau, Direction générale, conventions de partenariats Cibles : le score maximal est de 6

• Score = 6 stratégie de développement optimisée • Score = de 3 à 5 stratégie de développement à perfectionner • Score = de 1 ou 2 stratégie de développement à retravailler • Score = 0 stratégie de développement inexistante


L’organisme gestionnaire doit s’interroger sur l’évolution de certains besoins (ressources humaines, besoins des personnes accompagnées, etc.) mais aussi sur sa capacité à se développer et à anticiper les évolutions du secteur. En ce sens, les réflexions suivantes (non exhaustives) relèvent d’une stratégie de développement :

• Recherche de conventions et de partenariats: l’organisme gestionnaire cherche à intégrer des réseaux et il s’engage dans une politique de formalisation de ses partenariats (convention, contrat, création de groupement de coopération…)

• Optimisation de la gestion : L’organisme gestionnaire s’interroge sur ses modalités de gestion et de fonctionnement et envisage des redéploiements

Question clé L’organisme gestionnaire dispose-t-il d’une stratégie en matière de développement ?

Signification Niveau de maturité de la stratégie de l’organisme gestionnaire en matière de développement

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en interne et de réorganisation par la création d’un siège et/ou de pôles par exemple

• Appels à projets : l’organisme gestionnaire se positionne ou souhaite se

positionner sur des appels à projets en cours ou à venir, et s’interroge sur des possibilités de redéploiement en interne de son offre en matière d’accompagnement

• CPOM : l’organisme gestionnaire est engagé dans une démarche CPOM, avec une vision anticipée et pluriannuelle de la gestion de ses enveloppes financières

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Nexem remercie les membres du groupe de travail sur le Tableau de bord des Dirigeants élus :

• Madame Annie ANNE, Directrice générale - APAEI de la Côte fleurie,

• Monsieur Gatien BEAUMONT, Directeur général adjoint - AEIM de Nancy,

• Madame Chantal CID, Présidente – AT 65,

• Monsieur Jacques JEANJEAN, Président – AEIM de Nancy,

• Monsieur Alain LEDAUPHIN, Président – ANAIS,

• Monsieur Jean LORNE, Président - ADAPEI de la Drôme,

• Monsieur Jean-Pierre MARTIN, Président - Institut les Parons,

• Monsieur Thierry MATHIEU, Président - ADAPEI de l'Orne,

• Monsieur Philippe MORTEL, Directeur général adjoint – OVE,

• Monsieur Hervé VANDERMEERSCH, Président – Ariane,

• Monsieur Jean-Claude WACH, Directeur général ACPEI Chalons en

Champagne.

Nexem et le groupe de travail remercient également les associations qui ont participé à la phase d’expérimentation du Tableau de bord.

Remerciements

Documents

Mode d’emploi du Tableau de bord des dirigeants - … · Le Tableau de bord est un outil qui a vocation à permettre aux irigeants élus de D suivre les évolutions de l’organisme