PRÉSENTATION DU TABLEAU DE BORD DE LA ... - … · 8 PLAGE est la plateforme de gestion des « comptes utilisateurs » du tableau de bord de la performance dans le secteur médico-social

Agence Nationale dAppui la Performance des tablissements de sant et mdico-sociaux

PRSENTATION

DU TABLEAU DE BORD DE LA

PERFORMANCE

DANS LE SECTEUR MDICO-SOCIAL

ARS NormandieMarie-Dominique Lussier, ANAP

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Les objectifs du Tableau de bord

TRANSVERSALITE

Permet le partage des informations entre ESMS, OG et ATC, sur la base dindicateurs communs

CONNAISSANCE DE LOFFRE SUR LE TERRITOIRE

Contribue construire la 1re base de donnes du secteur MS

PERFORMANCE

Mesure lefficacit (degr de ralisation des objectifs) et lefficience (rapport ressources / rsultats)

DIALOGUE DE GESTION

Structure les changes, objective le dialogue et facilite les dmarches de contractualisation

PILOTAGE INTERNE

Dote les structures dun outil de gestion ou enrichit les outils dj existants

COMPARAISON

Permet aux ESMS de comparer les rsultats des indicateurs et de se situer par rapport aux structures de mme catgorie

Lhistorique du Tableau de bord

2009-2010 Co-construction du TDB

2011-2013 Deux exprimentations

2014

Prparation de la gnralisation

2015-2017 Gnralisation

2018 Tableau de bord obligatoire

Les instances

Un comit technique Institutionnels : ANESM, DGCS, CNSA, SG,

ANESM, DSS, CNAMTS, ARS utilisatrices & CDpartenaires

Des professionnels de terrain

Un comit stratgique national Organisations : FEHAP, UNIOPSS, FHF, SYNERPA,

FEGAPEI, FNMF, UNA, UNAPEI, UNCCAS, CROIXROUGE FRANCAISE, APF, GEPSO, UGECAM

Institutionnels : DGCS, CNAMTS, ANESM, SG,CNSA, DSS, ARS exprimentatrices et CDpartenaires

5

LANAP a conu et dvelopp le tableaude bord.Elle est en charge de son dploiement,en partenariat avec les reprsentantsdu mdico-social et les administrationset autorits de tarification.

LATIH assure le dveloppementet la maintenance de laplateforme qui supporteladministration des comptesutilisateurs (Plage) et de laplateforme qui hberge letableau de bord.

LARS pilote le dploiement du tableau debord dans sa rgion, en lien avec les CD.Pour cela, elle :- Fait entrer et supervise la participation

des ESMS et OG aux campagnes derecueil

- Met en place une adresse gnriquepour le support aux ESMS et OG

- Vrifie la cohrence des donnes etassure le lien avec les ESMS pour laqualit des donnes recueillies

- Clture la campagne- Restitue aux acteurs les rsultats

rgionauxLes CD accompagnent lARS dans cesdiffrentes dmarches.

Les ESMS et OG renseignent les

donnes du tableau de bord et exploitent les rsultats et les

restitutions proposes

LARS et les CD

LANAP

LATIH

Les acteurs et leur rle

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Architecture

du Tableau de bord

Outil commun 20 catgories dtablissements et services du secteurdes personnes ges et personnes handicapes (enfants et adultes)

Quel est le primtre du Tableau de bord ?

8

PLAGE est la plateforme de gestion des comptes utilisateurs dutableau de bord de la performance dans le secteur mdico-social.

Elle ne concerne donc que les personnes identifies comme administrateurs des comptes au sein des ESMS / OG (1 personne parstructure).

Elle est dveloppe par lATIH

Cette plateforme permet de crer, modifier ou supprimer des comptesutilisateurs de la plateforme du tableau de bord.

PLAGE

Comment fonctionne le Tableau de bord?

La plateforme du tableau de bord est la plateforme dveloppe par lATIH pour hberger le tableau de bord.

Cette plateforme permet de saisir, corriger et valider les donnes, et consulter les restitutions du tableau de bord

Les identifiants sont les mmes pour la plateforme PLAGE et pour la plateforme du tableau de bord.

Plateforme de recueil et de restitution

9

Comment est construit le Tableau de bord?

Les questions structurantes auxquelles le tableau de bord vise rpondre

1.

2.

3.

4.

5.

Les profils des personnes accompagnes correspondent-ils aux missions de lESMS ?

Quelle est la charge en soins et en accompagnement pour lESMS ?

Quel est le positionnement de lESMS dans le parcours de la personne ?

Quel est le niveau dactivit de lESMS ?

Quelle est la dynamique de rotation des places au sein de lESMS ?

Pre

sta

tio

ns,

so

ins

et

acc

om

pa

gn

em

en

t

6.

7.

Quelle est limportance de la contribution des partenaires externes lactivit de

lESMS sur le cur de mtier ?

Lorganisation est-elle structure et stable ?

Re

sso

urc

es

hu

ma

ine

s e

t

ma

tri

ell

es

8.

9.

10.

11.

Quel est le niveau dexcution budgtaire ?

Quels sont les grands quilibres financiers ?

Quelle est la rpartition des recettes et des dpenses par groupe ?

Quelle est la rpartition des recettes et des dpenses par section tarifaire ? Fin

an

ces

et

bu

dg

et

12.

13.

Quel est ltat davancement de la dmarche dvaluation interne et dvaluation

externe au sein de lESMS ?

Quel est ltat des lieux de la fonction systmes dinformation au sein de lESMS ? Ob

ject

ifs

10


PRESTATIONSSOINS ET

ACCOMPAGNEMENT

RESSOURCES HUMAINES ET MATERIELLES

FINANCES ET BUDGET

OBJECTIFS

Fiches de caractrisation



Cls danalyse et pilotage interne



Etat davancement des dmarches dvaluations

interne et externeEtat des lieux de la fonction Systme

dInformation Indicateurs de dialogue

Indicateurs de dialogueIndicateurs de dialogue

43 30Indicateurs dans

le TDB

Indicateurs communs tous

les ESMS

3 niveaux d information

4 axes thmatiques

13 questions structurantes

11

Les indicateurs de dialogue Les indicateurs cls danalyse et pilotage interneAxe 1: Prestations de soins et daccompagnement pour les personnes

Axe 2: Ressources humaines et matrielles

Axe 4: Objectifs

Les donnes de caractrisation ESMS

1. Taux de personnes en drogation ou hors autorisation

2. Score moyen dpendance GMP (dernier GMP valid et dernier GMP connu)

3. Score moyen en soins requis PMP (dernier PMP valid et dernier PMP

connu)

4. Rpartition des personnes accompagnes selon leur provenance

5. Rpartition des personnes accompagnes sorties dfinitivement sur l'anne

par motif ou destination

6. Taux dhospitalisation complte

7. Taux de ralisation de lactivit

8. Taux d'occupation des lits ou places financs

9. Taux de rotation des lits ou places financs

10. Taux de rotation des places finances en accueil de jour

1. Profil des personnes accompagnes : Rpartition en fonction des GIR (1 6)

2. Profil des personnes accompagnes: Rpartition en fonction des GPP

(groupes de patients proches)

3. Profil des personnes accompagnes: Rpartition en fonction des types de

dficiences observes

4. Rpartition par ge des personnes accompagnes

5. Dure moyenne de sjour / daccompagnement des personnes sorties

dfinitivement

6. Part des personnes bnficiant dune mesure de protection

7. Taux doccupation des places habilites par des personnes bnficiaires de

l'aide sociale dpartementale lhbergement

8. Nbre moyen de journes d'absence des personnes accompagnes

9. Part des actes/sances programms non raliss

10. File active des personnes accompagnes

11. Rpartition des effectifs par fonction

12. Pyramide des ges du personnel

13. Taux d'absentisme par motif

14. Poids du recours l'intrim

15. Rpartition des recettes par groupe sur la section exploitation

16. Rpartition des dpenses ralises par groupe sur la section exploitation

17. Rpartition des recettes/produits par section tarifaire

18. Rpartition des dpenses/charges par section tarifaire

19. Taux dutilisation de la dotation en soins

20. Structure des dpenses finances par la dotation de soins

21. Etat des lieux de la fonction systme dinformation dans les ESMS

11. Taux d'ETP vacants

12. Taux de prestations externes

13. Taux de personnels occupant une fonction de gestion d'quipe ou de

management

14. Taux dabsentisme

15. Taux de rotation des personnels sur effectifs rels

16. Taux d'atteinte des prvisions de recettes

17. Taux d'atteinte des prvisions de dpenses

18. Taux de CAF

19. Taux de vtust des constructions

20. Taux dindpendance financire

21. Taux de couverture du besoin en fonds de roulement par la trsorerie

22. Etat davancement de la dmarche dvaluation interne et dvaluation

externe

Description gnrale et statique des principales caractristiques de la structure (descriptif prestation de soins, RH et matriel, structure financire, objectifs) Permet de documenter loffre de soins et daccompagnement de la structure, de raliser des filtres afin de raliser des comparaisons entre groupes homognes dESMS


Axe 3: Finances et budget

11

43 indicateurs

12

Le guide des indicateurs

La grille Excel

Deux documents indispensables, pour permettre

de recueillir et de fiabiliser les donnes relatives au calcul des indicateurs du tableau de bord

Diffrents outils pour aider les utilisateurs

13

- Le document de rfrence Guide des indicateurs qui prcise les lments dinterprtation des indicateurs et leur utilisation.

Un accs direct partir de la plateforme vers la page relative un indicateur donn (lien hypertexte)

- Illustrations: lecture du guide

13

Un guide des indicateurs : lecture et interprtation

Indicateur IPr3.3 Taux dhospitalisation complte (dont hospitalisations domicile)

Axe Prestations de soins et daccompagnement pour les personnes

Question cl Quel est le positionnement de la structure dans le parcours de la personne accompagne ? (IPr3)

Signification Taux dhospitalisation complte (dont hospitalisation domicile)

Dfinition

Mode de calcul : Numrateur : Nombre de jours dhospitalisation complte (hors

consultations ou sances) Dnominateur : Nombre de journes ralises

Donnes sources : Nombre de jours dhospitalisation complte (hors consultations ou

sances)

Nombre de journes ralises (y compris accompagnement temporaire et quel que soit le mode daccompagnement)

Unit :% Priode de rfrence : N-1 Source : Dossier administratif des personnes accompagnes

Commentaires et prcisions :Lhospitalisation complte est un mode de prise en charge par des units et services qui accueillent et hbergent

des patients, et qui se caractrisent par un quipement en lits dhospitalisation et par des quipes mdicales et para mdicales qui assurent

diagnostic, soins et surveillance pour une dure suprieure 24 heures.

Sont concernes pour le calcul de lindicateur toutes les journes dhospitalisation effectues en dehors de ltablissement, dont les jours de r

hospitalisation et les jours dhospitalisation domicile.

Lecture Lindicateur sert sinterroger sur les pratiques en matire de qualit, de continuit des soins et dinscription dans le territoire.

Cet indicateur est galement demand dans le cadre de la GDR (Gestion Du Risque) Efficience EHPAD.

Infra-annualit disponible

Tout ESMS hors services,

CMPP et CAMSP

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Principe de partage dinformations

Laccs aux informations : qui voit quoi ?

Les ESMS : ont accs leurs propres donnes; peuvent se comparer aux autres ESMS de mme catgorie ne disposent pas daccs aux donnes des autres oprateurs pris

individuellement.

Les ARS et les Conseils Dpartementaux :

ont accs aux donnes, indicateurs, restitutions desESMS et restitutions spcifiques

LANAP, la CNSA, la DGCS, le SG ont accs aux donnes, indicateurs et

restitutions pour lensemble des rgions etdes dpartements

Les Organismes Gestionnaires : ont accs aux donnes, indicateurs et

restitutions de leurs ESMS. ont accs aux donnes quils ont

renseignes en propre

15

Larchitecture des restitutions

Un affichage 2 niveaux :

Deux choix de reprsentation des rsultats :

Niveau 1 les indicateurs de dialogue

Niveau 2 les indicateurs danalyse

Donnes chiffres

En valeur absolue

En %

Reprsentations graphiques

Histogrammes

Courbes

Botes moustache

Cartes

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Les requtes disponibles

Laccs aux restitutions

Restitution des donnes de caractrisation

Restitution par indicateur

Campagne en cours Rsultat de chaque indicateur pour lanne n-1 Mise en perspective avec les rsultats des structures

quivalentes

volution Accs aux donnes des campagnes prcdentes Mise en perspective avec les rsultats des annes

antrieures

Campagne en cours Donnes relatives lanne n-1 Mise en perspective avec les donnes des structures

quivalentes

volution Accs aux donnes des campagnes prcdentes Mise en perspective avec les donnes des annes

antrieures

17

Les requtes disponibles

Laccs aux restitutions

Restitution de laxe Objectifs

Export Excel

Comparaison de deux indicateurs

Campagne en cours

Affichage des rponses aux enqutes SI etvaluation pour chaque ESMS

Mise en perspective avec les rsultats desstructures quivalentes

Campagne en cours Tlchargement des fiches didentit ESMS et OG Tlchargement des donnes saisies ESMS et OG Tlchargement des indicateurs calculs

Campagne en cours Mise en relation chiffre et graphique de deux

indicateurs slectionner

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Dfinition du parangonnage

Le parangonnage

Dans le tableau de bord du secteur mdico-social, le parangonnage permet unestructure de se positionner par rapport aux autres structures de mme type au titredun ou de plusieurs indicateurs.

Pour un ESMS donn, la valeur dun indicateur est mise en perspective des rsultatsconstats auprs des autres structures sous la forme dune reprsentation graphique.

Le mode de reprsentation du parangonnage retenu dans le tableau de bord ne permetpas didentifier individuellement les rsultats des autres structures.

VALEUR MINI VALEUR MAXI

Exemple thorique de parangonnage :

RESULTAT

19

Le primtre du parangonnage

Le parangonnage

Il est disponible pour les quatre axes (Objectifs, Prestations, Ressources Humaines et Matrielles,Finances et Budget).

Il sorganise selon la catgorie de lESMS. Il est impossible de comparer le rsultat des indicateursavec ceux de structures relevant de catgories diffrentes.

Le parangonnage peut tre affin en utilisant des filtres. Les filtres sont proposs pour toutesrestitutions et export Excel. Il est galement possible de parangonner sans filtre.

Il existe deux niveaux de filtres en fonction :

De la capacit de lESMS (pour certaines catgories)

Du primtre gographique

Le filtre gographique

- Parangonnage au niveau national

- Parangonnage au niveau rgional

20

Le primtre du parangonnage

Le parangonnage

Composition dun chantillon

Chaque ESMS dfinit lui-mme et, au cas par cas, le primtre selon lequel il souhaitecomparer ses rsultats.

Le choix des filtres permet de se comparer des chantillons plus ou moins grands. Le nombre de structures prsentes dans lchantillon parangonn saffiche. Il faut en tenir compte pour lanalyse de lchantillon.

ESAT

1 5051 100+ de 101

FAM

1 30+ de 31

IME

1 5051 100+ de 101

MAS

1 30+ de 31

SSIAD

1 4041 8081 120+ de 121

EHPAD

1 4445 5960 99100 199+ de 200Rattach un EPS

SESSAD

1 60+ de 60

SAVS

1 35+ de 35

Le filtre capacitaire

Dcompositionde certainescatgories engroupeshomognes enfonction de lataille de lESMS

21

Les notions reprsentes dans le parangonnage

Le parangonnage

Notion de mdiane : cest la valeur qui spare en deux parties gales (50%-50%) unepopulation ou un chantillon. Elle se distingue de la moyenne qui est la somme des valeurs divise par le nombre dindividus de

la population ou de lchantillon.

Ex : le revenu moyen franais (2 130 /mois) est plus lev que le revenu mdian (1 712 /mois),sous leffet des plus hauts revenus, peu nombreux, mais qui tirent la moyenne la hausse.

Notion de quartile : cest chacune des 3 valeurs qui divisent en quatre parties gales(25%-25%-25%-25%) une population ou un chantillon.

Population de rfrence


dispersion

MEDIANE

50% 50%

Q 1 Q 2 Q 3

25% 25%25%25%

22

Les notions reprsentes dans le parangonnage

Le parangonnage

Exemple : Soit 12 IME qui prsentent des dures moyennes de sjour suivantes (en mois) :

La moyenne des dures de sjour est de 81,1 mois.

Comment se rpartissent ces structures par quartiles ?


dispersion

MEDIANEQ 1 Q 2 Q 3

IME 1 IME 2 IME 3 IME 4 IME 5 IME 6 IME 7 IME 8 IME 9 IME 10 IME 11 IME 12

Dure

moyenne de

sjour

52 101 89 56 61 58 128 77 87 70 139 55

= 52 = 139

5252 5555 5656 7777 898987875858 6161 7070 101101 128128 139139

= 57,5 = 73,5 = 92

5,5 16 18,5 47

5,5 16 18,5 47

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Articulation du TDB avec les chantiers nationaux

Lobjectif est de faire converger progressivement les rfrentiels et dallger la charge de la saisie en sappuyant sur les SI existants.

Rcupration des donnes de structure (2015)

Harmonisation des bases Format standard dchange (2016)

PLAGE

Rpertoire Finess

Hapi et Import CA

E-Cars SI des ESMS

Plateforme de recueil et de restitution

Vers une saisie unique des informations et un interfaage des SI du secteur

Systmes dinformation

24

Gnralisation

du Tableau de bord

25

2015 2017 : Gnralisation du TDB sur 3 ans cible de 22 000

ESMS financs ou cofinancs par lAssurancemaladie

Pendant la phase de gnralisation : entre chaqueanne dans le Tableau de bord de :o 5 nouvelles ARS (sous rserve du projet de rforme

territoriale)o 5 000 nouveaux ESMS

2018 : Un Tableau de bord obligatoire avec un primtretendu lensemble des ESMS relevant de la DGCS

Les principes de la gnralisation du TDB

26

Le primtre de la campagne 2015

6 888 ESMS ont renseign leurs donnes pour la campagne 2015

27

Le primtre de la campagne 2016

Objectif: 15 000 ESMS en 2016

2014 : 10 ARS Alsace Bretagne Bourgogne Franche-Comt Limousin Lorraine Pays de la Loire Provence Alpes Cte dAzur Ocan Indien Rhne Alpes

2015 : 16 ARS Aquitaine Centre Corse Guadeloupe Ile de France Nord Pas de Calais

2016 : 23 ARS Champagne-Ardenne Basse-Normandie Guyane Haute-Normandie Languedoc-Roussillon Midi-Pyrnes Poitou-Charentes

28

Le calendrier de la campagne 2016

Novembre Dc. Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aout Sept. Oct. Nov. Dc.

+ Anciennes

COTECH

Phase 1 : Lancement

Phase 3 :

Transfert

Comptences

Phase 4

Collecte

Phase 5 : Fiabilisation

Phase 6 : Clture

Phase 2 :

PLAGE

Runions Nouvelles ARS/CD

Exploitation des restitutions

Capitalisation volutions

Benchmark

COSTRAT

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Rappel du fonctionnement du TDB : un pilotagergional

Une information des ESMS et OG en amont de la campagne parlARS

Un accompagnement des nouveaux utilisateurs organis par lANAP

Une assistance mthodologique

Une assistance technique

Les modalits daccompagnement des ESMS et OG

Agence Nationale dAppui la Performance des tablissements de sant et mdico-sociaux

ENTRE DE LARS NORMANDIE

DANS LE TABLEAU DE BORD

31

Objectifs poursuivis par lARS

Besoin de mieux outiller un secteur en mutation

Utilisation du TDB par lARS : Meilleure connaissance de loffre sur le territoire (prestations,

activit) Meilleure apprciation de la performance des ESMS Contribuer structurer le dialogue de gestion sur la base

dindicateurs communs et partags dans un contexte degnralisation des CPOM et de rforme tarifaire

Utilisation du TDB par les ESMS et leurs OG Enrichit les outils de gestion interne Outil de parangonnage Contribuer structurer le dialogue de gestion

Lentre de lARS Normandie dans le TDB

32

Primtre et programmation

LARS de Normandie a programm lentre des ESMS normands sur 2campagnes, 2016 et 2017, compte tenu :

du nombre dESMS important (1206) entrant dans le primtre dutableau de bord

de laccompagnement de lANAP et des sessions de transfert decomptences qui sont limits aux annes 2015, 2016 et 2017

LARS, en concertation avec les 5 CD, a retenu les critres suivantsafin de dfinir le primtre 2016 :

secteur des personnes ges : les 2 catgories dESMS avec le plusgrand nombre de structures

secteur des personnes handicapes : lensemble des ESMS intervenantauprs des enfants handicaps (hors CAMSP) + les foyers de vie de laManche

Les autres catgories dESMS intgreront la campagne tableau de bord en2017


33


Structures entrant en 2016

Secteur des personnes ges :- 391 EHPAD- 120 SSIAD

Secteur des personnes handicapes :- 86 SESSAD- 84 IME- 30 ITEP- 29 CMPP- 11 IEM- 8 EEAP- 6 instituts pour dficients auditifs- 1 institut pour dficients visuels- 11 foyers de vie (uniquement dans la Manche)

777 ESMS (64,43 % des ESMS normands) et 412 organismesgestionnaires


34


Structures entrant en 2017

Secteur des personnes ges :- 6 SPASAD

Secteur des personnes handicapes :- 87 foyers de vie (hors Manche)- 83 ESAT- 68 foyers dhbergement- 50 FAM- 49 SAVS- 43 MAS- 21 SAMSAH- 19 CAMSP- 3 centres de rducation professionnelle

429 ESMS (35,57 % des ESMS normands) et 66 organismesgestionnaires


35

Organisation de lARS autour du projet

Nouvelle ARS Normandie Direction de lautonomie Ple allocation de ressources

Rfrents ARS Jean-Christian DURET (responsable du ple allocation de ressources)[email protected] Ludovic DROLLON (contrleur de gestion)[email protected]

Les CD accompagnent lARS dans les diffrentes dmarches de lacampagne du tableau de bord


36

Administrateurs principaux de la plateforme PLAGE

1 administrateur principal par organisme gestionnaire et 1administrateur principal par ESMS doivent tre identifis par lesorganismes gestionnaires

Les administrateurs principaux auront la charge de crer, supprimeret modifier les comptes pour les utilisateurs de leur structure

Sans attendre la runion de lancement du 9 mars 2016 compte tenudes contraintes calendaires, les coordonnes des administrateursprincipaux ont t demandes par lARS aux organismesgestionnaires par courriel du 1er mars 2016, avec copie auxfdrations

Date limite de remonte des coordonnes des administrateursprincipaux lARS fixe au 11 mars 2016


37

Sessions de transfert de comptences

4 sessions ROUEN

Lundi 18 avril 2016 Mardi 19 avril 2016 Mercredi 20 avril 2016 Vendredi 22 avril 2016

Amphi A IFSI du Rouvray4 rue Paul Eluard76300 Sotteville-les-Rouen


38

Sessions de transfert de comptences

4 sessions CAEN

Lundi 18 avril 2016 Mercredi 20 avril 2016 Jeudi 21 avril 2016

Auditorium des archives dpartementales61 rue de Lion-sur-Mer14000 Caen

Mardi 19 avril 2016

Auditorium de la rgion Normandie lAbbaye-aux-DamesPlace Reine Mathilde14035 Caen


Documents

PRÉSENTATION DU TABLEAU DE BORD DE LA ... - … · 8 PLAGE est la plateforme de gestion des « comptes utilisateurs » du tableau de bord de la performance dans le secteur médico-social