RAPPORT DE PRECONISATIONS - Accueil · Cet outil papier effectue ainsi le bilan quantitatif et qualitatif de ... - élaborer une première trame d’activité type, ... 2nd semestre

MISE EN PLACE D’UN RAPPORT D ACTIVITE TYPE POUR LES ETABLISSEMENTS ET SERVICES DU DISPOSITIF AC-

CUEIL, HEBERGEMENT ET INSERTION

RAPPORT DE PRECONISATIONS Rapport de préconisations -– Mars 2009 – Comité de pilotage national FNARS/FEHAP/DGAS/DREES

Personne référente du dossier : Sabine Robion – FNARS – [email protected] - tél : 01.48.01.82.13

Rapport de préconisations -– Mars 2009 – Comité de pilotage national FNARS/FEHAP/DGAS/DREES

2

SYNTHESE DE LA DEMARCHE ENGAGEE


3

Contexte général De nombreux rapports ou audits1 ont pointé ces dernières années l’insuffisance de connaissance quantitative et qualitative sur la situation des personnes sans abris., malgré l’existence de multi-ples démarches de collecte d’information, dont les objectifs et la temporalité varient. Sans être exhaustif sur les systèmes de recueil de données existants2, il est possible de citer, à titre d’illustration, l’enquête statistique réalisée par la DREES tous les quatre ans (enquête dite ES auprès des établissements et services en faveur des enfants et adultes en difficulté). Cette en-quête constitue à ce jour la source d’information la plus complète sur les structures. Cependant, le champs des établissements sans hébergement y est aujourd’hui mal exploré : l’enquête contient des informations sur les 115, les services d’accueil et d’orientation et les accueils de jours mais ces données sont limitées et rattachées l’activité d’établissement d’hébergement. Par ailleurs, conformément à la réglementation, les CHRS communiquent chaque année leur rapport d’activité aux Ddass. Cet outil papier effectue ainsi le bilan quantitatif et qualitatif de l’année écoulée et comporte des données générales sur les personnes accueillies, l’activité des établissements, leurs évolutions, les faits marquants de l’année… Néanmoins, la nature des in-formations renseignées dans les rapports d’activité n’est pas identique d’une structure à l’autre et il n’existe aucune terminologie commune entre les acteurs. Aussi, l’agrégation des données via les rapports d’activité est aujourd’hui impossible privant ainsi les Ddass d’un outil d’analyse terri-toriale. Dans ce contexte, il a été convenu (cf. convention Fnars/Dgas 2006/2008) que la Fnars pilote un comité de pilotage national afin d’élaborer un rapport d’activité type pour les CHRS au format papier. Cette démarche ne visait pas à construire un outil technique opérationnel. Au cours ces travaux, il a également été décidé d’étendre ce projet de rapport d’activité type à toutes les struc-tures du dispositif accueil, hébergement et insertion (AHI), que ces structures aient ou non l’habilitation CHRS. Enfin, les travaux menés dans le cadre du rapport d’activité type s’inscrivent dans la réflexion actuelle sur l’observation sociale menée par le cabinet d’Alain REGNIER. I > ENJEUX DU RAPPORT D’ACTIVITE TYPE Le rapport d’activité type répond aux enjeux suivants : - Standardiser les remontées d’information et créer un outil de connaissance partagé de l’ensemble des activités du dispositif accueil, hébergement, insertion (AHI) afin d’obtenir des in-formations qualitatives complémentaires pour enrichir les outils déjà existants (système unique d’information pour les Chrs3…) les informations exploitées via ce rapport d’activité type doi-vent être utiles en terme de connaissance du secteur et d’outil de pilotage territorial. - A terme, avoir un vrai système unique d’information qui allie les logiques quantitatives, qualitati-ves et financières.

1 Cf. Rapport public thématique de la cours de comptes sur les personnes sans domicile, mars 2007 ; Rapport de l’Igas sur la coordination de l’observation statistique des personnes sans abris. 2 Indicateurs CHRS, indicateurs de la LOLF, système COHPHRA, logiciel OPHELIA…. 3 Le système unique de recueil d’information pour les CHRS comprend des données à caractère physico-financier (répartition des dépenses et recettes par type de prestations CHRS..), les indicateurs CHRS fixés par la réglementa-tion et les indicateurs de la LOLF. Ces données sont actuellement recueillies sous le format excel. Un outil est actuel-lement en cours de finalisation afin de mettre en place un système de recueil de données plus performant. Il s’agit du système d’information Chrs, Cada (SICC), outil de saisi d’informations agrégées à des fins statistiques limité à un contrôle de gestion.


4

Au-delà de ces enjeux, cette démarche d’élaboration d’un rapport d’activité type poursuit les principaux objectifs suivants : - Connaître l’activité de l’ensemble des établissements/structures (avec et sans hébergement) du dispositif accueil, hébergement et insertion (AHI) : quantifier et qualifier les demandes exprimées et les réponses apportées…

- Connaître la population accueillie : caractéristiques socio-démographiques des personnes, évo-lution des profils avant et après leur passage dans une structure… II > ETABLISSEMENTS ET SERVICES CONCERNES PAR LA DEMARCHE Initialement, cette démarche ne concernait que les CHRS et donc les établissements et services ayant l’habilitation à l’aide sociale. Cependant, il est apparu pertinent au groupe de travail natio-nal d’intégrer à cette démarche les structures ayant des activités similaires même si celles-ci ne disposent pas de l’habilitation à l’aide sociale. Le rapport d’activité type vise désormais l’ensemble des établissements et services du dispositif accueil, hébergement et insertion (AHI), qu’ils aient ou non l’habilitation CHRS, à savoir : - les hébergements d’insertion, - les hébergements de stabilisation, - les hébergements d’urgence, - les 115, - les équipes mobiles, - les services d’accueil et d’orientation, - les accueils de jour, - les ateliers d’adaptation à la vie active et l’insertion par l’activité économique. III > ARCHITECTURE DU RAPPORT D ACTIVITE TYPE Le rapport d’activité a été scindé en plusieurs parties selon les types d’activités du dispositif accueil, hébergement et insertion (AHI). - Un questionnaire commun à toutes les activités du dispositif accueil, hébergement et insertion (AHI) :

Questionnaire A – Informations générales - Des questionnaires spécifiques pour toutes les activités hébergement :

Questionnaire B : hébergement d’insertion Questionnaire B bis : hébergement de stabilisation Questionnaire B ter : hébergement d’urgence

- Des questionnaires spécifiques pour toutes les activités hors hébergement :

Questionnaire C : 115 Questionnaire D : accueil de jour / nuit Questionnaire E : équipes mobiles Questionnaire F : SAO Questionnaire G : insertion par l’activité économique et atelier d’adaptation à la vie

active


5

IV > METHODE RETENUE ET CALENDRIER Instance de pilotage Une instance de pilotage de la démarche a été mise en place au niveau national. Ce comité de pilotage national (10 personnes) est composé de la DGAS, la DREES, la Fehap, la Fnars et de représentants des réseaux Fehap et Fnars d’établissements et de structures. La première réunion s’est tenue fin 2005 et le groupe de travail national se réunit régulièrement depuis 2 ans ½.. Ce comité de pilotage a défini la méthode suivante : - élaborer une première trame d’activité type, - lancer une expérimentation pour associer l’ensemble des acteurs concernés. Les développements qui suivent précisent les deux points de la méthode retenue Elaboration d’un rapport d’activité type Cette première phase avait pour objectifs : - d’identifier les informations pertinentes pour rendre compte de l’activité et du public accueilli dans les dispositifs accueil, hébergement, insertion (AHI) - créer des questions spécifiques pour toutes les activités du dispositif accueil, hébergement, insertion (AHI), y compris les activités sans hébergement (115, SAO, accueil de jour…). Afin d’atteindre ces objectifs, la méthode suivante a été utilisée : La Fnars s’est appuyée sur l’expertise de personnes ressources de son réseau, notamment : - un temps de travail spécifique avec les chargés de mission du siège sur les thématiques de l’hébergement, de l’urgence et de la veille sociale et de l’AVA/IAE afin d’identifier les informations pertinentes pour décrire chacune de ces activités et le public accueilli, - des temps d’échanges avec les groupes de travail thématique de la Fnars (groupe 115, groupe ACI, groupe justice). Cette première phase d’élaboration du rapport d’activité type s’est déroulée selon le calendrier suivant : - Août 2006 : création d’un questionnaire général commun à toutes les activités AHI et de ques-tionnaires spécifiques pour chaque activité4 - Janvier 2008 : le comité de pilotage national décide d’étendre le rapport d’activité aux structures non habilitées CHRS ; une question spécifique est créée afin d’identifier les établissement habili-tés CHRS. - Juillet 2008 : création d’un nouveau questionnaire relatif à l’hébergement de stabilisation afin de tenir compte des évolutions institutionnelles5.

4 Questionnaire hébergement d’insertion, questionnaire hébergement d’urgence, questionnaire 115, questionnaire service d’accueil et d’orientation (SAO), questionnaire équipes mobiles, questionnaire accueil de jour, questionnaire AVA/IAE 5 Le plan d’action renforcé pour les personnes sans abri (PARSA) a prévu le développement de l’hébergement de stabilisation : cf. fiche descriptive de l’hébergement de stabilisation, annexe à l’instruction ministérielle du 14 janvier 2007


6

Trois phases d’expérimentation

Cette seconde phase avait pour objectifs de s’appuyer sur l’expertise de l’ensemble des acteurs de l’accueil, l’hébergement et insertion (AHI) afin de compléter, amender, valider la trame de questionnaire et bâtir un outil de connaissance partagé. Cette phase d’expérimentation s’est déroulée en plusieurs étapes : 1) 1ère expérimentation – 2nd semestre 2006 Dix structures du réseau de la Fnars ont été sollicitées pour participer à cette première phase d’expérimentation. La méthode proposée a été la suivante La Fnars a adressé un courrier ciblé à 10 structures de son réseau ( voir Annexe 1) pour de-mander aux établissements expérimentateurs de valider : - le choix des variables et des items ; les établissements expérimentateurs devaient préciser si les informations identifiées étaient pertinentes et permettaient de rendre compte de l’activité. - la formulation des questions ; les établissements expérimentateurs devaient préciser si les énoncés et les consignes de remplissage étaient clairs. - la faisabilité du questionnaire ; les établissements expérimentateurs devaient préciser s’il était possible de répondre à toutes les questions. Cette première phase d’expérimentation s’est déroulée selon le calendrier suivant : - expérimentation au cours du 2nd semestre 2006. - les ajustements proposés par les établissements expérimentateurs ont été soumis à la valida-tion du comité de pilotage national. Les questionnaires ont été actualisés pour intégrer les obser-vations des acteurs de terrain. 2) 2nde expérimentation - 2007 Cette seconde phase d’expérimentation sur la base du volontariat auprès de tous les adhérents de la Fnars et des partenaires du groupe de travail national (Fehap, Ddass…) a été lancée. La méthode retenue a été la suivante : - Rédaction d’articles Gazette6 pour inciter le réseau de la Fnars à participer à cette démarche ( voir Annexe 1). - Demande aux établissements qui le souhaitent (volontariat) de réaliser un exercice au réel en remplissant les questionnaires à partir des données 2006 de leurs établissements.

A noter : Seuls 3 établissements ont réalisé de façon très partielle un exercice au réel en remplissant 5 questionnaires à partir de leurs propres données( Voir annexe 2). La grande majorité des établissements expérimentateurs ont donc adressé leurs observations et remarques sur le choix des variables et des items, et les consignes de remplissage. L’outil proposé étant au format papier, les établissements n’ont pas été réellement en mesure de renseigner les ques-tionnaires sauf pour les variables d’information et les items qu’ils utilisent déjà pour leur rapport d’activité. Cet exercice a néanmoins permis aux établissements d’identifier des variables d’information et des items utiles pour rendre mieux compte de leur activité et du public accueilli. Cette seconde phase d’expérimentation s’est déroulée selon le calendrier suivant : - expérimentation tout au long de l’année 2007. 6 La Gazette est le journal d’information mensuel de la Fnars à destination de ses adhérents ; ce journal est également adressé par courrier électronique. Tous les articles et documents sont disponibles sur le site Intranet de la Fnars


7

- les ajustements proposés pour les établissements expérimentateurs ont été soumis à la valida-tion du comité de pilotage national. Les questionnaires ont été actualisés pour intégrer les obser-vations des acteurs de terrain. Les consignes de remplissage ont été précisées. 3) Troisième phase d’expérimentation Le comité de pilotage national ayant décidé d’étendre le champs du rapport d’activité type à tou-tes les activités AHI, qu’elles soient ou non habilitées CHRS, la Fnars a décidé de poursuivre l’expérimentation et de solliciter des partenaires extérieurs à son réseau. La méthode retenue a été la suivante : - La Fnars informe son réseau en janvier 2008 (via la Gazette) de la généralisation de l’outil et poursuit l’expérimentation (voir Annexe 1). - la Fnars sollicite également (par courrier et mail) des organismes ayant des activités spécifi-ques (accueil de jour : la Fondation Abbé Pierre ; et équipes mobiles :la fédération nationale des samu sociaux) afin de recueillir leurs observations ( voir Annexe 1). - par ailleurs, le rapport d’activité étant disponible sur le site Internet de la Fnars, il est accessible à toute personne intéressée (Ddass…) Cette seconde phase d’expérimentation s’est déroulée selon le calendrier suivant : - expérimentation tout au long du premier semestre 2008. - les ajustements proposés par les établissements expérimentateurs ont été soumis à la valida-tion du comité de pilotage national d’octobre 2008. Les questionnaires ont été actualisés pour intégrer les observations des acteurs de terrain. Les consignes de remplissage ont été précisées. Quelques précisions sur les modalités du retour des informations pendant les phases d’expérimentation ; les retours ont été effectués : - par mail auprès de la personne référente du projet, - lors de réunions locales/régionales auxquelles participent Sabine Robion et/ou Carole Lardoux Par ailleurs, certaines Ddass ou Drass qui avaient déjà commencé un travail d’observation sur cette thématique nous ont adressé leur document. Certaines se sont appuyées pour la poursuite de leurs travaux sur le rapport d’activité type, ou ont stoppé leur démarche dans l’attente de la finalisation de l’outil proposé au niveau national.

Remarque de la Drees sur l’unité de compte utilisée : la notion de « personnes hébergées au cours de l’année » peut poser des difficultés de comptage (risque de double compte) et des difficultés d’interprétation ( Pour plus de précisions sur les remarques de la Drees, voir l’annexe 3). La Drees préconise ainsi de décrire, d’une part, la population à une date donnée (ce qui évite les doubles comptes et permet d’avoir une vision du taux d’occupation des places à une date donnée), d’autre part, les flux (pour un aperçu de la mobilité).

Commentaire sur cette proposition : le rapport d'activité a un caractère légal et règlemen-taire et il vise à décrire l'activité annuelle (il n'est donc pas possible de décrire la population à une date donnée car cela ne correspond pas à la finalité du rapport d'activité). Le rapport d'activité est avant tout un outil interne à chaque établissement. Ce rapport d'activité ne pourra pas être renseigné par les établissements sans un système d'information adapté (Cf. principale recom-mandation : « informatiser le recueil de données »). Dans cette perspective, les établissements (y compris les centres d'hébergement d'urgence) seront en capacité de ne pas comptabiliser deux fois une même personne. Par contre, dans le cas d'une compilation et d'une exploitation des données à un niveau territorial, il sera nécessaire de réfléchir à l'élimination des doublons ( sur ce point voir la proposition d’une solution informatique qui permette d’identifier les prises en charge ainsi que le nombre de personnes accueillies dans les différents dispositifs (sans dou-ble compte et en préservant l’anonymat des personnes accueillies) : voir l’encadré page 14)


8

V > SYNTHESE DE LA DEMARCHE ENGAGEE Récapitulatif des principales étapes

Etapes Méthode utilisée Commentaires Créer le rapport d’activité type concernant toutes les activités du dispositif accueil, hébergement et insertion (AHI), y compris les acti-vités hors hébergement (115, SAO, équipes mobiles…)

La fnars s’appuie sur les per-sonnes ressources de son ré-seau pour identifier les informa-tions pertinentes permettant de rendre compte du fonctionne-ment de chaque activité ; créer un questionnaire par activité

- ce rapport d’activité appré-hende la diversité des activités menées par les associations (activités avec ou sans héber-gement) - l’outil est étendu à l’ensemble des établissements et structu-res, qu’ils aient ou non l’habilitation Chrs (janvier 2008) - un nouveau questionnaire relatif à l’hébergement de stabi-lisation est créé pour intégrer les évolutions institutionnelles

Lancement d’une expérimentation afin de recueillir les observations des acteurs de terrain et complé-ter, amender le projet proposé.

Plusieurs expérimentations lancées dans le réseau Fnars ; actualisation systématique des questionnaires selon les remon-tées du terrain après validation par le groupe de travail; les consignes de remplissage sont ajoutées ; le projet repose sur des nomenclatures communes à l’ensemble des acteurs

- les adhérents Fnars se saisis-sent de cet outil pour adapter leur propre rapport d’activité car la démarche engagée corres-pond à un réel besoin7.

Lancement d’une expérimentation auprès de partenaires extérieurs (Fondation Abbé Pierre, Fédéra-tion nationale des samu sociaux) afin de recueillir leurs observations sur cet outil

- La Fnars sollicite par courrier ciblé et mail des interlocuteurs extérieurs à son réseau - le rapport d’activité type est mis en ligne sur le site Internet de la Fnars : les questionnaires sont accessibles à toute per-sonne intéressée

- des interlocuteurs extérieurs au réseau de la Fnars (notam-ment les Ddass) se saisissent de cet outil8

Validation définitive de l’outil et de l’ensemble des questionnaires EN COURS

Le bilan des expérimentations menées - la démarche d’harmonisation de données est jugée pertinente, - le nombre d’information demandé n’est pas remis en cause car la majorité des informations est déjà connue des établissements même si elles ne sont pas renseignées sous format informati-que. Ainsi sans outil informatique adapté, il apparaît impossible de renseigner ces infor-mations.

7 En 2007, le projet de rapport d’activité type a été téléchargé 1035 fois et 505 fois au 23/07/08 sur le site Intranet de la Fnars 8 Au 23/07/08, le projet de rapport d’activité type a été téléchargé 1 408 fois sur le site Internet de la Fnars (mise en ligne en mai 2008)


9

- les adhérents Fnars se saisissent de cet outil pour adapter leur propre rapport d’activité car la démarche engagée correspond à un réel besoin (en 2007, le projet de rapport d’activité type a été téléchargé 1035 fois et 505 fois au 23/07/08 sur le site Intranet de la Fnars) Voir Annexe 4 - des interlocuteurs extérieurs au réseau de la Fnars (notamment les Ddass) se saisissent de cet outil (au 23/07/08, le projet de rapport d’activité type a été téléchargé 1 408 fois sur le site Inter-net de la Fnars (mise en ligne en mai 2008)) Voir Annexe 4


10

RECOMMANDATIONS


11

La démarche relative au rapport d’activité type a permis de déterminer un tronc commun de va-riables et d’items devant figurée dans un rapport d’activité. A l’issue de cette démarche, le comité de pilotage national formule les deux recommandations suivantes : I >FAIRE EVOLUER CERTAINS INDICATEURS CHRS - Dans le cadre du projet « rapport d’activité type », le groupe de travail national a repris ces 3 indicateurs CHRS relatifs au public accueilli (répartition des personnes accueillie selon l’âge, le sexe, la situation familiale) mais en les adaptant à la spécificité de chaque type de prestation (notamment hébergement d’insertion, hébergement de stabilisation, hébergement d’urgence). - Ainsi, le comité de pilotage national (Dgas/Drees/Fehap/Fnars/associations) propose les évolu-tions suivantes aux actuels indicateurs CHRS : Indicateur relatif à la répartition des personnes accueillies selon l’âge Pour l’hébergement d’insertion et de stabilisation, le groupe de travail propose le tableau sui-vant :

Héber-gement insertion et stabili-

sation

Nombre total dans

l'année

Agés de moins de 3

ans

Agés de 3 à 17

ans

Agés de 18 à 21

ans

Agés de 22 à 24

ans

Agés de 25 à 35 ans



Agés de de 56 à 65 ans

Agés de plus de 65 ans

Total Pour l’hébergement d’urgence, le groupe de travail « rapport d’activité type » propose le tableau suivant : Hébergement

d’urgence Nombre

total dans l'année

Agés de

moins de 3 ans





Agés de 36 à 45

ans

Agés de 46 à 55

ans

Agés de 56 à 65

ans

Agés de plus de 65 ans

Non ren-seigné

Total Indicateur relatif à la répartition des personnes accueillies selon le sexe Pour l’hébergement d’insertion, de stabilisation et d’urgence, le groupe de travail propose le ta-bleau suivant

Sexe

B1 Hommes

B2 Femmes

B

- 18 ans 18 ans et + - 18 ans 18 ans et + TOTAL

Nombre de personnes

Indicateur relatif à la répartition des personnes accueillies selon la situation familiale Pour l’hébergement d’insertion, de stabilisation et d’urgence, le groupe de travail propose le ta-bleau et la consigne de remplissage suivants : Consigne de remplissage : chaque personne doit être comptabilisée. Ainsi, un couple représente 2 per-sonnes dans la colonne C3 ou C4. Les enfants ne doivent être comptabilisés que dans la colonne C5. On entend par « enfant », toute personne sollicitant un hébergement avec son père et/ou sa mère, ou toute personne ayant l’autorité parentale. Ce qui est pris en considération, c’est l’unité familiale (parent/enfant) qui sollicite l’hébergement pour une demande collective. Une personne même majeure pour laquelle une demande collective est faite (avec sa mère par exemple) est considérée comme un enfant. Si un jour cette personne sollicite l’hébergement pour une demande la concernant uniquement, elle sera considérée


12

comme une personne seule.

Situations familiales C1 C2 C3 C4 C5 C adulte seul adulte seul

avec enfantscouple avec

enfants couple sans

enfants enfants TOTAL

Nombre de personnes

II > INFORMATISER LE RECUEIL DE DONNEES Les informations contenues dans le rapport d’activité type recouvrent pour la plupart des informa-tions connues par les travailleurs sociaux car elles sont nécessaires à la prise en charge des personnes. Ces données sont ainsi répertoriées dans les dossiers papiers des personnes ac-cueillies. Cependant, il est impossible d’avoir une exploitation statistique des informations conte-nues dans le rapport d’activité type si les établissements ne sont pas informatisés. Ainsi, avec l’informatisation du rapport d’activité, il s’agira d’enregistrer uniformément les informations connues et de passer du recueil papier au recueil informatique. 1/ Informatiser les différents questionnaires du rapport d’activité qui couvre l’intégralité des secteurs d’activité du dispositif AHI L’informatisation devra concerner l’ensemble des établissements et structures du dispositif de l’accueil, hébergement et insertion (AHI), quel que soit le statut juridique (avec ou sans habilita-tion CHRS) et quelle que soit l’activité (avec ou sans hébergement :° AVA, 115, SAO, équipes mobiles, accueil de jour, CHU, stabilisation, insertion). Ce périmètre correspond à celui retenu par le référentiel national accueil, hébergement, insertion élaboré par la DGAS en mars 2005. Par ailleurs, il est essentiel de ne pas avoir un logiciel limité à un seul secteur de l’offre de ser-vice actuellement proposé. Il doit au contraire appréhender l’ensemble des activités mises en œuvre dans une logique de continuum d’un parcours d’insertion. Ce logiciel répondra ainsi à l’intégralité des modalités de fonctionnement des établissements et à leur besoin d’information. A titre d’illustration, le nombre de téléchargement Internet des questionnaires relatifs aux activités sans hébergement démontre la pertinence d’un outil couvrant l’intégralité des dispositifs AHI9. Voir Annexe 2 L’informatisation des différents questionnaires du rapport d’activité nécessitera une saisie des données par type de prestation. 2/ Un outil de travail plutôt qu’un outil de production de statistiques L’application informatique proposée devra être un réel outil de travail en interne avec fiche de suivi pour chaque personne accueillie ( il s’agit de proposer un outil de gestion des dossiers individuels). En effet, la constitution de(s) rapports d’activités au sein d’un établissement donné implique d’avoir la connaissance de l’information au niveau individuel, pour chaque prise en charge, entre deux dates. Il est donc nécessaire de développer une application de gestion des dossiers individuels, permettant la saisie de toutes les informations nécessaires aux profession-nels et capable d’alimenter les collectes de données obligatoires (indicateurs CHRS, rapport d’activité). 9 Au 23/07/08, sur le site Internet de la Fnars, le questionnaire C relatif 115 a été téléchargé 164 fois, le questionnaire D accueil de jour 174 fois, le questionnaire E Equipes mobiles 154 fois, le questionnaire F SAO 177 fois et le ques-tionnaire G AVA/IAE 114 fois. Ces questionnaires ont été mis en ligne sur le site Internet le 15 mai 2008.


13

Le logiciel ne doit donc pas être un simple outil de saisie d’informations à des fins statistiques ; cette formule comporte en effet des risques de doubles saisies pour les établissements déjà équipés d’un logiciel qui leur sert déjà d’outils de travail (ils disposeraient alors de 2 logiciels in-formatiques) mais également pour ceux qui gèrent les dossiers des personnes accueillies sous format papier (ils disposeraient alors d’un logiciel et d’un dossier papier). Par conséquent, les utilisateurs ne s’approprieraient pas l’outil. A titre d’illustration, sans un logiciel adapté, les tableaux à double entrée10 qui permettent de me-surer les évolutions de la situation des personnes durant le séjour en établissement seront diffici-les à renseigner notamment pour les gestionnaires qui continuent de gérer les dossiers des per-sonnes accueillies sous format papier. L’application informatique proposée devra être un outil de travail pour : - ses fonctionnalités : permettre le suivi des personnes, l’édition de statistiques… - son utilisation : ergonomique, convivial avec des illustrations et des couleurs et rapide dans son utilisation Idéalement, le système devrait prévoir plusieurs types d’exploitation des données : la production de tableaux standards demandés dans un rapport d’activité et des requêtes possibles permettant des exploitations fines et ciblés pour répondre aux besoins d’enquête ponctuelle (enquête « une nuit donnée », enquête SOLEN, enquête sur les besoins d’humanisation des centres d’hébergement…). 3/ Informatiser toutes les données du rapport d’activité L’informatisation doit correspondre aux besoins des principaux utilisateurs (c’est à dire les éta-blissements). Les travailleurs sociaux ont besoin de toutes les informations contenues dans le rapport d’activité type. Ces données sont ainsi répertoriées dans les dossiers papiers des per-sonnes accueillies. Le logiciel devra donc intégrer l’ensemble de ces données et celles-ci seront consolidées au niveau local ; seuls des sous-ensembles de ces données (à définir) seront conso-lidés au niveau régional et national. 4/ Les apports de l’informatisation - appréhender tous les secteurs d’activité (avec et sans hébergement) en effectuant une saisie des données par type de prestation, - être un outil utile au niveau local (pour les établissements et pour les Ddass), sinon il ne sera pas utilisé ( ce qui implique un outil de gestion des dossiers individuels et ce qui nécessite d’informatiser toutes les données du rapport d’activité type), - être un outil permettant de rendre compte de l’activité et du fonctionnement des différents mo-des de prise en charge de façon uniforme, exhaustive et récurrente ( il s’agirait d’un progrès indéniable), - permettre une consolidation des informations statistiques au niveau départemental, régional et national ( il convient de définir quelles sont les informations utiles au niveau régional et natio-nal).

10 Exemple questionnaire B hébergement d’insertion, pour les personnes sorties, évolution de leurs ressources finan-cières, évolution de l’emploi… Les tableaux à double entrée permettent de mesurer les évolutions (amélioration, sta-gnation…) pour chaque personne, évolutions opérées durant le séjour en établissement.


14

5/ La mise en œuvre de l’informatisation du recueil de données soulève des questions techniques qu’il sera nécessaire d’étudier

Ce travail pourra s’inscrire dans les réflexions menées par le COPIL sur le système d’information a) Pour l’exploitation des données (notamment au niveau régional et national), il conviendra de définir les données utiles : Les différents niveaux d’exploitation statistiques des données seront les suivants : - au niveau de l’établissement : toutes les données du rapport d’activité - au niveau local : toutes les données du rapport d’activité type - au niveau régional : informations utiles à définir - au niveau national : informations utiles à définir

Il conviendra donc de définir quelles sont les informations utiles au niveau régional et national

Si l’exploitation statistique va au-delà de l’exploitation interne par l’établissement, il faudra tenir compte des doubles comptes ; en effet une même personne peut avoir fréquenter plusieurs structures la même année voire le même jour (passage dans un accueil de jour et hébergement la nuit). En cas de doublon les effectifs seraient alors surévalués. Une réflexion doit être menée pour étudier le moyen d’éliminer les doubles comptes.

Pour passer au niveau supérieur et permettre une agrégation des données au niveau local,

départemental, régional…, il faut réfléchir à la viabilité d’une solution qui permette d’identifier les prises en charges, ainsi que le nombre de personnes accueillies dans les différents dis-positifs (sans double compte et en préservant l’anonymat des personnes accueillies). Sur la base d’un minimum de données administratives recueillies lors de la création du dossier indi-viduel, le logiciel doit être capable d’encoder une clef informatique sur n caractères, unique, et identique quel que soit le lieu géographique dans lequel cette personne s’adresse. Infor-matiquement, seule la base de données établissement permettrait d’apparier les clefs enco-dées avec les identités des usagers. En ce qui concerne les types d’activités pour lesquels le recueil de données administratives est incertain (CADA, 115, …), il convient de gérer diffé-remment l’information au sein du logiciel, afin de pouvoir isoler statistiquement son influence en termes de double comptes.

b) Deux options sont possibles pour la mise en œuvre de cet outil informatique adapté - soit adapter les logiciel existants (Progedis, Ophelia,…). Un état des lieux des logiciels exis-tants a-t-il été réalisé ? L’existant correspond-t-il aux besoins exprimés ? Les logiciels peuvent-ils évoluer pour répondre aux besoins exprimés et à quel coût ?…. - soit créer et développer une nouvelle application.


15

Dans la perspective d’un audit des outils existants, il serait nécessaire que chaque établisse-

ment et structure réponde à un petit questionnaire type :

- Votre établissement est-il informatisé (oui/non) - Si oui, disposez-vous d’une connexion internet (oui/non) ? - Disposez-vous d’un logiciel de gestion des dossiers individuels (oui / non) ? - Si oui, lequel ?

Suite aux remontées d’information, il serait nécessaire de contacter les éditeurs concernés pour étudier la faisabilité d’une mise à jour des produits existants, associée au chiffrage du coût d’équipement.

c) Deux configurations techniques sont possibles pour la mise en place d’une nouvelle appli-cation informatique : - utiliser un logiciel en réseau avec une application Internet ; il n’y a pas d’installation du logiciel sur site, les mises à jour s’effectuent en temps réel, les informations sont immédiates ; l’application réseau présente donc des avantages, mais cela revient aussi à s’exposer à des ris-ques d’indisponibilité du réseau. - utiliser un logiciel en monoposte où chaque établissement et structure dispose d’un logiciel indépendant. Cette formule est néanmoins plus coûteuse (achat de licences) et techniquement plus difficile à mettre en œuvre ; elle pose également certaines questions à discuter : qui assure le support ? d) Concernant la base de données des établissements, deux options sont possibles pour la mise en place de ce logiciel : - Une base de données commune qui peut poser certaines difficultés pour la confidentialité des données ; cette formule impliquera alors de créer des droits d’accès différents et d’établir des profils différenciés (établissement, Ddass, Drass, Dgas…). Ainsi, il est recommandé que seuls les établissements aient accès aux données détaillées nominatives qu’ils enregistrent ; les servi-ces de l’Etat n’auront qu’un accès limité aux données brutes anonymisées ; - une base de données propre à chaque établissement avec exportation des données ano-nymisées vers une base commune de consolidation. Cette formule soulève des questions à dis-cuter : comment s’effectue la remontée d’information ? Qui héberge la base commune de consolidation ? Qui exploite les données ? Il pourrait être possible de développer une base locale dans chaque établissement permettant de répondre aux besoins d’information des profes-sionnels et une base globale de consolidation alimentée par télétransmission à une plateforme à définir.

Dans tous les cas, il sera nécessaire de préciser les destinataires, le type d’informations col-lectées, la durée de conservation des données, les modalités d’exploitation des données, en accord avec la CNIL et en conformité avec la loi informatique et libertés. e) Exploitation des données transmises par les établissements Qui exploite les données au niveau départemental, régional et national ? Comment (périodicité de l’exploitation des informations, modalités de restitution…) ?


16

Dans les tous les cas, l’élaboration d’un cahier des charges sera nécessaire pour développer l’application informatique. Ce cahier des charges devra notamment préciser le contexte, le mode de fonctionnement (logiciel réseau, ou en monoposte, base de données communes ou propres à chaque établissement), nombres d’utilisateurs, nombres de dossiers, le nombre d’écrans, les fonctions du logiciel, les informations répertoriées (liste des variables et items)… f) Modalités de mise en œuvre du rapport de préconisation Un temps d’accompagnement (expliquer le sens de ce nouveau système d’information, l’intérêt et les enjeux afin que chaque acteur se l’approprie) et un temps de formation sera nécessaire. Des moyens en personnel devront être prévus afin d’assurer le suivi opérationnel. Il conviendra ainsi de :

Tester le logiciel auprès d’établissements pour voir son opérationnalité

Réajuster le logiciel suite à la phase de test

Informer et sensibiliser le réseau aux informations demandées (c’est à dire les utilisateurs : établissements ; et les financeurs : Ddass et Drass). Cette étape implique : - information orale (réunion d’information) et écrite - réalisation d’un guide de remplissage - information au niveau régional, départemental et local

Former les utilisateurs à l’utilisation du logiciel - information orale (réunion d’information) et écrite - sessions de formation - réalisation d’un manuel d’utilisation du logiciel

Installer le logiciel (sur site) Si application Internet, tous les utilisateurs doivent être équipés d’Internet

Suivie de l’installation et accompagnement des utilisateurs - créer une hot line pour aider à la saisie des informations, - nommer un référent pour s’assurer de la qualité des informations saisies (bonne compréhen-sion par les utilisateurs des consignes de remplissage),

Faire remonter les dysfonctionnements et les nouveaux besoins des utilisateurs pour faire évoluer l’application


17

ANNEXE 1 – Phases d’expérimentation Sollicitation de 10 structures adhérentes Fnars - Courrier ciblé le 5/10/2006 Madame, Monsieur, La FNARS participe depuis plus de 6 mois à un groupe de travail avec la DGAS et la Fédération des Etablissements Hospitaliers et d’Assistances Privés (FEHAP) pour élaborer un rapport d’activité type pour les CHRS et identifier les informations essentielles à collecter pour décrire le fonctionnement des CHRS, les activités menées, l’accompagnement social réalisé, le public ac-cueilli… L’objectif de cette démarche à laquelle participe activement la FNARS, est d’aboutir à un outil de connaissance des CHRS plus qualitatif que les outils actuellement mis en place pour le secteur : indicateurs de la loi organique relative aux lois de finance (LOLF), système unique d’indicateurs… Nous vous adressons ci-joint un projet pouvant constituer un rapport d’activité type pour les CHRS. Dans le cadre de ce travail, nous souhaitons désormais nous appuyer sur l’expertise de structures de notre réseau afin de compléter, amender, valider cette trame de question-naire. Les développements qui suivent ont pour objectif de vous préciser les objectifs que nous esti-mons indispensable à un rapport d’activité type, et des éléments de cadrage de la méthode que nous vous proposons. 1/ Objectifs pour un rapport d’activité type Obtenir des données qualitatives complémentaires aux outils existants :

identifier le volume (nombre de place, nombre de personnes accueillies…), la nature (hé-bergement, 115, SAO…) et le fonctionnement (nombre d’ETP, la qualification, la formation, les prestations…) des activités habilitées CHRS définir les caractéristiques socio-démographiques des personnes accueillies (âge, situation familiale…) et mesurer l’évolution des profils quantifier et qualifier les demandes exprimées et les réponses apportées connaître la situation de la personne accueillie avant et après son passage en CHRS et mesurer l’évolution des profils (l’origine géographique des personnes accueillies, l’origine de l’orientation, le logement, les ressources, l’emploi à la fin de la prise en charge…) permettre aux CHRS de resituer leur propre activité dans un environnement local et conjoncturel (indicateurs de précarité, inscription d’un CHRS sur un territoire…) identifier les évolutions spécifiques de l’année écoulée et les actions particulières à déve-lopper obtenir une base commune de réflexion pour une meilleure analyse territoriale

Tous ces objectifs ont guidé l’élaboration du projet de rapport d’activité type qui vous est propo-sé. 2/ Architecture du rapport d’activité Le rapport d’activité a été scindé en plusieurs parties :

une partie commune à toutes les activités CHRS : questionnaire A – Informations généra-les


18

une partie spécifique à chaque activité CHRS : questionnaire B (hébergement d’urgence et/ou d’insertion) à questionnaire G (insertion par l’activité économique et atelier d’adaptation à la vie active)

3/ Modalités de votre participation Avant de proposer ce projet de rapport d’activité à toutes les structures habilitées CHRS, la Fnars souhaite s’appuyer sur l’expertise d’une à 2 structures de son réseau pour chaque activité CHRS afin qu’elles puissent valider, compléter et amender le rapport d’activité type. Il s’agit de valider :

le choix des variables et des items : les informations identifiées sont-elles pertinentes et permettent-elles de rendre compte de l’activité des CHRS ?

la formulation des questions : les énoncés et les consignes de remplissage sont-ils clairs ?

la faisabilité du questionnaire : est-il possible de répondre à toutes les questions ? Nous ne vous sollicitons pas aujourd’hui pour que vous renseignez le questionnaire avec vos don-nées, mais pour que vous puissiez vérifier que les informations demandées sont accessibles.

Nous vous sollicitons aujourd’hui pour que vous puissiez nous apporter vos contributions de ter-rain et que vous puissiez participer à cette démarche qui vise à élaborer un outil de connais-sance qualitatif des CHRS. Beaucoup d’informations sont relatives aux personnes accueillies car il devient nécessaire de mieux connaître le public pris en charge par les différents dispositifs. Si vous acceptez de participer à cette démarche méthodologique, nous vous remercions de bien vouloir nous retourner ce projet de rapport d’activité avec vos observations et/ ou propositions de complément soit par mail ([email protected]), soit par courrier (à l’attention de Sabine Robion) au plus tard le vendredi 20 octobre. Vous pouvez également nous contacter par télé-phone (01.48.01.82.13) si vous souhaitez des informations complémentaires. Ces documents vous seront également envoyés par mail. Suite à vos remarques, le projet de rapport d’activité sera remanié et une réunion vous sera pro-posée courant novembre pour en débattre. La seconde étape sera le test de ce rapport d’activité auprès de CHRS, de DDASS et de DRASS. Il nous semble primordial d’associer des directeurs de structures habilitées CHRS dès la pre-mière étape de l’élaboration d’un rapport d’activité type, aussi, nous vous remercions par avance de votre implication dans cette démarche. Avec tous mes remerciements, cordialement. Gilles PIERRE Président de la commission réglementation et financements


19

Sollicitation de 10 structures adhérentes Fnars – Courrier/mail ciblé en mars 2007 Madame, Monsieur, La FNARS participe depuis plus d’un an à un groupe de travail avec la DGAS et la Fédération des Etablissements Hospitaliers et d’Assistances Privés (FEHAP) pour élaborer un rapport d’activité type pour les CHRS et identifier les informations essentielles à collecter pour décrire le fonctionnement des CHRS, les activités menées, l’accompagnement social réalisé, le public ac-cueilli… L’objectif de cette démarche à laquelle participe activement la FNARS, est d’aboutir à un outil de connaissance des CHRS plus qualitatif que les outils actuellement mis en place pour le secteur : indicateurs de la loi organique relative aux lois de finance (LOLF), système unique d’indicateurs… Nous vous adressons ci-joint un projet pouvant constituer un rapport d’activité type pour les CHRS. La Fnars s’est, dans un premier temps, appuyée sur l’expertise d’un échantillon non re-présentatif de structure de son réseau afin de compléter et amender cette trame de question-naire. Nous souhaitons désormais procéder à une seconde phase de test ouverte à tous. Pour la première fois, les CHRS sont invités à participer à l’élaboration d’un rapport d’activité type. Ce projet donnera à chacun l’opportunité de s’exprimer et de participer à la construction d’un outil permettant aux CHRS de rendre compte de leurs activités et des publics accueillis de manière uniforme. Les développements qui suivent ont pour objectif de vous préciser les objectifs que nous esti-mons indispensable à un rapport d’activité type, et des éléments de cadrage de la méthode que nous vous proposons. 1/ Objectifs pour un rapport d’activité type Obtenir des données qualitatives complémentaires aux outils existants :

identifier le volume (nombre de place, nombre de personnes accueillies…), la nature (hé-bergement, 115, SAO…) et le fonctionnement (nombre d’ETP, la qualification, la formation, les prestations…) des activités habilitées CHRS définir les caractéristiques socio-démographiques des personnes accueillies (âge, situation familiale…) et mesurer l’évolution des profils quantifier et qualifier les demandes exprimées et les réponses apportées connaître la situation de la personne accueillie avant et après son passage en CHRS et mesurer l’évolution des profils (l’origine géographique des personnes accueillies, l’origine de l’orientation, le logement, les ressources, l’emploi à la fin de la prise en charge…) permettre aux CHRS de resituer leur propre activité dans un environnement local et conjoncturel (indicateurs de précarité, inscription d’un CHRS sur un territoire…) identifier les évolutions spécifiques de l’année écoulée et les actions particulières à déve-lopper obtenir une base commune de réflexion pour une meilleure analyse territoriale

Tous ces objectifs ont guidé l’élaboration du projet de rapport d’activité type qui vous est propo-sé.


20

2/ Architecture du rapport d’activité Le rapport d’activité a été scindé en plusieurs parties :

une partie commune à toutes les activités CHRS : questionnaire A – Informations généra-les

une partie spécifique à chaque activité CHRS : questionnaire B (hébergement d’insertion) à questionnaire G (insertion par l’activité économique et atelier d’adaptation à la vie active)

3/ Modalités de votre participation à l’expérimentation Avant la mise en place effective de ce rapport d’activité pour toutes les structures habilitées CHRS, la Fnars souhaite désormais expérimenter cet outil auprès du plus grand nombre d’entre vous. Il s’agit de renseigner les questionnaires à partir de vos propres données afin notamment d’identifier les difficultés éventuelles de remplissage. Pour la période de test, il ne sera pas né-cessaire de calculer les pourcentages et les totaux qui seront en calcul automatique. Au delà, ce test permettra également de valider :

le choix des variables et des items : les informations identifiées sont-elles pertinentes et permettent-elles de rendre compte de l’activité des CHRS ?

la formulation des questions : les énoncés et les consignes de remplissage sont-ils clairs ?

la faisabilité du questionnaire : est-il possible de répondre à toutes les questions ? Nous vous sollicitons aujourd’hui pour que vous puissiez nous apporter vos contributions de ter-rain et que vous puissiez participer à cette démarche qui vise à élaborer un outil de connais-sance qualitatif des CHRS. Beaucoup d’informations sont relatives aux personnes accueillies car il devient nécessaire de mieux connaître le public pris en charge par les différents dispositifs. Cette expérimentation peut également vous être utile pour la rédaction de votre rapport d’activité 2006. Si vous acceptez de participer à cette démarche méthodologique, nous vous remercions de bien vouloir nous retourner ce projet de rapport d’activité avec vos observations, ou propositions de complément soit par mail ([email protected]), soit par courrier (à l’attention de Sabine Robion) au plus tard le vendredi 13 avril. Vous pouvez également nous contacter par télé-phone (01.48.01.82.13) si vous souhaitez des informations complémentaires. Suite à vos remarques, le projet de rapport d’activité sera remanié. Les DDASS et les DRASS seront également associées à ce travail dans la mesure où ces admi-nistrations sont destinataires des informations. La parole est donnée à la fois aux acteurs de ter-rain et aux administrations. Il nous semble primordial d’associer des directeurs de structures habilitées CHRS, aussi, nous vous remercions par avance de votre implication dans cette démarche. Avec tous mes remerciements, cordialement. Gilles PIERRE Président de la commission réglementation et financements


21

Sollicitation de personnes ressources du réseau Fnars (SAO, équipes mobiles, accueil de jour et hébergement de stabilisation) – Envoi de mail ciblé le 17/01/2008 Bonjour à tous, Comme nous vous en avons informé dans la Gazette, la Fnars participe depuis plus d'un an à un groupe de travail avec la DGAS et la Fédération des Etablissements Hospitaliers et d’Assistances Privés (FEHAP) pour élaborer un rapport d’activité type pour les CHRS et identifier les informations essentielles à collecter pour décrire le fonctionnement des établissements et structure du dispositif accueil, hébergement et insertion (dont les CHRS), les activités menées, l’accompagnement social réalisé, le public accueilli… L’objectif de cette démarche à laquelle participe activement la FNARS, est d’aboutir à un outil de connaissance plus qualitatif que les outils actuellement mis en place pour le secteur : indicateurs de la loi organique relative aux lois de finance (LOLF), système unique d’information pour les CHRS… La Fnars s'est, dans un premier temps, appuyée sur l'expertise de personnes ressources de son réseau pour bâtir cette trame de rapport d'activité et a procédé par la suite à 2 phases de test : - pour valider, compléter et amender le rapport d'activité, - pour renseigner les questionnaires à partir des propres données des établissements et identifier d'éventuelles difficultés de remplissage. Sur certaines activités, notamment les SAO, les équipes mobiles, les accueils de jours et les hébergements de stabilisation, les retours de ces expérimentations ont été insuffisamment re-présentatifs. Je vous sollicite aujourd'hui pour que vous puissiez nous apporter votre expertise de terrain et apporter vos observation sur : - le choix des variables et des items proposés dans le questionnaire SAO : les informations iden-tifiées sont-elles pertinentes et permettent-ellles de rendre compte de l'activité ? - la formulation des questions : les énoncés et les consignes de remplissage sont-ils clairs ? - la faisabilité du questionnaire : est-il possible de répondre à toutes les questions? Je reste à votre disposition si vous souhaitez obtenir des informations complémentaires. Je vous remercie par avance de votre participation et de nous retourner de projet de rapport d'activité par retour de mail, Bien cordialement, Sabine ROBION


22

Sollicitation de partenaires extérieurs au réseau Fnars – Courrier ciblé en juin 2008

A Paris, le 10 juin 2008 Madame Frédérique MOZER Fondation Abbé Pierre 3-5 rue de Romainville 75019 Paris

Objet : Projet de rapport d’activité type – Questionnaire « accueil de jour » Madame, La Fnars pilote depuis la fin de l’année 2005 un groupe de travail avec la Direction Générale de l’Action Sociale (DGAS), la Direction de la Recherche, des Etudes, de l'Evaluation et des Statis-tiques (DREES), la Fédération des Etablissements Hospitaliers et d’Assistances Privés (FEHAP) et des associations adhérentes, afin d’élaborer un rapport d’activité type pour l’ensemble des établissements et structures du dispositif accueil, hébergement et insertion, qu’ils soient ou non habilités CHRS. L’objectif de cette démarche est d’aboutir à un outil de connaissance plus qualitatif que les outils actuellement mis en place pour le secteur : indicateurs de la loi organique relative aux lois de finance (LOLF), système unique d’information… L’axe de travail retenu consiste à identifier les informations essentielles à collecter pour décrire le fonctionnement des établissements et structures, les activités menées, l’accompagnement social réalisé, le public accueilli, le parcours des personnes… Le projet de rapport d’activité type est actuellement scindé en plusieurs parties :

une partie commune à toutes les activités du dispositif accueil, hébergement et insertion : questionnaire A – Informations générales

une partie spécifique à chaque activité du dispositif accueil, hébergement et insertion : questionnaire B (hébergement d’insertion) à questionnaire G (insertion par l’activité économi-que et atelier d’adaptation à la vie active)

Pour bâtir cette trame de rapport d'activité, la Fnars s'est, dans un premier temps, appuyée sur l'expertise de personnes ressources de son réseau. Nous avons par la suite procédé à deux phases de test auprès de nos adhérents et des services déconcentrés de l’Etat afin de compléter et amender le projet de rapport d'activité et d’identifier d'éventuelles difficultés de remplissage. Il nous semble essentiel désormais d’associer tous les acteurs concernés dont la Fondation Ab-bé Pierre. Nous vous sollicitons aujourd'hui pour recueillir vos observations notamment sur le questionnaire « accueil de jour » (questionnaire D). Par ailleurs, nous vous adressons également l’ensemble des questionnaires.


23

Votre avis nous permettra de compléter ce projet de rapport d’activité type et ainsi de valider : - le choix des variables et des items proposés : les informations identifiées sont-elles pertinentes et permettent-elles de rendre compte de l'activité « accueil de jour »? - la formulation des questions : les énoncés et les consignes de remplissage sont-ils clairs ? - la faisabilité du questionnaire : est-il possible de répondre à toutes les questions? Nous vous remercions de bien vouloir nous retourner ce projet de rapport d’activité avec vos observations, ou propositions de complément soit par mail ([email protected]), soit par courrier (à l’attention de Sabine Robion) au plus tard début septembre. Je me permettrai de prendre contact avec vous dans les prochains jours pour m’entretenir avec vous de notre sollicitation. Nous vous remercions par avance de votre implication dans cette démarche qui vise à élaborer un outil de connaissance qualitatif. Je vous prie de croire, Madame, à l’expression de ma considération distinguée.

Madame Laure SIMONAT

Responsable de la Fédération natio-nale des Samu sociaux 35 avenue Courteline 75012 Paris

Objet : Projet de rapport d’activité type – Questionnaire « équipes mobiles » Madame, La Fnars pilote depuis la fin de l’année 2005 un groupe de travail avec la Direction Générale de l’Action Sociale (DGAS), la Direction de la Recherche, des Etudes, de l'Evaluation et des Statis-tiques (DREES), la Fédération des Etablissements Hospitaliers et d’Assistances Privés (FEHAP) et des associations adhérentes, afin d’élaborer un rapport d’activité type pour l’ensemble des établissements et structures du dispositif accueil, hébergement et insertion, qu’ils soient ou non habilités CHRS. L’objectif de cette démarche est d’aboutir à un outil de connaissance plus qualitatif que les outils actuellement mis en place pour le secteur : indicateurs de la loi organique relative aux lois de finance (LOLF), système unique d’information… L’axe de travail retenu consiste à identifier les informations essentielles à collecter pour décrire le fonctionnement des établissements et structures, les activités menées, l’accompagnement social réalisé, le public accueilli, le parcours des personnes… Le projet de rapport d’activité type est actuellement scindé en plusieurs parties :

une partie commune à toutes les activités du dispositif accueil, hébergement et insertion : questionnaire A – Informations générales


24

une partie spécifique à chaque activité du dispositif accueil, hébergement et insertion : questionnaire B (hébergement d’insertion) à questionnaire G (insertion par l’activité économi-que et atelier d’adaptation à la vie active)

Pour bâtir cette trame de rapport d'activité, la Fnars s'est, dans un premier temps, appuyée sur l'expertise de personnes ressources de son réseau. Nous avons par la suite procédé à deux phases de test auprès de nos adhérents et des services déconcentrés de l’Etat afin de compléter et amender le projet de rapport d'activité et d’identifier d'éventuelles difficultés de remplissage. Il nous semble essentiel désormais d’associer tous les acteurs concernés dont la Fédération nationale des Samu sociaux . Nous vous sollicitons aujourd'hui pour recueillir les observations de vos adhérents notamment sur le questionnaire « équipes mobiles » (questionnaire E). Par ail-leurs, nous vous adressons également l’ensemble des questionnaires. Votre avis nous permettra de compléter ce projet de rapport d’activité type et ainsi de valider : - le choix des variables et des items proposés : les informations identifiées sont-elles pertinentes et permettent-elles de rendre compte de l'activité « équipes mobiles »? - la formulation des questions : les énoncés et les consignes de remplissage sont-ils clairs ? - la faisabilité du questionnaire : est-il possible de répondre à toutes les questions? Nous vous remercions de bien vouloir nous retourner ce projet de rapport d’activité avec vos observations, ou propositions de complément soit par mail ([email protected]), soit par courrier (à l’attention de Sabine Robion) au plus tard début septembre. Je me permettrai de prendre contact avec vous dans les prochains jours pour m’entretenir avec vous de notre sollicitation. Nous vous remercions par avance de votre implication dans cette démarche qui vise à élaborer un outil de connaissance qualitatif. Je vous prie de croire, Madame, à l’expression de ma considération distinguée.

Sabine ROBION Chargée de mission Fnars


25

ARTICLES Gazette pour informer le réseau Fnars de la démarche engagée

Aide sociale - CHRS ____________________

l 'expér imentat ion ouverte à tous

Comme nous vous en avions informé dans les précédents numéros de la Gazette, la Fnars parti-cipe depuis plus d’un an à un groupe de travail avec la DGAS (Direction générale de l'action so-ciale) et la Fehap (Fédération des établissements hospitaliers et d’assistances privés) pour élaborer un rapport d’activité type pour les CHRS et identifier les informations essentielles à collecter pour décrire le fonctionnement des CHRS, les activités menées, l’accompa-gnement social réalisé, le public accueil-li…

L’objectif de cette démarche à laquelle participe activement la Fnars, est d’aboutir à un outil de connaissance des CHRS plus qualitatif que les outils actuellement mis en place pour le secteur : indicateurs de la Lolf (Loi organique relative aux lois de finance), système unique d’indicateurs…

Afin d’élaborer un projet pouvant constituer un rap-port d’activité type pour les CHRS, la Fnars s’est, dans un premier temps, appuyée sur l’expertise d’un échantillon non représentatif de structure de son réseau.

Nous souhaitons désormais procéder à une se-conde phase de test ouverte à tous. Pour la pre-mière fois, les CHRS sont invités à participer à l’élaboration d’un rapport d’activité type. Ce projet donnera à chacun l’opportunité de s’exprimer et de participer à la construction d’un outil permettant aux CHRS de rendre compte de leurs activités et des publics accueillis de manière uniforme.

Les développements qui suivent ont pour objectif de vous préciser les objectifs que nous estimons indispensable à un rapport d’activité type, et des éléments de cadrage de la méthode que nous vous proposons.


26

Objectifs pour un rapport d’activité type

Obtenir des données qualitatives complémentaires aux outils existants : - identifier le volume (nombre de place, nombre de personnes accueillies…), la nature (hébergement, 115, SAO [Service d'accueil et d'orientation] …) et le fonctionnement (nombre d’ETP, la qualification, la formation, les prestations…) des activités habili-tées CHRS, - définir les caractéristiques socio-démographiques des personnes accueillies (âge, situation fami-liale…) et mesurer l’évolution des profils, - quantifier et qualifier les demandes exprimées et les réponses apportées, - connaître la situation de la personne accueillie avant et après son passage en CHRS et mesurer l’évolution des profils (l’origine géographique des personnes accueillies, l’origine de l’orientation, le logement, les ressources, l’emploi à la fin de la prise en charge…), - permettre aux CHRS de resituer leur propre activité dans un environnement local et conjoncturel (indicateurs de précarité, inscription d’un CHRS sur un territoire…), - identifier les évolutions spécifiques de l’année écoulée et les actions particulières à développer, - obtenir une base commune de réflexion pour une meilleure analyse territoriale.

Tous ces objectifs ont guidé l’élaboration du projet de rapport d’activité type qui vous est proposé.

Architecture du rapport d’activité Le rapport d’activité a été scindé en plusieurs parties : - une partie commune à toutes les activités CHRS : questionnaire A - Informations générales, - une partie spécifique à chaque activité CHRS : questionnaire B (hébergement d’insertion) à ques-tionnaire G (insertion par l’activité économique et atelier d’adaptation à la vie active).

Modalités de votre participationà l’expérimentation

Avant la mise en place effective de ce rapport d’activité pour toutes les structures habilitées CHRS, la Fnars souhaite désormais expérimenter cet outil auprès du plus grand nombre d’entre vous. Il s’agit de renseigner les questionnaires à partir de vos propres données afin notamment d’identifier les difficultés éventuelles de remplissage. Pour la période de test, il ne sera pas nécessaire de calcu-ler les pourcentages et les totaux qui seront en calcul automatique. Au-delà, ce test permettra également de valider : - le choix des variables et des items : les informa-tions identifiées sont-elles pertinentes et permettent-elles de rendre compte de l’activité des CHRS ? - la formulation des questions : les énoncés et les consignes de remplissage sont-ils clairs ? - la faisabilité du questionnaire : est-il possible de répondre à toutes les questions ?

Nous vous sollicitons aujourd’hui pour que vous puissiez nous apporter vos contributions de terrain et que vous puissiez participer à cette démarche qui vise à élaborer un outil de connaissance quali-tatif des CHRS. Beaucoup d’informations sont rela-tives aux personnes accueillies car il devient né-cessaire de mieux connaître le public pris en charge par les différents dispositifs. Cette expéri-mentation peut également vous être utile pour la rédaction de votre rapport d’activité 2006.

Si vous acceptez de participer à cette démarche mé-thodologique, nous vous remercions de bien vouloir nous retourner ce projet de rapport d’activité, télé-chargeable sur Intranet-adhérents, avec vos ob-servations, ou propositions de complément soit par mail (sabine.robion @fnars.org), soit par courrier (à l’attention de Sabine Robion) au plus tard le ven-dredi 13 avril. Vous pouvez également nous contac-ter par téléphone (01 48 01 82 13) si vous souhaitez des informations complémentaires.

Les Ddass et les Drass seront également asso-ciées à ce travail dans la mesure où ces adminis-trations sont destinataires des informations. La parole est donnée à la fois aux acteurs de terrain et aux administrations.

Il nous semble primordial d’associer des directeurs de structures habilitées CHRS, aussi, nous vous remercions par avance de votre implication dans cette démarche.

Sabine Robion


27

Aide sociale CHRS ____________________

l’expérimentation du projet de rapport d’activité type pour les CHRS se poursuit

Comme nous vous en avions informé dans le pré-cédent numéro de la Gazette de mars dernier, la Fnars a lancé une expérimentation d’un projet de rapport d’activité type pour les CHRS. Afin de re-cueillir des observations et propositions de com-pléments auprès du plus grand nombre d’entre vous, nous poursuivons l’expérimentation jusqu’au lundi 16 juillet.

Nous vous rappelons qu’il s’agit de renseigner le projet de rapport d’activité type (scindé en plusieurs questionnaires - une partie commune à toutes les activités CHRS [questionnaire A] et une partie spé-cifique à chaque activité CHRS - questionnaire B [hébergement d’insertion] à questionnaire G) à partir de vos propres données afin notamment d’iden-tifier les difficultés éventuelles de remplis-sage. Signalons cependant que pour la période de test, il ne sera pas nécessaire de calculer les pour-centages et les totaux qui seront en calcul automa-tique.

Au delà, ce test permettra également de valider : - le choix des variables et des items : les informa-tions identifiées sont-elles pertinentes et permettent-elles de rendre compte de l’activité des CHRS ? - la formulation des questions : les énoncés et les consignes de remplissage sont-ils clairs ? - la faisabilité du questionnaire : est-il possible de répondre à toutes les questions ? Disposez-vous de toutes les informations - et si non - serait-elle accessibles facilement ?

Nous vous remercions par avance de votre implica-tion dans cette démarche qui vise à élaborer un outil qualitatif permettant aux CHRS de rendre compte de leurs activités et des publics accueillis de manière uniforme. Nous vous remercions de bien vouloir nous retourner ce projet de rapport d’activité, téléchargeable sur Intranet-adhérents, avec vos observations, ou propositions de com-plément soit par mail ([email protected] et carole.lardoux @fnars.org), soit par courrier (à l’attention de Sabine Robion ou Carole Lardoux) au plus tard le lundi 16 juillet. Vous pouvez égale-ment nous contacter par téléphone (01 48 01 82 13 ou 01 48 01 82 08) si vous souhaitez des informa-tions complémentaires.

Seules les remontées du terrain nous permettront d’améliorer et finaliser cet outil destiné à rendre compte du travail concret réalisé au sein des CHRS, qui présentent de grandes diversités dans leur activité.


28

Aide sociale CHRS ____________________

Rapport d’activité type : point d’étape du travail engagé

Comme nous vous en avions informé dans les précé-dents numéros de la Gazette, la Fnars participe de-puis la fin de l’année 2005 à un groupe de travail avec la Direction générale de l’action sociale (DGAS) et la Fédération des établissements hospitaliers et d’assistances privés (Fehap) pour élaborer un rapport d’activité type. Notre axe de travail consiste à identi-fier les informations essentielles à collecter pour dé-crire le fonctionnement des établissements et struc-ture du dispositif Accueil, hébergement et insertion (AHI), les activités menées, l’accompagnement social réalisé, le public accueilli…

Tout au long de l’année 2007, une expérimentation a été menée dans le réseau de la Fnars afin de s’appuyer sur l’expertise des acteurs de terrain.

L’objectif poursuivi était de : - valider, compléter et amender le projet de rapport d’activité, - d’identifier d’éventuelles difficultés de remplissage. A l’issue de ces remontées de terrain, les ques-tionnaires ont été remaniés. Les adhérents ayant participé à cette expérimenta-tion ont relevé les points suivants : - la démarche d’harmonisation des données est jugée pertinente, - la majorité des informations demandées est déjà connue des établissements et structures, - le nombre d’informations demandé n’est pas re-mis en cause, - les informations demandées sont jugées pertinen-tes mais sont parfois non accessibles sans un outil de recueil de données adapté.

Il est maintenant prévu, à la demande de la direction générale de l’action sociale, d’étendre le projet de rapport d'activité type à l'ensemble des établisse-ments et structures du dispositif AHI, qu'ils soient ou non habilités CHRS. L'exploitation des informations s’effectuera par type d’établissement. Cette "générali-sation" de la démarche s’inscrit pleinement dans no-tre objectif de construction d’un outil de connaissance qualitatif des établissements/structures et du public accueilli dans les différents dispositifs.

Une version actualisée du projet de rapport d’acti-vité est disponible sur Intranet-adhérents.

Le travail engagé étant élargi à d’autres dispositifs, nous vous encourageons à consulter le projet de rapport d’activité type pour nous faire part de vos remontées de terrain. Vous pouvez ainsi nous adresser vos contributions par mail ([email protected]). Nous vous remercions

par avance de votre implication dans cette démar-che.


29

Aide sociale CHRS

Rapport d’activité type : une nou-velle version à télécharger

Suite à la dernière réunion du groupe de travail national (ce groupe est composé de la Direction générale de l'action sociale [DGAS], de la Direction de la recherche des études et de l'évaluation et des statistiques [Drees], de la Fédération des établis-sements hospitaliers et d'assistance privée à but non lucratif [Fehap], de la Fnars et d’associations gestionnaires), une version actualisée du projet de rapport d’activité type est désormais disponible sur Intranet-adhérents et sur www.fnars.org

Cette nouvelle version harmonise ainsi de nom-breux items et variables entre les différents ques-tionnaires.


30

ANNEXE 2 – Précisions sur la seconde phase d’expérimentation

Lors de la seconde phase d’expérimentation, il a été demandé aux établissements qui le souhaitaient (volonta-riat) de réaliser un exercice au réel en remplissant les questionnaires à partir de leurs propres données afin d’identifier d’éventuelles difficultés de remplissage. Seuls 3 établissements ont réalisé de façon très partielle un exercice au réel en remplissant 5 questionnaires à partir de leurs propres données. La grande majorité des établissements expérimentateurs ont donc adressé leurs observations et remarques sur le choix des variables et des items, et les consignes de remplissage. L’outil proposé étant au format papier, les établissements n’ont pas été réellement en mesure de renseigner les questionnaires sauf pour les variables d’information et les items qu’ils utilisent déjà pour leur rapport d’activité. Cet exercice a néanmoins permis aux établissements d’identifier des variables d’information et des items utiles pour rendre mieux compte de leur activité et du public accueilli. Exercice au réel sur le questionnaire A « Informations générales » (version de février 2007) - Parties renseignées : identification et descriptif de l’association et de l’établissement, données de cadrage sur les activités de l’établissement (cependant, remplissage très partiel du tableau sur les types de financement par action), le projet d’établissement et la participation des usagers, les relations avec les partenaires extérieurs. - Questions renseignées : le recrutement du personnel, les formations continues et qualifiantes - remplissage partiel du tableau sur le personnel permanent - quelques observations formulées sur les consignes de remplissage. Exercices au réel sur le questionnaire hébergement d’insertion (version de février 2007) 1ère réponse : - Seule les parties sur les caractéristiques générales (catégories de bénéficiaires, éventuelle spécialisation) et sur les caractéristiques sociodémographiques ont été renseignées à partir des propres données de l’établissement. - sur les autres parties, l’établissement expérimentateur a répondu aux questions posées (par exemple : les informations recueillies sur le suivi médical sont-elles pertinentes ?), a formulé des remarques sur les consi-gnes de remplissage ou l’intitulé des questions et a proposé des ajouts d’items. 2ème réponse : - Parties renseignées : les caractéristiques générales (catégories de bénéficiaires, éventuelle spécialisation), les caractéristiques sociodémographiques, les prestations offertes, l’hébergement. - questions renseignées : la dernière situation professionnelle (proposition d’ajouts d’items), nombre d’entretien d’admission, réponses aux demandes d’admission, origine de l’orientation, origine géographique des person-nes Exercice au réel sur le questionnaire hébergement d’urgence (version février 2007) - parties renseignées : caractéristiques générales, prestations offertes. Exercice au réel sur le questionnaire 115 (version de février 2007) 1ère réponse : - Seules les parties sur les caractéristiques générales (horaires d’activité, horaire du répondeur, places dédié au 115…) et les caractéristiques sociodémographique des personnes accueillies ont été renseignées à partir des propres données de l’établissement. - par la suite, seule la question relative à la nature de la demande au 115 a été renseignée uniquement pour l’item relatif à l’hébergement 2ème réponse : - Seules les parties sur les caractéristiques générales (horaires d’activité, horaire du répondeur, places - Par la suite l’établissement à renseigner le questionnaire à partir des tableaux qu’il utilise pour son rapport d’activité (avec ses propres variables d’information et d’items).


31

ANNEXE 3 – Remarques de la DREES sur l’unité de compte Remarques formulées par la Drees en octobre 2008 Certaines notions utilisées dans les questionnaires apparaissent floues ; les consignes de remplissage doivent être précisées. D’autres semblent « discutables », notamment en ce qui concerne les unités de compte. L’unité de compte « les personnes hébergées au cours de l’année » nous semble poser des difficultés de di-vers ordres :

Difficulté de comptage au sein d’un établissement : si l’on souhaite compter une seule fois une per-sonne ayant effectué plusieurs séjours au sein d’un même établissement, ce décompte semble difficilement réalisable dans les centres d’hébergement d’urgence. En effet, comment ne pas comptabiliser deux fois une même personne lorsque celle-ci s’est d’abord présentée en janvier puis en septembre ?

Difficulté d’interprétation : en outre, même en ne comptabilisant qu’une fois chaque personne passée au cours de l’année dans chaque établissement ou service, on obtient une vue globale où il y a surreprésenta-tion des personnes qui changent le plus souvent d’établissement quand on agrège les données de plusieurs établissements. Exemple : Une agglomération ayant 3 CHRS (C1, C2 et C3) dans laquelle les personnes (P1, P2, P3, P4 et P5) sont hé-bergées au cours d’un trimestre. P1, personne isolée sans enfant, passe le 1er mois dans C1, le 2ème mois dans C2, le 3ème dans C3 et y reste ensuite. P2, personne isolée sans enfant, passe, le 1er mois dans C2, le 2ème dans C3 puis quitte les CHRS. P3, P4 et P5, membres d’une même famille, passent les 3 mois dans C1 et y restent ensuite, 5 personnes dont 2 (40 %) personnes isolées sont donc accueillies au cours du trimestre. Au total, seront comptabilisées au cours de ces trois mois : - Dans C1 : P3, P4 et P5 ainsi que P1 soit 4 personnes dont 1 isolée - Dans C2 : P1 et P2 soit 2 personnes dont 2 isolées - Dans C3 : P1 et P2 soit 2 personnes dont 2 isolées - Soit au total sur l’agglomération : 8 personnes dont 5 isolées. Il est alors tentant de conclure qu’il y a une majorité de personnes isolées (63 %) parmi les personnes héber-gées en CHRS sur l’agglomération. Il faudrait pondérer par le temps de présence des personnes pour obtenir une statistique interprétable. Dans l’exemple, sur les 3 mois, les personnes isolées ont représenté 36% du temps où les places ont été occupées au cours de ces trois mois. La Drees préconise de décrire, d’une part, la population à une date donnée (ce qui évite les doubles comptes et permet d’avoir une vision du taux d’occupation des places à une date donnée), d’autre part, les flux (pour un aperçu de la mobilité). Dans l’exemple, le nombre de personnes présentes en fin de trimestre : 4 personnes dont 1 isolée (25 %), le nombre de sorties au cours du trimestre : 4 sorties ne concernant que des personnes isolées.


32

ANNEXE 4 – Téléchargement du rapport d’activité type

Nombre de téléchargements des documents "(Projet) rapport d'activité" sur les sites de la Fnars En 2007, les documents en projet ont été mis en ligne sur Intranet-adhérents en mars. En 2008, les documents ont été réactualisés le 18 janvier. L'article de la Gazette annonçant les documents réactualisés a été mis en ligne sur Intranet-adhérents le 21 janvier. La Gazette de mai annonçait la nouvelle version qui ne s'appelait plus "projet". Le 15 mai 2008, ils ont été mis en ligne sur Intranet-adhérents ainsi que sur le site Internet www.fnars.org, en page d'accueil colonne gauche en bas et dans la rubrique Kiosque, donc accessible à tout internaute.

2007

Intranet-adhérents

2008 (au 23/07)

Intranet-adhérents

2008 (au 23/07)

Internet

Nombre total de visites du site 10 744 8 322 39 502

Nombre total de téléchargements de documents 14 866 12 506 117 494

(Projet) rapport d'activité A Information gé-nérale

276 130 248

(Projet) rapport d'activité B Hébergement insertion

224 131 234

(Projet rapport d'activité B bis Héberge-ment d'urgence

137 65 143

(Projet) rapport d'activité C 115 99 46 164

(Projet) rapport d'activité D Accueil de jour – nuit

76 33 174

(Projet) rapport d'activité E Equipes mobi-les

53 26 154

(Projet) rapport d'activité F SAO 81 40 177

(Projet) rapport d'activité G AVA IAE 89 34 114

Nombre total de téléchargements de documents concernant le rapport d'activité

1 035 505 1 408

% de téléchargements concernant le rapport d'activité par rapport au nombre total de téléchar-gements

7 % 4 % 1,2 %


33

Nombre de téléchargements des documents "(Projet) rapport d'activité" sur les sites de la FNARS – fin 2008 En 2007, les documents en projet ont été mis en ligne sur Intranet-adhérents en mars. En 2008, les documents ont été réactualisés le 18 janvier. L'article de la Gazette annonçant les documents réactualisés a été mis en ligne sur Intranet-adhérents le 21 janvier. La Gazette de mai annonçait la nouvelle version qui ne s'appelait plus "projet". Le 15 mai 2008, ils ont été mis en ligne sur Intranet-adhérents ainsi que sur le site Internet www.fnars.org, en page d'accueil colonne gauche en bas et dans la rubrique Kiosque, donc accessible à tout internaute.

2007

Intranet-adhérents

2008

Intranet-adhérents

2008

Internet

Nombre total de visites du site 10 744 12 406 68 169

Nombre total de téléchargements de documents 14 866 18 631 217 591

(Projet) rapport d'activité A Information gé-nérale

276 167 745

(Projet) rapport d'activité B Hébergement insertion

224 173 650

(Projet) rapport d'activité B bis Héberge-ment d'urgence

137 85 463

(Projet) rapport d'activité C 115 99 54 502

(Projet) rapport d'activité D Accueil de jour – nuit

76 45 552

(Projet) rapport d'activité E Equipes mobi-les

53 33 435

(Projet) rapport d'activité F SAO 81 54 523

(Projet) rapport d'activité G AVA IAE 89 41 329

Nombre total de téléchargements de documents concernant le rapport d'activité

1 035 652 4 199

% de téléchargements concernant le rapport d'activité par rapport au nombre total de téléchar-gements

7 % 3,5 % 1,9 %

Documents

RAPPORT DE PRECONISATIONS - Accueil · Cet outil papier effectue ainsi le bilan quantitatif et qualitatif de ... - élaborer une première trame d’activité type, ... 2nd semestre