Capital humain, facteurde réussite des projets

Fabrice ThomasSoutenance de Mastère Spécialisé en Management par Projets

24/10/2014

Contexte

01

Sommaire Capital humain, facteur de réussite

des projets

Problèmatique

02Observation

03

Méthode

04Guide du chef de projet

05Perspective

06

3

Etat de la situation / les projets

Contexte

63%

Projets en échec

2010 – Standish

Group

30%

Projets ne

respectants pas les

charges et les délais

Organisation avec un

niveau de maturité élévé

2012 PMI

14%

Réussite des

projets avec les

méthodes

classiques

2011 – Standish

group

42%

Réussite des projets

avec les méthodes

“Agiles”

2011 – Standish group

Contexte - 01

4

Niveau d’engagement des collaborateurs

étude d’Aon Hewitt de 2013

Contexte

4 collaborateurs sur 10

ne sont pas engagés

2 collaborateurs sur 10

sont activement

désengagés

Contexte - 01

5

Comment améliorer cette situation ?

Problématique

Problématique -

02

Partant de ce constat, ne faut-il pas envisager de remettre le

capital humain au centre des projets pour en améliorer le

niveau de réussite et se demander comment organiser

efficacement les équipes ?

6

Enquête

Observation

Observation - 03

7

Cas d’une réunion

Observation

Observation - 03

Les règles sont efficaces

quand elles sont définies

par les membres de

l’équipe

8

Théories

Observation

Eric Berne (1910 – 1970)

Psychiatre américain,

fondateur de l’analyse

transactionnelle.

.

Kurt Lewin (1890-1947)

Psychologue américain d'origine

allemande spécialisé dans la

psychologie sociale et le

comportementalisme, acteur

majeur de l'école des relations

humaines

Observation - 03

9

Cycle de vie

Méthode

Nominal

Fusionnel

Conflictuel

Unitaire

Temps

Niv

. de

per

form

ance

2

3

33

4

Etre plus efficace plus rapidement

Méthode - 04

En synthèse :

Donner une vision,

Développer la cohésion,

Définir des règles de

fonctionnement propre à l’équipe,

Optimiser le cycle de vie de

l’équipe.

10

Outils et techniquesMéthode

Nominal

Fusionnel

Conflictuel

Unitaire

Maturité équipe projet

Etoile de mer

• Charte de projet

• Jeux à trois• QEMAP• Organigramme

inversé

• Team Building• Niveaux

logiques• Charte de

fonctionnement

• Communication non violente

• TKI

• Manager Minute

• Délégation / TWI

OUTILS

REUNIONS

MESURE

PHASES

Pe

rfo

rman

ce

Méthode - 04

11

Règle 60-30-10

Méthode

Richard Hackman

Sur une performance de 100% :

- 60% vient de la création des bonnes

conditions,

- 30% vient de la qualité du lancement,

- 10% vient de l’animation.

90% de la performance d’une

équipe se joue avant qu’elle

commence à travailler

Méthode - 04

12

Nominal – Charte de projet

Méthode

Méthode - 04

DONNER DU SENS

A L’ACTION

QUAND ?

Pour présenter le projet

aux futurs membres,

A la réunion de lancement,

Et en introduction de la

réunion mensuelle.

13

Nominal – Le jeu à trois

Méthode

Méthode - 04

Exemple de QEMAP pour impliquer un responsable

fonctionnel

14

Nominal – Organigramme inversé

Méthode

Méthode - 04

15

Fusionnel - Teambuilding

Méthode

Mot du

directeur –

sponsor (15mn)

Briser la glace

(45mn)

Charte de

fonctionnement

(2h)

Niveaux logiques

de Dilts (3h30)

Une journée

Pause

Définir les règles et les

valeurs de l’équipe

- Ville natale ?

- Nombre de frères et sœurs ?

- Loisirs préférés pendant

l'enfance ?

- Plus grand défi pendant

l'adolescence ?

- Premier emploi ?

Méthode - 04

16

Les retros

Dissolution

Méthode

Capitaliser

Méthode - 04

Apporter des

croissants en

réunion

Ecoute entre

nous

Perturbations

Multitâches

17

Réunion

Méthode

Développer la participation,

Déléguer l’animation,

Evaluer le groupe,

Donner du rythme,

Organiser la réunion,

Engager les participants.

Méthode - 04

18

Mesures

Méthode

La performance

sociale

La maturité

Méthode - 04

19

Mesures – Performance sociale

Méthode

Gommette verte : j’ai passé une bonne journée / J’ai passé une journée avec du bon stress

Gommette orange : journée moyenne

Gommette rouge : journée pénible / j’ai passé une journée stressante

Méthode - 04

20

Mesures - Maturité

Méthode

Nominal Fusionnel Conflictuel Unitaire

Objectifs et valeursFaible attractivité de

l'objectif collectif

Informés et l'individualité

persiste

Partagés mais pas

focalisation

Intégrés avec une

focalisation sur les

objectifs

Rôles et responsabilités Communiqués Compris Assumés Adaptés

Style de management DirectifSemi-directif &

ConsultatifConsultatif & Participatif Participatif & Délégatif

Relation interpersonnelleFaible, méfiance, masque

socialConviviale Compétition Coopération

Suivi de la performance Aucun Mise en œuvre Partagé Action d'améliorations

Méthode - 04

21

Mesures - Maturité

Méthode

N° Question Evaluation

1 Les membres de l'équipe font volontairement des compromis dans l'intérêt du groupe 1

2 Les membres de l'équipe font remarquer à leur collègues des comportements improductifs 2

3 Les réunions de projet ne sont pas animés par le chef de projet 3

4 Les membres de l'équipe admettent ouvertement leurs points faibles et leurs erreurs 4

5 Les éléments de performance de l'équipe sont partagés et discuter en groupe 2

6 Le moral des troupes est directement proportionnel à l'atteinte des résultats de l'équipe 3

7 Les membres de l'équipe sont profondément préoccupés par la perspective de décevoir leurs collègues 4

8 Le chef de projet défini le Quoi et les membres de l'équipe définissent le Comment 1

9 Les membres de l'équipe sont passionnés et ouverts lorsqu'ils discutent d'un problème 3

10 Des actions d'amélioration sont décidées en commun pour atteindre les objectifs 2

11Les membres de l'équipe ne s'empressent pas de faire reconnaitre leurs contributions personnelles, mais

soulignent immédiatement celles des autres1

12 Les membres de l'équipe respectent les échéances des plans d'actions définis en réunion 4

13 Les compétences techniques du chef de projet ont un rôle secondaire dans le déroulement du projet 1

14 Les réunions d'équipe ne sont pas ennuyeuses 3

15 Les indicateurs sont mis à jour régulièrement et visibles par l'équipe 3

15 affirmations

pour mesurer la

maturité de son

équipe

1= Rarement observé

2= Parfois observé

3= Souvent observé

4= Très souvent observé

Méthode - 04

22

Mesures - Maturité

Méthode

Méthode - 04

23

Bénéfices / Risques

- Permet le développement de

l’autonomie des collaborateurs,

- Permet de savoir qui fait quoi (où

se trouve la connaissance),

- Permet de mieux réagir face au

changement,

- Permet la confrontation d’idées

(sans conflit),

- Permet le développement de la

confiance entre les collaborateurs.

- Le groupe peut avoir tendance à

se fermer sur lui-même,

- Le groupe peut rentrer en tension

et/ou en compétition avec d’autres

équipes,

- Les membres de l’équipe peuvent

résister aux demandes de

changement d’équipe.

Méthode

Méthode - 04

24

Savoir manager une équipeGuide du chef de projet

Guide - 05

Déjà 1 800 vues sur

Internet dont 52

téléchargements

Des applications :- i-BP,

- Préconisation sur des

projets industriels

25

Hypothèse de planning

Guide du chef de projet

Macro activités Mois 0 Mois 1 Mois 2 Mois 3 Mois 4 Mois 5 Mois 6

Initialisation

Etude générale

Etude détaillée

Réalisation

Acquisition

Tests & recettes

Mise en production

Déploiement

Cloture

Gestion de projet

Réunion équipe

Projet de 6 mois avec une équipe de 7 personnes

L’effort est identique sur la durée du projet

Taux journalier moyen : 500€

Coût global : 420 000€

Guide - 05

26

Hypothèse de coût

Guide du chef de projet

- Team building

- 1 journée : 7pers. * 500€ = 3 500€

- Intervention d’un coach = 2 000€

- Surcoût des réunions mensuelles

- 6 réunions de 4h (dont 1h prévue initialement)

- 6 * 3/7j * 500€ * 7pers. = 9 000€

Investissement

14 500€ (3,45% du coût initial)

Guide - 05

27

Gain de performance

Guide du chef de projet

Basse Moyenne Haute

7% 13% 20%

Estimation

Objectif du projet Pilote

Guide - 05

28

Planning

Guide du chef de projet

Guide - 05

Macro activités Mois 0 Mois 1 Mois 2 Mois 3 Mois 4 Mois 5 Mois 6

Initialisation

Etude générale

Etude détaillée

Réalisation

Acquisition

Tests & recettes

Mise en production

Déploiement

Cloture

Gestion de projet

Réunion équipe

TeamBuilding

20

20

Charte de projet,QEMAP,Jeux à trois,

Organigramme.

Teambuilding :- Briser la glace,- Charte de fonctionnement,

- Niveau logique.

Communication non violente,TKI.

Manager minuteTWI

80% 20%50%

Reunion mensuelle 4h

80%Taux de charge duChef de projet

Gain

29

Gain de performance

Guide du chef de projet

Basse Moyenne Haute

7% 13% 20%

Estimation

Premier projet

Capitalisation

Objectif : Augmenter le taux de succès des projets de 15%

Année 0 Année 1 Année 2

Guide - 05

30

Perspective

Source HBR Août-Septembre 2014 Robert Huckman et Bradelay Staats

50le degré de proximité

Baisse de 19% des défauts

Baisse de 30% des dépassements

des budgets

Dans une SSII,

Dans l’audit et le consulting, augmenter la proximité entre les

consultants a amélioré de 10% leur performance, selon les clients

Perspective - 06

31

Auto-évaluation

Perspective

Perspective - 06

32

Auto-évaluation - Grille

Perspective

Perspective - 06

Phases ThèmesAuto-

EvalutionCoefficient Aptitudes

1 Je réalise un retour d'expérience en fin de projet

2 Je réalise un retour d'expérience en fin de projet en prenant en compte le capital social

3 Je réalise des retours d'expérience en cours de projet sur le capital social

4 Je réalise des retours d'expérience en cours de projet et je mène des actions d'amélioration

1 Je réalise régulièrement des réunions d'équipe

2 Je fais participer tous les membres de l'équipe et les échanges sont dynamiques

3 Je délègue l'animation des réunions d'équipes

4 Les membres de l'équipe s'engagent naturellement sur leurs actions à réaliser

1 Je n'évalue pas le niveau de maturité de mon équipe

2 J'évalue régulièrement la performance sociale de mon équipe

3 J'évalue régulièrement la performance sociale et le niveau de maturité de mon équipe

4 Et en plus, je mène des actions d'amélioration en cas d'écarts constatés

1 Je rédige toujours une charte de projet

2 Je rédige toujours une charte de projet en intégrant la finalité, les raisons, le comment et les livrables

3 Je m'appui sur la charte de projet pour communiquer avec mon équipe

4 Je communique régulièrement avec mon équipe les raisons et les finalités du projet

1 Je demande des ressources en fonction des besoins du projet

2 Je demande des ressources en fonction des besoins du projet en expliquant le projet

3 Je demande des ressources en fonction des besoins du projet en expliquant le projet et son intérêt

4 Je rencontre les ressources potentielles et elles intègrent l'équipe avec un accord mutuel

1 J'organise mon projet sans tenir compte des tailles critiques et je réalise un organigramme hiérarchique

2 J'organise mon projet sans tenir compte des tailles critiques et je réalise un organigramme tourné vers le client

3 J'organise mon projet en tenant compte des tailles critiques et je réalise un organigramme hiérarchique

4 J'organise mon projet en tenir compte des tailles critiques et je réalise un organigramme tourné vers le client

1 J'organise une réunion avec mon équipe pour officialiser le démarrage du projet

2 J'organise une réunion avec mon équipe pour définir ensemble comment le groupe va fonctionner

3 J'organise une réunion avec mon équipe pour réaliser ensemble une charte de fonctionnement et développer notre connaissance mutuelle

4 J'organise une réunion avec mon équipe avec l'aide d'un coach en team building

1 Je connais la distinction entre conflit et confrontation

2 Je sais détecter les débuts de conflit

3 J'arrive à dire des choses désagréables sans blesser les personnes

4 Je sais désamorcer des conflits

1 J'utilise mon style de management pour gérer mon équipe

2 Je suis capable d'identifier le niveau d'autonomie de chacun des membres de l'équipe

3 J'adapte mon style de management en fonction du niveau d'autonomie des collaborateurs

4 Je m'attache à développer le niveau d'autonomie de mes collaborateurs

TOTAL 2,04 23,5 11,5

Retour

d'expérience

Réunion

Evaluation

Charte de projet

Ressource

Organisation

Lancement

Conflictuel

Unitaire

1 1,5

1 0,25

1 0,25

2

2 2

2 2

1 3

1 0,25

1 0,25

Général

Normative

Fusionnel

Conflictuel

Unitaire

2

Phases ThèmesAuto-

EvalutionCoefficient Aptitudes

1 Je réalise un retour d'expérience en fin de projet

2 Je réalise un retour d'expérience en fin de projet en prenant en compte le capital social

3 Je réalise des retours d'expérience en cours de projet sur le capital social

4 Je réalise des retours d'expérience en cours de projet et je mène des actions d'amélioration

1 Je réalise régulièrement des réunions d'équipe

2 Je fais participer tous les membres de l'équipe et les échanges sont dynamiques

3 Je délègue l'animation des réunions d'équipes

4 Les membres de l'équipe s'engagent naturellement sur leurs actions à réaliser

1 Je n'évalue pas le niveau de maturité de mon équipe

2 J'évalue régulièrement la performance sociale de mon équipe

3 J'évalue régulièrement la performance sociale et le niveau de maturité de mon équipe

4 Et en plus, je mène des actions d'amélioration en cas d'écarts constatés

Retour

d'expérience

Réunion

Evaluation

1 1,5

1 0,25

1 0,25

Générale

33

Certification

Perspective

NOIRE

VERTE

JAUNEAvoir suivi une formation sur les

outils et avoir participé à un projet

Avoir réalisé au moins deux projets

dont au moins un avec gain de perf.

Avoir réalisé plusieurs projets avec

des gains de performance et suivi

une formation au coaching

Les ceintures noires sont capables de coacher les ceintures vertes

Perspective - 06

34

Développer les deux capacités

Conclusion

Méthodes

Techniques

Cohésion

Implication

Un projet a, comme l’être humain, deux cerveaux. Le cerveau

gauche pour la technique et la méthode et le cerveau droit pour les

facteurs humains. Pour un fonctionnement harmonieux et

performant, nous devons savoir utiliser les deux.

Tuteur entreprise

Tuteur pédagogique

Expert

Ma femme et mes trois enfants

Merci