19 & 20 Nov 2013 - Weezevent · maintenance matérielle: l’expérience du CHU de ... Stage du responsable technique au CHU de Nantes (5 jours) ... (rapport d’interventions) ;

19 & 20 Nov 2013

19 & 20 Nov 2013 Chamonix Mont-Blanc / France 2

SESSION PARTAGE 7 Gestion des technologies de la santé : quelle organisation et quelles politiques ?

SHARING SESSION 7 Modérateur / Moderator : Vincent BOISSERIE Intervenants / Speakers :

Health technology management: which organization and policies?

Victor SONTEA Claudio ZAUGG Dr. Baset KHALAF

Isabelle BRISSON


Isabelle BRISSON


Présentation

en anglais et français

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In English and French

19 & 20 Nov 2013 Chamonix Mont-Blanc / France

Mise en place d’un système de gestion de

maintenance matérielle: l’expérience du CHU de Nantes à l’hôpital Saint Antoine de Jérémie à

Haïti

Isabelle BRISSON, chargée de mission relations internationales

Denis RENARD, technicien biomédical

CHU de Nantes

France

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Contexte : le projet

CHU de Nantes et Gynécologie sans frontières Ville de Nantes Association des Maires de la Grand’Anse MSPP

Financements : Ville de Nantes, Min. Santé (DGOS), Ville de Brains

l’Hôpital Saint Antoine, Jérémie, Grand’Anse, Haïti (HSA)

Objectif global : ↓ mortalité maternelle et infantile en Grand’Anse

↑ qualité des soins à la maternité de HSA (niv. 2)

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Contexte: les locaux et le matériel

- maternité sous-équipée

- aucun personnel en charge de l’entretien du matériel hospitalier; le matériel en panne n’est pas réparé - électricité : EDH (3-4h/j) + 2 génératrices souvent en panne - locaux vétustes, système électrique déficient - bloc opératoire non secouru

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Mise en place d’un système de gestion de maintenance matérielle

1. HSA recrute un responsable technique (RT) pour assurer l’entretien du matériel hospitalier (incl. biomédical) 2. le CHU met à disposition un formateur biomédical :

> élaboration de la fiche de poste du RT

> formation/accompagnement du RT (10 ans)

> mise en place d’un système de maintenance simplifié

3. HSA aménage un atelier technique et identifie un espace de stockage abrité

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Chronologie

mai 2012 : recrutement du

RT (+ plombier-maçon)

été+septembre 2012 :

achat/collecte et envoi de

matériel pour HSA

août 2012 : achèvement de

l’atelier technique de HSA

avril 2013 :

- mise en service des équipements à HSA

- mise en service de l’atelier technique

- mise en place du syst. de maintenance

- formation / accompagnement du RT à HSA

janvier 2013 :

stage du RT à

Nantes

novembre 2012 :

identification du

formateur nantais

13-30 octobre 2013 :

accompagnement du RT à

HSA (suite)

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Recrutement du responsable technique en mai 2012

Formation universitaire en électrotechnique et électricité. Habile manuellement (mécanique), pragmatique, volontaire, autodidacte. Travaille en binôme avec le plombier-maçon.

N+1 n’est pas bien identifié. Aucun suivi de son activité. Pas d’ordinateur, ni tél. mobile, ni accès à internet avant avril 2013.

Atelier technique

Electricité (8 PC), point d’eau, rayonnages, mobilier rangement, outils, env. 12 m2. Fonctionnel. Locaux de stockage en plus.

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Stage du responsable technique au CHU de Nantes (5 jours)

- Présentation du service biomédical et des services techniques hospitaliers (ateliers mécanique, électricité et plomberie). - Familiarisation avec le fonctionnement d’un cardiotocographe, d’un incubateur, d’une rampe chauffante, d’un électrocardiographe. Présentation de ces équipements dans leur environnement, au sein des services. - Participation à des dépannages (ex. changement d’une imprimante sur un cardiotocographe). Approche diagnostique et pannes fréquentes.

Formations techniques approfondies nécessaires afin de pouvoir assurer des dépannages de façon autonome.

Formateur: M. Denis Renard, technicien biomédical

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Système de maintenance simplifié

- étiquettes numérotées personnalisées

- cahier de maintenance (remplissage manuscrit) : inventaire [début] + fiches d’intervention/appareil [fin]

- saisie informatisée de l’inventaire (excel) : sauvegarde, recherche d’information, transition vers logiciel métier

- classeurs de documentation technique

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Moyens de communication mis en place

- dossier dropbox : sauvegarde de l’inventaire informatisé + autres documents techniques

- compte skype avec casque pour communiquer gratuitement

- clé 3G pour internet (lorsque le budget le permet)

- cartes de téléphonie mobile mutualisée pour les personnes du projet

- la saisie informatisée de l’inventaire n’avance pas - aucune fiche d’intervention réalisée depuis avril 2013 - le classeur de documentation n’a pas été mis en place - le RT ne donne pas de nouvelles et ne répond pas aux emails

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Suite de l’accompagnement du RT

- Etablissement d’une communication régulière entre le RT et son formateur (rapport d’interventions) ; le recrutement d’un chef de projet (2014) devrait favoriser le suivi de ses activités et permettre une meilleure communication.

- Missions de formation à Jérémie au besoin ou profiter des interventions de la DGOS/MSPP pour apprendre par compagnonnage

- demander l’accès pour le RT aux formations dispensées aux ingénieurs de la DGOS/MSPP - mise en réseau avec d’autres responsables techniques de centres de santé (débuté en octobre 2013)

- pérenniser ce poste (titularisation) par le soutien du DSGA

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Le RT est-il utile même s’il n’est pas autonome?

Oui, car avec ses compétences actuelles, il peut :

- poser un premier diagnostique, évaluer la gravité de la panne et déterminer s’il convient de contacter les ingénieurs de la DGOS/MSPP, - intervenir sur les petites pannes mécaniques (ex. intervention sur un respirateur 10/2012, réparation de lits dont les vérins étaient défectueux) ou électriques (faux contacts), - réaliser des travaux d’entretien, décapage/peinture du petit mobilier hospitalier (armoires, chaises, pieds à sérum, lits), - identifier les « fausses pannes », les problèmes d’utilisation et former les utilisateurs (ex. rédaction de protocoles d’utilisation).

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19 & 20 Novembre 2013 Chamonix Mont-Blanc / France

Implementation of a simplified equipment

maintenance system: CHU de Nantes’ experience at Saint Antoine Hospital, Jérémie,

Haïti

Isabelle BRISSON, project manager, international affairs office

Denis RENARD, technician, biomedical engineering department

CHU de Nantes

France

Context : the cooperation projet

19 & 20 Novembre 2013

Chamonix Mont-Blanc / France

CHU de Nantes and Gynécologie sans frontières City of Nantes Association des Maires de la Grand’Anse MSPP

Funding : City of Nantes, French Min. Health (DGOS), City of Brains

l’Hôpital Saint Antoine, Jérémie, Grand’Anse, Haïti (HSA)

Overall goal : ↓ maternal and child mortality in Grand’Anse (MDG 4 +5)

↑ quality of maternity care at HSA

Context: the building and equipments


- under-equipped maternity service

- no staff in charge of equipment maintenance and repair - electricity : EDH (3-4h/d) + 2 generators often out of order - run-down building, faulty electrical system - no electrical backup for the operating room

Implementation of a simplified equipment maintenance system


1. HSA hires a technical agent (“responsable technique”, RT) in charge of hospital equipment maintenance and repair (incl. biomedical) 2. CHU provides a coach, expert in biomedical engineering :

> assistance in defining the RT’s profile and job description

> training/coaching the RT (10 years)

> implementation of the simplified maintenance system

3. HSA builds a technical workshop and identifies a storage space

Timeline


May 2012 : RT is hired (+

plumber-mason)

summer+September 2012

: purchase/collection and

shipping of hospital

equipment to HSA

August 2012 : HSA’s

technical workshop

delivered

April 2013 :

- equipment installation at HSA

- technical workshop operational

- implementation of maintenance syst.

- training / coaching of RT at HSA

January 2013 :

training of RT

in Nantes

November 2012 :

identification of the

RT’s coach

13-30 October 2013 :

follow-up on the RT’s

training at HSA

Recruitment of the RT


University training in electronics and electrical engineering. Practical skills in mechanics, analytic person, determined, self-taught. Works with a plumber-mason.

N+1 has not clearly been identified. No follow up on his works. No access to a computer, mobile phone, or internet before April 2013.

Technical workshop

Electricity (8 sockets), water faucet, shelvings, storage furniture, tools, app. 12 m2. Operational. Additional storage rooms.

Training in Nantes (5 days)


- Overview of the biomedical engineering department and technical services (mechanical, electrical, plumbing workshops). - The working principle of a fetal monitor, an incubator, a phototherapy lamp, an electrocardiograph. Presentation of these equipments in their working environment. - Technical work (ex. changed a printer on a fetal monitor). Diagnostic approach and frequent problems.

Specific detailed technical trainings are required to allow the RT to be able to repair all of HSA’s equipments by himself.

Coach: Mr. Denis Renard, biomedical technician

Simplified maintenance system


- numbered labels

- maintenance notebook (written by hand) : inventory [beginning] + service sheet/equipment [end]

- computerized inventory (excel) : save data, search information, migration to a specialized software

- technical documentation folder

Communication with the RT


- dropbox : save computerized inventory + other technical documents

- skype account with microphone to call for free

- 3G USB Key for internet (when budget allows)

- shared mobile phone cards for persons involved in the project

- the computerized inventory has not been completed yet - no new service sheet have been created since April 2013 - the technical documentation folder has not been created - the RT does not report on his work and does not respond to emails

Continuation of RT’s training


- Implementation of a regular communication between the RT and his coach (activity reports) ; the recruitment of a project manager at HSA (2014) should improve communication and follow up on the RT’s work.

- Organize training sessions in Jérémie when needed and/or learn with DOSS/MSPP technicians when in HSA for repairs

- Request access for the RT to trainings provided to DOSS/MSPP technicians (in Port-au-Prince) - Network with “RTs” in other hospitals in Grand’Anse (started in October 2013)

- Make this position permanent with the support of the DSGA (Rep. MSPP in Grand’Anse)

Is the RT useful even though he is not autonomous for repairs?


Yes, because with his current skills, he can :

- diagnose problems, evaluate the origin and seriousness of a problem and determine whether DOSS/MSPP technicians should be called, - fix small mechanical (ex. repaired a ventilator 10/2012, repaired faulty lifting mechanisms on beds) and electrical problems (ex. bad contacts), - do maintenance work, strip paint off of/paint medical supplies (cabinets, chairs, beds..), - identify user problems and train users (ex. write protocols for users).

Documents

19 & 20 Nov 2013 - Weezevent · maintenance matérielle: l’expérience du CHU de ... Stage du responsable technique au CHU de Nantes (5 jours) ... (rapport d’interventions) ;