2. Approche pratique

par :

Audrey Bouchard

Jonathan Alexandre-Pimparé

2020

2. Approche pratique

2.1 Trucs et astuces

Présentation préparée pour :

Offices d’habitation

Plan de la présentation

1. Gestion des documents papier

1. Méthodes pratiques de classement

2. Méthodes pratiques de tri

2. Gestion des documents numériques

1. Définitions

2. Méthodes pratiques de classement

3. Infonuagique

4. Stratégie de nommage

5. Gestion des courriels

Bibliothèque et Archives nationales du Québec 2

Objectifs

▪ Connaître des méthodes pratiques d’application des outils degestion documentaire.

▪ Comprendre l’application de ces méthodes dans unenvironnement papier autant que dans un environnementnumérique.

▪ Comprendre l’impact de l’application ou de non-application deces méthodes.


Plan de la présentation

Classer selon le sujet des documents.

▪ Les documents (rapports, correspondance...) doivent serapporter le plus possible au sujet auquel ils réfèrent.

• Ex. : Une lettre confirmant le renouvellement d’un contrat ne va pasdans le dossier « Correspondance », mais dans le dossier du contratrenouvelé.

▪ Ne pas trop diviser les dossiers : tous les documents sur unmême sujet doivent rester ensemble.

▪ Se fier à la cote du plan (soit l’activité) la plus appropriée enfonction des documents du dossier.Bibliothèque et Archives nationales du Québec 4


Méthodes pratiques de classement

Dossiers volumineux

▪ Diviser un dossier volumineux par volets, par exemple :

• Dossier d’employé : embauche, horaire et congés, salaire...

▪ L’ordre des sections doit être précisé à l’avance. Uneprocédure apportant les précisions nécessaires peut êtreinsérée dans la politique de gestion des documents ou dans unmanuel de procédure du plan de classification.




Repérage visuel

▪ Adopter une charte de couleurs :

• Par séries documentaires : permet la visualisation rapide des dossiers parséries. (Ex. : les dossiers de la série « Immobilier » sont verts, ceux de la série «Juridique » sont jaunes, etc.)

• Par unités administratives : permet de savoir d’où proviennent lesdocuments produits. (Ex. : les dossiers de la direction générale sont gris, ceux del’adjoint(e) administrative sont bleus.)

Bien que populaire, cette solution n’est pas recommandée pour lapréservation à long terme, car les chemises peuvent déteindre sur lesdocuments.

▪ Ajouter les séries et sous-séries en dessous des titres de dossier,afin de situer chaque dossier dans la structure classificatoire.




Titres des dossiers

▪ Il est recommandé d’utiliser des titres clairs précisant le sujetdu dossier.

▪ Le repérage est plus facile si le nom du fichier est significatif,c’est-à-dire représentatif du contenu (ou du sujet) desdocuments qu’il contient.

▪ Le nom d’un fichier est adéquat lorsqu’il permet à lui seul deconnaître la nature du contenu, sans qu’il soit nécessaired’ouvrir le fichier.Bibliothèque et Archives nationales du Québec 7



Inventaire des dossiers▪ Créer et tenir à jour un fichier d’inventaire pour tous les dossiersde l’organisme.

▪ Cet inventaire doit contenir au minimum :• Nom de l’unité détentrice, afin de distinguer les originaux;

• Localisation, par bureau, par classeur (attribuer un numéro unique àchacun), par tiroir ou par boîte (pour les archives);

• Titre;

• Description, afin de pouvoir ajouter du contenu supplémentaire audossier;

• Année de début (il n’est pas nécessaire d’indiquer le jour et le mois précis);

• Année de fin.

▪ Si vous possédez un logiciel de GID, cet inventaire n’est pasnécessaire.




Exemple d’inventaire des dossiers


Unité détentriceLocalisation ou

cote du planTitre Description

Année de

débutAnnée de fin

Direction générale 109

Conseil d’administration – Mars

2020 2020

Direction générale 203-1 Dossiers des locataires 2019 2020

Direction générale 803 Rapport financier 2017 Déposé le 2018-03-04 2017 2018

Direction générale 106 Opinions juridiques 2015

Direction générale 716 Comptes fournisseurs 2015 A à M 2015 2015

Direction générale 716 Comptes fournisseurs 2015 N à Z 2015 2015



Emprunt des dossiers

▪ Un bordereau de sortie peut être mis à la place d’un dossierlors de son emprunt. Ce bordereau doit contenir :

• Titre du dossier;

• Localisation;

• Nom de l’emprunteur;

• Date d’emprunt;

• Date de retour.

▪ Les logiciels de GID possèdent aussi cette fonction.

▪ Un registre d’emprunt peut être établi en complément auxbordereaux.




▪ Regrouper les documents par leur disposition finale.

• Ex. : les documents dont la conservation est permanente sont placésensemble.

▪ Lors du tri, séparer les documents à conserver des documentsà détruire.

▪ Regrouper les documents par leur année de disposition.

• Ex. : les documents à détruire en 2026 sont placés ensemble.

• Cela facilite la gestion du déchiquetage annuel des documents désuets.

▪ Identifier les boîtes par une numérotation.

• Boîtes en conservation : C, suivi d’un numéro séquentiel (C001, C002...)

• Boîtes pour destruction : D, suivi de l’année de destruction et d’unnuméro séquentiel (D2023-001, D2023-002, D2025-001...)



Méthodes pratiques de tri

▪ Tenir un inventaire du contenu des boîtes.

• Conseil : reprendre le même format que pour l’inventaire des dossiersactifs.

• Prévoir une zone « Notes » ou « Description » où seront indiqués lesdocuments importants ou qui nécessitent d’êtremis en évidence.

▪ Intégrer un bordereau d’inventaire dans chaque boîte.

▪ Penser à identifier les documents confidentiels… de manièreconfidentielle!



Méthodes pratiques de tri

▪ Document numérisé :

• Document original qui a été transféré sur support numérique pour desfins de consultation, de diffusion ou de conservation. Le supportnumérique devient donc une copie de l’original.

▪ Document né numérique :

• Document dont le support original est numérique. Lorsqu'un documentné numérique est reproduit, la reproduction devient une copie del'original.



Définition

▪ L’information administrative, quelle que soit sa forme et quelsque soient les supports sur lesquels elle est consignée, doitfaire l’objet d’une gestion documentaire adéquate, car ellepossède une valeur administrative, juridique, financière ouhistorique.

▪ Ainsi, les documents numériques doivent être classés,conservés et accessibles, tout au long de leur cycle de vie, aumême titre que les documents sur support papier.

▪ La notion de dossier doit être maintenue dans le contexte de lagestion des documents numériques. Le dossier constituel’entité documentaire de base : il permet donc d’assurer laréunion intellectuelle et organique de toute l’information surune même fonction, sur une même activité ou sur un sujetdonné.Bibliothèque et Archives nationales du Québec 14


Définition

▪ Appliquer la même structure classificatoire que pour lesdocuments sur support papier.

▪ Éviter d’avoir une structure classificatoire trop détaillée.• Un chemin trop long peut entraîner l’impossibilité pour le systèmed’exploitation (Windows, macOS) d’ouvrir ou de déplacer un document.

▪ Idéalement, enregistrer tous les documents dans un répertoirecommun institutionnel plutôt que sur les postes individuels.▪ Il faut aussi éviter d’enregistrer sur le bureau d’un poste.

▪ Limiter le plus possible l’utilisation de clés USB.▪ Ce support fragile peut se perdre et se démagnétiser très facilement.





Infonuagique (cloud)

Définition :

Modèle informatique qui, par l'entremise de serveurs distantsinterconnectés par Internet, permet un accès réseau, à lademande, à un bassin partagé de ressources informatiquesconfigurables, externalisées et non localisables, qui sontproposées sous forme de service, évolutifs, adaptablesdynamiquement et facturés à l'utilisation.

Tiré du Grand dictionnaire terminologique de l’Office québécois de la langue française.


http://www.granddictionnaire.com/ficheOqlf.aspx?Id_Fiche=26501384



Avantages

▪ Agilité : s’adapte mieux aux changements dansl’environnement d’affaires.

▪ Économie de coûts :

• De capitalisation et de maintenance (moins d’infrastructure)

• D’échelle

• De gestion des changements

▪ Grande disponibilité

▪ Bonne efficience




Enjeux

▪ Fiabilité du fournisseur et de la protection des données

▪ Externalisation de l’hébergement des données

• Quelle juridiction s’applique?

▪ Dépendance envers le fournisseur

• Il faut s’assurer d’avoir une certaine autonomie par rapport aux services offerts.

▪ Respect des lois :

• Loi sur les archives

• Loi sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels

• Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information

• Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles desorganismes publics et des entreprises du gouvernement.




Recommandations de BAnQ

▪ Documents actifs et semi-actifs

• Opter pour n’importe quel prestataire, pourvu que les règles ducalendrier soient respectées.

▪ Documents inactifs

• Utiliser les services d’un organisme public ou d’un service d’archivesprivées agréé.




Clauses à retrouver dans le contrat

▪ Territoire où sont hébergées les données

• Idéalement, sur le territoire canadien

▪ Accessibilité, protection et sécurité des donnéesconfidentielles

▪ Droits de propriété intellectuelle sur les données hébergées

▪ Respect complet du calendrier de conservation

▪ Niveau de service et de performance

▪ Plan de relève du système en cas d’incident

▪ Processus de fin de contrat et récupération des données




Références

▪ Barreau du Québec : Guide des TI : l’infonuagique

▪ Gouvernement du Québec :

• Énoncés d’orientation en infonuagique

• Guide de l’infonuagique : volume 1 – Notions fondamentales

• Guide de l’infonuagique : volume 2 – Considérations en protection desrenseignements personnels ou autrement confidentiels

• Guide de l’infonuagique : volume 3 – Considérations de contrôle et desécurité

• Guide de l’infonuagique : volume 4 – Considérations en gestioncontractuelle


http://guideti.barreau.qc.ca/donnees/infonuagique/

https://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/ressources_informationnelles/architecture_entreprise_gouvernementale/AEG_3_2/Enonces_orientation_infonuagique.pdf

https://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/ressources_informationnelles/architecture_entreprise_gouvernementale/AEG_3_3/Infonuagique_v1_notions_fondamentales.pdf

https://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/ressources_informationnelles/architecture_entreprise_gouvernementale/AEG_3_3/Infonuagique_v2_CPRP.pdf

https://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/ressources_informationnelles/architecture_entreprise_gouvernementale/AEG_3_3/Infonuagique_v3_securite.pdf

https://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/ressources_informationnelles/architecture_entreprise_gouvernementale/AEG_3_3/Infonuagique_v4_gestion_contractuelle.pdf

▪ Donner un nom de fichier ou de dossier significatif.

• Veiller à ce qu’il permette l’identification du sujet principal sans qu’il soitnécessaire de consulter le fichier.

• Utiliser des mots-clés.

• Limiter les termes au sujet principal et à un ou deux noms communssignificatifs.

• Aller du général au particulier.

• Ex. : procès-verbal, entente, statistiques, etc.

▪ Limiter le nombre de caractères.

• Permet de favoriser l’interopérabilité des divers environnementstechnologiques.

• Un nombre de caractère trop grand combiné à un chemin Windows troplong peut empêcher l’ouverture ou le déplacement d’un fichier.

• Limite suggérée dans Windows : entre 20 et 32 caractères.Bibliothèque et Archives nationales du Québec 22


Stratégie de nommage

▪ Limiter l’utilisation des abréviations aux plus fréquentes ouaux plus communes.

▪ Déterminer l’ordre des éléments des noms de fichiers.

• Ex. : Date au début ou à la fin, nom de famille suivi du prénom, etc.

▪ Se limiter à : alphabet latin, chiffres arabes, point, trait desoulignement et trait d’union.

• Ex. : baux_signes_2019-2020.docx

▪ Déterminer l’utilisation des majuscules et minuscules.

• Ex. : limiter l’emploi des majuscules au premier caractère uniquement.

▪ Uniformiser l’utilisation des chiffres.

• Ajouter le nombre de 0 nécessaires devant les chiffres 1 à 9 afin d’avoirdes numéros possédant le même nombre de chiffres.




▪ Uniformiser les dates

• Toujours les inscrire dans le même ordre.▪ Recommandation : année, mois, jour (AAAA-MM-JJ).

• Choisir de commencer ou de terminer avec la date.

• Facilite le classement chronologique.

▪ Préciser les types de documents.

• Si nécessaire seulement.

▪ Indiquer la version.

• Ajouter le mot « version » ou l’abréviation « v » suivis du trait desoulignement et du numéro de la version, ou de la mention « finale » ou« approuvee ».▪ Ex. : Budget_2019_v3, Budget_2019_v_finale




▪ Éviter d’utiliser :

• Des termes trop vagues ou sans signification pour le dossier ou fichier;▪ Ex : nom de la personne responsable créant le dossier.

• Des informations répétitives;

• Des termes au pluriel;

• Des phrases pour nommer un fichier;

• Des verbes, adverbes, adjectifs ou autres mots dépourvus de sens utile(articles, prépositions, conjonctions, etc.);

• Des espaces, signes de ponctuation, lettres accentuées ou autrescaractères spéciaux (%, $, *, etc.).▪ Ils peuvent causer des problèmes de lecture lors d’unemigration de système.




▪ Objectif principal : Chaque fichier doit avoir un nom unique qui, indépendamment de son classement, permetde savoir de quel document il s’agit.

▪ Symboles, signes de ponctuation ou signes diacritiques : Sauf le tiret et le trait de soulignement, le nom dufichier ne doit contenir aucun symbole, signe de ponctuation ou signe diacritique. La virgule est suppriméelorsqu’elle est transposée dans un nom de fichier. Le trait de soulignement est utilisé pour séparer les élémentsdu nom. Le tiret est utilisé pour remplacer le point dans une cote Pistard, pour séparer les éléments d’une date(aaaa-mm-jj) ou pour indiquer un intervalle.

▪ Point : Le point est utilisé seulement pour séparer le nom et l’extension.

▪ Espaces : Le nom des fichiers ne doit contenir aucune espace.

▪ Mots et expressions : Sauf exception, le nom des fichiers ne contient aucun nom ou mot, des abréviations sontutilisées au besoin.

▪ Date : Si le nom du fichier doit contenir une date, celle-ci doit prendre l’une des formes suivantes selon ledegré de précision souhaité : aaaa-mm-jj, aaaa-mm ou aaaa.

▪ Nombres : Sauf exception (numéro Iris, numéro de fonds, notaire et état civil), tous les nombres doivent êtrejustifiés avec des zéros à gauche pour assurer le bon ordre d’affichage de chacun des éléments. Le nombre dechiffres utilisés pour la justification dépend du nombre de fichiers (moins de 10 fichiers : _1, _2, _3 […], _9;entre 10 et 99 fichiers : _01, _02, _03 […], _99; entre 100 et 999 fichiers : _001, _002, _003 […], _999).

▪ Numérotation : Pour les documents à pages multiples (monographie, revue, registre, etc.), la numérotation desfichiers commence à 1, qu’il s’agisse de la page couverture ou de la page 1 du document. La numérotation dufichier ne correspond pas nécessairement à celle du document original.

▪ Nombre de caractères : Le nombre de caractères total dans le nom ne doit pas excéder 45.



Exemple de stratégie de nommage



Exemple de stratégie de nommage

Élément Description Exemple

Longueur Se limiter à un maximum de 30 caractères.

Sujet Utiliser des termes précis et éviter les verbes,

adverbes, adjectifs, articles, prépositions,

conjonctions...

Bail_2020

Date Utiliser le format AAAA-MM-JJ. À mettre à la toute fin

du nom du fichier.

Espaces À Remplacer par des barres de soulignements plutôt

que par des points.

Chiffres Ajouter les zéros nécessaires afin que les nombres

contiennent tous la même quantité de chiffres.

Version Ajouter « v » suivi d’un numéro de suivi ou de la

mention « finale ».

Rapport_v1

Rapport_vfinale

Nommez les 5 documents suivants selon les recommandationsde la stratégie de nommage.

▪ Rapports d’inspection 2020

▪ Factures de fournisseurs Internet 2016

▪ Compte rendu du 20 janvier 2013 de la rencontre sur leprogramme avec la Ville

▪ Politique de gestion des déchets finale

▪ Dossier du locataire Marc Tremblay, résidant au 2365, rueSaint-Guy


2.1 Exercice 1

Nommez les 5 documents suivants selon les recommandationsde la stratégie de nommage.

▪ Rapports_inspection_2020

▪ Factures_internet_2016

▪ PV_programme_ville_2013-01-20

▪ Politique_gestion_dechet_vf

▪ Marc_Tremblay_logis_2365_St-Guy


2.1 Exercice 1

Corrigé

Le courriel, à l’instar de tous les autres types de documents, estun document en soi.

Il y a 3 types de courriels :

1. À valeur administrative, juridique, financière ou historique

• Ils reflètent les positions officielles de l’organisme.

• Les décisions qui sont prises y sont consignées.

• Certains seront conservés de façon permanente.

2. À valeur éphémère

• Ils ont une valeur informative à court terme.

• À éliminer dès qu’ils ne sont plus utiles.

3. Sans valeur

• À supprimer rapidement.



Gestion des courriels

▪ Il faut retirer les courriels des boîtes de réception afin de :

• Les conserver en suivant les principes de la gestiondocumentaire;

• Réduire l’espace disque utilisé par les boîtes de réception.




Conseils pour faciliter la classification des courriels

▪ Limiter le contenu de chaque courriel à un seul sujet etformuler des objets (titres) précis correspondant au contenudu courriel.

▪ Indiquer l’objet du courriel dans l’espace prévu à cette fin.

▪ Adapter l’objet du courriel, si nécessaire, lors d’une réponse àun message électronique.

▪ Enregistrer le courriel sous format EML ou MSG et le classerdans le dossier approprié.




Conseils pour la transmission des courriels

▪ Si un message est trop long, l’envoyer plutôt en pièce jointe.

▪ Insérer à la fin du message la signature de l’expéditeur ducourriel.

▪ Limiter le nombre de destinataires en copie conforme.

▪ Solliciter l’autorisation de l’expéditeur du courriel originalavant de réacheminer celui-ci à un nouveau destinataire.

▪ Privilégier l’envoi d’un lien vers un document qui est conservédans l’espace réseau partagé.


