Gestion Des Contenus d'Entreprise

8/19/2019 Gestion Des Contenus d'Entreprise

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REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE

Département des constructions et des tecno!o"ies de !#in$ormation

Centre des technologies de l'information

Gestion des contenus d'entreprise :clarification des notions

Auteur Patrick GENOUD – Observatoire technologique

Version / date d’enregistreent V !"# / $##%&!#$

TABLE DES MATI!ES

" C#$TE%TE&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&

LE D#C(ME$T )LECT!#$I*(E&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&

%&' Contenu&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& (

%&% )tructure&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& (

%&( Présentation&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& (

%&* Conte+te&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& (

+ LES C#$TE$(S I$,#!MATI#$$ELS&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& -

- LA ,AMILLE ECM&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& .

/ ,#C(S S(! LA GED ET LE !EC#!DS MA$AGEME$T&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 0

,&' La "estion é!ectroni-ue de documents&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& '.

,&% Les /ases du Records 0ana"ement&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& ''

. LES CAS D'(TILISATI#$&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& "+

1 LE CAD!E $#!MATI,&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& "+

2 3E!S3ECTI4ES&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& ".

0 GL#SSAI!E&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& "1

O/ser1atoire tecno!o"i-ueTé!épone 2*' 3%%4 (55 '( ,. 6 7a+ 2*' 3%%4 (55 '( ,8 6 999&"ene1e&c

http://www.geneve.ch/http://www.geneve.ch/http://www.geneve.ch/http://www.geneve.ch/


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Gestion des contenus d#entreprise

" C#$TE%TE

On $ait trop sou1ent !:ama!"ame entre !es di$$érentes so!utions permettant de créer et de "érer !escontenus in$ormationne!s d:une or"anisation& Pour des raisons mar;etin"< ce $!ou est sou1entsa1amment entretenu par !es éditeurs in$ormati-ues& 0ais p!us $ondamenta!ement !a di$$icu!té = cernercette pro/!émati-ue a p!usieurs ori"ines&

Ce!a pro1ient tout d#a/ord de !a di1ersité des contenus -ue ">re une or"anisation comme !a n?tre @documents< ré$érentie!s< sites e/< emai!s< ima"es ou sons& Ces contenus peu1ent tre structurés<nonstructurés ou semistructurés< ce -ui suppose des modes de traitement par$ois di$$érents& A cecis#aoute !e $ait -ue ca-ue métier app!i-ue = ces contenus des r>"!es de "estion par$ois tr>sdi$$érentes& On est a!ors con$ronté = une di1ersité importante des cas d#uti!isation @ "estiondocumentaire< Records Management < pu/!ication e/ ou tra1ai! co!!a/orati$ pour ne citer -u#eu+& Lasituation est encore comp!i-uée par !e $ait -ue de nom/reu+ contenus numéri-ues sont par natureé1o!uti$s et -u#i!s nécessitent ainsi d#tre traités par des outi!s di$$érents tout au !on" de !eur cc!e de1ie& Pour couronner !e tout< !es notions !iées au+ nom/reu+ cas d#uti!isation et au+ di1erses tpo!o"iesd#outi!s ne sont pas touours tr>s c!airement dé$inies et !a mu!tip!ication des termes et des acronmes$ranFais ou an"!ais aoutent = !a con$usion&

I! est é1ident -ue !es so!utions -ui sont censées répondre = cette mu!titude de /esoins sont !é"ions et

-ue !a 1o!onté d#en1isa"er une "estion des contenus au ni1eau de !#entreprise en s#appuant sur uncoi+ restreint de composants tient du cassette< mme si !#é1o!ution de !#o$$re s#est orientée 1ers desso!utions tr>s comp!>tes répondant 3p!us ou moins correctement4 = p!usieurs /esoins simu!tanément&On comprend donc -u#en préa!a/!e = tout coi+ de so!ution dans !e domaine de !a "estion descontenus d#entreprise< i! est important de /ien cerner !a pro/!émati-ue et de dé$inir aussi précisément-ue possi/!e !es notions -ui sont associées&

A !#eure o !e Centre des tecno!o"ies de !#in$ormation 3CTI4 de !#Etat de Gen>1e étudie des so!utionsdans ce domaine< un e+ercice de c!ari$ication a paru nécessaire et a conduit = une mission !ancée par!e Comité d#Arcitecture Tecni-ue 3CAT4 du CTI sur !e suet& Ce document se propose ainsi dec!ari$ier un certain nom/re de notions !iées = !a "estion des contenus d#entreprise 3EC0 pourEnterprise Content Management 4&

En préam/u!e< !e capitre % rappe!!e -ue!-ues notions de /ase importantes re!ati1es au document

é!ectroni-ue& Les capitres sui1ants tentent d#a/order !#EC0 sous p!usieurs an"!es en proposant troisapproces -ui am>nent cacune !eur contri/ution = une mei!!eure 1ision de !a pro/!émati-ue& Aucunen#est mei!!eure -u#une autre& E!!es sont proposées ici a$in de démontrer -u#un domaine si 1aste et sicomp!e+e peut tre appréendé se!on des approces par$ois orto"ona!es -ui apportent toutes unepartie des réponses au+ -uestions posées& L#approce par !es contenus in$ormationne!s est présentéeau capitre (& Les mem/res de !a $ami!!e EC0 sont a/ordés au capitre * dans !e-ue! !es di$$érentsmode de "estion de contenus ainsi -ue !es tpes de so!utions -ui répondent sont introduitsH !ecapitre , s#intéresse p!us particu!i>rement = !a "estion é!ectroni-ue de documents 3GED4 et auRecords Management -ui constituent deu+ domaines sur !es-ue!s s#appuie une !ar"e part de !#acti1itéde !#administration "ene1oise& Une troisi>me mani>re p!us pra"mati-ue d#a/order !a pro/!émati-ueEC0 consiste = ana!ser !es di$$érents cas d#uti!isation 3capitre 4&

0ais -ue!!e -ue soit !a démarce en1isa"ée< !a prise en compte du cadre normati$ présentée au

capitre 8 est essentie!!e dans !e domaine de !a "estion des contenus& L#EC0 est actue!!ement enp!eine é1o!ution< a1ec des potentia!ités aussi nom/reuses -ue prometteuses< dont certaines sont/ri>1ement é/aucées au capitre 5 dans une 1ision prospecti1e& En$in un "!ossaire rassem/!ant !esprincipau+ termes et acronmes 3$ranFais ou an"!ais4 re!ati$s = !a "estion des contenus est proposé aucapitre J&

La pro/!émati-ue a/ordée ici est nature!!ement trop 1aste pour espérer en $aire !e tour en -ue!-uespa"es& Les pistes proposées pourront tre e+p!orées p!us = $ond en consu!tant !#a/ondante !ittératureet !es nom/reu+ sites e/ consacrés au suet&

LE D#C(ME$T )LECT!#$I*(E

Le document é!ectroni-ue est /ien sou1ent au coeur des sst>mes de "estion de contenus& Ce

capitre rappe!!e -ue!-ues notions de /ase -u#on ou/!ie trop sou1ent et dont !a prise en compteimpacte aussi /ien !#or"anisation -ue !#arcitecture des so!utions en1isa"ées&

%


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Un document é!ectroni-ue est un document numérisé = partir d#un support premier ou directementcréé sous $orme é!ectroni-ue et présenté sous $orme inte!!i"i/!e apr>s un traitement e$$ectué sous$orme numéri-ue'& Les documents é!ectroni-ues< tout comme !es documents traditionne!s< sontcomposés des -uatre é!éments $orme!s @ un contenu 3!e te+te /rut4< une structure 3!:or"anisation!o"i-ue du te+te4< une pr5sentation 3!a mise en pa"e4 et un conte6te de création& Un documentpermet de conser1er et de communi-uer une information&

)ui1ant !:uti!isation -ue !:on entend $aire du document< mais surtout si !:on entend 1a!oriser soncontenu< i! est essentie! de préser1er une séparation c!aire entre ces -uatre é!éments constituti$s<comme sa1ent !e $aire des !an"a"es comme K0L ou des $ormats d:écan"e comme OpenDocumentou Ado/e PD7&

&" Contenu

Dans de tr>s nom/reu+ cas d:uti!isation< !a mei!!eure $aFon d:e+p!oiter !:in$ormation contenue dans undocument é!ectroni-ue consiste = !e structurer !o"i-uement& Ce!a consiste = séparer c!airement< d#unepart sa structure de son contenu< et d#autre part son st!e de sa présentation& Une $ois cetteséparation e$$ecti1e< !e contenu ne correspond a!ors p!us -u#au+ données /rutes présentes dans !edocument&

& Structure

L#in$ormation -ue contiennent !es documents est sou1ent réuti!isée durant !eur cc!e de 1ie et i! $autpou1oir tirer pro$it des nom/reuses ré"u!arités de structures !o"i-ues présentes dans !a masse dedocuments -ue ">re !:administration&

Une structuration de cette in$ormation est auourd#ui possi/!e "rce = des !an"a"es comme K0L et =des outi!s in$ormati-ues -ui permettent de décrire et de traiter !es documents& Ceu+ci contri/uent =optimiser !#uti!isation du contenu in$ormationne! ainsi "éré par !:administration&

La structuration des documents administrati$s est une tce dont !e coMt initia! ne doit pas cacer tout!e /éné$ice -ue !:on peut en tirer en terme notamment de -ua!ité< de réuti!isa/i!ité ou d:accessi/i!ité& Laséparation entre !a structure< !e contenu< !a présentation et !e conte+te apporte en outre au+documents une indépendance par rapport au+ é1o!utions tecno!o"i-ues& E!!e "arantit !a pérennité deces documents et e!!e $a1orise !es écan"es automati-ues d:in$ormation< pour autant -ue !e $ormat desau1e"arde soit un $ormat ou1ert%&

&+ 3r5sentation

Les données re!ati1es = !a présentation du document concernent sa restitution sur !:inter$aceuti!isateur& Une séparation c!aire de !a présentation et du contenu $aci!ite nota/!ement !a "estion de !aprésentation du document sur di$$érents tpes d:inter$aces 3papier< écran< etc&4& Pour un arci1iste< pare+emp!e< !a partie de présentation du document est tout aussi importante -ue son contenu< sastructure ou son conte+te&

&- Conte6te

L:in$ormation !iée au contenu du document ne prend de !a 1a!eur -ue dans !a mesure o on peut!:associer au conte+te dans !e-ue! e!!e s:inscrit ainsi -u:au+ r>"!es de structuration et de présentationdu document& C:est au ni1eau des métadonnées -ue !:on retrou1e !es in$ormations !iées au conte+te&

I! est tr>s important de "arder = !:esprit cette 1ision du document et de /ien comprendre son cc!e de1ie& Cacun de ces é!éments a en e$$et son importance !ors-ue !:on en1isa"e !a "estion< !a 1a!orisationou !:arci1a"e du document& Cette représentation ne doit nature!!ement pas tre $i"ée et i! $aut "arder= !:esprit une 1ision du document 1aria/!e en $onction des /esoins&

De mani>re "énéra!e< et -ue ce soit a1ec ou sans tecno!o"ie< !a p!upart des or"anisations ">rentre!ati1ement ma! !eurs documents& Ce!a tient en partie au+ raisons sui1antes @

' « Bibliothèques numériques audiovisuelles: des enjeux scientiiques et techniques ! < B& Bacimont< Document

numéri-ue< Vo!& %< No& (*% « "tandards ouverts et logiciel libre Clariication des notions !< P& Genoud et G& Pau!etto< O/ser1atoiretecno!o"i-ue< CTI< Gen>1e< )eptem/re %..,


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'& Les documents sont créés dans des en1ironnements décentra!isés< sans 1ision "!o/a!e& Leurcréation et !eur usa"e ne sont !a p!upart du temps pas ré"u!és par des directi1es ad#hoc &

%& Le document est trop sou1ent centré sur son créateur et non sur !:institution e!!emme< -uece soit au ni1eau des con1entions de nomma"e< du mode de c!assement ou de !:usa"e demétadonnées&

(& De nom/reu+ documents importants ne sont pas enre"istrés de mani>re centra!e a1ec !esris-ues !iés = !a dup!ication des 1ersions&

Le document de1rait s:inscrire dans un proet d:entreprise< ce -ui in$!uencerait nota/!ement !es crit>res!iés = sa création< = sa structuration< = son uti!isation ainsi -u:au coi+ des $ormats d:écan"e et desouti!s dédiés = sa "estion&

+ LES C#$TE$(S I$,#!MATI#$$ELS

On peut en1isa"er !a "estion des contenus en partant des di$$érents tpes de contenus "érés par uneor"anisation& Les contenus se situent en e$$et au coeur de toute acti1ité métier& Leur nature in$!uesou1ent sur !#usa"e -ui en est $ait et par !=mme sur !es outi!s uti!isés pour !es capturer< !es créer< !es"érer< !es traiter ou !es stoc;er& Par contenu nous entendons ici une une in$ormation< structurée ou

non< -ui est capturée< "érée et communi-uée = tra1ers une or"anisation&De mani>re "énéra!e< !es contenus métiers inc!uent une tr>s !ar"e pa!ette de documents< de rapports<de présentations< de $eui!!es de ca!cu!< de $ormu!aires< de courriers é!ectroni-ues ou de contenus e/créés par !es départements< par !es é-uipes ou par !es indi1idus = tra1ers toute !#entreprise& Cescontenus se trou1ent = !a /ase des processus métiers ou des processus co!!a/orati$s de !#entreprise&

Comme !e propose Caterine Le!oup(< on peut sommairement c!asser !es contenus in$ormationne!s-ue ">re une or"anisation en cin- caté"ories @

• !es r5f5rentiels< constitués des contenus 1a!idés et réputés correctsH

• !a production administrati7e< constituée des documents ac-uis et produits par !es ser1icesdurant !eur acti1ité -uotidienneH

•

!a gestion de pro8ets< constituée des contenus produits dans !e cadre des proet menés au seindes ser1icesH

• !a 7eille< constituée des contenus issus de processus de 1ei!!eH

• !es nou7elles< constituées de !:in$ormation é1énementie!!e en "énéra!&

Les trois premi>res caté"ories représentent !a maeure partie des contenus "érés par !#administration"ene1oise& Ceu+ci s:adressent = des pu/!ics di$$érents< pour des usa"es di$$érents et o/éissent = desr>"!es de "estion di$$érentes& Cette approce par !es contenus permet de positionner !es outi!s "érant!:in$ormation institutionne!!e comme scématisé dans !e Ta/!eau '@

Les sst>mes de "estion de contenu 3C0) pour Content Management "$stem4 s:adressentprincipa!ement = !a "estion des ré$érentie!s& On ">re = ce ni1eau des contenus nonstructurés p!ut?t-ue des documents structurés< dans !e /ut principa! de !es communi-uer& On se trou1e ici dans !e

domaine du Content Management dont !e %eb Content Management 3C04 constitue !a partieorientée e/ -ui tend = s#imposer dans !a maorité des cas&

Les so!utions de "estion é!ectroni-ue de documents 3GED4 sont p!us particu!i>rement dédiées = !a"estion des documents re!ati$s = !a production administrati1e& On retrou1e !es documents de "estiondes acti1ités administrati1es 3communs = tous !es ser1ices4 ainsi -ue !es documents d:opération !iésau+ acti1ités spéci$i-ues de ca-ue ser1ice& On s#inscrit ici dans !e domaine du Records Management &L:in$ormation peut pro1enir de p!usieurs sources @ app!ications< emai!s< pa"es e/< documentsnumérisés< ERP< documents $a+ ou papier< etc& Le capitre , re1iendra p!us en détai!s sur !esdistinctions = apporter entre GED et Records Management &

Les outi!s de &roup'are 3!o"icie!s co!!a/orati$s4< permettant notamment de parta"er messa"eries<a"endas et /ases de documents< s:adressent pour !eur part = !a "estion de proets et au tra1ai!co!!a/orati$ au sens !ar"e&

( &estion électronique de documents !< Caterine Le!oup< Présentation GartnerCDI)R< Gen>1e %..*

*


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Référentiels

Productionadministrative

Gestion de projet

Domaine Gestion de contenus Records Management Travail Collaboratif

Outil CMS GED Groupware

(ableau ) : *es contenus inormationnels de l+entreprise

Cette représentation est re!ati1ement "rossi>re et ne rend pas compte de !a comp!e+ité introduite par!es nom/reuses interactions -ue ces contenus in$ormationne!s entretiennent entre eu+& Lors-ue !:onconsid>re ces interactions on met en é1idence !a nécessité pour !es outi!s concernés d:trepar$aitement interopéra/!es et de pou1oir ainsi tre $édérés au ni1eau d#un portai! -ui correspond a!ors= un point d#entrée uni-ue et personna!isa/!e sur !es di$$érentes ressources in$ormationne!!es de!#or"anisation& C:est != un des eneu+ de !a "estion de !:in$ormation de !:administration -u:i! $audra de

p!us en p!us en1isa"er de mani>re "!o/a!e et trans1ersa!e&On peut é"a!ement en1isa"er !es contenus in$ormationne!s se!on !a perspecti1e di$$érente proposéepar 7orrester * -ui consid>re trois caté"ories de contenus autour des-ue!s !es or"anisations de1raient/tir !eur straté"ie&

'& Les contenus transactionnels -ui conduisent !es processus de bac,#oice& Ces contenusinc!uent non seu!ement !es documents scannés mais é"a!ement !es $ormu!aires é!ectroni-ues<!es $a+< !es emai!s< !es $!u+ d#impression "énérés par !es app!ications /ac;o$$ice 3COLD4 ainsi-ue !es records enre"istrés pour des raisons !é"a!es& La p!upart de ces contenus pro1iennentde !#e+térieur de !#or"anisation& I!s sont de p!us en p!us inté"rés au+ processus métiers 1ia desso!utions de 'or,lo' ou de BP0 3Business -rocess Management 4 et de1iennent ainsi descontenus 1i1ants -ui s#enricissent tout au !on" de !eur cc!e de 1ie& A1ec !a montée enpuissance de !#administration en !i"ne< !e 1o!ume des contenus transactionne!s est amené =

crotre $ortement au cours des années = 1enir&Les propriétaires de contenus transactionne!s ne se contentent pas de capturer et derationa!iser !es processus& I!s désirent é"a!ement a1oir une mei!!eure compréension de cesprocessus& I!s esp>rent ainsi o/tenir simp!ement des statisti-ues ou des rapports re!ati$s = cescontenus et = !eur uti!isation& Les or"anisations -ui ">rent des contenus transactionne!sre-ui>rent sou1ent des so!utions ro/ustes de 1isua!isation de documents< de $ormu!airesé!ectroni-ues< de COLD et de Records Management. E!!es doi1ent é"a!ement pou1oir"énérer !a sortie de 1o!umes é!e1és de documents en s#appuant sur des so!utions de BP0pour orcestrer !es processus&

%& Les contenus m5tiers a!imentent !#acti1ité des tra1ai!!eurs du sa1oir 3,no'ledge 'or,ers4 ausein de !#or"anisation& I!s inc!uent un !ar"e spectre de documents< présentations< $eui!!es de

ca!cu!s< $ormu!aires ou contenus e/ créés par !es é-uipes ou !es indi1idus = tra1ers toute!#or"anisation& Les contenus métiers 1iennent en appui des processus métiers structurés -uisont au coeur de !#acti1ité des ser1ices&

De par !eur di1ersité< !es contenus métiers s#appuient sur une !ar"e pa!ette de so!utionspermettant !e parta"e< !a création co!!a/orati1e et !a pu/!ication& Ce!!esci 1ont de !a "estiondocumentaire au+ outi!s co!!a/orati$s en passant par des so!utions de Records Management &P!usieurs des processus métiers correspondants sont de nature co!!a/orati1e et /asés sur dutra1ai! d#é-uipe& C#est tpi-uement !e cas pour !es proets menés au CTI& Une /onnecompréension de ces contenus est essentie!!e = !a capture et = !a "estion de !aconnaissance au sein de !#entreprise&

* (ransactional/ Business/ 0nd -ersuasive Content: 0 Better %a$ (o *oo, 0t Enterprise Content < S& 0cNa// etC& 0oore< 7orrester< Décem/re %..,

,


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(& Les contenus persuasifs< nommés ainsi parce -ue !eur /ut est d#in$ormer 1oire dans !e casd#or"anisations commercia!es de persuader !e c!ient& On retrou1e !es contenus e/< !escata!o"ues de produits< ainsi -ue !es contenus mu!timédias 3$iciers 7!as< audio ou 1ideo4<1oire mme !es contenus de blogs ou de 'i,is&

Les contenus persuasi$s reposent sur des tecno!o"ies mu!tip!es inc!uant non seu!ement !eC0 et !e DA0 31igital 0sset Management 4 mais é"a!ement !e 'or,lo' < !es blogs ou !a

sndication& De p!us en p!us< !es propriétaires de contenus persuasi$s recercent !apossi/i!ité de sa1oir -ue!s sont !es contenus -ui sont uti!isés et comment i!s !e sontH ceci dans!e /ut de mieu+ !es adapter au+ /esoins des uti!isateurs& )ou1ent !es métiers aimeraient desréponses simp!es = des -uestions te!!es -ue @ 2uels contenus parlent le mieux 3 nosclients ou 3 nos cito$ens 4 et *es contenus que nous leur ournissons sont#ils suisants etexplicites 4

La 7i"ure ' propose une 1ue sntéti-ue des tecno!o"ies EC0 se!on !es contenus 3transactionne!s<métiers et persuasi$s4 au+-ue!s e!!es s#adressent&

5igure ) : *es technologies ECM selon les t$pes de contenus 65orrester Research/ 7889

Que!!e -ue soit !a mani>re dont !#on caté"orise !es di$$érents contenus "érés par une or"anisation< i!

$aut é1iter de !es en1isa"er ri"oureusement comme des si!os correspondant de mani>re uni1o-ue =des /esoins métiers spéci$i-ues& Certains contenus é1o!uent en e$$et tout au !on" de !eur cc!e de 1ieet pro"ressent ainsi d#une caté"orie = !#autre& Par e+emp!e< !a documentation métier é!a/orée a1ecun 'i,i durant une proet peut< une $ois $ina!isée< se trans$ormer en un contenu 1a!idé dont !a "estionre-uiert une so!ution de C0&

- LA ,AMILLE ECM

Les "randes or"anisations te!!es -ue !es administrations doi1ent "érer une !ar"e 1ariété d#acti$s< a!!antde !a documentation interne = !a correspondance en passant par !es in$ormations au+ usa"ers et !aproduction administrati1e< et ceci dans des 1ersions par$ois mu!tip!es& Ces contenus sont /ien sou1entnuméri-ues et !#uti!isateur se perd au mi!ieu d#une masse d#in$ormations touours p!us di$$ici!e = "érer&

Dans un souci d#e$$icacité< !a 1ision d#une "estion des contenus d#entreprise 3EC0 pour EntrepriseContent Management 4 a1ec un seu! sst>me = mme de "érer tous !es contenus in$ormationne!s de!#or"anisation a été rendue tr>s popu!aire ces derni>res années& 0ais ma!"ré !#uti!isation tr>s !ar"e de


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ce terme< notamment par !es $ournisseurs de so!utions< i! n# a pas 1raiment de consensus sur ce -u#i!recou1re&

L#AII0, dé$init pour sa part !#EC0 comme !#ensem/!e des tecno!o"ies uti!isées pour capturer< "érer<stoc;er< préser1er et dé!i1rer !es contenus et !es documents re!ati$s au+ processus d#une or"anisation&On ne retrou1e pas dans cette dé$inition !a notion de so!ution centra!isée -ui est sou1ent a1ancéeai!!eurs&

Les so!utions d#EC0 sont conFues pour "érer = !a $ois des contenus structurés et nonstructurés< dete!!e mani>re -ue !#or"anisation -ui !es met en oeu1re puisse atteindre p!us e$$icacement ses o/ecti$smétiers et assurer un mei!!eur ser1ice au+ uti!isateurs tout en "arantissant une protection adé-uate&

P!usieurs $acteurs mi!itent en $a1eur d#une "estion "!o/a!e des contenus in$ormationne!s de!#entreprise& On peut notamment mentionner @

• Une croissance e+ponentie!!e des sources et des tpes de contenus nonstructurés pu/!iéssur !es sites e/&

• Une 1o!onté mar-uée de parta"e de !a connaissance et de réuti!isation de tous !es tpes decontenus = !#intérieur des or"anisations&

• Une demande de pou1oir mieu+ 1a!oriser !es contenus 3surtout !es contenus nonstructurés4

de !#or"anisation&• Un /esoin d#inté"rer !es di$$érents contenus de !#entreprise dans !es app!ications&

• Un désir croissant de pou1oir accéder au+ di$$érents contenus de !#entreprise au tra1ers d#unportai!&

0ais comme !e $ait remar-uer )et Gott!ie/ dans un e+ce!!ent artic!e consacré = !a -uestion< !a 1isionid!!i-ue d#une EC0 "!o/a!e et centra!isée a tr>s 1ite été con$rontée = !a réa!ité du terrain& Et!#imp!émentation de so!utions d#EC0 s#est sou1ent a1érée impratica/!e< ris-uée et onéreuse& En e$$etces so!utions se 1eu!ent "énéra!istes a!ors -ue comme on !#a 1u au capitre précédent< !es contenussont par nature spéci$i-ues< a1ec des modes de "estion dépendant $ortement des processus métierset des or"anisations concernées&

En $ait< aude!= des tecno!o"ies< i! $aut p!ut?t 1oir !#EC0 comme un ensem/!e de mei!!eures prati-ues

et d#outi!s permettant de "érer !#ensem/!e des contenus de !#entreprise& Ces aspects or"anisationne!set sémanti-ues ne sont pas a/ordés dans ce document< mme si i! est é1ident -u#i!s constituent !a c!éde 1oMte de toute réa!isation dans ce domaine& Nous nous contenterons d#en1isa"er ici !#EC0 dansune perspecti1e outi!s uni-uement& On peut !e 1oir a!ors comme un ensem/!e de so!utions!o"icie!!es -ui répondent = des /esoins< certes tous !iés = !a "estion des contenus< mais répondant =des pro/!émati-ues p!us spéci$i-ues& 7orrester 8 par e+emp!e distin"ue si+ composants principau+ aucoeur de !#EC0 @

'& Les so!utions de Gestion 5lectroni9ue de documents 3GED4 au sens !ar"e 31ocumentmanagement 4 dont !e /ut est de "érer !e cc!e de 1ie comp!et des documents de tra1ai! de!#or"anisation&

%& Les outi!s de !ecords management 3R04 -ui se p!acent dans une perspecti1e d#arci1a"e =!on" terme des documents tout en permettant une "estion comp!>te de !eur cc!e de 1ie ainsi

-u#une traFa/i!ité re-uise par !es contraintes !é"a!es en 1i"ueur&(& Les so!utions de Gestion des contenus e; 3C0 pour %eb content management 4 -ui

permettent !a co!!ecte< !#assem/!a"e< !a production< !a maintenance et !a mise = disposition decontenus 3te+tue!s ou "rapi-ues4 sur !e e/&

*& Les sst>mes de capture et de num5risation de documents 31ocument ;maging 4 dont !e /utest d#o/tenir et de "érer des copies numéri-ues de documents papiers&

, 0ssociation or ;normation and ;mage Management/ ttp@999&aiim&or"

5rom Enterprise Content Management to Eective Content Management < )et Gott!ie/< Cutter IT ourna!< Vo!&'5< n ,< mai %..,< en !i"ne @ ttp@999&optaros&comenpracticescontentmana"ementpractice

8 Enterprise Content Management "uites/


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,& Les so!utions de Gestion des actifs num5ri9ues 31igital 0sset management 4 -ui permettentde "érer !e cc!e de 1ie d#une "rande partie des acti$s numéri-ues de !#entreprise te!s -ue desima"es poto"rapi-ues< des p!ans< des "rapi-ues ou des $iciers mu!timédias&

& Les sst>mes de Gestion des flu6 3COLD4 -ui sont spécia!isés dans !e traitement de massedes contenus "énérés par !es app!ications in$ormati-ues&

Pour sa part< !e Gartner Group5

retient !es -uatre premiers composants< au+-ue!s i! aoute @,& Les so!utions de tra7ail colla;oratif 3&roup'are4 -ui permettent !e parta"e de documents

ainsi -ue !a création co!!a/orati1e de contenus et -ui s#inscri1ent sou1ent en support desé-uipes de proets& La messa"erie é!ectroni-ue< !es a"endas parta"és ou !es espacesco!!a/orati$s de tpe 'i,isJ en sont !es e+emp!es pares&

& Les so!utions de orres or"anisationne!!es& Une derni>re notion 1ientsou1ent aouter = !a con$usion dans !a un"!e des termes !iés = !#EC0& I! s#a"it des sst>mes de"estion de contenus 3CMS pour Content Management "$stem4 dont on peut dire -u#i!s correspondentactue!!ement = une 1ision purement outi! de !#EC0'.& Une dé$inition de ces di$$érents termes estproposée dans !e "!ossaire du capitre J&

5igure 7 : &estion des contenus d+entreprise 6source: > ?ptaros 788@

5


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La 7i"ure % présente une 1ue sntéti-ue de !a $ami!!e EC0& E!!e positionne !es mem/res !es p!usreprésentati$s de cette $ami!!e !es uns par rapport au+ autres en proposant dans ca-ue cas -ue!-uesso!utions commercia!es ou open source&

Cette $i"ure i!!ustre /ien !a comp!e+ité du monde EC0 dans !e-ue! i! est i!!usoire de 1ou!oir = tout pri+caté"oriser et dé$inir trop précisément !es coses& Ca-ue composant présente un ensem/!e de$onctionna!ités répondant = des /esoins particu!iers mais -ui sont é"a!ement o$$ertes par d#autres

composants& On se retrou1e a!ors dans une situation de recou1rement des $onctionna!ités proposées&Cette ima"e traduit é"a!ement !a nature é1o!uti1e des contenus numéri-ues -ui demandent tout au!on" de !eur cc!e de 1ie = tre "érés par des sst>mes répondant = un certain nom/re de /esoins de/ase sou1ent communs 3inde+ation< recerce< 1ersionin"< annotations< arci1a"e< sécurité< etc&4 ainsi-u#= des /esoins p!us spéci$i-ues 3ca!endrier de conser1ation< "estion spécia!isées de certains tpesde contenus< 'or,lo' de 1a!idation< etc&4 -ui mar-uent une $ronti>re entre !es di$$érents composants&

Indirectement !a 7i"ure % montre !a nécessité de p!acer !es contenus au centre des arcitectures 31oircapitre 54 et de "arantir !#interopéra/i!ité des di$$érents composants !iés = !a "estion des contenus de!#entreprise&

/ ,#C(S S(! LA GED ET LE !EC#!DS MA$AGEME$T

La "estion documentaire< -ui s#inscrit au coeur du tra1ai! -uotidien de nom/reu+ co!!a/orateurs de!#administration "ene1oise< mérite -ue !#on s# attarde -ue!-ue peu& On retrou1e en e$$et !es notionsde Gestion é!ectroni-ue de documents 3GED4 et de Records Management 3R04 -u#on a trop sou1enttendance = con$ondre et dont i! est important de comprendre !es di$$érences !ors-u#on en1isa"e uncoi+ de so!ution dans ces domaines''&

Ce capitre présente p!us en détai!s !es deu+ notions de GED et de R0 en insistant sur !eursdi$$érences& I! repose essentie!!ement sur !e tra1ai! de c!ari$ication réa!isé par !es arci1istes dedépartements du canton de Gen>1e'%&

Le R0 est !e camps de !#or"anisation et de !a "estion en car"e d#un contr?!e e$$icace etsstémati-ue de !a création< de !a réception< de !a conser1ation< de !#uti!isation et du sort $ina! desdocuments 3records4< compris des métodes de $i+ation et de préser1ation de !a preu1e et de!#in$ormation !iées = !a $orme des documents 31oir notamment !a norme I)O ',*5J présentée aucapitre 84&

L:aptitude = ser1ir de preu1e et !a -ua!ité de !:in$ormation $ournie par !es documents se mesurent en$onction de -uatre crit>res @

• 7ia/i!ité @ représentation comp!>te et correcte des acti1ités et processus&

• Autenticité @ identité de !:auteur et circonstances de transaction 1éri$ia/!es&

• Inté"rité @ contenu< conte+te< présentation< structure du document incan"és ainsi -u:uneprotection contre !es consu!tations non autorisées&

• Disponi/i!ité d:uti!isation et arci1a"e @ !es documents restent disponi/!es et compréensi/!edans !eur conte+te d:ori"ine&

De $aFon p!us "!o/a!e< !e R0 s:intéresse au+ processus de !a "estion de !:in$ormation& I! indi-ue =!:or"anisation !a 1oie 1ers une uti!isation de !a ressource in$ormation -ui soit con$orme nonseu!ement au p!an uridi-ue< mais é"a!ement dans une opti-ue métier . De p!us !e R0 est un é!émentc!é dans !a "estion de !a -ua!ité& I! $ait partie des /onnes prati-ues = prendre en compte dans unconte+te de norma!isation I)O J..'& En outre< i! met = disposition !es métodes et procédurespermettant de trans$ormer !es connaissances en in$ormations< 1ia !a création de documents $ia/!es& I!participe ainsi = !a "estion des connaissances'(&

'' Etude C0(#&E1< P& Genoud< W& Daudin et P& Loutan< Comité d#arcitecture tecni-ue du CTI< Gen>1e< %..*

'% Réérentiel Records management "$stème intégré de gestion documentaire/ Rapport du proet R0 )i"Doc<

Arci1istes de département du canton de Gen>1e< C%)IC< Eté %..'( Voir = ce suet !e site de !a Con$édération @ ttp@999&ec&c< particu!i>rement !e document eCW..(55rame'or, de records management A &estion de linormation et c$beradministration< (' uin %..&

J

http://www.ech.ch/http://www.ech.ch/http://www.ech.ch/http://www.ech.ch/http://www.ech.ch/http://www.ech.ch/


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0ettre en p!ace une so!ution !o"icie!!e de R0 re1ient donc = 1ou!oir e+ercer de $aFon p!us ci/!ée etsstémati-ue un contr?!e sur !a création documentaire< -u#i! s#a"isse de documents reFus et produits<au cours de !eur uti!isation et us-u#= !a $in de !eur sort $ina!& Le R0 prend ainsi en compte !:entier ducc!e de 1ie des documents&

Le R0 répond au /esoin croissant des or"anisations de sécuriser !eur production documentaire de$aFon pérenne& I! ne $ait pas de distinction entre !a $orme papier et !a $orme é!ectroni-ue de

!#in$ormation& Ce!a $onde !a 1a!eur aoutée du modu!e de R0 par rapport = une p!ate$orme de GEDc!assi-ue& De son c?té< !a GED répond principa!ement = une pro/!émati-ue tra1ai! de !a "estiondocumentaire& Non seu!ement !e R0 en"!o/e cette pro/!émati-ue< mais i! !#é!ar"it en prenant encompte !es ris-ues -ui p>sent sur !#or"anisation& Ce!a se traduit notamment par !#impossi/i!ité de $airedes modi$ications sur !es documentsrecords inté"rés dans !e sst>me de R0< sans !aisser de traces3istori-ue des modi$ications< consu!tations< etc&4& Le R0 comporte é"a!ement un ni1eau de "estionsupp!émentaire< ce!ui de dossier< au-ue! tout document doit tre rattacé&

/&" La gestion 5lectroni9ue de documents

Comme scématisé = !a 7i"ure (< un sst>me de GED est donc un ensem/!e de personnes< deprocessus< d:outi!s et de matérie!s< or"anisés pour mettre en oeu1re un processus sstémati-ue etindustria!isé permettant @

• d#ac-uérir ou de créer sous un $ormat in$ormati-ue<

• de ré$érencer et de c!asser<

• de sau1e"arder< d:arci1er<

• de restituer< de traiter

des ensem/!es de documents "érés de mani>re sécurisée par une or"anisation&

Les outi!s de GED répondent = ainsi = des /esoins d#ac-uisition< de c!assement< de recerce< derestitutionconsu!tation< de modi$ication< de di$$usion et de stoc;a"e& Le "ain de temps dans !arecerce d#un dossier et !#économie de papier sont des atouts maeurs sur !es-ue!s se $onde !a GED& A ce!a s#aoutent !a "estion 3inté"rant !es $!u+ des documents4 et !a mise = disposition 3mu!tisupportset mu!tisites4 de $onds documentaires 1i1ants< ainsi -ue !eur sui1i et !eur contr?!e tout au !on" de !eurcc!e de 1ie& Ces $onctionna!ités ne répondent -ue partie!!ement au+ principes directeurs du R0 poséspar !a norme I)O ',*5J 31oir Capitre 84& De par !#importance -ue re1t !e R0 dans !#acti1itéadministrati1e de nom/reu+ ser1ices< on comprend /ien !#importance< !ors-ue !#on en1isa"e uneso!ution de GED< de prendre en compte é"a!ement !es $onctionna!ités re-uises par !a norme I)O',*5J&

5igure : *es onctions principales de la &E1

'.


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/& Les ;ases du !ecords Management

Le R0 oriente !a GED 1ers !es /esoins !iés = !a "estion des arci1es courantes< intermédiaires etdé$initi1es& I! am>ne trois contraintes importantes -ui 1iennent s#aouter au+ $onctionna!ités de /asesdemandées = une so!ution de GED&

Le plan de classement< é!a/oré par !:arci1iste de département en co!!a/oration a1ec !e personne!

administrati$< est une structure iérarci-ue et !o"i-ue des dossiers produits ou reFus par undépartementser1ice dans !e cadre de ses acti1ités& I! s#app!i-ue = tous !es supports et permet !ere"roupement psi-ue et inte!!ectue! des dossiers& I! a pour /ut d#assurer une uti!isation ma+ima!e de!#in$ormation contenue dans !es dossiers&

Dans !a mesure o J.X de !#ensem/!e des documents administrati$s peu1ent tre é!iminés = p!us oumoins !on" terme et -ue !es '.X restants doi1ent tre conser1és = des $ins istori-ues< i! est essentie!d#attri/uer = tous !es documents< papier ou numéri-ues< un dé!ai de conser1ation pro1enant ducalendrier de conser7ation 3é!a/oré par !es Arci1es d:Ytat et !es arci1istes de département4& Ce!aau"mente !#e$$icacité et !a producti1ité du personne! en permettant d#é!iminer !es documents sou1entconser1és en mu!tip!es e+emp!aires< ou encore ceu+ -ui sont conser1és !on"temps apr>s !eur périoded#uti!ité rée!!e& Le respect du ca!endrier de conser1ation entrane des économies su/stantie!!es enmatérie! et espace d#entreposa"e de mme -u#en temps de recerce< puis-u#i! conduit = ne

conser1er -ue !es documents uti!es = !a "estion administrati1e< $inanci>re et uridi-ue< et ce< par !edétenteur !e p!us approprié dans !:or"anisme& I! permet d#é1iter !a destruction de documentsessentie!s&

La notion de tra>a;ilit5 constitue en$in un aspect important du R0& L#aptitude = retrou1er !:istori-ue!ié = !:uti!isation ou au processus de dé!i1rance d:un document au moen d:identi$ications enre"istréesconstitue ainsi un aspect $ondamenta! = prendre en compte !ors du coi+ d#une so!ution&

Le Ta/!eau % cidessous propose un comparati$ sntéti-ue des $onctionna!ités maeures desmodu!es de GED et de R0&

''


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GED !M

Documents é1o!uti$sIn$ormations< données< documents<dossiers

Documents é!ectroni-uese+c!usi1ement

Documents tous supports

Tous tpes de documents Documents preu1es

Pas de nécessité de p!an dec!assi$ication

P!an de c!assi$ication iérarci-ue

0odi$ication de documents possi/!e 0odi$ication de documents impossi/!e

Immédiateté des /esoins Besoins pérennes

Pro/!émati-ue de tra1ai! Pro/!émati-ue de ris-ue

0acine = "érer des documents 0acine = $a/ri-uer des preu1es et =!es "érer

,onctionnalit5s GED !M

Ac-uisition et saisie K K

Rattacement des documents = un dossier K

Recerce 3p!an de c!assement< mots c!és< p!an de c!assi$ication<etc&4

K K

Inde+ation K K

Consu!tation 3inter$ace 9e/4 K K

Gestion des mou1ements psi-ues etou é!ectroni-ues K

Gestion des mi"rations de support K

Gestion des supports psi-ues 3!i1re< document< o/et< etc&4 eté!ectroni-ues

K

Editions et produits 3e+portation statisti-ues< autres supports< etc&4 K K

Gestion des droits K K

Gestion des process 9or;$!o9 K K

Gestion des modi$ications K

Gestion des durées de conser1ation KInté"ration au )I 3messa"erie é!ectroni-ue< outi!s de /ureauti-ue<etc&4

K K

(ableau 7: Comparati des onctionnalités majeures des modules de &E1 et de RM )D

'* D#apr>s un ta/!eau tiré de @ 0ont$ort ér?me< Un modu!e de R0 pour comp!éter sa GED < 0rchimag < a1ri!%..*< n'8(&

'%


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. LES CAS D'(TILISATI#$

On !#a 1u au+ capitres précédents< !a notion de "estion de contenus est re!ati1ement $!oue etrecou1re des réa!ités sou1ent di$$érentes& A$in de mieu+ cerner !a pro/!émati-ue< on peut comp!éter!#approce des contenus in$ormationne!s par une 1ision orto"ona!e en considérant !es cas d#uti!isationdes contenus in$ormationne!s< comme !e propose )et Gott!ie/',&

On ne s#intéresse p!us ici au+ $onctionna!ités d#un !o"icie! mais au+ /esoins métiers -u#i! cou1re a1ecsucc>s& En procédant ainsi on par1ient d#une part = o/tenir une !iste de so!utions par cas d#uti!isation<mais on identi$ie é"a!ement !es communautés aant !es mmes /esoins et a1ec !es-ue!!es on pourraparta"er des e+périences par !a suite& Ce tpe d#approce est particu!i>rement /ien adapté au+so!utions Open )ource -ui se construisent !a p!upart du temps sur ce tpe de démarce& Il permet5galement ? l'utilisateur de mieu6 se situer dans un domaine o@ il est sou7ent difficiled'e6primer pr5cis5ment ses ;esoins&

)et Gott!ie/ propose par e+emp!e -ue!-ues cas d#uti!isation courants au+-ue!s peu1ent répondre cesouti!s et propose pour cacun -ue!-ues so!utions éprou1ées @

Site d'information e;

Un "roupe restreint de personnes doit pu/!ier des in$ormations institutionne!!es 3ré$érentie!s4 sur unsite e/ -uasistati-ue& On désire dans ce cas un sst>me de présentation $!e+i/!e -ui peut supporteraisément !a 3!es4 carte3s4 "rapi-ue3s4 de !#institution& Comme un nom/re restreint d#uti!isateurs ">re!e site< !es procédures de 1a!idation et de versioning peu1ent tre réduites& Le /esoin de réuti!isationdes contenus pu/!iés est $ai/!e&

Espaces colla;oratifs

Une é-uipe de proet a /esoin d#un espace de tra1ai! 31irtue!4 commun de mani>re = parta"er demani>re rationne!!e et e$$icace tous !es documents re!ati$s au proet& E!!e désire parta"er et construireensem/!e de !a connaissance& En $in de proet on ré$érence une partie des documents produits etouuti!isés&

Communaut5 en ligne Une communauté en !i"ne a /esoin de parta"er de !#in$ormation et d#en discuter comme dans !e casd#une communauté de prati-ue&

35riodi9ue en ligne

Un "roupe de rédacteurs et d#éditeurs a /esoin de créer et de "érer des artic!es numéri-ues de !amme mani>re -ue dans !e cas d#un périodi-ue papier&

Cette !iste n#est pas e+austi1e et ca-ue cas d#uti!isation doit nature!!ement tre a$$iné& 0ais on peuts#inspirer de cette démarce pour d#autres situations& Dans !e document cité en ré$érence< )etGott!ie/ présente sntéti-uement pour cacun de ces cas d#usa"e !es so!utions Open )ource -uisont se!on !ui !es mieu+ adaptées< !es p!us per$ormantes et !es p!us matures& Dans tous ces cas

d#uti!isation< !es motsc!és sont simplicit5 et utilisa;ilit5& De nom/reu+ écecs de mise en oeu1re deso!utions de "estion de contenus sont en e$$et !iés = une a/sence de prise en compte de ces aspectspourtant primordiau+ pour !es uti!isateurs&

Ce tpe d#approce pra"mati-ue ne doit cependant pas $aire perdre de 1ue !a nécessité d#une 1ision"!o/a!e de !a "estion des contenus< -ue ce soit en terme d#arcitecture 3norma!isation< interopéra/i!ité4de sémanti-ue ou d#or"anisation&

1 LE CAD!E $#!MATI,

La "estion des contenus est au coeur des sst>me d#in$ormation& L#interopéra/i!ité 3-u#e!!e soitor"anisationne!!e< sémanti-ue ou tecni-ue4 oue donc un r?!e essentie!& La notion de pérennité< -uece soit ce!!e des contenus ou de ce!!e des so!utions -ui !es ">rent< est é"a!ement importante = prendre

', Content Management -roblems and ?pen "ource "olutions< Optaros ite Papers Reports< )et Gott!ie/<Optaros Inc&< %..,

'(


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en compte& En$in !es contraintes !é"a!es au+-ue!!es sont soumis ces sst>mes am>nent des prére-uis $orts< en terme de sécurité notamment& Le monde de !a "estion des contenus !#a /ien compriset a entrepris un tra1ai! important de norma!isation et d:é!a/oration de "uides de /onnes prati-ues en!a mati>re< -ue ce soit dans !es domaines or"anisationne!s< $onctionne!s ou tecni-ues&

)e!on !e tpe de so!ution en1isa"ée 3GED< R0< C0< etc&&&4< !a prise en compte de tout ou partie deces normes constitue un prére-uis indispensa/!e& Nous en a1ons recensé !es p!us importantes ci

dessous& Le domaine método!o"i-ue< concernant !e R0 notamment< n#est pas a/ordé ici&

"& Domaine organisationnel

• IS# "/-20" 3Principes directeurs4

Cette norme é!a/orée par !#I)O en deu+ parties'< pu/!iée en %..' 3en cours de ré1ision4<édicte !a po!iti-ue et !es procédures du Records Management & Cette $orma!isation "arantit<par des /onnes prati-ues < -ue tous !es documents d:arci1es /éné$icient de !:attentionet de !a protection appropriées< tout au !on" de !eur cc!e de 1ie< et -ue !eurs 1a!eurs depreu1e et d:in$ormation sont suscepti/!es d:tre mises en é1idence p!us e$$icacement etp!us $aci!ement& Cette norme o$$re !e seu! paradi"me -ui permet une approce comp!>te etcomp!émentaire de !:en1ironnement papier et di"ita!& La premi>re partie pose !e conte+te

"énéra! ainsi -ue !es principes directeurs&

• A,$#! -"+

La norme A7NOR'8 N7 Z*%.'( 0rchivage électronique "péciications relatives 3 laconception et 3 lexploitation de s$stèmes inormatiques en vue dassurer la conservation etlintégrité des documents stoc,és dans ces s$stèmes traite des aspects !iés = !aconception et = !:e+p!oitation des sst>mes in$ormati-ues en 1ue d:assurer !a conser1ationet !:inté"rité des documents stoc;és dans ces sst>mes&

• A,$#! -""

La norme A7NOR N7 Z*%.''% ;magerie électronique # -artie 7 : contrle desinormations conservées sur C1 $ournit des recommandations permettant = un uti!isateur

de sst>mes de stoc;a"e comportant des supports d#in$ormation de tpe dis-ue compactd#éta/!ir des ni1eau+ de -ua!ité pour ce -ui est de !#enre"istrement et de 1éri$ier !apréser1ation des données conser1ées sur ces supports&

& Domaine fonctionnel

• Mo!e9

Ce te+te< édité en an"!ais en %..' sous !e titre Model Requirements or the Managemento Electronic Records par !a Commission Européenne'5< et traduit en $ranFais en %..*< se1eut un mod>!e concernant !es e+i"ences tecni-ues pour !:or"anisation des sst>mesd:arci1e é!ectroni-ue& Ce document insiste principa!ement sur !es e+i"ences $onctionne!!espour !:arci1a"e é!ectroni-ue = des $ins de preu1e = !:aide d:un sst>me d:arci1a"eé!ectroni-ue 3)AE4&

• #AIS

Ce standard de ré$érence< Modèle de réérence pour un s$stème ouvert darchivagedinormation !< o$$re un sur1o! comp!et et "énéra!iste de ce -ui est nécessaire pour !aconser1ation des documents 3o/ets4 numéri-ues = tra1ers !e temps et !es can"ementstecno!o"i-ues< !ors-ue ces documents ne sont p!us uti!isés dans !eur en1ironnementori"ina!& Outre des recommandations tecni-ues< !es termes et !es concepts s:app!i-uant =un )st>me ou1ert d:arci1a"e d:in$ormation 3OAI) ?pen 0rchival ;normation "$stem4sont énoncés& Cette recommandation $ournit une /ase pour !e dé1e!oppement des $uturs

' Normes I)O ',*5J' et I)OTR ',*5J%


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standards dans !e domaine de !:arci1a"e é!ectroni-ue& E!!e de1rait permettre une mei!!eureprise en compte par !es $ournisseurs des /esoins spéci$i-ues = !:arci1a"e&

• Du;lin Core 3norme I)O ',5(4

Cette norme de métadonnées< é!a/orée par !a 1ublin Core Metadata ;nitiative)F propose unensem/!e d#é!éments simp!es permettant de décrire une "rande 1ariété de ressources en

réseau& E!!e comprend ', é!éments dont !a sémanti-ue a été éta/!ie par un consensusinternationa! de pro$essionne!s pro1enant de di1erses discip!ines& L#o/ecti$ du 1ublin Core<au tra1ers de !a dé$inition d#un ensem/!e de camps de métadonnées standards< est de$aci!iter !#uti!isation de ces in$ormations dans des en1ironnements app!icati$s< par natureétéro">nes&

• DoD /"/&

Le Département américain de !a dé$ense 3DoD pour Department o$ De$ense4 a édité en%..% !a spéci$ication 1esign Criteria "tandard or Electronic Records Management"ot'are 0pplications < mieu+ connu sous !#acronme DoD ,.',&%%.& Depuis cette date< !aspéci$ication DoD ,.',&% est de1enue pour !es a"ences "ou1ernementa!es des EtatsUnisun standard de#acto dans !e domaine du Records Management.

+& Domaine techni9ue

• IS# "0/

La norme I)O 'J..,%' &estion de documents # 5ormat de ichier des documentsélectroniques pour une conservation 3 long terme -artie ): Gtilisation du -15 ).D 6-15H0#) dé$init !es contraintes = respecter a$in d:assurer !a pérennité des $iciers arci1és au$ormat PD7 3et PD7A%%4& E!!e permet d#arci1er des documents sous $orme é!ectroni-ue< en"arantissant sur !e !on" terme une conser1ation des documents contenant du te+te et desima"es& E!!e a é"a!ement pour /ut d:assurer !:accessi/i!ité et !a restitution $id>!e desdocuments< indépendamment des outi!s et sst>mes uti!isés pour créer< arci1er et restituer!es $iciers&

• S! ".2

La )R '5%( 3pour Iava "peciication Request 4 est !a spéci$ication des port!ets dé$inissant!e contrat entre !es conteneurs de port!ets et !es port!ets& Cette )R prend p!ace dans !ecadre du Iava Communit$ -rocess 3CP4

)on /ut est de "arantir !#interopéra/i!ité entre !es port!ets et !es portai!s en permettant = unport!et a1a de s#e+écuter dans n#importe -ue!!e arcitecture distri/uée a1ec un ser1eurd#app!ication compati/!e %EE&

La )R '5 dé$init un ensem/!e d#API 3 0pplication -rogramming ;nterace4 pour !esser1eurs portai!s concernant !es domaines de !#a"ré"ation< de !a personna!isation< de !aprésentation et de !a sécurité&

•

S! "1En ui!!et %..%< !a )R '8.%* a été soumise au CP dans !e /ut de dé$inir un standard deré$érentie! de contenu a1a 3CR pour Iava Content Repositor$ 4 indépendant de touteimp!émentation& L#idée est de disposer d#un CR uti!isa/!e par !es di$$érentes so!utions de"estion des contenus pour stoc;er !eurs contenus< ceci de !a mme mani>re -u#une /asede donnée compati/!e )QL est uti!isée par une app!ication pour stoc;er ses données&

'J Du/!in Core 0etadata Initiati1e


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Le "roupe d#e+perts compte p!us de . mem/res représentant !es acteurs maeursproposant des so!utions 3!i/res ou propriétaires4 de "estion des contenus& Une premi>re1ersion de !a )R '8. a été $ina!isée en uin %..,&

L#e+istence d#un ré$érentie! de contenus commun a1ec une API standardisée de1raitpro"ressi1ement $aire passer !#arcitecture de !a "estion des contenus d#entreprise d#une1ision centrée app!ications 1ers une 1ision centrée contenus 31oir capitre sui1ant4&

• e;DA4

e/DAV%, 3%eb#based 1istributed 0uthoring and Jersioning 4 est un protoco!e 3p!usprécisément< une e+tension au protoco!e WTTP4 dé$ini par un "roupe de tra1ai! de !#IET7 %&)on /ut est de "arantir !#interopéra/i!ité entre !es outi!s d#édition e/& I! permet de simp!i$ier!a "estion de $iciers a1ec des ser1eurs distants< de récupérer< déposer< sncroniser etpu/!ier des $iciers 3et dossiers4 rapidement et $aci!ement& P!usieurs uti!isateurs peu1entainsi éditer simu!tanément !e contenu d#un dossier e/& e/DAV sait "érer !es droitd#acc>s au+ $iciers 3etou au+ dossiers4&

2 3E!S3ECTI4ES

Pour conc!ure nous reprendrons !es remar-ues de )et Gott!ie/%8 -ui insiste< = !#eure o nousentrons de p!eins pieds dans !a société du sa1oir< sur !a nécessité de p!acer !a "estion des contenusau coeur de nos préoccupations& Leur importance straté"i-ue est indénia/!e et nous de1ons nousdonner !es moens de !es "érer et de !es 1a!oriser au mieu+& 0ais !a 1ision d#une so!ution d#EC0uni-ue et mono!iti-ue capa/!e de traiter tous !es contenus d#une or"anisation n#est pro/a/!ement pasce!!e = en1isa"er en re"ard des coMts et des ris-ues encourus& La tendance 1a actue!!ement 1ers uneapproce p!us distri/uée et $édérée -u#inté"rée< prenant en compte des app!ications proces des/esoins uti!isateurs et rendues interopéra/!es par !e recours = des standards ou1erts&

On peut en1isa"er cette approce $édérée de p!usieurs mani>res comp!émentaires toucant !esdomaines @

'& Or"anisationne! & En mettant sur pieds des communautés p!uridiscip!inaires permettant de

prendre en compte !es /esoins des di$$érents "roupes d#uti!isateurs et de mieu+ comprendre!a mu!tip!icité des /esoins !iés = !a "estion des contenus de !#or"anisation& Ce tpe d#approce$a1orise nature!!ement !a capita!isation des e+périences e+istantes%5&

%& )émanti-ue & Une "estion et une 1a!orisation des contenus rée!!ement e$$icace passeiné1ita/!ement par !a prise en compte des métadonnées !iées = ces contenus etou par !erecours = des ta+onomies et = des onto!o"ies& Le dé$i = 1enir consistera = proposer au+uti!isateurs des so!utions permettant de "érer ces aspects tout en "arantissant une uti!isa/i!itéaccepta/!e&

(& Tecni-ue & La con1er"ence de !a "estion des contenus< de !a co!!a/oration< de !#interactiona1ec !es uti!isateurs et des processus métiers imp!i-ue -ue !es mmes contenus soiente+p!oités par di1erses app!ications 3et donc di1ers uti!isateurs4 -ui !es enricissent etou !esmodi$ient de cas en cas& Ces /esoins émer"eants centrés autour des contenus trou1ent un

éco dans des arcitectures nou1e!!es pri1i!é"iant !es app!ications centréescontenus 3Content#centric applications7F4& L#e+istence de ré$érentie!s de contenus communs etstandardisés )R'8. 31oir capitre précédent4 participent acti1ement = cette 1ision& P!us"énéra!ement< !es notions d#interopéra/i!ité et de standardisation sont essentie!!es = ceni1eau&

%, e/DAV Resources @ ttp@999&9e/da1&or"

% IET7< (he ;nternet Engineering (as, 5orce


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0 GL#SSAI!E

Ce capitre propose de dé$inir !es termes et !es acronmes !es p!us communément uti!isés dans !edomaine de !a "estion des contenus d#entreprise& Un certain nom/re d#entre eu+ sont an"!ais& Nous!es a1ons retenu< soit en raison de !eur uti!isation "énéra!isée dans !e domaine< soit parce -ue !atraduction $ranFaise $ait dé$aut ou -u#e!!e est peu usitée&

Les sources principa!es de ce "!ossaire sont !#encc!opédie !i/re i;ipedia(."!es de conser1ation et d:é!imination déterminéespour !:ensem/!e des séries documentaires produites dans un ser1ice ou une or"anisation&

Classement 3p!an de c!assement4Le C!assement est !:identi$ication et !:ordonnancement sstémati-ues des acti1ités etou desdocuments = arci1er dans des caté"ories se!on une or"anisation !o"i-ue< des métodes et desr>"!es e+posées dans un p!an de c!assement& La notion de c!assi$ication est -uant = e!!e entenduedans une acception uridi-ue 3dési"nation des documents non communica/!es4&

(. i;ipedia 3$ranFais4


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CMS

Content Management "$stem # "$stème de gestion de contenu

)st>me inté"ré et mu!tip!ate$orme permettant au+ entreprises et au+ or"anisations de "érerrapidement et $aci!ement !eurs contenus dnami-ues et rédactionne!s& Ainsi !a "estion de contenu ausens !ar"e recou1re !#ensem/!e des pases ré"issant !e cc!e de 1ie des documents disponi/!es sur !e

sst>me d#in$ormation @ de !eur création et !eur 1a!idation us-u#= !a "estion des r>"!es de pu/!ication&Deu+ tpes de contenus sont "énéra!ement distin"ués @ d#une part< !es documents stati-ues3audio1idéo< /ureauti-ues< "rapi-ues< etc&4 stoc;és par !es sst>mes de $iciers 3ce sont !escontenus non structurés4H d#autre part< !es documents dnami-ues 3e/ notamment4 a"enFant desé!éments 3te+tes< ima"es< etc&4 en pro1enance d#une ou de p!usieurs /ases de données de !#entreprise3!es contenus structurés4&

Deu+ modu!es principau+ composent un outi! de "estion de contenu @

'& Le ré$érentie! or"anise et c!asse !es in$ormations< et !es associe = des metadonnées 3auteur<titre< etc&4H de p!us< i! décrit !#état de !eur cc!e de 1ie 3]1a!idé] ou ]non1a!idé]< ]pu/!ié] ou ]nonpu/!ié]< etc&4 H

%& Un mécanisme app!icati$ de 'or,lo' 3cane de 1a!idation4 $orma!ise !a circu!ation des $!u+ de

contenus dans !#entreprise< en inté"rant !es di$$érentes étapes nécessaires = !eur manipu!ationpar !es co!!a/orateurs 31a!idation< pu/!ication< etc&4&

C#LD

Computer ?utput ?n *aser 1isc

App!ication de "estion des $!u+ 3en "énéra! 1o!umineu+4 d#impression a1ec décomposition automati-uedes $!u+ caract>res en 1ue de !es a$$icer sur des $onds de pa"e et sur écran& La p!upart de cesapp!ications proposent des $onctionna!ités d#inde+ation et de reporting &

Colla;orationLes tecno!o"ies co!!a/orati1es permettent au+ uti!isateurs indi1idue!s de créer et de maintenir

$aci!ement des é-uipes de proet indépendamment de !eur !oca!isation "éo"rapi-ue& Cestecno!o"ies $aci!itent !e tra1ai! co!!a/orati$< !a création co!!ecti1e de contenus ainsi -ue !a prise dedécision&

ContenuUn contenu est une in$ormation< structurée ou non< -ui est capturée< "érée et communi-uée = tra1ersune or"anisation&

Digital asset management Les sst>mes de "estion des acti$s numéri-ues 3en an"!ais 1igital asset management < DA04permettent de "érer !e cc!e de 1ie de co!!ections d#acti$s numéri-ues a1ec un $ocus particu!ier sur !es

$iciers ima"es et !es $iciers mu!timédias 3audio et 1ideo4&

Document)e!on !a dé$inition de !:I)O< un document est !:ensem/!e constitué d:un support d:in$ormation et desdonnées enre"istrées sur ce!uici sous une $orme en "énéra! permanente et !isi/!e par !:omme ou parune macine& I! est donc c!air< d:apr>s cette dé$inition< -ue !e document "arde toutes ses propriétésintrins>-ues< -u:i! soit sur support é!ectroni-ue ou papier&

Documents essentielsLes documents essentie!s sont !es documents 1itau+ pour !a poursuite ou !a reprise du $onctionnementde !:administration apr>s un incident maeur -ui aurait pour consé-uence de rendre inaccessi/!e!:in$ormation& Cette notion est !iée = ce!!e de p!an d:ur"ence& Par e+emp!e< !es documents !é"au+

3contrats< traités< po!ices d:assurance< etc&4 ou $inanciers sont essentie!s = !a protection des droits du"ou1ernement et des indi1idus&

'5


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Document managementVoir "estion é!ectroni-ue de documents 3GED4&

Document num5ri9ue

Un document numéri-ue est un ensem/!e composé de contenu< d:une structure !o"i-ue 3-ui int>"re !asi"nature é!ectroni-ue é1entue!!e4 et d:attri/uts de présentation permettant de restituer une mise en$orme inte!!i"i/!e par !:omme ou !isi/!e par une macine& Le document numéri-ue est ainsi !e résu!tatde !:a"ré"ation d:un document sous $orme é!ectroni-ue< de ses métadonneés et de !a si"natureé!ectroni-ue 3a1ec certi$icat = /ase de c!é pu/!i-ue ^ PSI4& Les emai!s sont = considérer comme desdocuments numéri-ues&

Dossier Un dossier re"roupe un ensem/!e de documents constitués or"ani-uement pour !a conduite ou !etraitement d#une a$$aire&

ECM

Enterprise Content Management

La "estion des contenus d#entreprise 3traduction $ranFaise de EC04 re"roupe !es tecno!o"iesuti!isées pour capturer< "érer< stoc;er< préser1er et dé!i1rer !es contenus et !es documents re!ati$s auprocessus d#une or"anisation 3AII0< %..,4&

,onds darchi7e Un $onds d#arci1es est !#ensem/!e des pi>ces de toute nature -ue tout corps administrati$< toutepersonne psi-ue ou mora!e< a automati-uement et or"ani-uement réunies en raison de ses$onctions ou de son acti1ité&

GED

&estion électronique de documents

Ensem/!e de tecno!o"ies -ui permettent de dématéria!iser< c!asser< "érer et stoc;er des documents= partir d:app!ications in$ormati-ues dans !e cadre norma! des acti1ités d#une or"anisation&Tpi-uement ces sst>mes permettent !#inde+ation< !e stoc;a"e de $iciers< !e versioning < !e contr?!ed#acc>s et !a capture de métadonnées de /ase&

La tendance 1a 1ers un é!ar"issement de !a notion de GED a1ec !a prise en compte des notions'or,lo' < de p!ans de c!assement et de "estion du cc!e de 1ie des documents notamment&

Gestion de la connaissance

Ensem/!e des tecni-ues d#or"anisation et d#outi!s de tra1ai! co!!a/orati$ pour !a "estion desin$ormations et documents sous $orme é!ectroni-ue&

En anglais :


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Group=are 0ode et outi!s de tra1ai! pri1i!é"iant !e parta"e de !#in$ormation entre !es mem/res d#un "roupe& Onpeut recenser comme e+emp!es d#app!ications !e parta"e de $iciers< !#uti!isation de messa"eries< !esa"endas é!ectroni-ues< !es outi!s d#audiocon$érence ou de 1idéocon$érence< !a "estion de $orums< !amise = disposition de /ases de données parta"ées< etc&

IA

;ndexation automatique

App!ication de con1ersion automati-ue de papier en ima"es a1ec reconnaissance automati-ued#in$ormations en 1ue de remp!ir !es crit>res 3camps de données4 d#identi$ication des documentsnumérisés&

Information structur5e In$ormation "énéra!ement stoc;ée en /ase de données et uti!isée !ors d#écan"es entre entreprises<!ors de !a création de documents non structurés 3Courriers< té!écopies


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!ecords management Le Records mana"ement 3R04 est une $onction d:or"anisation et de "estion -ui s:app!i-ue au+documents< données et in$ormations< -ue!s -ue soient !eur $orme et !eur support< produits ou reFus partout or"anisme pu/!ic ou pri1é dans !:e+ercice de ses acti1ités& Une norme internationa!e 3I)O ',*5J4en dé$init !es moda!ités depuis !a $in %..'& Le R0 permet de mettre en p!ace des procédures

d:app!ication sur !:enre"istrement< !:inté"ration< !e c!assement< !e trans$ert< !:é!imination et !e 1ersementdes dossiers& I! permet de "érer< sous $orme de records< !es in$ormations&

!SSReall$ "imple "$ndication ou Rich "ite "ummar$ ou R15 "ite "ummar$

R)) dési"ne une $ami!!e de protoco!es de sndication de contenu sur Internet< uti!isant !a tecno!o"ieK0L< uti!isés principa!ement par !es sites e/ d#actua!ités< !es 'eblogs et !es podcasts& P!usieurstecno!o"ies R)) ont été dé1e!oppées indépendamment !es unes des autres< ce -ui $ait -u#i! e+istep!usieurs si"ni$ications pour !e mme si"!e R))&

Voir @ "$ndication

Sndication0ode de distri/ution< "énéra!ement automatisée< de contenus e/ en 1ue de !eur réuti!isation et de!eur inté"ration sur d#autres sites e/&

Voir @ R""

CM

%eb Content Management

La "estion des contenus e/ 3en an"!ais %eb Content Management 4 correspond = des tecno!o"ies-ui permettent de "érer !e contenu 3te+tue! et "rapi-ue4 d#un site e/& Les sst>mes C0 sont"énéra!ement construits autour de !a notion de pa"e et d#artic!e& I!s uti!isent un mode de pu/!ication/asé sur un moteur de 'or,lo' et d#appro/ation&

ime de "estion de contenu de site e/ -ui rend !es pa"es e/ !i/rement eté"a!ement modi$ia/!es par tous !es 1isiteurs autorisés& Les 9i;is sont uti!isés pour $aci!iter !#écritureco!!a/orati1e de documents a1ec un minimum de contrainte& Le 9i;i a été in1enté par ardCunnin"am en 'JJ,< pour une section d#un site sur !a pro"rammation in$ormati-ue -u#i! a appe!éei;ii;ie/&

Le mot 9i;i 1ient du terme a9aiien 9i;i 9i;i < -ui si"ni$ie rapide ou in$orme! &

or